Gestion et règlement des sinistres :que faire avant, pendant et après un sinistre

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Votre partenaire pour la gestion des sinistres

Les clients d’AFM bénéficient d’une gamme complète de services d’assurance dommages aux biens et de gestion des risques. Notre

expérience de plus de 180 ans dans ce domaine permet à nos assurés de se préparer efficacement à l’éventualité d’un sinistre. Nos clients peuvent compter sur nos experts et nos capacités mondiales pour les aider à réagir rapidement en cas d’incident. Face à un sinistre, AFM partage les mêmes priorités que ses clients :■■ Estimer les dommages le plus rapidement possible■■ Eviter l’aggravation des dommages matériels■■ Minimiser les conséquences financières associées■■ Redémarrer l’activité dans les meilleurs délais■■ Régler le sinistre de façon rapide et équitable

Vous trouverez dans cette brochure de précieuses informations sur la gestion des sinistres, ainsi qu’une présentation du règlement des sinistres chez AFM. Nous vous recommandons de conserver ce guide et de le ranger au même endroit que votre plan de continuité des activités.

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SommaireCe qu’AFM vous apporte avant, pendant et après un sinistre

Avant le sinistre

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Pendant le sinistre

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Après le sinistre

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✓Avant le sinistreLe plus souvent, un sinistre survient sans aucun avertissement. Il est donc crucial d’être prêt à faire face le moment venu. Pour gérer efficacement toute situation de crise, établissez un plan d’action en partenariat avec votre courtier et votre équipe AFM.

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Liste de contrôle pour la préparation aux situations d’urgenceLa liste de contrôle ci-dessous vous permettra de vérifier que votre entreprise est prête à faire face à une situation d’urgence :

Nous avons analysé les sinistres potentiels, en identifiant les équipements, les installations et les processus essentiels à l’activité.

Nous connaissons l’historique des sinistres de l’entreprise et nous nous en servons pour définir les mesures d’urgence en cas de nouveau sinistre.

Nous avons établi la liste des personnes de l’entreprise à appeler en cas d’urgence.

Nous savons à qui signaler le sinistre chez AFM.

Nous connaissons la procédure de déclaration des sinistres.

Les procédures d’urgence sont à jour et accessibles en cas de besoin.

Nous avons mis en place une procédure pour réunir les pièces pouvant servir de justificatifs en cas de sinistre.

Avec le concours de notre courtier, nous avons examiné les garanties accordées au titre du contrat d’assurance et leur application en cas de sinistre.

Nous savons comment obtenir le versement d’acompte ou de paiement partiel d’indemnité.

Avant le sinistreVotre plan de gestion des sinistres devrait comprendre les informations clés suivantes :■■ les procédures et consignes de

gestion des sinistres, notamment la désignation de la personne chargée de signaler le sinistre à AFM ;

■■ les noms et coordonnées complètes des membres de l’équipe d’intervention d’urgence ;

■■ la liste des personnes à contacter dans les filiales et bureaux extérieurs ;

■■ les dispositions d’urgence convenues avec les services de secours et les fournisseurs les plus importants ;

■■ les dispositions en matière de coordination à l’échelle mondiale ;

■■ l’attribution des mesures d’urgence aux employés du site, au service assurances de votre entreprise, au courtier et autres ;

■■ la désignation d’un contact qui travaillera en collaboration avec notre chargé de règlement.

Les experts AFM en gestion des sinistres peuvent effectuer des visites de préparation. Ces visites sont une excellente opportunité pour :■■ commencer à élaborer un plan de

gestion des sinistres détaillé ;■■ poser toute question relative

à vos garanties d’assurance ;■■ visiter des sites spécifiques ;■■ évaluer le potentiel de sauvetage

des stocks ;■■ déterminer les mesures de

récupération après sinistre les plus rentables.

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✓Pendant le sinistreLorsqu’un sinistre se produit, il est essentiel d’évaluer rapidement la situation et de consulter le plan de continuité des activités pour déterminer les mesures à prendre.

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Liste de contrôle des mesures d’urgence en cas de sinistre

Signaler le sinistre au service sinistres d’AFM et à votre courtier.

Mobiliser votre équipe d’intervention d’urgence.

Eviter l’aggravation des dommages matériels.

Réparer les fuites de tuyauterie.

Rétablir la protection incendie.

Soutenir provisoirement les constructions effondrées ou affaiblies.

Condamner les lieux et corriger les situations à risques.

Isoler le lieu du sinistre si possible.

Séparer les biens endommagés des biens intacts.

Rétablir l’alimentation électrique des équipements essentiels à l’activité.

Etablir un compte collectif spécial pour consigner tous les frais engagés à la suite du sinistre.

Conserver tous les justificatifs des frais imputables au sinistre.

Noter l’identité des représentants des autorités civiles qui sont intervenus.

Conserver tout équipement ou bien qui pourrait être à l’origine du sinistre.

Si possible, prendre des photos avant le déblaiement.

Pendant le sinistrePour optimiser le processus de gestion de sinistre, nous vous conseillons de suivre les quatre recommandations suivantes :

Déclarer le sinistre à AFMVotre chargé de règlement AFM se rendra sur le site affecté le plus rapidement possible, afin de prendre les décisions pertinentes sur le terrain. Pour entamer le processus de règlement, il nous suffit généralement de connaître la date, l’heure, la cause et le lieu du sinistre, ainsi qu’une brève description des dommages et des conséquences sur la production. Communiquez-nous le nom et les coordonnées du responsable assurances de votre entreprise, ainsi que les coordonnées du responsable du site.

Protéger vos biensMême en cas de crise, quelques mesures simples peuvent limiter l’étendue des dommages et réduire leur impact sur l’activité. La liste de contrôle ci-contre pourra vous aider dans ce type de situation.

Limiter les conséquences financièresIl peut exister plusieurs solutions pour limiter les conséquences financières d’un sinistre. Votre représentant d’AFM étudiera avec vous les différentes mesures de réduction des pertes, comme le transfert de votre activité sur un autre site ou l’utilisation de stocks existants. Il envisagera également l’achat de biens et de services, les réparations temporaires et les moyens d’accélérer les réparations définitives. Car nous avons un objectif commun : redémarrer votre activité aussi vite que possible.

Documenter la demande d’indemnitéPour éviter tout retard dans la demande et le règlement des indemnités, il est crucial de consigner avec précision toutes les informations pertinentes, et ce avant, pendant et après un sinistre. Au cours de ses visites de préparation, votre représentant d’AFM vérifiera avec vous les documents nécessaires pour faire jouer les différentes garanties.

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Gestion des pertes d’exploitationPour calculer les pertes d’exploitation (PE), il est important de prendre en compte autant de facteurs que possible, afin de minimiser les points de divergence lors du règlement du sinistre. Les garanties PE accordées par AFM reposent sur le principe des « pertes effectivement subies », qui tient compte des paramètres suivants : ■■ le délai de reconstruction ; ■■ les prévisions de production et

de chiffre d’affaires pendant la période d’indemnisation ;

■■ les résultats et les tendances de l’entreprise avant, pendant et après la période d’indemnisation ;

■■ les valeurs nettes de ventes des produits et services concernés ;

■■ les opérations de maintenance effectuées pendant la reconstruction ;

■■ la capacité de « rattrapage » de la production ou des ventes ;

■■ l’utilisation des stocks disponibles ou d’autres installations afin de réduire les pertes ;

■■ les frais supplémentaires engagés pour réduire la période d’indemnisation, rattraper ou réduire les pertes de production ou de ventes ;

■■ la duplication possible d’éléments comptabilisés au titre des dommages matériels ;

■■ la réduction des frais fixes consécutive au sinistre.

Le chargé de règlement vous apportera volontiers des éclaircissements, à vous et votre courtier, sur les points ci-dessus ainsi que sur les garanties Pertes d’exploitation figurant dans votre contrat d’assurance.

Option PE Avec l’Option PE proposée par AFM, les pertes d’exploitation sont calculées sur la base de la marge brute, soit en termes de perte d’activité, soit en termes de perte de ventes. Les clients d’AFM ont la possibilité de choisir l’une de ces garanties après la survenue du sinistre et jusqu’au règlement.

La garantie Pertes d’exploitation Marge brute (perte d’activité) couvre les pertes de production subies par le client, en comparaison avec le niveau de production qui aurait été atteint en l’absence de sinistre. Elle s’applique pendant la période nécessaire pour réparer ou remplacer les biens endommagés ou détruits avec toute la diligence requise.

La garantie Pertes d’exploitation Marge brute (perte de ventes) couvre généralement les pertes de ventes subies par le client, en comparaison avec les ventes qui auraient été réalisées en l’absence de sinistre. Elle s’applique jusqu’au moment où les résultats de l’entreprise ne sont plus affectés par le sinistre, dans la limite de la période d’indemnisation définie au contrat.

Liste de contrôle Pertes d’exploitation

Estimer la durée de l’interruption d’activité causée par le sinistre.

Déterminer les effets directs sur les activités ou la production, ainsi que les conséquences de la fermeture de l’établissement sur les sites avec lesquels il a des interdépendances.

Voir si votre entreprise peut utiliser d’autres installations pour rattraper la perte.

Evaluer la possibilité de faire travailler des employés en heures supplémentaires ou le week-end pour rattraper la production perdue.

Déterminer si le stock de produits finis permet de limiter la baisse des ventes.

Identifier l’existence éventuelle d’engagements contraignants envers des acheteurs.

Voir si la livraison peut être repoussée pour certains contrats de vente.

Demander au fournisseur s’il peut accélérer les réparations ou le remplacement du matériel en faisant des heures supplémentaires.

Prendre toute autre mesure susceptible de réduire les pertes.

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✓Après le sinistreLes mesures prises immédiatement après le sinistre déterminent la capacité de votre entreprise à retrouver rapidement une activité normale. Notre équipe de chargés de règlement vous aide à évaluer vos pertes et à documenter votre demande d’indemnité. Nous participons à la sécurisation du site et à la reprise d’activité. Nous sommes également présents tout au long du processus de déclaration et de règlement du sinistre, y compris lors de l’expertise et de la subrogation, le cas échéant.

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Après le sinistrePréparation de l’état des pertesL’évaluation rapide et précise de la réclamation nécessite la mise à disposition de toutes les pièces justificatives pertinentes. Les documents suivants sont requis dans la majorité des cas :

Documents relatifs aux Dommages matériels :■■ Factures■■ Bons de commande■■ Devis de réparations■■ Relevés des heures et du coût des

matériaux pour les entreprises travaillant en régie

■■ Relevés d’heures du personnel de l’entreprise ou d’entreprises extérieures

■■ Bons de sortie de stocks■■ Inventaires chiffrés■■ Biens appartenant à des tiers –

confirmation d’un intérêt assurable

Documents relatifs aux Pertes d’exploitation pour les entreprises de négoce ou de prestation de services :■■ Calendrier des travaux de réparation■■ Résultats antérieurs de l’entreprise■■ Résultats pendant la période

d’indemnisation ■■ Registres des ventes et prévisions

de ventes pendant la période d’indemnisation

■■ Documents relatifs aux tendances du marché

■■ Frais supplémentaires engagés pour accélérer les réparations

■■ Registres des achats■■ Registres des salaires ■■ Comptes de résultat ■■ Inventaire du stock quantifié et

valorisé

Pour les entreprises de production (en plus des documents ci-dessus) :■■ Production réalisée et

budgétée pendant la période d’indemnisation

■■ Opérations de maintenance effectuées pendant la période d’indemnisation

■■ « Rattrapage » de la production ou des ventes par des ressources supplémentaires en personnel

■■ Utilisation des stocks ou d’autres installations afin de minimiser les pertes

■■ Frais supplémentaires engagés pour réduire la période d’indemnisation, ou pour compenser ou réduire les pertes de production ou de chiffre d’affaires

■■ Etats des coûts de fabrication

Bénéficiaires des indemnités :■■ Confirmer par écrit les noms des

Assurés supplémentaires, des créanciers hypothécaires et autres bénéficiaires des indemnités

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Présenter une demande d’indemnitéL’état des pertes sera accompagné d’une lettre sur papier à en-tête signée par votre représentant autorisé, précisant la date et le lieu du sinistre, ainsi que le montant de l’indemnité demandée pour les dommages matériels et pour les pertes d’exploitation.

Votre demande d’indemnité doit préciser le type de dommages (dommages matériels ou pertes d’exploitation) et inclure une confirmation écrite de l’entité à qui doit être adressée le règlement.

Vous pouvez nous faire parvenir votre état de pertes par courrier électronique. Pour plus d’informations, contactez votre représentant d’AFM.

Dommages matériels■■ Bâtiments ■■ Machines et équipements ■■ Stocks et fournitures – quantité/

valeur estimée ■■ Frais de main-d’œuvre pour le

nettoyage/déblaiement ■■ Total des frais de main-d’œuvre

en interne, y compris les coûts unitaires et leur motivation

Pertes d’exploitation■■ Période d’indemnisation ■■ Conséquences des dommages sur

les activités ayant entraîné une perte de ventes

■■ Estimation des pertes d’exploitation en application des garanties accordées au titre du contrat d’assurance

En savoir plusPour plus d’informations sur les services de gestion et règlement des sinistres d’AFM, contactez votre courtier ou appelez le bureau AFM le plus proche. Pour trouver ses coordonnées, rendez-vous sur le site affiliatedfm.fr.

Pour déclarer un sinistreContactez votre service de règlement de sinistres au +33 (0)1 46 93 97 00. Pour plus d’informations sur le processus de déclaration de sinistre, rendez-vous sur affiliatedfm.fr ou déposez une demande d’indemnité sur afmonline.com.

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Cette brochure est publiée à titre informatif uniquement, à l’attention des clients d’AFM. Les informations qu’elle contient ne sauraient modifier ou étendre la responsabilité d’AFM au-delà des termes et conditions de ses polices d’assurance.

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