Guide opérationnel de capitalisation et de partage des expériences des Caritas impliquées dans le

programme « Dynamiser les sociétés civiles africaines via le renforcement des associations

Caritas » dit A2PDIRO

Odile Balizet 15/05/2014

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Sommaire

Qu’est-ce que la capitalisation des expériences ? P 2 Comment développer un projet de capitalisation ? P 3 Comment capitaliser une expérience, une bonne pratique ? Les étapes P 5 La phase de préparation P 6 La phase de collecte et d’analyses des expériences P 9 La phase d’exploitation des résultats et de rédaction de la fiche P 12 Un dispositif de capitalisation et de partage des expériences au sein du réseau CARITAS ?

P 15

Ce petit guide a un double objectif progressif :

1. Etre un mode d’emploi et faciliter la production de fiches de bonnes pratiques pour le

réseau Caritas, qui s’est engagé à développer la capitalisation d’expériences et {

produire des fiches à partager et à publier.

2. A partir de cette première expérimentation, fournir des outils pour intégrer une

composante capitalisation et partage des expériences dans la gestion de projets et

programmes afin de systématiser ces pratiques et en faire un levier du développement

des capacités dans une logique d’échanges Sud/ Sud.

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1. Qu’est-ce que la capitalisation des expériences ?

La définition la plus commune de la capitalisation est celle de Pierre De Zutter « Le passage de

l’expérience { la connaissance partageable » Cette définition renvoie aux idées suivantes :

Passage : De transformation et de cheminement. On va re-parcourir ce que l’on a fait et

ce faisant on entre dans un processus d’apprentissage.

De l’expérience c’est-à-dire que le vécu des acteurs est au cœur du processus. La

capitalisation des expériences est donc un processus participatif, où les principaux

acteurs qui ont travaillé sur l’expérience vont être impliqués.

Connaissance renvoie à savoir et savoirs faire individuels et collectifs On va se donner

un peu de temps pour s’exprimer, donner son point de vue, écouter celui des autres et

analyser pour en tirer des leçons et des connaissances à réinvestir dans les pratiques.

Partageable : un des buts de la capitalisation est de partager ce que l’on a appris de ces

expériences pour améliorer nos actions et que les autres s’en inspirent. La qualité de la

communication et de la mise en forme va jouer un rôle important pour que le public que

l’on cible souvent des confrères, accède aux savoirs issus de ces expériences.

On ne capitalise pas que les succès mais le chemin parcouru pour en arriver aux résultats actuels

autant dans les réussites que les difficultés. Ce qui intéresse vos homologues : comprendre

comment vous vous y êtes pris, quelles initiatives ont été mises en œuvre pour surmonter les

difficultés et en arriver aux solutions actuelles qui ont démontré leur efficacité.

La capitalisation est complémentaire de l’évaluation. L’évaluation s’intéresse aux résultats { la

pertinence, la cohérence, l’efficacité, l’efficience et { l’impact d’un projet, la capitalisation va

utiliser les résultats et les impacts pour s’interroger sur comment on les a obtenus et pour

illustrer les succès et ou les difficultés de l’expérience.

La capitalisation n’est pas un exercice de communication. Les produits de la capitalisation vont

être pensés en priorité par rapport aux cibles de la capitalisation mais les résultats d’une

capitalisation sont exploités pour rendre visible et lisible le capital d’expériences, de bonnes

pratiques et les compétences d’une institution, d’un projet, d’une équipe.

Seule l’information peut être “gérée ». La connaissance, elle, ne peut pas être transférée, capturée ou gérée. La connaissance doit être partagée. C’est { travers l’interaction entre les personnes, que ce soit { l’aide d’outils numériques ou bien en face à face que les connaissances s’approprient. La capitalisation est donc un moyen de produire des connaissances pour un partage plus efficace.

On capitalise des expériences

On évalue des résultats

On communique des informations

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2. Comment développer un projet de capitalisation ?

Un projet de capitalisation se conçoit et se gère comme tout projet de développement.

Quelle que soit l’ambition du projet la démarche et les outils sont proches.

Les différentes approches de la capitalisation : différencier pratiques et

expériences

La plupart des approches actuelles parlent indifféremment de pratiques et d’expériences

Dans « pratique » ce qui est central c’est l’action réalisée.

Dans « expérience » ce qui est central c’est l’acteur lui-même et la façon dont il a vécu la

pratique, dont il a été trans- formé par elle. La capitalisation des pratiques (des « bonnes

pratiques ») est essentielle mais elle délaisse presque toujours l’expérience elle-même car elle

ne lui offre pas d’opportunités pour être exprimée, confrontée, interprétée, transformée en

connaissance partageable.

La capitalisation des bonnes pratiques et des expériences doivent se compléter si l’on

veut développer une culture de la capitalisation d’expériences, produire des

connaissances et les partager

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Les principaux types de projets de capitalisation des expériences

La

typ

olo

gie

En fin de projet Pensé dès le

démarrage, intégré au

cycle du projet, en

continu

Recueil de Bonnes

pratiques

En

qu

elle

s ci

rco

nst

ance

s En complément de

l’évaluation finale,

souvent recommandé par

les évaluateurs sur une

ou plusieurs thématiques

du projet.

Dès la conception du

projet un axe

capitalisation est prévu.

Des données sont

collectées au fur et à

mesure et des leçons tirées

au fil du processus sur

certains thèmes choisis au

départ

Souvent ponctuel mais gagne

à être systématisé en vue

d’atelier de partage et de

développement des capacités

sur une thématique. Voir pour

développer un exercice de

capitalisation plus ambitieux

Les

pro

du

its

les produits : un guide

méthodologique, un

manuel de formation,

un recueil de

l’ensemble des leçons

tirées du projet et des

bonnes pratiques.

Un document de

capitalisation, des outils

de formation et de

sensibilisation,

Des fiches postées sur un

site, des recueils de BP …

Des ateliers d’échanges

Ce qui va différencier les projets de capitalisation :

1. les moyens { mettre en œuvre :

Si l’on travaille sur des fiches de bonnes pratiques, on peut les réaliser en interne. La fiche de BP

concerne une expérience concrète et précise intégrée à un projet plus large. Ce peut être

l’expérience d’un village qui a développé une façon de faire innovante pour résoudre un

problème, qui a démontré son efficacité, ce peut être un nouvel outil conçu et maîtrisé par une

équipe et qui a fait la preuve de son efficacité, un nouveau partenariat,… Rien { voir par exemple

avec la capitalisation d’un programme qui s’est déroulé sur 3 ans et qui concernait une

cinquantaine de villages ou les démarches de qualité et maîtrisées de mise en œuvre des projets

dans une institution depuis 5 à 10 ans, qui caractérisent le caractère « pionnier » de l’institution.

2. Le moment où s’insère la capitalisation dans le cycle du projet :

Souvent la capitalisation est ponctuelle, elle intervient en complément de l’évaluation en fin de

projet. Elle peut concerner du projet mais le plus souvent 4 à 5 thématiques, axes forts du projet

Mais la capitalisation peut être une composante intégrée au projet dès sa conception. Dans ce

cas, un protocole de travail spécifique, avec des thématiques sera mis en place, souvent en

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complément du suivi. Au fil du projet, la capitalisation s’intéressera au comment le projet a été

mis en œuvre, ce qui a changé dans les façons de faire pourquoi, comment les acteurs vivent les

changements, comment ils y contribuent et quelles leçons ils tirent du processus …

3. Les acteurs impliqués :

Plus le processus de capitalisation est participatif, plus il est formatif et riche en leçons pour

l’ensemble des acteurs impliqués mais aussi pour ceux qui voudront s’inspirer de l’expérience.

La rédaction de fiches de bonnes pratiques depuis son bureau, sans être ni imprégné de

l’expérience du terrain ni du point de vue des acteurs se résume souvent à un exercice de

communication.

4. La durée de l’exercice

Elle va bien sûr dépendre du nombre d’acteurs impliqués et de l’ambition du projet. Dans le cas

de capitalisations ponctuelles et de la capitalisation de bonnes pratiques, il est souhaitable de

bien circonscrire le projet dans un temps assez ramassé, afin que la mobilisation et la motivation

des acteurs soient soutenues. Pourquoi : s’impliquer dans un projet souvent nouveau pour tous

les acteurs est très motivant, mais il suppose d’accepter de se lancer dans une aventure

inconnue. Le risque est que les acteurs soient très vite repris par « le feu de l’action et de

l’urgence » ce qui leur est plus familier. Du coup, la capitalisation risque d’être délaissée ou

confiée { un consultant, ce qui diminuera la valeur formative et participative de l’exercice.

5. La forme des produits que l’on va tirer des résultats de la capitalisation et le

partage

Dès la conception du projet, il faut définir les destinataires des produits de la capitalisation et se

faire une idée collective de la forme du produit principal. Des produits dérivés peuvent être

envisagés en cours d’exercice avec les responsables de communication. La stratégie de

restitution et de partage des résultats va influer sur les moyens { mettre en œuvre et sur les

réseaux { identifier pour partager son capital d’expériences et se nourrir de celui des autres.

Les temps forts d’un processus de capitalisation participatif

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3. Capitaliser une bonne pratique sur une thématique : Etapes du processus de capitalisation d’une bonne pratique

I. La phase de préparation : Les préalables

1. Choix de l’expérience : Il s’agit de choisir l’expérience qui fait le plus consensus au sein de l’équipe et qui répond le mieux aux critères de qualité d’une bonne pratique.

2. Planification de la capitalisation et caractérisation de l’expérience : La rédaction de courts TDR est un bon moyen de :

poser les questions préalables relatives aux objectifs et à la finalité, aux rôles et responsabilités des acteurs, au type et aux modalités de facilitation, aux activités et au planning de mise en œuvre et de suivi du processus jusqu’{ la rédaction de la fiche.

Caractériser l’expérience en posant le contexte et la problématique dans lesquels, elle se situe et auxquels elle a apporté une réponse. Pour ce faire, rassembler et analyser la documentation disponible.

II. La phase de collecte de données sur le terrain et d’analyse de l’expérience :

3. Description de l’expérience: Il s’agit pour les acteurs ayant vécu l’expérience de raconter,

décrire, refaire le chemin parcouru, identifier les moments clés, les décisions prises ce qui a motivé ces choix, les résultats obtenus et les impacts. Puis après de confrontation de leurs points de vue de réécrire l’histoire collectivement en détaillant les mécanismes organisationnels et les procédés techniques.

4. L’analyse de l’expérience: Elle permet d’extraire les leçons tirées de la mise en œuvre de l’expérience.

III. La phase d’exploitation des résultats de la capitalisation et de partage

5. La rédaction de la fiche:

C’est l’étape de consolidation de l’ensemble des éléments tirés du processus et de la mise en forme en vue du partage

6. La phase de partage des résultats:

C’est la phase où les connaissances générées { l’issue du processus sont mises à la disposition du public cible) sous différents supports (fiches, Powerpoint de présentation, plaquettes, articles de presse) et événements (Forum, atelier de formation, foire aux connaissances)

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Dans le cas de la capitalisation d’un projet, la démarche sera la même sauf que l’on va d’abord choisir des thèmes et des objets : On ne capitalise pas sur tout, on sélectionne

4. La phase de préparation : Choix de l’expérience, planification et

caractérisation de l’expérience { capitaliser

4.1 Le choix de l’expérience Imaginons que vous avez Le choix se fait en équipe, sur la base de critères car un processus de capitalisation est participatif et plus il y a consensus sur l’expérience et plus les participants seront motivés pour la capitaliser. Une liste de critères permettant d’analyser une bonne pratique est utile car elle permet d’opérer des choix mais aussi d’identifier les qualités de cette expérience et donc les messages clés à communiquer lors de la rédaction de la fiche. Ayant fait ses preuves et obtenu de bons résultats

Une « bonne pratique » a prouvé sa pertinence stratégique comme le moyen le plus efficace pour atteindre un objectif spécifique, elle a été adoptée avec succès et a eu un impact positif sur les individus et/ou les communautés.

Durable aux niveaux environnemental, économique et social

Une «bonne pratique» répond aux besoins actuels, en particulier aux besoins essentiels des plus démunis de la planète, sans pour autant compromettre la capacité de répondre aux besoins futurs

Techniquement réalisable

La faisabilité technique constitue la base d’une «bonne pratique» : elle est simple à apprendre et à mettre en oeuvre

Reproductible et adaptable

Une « bonne pratique » doit avoir un potentiel de reproductibilité et doit donc pouvoir être adaptée à des objectifs similaires dans des contextes différents.

Résultant d’un processus participatif

Les approches participatives sont essentielles en ce qu’elles permettent de générer un sentiment d’appropriation des décisions et des actions.

Innovante L’innovation étant entendue comme un processus qui ajoute de la valeur ou apporte une solution inédite à un problème dans le contexte dans lequel il/elle est appliqué(e).

Sensible au genre Une description de la pratique doit montrer de quelle manière les acteurs, hommes et femmes, impliqués dans le processus, ont pu améliorer leurs moyens d’existence.

Réduit les risques de catastrophes/crises

Une « bonne pratique » contribue à la réduction des risques de catastrophes/crises pour renforcer la résilience.

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Petits conseils : notez les arguments développés pour choisir telle bonne pratique plutôt que telle autre, ils vous serviront, pour rédiger la partie sur les points forts et sur la plus-value de cette expérience, mais aussi de check List lors de la relecture et la validation de la fiche. Les considérations pragmatiques : la disponibilité des acteurs, l’éloignement du sit, sont à prendre en compte. Enfin n’oubliez pas la motivation, l’intuition, ce qui vous tient { cœur : ce sont des puissants moteurs de la capitalisation.

4.2 Identifier les acteurs clés et les destinataires

Qui sont les principaux acteurs qui ont vécu l’expérience et qu’il convient d’impliquer ? En général se sont les chevilles ouvrières du projet.

Les acteurs secondaires

Les personnes qui sont moins impliqués mais dont le regard sur l’expérience peut enrichir la réflexion Par exemple, les notables du village, le Secrétaire exécutif du diocèse, les autres partenaires de l’association de femmes.

4.3 Les destinataires des produits de la capitalisation

On décrit, on raconte, on analyse, on tire des leçons pour quelqu’un souvent des

homologues .

S’être mis d’accord au préalable lors de la réunion de lancement du processus sur les

destinataires est un bon moyen d’inscrire le travail de capitalisation dans une logique de

communication et de partage. C’est aussi une des clés du succès car le travail de capitalisation

est alors investi par les acteurs d’une utilité sociale

4.4 Rassembler la documentation

Le recensement des documents du projet est essentiel car :

« Si l’on veut écrire une histoire il faut en connaître les séquences. » Il faut donc trier les

documents essentiels pour sauvegarder une mémoire de l’expérience, refaire la

chronologie et revoir les étapes du projet.

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Les repères dans le temps sont des repaires universels et ce travail préalable permet par

la suite de confronter sur le terrain l’histoire subjective vécue par les différents acteurs {

l’histoire plus institutionnelle du projet.

4.5 Caractériser l’expérience

Il s’agit de poser le contexte et la problématique dans laquelle s’insère cette expérience Titre de l’expérience :

Comment se nomme l’expérience ? Donner un titre provisoire

Localisation: Où se passe cette expérience? Lieu avec ses principales caractéristiques Période et durée :

Depuis quand cette expérience a-t-elle été mise en œuvre? De 1 à 3 ans permet de satisfaire au critère de durabilité d’une bonne pratique et de pérennité des acquis.

Contexte: Dans quel cadre s’insère l’expérience capitalisée? Quel programme ou projet ?

Problématique: Quel est le problème majeur? Pourquoi cette expérience a-t-elle été mise en place ? En quoi elle apporte une solution nouvelle ? Quel état des lieux préalable au projet, à quelles difficultés majeures étaient confrontés les bénéficiaires

Les initiatives précédentes

Quel les étaient les approches développés par le projet auparavant qui ont montrées leurs limites et donné naissance à la bonne pratique Qu’apporte cette expérience de nouveau par rapport à la problématique

Objectifs: Quel est le but/finalité de l’expérience? Acteurs : Quels sont les acteurs principaux? Quels sont leurs rôles, responsabilités

et relations? Stratégie: Quelle est l’approche adoptée? Les grandes caractéristiques de l’approche

adoptée

5. La phase de collecte de données sur le terrain et d’analyse de

l’expérience

La phase de terrain va permettre d’approfondir l’expérience après sa première caractérisation et son cadrage. Les outils utilisés sont les outils traditionnels des enquêtes de terrain. Mais les questions de la

capitalisation s’intéressent au comment, à la démarche et au vécu des acteurs. On va demander dans un premier temps aux principaux acteurs de décrire, illustrer par des exemples, raconter des anecdotes, témoigner des effets et impacts

5.1 La phase de collecte des données sur le terrain

1. Définir les moments clés de l’expérience pour retracer les étapes de la démarche En priorité on va identifier les phases c’est-à-dire les périodes qui s’écoulent entre deux tournants décisifs successifs Il est parfois utile de nommer chaque phase en fonction de sa caractéristique principale. Le travail préalable sur la chronologie du projet est utile pour relancer questionner.

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Exemple de méthode L’activité s’organise comme suit :

• temps 1 : Raconter. Un membre du personnel ou un autre acteur central est invité à raconter l’expérience du projet et un animateur prend des notes sur un tableau { feuilles. Les participants sont invités à ajouter, préciser, contester ou retrancher des faits. Le processus donne habituellement lieu à des discussions animées et permet d’entamer l’échange d’expériences. A la fin de cette étape, le tableau si possible retranscrit sous forme d’ une ligne du temps, permet de visualiser facilement l’histoire et de fournir une version des faits sur laquelle tous s’entendent

• Temps 2 : Repérer les tournants décisifs. L’analyse des faits met en évidence des événements ou des décisions pouvant être considérés comme des tournants décisifs. Très souvent, ces tournants correspondent à des moments où des activités ont été modifiées des outils créés, qui ont permis de développer la bonne pratique.

Dans la même veine un travail à partir de la méthode des changements les plus significatifs aboutit aux mêmes résultats.

Ce travail peut être confronté { un second cercle d’acteurs et servir de base à des interviews d’acteurs du second cercle.

2. La phase de collecte du vécu des acteurs et des histoires.

Pour recueillir le vécu des acteurs plusieurs procédés peuvent être utilisés. Les focus group, l’appel { témoignages, le photo langage, les outils de la MARP, les interviews Le type de questions et la trame d’entretien individuel ou collectif pour recueillir le vécu des acteurs A ce stade, décrire, donner des exemples, comparer avec d’autres expériences vécues, raconter individuellement ou collectivement sont les maîtres mots de la capitalisation d’expériences Des questions ouvertes commençant par “Comment”(état d’esprit de témoignage) plutôt que par “Pourquoi” (état d’esprit d’analyse) peuvent éviter une attitude défensive du narrateur et lui permettre de se concentrer sur son histoire.. Exemples de questions pour collecter des histoires et passer des faits au vécu Il est très utile d’encourager les participants à faire leur récit à la première personne du singulier (“je”), ou « nous » s’il s’agit d’un groupe. “J’aimerais que vous racontiez votre histoire, avec vos propres mots afin que je me mette { votre place.” “Êtes-vous prêt { commencer?” “Parlez-moi d’une fois où…” “Parlez-moi d’un moment où…” “ “Pouvez-vous me citer un exemple particulièrement parlant?” À quelles personnes s’adresse cette histoire?” “Si vous racontiez cette histoire à X, quels messages-clés souhaiteriez-vous faire passer?” “À l’écoute de votre récit, j’ai remarqué plusieurs belles tournures. Si cette histoire était un livre, quel en serait le titre? Ceci est une partie très importante du processus. Le titre doit comporter l’essence de l’histoire et la rendre mémorisable. Les gens apprécient aussi que vous répétiez leurs mots: ils se sentent à la fois écoutés et créatifs. La collecte des histoires va permettre d’enrichir la description de l’expérience, de l’illustrer par ces témoignages, de faciliter la phase suivante d’interprétation et d’analyse des données collectées

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Autre procédé à utiliser dans le questionnement : la comparaison Les questions qui permettent aux personnes de comparer leurs expériences { d’autres expériences, amènent { qualifier l’expérience, { comprendre ce que cette expérience { d’original d’inédit. Types de questions Par rapport à vos expériences passées qu’est ce qui est différent ? Comment faisiez-vous avant, comment font les autres….? Qu’est ce qui est différents entre les villages bénéficiaires du programme et les autres villages ….

5.2 Interprétation et analyse de l’expérience :

A ce stade, les principaux acteurs se sont mis d’accord sur les grandes étapes du projet, les

éléments déclencheurs et les tournants décisifs, ils ont déjà exprimé leur vécu, décrit, expliqué

la démarche, donné des exemples, fourni des témoignages pour illustrer leurs points de vue, il

s’agit maintenant d’animer une réflexion collective de porter un regard critique sur l’expérience

pour en tirer les principales leçons pour le futur.

L’organisation d’un atelier réunissant l’ensemble des principaux acteurs est recommandée à

condition d’adapter les outils et le niveau de langage { tous les participants. Si cela s’avère

compliqué des réunions successives avec les groupes d’acteurs sont possible l’animateur de

l’exercice se pose alors en porte-parole du groupe 1 puis 2 et propose des regards croisés.

La méthode : la plus simple le SEPO

Etape 1 : Regard rétrospectif : Analyse des expériences passées

Positif

Futur

Négatif

Passé Futur

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Succès : Les expériences positives, les réussites, les actions prometteuses, les points forts

Echecs : les difficultés, les points qu’ils restent { améliorer, les impasses, les dérives ….

Etape 2 : Regard prospectif

Les potentialités et les obstacles sont identifiés sur la base des expériences vécues

Potentialités : les atouts, les idées, les capacités non exploitées, les nouveaux défis

Obstacles : les résistances, les conditions défavorables, les limites, les dérives possibles, les

conditions de la pérennité de l’action et de sa reproduction.

Etape 3 : La synthèse du groupe.

Lorsque de nombreux éléments ont été identifiés, le tableau final de synthèse est réalisé en

reprenant les éléments qui font consensus, qui sont considérés comme importants et qui

serviront de base pour tirer des leçons et élaborer des conseils à qui voudrait s’inspirer de

l’expérience.

Conseils aux animateurs des ateliers d’interprétation de la capitalisation d’expérience

Il ne s’agit plus de décrire ni d’énumérer ce qui a été fait mais de s’interroger collectivement sur

le sens de ce qui a été fait, développer une analyse critique, les leçons que l’on en tire pour

améliorer nos actions. La méthode est simple mais elle ne doit pas être limitante, il faut laisser le

temps au débat de s’instaurer. L’utilisation d’un cas, d’exemples, d’histoires parfois

contradictoires sont autant de moyens { utiliser pour faciliter l’approfondissement de la

réflexion.

Des questions comme : « Si c’était { refaire que ferions nous différemment ? » permettent de

revoir le cheminement et de tirer des leçons entre autre sur les conditions pour reproduire

l’expérience et de produire des conseils { qui voudrait s’inspirer de l’expérience.

Proposer { chaque catégorie d’acteurs d’énoncer et de prioriser les 5 conseils les plus

précieux { adresser { qui voudrait s’inspirer de notre expérience est un procédé qui permet

de faire une synthèse et de tirer les leçons essentielles de l’expérience.

6. La phase d’exploitation des résultats de la capitalisation

La rédaction d’une fiche de bonne pratique, écrire pour communiquer et partager les

bonnes pratiques.

Rappel des objectifs

Valoriser les expériences et les bonnes pratiques du réseau Caritas

Produire des documents à partager au sein du réseau des Caritas, mais aussi avec des

partenaires, pour mutualiser les savoirs et apprendre les uns des autres.

Stimuler la production de documents de capitalisation, supports des échanges et

constituant la base d’un réseau apprenant.

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La forme et l’écriture

Il s’agit de raconter par écrit une belle histoire de développement qui retrace ce qui a été fait,

qui fasse ressortir la réflexion collective sur vos pratiques et comment vous avez vécu cette

expérience individuellement et collectivement.

Les qualités d’une bonne fiche :

Accessible à tout public, lisible, claire, concise, utile pour la pratique de terrain, qui donne envie

de s’inspirer de l’expérience et qui se faisant, contribue { développer la mémoire de l’institution.

Le format de la fiche :

La fiche ne devrait pas excéder 4 pages, ainsi le recueil final si vous vous donnez les moyens de

publier ces fiches ne devrait pas excéder une soixantaine de pages. (30 recto verso plus index,

introduction …)

Elle devrait contenir 2 courts témoignages d’acteurs ayant contribué au projet afin d’illustrer vos

propos ainsi qu’une ou deux photos.

Ne pas chercher { être exhaustif mais garder en ligne de mire l’intérêt de votre lecteur : votre

objectif est de lui donner envie de vous contacter pour en savoir plus sur cette expérience.

Rédiger et éviter les listes qui résument et font revenir à un langage technique. Donner des titres

et sous titres aux parties qui soient communicants, qui résument et valorisent les grands

messages que vous voulez faire passer.

Les titres

Le texte rédigé, avec ses articulations, et ses sous titres ne devrait pas comporter l’intitulé des

rubriques mais des titres qui mettent en relief le point essentiel, que vous voulez mettre en

valeur dans chaque rubrique. En général lors de la phase d’enquête sur le terrain, les acteurs

formulent des « belles phrases- clés » qui peuvent être utilisées comme titre.

Deux petits conseils : Soyez des orateurs Raconter { l’oral l’histoire devant un auditoire

facilite le passage { l’écrit au besoin enregistrez vous, demander des feed back { l’auditoire

Même si vous voulez partager cette expérience essentiellement avec des collègues, faites comme

si vous vous adressiez au grand public, à des néophytes que votre récit doit captiver. Sous des

termes techniques comme (un plan stratégique, vous pensez être (un guide succinct de rappel

de quelques conseils d’écriture et de communication écrite vous a été fourni en annexe)

Le contenu :

Les rubriques :

Le contexte

Il s’agit de camper le décor de l’action, quel problème vous vouliez

résoudre au travers de ce projet. Inutile de s’étendre sur l’organisation

institutionnelle de la Caritas, nous ne sommes pas dans une fiche projet

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ou une fiche technique mais dans une fiche de capitalisation d’une

expérience : allez droit au but.

La démarche mise

en œuvre

Il s’agit de retracer le chemin parcouru et de décrire, les principales

phases, les problèmes rencontrés et les remédiations qui ont été

apportées. Inutile de viser l’exhaustivité, ce ne sont pas toutes les

activités qui ont été mises en œuvre qui font la qualité de ce que vous

avez fait, privilégiez les actions qui ont été déterminantes, qui sont la

clé du succès de cette expérience de l’avis de l’ensemble des acteurs

impliqués.

Les différents

acteurs et leurs

rôles respectifs :

Il s’agit de montrer comment vous vous êtes organisés, avec les

partenaires importants ; comment a joué l’implication (ou non) de tous

ces acteurs dans la réussite (ou les difficultés) de l’expérience.

Les résultats, effets

obtenus :

Il s’agit de valoriser les résultats obtenus et d’illustrer la qualité et les

effets. Seuls les résultats liés à la BP sont à présenter

Les points forts et

les faiblesses.

Une bonne question à ce stade : si c’était { refaire, que changerions

nous, à quel moment et pourquoi ?

Les leçons tirées Il s’agit de mettre en forme et en synthèse les savoirs tirés de cette

expérience en vue de sa reconduction et de son amélioration et que

vous avez intégrés dans vos pratiques actuelles.

Les 5 principaux

conseils à donner à

qui voudrait

s’inspirer de cette

expérience

Cette rubrique est proche de la précédente, mais elle permet de poser la

question de la transposition de l’expérience { d’autres contextes. Elle

permet à tous les acteurs de s’adresser { des homologues pour

prodiguer les meilleurs conseils qui évitent les erreurs ou tâtonnements

que vous avez pu connaître

.

Grille d’analyse et de relecture des fiches

Afin de vous aider à relire et parfaire vos productions, voici une grille d’auto-évaluation.

Rubrique Questions à se poser Auto

évaluation,

Co

nte

nu

Contexte et problématique

o Les éléments de la problématique sont-ils posés ? o Le problème à résoudre est-il introduit en fonction de ce

contexte, et des éléments de diagnostic des auteurs de l’expérience ?

o Le rappel des contraintes et des opportunités figure-t-il dans la fiche ?

o La démarche mise en œuvre pour résoudre le problème est-elle justifiée en fonction des éléments préalables ?

15

Description de l’action

o Les objectifs sont-ils clairement posés o La démarche est-elle exposée clairement et en cohérence (en

fonction des objectifs spécifiques : les étapes, l’organisation, les moyens mobilisés, le temps de déroulement…)

o Les résultats quantitatifs et qualitatifs, les effets attendus et imprévus sont-ils présentés ?

o Les difficultés rencontrées sont-elles exposées ainsi que les remédiations mises en œuvre ?

points forts/points faibles

o Une analyse critique est-elle développée ?

Caractéristiques innovantes et/ou exemplaires du projet

o Le caractère innovant de l’action fait il référence aux apports du programme et aux changements induits ?

o Les conditions de réplication de l’expérience sont-elles présentées ?

Leçons apprises

o Les leçons apprises par l’équipe du projet sont-elles présentées. Sont-elles en cohérence avec la description de l’expérience et les résultats et effets ?

o Des conseils sont-ils formulés { qui voudrait s’inspirer de l’expérience ?

Fo

rme

Titre Le titre résume-t-il le contenu ? Est-il accrocheur ?

Lisibilité o La fiche tient elle compte du lecteur ? Lui est-elle adressée ?

Simplicité du vocabulaire

o Le grand public peut-il lire et comprendre la fiche ? o Le vocabulaire n’est-il pas trop technique et « jargonneux » ? o Des exemples et témoignages permettent-ils d’illustrer les

propos et d’incarner le vécu de l’expérience

Argumentation cohérence

o L’ensemble des points traités sont-ils articulés pour faciliter la compréhension du lecteur ?

Caractère concret

o Est-ce que le style rend compte de l’expérience des auteurs ? est-il pratique, opérationnel, vivant ?

7. Un dispositif de capitalisation et de partage des expériences des

réseaux Caritas

En 2013, le programme A2P DIRO « Dynamiser les sociétés civiles africaines via le renforcement

des associations Caritas » a proposé aux Caritas de développer un axe capitalisation et partage

des expériences au sein de leurs réseaux. Plusieurs Caritas (Burkina Faso, Burundi, Mali, Niger,

RD Congo se sont engagées à faire de 2014 une année de lancement d’une composante

capitalisation au cœur de leurs projets.

Cette volonté repose sur le constat que les diocèses, les Caritas nationales ont beaucoup appris

sur le terrain, ils ont accumulé des bonnes pratiques, développé des actions innovantes, dans

l’élaboration et la mise en œuvre de projets et programmes autour de l’ensemble des besoins de

base des populations et le développement de leurs moyens d’existence. Ces compétences et ses

savoirs issus de l’expérience sont diffus, peu valorisés et sous-exploités en tant que ressources

d’apprentissage au bénéfice de tout le réseau. En effet chaque équipe a ses domaines de

spécialité dans lesquels elle excelle mais aussi des domaines dans lesquels elle connait des

difficultés, que l’expérience d’autres diocèses pourrait aider { surmonter Enfin certaines équipes

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innovent dans de nouveaux domaines, avec de nouveaux outils, leurs expériences sont

susceptibles d’ouvrir la voie aux autres. Bref il s’agit de mettre en place des systèmes pour :

Valoriser et vulgariser ces expériences

« apprendre les uns des autres » en formalisant et échangeant ses expériences

La capitalisation est donc un levier essentiel pour développer cet apprentissage collectif sur la

base de la mutualisation des compétences et savoir-faire de tous mais aussi des partenaires des

Caritas.

Quelques clés pour développer un dispositif pérenne de capitalisation et de partage

d’expériences au sein d’un réseau :

1. L’action passe toujours avant la réflexion sur l’action. Ainsi se donner un peu de

temps pour prendre du recul, est rarement la priorité, donc si l’on est convaincu de

l’importance de la capitalisation il faut commencer par proposer de capitaliser sur des

supports simples qui donnent des résultats concrets et tangibles dans un délai motivant.

C’est pourquoi pour une première étape se mettre d’accord sur un produit commun

conçu comme « une œuvre collective » est essentiel avec des délais de réalisation

réalistes et une contribution de tous. C’est le but des fiches de bonnes pratiques pour la

campagne : « Une seule famille humaine de la nourriture pour tous. »

2. La capitalisation ne peut en aucun cas être confiée à une seule personne ou à une petite

équipe. Capitaliser est un processus participatif qui demande l’implication des

acteurs qui ont vécu l’expérience. Du débat, de la confrontation d’idées, sur la base des

récits d’expérience et des vécus sont inhérents au processus si l’on veut qu’il y ait

apprentissage. Cela suppose que le niveau institutionnel s’implique, motive et montre sa

volonté d’en faire un axe fort de développement. Le choix des points focaux et leur

motivation à capitaliser mais aussi à animer le processus est donc stratégique et

déterminant de la qualité et de la pérennité du dispositif.

3. Le but premier de la capitalisation est le partage des savoirs et des connaissances.

Ceci suppose d’organiser des ateliers réguliers en interne mais aussi en externe pour

confronter les savoirs capitalisés, les rendre vivants, faute de quoi, ils sont rangés sur des

rayons de bibliothèques et inutilisés ; personne ne s’en inspire pour améliorer ses

pratiques et les enrichir de l’expérience des autres.

4. La capitalisation gagne à être couplée dès sa conception avec une stratégie de

communication et de publication. Il faut donner à voir pour valoriser, partager pour se

renforcer mutuellement et faire évoluer les savoirs du monde du développement. Aussi

prévoir un budget pour médiatiser le travail de capitalisation, développer des

publications dans une logique de « collections », utiliser le site web, les radios locales …

pour rendre accessibles à tous les savoirs issus de l’expérience sont autant de leviers

pour motiver les équipes et développer une culture de la capitalisation et du partage.

5. Intégrer une activité de capitalisation des expériences à chaque nouveau projet est

le moyen le plus sûr d’expérimenter et de développer des savoir-faire en interne et ainsi

développer de nouvelles pratiques au sein des institutions comme cela s’est fait pour

l’évaluation.

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Etape 1 2014 : Lancement de la dynamique, formation des cadres et expérimentation

d’exercices de capitalisation simples en vue d’une production commune

Etape 2 à Partir de 2015 : Développer une culture de la capitalisation et réaliser des

Etape 2 : à Partir de 2015 : Développer une culture de la capitalisation et réaliser des

capitalisations de projets et programmes, systématiser les productions et le partage

d’expériences, animer les dispositifs et processus

Dispositif de capitalisation,

de partage des connaissances

et de communication des

résultats

1 .Promotion et partage des

innovations et des expériences

de terrain. Animation des

réseaux

2. Capitalisation de

démarches de projets et

programmes

3. Communication

Publication

Fiches d’expériences & de

bonnes pratiques, études de

cas, rapports des ateliers

d’échanges des réseaux

Modélisation de la démarche

Guides, manuels

opérationnels, illustrés

d’expériences pratiques

FAQ, plaquettes, films,

études d’impact, Documents

de capitalisation

Coordination, animation du dispositif avec les points focaux, renforcement des capacités à la demande

avec l’appui conseil du SC

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1. Intégrer une activité de capitalisation d’expériences { chaque nouveau projet et à

certains projets en cours d’exécution pour 2015 :

Systématiser le recueil de récits d’expériences, de témoignages, de leçons tirées au

fur et à mesure des actions

Instituer des temps de réflexion sur l’action dans les réunions { tous les niveaux du

projet et en garder des traces…

Se fixer des objectifs de production

2. Créer des réseaux d’échanges thématiques et/ ou par domaine d’expertise:

Soit sur une thématique commune (santé, agriculture familiale, éducation) souhaite

partager mes aussi renforcer ses connaissances et savoir-faire (Bonnes pratiques,

innovations….)

Soit par domaine d’expertise professionnelle (AGR, Suivi évaluation, coordination de

projets, communication, GRH…) mise en commun des démarches et outils, production

de Guides et manuels de formations harmonisés à partir des expériences et des

meilleurs pratiques.

Soit en croisant les 2.

Les réseaux Caritas en route vers des entreprises apprenantes ?