Gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec: état de situation Hélène Cadieux Octobre 2006

Gestion intégrée des documents au

gouvernement du Québec: état de situation

Hélène CadieuxOctobre 2006

Plan de la présentation

Cadre législatif et réglementaire Les principaux acteurs La situation actuelle La GID, une fonction; le CRGGID,

une méthodologie et des outils Équipe GID Implantation de la GID à BAnQ


Cadre législatif et réglementaire


La gestion documentaire au gouvernement du Québec

Encadrée par un ensemble législatif : Loi sur l’accès aux documents des

organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982);

Loi sur les archives (1983) Loi concernant le cadre juridique des

technologies de l’information (2001) Loi sur Bibliothèque et Archives

nationales du Québec (2004)


La gestion documentaire au gouvernement du Québec

Et réglementaire : Directive sur la sécurité de l’information

gouvernementale (2006) Règlement sur le calendrier de conservation, le

versement, le dépôt et l’élimination des documents gouvernementaux (1984)

Politique de gestion des documents actifs (1985)

Politique de gestion des documents semi-actifs (1988)

Politique de gestion des documents inactifs (1991)


Directive sur la sécurité de l’information

gouvernementale

Objectifs Assurer la cohérence et la

coordination des interventions en sécurité de l’information tout au long de son cycle de vie

Assurer la disponibilité et l’intégrité de l’information; la confidentialité, l’authentification et la non-répudiation


Principes directeurs des mesures de

sécurité

Responsabilité et imputabilité Évolution Universalité Éthique


Intervenants visés Conseil du trésor Ministère des Services gouvernementaux Ministère de la Justice Ministère de la Sécurité publique Sûreté du Québec Ministre responsable de la Loi sur l’accès aux

documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

Contrôleur des finances Bibliothèque et Archives nationales du Québec


Directive sur la sécurité de l’information

gouvernementale

Rôle de BAnQ : Contribuer à l’établissement des normes et

des exigences de sécurité en ce qui concerne la conservation et la gestion intégrée des documents;

Assurer le conseil auprès des M/O en matière de conservation et de gestion intégrée des documents;

Faire part annuellement, au ministère des Services gouvernementaux, des résultats des travaux réalisés en rapport avec ses responsabilités particulières.

Hélène Cadieux Octobre 2006

Vers une gestion intégrée des documents

Novembre 2002 : début des travaux du CRGGID sous la responsabilité : Sous-Secrétariat à l’inforoute

gouvernementale et à la gestion des ressources informationnelles

Archives nationales du Québec École de bibliothéconomie et des

sciences de l’information retenue comme consultant


Vers une gestion intégrée des documents

Création d’un comité sur la gestion du changement Stratégie d’implantation et plan de

communication complétés en septembre 2005


Principaux acteurs en gestion intégrée des

documents


Bibliothèque et Archives nationales du

Québec Loi créant BAnQ adoptée le 14 décembre

2004 et concrètement, le nouvel organisme a vu le jour le 31 janvier 2006.

L’adoption des politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes gouvernementaux est maintenant une responsabilité gouvernementale plutôt que ministérielle. BAnQ possède dorénavant de meilleurs leviers pour assumer ce volet de son mandat.


Ministère des Services gouvernementaux

Le Ministère a comme fonctions : de coordonner les efforts des M/O en vue de parvenir

à une approche intégrée dans la prestation des services aux citoyens et aux entreprises et à une vision commune des standards de qualité de ces services;

de favoriser la mise en place de services partagés destinés aux M/O lorsqu’un tel regroupement répond à des besoins d’efficacité et de rentabilité dans la gestion de leurs ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles;

de proposer au gouvernement les normes de signature gouvernementale et d’identification applicables au M/O.


Ministère des Services gouvernementaux

En matière de gestion des ressources informationnelles, le ministère doit élaborer et proposer au Conseil du trésor : Une stratégie globale de gestion; des politiques, des cadres de gestion, des

standards, des systèmes et des investissements en vue d’une utilisation optimale des technologies de l’information et des communications et en vue de la sécurité de l’information.


Centre des services partagés

Loi sur le Centre de services partagés du Québec adoptée par l'Assemblée nationale, le 11 mai 2005.

Le 23 juin 2005, nomination d’un président et directeur général.

Le Centre de services partagés a pour mission de fournir aux ministères et aux organismes publics les biens et les services administratifs dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, notamment en matière de ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles.


Autres acteurs en gestion intégrée des

documents Ministère du Conseil exécutif Groupe d’expertise en gestion

documentaire Forum des gestionnaires en technologies

de l’information (ancien CRISP) Forum des gestionnaires des ressources

financières et matérielles (ancienne Association des gestionnaires des ressources matérielles du Québec)


Comités interministériels

Comités directeur et de pilotage sur l’implantation du cadre de référence

Comité sur la gestion du changement Comité permanent sur les Profils de

métadonnées gouvernementaux Comité sur la conservation

permanente des documents et des données au gouvernement du Québec


La situation actuelle


Problématique actuelle de la GID

Génère certaines inefficacités organisationnelles en gestion de l’information;

Outils inadaptés pour la gestion des documents issus de la bureautique et des transactions en ligne;

Peut entraîner la perte de la mémoire institutionnelle des organisations en raison des difficultés d’archivage à long terme des documents et des données;

Peut entraîner la perte des documents administratifs, légaux et financiers.


Comment en sommes-nous arrivés à cette

constatation?

De façon générale, le gouvernement se préoccupe de la gestion de l’information non-numérique

Les ressources investies dans le CRGGID sont un effort gouvernemental pour répondre aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information


La GID, une fonction

Le CRGGID, une méthodologie et des

outils


Qu’est-ce que la GID? Gestion du cycle de vie complet des

documents (de leur création-réception jusqu’à leur destruction ou leur conservation permanente)

Gestion des documents numériques et non numériques dans un processus de gestion documentaire unique supporté par un seul système informatique dans un M/O donné.


Comment réaliser la GID?

Le cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

Profils de métadonnées gouvernementaux Sont présentement en voie de

reconnaissance comme pratique recommandée au niveau gouvernemental


Le CRGGID : une méthodologie

Modèle bâti sur cinq éléments : Des notions générales de document et de

dossier convenant au numérique et au papier; La notion d’enregistrement institutionnel des

documents; Des outils et infrastructures

gouvernementaux pour la gestion documentaire;

Des modèles normalisés et réutilisables dans le développement de systèmes informatisés;

Des responsabilités claires et reconnues relativement à la gestion documentaire au gouvernement.


Ce que propose le CRGGID

Une architecture gouvernementale orientée services

Acte d’enregistrement institutionnel L’utilisation de registres référentiels Conservation à long terme à partir

de l’approche de l’OAIS


Une architecture gouvernementale orientée

services

Pour répondre aux exigences d’affaires, de preuves légales, de repérage, de protection des renseignements personnels ou confidentiels Fait usage d’outils Web (interface Web

des fonctions de gestion documentaire) Basée sur des normes internationales

ouvertes


Acte d’enregistrement institutionnel

Processus par lequel on transfère la responsabilité de la gestion d’un dossier ou d’un document, quel que soit son format, d’une personne à son institution qui en assure la conservation et l’accessibilité durant tout son cycle de vie.

Tout document, papier ou numérique, reçu ou créé, doit être enregistré institutionnellement à l’aide de métadonnées


Projet sur la conservation permanente

Projet d’implantation du modèle OAIS pour la conservation intégrée des documents et des données au gouvernement du Québec.

Les objectifs sont : Développement du modèle OAIS pour les besoins de

conservation intégrée des documents et des données

Développement d’un modèle d’entente au niveau gouvernemental

Mise en application du modèle OAIS Déploiement du modèle adapté à l’échelle

gouvernementale


OAIS – Liens avec la GID québécoise

Document et dossier Fonctions archivistiques Cycle de vie du document Outils de gestion documentaire Intégrité et authenticité des

documents Migration du contenu


La GID et ses composants

institutionnels… Interface Web des fonctions de gestion

documentaire Module de gestion documentaire Module de réalisation du calendrier de

conservation Module de réalisation de l’entente producteur-

archive OAIS Module de conservation permanente de

l’information numérique Module de conservation des contenus des sites

Web


La GID et ses composants Web

communs Thésaurus de l’activité

gouvernementale Registre référentiel centralisé Harmonisation des dictionnaires de

données gouvernementales Service fonctionnel d’infrastructures à

clés publiques (signature numérique, identification, authentification, non-répudiation, chiffrement et intégrité)

Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les services Web


Thésaurus de l’activité gouvernementale

• Livré en octobre 2005, regroupe plus de 7 000 termes, pour décrire l’activité gouvernementale et classifier son information.


Registre référentiel Sera accessible dans Internet et dans

l’intranet du gouvernement du Québec Pièce essentielle pour faciliter

l’interopérabilité et la réutilisation des composantes ou des listes de valeurs codifiées.

Il peut exister plusieurs référentiels, mais tous les objets ainsi référencés doivent être décrits dans un seul registre gouvernemental.


Harmonisation des dictionnaires de données

gouvernementales

Actuellement, les banques de données ne peuvent être versées à BAnQ.

Le défi est d’établir un métamodèle pour la gestion des données partageables : décomposer les dictionnaires de données d’une banque de données en composants élémentaires et y adjoindre plusieurs métadonnées permettant leur gestion dans un registre référentiel centralisé.

Comme le CRGGID recommande l’utilisation d’une architecture et d’outils Web, il faudra assurer la sécurité des documents qui y seront échangés.


Service fonctionnel d’infrastructures à clés

publiques

Qui peut accéder aux documents institutionnels ?

Que peut faire la personne qui a accès aux documents institutionnels ?

Comment contrôle-t-on l’accès à ces entrepôts de documents institutionnels


Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les

services Web

Modèle d’habilitation développé en collaboration avec l’architecture gouvernementale de la sécurité de l’information numérique


La GID et la gestion du changement

La GID pour l’ensemble du gouvernement du Québec demande une planification de la gestion du changement Plan de communication du CRGGID

actuellement en phase d’application Enquête sur les pratiques actuelles

des M/O en GID qui sera déployée au cours des prochains mois


Ce qui reste à faire


Automne 2006 : où en sommes-nous?

Création d’une équipe GID à la DG-Archives

Un projet-pilote est amorcé à BAnQ; Une approche sur la gouvernance en

GID sera étudiée cet automne pour continuer l’implantation de la GID au niveau gouvernemental;

Un plan de communication ajusté à la nouvelle réalité sera également élaboré.


Équipe GID

Priorités 2006-2007 Projet-pilote d’implantation de la GID

à BAnQ; Amorce de mise à jour des politiques

de gestion des documents actifs et semi-actifs;

Travaux sur le développement d’une interface Web en gestion documentaire;


Équipe GID

Priorités 2006-2007 Reconnaissance des profils des

métadonnées comme pratique recommandée au niveau gouvernemental;

Préparation de l’offre de services de BAnQ aux M/O en gestion documentaire.


Équipe GID

Priorités 2006-2007 Conseil auprès des M/O en gestion

documentaire; Approbation des calendriers de

conservation des M/O.


L’implantation de la GID à BAnQ permettra :

D’identifier concrètement les tenants et aboutissants de la GID sur le plan administratif, légal, financier et politique;

De renforcer les politiques et directives en matière de gestion documentaire et d’informatique;


L’implantation de la GID à BAnQ permettra :

D’identifier les enjeux et les risques à vérifier et à contrôler, ainsi que la séquence des interventions à prévoir pour atteindre les résultats visés;

De questionner et d’améliorer certains aspects des pratiques, outils et méthodes proposés par le CRGGID;


L’implantation de la GID à BAnQ permettra : D’obtenir une meilleure estimation des

coûts et du délai d’implantation; D’identifier la plus-value qu’apporte aux

différentes clientèles internes du gouvernement ainsi qu’aux citoyens la mise en place d’un tel cadre de référence qui vise à assurer des assises solides pour la gestion de l’information dans le cadre du gouvernement en ligne et des PES


L’implantation de la GID à BAnQ permettra : D’obtenir une preuve tangible que la GID

préconisée dans le CRGGID est une réponse adéquate aux problèmes soulevés par la gestion des documents numériques;

De démontrer que la GID et ses outils communs permettront aux M/O d’atteindre les cibles visés dans le cadre de la mise en place de l’architecture d’entreprise gouvernementale et de l’instauration du gouvernement en ligne et de la PES.


Stratégie et plan d’implantation dans un

M/O Comment on implante la GID dans un M/O

donné ? Avec quelle stratégie ? Que fait-on ? De quels outils avons-nous besoin ?

La production d’outils d’implantation L’adaptation de ces outils à chaque M/O Besoin de récupération des données GED

(et aussi calendrier de conservation, plan de classification, liste des directions, etc.)

À partir des suivis des différentes implantations en cours dans les M/O


Commentaires ou questions ?

Merci


Références Portail BAnQ : www.banq.qc.ca

Choisir l’onglet : Services Choisir (à gauche) : Services spécialisés

en archivistique et gestion documentaire

Choisir (à gauche) : Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

Hélène Cadieux, coordonnatrice GIDDirection générale des archives, BAnQ514 873-1101, poste [email protected]


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