GESTION DE PROJET D’UNE CAMPAGNE DE RECHERCHE DE …

GESTION DE PROJET D’UNE CAMPAGNE DE RECHERCHE DE FONDS

▪ [email protected]▪ Sebastian Chiappero / Cabinet Sponsorize

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Recherche de fonds

Objectifs du cours

Au terme du cours, le-la participant-e doit être en mesure de :

Identifier les différents étapes d’une campagne de recherche fonds selon l’angle de la gestion de projet

Contenu :

• Méthodologie, stratégie, planification

• Outils, techniques, indicateurs

• Exercices (mise en situation)

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Recherche de fonds

Plan de cours

Gestion d’une campagne de recherche de fonds

1 Stratégie

2 Planification (exécution de la campagne)

3 Plan de communication (communication de la campagne)

4 Suivi et évaluation

5 Finances et mobilisation des fonds

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Recherche de fonds

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• Quelle est le défis que l’on souhaite relever (déterminer les objectifs en format SMART)?

• Que sait-on des défis, de ses causes et de son contexte (utiliser la méthode QQOQCCP (pour

« Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Combien? Pourquoi? ») ?

• Que faut-il implémenter et comment procèdera-t-on pour ce faire ( but, planification méthode

PERT, hypothèse, stratégies, effets souhaités pour les groupes cibles) ?

• Quels messages/actions auprès de qui (publics cibles, message)?

• Quelles sont les ressources dont on dispose, à savoir le personnel, les compétences, les

contacts, le temps et l’argent (analyse interne) ?

• Quelles sont les opportunités et les menaces/risques SWOT, PESTEL

(analyses interne/externe)?

• Quels sont les points d’entrée et les prescripteurs potentiels ?

• Quelles sont les activités les plus efficaces pour influencer les publics cibles (répartition des

tâches, lieux et calendrier d’exécution) ?

Check list avant de débuter la campagne I

Recherche de fonds

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• Comment la campagne sera-t-elle gérée et comment l’exécution des diverses activités sera-t-elle

répartie entre les divers participants (pour tenir compte de leurs forces) ?

• Comment les messages, tactiques et outils seront-ils testés ?

• Comment les coûts seront-ils couverts (mobilisation de fonds, finances de la campagne) ?

• Comment procèdera-t-on au suivi et évaluation des activités, des effets et du contexte de la

campagne ?

Check list avant de débuter la campagne II

Recherche de fonds

STRATEGIE D’UNE CAMPAGNE I

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Éléments clés d’une stratégie de campagne efficace

•Quels sont les objectifs SMART? Il faut pour répondre à cette question :

• Une vision (à court, moyen, long terme) à la réalisation des objectifs fixés

• Une finalité qui éclaire la stratégie de la campagne;

• Une analyse de la situation et du problème spécifique que la campagne cherchera à

résoudre (identifié au stade de la planification de la campagne) de manière mesurable (ce

qui n’est pas mesurable est inefficient);

• Comment la campagne contribuera-t-elle au changement ou permettra d’atteindre les

objectifs SMART fixé?

Recherche de fonds

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• L’approche à appliquer ou les types d’actions à mettre en œuvre, par qui, comment et quand.

• Qui sont les parties prenantes ? La stratégie doit définir :

• Les publics cibles, à savoir les personnes ou les institutions que la campagne doit influencer pour

parvenir à son but, et comment l’on atteindra ces publics. (Voir aussi Analyse des parties prenantes)

• Les alliés possibles et les groupes susceptibles de se joindre à la campagne ainsi que leur rôle

potentiel dans la campagne.

• Quels sont les éléments stratégiques de la campagne qui sont nécessaires pour parvenir au

but ? Pour être efficace, la stratégie de campagne doit comprendre des variantes (plan B,C, D…)

adaptées aux aspects spécifiques de la mise en œuvre de la campagne.

STRATEGIE D’UNE CAMPAGNE II

Recherche de fonds

STRATEGIE D’UNE CAMPAGNE III

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•Une stratégie de communications, qui établit les messages clés et les canaux et outils au moyen

desquels la campagne communiquera avec ses publics cibles;

•Une stratégie de mobilisation des ressources, qui détermine les ressources disponibles et

requises (ressources financières, ressources institutionnelles, réseaux, etc.) et qui établit le plan de

mobilisation de fonds.

•Une stratégie d’accroissement d’échelle, s’il est prévu pour la campagne un accroissement

d’envergure.

•Une stratégie de sortie, qui détermine quand et comment la campagne se terminera.

•Dans les campagnes de longue durée, il peut être utile de prévoir divers scénarii d’avenir

Recherche de fonds

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S pécifié

M esurableA cceptable

R éalisteT emporel

§ Ils découlent d’une stratégie

§ Ils sont adaptés au contexte

§ Ils sont une cible à atteindre

§ Ils sont mesurés par la performance

§ Ils sont atteints dans un délai fixé

LES OBJECTIFS SMART

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PLAN D’ACTION I

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Le plan d’action de la campagne doit comprendre :

• Les buts, effets ou objectifs de la campagne, tels qu’ils sont énoncés dans la stratégie, en indiquant à

quels effets ou objectifs de la campagne l’action contribuera.

• Les buts, effets ou objectifs des activités. Par exemple, dans un plan d’action pour la mobilisation de

fonds, le but est de procurer certains moyens financiers à la campagne; les effets prévus ou objectifs

visés peuvent être les montants à obtenir de diverses sources (précisées), en un laps de temps donné.

Les effets prévus ou objectifs visés doivent tenir compte à la fois de la quantité (nombre de personnes qui

agiront, de manière démontrable, ainsi que la campagne le demande, en signant par exemple une

pétition sur l’internet) et de la qualité (types de modifications de comportement dans le public cible).

• Les étapes précises des actions, à savoir les tâches et leurs diverses composantes. Par quoi faut-il

commencer ? Quelles sont les actions qui doivent être achevées avant de pouvoir passer aux

suivantes ? Quelles sont les activités nécessaires pour inciter certains publics cibles à agir comme on le

souhaite ?

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Tâche(quoi, où)

Partie responsable (qui)

Date d’achèvement(quand)

Ressources requises (comment)

Effet escompté

Statut

• La répartition des tâches. On déterminera qui sera chargé des tâches spécifiques

requises pour mener à bien les activités spécifiques. Une fois les activités suffisamment

définies pour effectuer la réparation des tâches, on consignera cette répartition par

écrit, par exemple selon un format inspiré du tableau ci-dessous. La colonne de droite

(« Statut ») est prévue aux fins du suivi; les jalons peuvent être indiqués dans la

colonne « Effet escompté ».

PLAN D’ACTION II

Recherche de fonds

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•Des jalons. Il s’agit ici de moments spécifiques des activités prévues qui marquent l’achèvement d’une grande étape. Par exemple, dans une stratégie institutionnelle de mobilisation de fonds, les jalons clés peuvent être : i) au moins « N » donateurs potentiels sont identifiés; ii) des propositions de mobilisation de fonds d’un volume suffisant pour couvrir au moins « Y % » du budget de la campagne budget sont envoyées aux donateurs; iii) « Z % » du budget de la campagne sont couverts par des dons approuvés par les donateurs.

•Une évaluation des obstacles potentiels susceptibles de s’opposer à l’exécution des actions, y inclus les risques et la gestion des risques.

•Les arrangements de suivi. Les jalons mettent en évidence les progrès accomplis, mais il faut aussi assurer le suivi des effets plus larges auxquels la campagne contribue ainsi que celui des événements extérieurs. Par exemple, dans une stratégie médias, il est conseillé de suivre : i) les activités de la campagne et la couverture médiatique de ces activités résultant de celles-ci, de même que ii) la couverture de la question qui n’est pas un résultat de la campagne, de manière à repérer en temps utile les nouvelles opportunités et les nouvelles menaces.

PLAN D’ACTION III

Recherche de fonds

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•Les éventualités. Les plans ne se réalisent pas nécessairement conformément aux prévisions. Il se peut, par exemple, que le plan de mobilisation institutionnelle de fonds échoue si les donateurs n’accordent pas de subventions.

•Il faut donc établir un plan prévisionnel pour faire face à d’éventuelles situations adverses. Un tel plan indiquera, par exemple, les mesures à prendre au cas où les apports des donateurs ne se concrétisent pas : suspendra-t-on la campagne, la retardera-t-on, en modifiera-t-on la conception ou l’annulera-t-on purement et simplement ? On prévoira également les mesures à prendre dans chacune de ces quatre éventualités.

PLAN D’ACTION IV

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La planification

Tâches Acteurs Durée Période DélivrableSelon les différentes phases

ResponsabilitéValidationRéalisation

Nombre de jours / heures

Semaine / Mois

DocumentsEntretienContacts

Diagramme de Gantt voir exempe sur cyberlearn

Phase préparatoire Réalisation

Dossier

Recherche de fonds Projet à

financerPhase

post projet

Recherche de fonds

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Réponse négative : Contact pour feedbackContact potentiel ultérieurPlan B

Fin de la phase de recherche de fonds

Recherche de fonds

Réponse positive : RemerciementsVersementReporting

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ACTIONS À REALISER

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• Suivre les activités de la campagne, leurs effets et les changements pertinents survenant dans les contextes internes et externes.

• Se reporter à la stratégie et aux plans d’action à intervalles réguliers et chaque fois que se présentent de nouvelles opportunités

ou de nouveaux risques.

• Entretenir les communications au sein de l’équipe de la campagne ou de l’alliance, par exemple par des séances d’information

et de compte rendu avant et après les événements.

• Assurer un processus formel et informel continu de consultation et de retour d’information pour entretenir l’engagement detous les participants et limiter les conflits potentiels.

• Veiller à ce que les règles d’éthique soient comprises et respectées par tous les participants à la campagne.

• Faire preuve d’ouverture d’esprit et réfléchir continuellement à l’évolution de l’environnement extérieur, tant en termes

d’opportunités que de menaces.

• Réagir promptement à tout changement, tant externe qu’interne, conformément aux procédures convenues et compte tenu du

but de la campagne.

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• Perdre de vue la stratégie et les plans d’action de la campagne, ou négliger d’en assurer un suivi

régulier.

• S’entêter à appliquer des plans qui se sont avérés inefficaces.

• Modifier les plans, par exemple lorsque de nouvelles opportunités se présentent, sans en

examiner les avantages et les difficultés qui risquent d’en résulter par rapport au but, aux effets

et aux objectifs de la campagne.

• Agir sans tenir compte de la structure de l’alliance et des processus décisionnels convenus

ACTIONS À EVITER

Recherche de fonds

LA CAMPAGNE DE COMMUNICATION

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Les campagnes font usage d’une large gamme de techniques et d’outils de communication.

Pour employer les ressources aussi efficacement que possible, le choix des outils doit être fondé sur une analyse exhaustive des publics cibles et des canaux de communication les plus susceptibles d’assurer la transmission des messages. Par exemple, si les publics cibles emploient l’internet en tant que principal moyen de réunion et d’échange d’information, il convient de transmettre le message par ce véhicule (« e-campagne ») et de ne faire qu’un usage minimal et complémentaire des matériels imprimés (tels que des affiches attirant l’attention sur le site web de la campagne).

Le choix stratégique d’un mix équilibré de canaux, techniques et outils de communication accroît la probabilité d’atteindre le public cible, de retenir son attention et de l’inciter à agir dans le sens voulu. Lorsque les ressources de la campagne sont limitées, il n’est pas toujours possible d’appliquer un tel mix optimal, mais une bonne planification, des pré-tests et un suivi attentif permettent de faire le maximum avec un petit budget.

Recherche de fonds

INDICATEURS QUALITATIFS VS QUANTITATIFS

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DiffusionCombien de brochures éducatives, affiches de la campagne, dépliants et autres matériels de communications a-t-on diffusés

respectivement et dans quels segments des publics cibles ? Combien de fois une annonce d’intérêt public a-t-elle été diffusée et quels ont

été la taille approximative et la composition du public ? Si l’on emploie des outils en ligne, tels que des vidéos numériques, combien de

fois le clip a-t-il été visionné ou téléchargé ?

PlacementCombien d’attention la campagne ou une activité spécifique de la campagne ont-elle reçue de la part des médias de masse (tels que les

journaux, la télévision) ou via l’internet (par exemple par les sites de réseaux sociaux, les blogues) ? Combien de fois la campagne a-t-

elle été mentionnée dans les médias de masse / sur l’internet au cours d’une période donnée ? Combien d’articles d’opinion rédigés par

du personnel de la campagne ont-ils été publiés ? Combien de fois la vidéo de la campagne a-t-elle été téléchargée depuis le site Web ?

ExpositionDans quelle mesure les divers segments du public cible ont-ils été exposés à la campagne ? Combien de visites a-t-on enregistré sur le

site Web de la campagne ? Quel est le pourcentage du public cible visé qui a remarqué la campagne et qui se rappelle (sans aide) de son

message ou qui reconnaît son message (avec de l’aide) ? Combien de personnes se sont inscrites sur le site Web de la campagne pour

recevoir des informations supplémentaires, devenir un supporter ou signer une pétition ?

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SUIVI DE LA CAMPAGNE/RECOLTE DE DONNES

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Le suivi est le processus continu de recueil systématiquede données et d’information pour se tenir au courant desactivités de la campagne, des effets de celles-ci et dudegré de réalisation des buts et des objectifs de lacampagne.

Un suivi de l’environnement général permet de repérer lesnouvelles opportunités ou les menaces qui risquent deremettre en cause l’exécution des activités de lacampagne et l’obtention des effets prévus.

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RECUEIL DES DONNEES

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1. Le processus de la campagne - Par exemple : Les activités ont-elles été exécutées comme prévu ? Y

a-t-il eu des retards ou autres problèmes ? Quels ont été les ajustements apportés ? Les aspects

« internes », tels que la formation d’une alliance, les questions de gestion de la campagne ou les progrès

de la mobilisation de fonds, doivent également faire l’objet d’un suivi.

2. Les effets de la campagne - Par exemple : La campagne obtient-elle les effets recherchés ? Quels sont

les changements ou les réactions provoqués par les outils de communication employés ? De quelle

attention la campagne bénéficie-t-elle ? La campagne a-t-elle eu des effets imprévus ou négatifs ?

3. Les facteurs extérieurs pouvant avoir un incidence sur la campagne - Par exemple, de nouvelles

politiques gouvernementales susceptibles d’appuyer la réalisation du but de la campagne ou de la

remettre en question; tout événement qui attire l’attention du public sur le problème visé par la

campagne.

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FINANCE ET GESTION DES BUDGETS

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La budgétisation, s’agissant de la campagne, est le processus de planification visant à déterminerles dépenses futures de la campagne et les recettes qui pourront être mobilisées pour y faire face.Un budget détaillé et bien structuré indique quelles sont les sommes nécessaires et le moment de lacampagne auquel elles le sont; il permet de savoir s’il y aura suffisamment de ressources pourappliquer la stratégie telle qu’elle est prévue.

La budgétisation constitue également un élément clé d’une gestion financière transparente et de laresponsabilité redditionnelle. Alliée à des mécanismes de contrôle financier rigoureux, elle accroîtl’efficience de la campagne et la protège d’éventuelles allégations de mauvaise gestion financièrequi peuvent être lourdes de conséquences.

Les budgets devraient être communiqués à tous les membres de l’équipe de la campagne ou del’alliance, de manière à ce qu’ils puissent prévoir les dépenses liées à chaque activité et se tenirmutuellement responsables de l’engagement des dépenses. Ceci est particulièrement important si lacampagne a mobilisé des ressources auprès de bailleurs de fonds, qui s’attendent généralement àrecevoir des rapports financiers en bonne et due forme sur l’emploi qui a été fait de leurs apports.

EXERCICES

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GROUPE A

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La Direction du Servette Football Club vous mandate pour lui présenter sa

1 Stratégie





En vue d’atteindre ses objectifs d’acquisition de nouveaux sponsors

Recherche de fonds

GROUPE B

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La Direction du Caribana Festival vous mandate pour réaliser sa :

1 Stratégie





En vue d’atteindre ses objectifs d’acquisition de soutiens publics auprès des communes environnantes

Recherche de fonds

GROUPE C

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La Direction de Terre des Hommes vous a mandaté pour réaliser :

1 Stratégie





En vue de l’atteinte ses objectifs de levée de fonds auprès du public donateurs/particuliers

Recherche de fonds

GROUPE D

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Vous êtes amenés à réaliser la campagne de recherche de fonds du MEG

1 Stratégie





En vue d’atteindre ses objectifs de levée de fonds auprès du public Grands donateurs (mécènes)