Mieux collaborer avec un CLOUD SÉCURISÉ

GHT

LIVRE BLANC

Groupements Hospitaliers de Territoires

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La loi de modernisation de notre système de santé, adoptée le 26 janvier 2016, conduit les établissements publics de santé d’un territoire à s’organiser en Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT), à collaborer de manière plus fluide et à faciliter la mobilité des équipes médicales pour améliorer le parcours de soin des patients.

Elle s’inscrit dans un processus plus global de numérisation du secteur, lancé avec des programmes tels que « Territoire Santé Numérique » et « Hôpital Numérique ».

La mutualisation et la modernisation des moyens supposent donc une transformation importante et complexe des systèmes d’information, en portant une attention particulière sur les questions de sécurité. Car qui dit hyper mobilité, ouverture et échange de données dit protection accrue exigée.

Office 365, avec sa suite de services basés dans le cloud Azure, aide à développer les usages collaboratifs et de fait, à organiser votre GHT et la refonte de votre système d’information hospitalier (SIH).

Si aujourd’hui, son utilisation est autorisée uniquement pour les données à caractère non personnel, un dossier d’agrément « Hébergeurs Agréés Données de Santé » (HADS) a été déposé par la Centrale d’Achat de l’Informatique Hospitalière (CAIH) pour permettre une utilisation élargie aux données de Santé.

Cet agrément permettra ainsi aux GHT d’utiliser des outils innovants pour anticiper les mutations qui se préparent en télémédecine : consultations à distance grâce à la visio, transmissions effectuées par le patient lui-même ou par un professionnel de santé, demandes d’une expertise à distance…

PRÉPARER L’AVENIR, C’EST CE QUE NOUS VOUS PROPOSONS DANS CE LIVRE BLANC.

La Santé est l’un des marchés historiques de Microsoft. En 2011, nous avons signé un accord-cadre avec la CAIH (Centrale d’Achat de l’Informatique Hospitalière) qui a été renouvelé en 2015. Le but est d’adresser globalement les établissements de Santé et de démocratiser nos services garantissant une flexibilité d’usage et surtout

une haute sécurité des données.

Antoine Denis // MicrosoftResponsable du développement des marchés Santé et

Affaires sociales

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//Organiser la mutualisation du SIH

1

Plus de 135 Groupements Hospitaliers de Territoire vont être créés : 1100 hôpitaux publics sont concernés sans compter les établissements qui seront associés ou partenaires.

Ces acteurs qui n’avaient pas l’habitude de travailler ensemble vont devoir se concerter pour élaborer et mettre en œuvre, au sein de leur groupement, un projet médical partagé d’une part et un schéma directeur des systèmes d’information d’autre part.

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//… Avec les différents acteurs

>> LES DIFFÉRENTS ACTEURS D’UN GHT

1.1

Les établissements parties prenantes, qui peuvent être des établissements publics de santé, des établissements ou des services médico-sociaux publics, doivent donc dès à présent collaborer, notamment dans le cadre de comités stratégiques.

Rapidement, ces derniers auront besoin d’échanger des informations entre eux et d’ouvrir leurs données vers des établissements associés ou partenaires ; des données administratives mais surtout des données santé à sécuriser impérativement.

Pour ce faire, un schéma directeur du système d’information du GHT, conforme aux objectifs du Projet Médical Partagé (PMP), sera donc échafaudé sous la coordination du directeur de l’établissement support avec le directeur SIH, l’ingénieur opérationnel et le responsable de la sécurité.

Chaque établissement public de santé doit obligatoirement adhérer à un GHT afin d’élaborer un projet médical partagé. Ces adhérents sont appelés « établissements parties ». D’autres établissements, associés ou partenaires, peuvent également s’intégrer mais dans une moindre mesure.

Établissements publics de santé Dont CHU Dont CH autorisés en psychiatrie

PARTIE

PROJET MÉDICAL PARTAGÉ+

MUTUALISATIONS

PARTICIPATION À L’ÉLABORATIONDU PROJET MÉDICAL PARTAGÉ (tout ou partie)

ASSOCIÉ PARTENAIRE

ObligatoireObligatoire

si HAD publique

Facultatif

Facultatif

Obligatoire

Obligatoire ObligatoireObligatoire >Facultatif

>Facultatif Établissements publics médico-sociaux

Hôpitaux des armées

Établissements exerçant une activitéd’hospitalisation à domicile (HAD)

Établissements de santé privés

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Pour les DSIH, les services interopérables et multiplateformes que nous proposons permettent de standardiser et d’homogénéiser les applications de communication et de collaboration. Elles pourront alors se concentrer sur des

opérations plus complexes :

la convergence des applications métiers.

//…En répondant aux différents besoins

1.2

Pour définir ce schéma directeur des systèmes d’information en adéquation avec le projet médical, les besoins des différentes parties prenantes doivent être considérés.

Ceux des patients, en tout premier lieu.

Aujourd’hui, le parcours du patient au sein d’un même territoire peut s’avérer compliqué. L’objectif des différents programmes «Territoire Santé Numérique», «Hôpital Numérique» et désormais de la loi de modernisation de notre système de santé vise à fluidifier le parcours du patient. Le partage d’un dossier patient unique, l’échange simplifié avec les médecins de ville et la gestion de la mobilité y contribueront.

Pour cela, il est important d’adresser la bonne information, concernant le bon patient, à la bonne personne, au bon moment. Car pour être bien orienté, un patient doit être connu, reconnu et suivi où qu’il aille sur son territoire. Le corps médical et les directions générales devront donc pouvoir s’informer, échanger et décider plus facilement à distance sur n’importe quel terminal.

Pour répondre aux différents besoins de collaboration et de mobilité des parties prenantes, les DSIH sont donc amenées à consolider des systèmes et des outils hétérogènes en rationalisant les coûts et en respectant la réglementation stricte en matière de sécurité des données.

Antoine Denis // MicrosoftResponsable du développement des marchés Santé et Affaires sociales

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Avant de mettre en place Office 365, nous avions 9 établissements avec 9 systèmes de messagerie différents. Les échanges étaient

compliqués.Dès qu’il fallait chercher une adresse mail, c’était l’enfer !

Une fois notre compte unique créé, nous avons rattaché tous les établissements avec une montée en charge progressive, c’était plus simple pour nous d’avoir une gestion centralisée de tous les comptes. Nous avons pu structurer un carnet d’adresses commun pour le GCS avec les coordonnées et les fonctions de chaque

personne. Cela a été très apprécié !

//… Avec un plan d’action

La gestion des identités du territoire

1.3

La mise en œuvre du système d’information hospitalier convergent est un processus long à réaliser, qui doit tenir compte des contraintes d’achat et de certification avec la Haute Autorité de Santé (HAS). Quatre chantiers sont à mener en priorité, au plus tard le 1er janvier 2021.

Pour gérer les identités et les différentes habilitations au sein du groupement, il convient de mettre en place dès à présent un annuaire commun. Une fois la gouvernance et le nouvel organigramme définis, il sera possible de mettre en relation les différents systèmes d’information pour les faire dialoguer.

L’annuaire va permettre d’attribuer des habilitations au personnel pour les applications de communication et pour les applications métiers, avec une authentification unique ou Single Sign On (SSO).

Relié aux services de Ressources Humaines, l’annuaire peut être mis à jour en fonction des arrivées et des départs. Il pourra ainsi renseigner des informations utiles à tous sur les membres du personnel : une expertise médicale ou la maîtrise d’une langue rare, par exemple, pourront être sollicitées pour faciliter la prise en charge d’un patient.

Azure Active Directory permet de fédérer les annuaires des différents établissements simplement et en toute sécurité.

Mathieu Roussel // GCS Helpamresponsable SIH

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La convergence des outils de communication et de collaboration

La création d’un dossier patient unique

Le groupement des établissements, et les besoins de coopération qu’il implique, représentent une occasion de mettre en place des outils innovants : une messagerie répondant à la réglementation en vigueur, une base documentaire partagée, réseaux sociaux, chat et visio-conférences accessibles au sein de l’établissement mais également « hors des murs » en situation de mobilité.

Pour prendre en charge les patients de manière coordonnée et continue, les établissements doivent avoir accès en tout lieu et de manière sécurisée à leurs informations via un identifiant unique.L’objectif est de créer un Dossier Patient Informatisé Interopérable (DPII) exploitant un logiciel identique pour permettre l’accès aux données d’un patient (prescriptions, examens et résultats, traçabilité des interventions...) sur l’ensemble du territoire.

Le but de la mutualisation du système d’information hospitalier est de bâtir une urbanisation permettant de communiquer et de collaborer comme au sein d’un seul et même établissement. Cela suppose d’avoir un annuaire commun, un système de messagerie homogène et fiable, un référentiel documentaire pour partager des documents sur lesquels différentes personnes interviennent : des règlements, des procédures…

La mutualisation suppose donc de découper la mise en œuvre en deux temps. Premièrement, la mise en place d’outils permettant la communication et la collaboration entre les différents établissements. Ces derniers pourront alors se concentrer dans un second temps sur le dossier patient unique et la convergence des applications métiers.

La convergence des applications métiers

En synthèse

La Santé est l’un des secteurs qui utilisent le plus d’applications métiers : un hôpital public en gère en moyenne plus d’une centaine. Du fait de leur hétérogénéité, la complexité de la mutualisation repose principalement sur la convergence de ces dernières.

Celle-ci va s’étaler sur plusieurs années. Dans un premier temps, il faudra cartographier les applications de chaque établissement et lorsqu’un changement d’application s’effectuera, tous les établissements pourront alors se rattacher à l’établissement support.

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// Développer les nouveaux usages collaboratifs avec Office 365

2

Se regrouper n’induit pas naturellement la collaboration entre les établissements. Les outils, accompagnés d’un bon management, ont le pouvoir de modifier les organisations de travail. Office 365, reposant sur le cloud Azure et dont les fonctionnalités sont constamment mises à jour, permet de mieux travailler ensemble grâce à une palette d’outils interopérables, accessibles sur tout support et en tout lieu.

« Avec Office 365, nous avons franchi un cap. Depuis des années, nous travaillions dans un groupement mais sans vraie collaboration étroite, la mise en place de ces outils a tout changé. C’est sûr que ce sont des solutions que devront déployer les GHT, car pour travailler ensemble c’est tout de même plus pratique. »

Mathieu Roussel // GCS HelpamResponsable SIH

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Skype Entreprise nous a fait gagner du temps. Souvent on s’envoyait un mail, on n’avait pas le temps de répondre. Avant, des mails, nous en recevions des dizaines par jour. Là, on s’envoie un petit message «tu es disponible ?» et on répond. Cela nous permet de nous parler plus souvent, c’est vraiment efficace.

La collaboration avancée suppose également de co-éditer et de réviser un livrable en assurant son intégrité quels que soient la méthodologie et le support utilisés. SharePoint permet notamment de stocker les documents à un endroit unique de manière synchronisée sur tous les terminaux.

Mathieu Roussel // GCS HelpamResponsable SIH

//Collaborer pour mieux s’organiser

2.1

Durant l’année 2017, la mise en place du schéma directeur en concertation collégiale avec les différents établissements membres suppose de mettre en place, en plus d’une messagerie sécurisée, des outils pour une meilleure collaboration avec les équipes dirigeantes et les équipes de soin. Skype Entreprise permet d’organiser facilement des télé ou visio conférences avec partage d’écran ou d’échanger rapidement par écrit.

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//Collaborer pour mieux soigner

2.2

Faire collaborer des personnes de différents établissements, des personnes qui ne se connaissent pas n’est pas évident. Une interface permettant de créer du lien et des interactions s’avère utile pour accélérer la socialisation.

Le réseau social Yammer permet de partager des idées et des expertises sur un fil d’actualité et d’éliminer les silos d’informations, favorisant notamment le Knowledge Management. Mais l’intelligence du cloud va bien au-delà : la fonction Delve interroge les interactions sur tous les services Microsoft et recommande par exemple des contenus déjà produits à une personne d’un même domaine de compétence.

Pour suivre un patient, les différents établissements vont pouvoir solliciter plus facilement des experts et des spécialistes à distance avec la vidéo et échanger avec les médecins de ville. De même, vis-à-vis du patient, l’accès au soin sera possible en toutes circonstances. Se rendre dans un centre hospitalier pour un diagnostic ou un suivi post-opératoire ne sera donc plus systématique.

Enfin, pour fluidifier le parcours de soin tout en rationalisant les coûts, il est intéressant pour les directions d’exploiter toute la richesse du Big Data pour prendre des décisions pertinentes plus rapidement.

Power BI dans Office 365 utilise le Machine Learning et permet de construire des tableaux de bords sur simple interrogation en langage

naturel. Le Cloud hybride apporte des données exogènes qui, combinées aux données internes de l’organisation, affineront les analyses prédictives.

Antoine Denis // MicrosoftResponsable du d éveloppement des marchés Santé et Affaires sociales

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//Travailler en situation de mobilité

2.3

La mobilité dans le secteur de la Santé est amenée à se développer sous l’impulsion des programmes « Territoire Santé Numérique », « Hôpital Numérique » et désormais avec la mise en place des GHT. Le praticien pourra à l’avenir intervenir sur tout le territoire, en cabinet, astreinte, en ayant toujours accès aux données du patient. Bien que le télétravail soit encore peu répandu, c’est une évolution logique à anticiper. Les outils adaptés deviendront alors indispensables.

En effet, les collaborateurs mobiles doivent pouvoir accéder à leurs emails, leurs calendriers, contacts et leurs outils de travail à partir d’un PC, d’un smartphone ou d’une tablette. C’est ce que permet Exchange, rendant la messagerie accessible depuis un poste

professionnel ou personnel, avec le client Outlook ou simple navigateur.

Cet accès est doublement sécurisé par un système d’authentification multiple inclus dans Azure Active Directory.

Avec le nouvel Office, l’utilisateur a la possibilité de pouvoir rapidement prendre des notes, les partager et accéder à l’information, quel que soit le terminal. Un chirurgien pourra par exemple regarder les images dans les couloirs, échanger en direct et avoir le diagnostic en arrivant aux urgences.

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L’appropriation des nouveaux usages est, selon moi, l’un des facteurs de réussite les plus importants d’un projet. Les usages sont à prendre en compte en amont : quelles solutions sont en place ou ont déjà été mises en place dans l’organisation ?Qu’est-ce qui a marché ? Qu’est ce qui n’a pas marché ? Et pourquoi ? Cela nous permet de faire des recommandations adaptées et d’établir un plan de formation pour les différentes catégories d’utilisateurs : personnel administratif et technique, cadre de santé, direction générale, service informatique…

Les formations se font sur site en groupes de 8 à 10 personnes ou via des référents. Elles peuvent également se faire à distance avec des modules d’e-formation et des guides pratiques. Pour les directions générales, nous les personnalisons en fonction des emplois du temps.

//Adopter les nouveaux usages collaboratifs

2.4

Malgré la performance des outils collaboratifs, les efforts ne pourront porter leurs fruits que si ceux-là sont adoptés par les utilisateurs finaux. C’est pourquoi, tout déploiement doit être accompagné d’un plan de formation adapté aux besoins des usagers.

Le modèle Saas d’Office 365 représente donc pour l’utilisateur bien plus qu’une suite bureautique améliorée. Il constitue un espace de travail homogène, interconnecté et intelligent permettant d’atteindre ses objectifs de productivité où que l’on soit et sans interruption.

Jérôme Dubois // ProjetlysResponsable du secteur Santé

En synthèse

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// Garantir la disponibilité et la protection des données avec le cloud sécurisé Azure

3

15

La CAIH représentant plus de 700 établissements adhérents a déposé courant Janvier 2017 après concertation, une demande d’agrément pour « Travail collaboratif sécurisé en ligne pour une meilleure communication entre les GHT, les acteurs de santé, la médecine de ville, et le patient », en partenariat avec Microsoft, auprès des autorités compétentes. L’ouverture de datacenters Microsoft sur le territoire Français en 2017 s’inscrit dans cette volonté d’offrir de nouveaux services.

//L’hébergement sécurisé des données patients

3.1

Compte tenu de la sensibilité des données détenues sur les patients, les établissements de santé sont soumis à une réglementation très stricte concernant leur hébergement et leur sécurité.

Le RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données, avec une mise en application le 25 mai 2018, impose une protection renforcée des données à caractère personnel :

• La pseudonymisation et le chiffrement des données.

• La confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des données.

• Une procédure visant à tester, analyser et évaluer l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles.

Le Code de la santé publique, quant à lui, oblige au respect du secret médical et définit les modalités particulières en matière d’hébergement des données santé. Externaliser suppose donc de passer par un hébergeur agréé. Cet agrément Hébergeurs Agréés Données de Santé (HADS), délivré pour une durée de trois ans après avis de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et du comité d’agrément des hébergeurs, impose une infogérance des données prévoyant la définition de Plans de Reprise et de Continuité d’Activité (PRA et PCA) ainsi qu’une gestion des habilitations.

Office 365, qui repose sur le cloud Azure, a donc besoin d’être agréé pour être utilisé dans le cadre d’échange de données de santé.

Antoine Denis // MicrosoftResponsable du développement des marchés Santé et Affaires sociales

16

// La Sécurité, ADN d’Office 365

3.2

Les applications métiers des établissements de Santé, faisant appel à des données sensibles et critiques, exigent une disponibilité 24h/24 et 7j/7 et un niveau de sécurité maximal.

La standardisation des outils de communication et de collaboration, outre les économies de gestion qu’elle représente, permet de répondre à cette nécessité. En utilisant Office 365, le service de messagerie s’intègre dans un environnement homogène et communique sans dysfonctionnement avec l’ensemble des briques collaboratives telles que l’agenda partagé, l’annuaire de contacts, la base documentaire, le système de téléphonie Skype… L’infrastructure quant à elle doit être alignée afin d’assurer l’interopérabilité, le stockage sécurisé et un plan de sauvegarde décentralisé.

Si les données doivent être disponibles, elles doivent être également protégées.

Depuis 2012, l’ASIP Santé a mis au point un système de messagerie qui permet d’échanger par mail des données de santé à caractère personnel en toute sécurité : MSSanté (Messagerie Sécurisée de Santé). Des solutions tierces comme l’add-in Médimail pour Office 365 proposé par le MiPih permettent l’usage d’Office 365 avec MSSanté. Pour les usages hors MSSanté, la messagerie Exchange garantit le chiffrement des données et une protection antimalware et antispam.

Pour protéger les données stockées et en transit, quel que soit le service et le support utilisé, Azure Information Protection, anciennement Azure Rights Management Services (RMS), applique des stratégies de chiffrement, d’identité et d’autorisation s’appuyant sur Azure Active Directory. Les fichiers et les emails peuvent être protégés tant au sein qu’en dehors d’un établissement, car cette protection reste associée aux données.

Enfin, en cas de perte ou de vol, les terminaux sont managés et protégés avec un système d’authentification forte et contextuelle. Bitlocker permet de chiffrer et déchiffrer les données à la volée, et ce, même si l’appareil est électriquement éteint.

Microsoft anticipe et travaille dans le sens des réglementations du secteur de la Santé pour garantir la disponibilité et la protection des données patients… De façon à ce que les GHT, comme tous les acteurs de la santé, puissent bénéficier des services d’Office 365 et remplir leurs missions sans transiger avec la sécurité.

En synthèse

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//CONCLUSION

La loi de modernisation de notre système de santé modifie profondément le paysage de la Santé avec la mise en place des Groupements Hospitaliers de Territoire : plus de convergence, de collaboration et de mobilité mais aussi plus d’exigence en matière de protection des données des patients.

Véritables leviers de la transformation digitale, les outils de base documentaire SharePoint, de visio-conférence Skype, de RSE Yammer… peuvent être d’ores et déjà utilisés pour faciliter l’organisation de votre GHT, notamment dans la mise en place de procédures communes et dans la mutualisation du SIH.

La standardisation, la simplicité de gestion et l’efficacité des outils de communication et de collaboration d’Office 365 permettront alors à votre DSIH de concentrer ses moyens

sur la mise en place d’applications métiers convergentes et du Dossier Patient Informatisé Interopérable (DPII).

Mais pour aller plus loin dans la collaboration, et en vue de fluidifier le parcours de soin, tout en garantissant la sécurité des données patients, la CAIH soutient l’agrément HADS pour une meilleure communication entre les GHT, les acteurs de santé, la médecine de ville, et le patient.

A l’avenir, la transformation numérique des GHT - et des établissements de santé en général - permettra d’offrir des services innovants pour prendre en charge des patients à distance, sans compter la facilitation des prises de décision en matière de diagnostic et de gestion des ressources attendue avec l’intelligence artificielle.

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Projetlys est une Entreprise des Services du Numérique spécialisée sur les solutions Microsoft dans le secteur de la santé

EXPERTISE TECHNIQUE ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT

CONSEIL PILOTAGE DE PROJET