FORUM ICT pour PME - CHARLES KIEFFER GROUP...ou Archivage mais le point de départ pour la migration des workflow papier vers le numérique. La dématérialisation a du sens même

FORUM ICT pour PME le 21 septembre 2015

«Les avantages de l’archivage électronique au quotidien: quelle approche pour mon entreprise ?»

Vincent Kolaczynski, CK

Définition

• Archivage : Action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat.

Documents Stockage

Electronique

Dématérialisation

Scanning Numérisation

Documents

Ranger Classer

Archiver

Stockage Physique

Archivage Physique

Archivage Electronique

• Occupation coûteuse de l’espace…

• Place, les m^2…

• Intégrité des documents (incendie, inondation,…)

• Sécurisation de l’accès compliqué (vol, pertes, gestion des accès…)

• Accès pas toujours facile

• Temps de recherche et d’accès longs

Les problèmes de l’archivage physique

• Qu’est ce qui se cache derrière la phrase : ‘‘Je veux archiver mes documents…’’ Je veux scanner et détruire le papier

Je veux avoir une copie au cas où…

Je veux archiver électroniquement pour retrouver plus facilement les documents

Je veux sécuriser l’information (en terme d’accès, qui peut quoi)

Etc…

Objectif des clients

• La dématérialisation, c’est la Transformation de supports physiques en supports numériques

Exemple : Papier devient un fichier numérique (PDF, Tiff, etc…)

Transformation des informations analogiques vers un support numérique. Dans ce cas précis, on parle de la numérisation et de la capture d’informations d’un document

Exemple : L’information sur le papier devient une donnée numérique

Qu’est-ce que la dématérialisation?

…Total of Invoice: 478.45€ht…. 478.45

1. La gestion sous forme informatique de documents papier

‘‘Photographie’’ du document

2. L’exploitation sous forme informatique d’informations sur papier

Extraction de l’information sur le document

• D’où viennent ces documents papier ? 1. Production interne de documents pour le fonctionnement de l’entreprise ou pour

communiquer avec d’autres entreprises/clients

2. Documents en provenance de l’extérieur de l’entreprise, courrier entrant

A quoi cela sert-il ?

Dans ce cas, l’information sur le papier provient de systèmes informatiques internes, il n’y a donc aucun besoin de numérisation pour une capture d’information.

Pour gérer sous forme informatique les documents papier, il suffit de générer automatiquement des fichiers dans des formats type Pdf/a, tiff...

Dans ce cas, la nécessité de matérialiser le document papier par impression est à définir en fonction des processus de chaque entreprise et des règles applicables.

Traitement généralisé du papier interne/sortant

Impression + copie

Stockage

Armoire

Archive

Encodage

Envoi

Les documents sont créés en encodant des informations dans les systèmes informatiques.

Dématérialisation =

Non Matérialisation

http://blogs.zdnet.com/microsoft/images/Medion Home Server.jpg

•Dans ce cas, l’information sur le papier provient de systèmes informatiques externes.

•Pour gérer sous forme informatique, les documents papier, il est nécessaire de les numériser.

•Pour gérer sous forme informatique, les informations sur documents papier, il faudra capturer ces informations (Encodage ou Lecture Automatique de Document).

Traitement généralisé du papier entrant

Ouverture Tri Encodage Stockage Distribution

/Personne

/Département

/Service

Facturation

Compta

Autres…

Armoire

Archive

• Copies inutiles

• Temps de traitement long

• Pertes de documents

• Des difficultés à partager

• Où est l’original ?

• Oubli, surcharge de travail, absences : qui fait quoi ?

Cheminement du papier

Réception Courrier

Destinataire Courrier

Manager

Service de traitement

Responsable Département

Fait une copie pour son archive

• Pas de copies inutiles, on consulte la version numérique

• Temps d’accès très rapide depuis son poste de travail

• Plus de pertes de documents après numérisations

• Facilité à partager les documents

• Les originaux papiers sont centralisés en amont de la numérisation

• Meilleure contrôle de l’accès aux documents par voie électronique

• Processus automatique de rappel

• Traitement automatique de certains documents

• Attribution automatique des tâches

• Diminution des risques : incendie, inondation, vol, perte,…

• Gain de place

Pourquoi numériser, les avantages …

Sauvegarde

Objectifs de la numérisation

Papier

Copie numérique

Workflow numérique

Stockage numérique

Recherche Partage Sécurité

Destruction papier

Gain de place

….

Stockage papier

Sauvegarde

Objectif : gain de place

Papier

Copie numérique

Workflow numérique

Stockage numérique


Destruction papier

Gain de place

….

Stockage papier

Sauvegarde

Objectif : Améliorations…

Papier

Copie numérique

Workflow numérique

Stockage numérique


Destruction papier

Gain de place

….

Stockage papier

Garder le papier reste encore une

alternative

• Estimation des volumes papier

1 mètre linéaire : 4000 à 6000 feuilles

1 armoire : 24000 à 36000 feuilles (6 étagères, 1m2 au sol)

1 feuille A4 en 80gr/m2 = 5g

• On peut estimer les volumes suivant différentes méthodes, par armoire, au mètre, au poids, ….

• 1 palette : 60000 à 80000 feuilles

(1m3, 1m2 au sol)

• Coût du stockage papier chez un tiers archiveur < 11€/mois

Estimer son archive papier

1 million de feuilles représentent :

30 m2

25 m2

20 m2

Garder le papier n’est donc pas et ne doit pas être un frein à un projet de dématérialisation

• Ce n’est pas parce qu’on informatise un traitement que les opérations manuelles disparaissent

Erreurs à ne pas faire et bonnes pratiques

Ouverture Tri Encodage Stockage Distribution Numérisation

Préparation

Numérisation

Contrôle

Encodage

Distribution

Ouverture Tri Encodage Stockage Distribution

La numérisation du courrier entrant nécessite des opérations supplémentaires

Etapes de la dématérialisation

Préparation

Numérisation

Contrôle

Encodage

Distribution

• Préparation physique des documents

Retrait des agrafes, trombones

Retrait/Déplacement des post-it

Séparation/Découpe des documents

Réparation des documents

• Séparation des documents

Tri des documents

Mise en place de séparateur

Mise en place de barcodes


Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution

A4 A4 A3 1 8

Choix du matériel

1. Scanner de plans

2. Scanner de livres

3. Multi fonction

4. Scanner de documents



Que dois-je utiliser pour mes documents A4/A3 ?

Question fréquente


FAQ : Que dois je utiliser pour mes documents A4/A3?


Autonome, pas besoin de PC

Souvent déjà présent

Même vitesse à toutes les résolutions

Partageable à plusieurs utilisateurs

Très bonne qualité d’image due à sa fonction première de copieur

Peu de possibilités de jouer sur la qualité

Temps de scan dégradé sur du recto/verso

Pas de post-traitement software

Besoin d’un PC

Attaché au PC et à son utilisateur

Nécessite un investissement

Vitesse adaptée à la résolution

Scan recto/verso simultané

Meilleure durée de vie

Volume journalier plus important

Meilleure prise du papier

Taille hétérogène des documents

Post-traitement puissant

Intégration avec le software de reconnaissance

Même si le MFP reste largement acceptable, le scanner reste dans la majorité des cas la meilleure solution.

• Contrôle de la qualité de numérisation • Lisibilité des documents

• Orientation des images

• Suppression des pages blanches

• Présence de toutes les images…



Détection de doublon par ultrason

Correction automatique par software

Avec Software

Sans Software

• Lecture des documents et encodage manuel des données

Trop d’index est source d’erreur supplémentaire et de lourdeur dans la saisie des informations

• Lecture Automatique de Documents (LAD)

Ce n’est pas parce que le logiciel va vous aider qu’il faut vouloir « tout reconnaitre »

Trop d’index est source de lourdeur dans le contrôle des informations en fonction de la confiance que l’on accorde à l’OCR



Quelle est l’importance des

données reconnues?

Quelle confiance j’accorde au

système?

• Mise en place d’un processus de reconnaissance

• Consiste à identifier le type de document

• Le document étant reconnu, on sait plus facilement où et comment extraire les informations dont on a besoin

Comment améliorer l’encodage, la LAD ?


Recognition



Archive Papier

Système de gestion = Archive électronique

Système de dématérialisation

Préparation

Numérisation

Contrôle

Encodage

Distribution

GED

Archivage

ERP

DMS

…

Dépôt images et données

Processus d’importation

+ Metadata

Encodage

• La GED n’est pas forcement obligatoire….ce n’est pas parce que l’on numérise que l’on doit avoir une GED / DMS / ECM

• Pourquoi scanne-t-on ? quel est mon objectif ?

Pour rechercher plus vite ?

Pour faire un back up numérique ?

Y a-t-il un aspect légal ?

On peut avoir une simple sauvegarde sur un serveur de fichier

Erreurs à ne pas faire et bonnes pratiques

GED

Archivage

ERP

DMS

…

• Plus besoin de trier le papier pour classement

• Classement séquentiel des documents, la recherche se fait sur l’électronique

• Cependant un tri par durée de rétention est intéressant pour une destruction en masse dans le futur. Ce tri est souvent fait en amont du scanning vu que les processus de numérisation peuvent dépendre des métiers

• L’utilisation du papier ne devrait se présenter que dans de très rares cas

• On peut donc stocker les documents de manière plus compacte

• L’impact sur l’accessibilité sera faible

Impact de la dématérialisation sur l’archive papier

• Copie en cas de perte de facture par un collaborateur

• Simplification de la recherche en cas de litige, d’audit,…

• Simplification de la méthode d’archivage papier (plus de tri)

• L’archivage se fait au jour le jour

• Automatisation des tâches de relance

• Meilleure gestion des échéances de paiement, escompte,…

• Meilleure gestion/partage des accès aux factures

Exemple des factures entrantes

• Eviter de créer ou accroître le volume de l’archive historique

• Solution interne ou externalisation ? Evaluer la quantité de papier

Evaluer la quantité de travail

Définir un plan de classement

Trouver un espace de travail

Allouer les ressources nécessaire

Investir dans des scanners et PC adaptés

Investir dans les logiciels

Pallier les Absences/Congés

Projet de dématérialisation du courrier entrant/sortant

• Mise en place de workflow numérique

Politique de stockage et de gestion de l’information commune

Automatisation de tâches (pas d’oubli)

Contrôle des processus

Mesure de l’efficacité

Visibilité sur les processus

Meilleure gestion et optimisation

Avantage du numérique

Réception Courrier


Manager



Qui? Quoi? Comment? Combien?

Réception Courrier


Manager



• Grace à la dématérialisation : La gestion des flux courriers et des documents physiques en format numérique

constitue un levier de performance économique

Numériser permet un meilleur partage du savoir faire et diminue le risque d’avoir un processus dépendant d’une seule personne, entraînant une meilleure répartition des ressources par une polyvalence accrue des salariés

Les méthodes de travail s’en trouvent repensées : simplification de l’archivage physique, optimisation du classement, d’où une diminution des pertes de documents, gain de temps dans les recherches et la consultation des dossiers, meilleure partage de l’information…

Les personnes favorables aux changements et aux améliorations en sont valorisées et les managers ont ainsi une vision très claire de la nouvelle organisation et de ses axes de progression.

Conclusions

Il faut cependant ne pas perdre de vue que le processus de dématérialisation est un projet à part entière et n’est pas qu’une simple composante d’un projet GED ou Archivage mais le point de départ pour la migration des workflow papier vers le numérique.

La dématérialisation a du sens même sans solution de GED ou d’archivage, elle peut simplement et dans un premier temps répondre à un problème de risque opérationnel.

Conclusion

MERCI