Guide de référence rapide à l’attention

des fournisseurs détenant un compte

standard

Version : 1.0 / juillet 2018

Table des matières

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• Qu’est-ce que le compte standard Ariba Network

• Inscription et création d’un compte standard

• Gestion des BDC

• Gestion des Confirmations de commande

• Gestion des Avis préalables d'expédition

• Administration du compte – IMPORTANT !

• Assistance

Qu’est-ce que le compte standard Ariba Network

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Ariba Network est un portail en ligne destiné aux fournisseurs qui leur permet d’interagir avec des Clients pour l’échange de documents liés à des transactions de fourniture de produits et/ou services.

Ce dossier d’information a pour objet de vous permettre, en tant que fournisseur, de travailler avec un compte standard dans Ariba.

Quelles sont les implications pour vous ?

• Vous devrez vous inscrire pour obtenir un compte Ariba Network « standard » via un e-mail interactif que vous recevrez avec un Bon de commande

• Une fois que vous serez inscrit sur Ariba Network, vous devrez :– Envoyer une Confirmation de commande pour accuser réception de la Commande

Qu’est-ce que le compte standard Ariba Network

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Le compte standard Ariba Network est également désigné « E-mail interactif » et est un outil gratuit pour les fournisseurs dont les clients s’approvisionnent via SAP Ariba. Cette fonctionnalité de SAP Ariba permet de transmettre des bons de commande (BDC) via un e-mail généré par le système, d’optimiser la présentation des BDC envoyés par e-mail et, pour les fournisseurs, de visualiser tous leurs BDC sur un même portail.

Cet e-mail généré par le système est envoyé via Ariba Network aux fournisseurs, sans qu’ils aient à mettre en place une relation commerciale Ariba Network complète avec Ariba. Le compte standard est une option gratuite qui permet de :

• Visualiser toutes les commandes sur un même portail ;

• Envoyer facilement des confirmations de commande ;

• Renvoyer une copie du BDC sur votre compte de messagerie électronique pour traitement.

Qu’est-ce que le compte standard Ariba Network

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La seule condition requise est de disposer d’une connexion internet et d’un navigateur web capable de générer des Confirmations de commandes. Les fournisseurs devront s’inscrire pour obtenir un Compte standard lorsqu’ils accéderont à la première commande.

Critères pour la création d’un Compte standard

Les nouveaux fournisseurs qui ne sont pas contactés par un Consultant Ariba ou par notre société en tant que client ne bénéficient pas de toutes les habilitations sur Ariba Network et leur compte sera un Compte standard par défaut.

Vous êtes libre de passer à un Compte Ariba Network complet à tout moment si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles avec le Compte standard.

Présentation de la procédure avec un Compte

standard

1. Une commande Ariba P2P est créée

2. Ariba P2P génère via Ariba Network un e-mail avec les informations du BDC et l’envoie sur l’adresse e-mail du fournisseur

3. Le fournisseur reçoit l’e-mail généré par le système avec le BDC

4. (Pour les fournisseurs non inscrits) Le fournisseur s’inscrit pour obtenir un Compte standard Ariba Network

5. [Facultatif] Le fournisseur peut accuser réception du BDC (Confirmation de commande) via le Compte standard

6. [Facultatif] Le fournisseur peut envoyer l’avis d’expédition via le Compte standard lorsqu’il nous envoie les produits

Réception d’un e-mail interactif de votre client

Création d’un compte standard

Configuration du compte,

acceptation des conditions

d’utilisation et inscription

Transaction avec le client à

l’aide du compte

standard

Obligatoire

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Remarque importante !

• Avec le compte standard, les bons de commande vous sont envoyés par e-mail

• Veuillez conserver TOUS les e-mails contenant des bons de commande générés par Ariba

• Vous aurez besoin de l’e-mail original pour effectuer certaines tâches, par exemple générer une Confirmation de commande, envoyer des avis préalables d’expédition !

• Veillez à ce que l’entreprise de vos fournisseurs ait accès à Ariba Network. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 utilisateurs dans l’entreprise de vos fournisseurs.

Obligatoire

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Étapes suivantes

• Veillez à ce que l’ensemble de votre personnel interne soit informé et en mesure d’effectuer toutes les transactions via Ariba Network

• Définissez les membres de votre personnel en tant qu’Utilisateurs avec l’autorisation appropriée

• Configurez vos notifications par e-mail

• Acheminement de commande électronique : sélectionnez vos préférences pour la réception des commandes

• Vous recevrez une communication officielle concernant le lancement une semaine avant la date du lancement

Obligatoire

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Procédure d’inscription pour le Compte

standard

• Vous recevrez un e-mail dit interactif de notre part via Ariba pour le traitement d’un bon de commande

• Cliquez sur « Traiter la commande » en bas du message

• Vous serez redirigé vers votre Compte standard Ariba

• Remarque : Étant donné que vous ne pouvez accéder à un BDC pour le traiter que via l’e-mail, nous vous conseillons de conserver tout e-mail contenant un BDC jusqu’à la facturation de tous les articles correspondants.

Si l’e-mail interactif est transféré, une personne interne ou extérieure à votre société pourra créer le compte en votre nom. Veuillez donc faire preuve de vigilance lorsque vous transférez cet e-mail afin d’éviter toute création de compte sans les informations souhaitées. Une fois le compte créé, tous les BDC seront acheminés selon les paramètres définis.

Obligatoire

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Procédure d’inscription pour le

Compte standard

• Il vous est demandé de vous inscrire pour créer un nouveau compte standard ou d’utiliser un compte existant

• Si vous utilisez votre Compte standard Ariba pour la première fois, veuillez choisir « s’inscrire » et procéder à l’inscription.

• Si vous avez déjà les identifiants de connexion de votre Compte standard, veuillez choisir « se connecter »

Obligatoire

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Procédure d’inscription pour le

Compte standard

• Configurez votre compte, acceptez les conditions d’utilisation et inscrivez-vous

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3

Obligatoire

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Procédure d’inscription pour le

Compte standard

• Une fois que vous serezinscrit sur Ariba Network,vous recevrez uneconfirmation

Obligatoire

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Procédure d’inscription pour le

Compte standard

Maintenant que vous êtes inscrit, vous pouvez visualiser les Bons de commande et accéder à deux fonctionnalités importantes du Compte standard Ariba Network :

• Créer une Confirmation de commande vous permet de confirmer le Bon de commande et d’en accuser réception

• Créer un avis d’expédition vous permet d’envoyer une notification indiquant que la commande est prête

Obligatoire

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Relier les identifiants utilisateur d’un Compte

standard et d’un Compte complet

1

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À partir du tableau de bord de votre compte standard, cliquez sur votre nom sur la droite de Paramètres de la société puis cliquez sur Relier des identifiants utilisateur dans le menu.Remarque : Une fois que des identifiants utilisateur sont reliés, ils ne peuvent plus être dissociésRemarque : Si vous avez différentes unités opérationnelles et que vous souhaitez les relier à ce compte, toutes les informations seront transférées sur ce compte. Soyez donc prudent avant de relier des comptes. Cela ne signifie pas nécessairement que si une entité aux États-Unis a un compte une entité en Australie, par exemple, l’utilisera.

Dans Aucune approbation nécessaire, saisissez les identifiants de connexion pour que le compte complet soit relié et cliquez sur Relier des comptes

Vous pourrez ensuite passer d’un identifiant Utilisateur relié à un autre en cliquant sur votre nom et sur le compte auquel vous souhaitez accéder

Facultatif

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Inscription standard Ariba – compte complet

Vous pouvez, à tout moment, passer à un compte complet pour accéder à toutes les fonctionnalités d’Ariba Network

• Navigation sur tout le portail Web

• Intégration

• Catalogues

• Vendeur Ariba

Cliquez sur « en savoir

plus » sur la page

d’accueil

Facultatif

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Inscription standard Ariba – compte complet

Fonctionnalités Compte standard Compte complet

Accès Par des notifications par e-mail Tableau de bord en ligne

Profil de la société

Bon de commande, confirmation de

commande (intégrale et partielle), avis

d’expédition

Catalogues électroniques

Archivage légal Notification par e-mail et tableau de

bord en ligne

• Archivage à long terme des factures pour la

conformité l’échelle internationale (des

restrictions régionales s’appliquent)

• Possibilité de télécharger des factures en grand nombre

pour archivage local

Assistance Ariba Centre d’assistance en ligne • Assistance par téléphone, chat ou e-mail

• Accès direct à des experts en activation pour

l’assistance au démarrage

• Assistance technique pour la configuration et

assistance pour l’intégration

• Séances de formation pédagogique en ligne

Intégration

Rapports

Relation avec plusieurs clients

Utilisateurs multiples

Application mobile

Ariba Discovery Des frais peuvent être facturés

pour répondre aux prospects

Cliquez ici pour obtenir des

informations complémentaires.

Des frais peuvent être facturés pour

répondre aux prospects. Cliquez ici

pour obtenir des informations

complémentaires.

Frais GRATUIT Des frais peuvent être facturés, Voir toutes les informations.

Facultatif

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Créer une confirmation de commande

• Pour travailler sur un Bon de commande, vousdevrez y accéder dans Ariba. À cette fin, il estessentiel de conserver l’e-mail que vous avezreçu vous informant du nouveau BDC. Veuillezcliquer sur « Traiter la commande ».

• Si vous ne retrouvez pas l’e-mail initialcontenant le BDC, vous pouvez le renvoyer enaccédant au tableau de bord de votre compteAriba, en choisissant le BDC dans la partieCommandes, factures et paiements et encliquant sur « Sélectionner et m’envoyer unecopie ». Veuillez noter que le nombre de BDCaffiché sur le tableau de bord du fournisseurpeut être limité.

Facultatif

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Créer une confirmation de commande

• Dans « Créer une confirmation de commande », vous pouvez confirmer la commande ou actualiser les articles.

• Remarque : vous ne pouvez pas rejeter de commande dans Ariba à ce stade. Pour rejeter une commande, veuillez contacter l’acheteur.

• Lorsque vous sélectionnez « Confirmer une commande dans son intégralité », vous avez la possibilité d’actualiser certains des champs ci-dessous.

• Cliquez sur « OK » pour passer à l’écran suivant.

Facultatif

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Créer une confirmation de commande

• Indiquez les informations pertinentes

• Cliquez sur « Suivant » pour poursuivre

Facultatif

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Créer une confirmation de commande

• Pour confirmer le BDC, cliquez sur « Envoyer » sur cet écran et la confirmation de commande sera envoyée avec les informations actualisées.

Facultatif

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Créer des APE

• Pour travailler sur la commande, il vous faudra y accéder dans Ariba. À cette fin, il est essentiel de conserver l’e-mail que vous avez reçu vous informant du nouveau BDC. Veuillez cliquer sur « Traiter la commande ».

• Si vous ne retrouvez pas l’e-mail initial contenant le BDC, vous pouvez le renvoyer en accédant au tableau de bord de votre compte Ariba, en choisissant le BDC dans la partie Commandes, factures et paiements et en cliquant sur « Sélectionner et m’envoyer une copie ». Veuillez noter que le nombre de BDC affiché sur votre tableau de bord peut être limité.

Facultatif

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Avis d'expédition (APE)

• Vous pouvez générer l’Avis préalable d'expédition (APE) pour l’intégralité ou une partie du Bon de commande en modifiant la quantité prête à être expédiée.

Facultatif

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Avis d'expédition (APE)

• Une fois que vous avez indiqué les informations concernant les articles prêts à être expédiés, cliquez sur « Suivant »

Facultatif

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Avis d'expédition (APE)

• Vérifiez les informations et, si vous êtes prêt, cliquez sur « sauvegarder » pour sauvegarder et poursuivre ultérieurement ou sur « envoyer » pour envoyer

Facultatif

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Administration du compte

• Configuration de compte– Profil de base– Acheminement de commande électronique– Informations sur le paiement– Notifications par e-mail

• Gestion des rôles et utilisateurs

• Relations avec les clients

• Assistance Ariba Network

Obligatoire

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Configurer les informations du compte

Les fournisseurs sont responsables de l’exactitude des choix indiqués ci-dessous. Les fournisseurs peuvent revenir à ces choix à tout moment pour les modifier et les actualiser.

• Profil de base : vérifier les informations relatives à la société des fournisseurs

• Notification par e-mail : examiner et mettre à jour les adresses e-mail pour les notifications liées aux comptes des fournisseurs

• Acheminement de commande électronique : sélectionner les préférences du fournisseur pour la réception des commandes

Obligatoire

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Connexion en tant qu’AdministrateurObligatoire

Page de connexion à Ariba NetworkPour vous connecter à un compte de fournisseur, cliquez sur https://supplier.ariba.com Pour accéder à votre compte de production, saisissez votre « Nom d’utilisateur » et votre « Mot de passe » puis cliquez sur « Connexion »

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Configuration du profil et du compte Obligatoire

• Accédez au profil de la société

• Cliquez sur « Paramètres de la société »

• Cliquez sur « Profilde la société »

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Configuration du profil de la sociétéObligatoire

Profil de base :

• Renseignez ou modifiez tous leschamps requis signalés par unastérisque dans la partie profil debase de la société

• Cliquez sur « ajouter » pour classer votre société en fonction– des catégories de produits et services– des lieux d’expédition– des secteurs d’activité

• Cliquez sur « Sauvegarder » lorsque vous avez terminé

En cas de changement des informations relatives à votre société, vous devez en informer votre acheteur directement.

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Configuration du profil de la société Obligatoire

Entreprise

• Veuillez indiquer votre identifiant de TVA sans caractères spéciaux

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Configuration du profil de la société

Marketing

• Saisissez des informations complémentaires et des caractéristiques spécifiques concernant votre société

• Ajoutez une « Description de la société » et le « Logo de la société »

Obligatoire

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Configuration de compte de base

Contacts

• Les principaux champs de contact de la société se trouvent dans l’onglet « contacts » qui se situe sur la page « profil de la société »

Obligatoire

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Configuration de compte de base Obligatoire

Certifications

• Saisissez des informations complémentaires concernant les certifications de votre société, le cas échéant

• Vous pouvez saisir des informations complémentaires concernant les pratiques de votre société en matière d’écologie ou de diversité

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Obligatoire

Configurer les Paramètres réseau : Acheminement

de commande électronique

• Cliquez sur « Paramètres de la société » puis sur « Acheminement de commande électronique » pour indiquer la manière dont vous souhaitez réaliser les transactions avec vos clients sur Ariba Network

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Obligatoire

Configurer les Paramètres réseau : Acheminement

de commande électronique

• Cette partie permet de déterminer la manière dont vous recevrez les documents.

• Pour le Compte standard Ariba, toute commande ou commande rectificative sera envoyée exclusivement par e-mail. Les autres options (xXML, en ligne, etc.) ne sont disponibles qu’avec la version complète du compte Ariba Network.

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Obligatoire

Configurer les Paramètres réseau : Acheminement

de commande électronique

Options :

• Vous pouvez indiquer jusqu’à 5 adresses e-mail séparées par une virgule

• Sélectionnez « Inclure un document dans l’e-mail »

• Vous pouvez également utiliser une adresse e-mail de liste de diffusion non personnalisée telle que : orders@supplier-example.com

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Obligatoire

Configurer les Paramètres réseau : Acheminement

de commande électronique

Notifications

• Les cases suivantes doivent être cochées pour que toutes les modifications et actualisations de commandes vous soient notifiées.

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Notifications Obligatoire

• À partir de « Paramètres de la société », sélectionnez « Notifications réseau » pour indiquer les notifications système que vous souhaitez recevoir.

• Cliquez sur l’onglet « Général » pour définir des notifications générales.

• Cliquez sur l’onglet « Réseau » pour définir les notifications liées aux transactions

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Notifications

• Dans l’onglet « Réseau », choisissez de recevoir les notifications importantes concernant les transactions

• Remarque : Saisissez jusqu’à 3 adresses e-mail par type de notification. Séparez chaque adresse e-mail par une virgule

Obligatoire

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Fonctionnalité de compte utilisateur

avancée

Obligatoire

Le Compte utilisateur vous permet de :

• Accéder rapidement à vos paramètres d’information de compte utilisateur

• Relier plusieurs comptes utilisateur

• Remarque : Une fois que différents comptes utilisateur sont reliés, le navigateur de compte utilisateur affiche les différents comptes utilisateur.

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Fonctionnalité de compte utilisateur

avancée

Obligatoire

Informations relatives à l’utilisateur

• Dans « Mon compte », renseignez ou mettez à jour tous les champs obligatoires signalés par un astérisque.

• Remarque : Si vous modifiez votrenom d’utilisateur ou mot de passe,n’oubliez pas de l’utiliser lors devotre connexion suivante.

• Masquer les informations à caractère personnel si nécessaire en cochant la case

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Utilisateurs et rôles Obligatoire

Dans le « Navigateur d’administration », cliquez sur « Utilisateurs ».

Administrateur :

• Responsable de la gestion du compte et de la confirmation

• Le rôle d’administrateur est automatiquement lié au nom d’utilisateur et à l’identifiant de connexion saisis lors de l’inscription

• Contrôle les accès au compte ; crée les Utilisateurs et les Rôles

• Principal interlocuteur des Utilisateurs pour les questions ou problèmes

Utilisateur :

• Créé par l’Administrateur

• A un seul rôle qui correspond aux responsabilités effectives liées au poste de l’utilisateur

• Responsable de la mise à jour de ses informations à caractère personnel

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Créer des Rôles utilisateurs et des

Utilisateurs

Obligatoire

À partir de la page Utilisateurs :

• Dans la partie gérer les Rôles utilisateur, cliquez sur « Créer un Rôle »

• Saisissez « le nom et la Description » du Rôle

• Ajoutez une « autorisation » pour le rôle en cochant les cases appropriées

• Cliquez sur « Sauvegarder ». Le nouveau rôle est créé.

• Vous pouvez désormaissélectionner « Créer un utilisateur »pour attribuer le rôle à un nouvelutilisateur

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Portail d’information destiné aux

fournisseurs

Facultatif

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Ressources d’aide pour les fournisseurs

• Assister à un séminaire en ligne en direct– S’inscrire pour un prochain séminaire en ligne en direct ou visualiser

une session enregistrée

• Aide en ligne– Compte standard– Centre d’assistance– Échange avec la communauté d’utilisateurs

• Assistance clientèle SAP Ariba– Cliquez ici pour consulter les numéros de téléphone applicables pour

chaque région

Facultatif

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Ressources d’aide pour les fournisseurs

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Veuillez consulter le site Internet d’information destiné aux fournisseurs de BI pour prendre connaissance des communications importantes et documents de référence.

Site Internet weBuy de BI

Consultez le site Internet et la chaîne YouTube Ariba pour obtenir des informations complémentaires !

Vidéos YouTube

Ariba Network

Pour obtenir des informations complémentaires concernant

Ariba Network, veuillez consulter les sites :

https://www.ariba.com/ariba-network

https://www.ariba.com/about

https://support.ariba.com/interactive_email

https://support.ariba.com/ariba-network-light-account

Merci!