Guide de l -Organisateur d -Evenements

Édition n°1

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SOMMAIRE

La FNCOF Exemples d’organisation de manifestations

Les contacts utiles

Questions / réponses

Présentation des organismes

L’organisation d’événement

1.1 Présentation

1.2 Organigramme et réseau

1.3 Les avantages d’une adhésion

1.4 Comment devenir adhérent ?

4.1 Tir d’un feu d’artifice

4.2 Marché aux puces

4.3 Loto

4.4 Cortège et corso

4.5 Repas dansant ou spectacle

4.6 Manifestation sportive

La FNCOF apporte des réponses à des questions spécifiques posées par ses adhérents.

6.1 Contacts délégués FNCOF

6.2 Contacts délégations Sacem

2.1 La Sacem et la SPRE

2.2 La SACD

2.3 Le GUSO

3.1 L’élaboration d’un projet

3.2 L’équipe d’organisation

3.3 Les déclarations obligatoires

3.4 Les assurances

3.5 Prévention, sécurité et secours

3.6 Le financement de l’événement

3.7 La communication

3.8 Manifestations «éco-durable»

3.9 Le choix des animations

3.10 Les droits et obligations des forains

3.11 La gestion des buvette

3.12 La billetterie

3.13 Profiter des réductions

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Directeur de la publication : Jean - Marc BeguinDirecteur de la rédaction : Cédric GrenetConception graphique : Coralie ProsdocimiRemerciements : aux administrateurs et délégués FNCOF pour leur contribution à la rédaction et re-lecture de ce guide; et tout particulièrement à Ro-land Simon et toute son équipe de la Ronde des fêtes.Crédits photos : SXC, © Fotolia.

Impression : Aliasprint41 rue Georges Ohnet - 31200 ToulouseTél. 05 62 89 98 98 - Fax : 05 62 89 98 99

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2.1 La Sacem et la SPRE

12,5% de réduction supplémentaire pour les adhérents FNCOF…

Présentation desorganismes

La Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) est une société civile, dont les adhérents sont obligatoirement, comme son nom l’indique, auteurs, compositeurs ou éditeurs de musique. Elle a été créée par eux, pour défendre leurs intérêts. Elle ne réalise aucun bénéfice, et toutes les sommes collectées sont redistribuées aux auteurs, hors frais de gestion (15% environ). Leur rémunération est proportionnelle à l’importance des diffusions ou des reproductions de leur œuvre ; les droits d’auteur sont le salaire des artistes. La Sacem n’agit pas seulement pour le compte de ses adhérents : elle collecte aussi les droits pour tous les auteurs, compositeurs et éditeurs étrangers. La loi lui accorde le monopole dans notre pays pour la collecte comme pour la répartition des droits, à l’image de la plupart des sociétés étrangères de droits d’auteur. Le champ d’action de la Sacem s’étend à toutes les oeuvres musicales, qu’elles soient françaises ou étrangères, à l’exception des oeuvres tombées dans le domaine public (plus de 70 ans après la mort du dernier créateur).Le réseau Sacem se compose de 6 directions régionales et 81 délégations départe-mentales.

Les sommes acquittées à la Sacem au titre des droits d’auteurs musicaux, ne peuvent être assimilées à de quelconques «taxes» puisque la Sacem n’est pas un organisme public. La Sacem étant une société civile à but non lucratif, qui centralise les perceptions pour le compte de ses membres, on peut parler ici de «perception Sacem ». Le paiement des droits musicaux à la Sacem n’étant pas une taxe, tout retard ou absence de paiement ne peut en aucun cas faire l’objet d’une amende. Les droits d’auteur que vous acquittez à la Sacem sont l’unique rémunération des auteurs et compositeurs qui ne bénéficient pas du statut d’intermittent du spectacle, ni d’aucun autre régime de protection. Ils permettent d’assurer la vitalité, la diversité et le renou-vellement des répertoires que vous diffusez.

Présentation

La Perception des droits

• Lorsque vous déclarez votre manifestation avant son déroulement, vous bénéficiez du tarif général contractuel, c’est-à-dire d’une réduction de 20% par rapport au tarif général.• En tant qu’adhérent à la FNCOF, bénéficier d’une réduction de 12,5% supplémentaires grâce au protocole d’accord signé entre la SACEM et la FNCOF (tarif réduit).• Bénéficier de 9,09% de réduction supplémentaire lors de l’organisation du réveillon de la Saint Sylvestre si vous faite votre déclaration 15 jours avant la manifestation.

Les réductions

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Cédric Grenet, directeur FNCOFL’organisation d’un événement ne s’improvise pas !En effet quelque soit la taille ou le type d’événement (sportif, festival de musique, fête de village, défilé…), il incombe à l’organisateur de respec-ter certaines étapes, règles et principes pour que tout se passe du mieux que possible et réussir son événement ! Organiser un événement consiste

donc à planifier, exécuter de nombreuses tâches et tenir compte de multiples détails afin d’éviter les écueils. Organiser un événement implique des responsabilités qu’il faut prendre très au sérieux.Dans son essence même, un événement festif est une animation populaire, un lieu de rassemblement dans lequel les gens se rencontrent, s’amusent, se retrouvent en toute convivialité. Ce qui attire les visiteurs, les séduits et les incite à venir à la manifestation peut être varié : authenticité, respect des traditions, convivialité, qualité des animations et des spectacles présentés, originalité de l’événement…

La recherche de profit ne doit pas être la principale motivation d’un événement, au risque d’organiser une fête sans âme. Créer une animation conviviale, où tout le monde (organisateurs, participants et visiteurs) passe un agréable moment ensem-ble est souvent le plus important. Attention cependant d’avoir bien préparé son budget afin de ne pas avoir de mauvaises surprises après l’événement (Il est conseillé de conserver les comptes et les justificatifs pendants 6 ans).

L’organisation d’un événement se fait en plusieurs étapes (avant l’événement, pendant l’événement et après l’événement) comportant chacune des actions et des réflexions importantes dont voici quelques points essentiels :- Choix du thème de la fête, de la date et du lieu - Réunion collective sur l’organisation de l’événement et le budget- Demande d’autorisations en mairie et en préfecture- Réservation des locaux, des animations, des secours, des prestataires- Recherche de partenariats et demande de subventions- Souscrire une assurance pour la manifestation- Conception et envoi d’un dossier de presse- Assurer la communication de l’événement- Editer les billets d’entrée si besoin- Réunion collective avec l’équipe des bénévoles- Déclaration à la SACEM, SACD….1 mois avant la manifestation- Déclaration au GUSO pour les artistes rémunérés- Achat de la nourriture et des boissons- Installation, test du matériel, fléchage….

(Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive).

3.1 - Elaboration d’un projet d’organisation d’événement

L’organisationd’un événement

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Selon le Centre d’Etudes et d’Informa-tion sur le Volontariat : « Le bénévole est celui qui s’engage, de son plein gré, de manière désintéressée, dans une action organisée au service de la communau-té »Les Français seraient entre 15 et 18 mil-lions « à donner un coup de pouce » ponctuel sans appartenir à une associa-tion, mais les réguliers qui occupent une fonction bien définie et qui y consacrent régulièrement au moins deux heures par semaine sont un peu plus de 3 millions.Les bénévoles peuvent être amenés à effectuer un grand nombre de tâches que réclame l’organisation d’un événe-ment. Il est ainsi judicieux d’orienter les bénévoles sur des tâches pour lesquelles ils ont des compétences ou se sentent compétents. Plus votre équipe sera diversifiée et plus vous bénéficierez de compétences variées. Les plus anciens ont besoin des plus jeunes pour leur énergie et leur com-pétences en informatique notamment ou leur créativité, et les jeunes ont besoin de l’expérience des plus anciens. Savoir déléguer des responsabilités à des bénévoles responsables (tout en les

accompagnants) est un moyen efficace pour l’or-ganisateur de ne pas être submerger par la quantité de tâches à effectuer lors de l’organisation d’un événement. De plus, le sentiment d’être utile et qu’on lui fait confiance, conduira le bénévole à accomplir ses tâches avec sérieux et parfois à s’enga-ger davantage que ce qu’il souhaitait au départ. L’encadrement de l’équipe bénévole d’organisation est un point à ne pas négliger. La communication joue alors un rôle essentiel afin que chacun connaisse le déroulement de l’événement, son rôle et les personnes à contacter en cas de besoin. Organiser une réunion préalable à l’événement ainsi qu’un bref rappel le jour de la manifestation permet de diffuser ces informations essentielles.Le bénévole n’attend pas de contrepar-tie particulière, mais un simple « bonjour » ou « merci », de la sympathie et de la convivialité suffisent très souvent à lui donner envie de se réengager avec vous dans d’autres projets.

Vous pouvez si vous le souhaitez, et cela est toujours très apprécié, récompenser l’engagement de vos bénévoles en leur offrant une médaille, un diplôme ou un trophée indiquant ses nombreuses années d’engagement volontaire envers votre comité des fêtes ou votre association.Pour cela vous pouvez contacter la F.N.C.O.F à [email protected] pour connaître les différentes récompenses proposées à nos adhérents.

Important : N’oubliez surtout pas d’assurer l’ensemble des bénévoles qui interviennent lors d’une manifestation (voir partie assurance multirisque).

3.2 - L’équipe d’organisation« Savoir s’entourer d’une bonne équipe d’organisation avec répartition exacte des tâches à effectuer constitue déjà un facteur de réussite. ».


L’équipe de Festifolies

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3.3 - Les déclarations obligatoires


Les démarches administratives sont souvent mal ressenties parce que jugées lourdes, improductives, ingrates, venant toujours au mauvais moment, quand on a autre chose à faire ! Pourtant, pour une bonne gestion, un président d’association devrait agir comme un chef d’entreprise, bien que bénévole, travaillant essentiellement avec des membres bénévoles.

Elles portent sur l’organisation de la fête, les dates, horaires, licence de débit de boissons temporaire, salle, chapiteau, itinéraire, déviation souhaitée, etc. Ce type de demandes entre dans le cadre des « six manifestations de soutien ou de bienfaisance annuelles » organisées au profit exclusif de l’association.

Cette demande est à adresser au maire. Ce dernier délivre alors une autorisation à débiter des boissons des 1er et 2ème groupes pour la durée de la fête.Un débit temporaire peut être accordé :• Aux associations à l’occasion d’une foire, d’une vente ou d’une fête publique (le maire peut accorder, à ce niveau, des licences temporaires sans limitations de nombre dans une année civile).• Pour 5 manifestations par an et par association pour les fêtes ou manifestations publiques organisées au profit exclusif de l’association.• Par « dérogation » à la loi Evin pour 10 manifestations organisées par une association ou groupement sportif agréé (par la DDJS), relatif à l’organisation et à la promotion des activités physiques et sportives pour 48h au plus.

Si vous diffusez de la musique en public ou si vous reproduisez des oeuvres théâtrales lors de votre manifestation, vous êtes tenu de faire vos déclarations auprès des différentes sociétés de droits d’auteur concernées permettant de rémunérer les artistes.Sacem : Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de MusiqueSPRE : société pour la rémunération équitable (permettant de rémunérer les interprè-tes)SACD : société des auteurs et compositeurs dramatiques (théâtre)Il existe aussi la SGDL (Société des Gens de Lettres, concernant les textes littéraires) ou le CNV (Centre National de la Chanson, des Variétés et du Jazz).

Demandes déposées à la mairie

Autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire

Déclarations SACEM, SPRE ET SACD

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→ Procédures d’implantationL’organisateur de la manifestation doit obtenir l’autorisation du maire avant toute implantation dans une commune. Il doit faire parvenir au maire au moins un mois avant la date d’ouverture au public les documents suivants :L’extrait du registre de sécurité sauf en cas de la première implantationUn descriptif des modalités d’implantation de l’établissementLe type d’activité exercée et le plan des aménagements extérieursUn descriptif des installations techniquesNB : le registre de sécurité est délivré par le préfet du département du lieu d’implantation de la structure lors de la première implantation dans le territoire français.Par ailleurs, le propriétaire ou le fabricant de la structure doit faire appel à un organisme agréé CTS pour vérifier que l’installation est conforme aux règles de sécurité. Après chaque montage et avant la première ouverture au public, une attestation de bon montage et de fixation au sol doit être établie par la personne responsable du montage.NB : l’organisateur de la manifestation doit tenir cette attestation à disposition des autorités de police.

→ Lieu d’implantationLes structures doivent être installées dans une surface ne présentant pas de risques d’inflammation rapide. Lorsque l’établissement reçoit plus de 700 personnes, il doit être implanté à 200m maximum d’un point d’eau assurant un débit de 60m3 par heure.

→ Installations de chauffageLes installations de chauffe à l’intérieur des établissements doivent être « sans combus-tion ». En effet, les générateurs de chaleur à combustion doivent être situés à l’extérieur et au moins à 5m de distance de la structure.

→ AccessibilitéLes voies d’accès et de passage sont réglementées en fonction du nombre de per-sonnes accueillies. Par exemple :De 51 à 300 personnes : « le passage doit être large de 1.80m minimum. Il doit être aménagé sur la moitié au moins du pourtour de l’établissement. Il doit être situé à moins de 60m de la voie publique et permettre le passage du dévidoir des sapeurs pompiers »

Installation de chapiteaux, tentes et structures itinérants

Lorsque l’association souhaite accueillir du public dans le cadre d’une infrastructure, la rè-glementation concernant les Etablissements Recevant du Public (ERP) doit être appliquée. Les chapiteaux, tentes et structures sont répertoriés sous le sigle « CTS ». L’intégralité du rè-glement concernant les dispositions applicables aux CTS est disponible sur le lien suivant : http://www.sitesecurite.com/portail/AD_ERP/ERP_05.asp


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3.9 - Le choix des animations


Quelles animations proposer ?

Comment trouver les artistes ?

Le choix des animations est une étape cruciale dans l’organisation d’un événement. Elles illustrent l’originalité de l’événement et c’est très souvent ce qui fait venir le public. Les animations doivent être adaptées au lieu de la manifestation et en cohérence avec le thème choisi. Il est également important de varier le type d’animation ou les artistes eux même d’un événement à l’autre de manière à continuer d’attirer la curio-sité du public.

Il existe un grand nombre d’animations possibles pour animer vos événements, dont voici les principales grandes catégories :• Animations sportives et acrobatiques• Animations artistiques (sculpteurs, caricaturistes…)• Animations musicales (chanteurs, groupes, disco-mobile….)• Artistes (humoristes, imitateurs, sosies, comédiens…)• Spectacle et cabaret• Spectacle de rue (échassiers, théâtre de rue, jongleurs…)• Spectacle pour enfant (cirque, clowns, marionnettistes….)

Il est souvent compliqué de trouver et de choisir un artiste que l’on ne connait pas et dont on ne connait pas la prestation. Souvent le « bouche à oreille » permet de trouver l’animation que l’on souhaite, mais il existe d’autres moyens que vous propose la FNCOF.

L’une des missions de la FNCOF est de mettre en relation les artistes et prestataires du monde de la fête avec les organisateurs d’événements adhérents à la fédération. Pour cela nous vous proposons différentes possibilités :• Un annuaire d’artistes sur le site www.tousenfete.com • Un annuaire de référencement d’artistes sur notre magazine FI MAG• Des repas spectacles où les artistes viennent pendant 3h durant présenter un extrait de leur prestation artistique, lors de nos Congrès régionaux• Des contacts directs auprès de nos délégués régionaux et départementaux

Civens (42) Nizerolles (03)Rio Loco (31)

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4.2 - Marché aux puces

Exemples d’organisationde manifestations

Avant la manifestationL’organisateur doit adressé une décla-ration préalable de vente au déballage par lettre recommandée avec accusé de réception au maire de la commu-ne en même temps que la demande d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public • Au moins 3 mois avant la manifestation si elle a lieu sur le domaine public• Au moins 15j avant la manifestation si elle n’a pas lieu sur le domaine publicL’organisateur doit également établir un registre des vendeurs (articles R. 310-9 du code du commerce et 321-7 du code pénal). Ce registre doit comprendre les noms, prénoms, qualité et domicile ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité avec l’indication de l’autorité qui l’a établie.Concernant les participants non professionnels, le registre doit également faire men-tion de la remise d’une attestation sur l’honneur de non participation à deux autres manifestations de même nature au cours de l’année civile.Après la manifestation Le registre tenu tout au long de la manifestation doit être déposé à la préfecture/sous-préfecture sous couvert de la mairie du lieu de la manifestation dans un délai maximal de 8 jours.FiscalitéL’organisateur notamment associatif doit se conformer aux règles fiscales applica-bles. (Circulaire fiscale précisant les règles applicables au secteur associatif).

Un marché aux puces (vide-grenier, brocante) est une manifestation organisée dans un lieu public ou ouvert au public en vue de vendre ou d’échanger des objets mobiliers usagés et acquis de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce.Un vide grenier ou marché aux puces est un acte de commerce soumis au régime des ventes au déballage défini à l’article L 310-2 du code du commerce :« Sont considérées comme ventes au déballage les ventes de marchandises effectuées dans des locaux ou sur des emplacements non destinés à la vente au public de ces mar-chandises, ainsi qu’à partir de véhicules spécialement aménagés à cet effet. Les ventes au déballage ne peuvent excéder deux mois par année civile dans un même endroit ou sur un même emplacement. Elles font l’objet d’une déclaration préalable auprès du maire de la commune dont dépend le lieu de la vente. Les particuliers non inscrits au registre du commerce et des sociétés sont autorisés à participer aux ventes au déballage en vue de vendre exclusivement des objets personnels et usagés deux fois par an au plus… »

Longues (63)

Documents

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