Guide d’utilisation de la plateforme de services

Sommaire

Connexion 3

Page d’accueil : Tableau de Bord 4

MENU ANALYSES Synthèse des coûts 5 Kilomètres / Consommations 6 Parc de véhicules 7

MENU SUIVIS Etats - Exports 8 Editions 9 Véhicules partagés 10

MENU SAISIES-IMPORTS Saisies 8 Imports 12 Génération des coûts induits 13

MENU RESSOURCES 14

MENU PARAMETRES-OUTILS Signification des onglets 20 Gestion des alertes 21 Création et gestion d’une campagne d’alerte 22

Contacts 23 2

Connexion à la plateforme de Gestion de Parc

Ouvrez votre navigateur internet :

Google Chrome

Rendez-vous sur le site :

www.mappingcontrol.com

Accédez à la plateforme :

Identifiez-vous :

Ou bien, basculez directement depuis une autre plateforme

depuis le menu «Navigation»

Page d’accueil : Tableau de Bord

Dès la page d’accueil, vous accédez à votre Tableau de Bord : vous avez une vue synthétique des alertes, de la structure de votre parc et de ses coûts

4

Les alertes qui requièrent votre attention :

Loi de roulage Entretien - maintenance Renouvellement Sur/sous consommation carburant Non restitution véhicule de pool

Synthèse d’évolution et structure des coûts de votre parc

Synthèse de structure de votre parc

Menu Analyses > Synthèse des coûts

La page «Synthèse des coûts»

permet de visualiser

les coûts de détention

de votre parc.

Par période

5

Par type de coût Par fournisseur

Sélectionnez la synthèse souhaitée : Par période Par type de coût Par fournisseur

Sélectionnez le mode d’affichage mensuel ou annuel.

Sélectionnez la synthèse souhaitée :

Sélectionnez la période souhaitée : dates de début et fin

Sélectionnez le type de coûts (si besoin)

Sélectionnez le(s) véhicule(s) concerné(s)

Sélectionnez le(s) fournisseur(s) si besoin

Affichez le résultat

La page « Kilomètres / consommation » permet d’extraire les historiques kilométriques et de consommation aux formats Word, Excel et PDF

Menu Analyses > Kilomètres / Consommation

6

Sélectionnez la période

Sélectionnez les véhicules

Validez

Menu «Analyses» > Parc de véhicules

La page «Parc de véhicules» donne une vision plus détaillée de votre flotte

7

Menu «Suivis» > Etats - exports

Les pages «Suivi des coûts / interventions / contrats / entretiens / alertes»

permettent l’extraction de données au format Word, Excel et PDF

8

Menu «Suivis» > Suivis - Editions

La page «Suivi des amendes» permet

d’enregistrer chaque amende reçue et de l’attribuer au conducteur responsable

La page «Suivi de TVS» permet le calcul de la

TVS et l’édition du formulaire Cerfa 2855 pré-rempli

9

Menu «Suivis» > Véhicules partagés

La plateforme intègre un module de gestion de véhicules en auto-partage ou «véhicules de pool».

Dans le cas de véhicule à usage collectif, cette page «Agendas/Réservations» permet la mise en place d’un planning d’utilisation.

En cas de non-restitution d’un véhicule, une alerte est envoyée à l’utilisateur et au Gestionnaire.

10

Sélectionnez le pool d’auto-partage

Sélectionnez le type de véhicule souhaité (citadine, berline, VU….)

Sélectionnez la période souhaitée : dates de début et fin

Sélectionnez le type de coûts (si besoin)

Validez en cliquant sur «Affichez»

Naviguer dans le calendrier

Menu «Saisies-Imports» > SAISIE

La page Facture de coût permet

d’enregistrer et d’attribuer à chaque véhicule les coûts supplémentaires (ex : facture de

carrosserie, télépéage, etc…)

La page Kilométrage manuel permet

d’enregistrer le kilométrage des véhicules non-équipés de boitiers

11

Onglet «Saisies-Imports» > IMPORT

La page «IMPORT-Factures fournisseurs» permet d’importer et sauvegarder chaque facture sur notre serveur sécurisé et d’affecter les coûts eux fournisseurs et aux véhicules concernés

12

La page Coûts contrats induits permet :

d’enregistrer les coûts de location sur la période et le nombre de véhicules souhaités l’extraction de données au format Word, Excel et PDF

13

Menu «Saisies-Imports» > COUTS CONTRATS INDUITS

Sélectionnez le mois

Cliquez sur Afficher

Sélectionnez les contrats à prendre en compte

Cliquez ensuite sur Enregistrer

Menu «Ressources»

Le menu «Ressources» permet de créer, modifier, compléter :

Les conducteurs et groupes de conducteurs Les véhicules, centres d’affectation et pools d’auto-partage Les fournisseurs et cartes carburants

14

Menu «Ressources»

• Gestion des conducteurs et groupes de conducteurs

15

Menu «Ressources»

Gestion des véhicules, fiche complète … des caractéristiques à l’entretien

16

Menu «Ressources»

Le menu «Ressources» permet de créer, modifier, compléter :

Les conducteurs et groupes de conducteurs Les véhicules, centres d’affectation et pools d’auto-partage Les fournisseurs et cartes carburants

17

Suivi des contrats, Certificat ….

Menu «Ressources»

Les fournisseurs et cartes carburants

18

Tableaux de bord : lois de roulage, interventions, entretiens …

Menu «Ressources»

20

Gestion des véhicules, centres d’affectation et pools d’autopartage

Menu «Paramètres-Outils»

Envoyer un message au support technique. Retrouver les historiques de messages

21

Télécharger un logiciel gratuit pour organiser des webconférences (partage d’écran)

Accéder au trafic routier en temps réel

Envoi gratuit et illimité de SMS aux conducteurs

Paramètres de la plateforme, gestion des droits d’accès…

Accès aux factures électroniques

Bientôt disponible en anglais, allemand, espagnol, italien et portugais.

Paramétrage des alertes (cf page suivante)

Création et envoi de campagnes promotionnelles ou d’alerte (cf page 17)

Paramétrage des suivis d’entretien, du taux de TVA et des alertes

Menu «Paramètres-outils» > Gestion des Alertes

La page Gestion des alertes permet d’activer les 5 types d’alerte et de paramétrer leur envoi ainsi que les destinataires

22

23

Menu «Paramètres-outils» > Campagnes Alertes

1. Donnez un nom à votre nouvelle campagne

2. Ou modifiez une campagne existante dans la liste déroulante.

3. Sélectionnez les véhicules concernés par la campagne.

4. Sélectionnez le type d’opération concerné par la campagne (révision, entretien, contrôle technique, freins…..)

Création d’une campagne

5. Sélectionnez la durée de votre campagne.

6. Rédigez votre mail : vous pouvez utiliser les options de mise en forme, insérer des liens et des lignes. Rédigez également le SMS qui sera envoyé sur le téléphone mobile des conducteurs.

7. Vous pouvez également insérer un bandeau publicitaire ou promotionnel au message, il sera reçu dans le mail ainsi que

Modifier/Supprimer : Sélectionnez votre modèle dans la liste (2). Modifiez le contenu et Enregistrez. Ou cliquez sur Supprimer.

sur l’application mobile de vos conducteurs.

8. Enregistrez votre modèle

Un outil en ligne est mis gratuitement à votre disposition afin de créer des images que vous pourrez importer dans votre message.

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Envoyer un ticket au support Mapping Control C’est le moyen le plus rapide et le plus fiable pour obtenir une réponse

Ou appelez le :

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