Guide d’utilisation du technicien

pour

Colombo Université du Québec à Trois-Rivières Hiver 2007

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Table des matières 1- Créer une demande dans ZPortal 4

2- Créer une demande manuellement dans Colombo (VDX) 6

3- Règles de localisation 9

4- Gestion quotidienne des demandes

*** Section emprunt ***

4.1- Demande des usagers

4.1.1- LocDoc = Disponible localement 11

4.1.2- LocDoc = Localisé 16

4.1.3- LocDoc = Aucune localisation 18

4.2- Document non fourni 20

4.3- Avis de retard à l’usager 24

4.4- Suivi des demandes « À venir » ou « Réservé » 27

4.5- Identifier les demandes « Vérifier erreur » 28

4.6- Identifier les demandes restées sans réponse 29

4.7- Identifier les demandes expédiées par le prêteur et non reçues 31

*** Section prêt ***

4.8 - Avis de retard aux institutions 32

4.9- Identifier les demandes « En traitement » restées sans réponse 35

4.10- Identifier les cas problèmes de la section prêt 36

4.11- Identifier les documents retournés par l’emprunteur et non reçus 37

5- Interaction avec différents partenaires

5.1- Soumettre une demande à OONL (Bibliothèque et Archives Canada) 39

5.2- Soumettre une demande à OON (ICIST/CISTI) 41

5.3- Soumettre une demande à DocLine 42

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Messages préformatés

• Demande abandonnée (état : « Créée ») 15

• Demande non satisfaite (état : « Doc non fourni ») 21

• Document non localisé (état : « Doc non fourni » ou « Créée ») 21

• Document non disponible (état : « Doc non fourni » ou « Créée ») 22

• Document non disponible par PEB (état : « Doc non fourni » ou « Créée ») 23

• Annulé tel que demandé (état : « Doc non fourni », « Créée » ou « Annulé ») 23

Attention : pour pouvoir expédier des messages préformatés, il est important de vérifier si l’usager a une adresse de courriel dans son dossier.

***

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1- Créer une demande dans ZPortal a) Pour avoir accès à ZPortal à partir d’un compte d’usager allez à : http://www.uquebec.ca/colombo/ b) Cliquez sur « Établissements francophones » (encadré rouge)

c) Cliquez sur « Début de session »

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d) ID utilisateur : identification de l’usager (A1234567) Mot de passe : le même que celui de Manitou ou d’Aleph 500 Authentification : UQTR e) Pour soumettre sa demande il y a deux possibilités : Faire une recherche dans ZPortal en Z39.50 et cliquer sur « Demander » sous le volume désiré ou Remplir un formulaire vierge. Pour ce faire cliquez sur « Demande PEB » dans le menu de gauche. Exemple de recherche z39.50 Menu de gauche

f) Ensuite il ne reste plus qu’à compléter le formulaire de PEB et « Soumettre »

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2- Créer une demande manuellement dans Colombo (VDX) a) Onglet : Principal Dans la barre de navigation du module « Recherche – Demandes » cliquez sur « Création »1 et complétez le formulaire suivant :

1 Pour une présentation du module « Recherche – Demande » voir dans Recherche d’une demande pages 3-8.

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b) Onglet : Emprunteur Avant de soumettre la demande il est important de compléter tous les onglets. Le plus important lorsqu’on crée une demande manuellement c’est l’onglet « Emprunteur » car par défaut la demande est associée à la personne qui créer la demande (vous-même).

Pour associer la demande à l’usager vous devez inscrire sont « ID usager », mais cette fois seulement la lettre « A » et les sept chiffres (A1234567), puis cliquez sur « Valider ». c) Onglet : Service

Service 1 : prêt ou copie Service 2 : prêt ou copie Support 1 : choisir le type support du document dans la liste Mode de livraison : choisir la méthode de livraison dans la liste (Ariel, Pebuquill, poste, etc.) Niveau de service : généralement c’est « Normal – Recherche locale » à moins d’indication contraire Date limite : après cette date l’usager ne veux plus le document (ex : 01 oct 2007) Réserver : vous voulez réserver un document, choisir oui, sinon ne rien inscrire Coût maximum : inscrire le coût maximum associé à cette demande Monnaie : la devise du coût maximum

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d) Onglet : File Comme nous sommes à la création d’une demande, vous n’êtes pas obligé de remplir une file de localisation, car si vous avez inscrit un ISBN ou un ISSN Colombo effectuera une recherche Z39.50 dans les universités québécoises et ontariennes. e) Onglet : Principal Avant de soumettre la demande vous devez vous assurer que pour les deux zones suivantes vous avez choisi la bonne option.

Autorisation : À autoriser : pour lancer le « LocDoc » À autoriser manuellement : pour que la demande se retrouve

dans les demandes créées, sans lancer le « LocDoc » Autorisé : soumet la demande automatiquement Non autorisé : [non utilisé] Noté : [non utilisé] Send : [non utilisé] Type de document : choisir entre « Série » ou « Monographie », il est important de choisir le bon type de document car il indique au « LocDoc » s’il doit faire une recherche par ISBN ou ISSN. f) « Soumettre » pour terminer la création de la demande.

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3- Règle de localisation L’ordre à privilégier dans le choix de la localisation pour les monographies est :

a) Réseau des universités du Québec (gratuit) b) Universités québécoises (gratuit) c) Biblio. nationale du Canada (OONL) ou du Québec (QMBN) (gratuit) d) Universités ontariennes (gratuit) e) Universités, bibliothèques ou centres de documentations canadiens (prix

variables) f) OCLC (prix variables)

L’ordre à privilégier dans le choix de la localisation pour les articles de périodique est :

a) Réseau des universités du Québec (0.20$ la page) b) Universités Québécoises (0.20 $ la page) c) Biblio. nationale du Canada (OONL) ou du Québec (QMBN) (0.20 $ la page) d) DocLine Freeshare (0.20 $ la page) e) Universités ontariennes (5 $ l’article) f) Universités, bibliothèques ou centres de documentations canadiens (prix

variables) g) CISTI/ICIST (10.34 $ l’article) h) DNLM (National library of medecine) (9 $ us l’article) i) DocLine payant ou OCLC (prix variables)

Il est important de toujours vérifier le coût maximum inscrit par l’usager dans sa demande avant de localiser le document. Il est important de tenir compte de la « date limite » inscrite par l’usager dans sa demande avant de localiser celle-ci, à l’extérieur du Québec et de l’Ontario. Attention : toujours vérifier les ententes que nous avons avec les différentes bibliothèques dans la base de donnés « peb.mdb » pour éviter que le coût soit plus élevé que le coût maximum accepté par l’usager.

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4- Gestion quotidienne des demandes *** Section emprunt ***

4.1- Demandes des usagers

4.1.1- LocDoc = Disponible localement 11

4.1.2- LocDoc = Localisé 16

4.1.3- LocDoc = Aucune localisation 18

4.2- Document non fourni 20

4.3- Avis de retard à l’usager 24

4.4- Suivi des demandes « À venir » ou « Réservé » 27

4.5- Identifier les demandes « Vérifier erreur » 28

4.6- Identifier les demandes restées sans réponse 29

4.7- Identifier les demandes expédiées par le prêteur et non reçues 31

*** Section prêt ***

4.8 - Avis de retard aux institutions 32

4.9- Identifier les demandes « En traitement » restées sans réponse 35

4.10- Identifier les cas problèmes de la section prêt 36

4.11- Identifier les documents retournés par l’emprunteur et non reçus 37

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4.1 Demandes des usagers 4.1.1 LocDoc = Disponible localement a) Identifier les demandes pour lesquelles le « LocDoc » a trouvé le document localement.

Pour une présentation du module « Recherche – Demande » voir dans Recherche d’une demande page 3 à 8

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Créée » Autorisation : « À vérifier » Message du journal : « Localisation locale dans la file » Service 1 : « Prêt » ou « Copie » (si désiré) Trier par : croissant

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b) Cliquez sur pour entrer dans la demande. Effectuez une recherche dans le catalogue de la bibliothèque pour vérifier la disponibilité ou l’inventaire du document. c) Choisir comme « Actions valides : Demande » [voir l’encadré rouge].

e) Voir l’ordinogramme (figure 1) pour savoir comment répondre à chaque type de document.

Figure 1 I - voir : Effacer et ajouter des localisations / Ajuster la file (p. 13) II - voir : Imprimer la demande (p.14) III - voir : Comment trouver le courriel de l’usager (p.14) IV - voir : Terminer manuellement la demande (p.14) V – voir : Soumettre (p.15)

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I – Effacer et ajouter des localisations / Ajuster la file

I-A : toutes les localisations que le « LocDoc » a trouvées ou que vous avez

ajoutées manuellement. I-B : si vous mettez une localisation en surbrillance dans I-A vous pouvez la

déplacer avec les flèches. I-C : si vous mettez une localisation en surbrillance dans I-A vous pouvez la

supprimer en cliquant sur cet icône. I-D* : si vous voulez ajouter une localisation, l’inscrire dans la zone de saisie et

cliquez sur « Ajouter » I-E : si vous mettez une localisation en surbrillance dans I-A vous pouvez

visualiser la cote que le « LocDoc » a importé lors de sa recherche. De même que si vous voulez modifier ou ajouter une cote, vous pouvez le faire à cet endroit. Pour conserver les modifications cliquez sur : .

* Quand vous voulez ajouter une localisation, vous devez utiliser le sigle de Colombo (QQL01, QMQ02, etc.) ou le sigle complet de la bibliothèque nationale du Canada (NLC-BNC:QMUQET, NLC-BNC:QQLA, etc.)

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II – Imprimer une demande Pour effectuer l’impression d’une demande vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône suivant : et la fenêtre s’ouvrira. Dans la section « Zone d’impression » choisissez Pages de : 1 à 1. Souvent la demande contient plusieurs pages, mais l’information principale se retrouve sur la page 1.

III – Comment trouver le courriel de l’usager (*pour expédier un message préformaté de Colombo voir page 15)

1- Prendre en note le nom de famille de

l’usager ou « ID usager » que l’on retrouve sous l’onglet « Emprunteur »

2- Cliquez avec le bouton droit de la souris

sur « Usager » dans le menu à votre gauche.

3- Choisir « ouvrir le lien dans une nouvelle

fenêtre » 4- Faire une recherche par nom de famille

ou « ID usager » puis « Soumettre » 5- Un clic sur détail pour entrer dans le dossier IV – Terminer manuellement la demande Pour terminer manuellement une demande allez à la page de résultats de la recherche et cliquez sur : .

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V – Soumettre Avant de soumettre la demande vous devez vous assurer que pour les deux zones suivantes vous avez choisi la bonne option.

Autorisation : À autoriser : pour lancer le « LocDoc » À autoriser manuellement : pour que la demande se retrouve

dans les demandes créées, sans lancer le « LocDoc » Autorisé : soumet automatiquement la demande Non autorisé : [non utilisé] Noté : [non utilisé] Send : [non utilisé] Type de document : choisir entre « Série » ou « Monographie », il est important de choisir le bon type de document car il indique au « LocDoc » s’il doit faire une recherche par ISBN ou ISSN. Cliquez sur « Soumettre » pour expédier la demande * Expédier un message préformaté de Colombo pour une demande abandonnée Il est possible d’expédier un avis automatique de Colombo à l’usager lorsque la demande est abandonnée. Attention car le contenu du message ne convient pas à toutes les situations.

Contenu du message a) Pour expédier ce message préformaté l’état de la demande doit être « Créée » b) À l’onglet « Principale » choisir : « Autorisation : Non autorisé », puis « Soumettre » pour expédier le message et terminer la demande du même coût.

Attention : avant d’expédier le message préformaté, il est important de vérifier si l’usager a une adresse de courriel dans son dossier.

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4.1.2 LocDoc = Localisé a) Identifier les demandes pour lesquelles le document a été localisé.

Pour une présentation du module « Recherche – Demande » voir dans Recherche d’une demande pages 3 à 8

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Créée » Autorisation : « AutoVérifié : À autoriser » Service 1 : « Prêt » ou « Copie » (si désiré) Trier par : croissant b) Cliquez sur pour entrer dans la demande. Effectuez une recherche dans le catalogue de la bibliothèque pour vérifier la disponibilité ou l’inventaire du document. c) Choisir comme « Actions valides : Demande » [voir l’encadré rouge].

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e) Voir l’ordinogramme (figure 2) pour savoir comment répondre à chaque type de document.

Figure 2 I - voir : Effacer et ajouter des localisations / Ajustez la file (p. 13) II - voir : Imprimer la demande (p.14) III - voir : Comment trouver le courriel de l’usager (p.14) IV - voir : Terminer manuellement la demande (p.14) V – voir : Soumettre (p.15)

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4.1.3 LocDoc = Aucune localisation a) Identifier les demandes sans localisation.

Pour une présentation du module « Recherche – Demande » voir dans Recherche d’une demande page 3 à 8

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Créée » Autorisation : « À vérifier » Service 1 : « Prêt » ou « Copie » (si désiré) Trier par : croissant N.B. : Si vous comparez cette recherche avec la 4.1.1 vous remarquerez que la seule différence entre les deux est que la 4.1.1 a comme: Message du journal : Localisation locale dans la file. Donc, portez une attention particulière à la file avant de débuter vos recherches. b) Cliquez sur pour entrer dans la demande. Effectuez une recherche dans le catalogue de la bibliothèque pour vérifier la disponibilité ou l’inventaire du document.

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c) Choisir comme « Actions valides : Demande » [voir l’encadré rouge].

e) Voir l’ordinogramme (figure 3) pour savoir comment répondre à chaque type de document.

Figure 3 I - voir : Effacer et ajouter des localisations / Ajuster la file (p. 13) II - voir : Imprimer la demande (p.14) III - voir : Comment trouver le courriel de l’usager (p.14) IV - voir : Terminer manuellement la demande (p.14) V – voir : Soumettre (p.15)

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4.2 Les documents non fournis a) Au sommaire cliquez sur le chiffre de la colonne « Total » des « Doc non fourni »

b) Cliquez sur pour entrer dans la demande. Vérifiez les notes que les institutions nous ont laissées dans l’onglet « Principale » et allez sur l’onglet : « Suivi » pour voir les raisons pour lesquelles le document est non fourni. Plusieurs raisons peuvent expliquer la présence d’une demande dans les « Doc non fourni ». - Fin de la file - Date limite dépassée - Dossier d’usager expiré - Référence incorrecte - Document non disponible - etc. c) Selon les réponses données par les institutions vous pouvez :

1 - Réacheminer la demande vers un des prêteurs déjà sollicités 2 - Acheminer la demande vers une nouvelle localisation 3 - Mettre fin à la demande (voir page 19 pour explication)

Attention : avant d’acheminer la demande vers une nouvelle localisation, vérifiez que le « coût maximum » de l’usager est suffisant pour subvenir au coût exigé par l’institution prêteuse.

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Comment mettre fin à une demande Avant de mettre fin à une demande, vous devez expédier un courriel ou téléphoner à l’usager pour l’informer des raisons qui vous poussent à mettre fin à sa demande. Message personnalisé a) Voir : « III – Comment trouver le courriel de l’usager » (page 12) b) Après l’expédition du courriel, il ne vous reste plus qu’à terminer manuellement la demande. Pour ce faire allez à la page de résultats et cliquez sur : . Message préformaté pour les demandes non satisfaites Il est possible d’expédier un avis automatique de Colombo à l’usager lorsque le document demandé est non fourni. Attention, car le contenu du message ne convient pas à toutes les situations.

Contenu du message a) Pour expédier ce message préformaté, l’état de la demande doit être « Doc non fourni » b) À l’onglet « Principale » choisir : « Autorisation : Non autorisé », puis « Soumettre » pour expédier le message et terminer la demande.

Message préformaté pour les documents non localisés Il est possible d’expédier un avis automatique de Colombo à l’usager lorsque le document demandé est non localisé.

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Contenu du message a) Pour expédier ce message préformaté l’état de la demande doit être « Doc non fourni » ou « Créée ». b) Allez à l’onglet « Suivi » et associer l’indicateur « Non localisé » à la demande. Un clic sur pour confirmer votre choix.

c) Retournez aux résultats d) Cliquez sur pour expédier l’avis de document non localisé. Message préformaté pour les documents non disponibles Il est possible d’expédier un avis automatique de Colombo à l’usager lorsque le document est non disponible (en circulation, en commande ou en traitement).

Contenu du message

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a) Pour expédier ce message préformaté l’état de la demande doit être « Doc non fourni » ou « Créée ». b) Allez à l’onglet « Suivi » et associer l’indicateur « Non Disponible » à la demande. Un clic sur pour confirmer votre choix.

Message préformaté pour les documents non disponibles par PEB Il est possible d’expédier un avis automatique de Colombo à l’usager lorsque le document ne circule pas par PEB (référence, VHS, DVD, jeux, etc.).

Contenu du message a) Pour expédier ce message préformaté l’état de la demande doit être « Doc non fourni » ou « Créée ». b) Allez à l’onglet « Suivi » et associer l’indicateur « Pas de PEB » à la demande. Un clic sur pour confirmer votre choix.

Message préformaté pour les demandes annulées à la demande de l’usager Il est possible d’expédier un avis automatique de Colombo à l’usager lorsqu’il nous demande d’annuler sa demande.

Contenu du message a) Pour expédier ce message préformaté l’état de la demande doit être « Doc non fourni », « Annulé » ou « Créée ». b) Allez à l’onglet « Suivi » et associer l’indicateur « Annulé tq dem » à la demande. Un clic sur pour confirmer votre choix.

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4.3 Avis de retard à l’usager a) Pour identifier les documents (en retard) à retourner par les usagers, vous devez faire une recherche.

Pour une présentation du module « Recherche – Demande » voir dans Recherche d’une demande page 3 à 8

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Reçu » Trier par : « Date dernier changement » Trier par : croissant b) Généralement la recherche effectuée vous donne par ordre croissant toutes les demandes qui on été reçues. La plus ancienne sera en haut de l’écran. Demande après demande, vous devez cliquer sur l’icône détail. c) Cela vous permettra de prendre connaissance de toutes les notes inscrites au dossier (exemple : renouvellement accordé jusqu'à tel date, l’usager rapportera le livre demain, courriel expédié à l’usager pour retard etc.). d) Allez à l’onglet « Suivi » et vérifiez la date d’échéance locale du document.

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e) Choisir parmi les options suivantes l’action qui convient le mieux : 1- Ne rien faire 2- Envoyer un message par courriel/téléphone à l’usager pour l’aviser du retard 3- Envoyer un message par courriel/téléphone de rappel pour avertir que le document est en retard 4- Pour un retard déraisonnable (plus d’un mois), avertir la personne responsable du service pour des mesures plus drastiques. Attention : pour les options 2 et 3, vous devez faire une modification locale de la demande pour inscrire en notes (locales) que vous avez expédié un message à l’usager. Attention : avant de faire une action vous devez être certain que la demande en retard est bel et bien un prêt et non une photocopie. En cas de doute, voir le technicien.

Explication des étapes 1 à 3 1- Ne rien faire

• Lorsqu’un message a été expédié il y a moins d’une semaine • Lorsque le document a été renouvelé et que la nouvelle date n’est pas

expirée • S’il y a une note qui explique la raison du retard

2- Envoyer un message par courriel/téléphone à l’usager pour l’aviser du retard Premièrement : Aller à l’onglet « Emprunteur » pour prendre connaissance du nom de famille de la personne ou du « ID usager » Deuxièmement : 1- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur

« Usager » dans le menu à votre gauche 2- Choisir « ouvrir le lien dans une nouvelle

fenêtre » 3- Faire une recherche par nom de famille ou « ID

usager » puis « Soumettre » 4- Choisir le bon dossier d’usager et cliquez sur

détail 5- Prendre en note le numéro de téléphone ou le

courriel puis fermer cette nouvelle fenêtre

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Troisièmement : Dans le courriel, vous devez préciser quel document est en retard. Dans l’onglet « Principale » de la demande, copier l’information (du numéro de la demande à la zone auteur) puis la coller dans le courriel. Quatrièmement : 1- Choisir dans le menu action : « Modification local demande » 2- Inscrire dans la zone de notes : « Avis de retard expédié à l’usager par courriel le (DATE DU JOUR) » ou « Message téléphonique pour l’avis de retard le (DATE DU JOUR) » 3- Inscrire vos initiales 4- « Soumettre » pour enregistrer les modifications 3- Envoyer un message par courriel/téléphone de rappel pour aviser que le document est en retard Lorsque l’usager n’en est pas à son premier avertissement, vous devez réexpédier un message pour l’aviser que son document est en retard. Pour ce faire voir l’étape 2. En plus du message habituel, vous pouvez signaler à l’usager que pour tout retard déraisonnable, une amende de 20$ pourrait être appliquée.

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4.4 Suivi des demandes « À venir » ou « Réservé » Lorsqu’une institution (ISO) nous donne une réponse « À venir » ou « Réservé » ceci désactive la date d’expiration de la demande, donc elle pourrait demeurer indéfiniment dans les demandes « Demandé » du sommaire (colonne Emprunts).

Pour une présentation du module « Recherche – Demande » voir dans Recherche d’une demande pages 3 à 8

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Demandé » Autorisation : « À noter manuellement » (Les demandes « À noter manuellement ne sont pas signalées au sommaire.) Et Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Demandé » Autorisation : « À noter » Pour chaque demande vérifiez la date de disponibilité prévue et faire le suivi avec l’institution en cas de problème en expédiant un « Message »2.

2 Voir : Guide d’utilisation de Colombo page : 17

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4.5 Identifier les demandes « Vérifier erreur » Identifier les cas problèmes qui ont des opérations non complétées, des messages au « Suivi » ou non signalés au sommaire.

Type de transaction : « Emprunts » Inclure demandes infructueuses Autorisation : « Vérifier Erreur » Et Type de transaction : « Emprunts » Inclure demandes infructueuses Messages expédiés seulement Autorisation : « À vérifier » Consulter la liste « Message du suivi » pour corriger ou signaler le problème. http://www.uquebec.ca/peb-crepuq/doc/Messages_du_journal.htm

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4.6 Identifier les demandes restées sans réponse

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : « Demandé » Trier par : « Date dernier changement » Trier par : croissant a) Pour chacune des demandes, vérifiez la dernière action et la date de cette action (voir encadré rouge).

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1. Si la dernière action est « Demande » et que la date qui suit cette action est la date du jour ou qu’elle remonte à moins de une à deux semaines : ne rien faire.

2. Si la dernière action est « Demande » mais que la date qui suit remonte à plus deux semaines : expédiez un « Message » à l’institution pour recevoir de l’information sur cette demande. 3. Pour toute autres actions que « Demande » cliquez sur pour prendre connaissance des notes et du suivi de la demande. Expédiez au besoin un « Message » à l’institution prêteuse. Attention : avec la plupart des institutions Script générique, vous ne recevrez aucun message d’expédition du document jusqu'à la réception du document.

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4.7 Identifier les demandes expédiées par le prêteur et non reçues

Type de transaction : « Emprunts » État de la demande : «Expédié » Trier par : « Date dernier changement » Trier par : croissant Pour chaque demande, vérifiez la date d’expédition pour voir s’il y a un problème de livraison. Si oui, expédiez un « Message » ou téléphonez à l’institution prêteuse.

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4.8 Avis de retard institution a) Pour identifier les documents en retard, vous devez faire une recherche.

Type de transaction : « Prêt » État de la demande : « Expédié » Trier par : « Date dernier changement » Trier par : croissant b) Généralement la recherche effectuée vous donne par ordre croissant toutes les demandes qui ont été expédiées. La plus ancienne sera en haut de l’écran. Demande après demande, vous devez cliquer sur l’icône détail. c) Cela vous permettra de prendre connaissance de toutes les notes inscrites au dossier (exemple : renouvellement accordé jusqu'à telle date [généralement ce genre de message est dû à une demande Script générique], retour du document telle date par Puro etc.)

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d) Allez à l’onglet « Suivi » et vérifiez la date d’échéance du document. Portez attention à la dernière action faite sur ce volume (ex : l’institution a fait le retour du document [ISO seulement]).

Comme vous pouvez le constater (cercle rouge), l’institution a fait le retour du document et l’a expédié. Il ne reste plus qu’à attendre celui-ci. Vous n’avez donc pas d’avis de retard à faire. e) Choisir parmi les options suivantes l’action qui convient le mieux : 1- Ne rien faire 2- Envoyer un avis de retard 3- Envoyer un second avis de retard 4- Si toujours pas de nouvelles, téléphoner à l’institution ou informer le technicien. Attention : avant de faire une action vous devez être certain que la demande en retard est bel et bien un prêt et non une photocopie. En cas de doute, voir le technicien.

Explication des étapes 1 à 3 1- Ne rien faire

• Lorsqu’un avis de retard a été expédié il y a moins d’une semaine • Lorsque le document a été renouvelé et que la nouvelle date n’est pas

expirée • S’il y a une note qui explique la raison du retard

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2- Envoyer un avis de retard Premièrement : choisir comme action valide « Avis d’échéance » puis « Soumettre » Deuxièmement :

1. Type de notes : pour inscrire une note au dossier choisir « Notes

locales », pour inscrire une note qui sera expédiée dans toute correspondance future liée à cette demande choisir « À transmettre

2. Notes : inscrire la note ici 3. « Soumettre » pour expédier l’avis d’échéance

3- Envoyer un second avis de retard Pour envoyer un second ou troisième avis de retard, effectuez la même démarche qu’à l’étape 2.

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4.9 Identifier les demandes « En traitement » restées sans réponse

Type de transaction : « Prêt » État de la demande : «En traitement » Trier par : « No demande » Trier par : croissant a) Cliquez sur pour entrer dans la demande. Vérifiez les notes inscrites (l’onglet : « Principale ») puis allez à l’onglet : « Suivi » afin de vérifier la dernière action effectuée sur cette demande. Vérifiez la date de cette action. b) Effectuez une action en conséquence de la dernière action posée sur cette demande. (Exemple : la demande vient tout juste d’entrer dans le système = on ne fait aucune action ; un message a été expédié dernièrement = prendre connaissance du message et agir en conséquence)

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4.10 Identifier les demandes « Vérifier erreur » Identifiez les cas problèmes qui ont des opérations non complétées, des messages au « Suivi » ou non signalés au sommaire.

Type de transaction : « Prêt » Inclure demandes infructueuses Autorisation : « Vérifier Erreur » Et Type de transaction : « Prêt » Inclure demandes infructueuses Autorisation : « À vérifier » Consulter la liste « Message du suivi » pour corriger ou signaler le problème. http://www.uquebec.ca/peb-crepuq/doc/Messages_du_journal.htm

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4.11 Identifier les documents retournés par l’emprunteur et non reçus

Type de transaction : « Prêt » Dernière action : « Retour document - Indication » Trier par : « Date dernière action » Trier par : croissant a) Vérifiez la date « Retour document – Indication » du document dans Colombo. Si le volume devrait être de retour depuis plusieurs jours, poursuivre les étapes, sinon passez à la demande suivante. b) Vérifiez dans le catalogue de la bibliothèque de l’UQTR si le volume est toujours prêté à cette institution. c) Expédiez un « Message » à l’emprunteur. Attention : la date inscrite dans le système est la date à laquelle le volume a été posté, donc il faut prévoir quelques jours pour la livraison.

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5- Interaction avec différents partenaires 5.1- Soumettre une demande à OONL (Bibliothèque et Archives Canada) 39

5.2- Soumettre une demande à OON (ICIST/CISTI) 41

5.3- Soumettre une demande à DocLine 42

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5.1- Soumettre une demande à OONL (Bibliothèque et Archives Canada) Pour emprunter des microformes à la Bibliothèque et Archives Canada (BAC) vous devez remplir votre demande de la façon suivante :

• À l’onglet « Principale » : 1- Type de document : choisir « Série » 2- Titre : inscrire « Microfilm d’archives / Archival Microfilm » 3- Sous-titre : inscrire le titre complet du document 4- Auteur : inscrire le numéro de la bobine suivi de l’auteur (nous permet de faire une recherche par auteur avec le numéro de la bobine) 5- Volume/Numéro : entrer le numéro de la bobine en incluant le tiret

Attention : dans les champs : Volume/Numéro, Date du volume ou numéro et Pagination BAC accepte un maximum de 25 caractères Attention : BAC ne supporte pas l’expiration des demandes

• À l’onglet « Service » choisir : - Service 1 : « Prêt » - Support 1 : « Microforme »

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• À l’onglet « File » :

1- Ajouter OONL dans la file 2- Mettre en surbrillance cette nouvelle localisation 3- S’il y a lieu inscrire la cote et cliquez sur : pour

enregistrer la cote 4- Dans la section « No contrôle » inscrire le numéro Amicus, si

vous faites venir une bobine d’archives inscrire le numéro : 28496331

5-Dans la section « Sigle localisation » inscrire NLC-BNC : OONL 6- Cliquez sur pour enregistrer les ajouts

• Retour à l’onglet « Principale » et choisir « Autorisation : Autorisé » puis « Soumettre » la demande.

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5.2- Soumettre une demande à OON (ICIST/CISTI) Les niveaux de services suivants configurés dans VDX, correspondent aux différents services de l’ICIST.

• Direct : Recherche locale – Normal, Prioritaire ou Urgent (défini par LocDoc selon la date limite de la demande = 10.34$

• Interpartenaire / Link : Normal – Recherche étendue = possibilité de 50$

[service non utilisé]

• Mondial / Global : Normal – Recherche complète = possibilité de plus de 50$ [service non utilisé]

• Traitement prioritaire / Urgent : Immédiat – Recherche locale = un

supplément de 20$ [service non utilisé] Attention : pour les services Interpartenaire et Mondial le système ICIST ne supporte pas l’expiration des demandes. Inscrire dans le champ « Notes » : ICISTCOULEURS/CISTICOLOR pour avoir une copie couleur = supplément de 12$ (envoyée par PEBUQUILL). Inscrire dans le champ « Notes » : ICISTNETTE/CISTICLEAN pour avoir une copie plus nette = supplément de 12$ (envoyée par PEBUQUILL). Attention : les avis d’expédition d’un document sont transmis par l’ICIST environ une heure après l’envoi du document. Même si cette action est valide dans VDX, la réception du document ne devrait pas être signalée tant que la demande n’a pas atteint l’état « Expédié ».

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5.3- Soumettre une demande à DocLine Envoyez la demande dans la file à HVDX. Inscrire en notes locales le numéro de la demande DocLine, la localisation où elle a été expédiée, le coût de la photocopie à cet endroit ainsi que la date du jour et vos initiales. Pour plus d’information voir le « Guide d’utilisation Docline » dans les annexes.