GUIDE du CV 2017

Objectifs: En demandant chaque année le Curriculum Vitae, nous visons les objectifs suivants:

• Nous assurer que tout va bien dans votre projet de recherche et dans vos études et vérifier que votre financement est suffisant pour vous permettre de poursuivre vos travaux sans entraves. Les deux évaluations, qui demeurent STRICTEMENT CONFIDENTIELLES constituent des outils de dépistage qui nous permettent de vous aider à rectifier à temps toute situation problématique. Nous espérons également connaître votre avis, aussi bien que ceux de votre directeur et de vos parrains.

• Le CV représente un outil de suivi pour votre comité de parrainage afin de vous accompagner dans l’évolution de votre projet de recherche.

• Confirmer vos coordonnées et votre financement pour répondre à diverses demandes et aux exigences d’organismes subventionnaires lors de demandes de fonds.

Nous vous demandons de lire ce document attentivement en entier avant de débuter et de respecter la séquence des différentes étapes de la procédure. IMPORTANT : votre inscription pour l’année académique 2017-2018 ne pourra entrer en vigueur sans le retour de votre CV et vos évaluations.

INFORMATION Dr Paul Cisek Comité des études supérieures en sciences neurologiques Tél.: (514) 343-6111, poste 4355 Courriel: paul.cisek@umontreal.ca

DATE LIMITE CV ET ÉVALUATIONS : 31 MAI 2017

MERCI DE VOTRE COLLABORATION

R1 : COMMENT REMPLIR LE CV

1. Pour accéder au CV étudiant, visiter le site web : http://appl.grsnc.umontreal.ca/StudentCVs/StudentCVs.html.

Ouvrir une session en inscrivant votre adresse courriel institutionnelle (a) (voir Figure R1-1), votre mot de passe (b) et

appuyant sur le bouton : « Soumettre » (c). Si vous n’avez pas encore votre mot de passe ou si vous l’avez égaré, vous pouvez

l’obtenir par courriel via ce même site web en inscrivant votre adresse courriel institutionnelle (a) (voir Figure R1-2) et en

appuyant sur le bouton : « Mot de passe égaré » (b).

Figure R1-1 Figure R1-2

2. Le CV contient déjà des données partielles à votre égard provenant de différentes sources et présentées sous différents onglets.

Vous êtes responsable pour l’exactitude des données dans chacune des sections. La page d’accueil affiche l’onglet

« Identification » (A) (voir Figure R1-3). Veuillez noter que tous les champs précédés d’un * sont obligatoires. Les champs

grisés ne sont pas modifiables. Si vous remarquez des erreurs dans les champs grisés, vous devez nous aviser par courriel. Les

boutons de sauvegarde des données et d’annulation des modifications figurent au haut de la fenêtre à gauche. Veuillez

noter aussi que ce guide est disponible en tout temps en cliquant sur le bouton du Guide du CV étudiant en haut de la fenêtre

à droite.

Figure R1-3

3. Vérifier l’information existante sous les onglets suivants : « Identification » (A) (voir Figure R1-3), « Institution » (C),

« Formation antérieure » (D), « Formation en cours » (E), et « Financement » (F), corriger et ajouter les informations

manquantes. Veuillez suivre les instructions des rubriques R2 et R3 du présent guide, lorsque vous remplirez les sections

« Formation antérieure » (D) et « Financement » (F). Cliquer sur le bouton de sauvegarde des données après chaque

modification d’une section.

4. Vous devez également soumettre certains formulaires à compléter disponibles sous l’onglet « Documents » (G) (voir Figure R1-

4). Veuillez prendre note que seul le logiciel Acrobat Reader ou Acrobat Pro doit être utilisé pour remplir les formulaires

PDF. La section du haut « Téléchargement depuis le serveur » contient une série de formulaires en blanc personnalisés que

vous pouvez télécharger en cliquant sur l’icône pertinent à chaque formulaire. La section du centre « Téléversement vers le

serveur », vous permet de transmettre divers documents en cliquant sur l’icône de la boite appropriée. La dernière version

d’un document téléversé est disponible en cliquant sur l’icône .

5. Télécharger le « Formulaire du Projet de recherche et activités scientifiques en blanc » personnalisé (a) (voir Figure R1-4), le

compléter (veuillez consulter la rubrique R4 : Comment remplir les formulaires de ce guide). Une fois complété, téléverser ce

formulaire vers le serveur dans la boite « Projet de recherche et activités … » (b). Pour ceux qui ont déjà rempli le formulaire

de l’année précédente, vous devez tout de même télécharger le nouveau formulaire 2017 personnalisé, copier vos donner à partir

du formulaire de l’année précédente dans les champs appropriés, faire les mises à jours des données, sauver le nouveau fichier et

le téléverser vers le serveur.

Figure R1-4

6. Ignorer les sections concernant la lettre de motivation et demande de bourse.

7. Fusionner, dans un seul et unique fichier PDF, tous vos relevés de notes à jour (1er, 2e et 3e cycles) et téléverser ce document

vers le serveur dans la boite « Relevés de notes » (c) (voir Figure R1-4).

8. Toutes les étapes précédentes doivent être complétées avant de faire la génération du CV. Appuyer sur le bouton « Générer

le CV » (d) (voir Figure R1-4).

9. Sous l’onglet « Envoi » (H) (voir Figure R1-5) confirmer avoir complété toutes les sections (a) et appuyer sur le bouton d’envoi

(b). Lorsque vous appuierez sur le bouton « Envoi », vous recevrez une confirmation par courriel de l’envoi de votre CV au

département, à votre directeur de recherche, et vos parrains. Veuillez prendre note que les formulaires d’évaluation seront

seulement disponibles après la génération et l’envoi du CV via l’onglet « Envoi ». Vous devez donc compléter cette étape

AVANT de rencontrer votre comité de parrainage.

Figure R1-5

10. Veuillez consulter la rubrique R5 : Comment remplir les formulaires d’évaluation à la fin de ce guide. IMPORTANT : Après

la réunion avec votre comité de parrainage, numériser les deux formulaires signés et les téléverser vers le serveur.

R2 : COMMENT REMPLIR LA SECTION FORMATION ANTÉRIEURE

Cette section affiche le sommaire de votre « Formation antérieure » (D) (voir Figure R2-1) à vos études au programme auquel vous

êtes présentement inscrit (M.Sc. ou Ph.D.). Vous devez indiquer tous les diplômes / grades postsecondaires que vous avez obtenu.

Pour ajouter un nouveau diplôme, cliquer sur le bouton Ajouter une formation antérieures (a). Ce bouton ajoute un nouveau

grade (par défaut un B.Sc) dans la liste des Diplômes antérieurs (b). Pour faire l’ajout ou la modification des informations

pertinentes à un diplôme quelconque, vous devez tout d’abord sélectionner le diplôme dans la liste des Diplômes antérieurs (b), et

par la suite inscrire les informations dans les champs d’édition (c). Une fois les informations inscrites, faire un clic sur le bouton de

sauvegarde des données (d).

Figure R2-1

R3 : COMMENT REMPLIR LA SECTION FINANCEMENT

Cette section affiche le sommaire du Financement (F) (voir Figure R3-1) que vous recevez à chaque année fiscale depuis le début de

vos études au programme auquel vous êtes présentement inscrit (M.Sc. ou Ph.D.).

Assurez-vous de l’exactitude des montants reçus pour les années antérieures (avant le 1er avril 2017), ainsi que les montants

prévus durant toute l’année fiscale courante (1er avril 2017 au 31 mars 2018).

La première colonne indique l'Année Fiscale (a), la seconde indique le Total (b) des bourses reçues pour cette période et la troisième

donne les Détails (c) des bourses reçues.

Figure R3-1

À noter que l'année fiscale est fixe et débute toujours le 1er avril de l'année et se termine le 31 mars de l’année suivante, peu importe

le trimestre auquel vous avez débuté au programme (par conséquent lors de votre première année d’inscription, vous aurez un

financement partiel pour cette année fiscale). Dans chaque cas, seuls les montants payés durant la période fiscale indiquée

doivent être saisis. (voir ex. E1) Si vous ne receviez pas de financement durant une année fiscale quelconque, vous devez inscrire $0

dans la colonne Total et indiqué dans la colonne Détails que vous n’avez reçus aucun financement pour cette période. (voir ex. E7)

Ce sommaire inclut :

- les octrois sur fonds de recherche de votre directeur (voir ex. E1)

- les bourses d'organismes subventionnaires que vous avez obtenus par concours (voir ex. E2 et E5) (ex. FRQS, IRSC, Fondation Savoy, etc ...)

- les bourses du GRSNC (voir ex. E4)

- les diverses bourses provenant de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP) (voir ex. E3 et E6) (ex. bourses de recrutement, bourses d'excellence, bourses de fin d'études, etc …)

Les détails doivent être indiqués dans le format suivant :

- pour un montant sur une base annuelle payé durant toute l’année fiscale (voir ex. E5) : Source : $ / an

- pour un montant sur une base annuelle payé sur une partie de l’année fiscale (voir ex. E1 et E2), veuillez indiquer : Source : $ / an durant X mois (mois et année du versement initial à mois et année du versement final durant la période fiscale) = $ payé durant l’année fiscale

- pour un versement unique (voir ex. E3) et des versements répartis sur plusieurs mois (voir ex. E6), veuillez indiquer: Source : $ (mois et année des versements)

- chaque source de financement doit être séparée par une ligne d’espacement (voir ex. E4)

Une fois les informations inscrites, vous devez cliquer sur le bouton de sauvegarde des données .

Exemples types:

Année Fiscale Total Détails

E1) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$10,208 Octroi: $17,500 / an durant 7 mois (septembre 2016 à mars 2017) = $10,208.33

E2) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$8,750 Fondation Savoy: $15,000 / an durant 7 mois (septembre 2016 à mars 2017) = $8,750

E3) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$2,320 Université de Montréal – FESP (Bourse de fin d’études): $2,320 (octobre 2016)

E4) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$22,000 Octroi: $8,000 / an GRSNC - FRQS: $14,000 / an

E5) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$21,000 IRSC: $21,000 / an

E6) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$8,400 Université de Montréal – FESP (Bourse de fin d’études): $8,400 (octobre 2016, mars 2017)

E7) 1 avril 2016 au 31 mars 2017

$0 Aucun financement durant cette période : études MD.

R4 : COMMENT REMPLIR LES FORMULAIRES

SECTION ET BUT DÉMARCHE STYLE

Coordonnées (identification, résidence, institution) et formation en cours Nous vous acheminerons les informations sur les différentes activités en utilisant ces coordonnées.

Si l’information est complète et exacte, SVP laisser cette section telle quelle. Dans le cas contraire, svp faire les corrections nécessaires, ajouter les informations manquantes et cliquer sur le bouton de sauvegarde des données.

Formation antérieure et financement Pour nous assurer que votre financement est adéquat et pour générer les statistiques demandées sur les bourses et la provenance des étudiants, nous consultons notre base de données mises à jour par les informations que vous nous fournissez.

L’information que nous avons déjà figure ici; SVP vérifier, faire les corrections nécessaires, ajouter les informations manquantes et cliquer sur le bouton de sauvegarde des données.

Svp tenir compte des définitions fournies. Inscrire sur une ligne: une source de financement pour une période donnée. Une nouvelle ligne pour chaque autre source ou chaque autre période. Voir les exemples à la rubrique « R3 : Comment remplir la section financement ».

Projet de recherche Description générale

Les 4 sujets (problématique, méthodologie, etc.) doivent être traités sur une seule page, mais l’espace alloué à chacun peut varier.

Svp respecter la limite d’une page et le style suggéré. Couvrir les sujets dans l’ordre suggéré. L’échéancier est très important. Assurez-vous de bien indiquer les étapes importantes que vous prévoyez à la fois dans votre projet de recherche et dans vos activités académiques (cours, etc.)

Rapport d’étape Recherche et activités académiques

Svp décrire vos progrès et difficultés rencontrées au cours des 12 derniers mois selon vos propres critères (par exemple : passage accéléré, cours, etc.).

Svp respecter la limite d’une page et le style suggéré. Couvrir les sujets dans l’ordre suggéré.

Expérience et rayonnement Cette page nous permettra de mieux connaître vos activités passées et présentes hors du laboratoire qui sont pertinentes à votre formation de recherche.

Section 1: Noter emplois d’été, travail à temps partiel ou toute fonction qui rehaussera le CV. Section 2: Mentionner honneurs reçus, y compris certaines bourses si elles sont honorifiques et les activités extra-académiques et hobbies, là où ils soulignent le leadership.

Svp respecter la limite de deux pages et le style suggéré. Couvrir les sujets dans l’ordre suggéré.

Présentations Colloques SANS publication d’abrégés

Svp lister les présentations orales faites depuis vos débuts, soit à des séminaires, symposium, ou tout autre rassemblement à teneur scientifique.

Svp respecter la limite de deux pages et le style suggéré. Couvrir les sujets dans l’ordre suggéré.

Publications Une liste de TOUTES vos publications.

Svp respecter la limite de deux pages et le style suggéré. Couvrir les sujets dans l’ordre suggéré.

Évaluation #1 À IMPRIMER

(CONFIDENTIELLE) Ce document sera revu par les membres du Comité.

La signature de votre directeur (et co-directeur le cas échéant) sont obligatoires. Votre signature sans commentaires indique votre accord, mais elle peut aussi être accompagnée d’objections.

L’évaluation peut être manuscrite, mais doit être signée et datée.

Évaluation #2 À IMPRIMER

(CONFIDENTIELLE) Ce document sera revu par les membres du Comité.

Les signatures de vos parrains sont obligatoires. Votre signature sans commentaires indique votre accord, mais elle peut aussi être accompagnée d’objections.

L’évaluation peut être manuscrite, mais doit être signée et datée.

R5 : COMMENT REMPLIR LES FORMULAIRES D’ÉVALUATION

1. Pour accéder au CV étudiant, visiter le site web : http://appl.grsnc.umontreal.ca/StudentCVs/StudentCVs.html.

2. Télécharger les « Formulaires d’évaluations en blanc » (e) (voir Figure R5-1) sous l’onglet « Documents » (G). Veuillez

prendre note que les formulaires d’évaluation seront seulement disponibles après la génération et l’envoi du CV via l’onglet

« Envoi ». Vous devez donc compléter cette étape AVANT de rencontrer votre comité de parrainage.

Figure R5-1

3. Imprimer lesdits formulaires et les remettre à votre directeur de recherche. Vous aurez besoin de ces formulaires lors des

réunions avec votre directeur de recherche et votre comité de parrainage. Obtenir les signatures requises.

4. IMPORTANT : Après la réunion avec votre comité de parrainage, numériser les deux formulaires signés et les téléverser vers

le serveur dans les boites « Évaluation #1 (Directeur de recherche) » (f) (voir Figure R5-1) et « Évaluation #2 (Comité de

parrainage) » (g).

IMPORTANT : votre inscription pour l’année académique 2017-2018 ne pourra entrer en vigueur sans le retour de votre

CV et vos évaluations.