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Guide de mise en œuvre du SGI
2013
Système de gestion des incidents (SGI)
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Grandes lignes
Contexte Ce dont il faut se rappeler Comment mettre en œuvre le SGI Étapes simples à suivre pour utiliser le SGI
Ressources En savoir plus
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Contexte
Bon nombre d'organismes en Ontario ont mis en œuvre le Système ontarien de gestion des incidents (SGI). Un nombre croissant d'organismes le mettent présentement présentement en œuvre et cherchent à obtenir des conseils et de l'aide. Le présent guide fournit des directives de haut niveau afin d'aider les organismes à mettre en œuvre le SGI, à l'aide de modèles et de documents d'accompagnement. Il s'appuie sur des mesures de mises en œuvre établies par le Comité directeur du SGI et des pratiques recommandées déterminées par les organismes qui utilisent ou mettent en œuvre le SGI.
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Ce dont il faut se rappeler
Il existe de multiples démarches pour mettre en œuvre le SGI : • Commencer à petite échelle en le mettant en œuvre lentement, étape par étape.
• Commencer à grande échelle – en le mettant en œuvre complètement et
rapidement.
• Mise en œuvre de haut en bas – par l'intermédiaire de décisions du comité, de
résolutions, de règlements, etc.
• Mise en œuvre de bas en haut – par l'intermédiaire de procédures, de
formations, d'une utilisation opérationnelle, etc.
• En collaboration – en vous associant à d'autres organismes de votre territoire de
compétence ou de votre secteur.
• Prendre les devants – mettez-le en œuvre au sein de votre organisme en
premier.
Choisissez la méthode qui convient à votre organisme : • Quels sont vos motifs et vos besoins?
• Quel est votre échéancier?
• Qui participe?
• Quels sont les obstacles?
• Quelles ressources sont disponibles?
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Ce dont il faut se rappeler
Tirer parti des ressources dont vous disposez déjà :
• Le SGI est conforme aux pratiques recommandées.
• Les processus du SGI peuvent être intégrés aux systèmes
existants.
Utiliser la « démarche de la boîte à outils » :
• Utilisez seulement les outils qui conviennent à vos besoins.
• Il n'est pas nécessaire d'utiliser tous les outils et toutes les
ressources du SGI.
Adapter et personnaliser :
• Chaque organisme et incident est unique.
• Les ressources du SGI peuvent être adaptées et personnalisées
pour répondre aux besoins particuliers de l'organisme et de
l'incident (tout en respectant la normalisation globale du SGI).
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Ce dont il faut se rappeler
La collaboration est importante :
• au sein de votre organisme ou de votre territoire de compétence;
• à l'extérieur de votre organisme ou de votre territoire de
compétence.
Profiter de l'expérience d'autres organismes :
• Un bon nombre d'organismes ont déjà mis en œuvre le SGI.
• Dégager les leçons apprises et les pratiques recommandées.
• Étudier les ressources ou outils à votre disposition.
Tirer profit des ressources de l'Ontario :
• la doctrine, les lignes directrices, les procédures, les outils et les
exemples;
• la formation
• le site Web et les communications (www.ontario.ca/sgi)
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Huit mesures principales ont été cernées :
Mesure Mise en œuvre du SGI
Gouvernance • Établir une structure de gouvernance. • Déterminer un « responsable » et inclure tous les intervenants pertinents.
Sensibilisation • S'assurer que le personnel connaît le SGI et sait comment accéder aux ressources.
Adoption du SGI • Émettre une déclaration, une résolution, une note de service, un courriel, etc.
Intégration du SGI aux politiques, aux plans et aux procédures
• Réviser les politiques, les procédures et les plans pertinents afin qu'ils reflètent le SGI.
Soutien à la formation • Participer aux cours, nommer des participants et désigner des instructeurs.
Utilisation du SGI au cours des exercices
• Structurer et réaliser les exercices en utilisant les concepts du SGI.
Utilisation du SGI pour la conduite des opérations
• Recourir au SGI dans le cadre d'interventions réelles en situation d'urgence et d'événements prévus.
Durabilité • Toutes les mesures ci-dessus assureront la durabilité.
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Gouvernance
• Traiter la mise en œuvre du SGI comme un « projet ».
• Désigner un responsable.
• Déterminer les personnes à inclure au processus.
• Envisager l'établissement d'un groupe de travail ou d'un comité.
• Déterminer les objectifs, les activités, les ressources, le calendrier, etc.
• Examiner les progrès.
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Sensibilisation • Fournir au personnel des renseignements sur les ressources du SGI
disponibles.
• S'abonner aux nouvelles et aux mises à jour sur le SGI (www.ontario.ca/sgi).
• Élaborer des techniques de sensibilisation (séances d'information, courriels, etc.).
• Établir les objectifs, le public cible et les principaux messages.
• Intégrer le SGI aux communications existantes (c.-à-d., les bulletins d'information).
• Effectuer un suivi de vos progrès en matière de sensibilisation.
• Consigner les éléments ci-dessus dans un plan de communication (modèle disponible).
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Adoption
• Adopter le SGI à l'aide de la méthode la plus appropriée : procès-verbaux de réunions; règlement (dans les plans d'urgence ou un nouveau projet de
règlement); plans; déclaration d'adoption; résolution; etc.
• Informer le personnel/les partenaires / Gestion des situations d'urgence Ontario de l'adoption : déclaration d'adoption; courriel, note de service, communiqué; résolution; etc.
• Modèles d'adoption disponibles sur le site www.ontario.ca
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Formation
• Déterminer les cours nécessaires.
• Identifier les personnes qui doivent suivre la formation.
• Définir les niveaux de formation* qui doivent être suivis par le personnel selon le poste ou la fonction.
• Déterminer les objectifs de la formation (date, nombre de personnes, niveaux, etc.).
• Nommer des instructeurs à l'interne.
• Désigner un suivi des progrès de la formation.
• Consigner les éléments ci-dessus dans un plan de formation du SGI (modèle disponible).
* Remarque : Certaines associations ont établi des niveaux de formation recommandés pour des rangs ou des postes précis.
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Intégration du SGI aux politiques, aux plans et aux procédures
• Déterminer les politiques, les plans et les procédures qui nécessitent une intégration du SGI.
• Déterminer les stratégies d'adoption : l'intégrer au sein des ressources existantes (politiques, plans,
règlements, etc.); créer de nouvelles ressources; ajouter en tant qu'annexe.
• Établir le calendrier :
immédiatement; examen annuel; pour une date précise.
• Identifier la personne responsable et effectuer un suivi des progrès. • Consigner les éléments ci-dessus dans un plan d'intégration du SGI
(modèle disponible).
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Exercices relatifs au SGI
• Déterminer les types d'exercices à intégrer au SGI : exercice fondé sur les discussions, sur table, à grand
déploiement, fonctionnel, etc.
• Structurer les exercices en utilisant les concepts du SGI : processus de planification et plans d'action en cas d'incident; structure organisationnelle; gestion de l'information; gestion des ressources; installations du SGI; outils et ressources (formulaires, listes de contrôle des postes,
etc.); autre.
• Évaluer l'utilisation du SGI durant les exercices.
• Déterminer les mesures correctives à prendre dans les rapports et les comptes rendus après action
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Intervenir avec le SGI
• Recourir au SGI dans le cadre d'interventions en cas d'incidents ou d'événements : événements prévus, incidents courants, situations d'urgence
complexes.
• Structurer l'intervention en cas d'incident en utilisant les concepts du SGI : processus de planification et plans d'action en cas d'incident; structure organisationnelle; gestion de l'information; gestion des ressources; installations du SGI; outils et ressources (formulaires, listes de contrôle des postes,
etc.); autre.
• Évaluer l'utilisation du SGI durant l'intervention.
• Déterminer les mesures correctives à prendre dans les rapports et les comptes rendus après action
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Comment mettre en œuvre le SGI?
Durabilité • L'utilisation et l'application constante des autres mesures de mise en
œuvre du SGI de façon structurée en assureront la durabilité :
Gouvernance
Durabilité
Sensibilisation Politique, plans et procédures
Exercice
Approbation Formation Intervention
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SGI 101 : Étapes simples à suivre pour commencer à utiliser le SGI
Suivre le présent guide pour l'utilisation du SGI en cas d'incident ou d'un exercice :
Répondre aux besoins immédiats • Évaluer la situation et intervenir en conséquence. • Consigner les premières activités d'intervention dans le formulaire IMS 201 :
information sur l'incident. • Utiliser le formulaire IMS 201 comme outil pour informer le nouveau personnel
ou le commandant.
Fixer le niveau de planification requis • Un plan d'action en cas d'incident (PAI) verbal? • Un plan d'action en cas d'incident écrit?
Établir un cycle de planification et un calendrier (au besoin) : • Séance d'information sur l'incident : informer le nouveau personnel sur les
lieux de l'incident.
• Première réunion du commandement : établir la structure de commandement (simple ou unifié) et identifier la personne responsable.
• Réunion sur les objectifs et les stratégies : le commandant doit établir les objectifs et les stratégies.
• Réunion de planification : examiner/terminer le plan d'action en cas d'incident (les chefs de section doivent présenter un rapport sur la manière dont ils mèneront à bien les tâches qui leur sont attribuées).
• Séance d'information sur les opérations : informer le personnel du PAI concernant la prochaine phase opérationnelle.
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SGI 101 : Étapes simples à suivre pour commencer à utiliser le SGI
Diviser le personnel selon les fonctions du SGI : • Activer seulement les fonctions du SGI nécessaires à un incident précis. • Affecter le personnel à des postes précis au sein du SGI en s'appuyant sur
l'expérience et les compétences. • Au besoin, affecter du personnel à de multiples postes. • Établir la « Section des opérations » en fonction des besoins de l'incident :
tenir compte des directions fonctionnelles (c.-à-d., le retrait des débris / les services essentiels);
tenir compte des directions géographiques (c.-à-d., direction du Nord, direction du Sud, etc.).
• Consigner ces renseignements dans le formulaire IMS 203 : liste des affectations organisationnelles ou le formulaire IMS 207 : organigramme relatif à l'incident.
Utiliser les formulaires de base du SGI :
• Utiliser le formulaire d'information sur l'incident (formulaire IMS 201) pour informer tout le nouveau personnel.
• Demander à tout le personnel de s'enregistrer à l'aide des listes d'enregistrement (formulaire IMS 211 ou 211-B).
• Demander à tout le personnel de tenir à jour un journal d'activités (formulaire IMS 214).
• Consigner les objectifs et les stratégies dans le formulaire des objectifs de la gestion des incidents (formulaire IMS 202).
• Élaborer un plan d'action en cas d'incident, en utilisant le formulaire du PAI général (formulaire IMS 1001).
Mettre en œuvre le PAI et en évaluer le succès * Remarque : Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'utilisation du SGI,
veuillez consulter le site www.ontario.ca/sgi.
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Pour en savoir plus : Cycle de planification du SGI
Réunions préalables à la planification (facultatives)
Objectif : En vue de la principale réunion de planification, une série de réunions préalables est organisée au besoin.
Première réunion du
commandement (le
cas échéant)Objectif : Discussion
entre les principaux
représentants officiels sur
les questions importantes.
Détermination de la
nécessité d'un
commandement unifié et
adoption des mesures
appropriées.
Responsabilité :
Membres de l'équipe de
commandement unifié (si
elle est créée)
Information sur
l'incidentObjectif : Informer le
personnel en service ou le
nouveau commandant de la
situation.
Responsabilité :
Commandant ou CSO en
place
Participants : Nouveau
commandant et (ou) CSP,
autres personnes au besoin
Formulaires : Présentation
du formulaire IMS 201 :
Formulaire d'information sur
l'incident
Notification et
première interventionObjectif : Gestion des
premières activités
d'intervention, y compris le
personnel d'activation, les
installations et les
ressources
Responsabilité :
Commandant ou agent de
service
Participants : Tous (au
besoin)
Formulaires : Préparation
du formulaire IMS 201:
Formulaire d'information sur
Réunion du commandement sur
les objectifs et les stratégiesObjectif : Le commandement établit la
mission, les objectifs, les stratégies et
les priorités relatifs à l'incident.
Responsabilité : Commandement
Participants : CSP, CSO et autres au
besoin
Formulaires : Préparation du formulaire
IMS 202 durant ou après la réunion et
signature par le commandement
Réunion de l'état-major et
de l'état-major généralObjectif : Présentation de la
mission, des objectifs et des
stratégies
Responsabilité : CSP et CSO
Participants : État-major et
état-major général. Autres au
besoin
Formulaires : Le formulaire
IMS 202 peut aider à
transmettre l'information.
Réunion de l'état-major et
de l'état-major généralObjectif : Présentation de la
mission, des objectifs et des
stratégies
Responsabilité : CSP et CSO
Participants : État-major et
état-major général. Autres au
besoin
Formulaires : Le formulaire
IMS 202 peut aider à
transmettre l'information.
Réunion de planificationObjectif : L'état-major et l'état-major
général se réunissent afin de discuter du
contenu du PAI et de le confirmer. Chaque
membre présente de l'information sur son
secteur de responsabilités.
Responsabilité : CSP
Participants : Commandant, état-major et
état-major général, tout autre membre clé
du personnel requis
Formulaires : Approbation de tout le
contenu à inclure dans le PAI (à l'aide des
formulaires IMS 1001 ou IMS 202 avec
annexes).
Remarque : Voir l'exemple d'ordre du jour
de la réunion de planification à la page 54
de la Doctrine du SGI.
Préparation et approbation du plan d'action en cas
d'incidentObjectif : La Section de la planification rédige la version définitive du
PAI en fonction des résultats de la réunion de planification.
Responsabilité : CSP
Formulaires : PAI général (IMS 1001) avec annexes ou IMS 202 en
tant que page couverture du PAI, avec d'autres formulaires IMS joints.
Version complète du PAI : Comprend normalement les formulaires
suivants : IMS 202 Objectifs relatifs à l'incident, IMS 203 Liste des
affectations organisationnelles, IMS 204 Liste des affectations des
divisions/groupes, IMS 205 Plan relatif aux télécommunications en cas
d'incident, IMS 206 Plan médical en cas d'incident et IMS 207
Organigramme relatif à l'incident. D'autres annexes peuvent être jointes
au besoin.
Séance d'information sur les
opérations (distribution du PAI) Objectif : Présentation du PAI écrit à tout
le personnel et attribution officielle des
tâches
Responsabilité : CSO et CSP
Participants : Chefs des ressources
activées (p. ex. chefs des directions, des
divisions, etc.)
Formulaires : Formulaire IMS 1001 (PAI
général) ou IMS 202 avec annexes
appropriées, au besoin
Remarque : Voir l'exemple d'ordre du
jour de la séance d'information sur les
opérations à la page 55 de la Doctrine du
SGI.
Début de la phase opérationnelleObjectif : Le PAI est mis en œuvre
Évaluation (continue)Objectif : Tout le personnel suit de près
l'efficacité des opérations. Le CSO suit de
près le succès des opérations et présente
un rapport aux fins d'ajustement en vue
des phases opérationnelles à venir. Une
fois les opérations lancées, il est
recommandé de tenir une ou des
réunions afin de partager l'information et
les « leçons retenues ».
Responsabilité : CSO
TRAVAIL D'ARRIÈRE-PLAN ET
FORMULAIRES DU GSIObjectif : Chaque section exécute des tâches et
remplit les formulaires IMS requis pour le PAI en
vue de la réunion de planification.Opérations
· IMS 215-G : Feuille de travail servant à la
planification opérationnelle
· IMS 220 : Résumé des opérations
aériennesPlanification
· IMS 202 : Objectifs relatifs à l'incident
· IMS 203 : Liste des affectations
organisationnelles
· IMS 204 : Liste d'affectation des ressources
· IMS 207 : Organigramme relatif à l'incident
Logistique
· IMS 205 : Plan relatif aux télécommunications
en cas d'incident
· IMS 206 : Plan médical en cas d'incident Agent
de sécurité
· IMS 215-A : Analyse de la sécurité sur le lieu
de l'incident
· IMS 202 : Objectifs relatifs à l'incident
(message de sécurité)
ACRONYMESCSO Chef de la Section des opérations
CSP Chef de la Section de la planification
CSL Chef de la Section de la logistique
CSFA Chef de la Section des finances et de
l'administration
Début de la
planification de la
phase
opérationnelle
suivanteObjectif : Une fois que
le PAI de la phase
opérationnelle en cours
est en place, la Section
de la planification
commence
immédiatement à
élaborer celui de la
phase opérationnelle
suivante.
Responsabilité : CSP
(en place, ou tout juste
activé pour la phase
opérationnelle suivante)
Phase
opérationnelle
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Pour en savoir plus : Ressources pour la mise en œuvre du SGI
Les modèles suivants peuvent vous aider à mettre en œuvre le SGI :
• Modèle du plan de formation [lien]
• Modèle de déclaration d'adoption [lien]
• Modèle de résolution [lien]
• Plan d'intégration : politiques, plans, procédures [lien]
• Modèle de stratégie de communication [lien]
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Pour en savoir plus : Ressources du SGI Doctrine et lignes directrices :
• Doctrine du SGI – le cadre stratégique du SGI [lien] • Lignes directrices du COU – guide pour l'application du SGI dans les
COU [lien]
Outils et modèles : • Liste de contrôle des postes – énumère les principales fonctions pour
tous les postes du SGI [lien]. • Formulaires du SGI – outils pour appuyer la gestion des incidents
[lien]. • Planning P Poster – aperçu du cycle de planification[lien]
Communications :
• Page Web du SGI – découvrir toutes les ressources et les nouvelles du SGI [lien].
• Nouvelles et mises à jour du SGI – s'abonner pour recevoir les mises à jour du SGI [lien].
• Présentation PowerPoint sur l'introduction au SGI – breffer le personnel/la direction [lien].
• Fiche de renseignements – un aperçu du projet du SGI [lien] • Foire aux questions – trouver des réponses à vos questions [lien].
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Pour en savoir plus : Formation et apprentissage par l'expérience
Formation actuelle : [lien] • SGI 100 : Introduction au SGI – pour le personnel qui participe à la gestion des
incidents. • SGI-200 : Cours de base sur le SGI – pour tout le personnel qui participe à
l'intervention en cas d'incident. • SGI-250 : SGI dans les COU – pour tout le personnel dans les COU • SGI-300 : Cours intermédiaire sur le SGI – pour le personnel occupant des rôles
de direction au sein du SGI. • SGI-910 : Cours de base sur le SGI à l'intention des instructeurs – désignez vos
propres instructeurs. Cours prévus :
• SGI 150 : Cours à l'intention des hauts fonctionnaires – pour les dirigeants et les représentants élus
• SGI-400 : Cours à l'intention du personnel de commandement – pour les commandants du lieu de l'incident, les commandants dans les COU et les commandants de zone
• Cours à l'intention des agents d'informations sur les situations d'urgence (AISU) – pour les AISU
Apprentissage par l'expérience • Programme de renforcement des capacités de gestion des incidents – acquérir
de l'expérience en gestion d'incidents en participant à titre d'observateur, puis par l'intermédiaire d'un jumelage durant des incidents d'envergure.
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Pour en apprendre davantage / Faire part de vos commentaires
Vous utilisez le SGI? Veuillez nous en faire part… • Envoyez une déclaration d'adoption à l'adresse
[email protected] Partagez votre expérience…
• Envoyez-nous vos leçons apprises.
• Partagez vos outils et ressources du SGI.
• Faites-nous savoir ce que nous pouvons faire pour nous améliorer.
Consultez le site www.ontario.ca/sgi pour :
• accéder aux ressources du SGI.
• s'inscrire aux formations sur le SGI.
• s'abonner aux nouvelles et aux mises à jour sur le SGI.
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