CLUB DES CONCEPTEURS ROUTIERS

Guide pourl'améliorationde la qualitédes études

d'avant-projetsommaire

Club des Concepteurs RoutiersPoitou-Charentes / Aquitaine

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C R

Page laissée blanche intentionnellement

GUIDE POUR L'AMÉLIORATIONDE LA QUALITÉ DES ÉTUDES

D'AVANT-PROJET

Club des Concepteurs RoutiersPoitou-Charentes/Aquitaine

Sommaire I- INTRODUCTION

Objet du document

II- DÉROULEMENT GÉNÉRAL D'UNE PROCÉDURE D'APS

1 Synoptique - Proposition de déroulement général dela procédure d'ARS

2 Description des points d'arrêt

3 Description des phases d'études

III- GUIDE POUR L'ÉLABORATION D'UN PAO MAITRISED'OEUVRE

1 Contenu d'un PAQ

2 Description de la mission

3 Équipe projet

4 Planning de déroulement des différentes phases de l'étude

5 Données d'entrées

6 Risques liés à l'étude et actions correspondantes à mettre en oeuvre

7 Modalité de maîtrise des interfaces

a/ Maîtrise du recueil des données

b/ Maîtrise des contacts avec les personnes ou organismes fortementconcernés

c/ Modalité de la concertation

8 Coût envisagé de l'étude - Liste des études sous traitées

IV - ANNEXE

Aide mémoire de la commande du directeur départemental del'Équipement au chef du service Grands Travaux pour une étude d'APS.

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I - INTRODUCTION

4

Introduction

Objet du document Ce document élaboré dans le cadre du Club des Concepteurs RoutiersPoitou-Charentes Acquitaine a pour objet d'apporter une aide méthodolo-gique à la mise en oeuvre, au sein d'un service Grands Travaux, d'unedémarche de formalisation de la commande et d'amélioration de la qualitépour la réalisation d'études d'Avant Projet Sommaire d'aménagement rou-tier au sens de la circulaire du 5 mai 1994.

Il résulte de réflexions menées par le club cherchant à tirer partie de l'ex-périence de ses membres et à aboutir à un document volontairementsimple.

La démarche employée, a constitué principalement à recenser les difficul-tés et problèmes importants rencontrés, à en analyser les causes et à pro-poser un déroulement de la procédure d'étude et de concertation qui,associé à une certaine formalisation retranscrite dans un document intitulé

plan d'assurance qualité études APS » devant être élaboré pour chaqueAPS, doit permettre d'assurer au maître d'ouvrage la qualité de l'étude pro-duite par le service (logique projet).

Ce guide est donc une aide méthodologique volontairement simple à lamise en place d'une démarche qualité au sein d'un service grands travauxpour la réalisation d'une étude d'APS.

II est composé des éléments suivants :

II- Proposition de déroulement général de l'étude d'APS

III-Guide pour la réalisation d'un PAQ

IV-Annexe (documents type à utiliser)

5

6

Il - Déroulement général d'une procédure d'APS

7

8

Proposition dederoulement

général de laprocédure d'APS

Il - Déroulement général d'une procédure d'ARS

Quatre moments forts ont été identifiés dans le déroulement de la procé-dure• la formulation de la commande initiale ;• la validation du dossier de concertation ;• le choix de la variante à retenir ;• la validation du dossier final.

Ces moments sont donc associés à des points d'arrêts (P1 à P4), quipour être levés, doivent faire préalablement l'objet de quatre phasesd'études et de concertation (El à E4).

Ce chapitre décrit le déroulement général de la procédure d'APS et pré-cise le contenu de chaque phase d'étude, ainsi que la nature des docu-ments validés par le maître d'ouvrage.

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Il - Déroulement général de la procédure d'ARS

1 - Synoptique Proposition de déroulement généralde la procédure d'APS

Formulation de la commande

PersonneResponsable(à titre indicatif)

Chef de service

D .D.E.

Chef de service

D .D.E.

Préfet/D .D .E.Chef de service

P1

Etudes initiales

H

ConcertationEtudes complémentaires

E3

El

EtudesVariante retenue

P3

E4

P4

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Il - Déroulement général de la procédure d'APS

Elle se fait sur la base :• du projet de commande élaboré conformément au modèle joint en

annexe ; (1)

• du PAQ maîtrise d'oeuvre de l'ARS de l'opération correspondante (cf : III).

P2 : Validation du dossier de concertation

Elle se fait sur la base• des dossiers maquettes (documents techniques I et II) de l'ARS à l'ex

ception du bilan de la concertation ;• du dossier de concertation élaboré par le service grands travaux ;• des modalités de la concertation.

P3 : Choix de la variante retenue

Elle se fait sur la base :• des dossiers (documents techniques I et II) du dossier d'APS modifié

comprenant le bilan de la concertation.

P4 : Validation du dossier final

Elle se fait sur la base :• du dossier définitif ;• note de synthèse du PAQ.

(1) voir aussiGuide qualité - La commande du maître d'ouvrage pour les opérations d'investissements routiers.Publication SETRA - Club des Concepteurs Routiers

2 - Description des P1 : Validation de la commandepoints d'arrdt

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Il - Déroulement général de la procédure d'ARS

3 - Description des A chaque point d'arrêt correspond une phase d'étude qui permet d'élabo-phases d'études rer les documents nécessaires à la levée de ces points d'arrêt . Les objec-

tifs de ces phases d'étude sont précisés dans le présent chapitre.

El : Formulation de la commande

Cette étape d'études a pour objet d'aboutir à la commande du directeurdépartemental de l'Équipement au chef de service.

Il est de la responsabilité du chef de service de préciser ou faire précisercette commande en faisant intervenir le cas échéant des interlocuteursexternes.

Cette étape doit permettre :

• de recenser l'ensemble des études et décisions antérieures liées àl'opération ;

• de définir, dans le cadre de la première étape d'une démarche d'analysefonctionnelle, les fonctions que l'opération doit remplir ;

• de définir le plan d'assurance qualité maîtrise d'oeuvre de l'ARS qui apour objet d'assurer au directeur départemental de l'Équipement de laqualité de l'avant projet sommaire qui sera produit par le service.

Le délai imparti à l'étude de formulation de la commande ne doit pas excé-der 1 mois.

E2 : Études initiales

Cette phase d'études doit permettre à partir de la commande de

• recueillir l'ensemble des données nécessaires à l'étude des variantes etau choix de la variante ;

• définir et comparer les différentes variantes de tracé ;

• élaborer les sous-dossiers minute (I et Il) et du dossier d'APS à l'excepfion du bilan de la concertation ;

• élaborer le dossier de concertation officielle et ses modalités.

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Il - Déroulement général de la procédure d'APS

E3 : Concertation et études complémentaires

La phase de concertation peut amener à identifier des données complé-mentaires, voire à susciter des propositions de variantes de tracé oud'échanges.

Cette phase a donc pour objet de :

• compléter l'analyse de l'état initial ;

• compléter l'étude des variantes de tracé et d'échanges ;

• mettre en forme les dossiers 1 et 2 de l'APS (circulaire du 5 mai 1994)pour aboutir au choix de la variante retenue.

E4 : Etude de la variante retenue

Cette phase d'études comprend :

• des recueils de données approfondies dans la bande de 300 m retenue ;

• un complément d'études techniques pour la variante considérée ;

• l'élaboration du dossier d'APS ;

• la mise en forme du dossier définitif à soumettre à approbation,

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14

111 - Guide de l'élaboration du PAQ

15

16

111 - Guide del'élaboration

du PAQ

1 - Contenu d'un PAQ

Le PAQ pour l'élaboration de l'ARS d'une opération est un document quiprécise au maître d'ouvrage l'organisation mise en place par le serviceGrands Travaux afin de l'assurer de la qualité de l'étude et du dossier pro-duit.

Il est élaboré lors de la phase de formulation de la commande, approuvépar le DDE conjointement à la validation de la commande, complété lorsdes phases d'études, il est remis avec le dossier d'APS final au directeurdépartemental de l'Équipement, assorti d'une note de synthèse qui pré-cise les difficultés ressenties lors de l'étude et rappelle comment les dis-positions prévues dans le PAQ ont été mises en oeuvre.

Le PAQ maîtrise d'oeuvre pour l'élaboration de l'APS contient :

1 / la description de l'étude ;

2/ une liste des membres de l'équipe projet, leur rôle, l'organisation miseen place ;

3/ des plannings de déroulement des différentes phases d'étude avecun responsable identifié pour chaque tache ;

4/ une liste des données d'entrée existantes et à prendre en compte ;

5/ une liste des risques liés à l'étude et des actions correspondantes àmettre en oeuvre ;

6/ modalité de maîtrise des interfaces ;

7/ des documents supports suivants :- liste des organismes à consulter dans le cadre du recueil de données,- modalités de concertation,- liste des études spécifiques à sous-traiter.

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Les paragraphes suivants décrivent le contenu de chaque élément duPAQ :

2 - Description de la mission

Ce court paragraphe rappelle les éléments de description de l'étude envi-sagée,

3 - Liste des membres du service impliqués dans le projetet leur rôle, l'organisation mise en place

Ce chapitre décrit l'organisation mise en oeuvre et les principales fonc-tions assurées par les membres de l'équipe chargée de réaliser l'APS.

4 - Plannings de déroulement des différentes phasesd'études avec un responsable identifié pour chaque tâche

A titre indicatif sont données ci-dessous des propositions de phasagepour chaque phase d'étude avec des durées Indicatives pour chacunedes étapes.

Doit être également clairement identifiée également la personne respon-sable de l'action ou production correspondante et celle qui, le caséchéant, contrôle les éléments produits.

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III - Guide de l'élaboration du PAQ

Phasage indicatif E2 - Etudes initialesdes études

recueil des données 3 mois

,o~coU

analyse des donnéesrecueillies mise en forme

15 jours

réunion d'examen desrisques du projet

(mise à jour du PAQ)

recueil de données

1 moiscomplémentaires

1 moisdéfinition des variantes

validation des variantesà étudier

étude comparativede variantes

mise en forme des

2 mois

dossiers minute (I et Il)

élaboration du dossier

2 moisde concertation

Validation du dossierde concertation

1 jour

1 jour

1 mois

19

III - Guide de l'élaboration du PAQ

Phasage indicatif E3 - Concertation et études complémentairesdes études

Concertation

Bilan de la concertation

Définition des études

complémentaires

Études

3 moiscomplémentaires

Réunion deConseil intégré

Mise à jour des

1 mois

dossiers I et II

co

o

o

a~(0~

Co

C.)

15 jours

3 mois

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III - Guide de l'élaboration du PAO

Phasage indicatif E4 - Etude de la variante retenuedes études

Définition des études 15 joysmoires à mener

Validation des étudesà mener

Études

Mise en forme dudossiers III

du dossier d'APS

3 mois

1 mois

21

III - Guide de l'élaboration du PAQ

5 - Données d'entrée existantes et à prendre en compte

Il s'agit ici d'énumérer les données existantes et pouvant être utilisées lorsde la réalisation de l'étude d'ARS (études, plan topo, POS, études prélimi-naires, décisions, . . .)

6 - Risques liés à l'étude et actions correspondantes àmettre en oeuvre

Une part importante de la qualité est liée à l'identification de risquespropres à l'étude . Celle-ci pourra prendre la forme d'une réunion regrou-pant le chef de service, le chef de projet, les chargés d'études, le subdivi-sionnaire, voire le maître d'ouvrage.

Une fois un risque identifié, une action préventive doit être mise en oeuvrepour en diminuer son importance . Le PAQ identifie la personne chargéede mettre en oeuvre cette action . Il s'agit là du principe essentiel de ladémarche proposée.

La liste jointe, issue du travail du club, recense les problèmes régulière-ment rencontrés lors d'études passées . Ces problèmes ont été retrans-crits en risques pour les études à venir . Il serait bon lors de l'élaboration duPAQ, d'examiner la liste jointe au regard du projet concerné et de vérifierque les risques évoqués concernent ou non l'étude envisagée.

Formulées ici sous une forme générale, les risques doivent être parfaite-ment précisés lors de l'élaboration d'un PAQ spécifique à un projet et l'ac-tion préventive envisagée parfaitement décrite.

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III - Guide de l'élaboration du PAQ

Liste des risquespressentis

Actions préventives Personnechargée de

l'actionAnalyse de la zoned'étude

Contraintes recensées non valides ouinsuffisantes

• réinterroger les organismes dont les réponses sontanciennes ;

• interroger par écrit le subdivisionnaire ;

• effectuer cette phase de recueil strictement, même sile projet parait simple ;

• faire valider à la commune les contraintes.

Trafic

• qualité des données insuffisantes ;

- prendre en compte les circulations particulières :transport exceptionnel, matières dangereuses . ..

- examiner avec la CDES et la subdivision l'impactpossible des reports de trafic local

. réaliser une étude spécifique si nécessaire,

. (associer la commune).

Synoptique des échanges

• synoptique des échanges arbitraires

- s'assurer de l'existence de données de traficpertinente ;

- faire valider dans le cadre du conseil intégré lesynoptique proposé ;

• configuration d'un échangeur ne permettant pas lephasage envisagé ;

- intégrer à la réflexion sur les échanges, les préoccupa-tions liées aux choix géométriques et au phasage.

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III - Guide de l'élaboration du PAC

Recherche de variantes

• Ne pas étudier certaines variantes pertinentes, condui-sant à une remise en cause tardive des choix effectués :

associer d'autres intervenants à la recherche devariantes (maires, DIREN, etc) ;

garder trace de toutes les variantes étudiées et desraisons de leur abandon.

Comparaison des variantes :

• Incohérence de niveau d'étude entre les variantes (coûtnotamment) :

- préciser les hypothèses faites pour l'évaluation descoûts et indiquer les incertitudes.

• Les contraintes liées à l'aménagement sur place ris-quent d'être mal appréciées.

- mener une étude approfondie si cette solution estenvisagée au 1/1000ème, incluant une analyse des

conditions de désenclavement.

• Bilan de concertation laissant place à interprétation :

- le bilan de la concertation doit être clair, le choixproposé doit être justifié et les réponses auxprincipales oppositions doivent être formulées.

Etude de la variante retenue :

• Imprécision du coût

- les bases d'estimation sont à vérifier ;- s'assurer de la cohérence d'ensemble à partir de ratio

forfaitaires et d'opérations récentes similaires.(cf . logiciel CANARI du SE I RA)

• Géométrie :

- profil en travers .

Personnechargée de

l'action

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III - Guide de l'élaboration du FAQ

• Les difficultés peuvent venir aussi bien d'une précisioninsuffisante, d'une incohérence (entre ouvrage et sectioncourante par exemple) :

- effectuer une analyse des profils en travers sur l'en-semble du projet.

• Tracé et profil en long :

- vérifier la coordination profil en long, tracé, lesproblèmes de visibilité, le respect des normes.

• Échanges : point délicat :

- le type de carrefour doit être vérifié au regard desfonctionnalités.Un zoom est souhaitable pour vérifier la faisabilitégéométrique et les coûts (problèmes d'implantationde signalisation, usage pour les véhicules exception-nels, etc).

• Ouvrages d'art courant :

- porter une attention spécifique aux coûts et aux profilsen travers.

• Phasage de l'opération :

- doit être examiné en détail et faire l'objet de plans spé-cifiques précisant les travaux réalisés par phaseconjointement avec la ODES.

• Exploitation :

- examen des dossiers minutes par la ODES, tant enphase définitive qu'en phase travaux.

• Entretien :

- l'avis du service concerné sur le dossier minute doitêtre obtenu.Aborder le problème du centre d'entretien.

• Classement/déclassement

- transmettre très tôt aux collectivités concernées le pro-jet de classement, déclassement lié au projet .

Personnechargée de

l'action

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7- Modalité demaitrise des

interface

III - Guide de l'élaboration du FAQ

La maîtrise des interfaces est fondamentale à la qualité de l'étude.

Elle se décompose en trois parties qu'il convient de maitriser parfaitement

1 - le recueil initial des données ;

2- la maîtrise des relations avec les principaux partenaires ;

3- les modalités de déroulement de la concertation.

7 - 1 - Recueil initial des données

Une liste devra permettre pour la phase initiale spécifique de recueil dedonnées d'identifier les organismes à consulter dans le cadre d'un recueilde données initiales et de suivre les réponses faites.

7 - 2 - Maîtrise des relations avec les principaux partenairesLes personnes ou organismes intervenant dans un projet sont nombreux.Il convient de faire une liste des personnes ou organismes fortement inté-ressés par le projet, de préciser qui assure les relations avec eux au stadede l'APS et selon quelles modalités (réunion avec compte-rendu, à quelstade? demande écrite d'avis, . .,) . Cette liste dépend du projet et de sesdifficultés propres.

Date d'envoi ObservationOrganisme Réponse

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III - Guide de l'élaboration du FAQ

Organismeou personne

externe àl'équipe projet

Relations

assurées par

Attentes (vis à vis)

de cet organismeFormalisation

SUH Chef de projetAnalyse des variantes au regard de l'urba-nisme - Impacte du projet sur l'urbanisme

SGR/CDESExamen du projet retenuà l'égard de la sécurité

SubdivisionConnaissance du site

Recherche de variantes

SGR

Préfet Information

Sous-Préfet Information

DDAFAnalyse des variantes

Impact de la variante retenue

DDASS

DIRENValidation d'une méthode à l'égard

d'une étude spécifique à un biotope

Chambred ' agriculture

Analyse des variantesImpact de la variante retenue

CCI

DIDAvis sur les échanges et rétablisse-

ments concemant les RD

DSF Avis sur estimation sommaire

Conseillergénéral de

Maire deConnaissance du site

Avis sur variante

Député DDEInformation - Avis sur les variantes

et sur le projet retenu

BE techniqueÉtudes techniques des variantes

Études de la variante retenue

PaysagisteAnalyse des variantes au regard du

paysage - Insertion de la variante choisieet mesures compensatoires

CETE Chef de projetAnalyse géotechnique spécifique

en milieu compressible

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III - Guide de l'élaboration du PAQ

7 - 3 - Modalité de concertation

Le déroulement de la concertation doit être précisé . Une liste desmembres à qui est demandé un avis écrit doit être établie.

Liste des organismes associés

Il convient ici de dresser la liste des organismes qui seront amenés àémettre un avis dans le cadre de la concertation,

Administrations

DDASS

DIREN

DRAC

DDAF

Élus

• Conseil général du canton de• M . , président de la communauté de communes de• M .

, maire de

Organisation socio-professionnelle

• Chambre de Commerce et d'Industrie

• Chambre d'Agriculture

Associations

Organisation

Quelle organisation adopte-t-on pour la concertation ?• envoi des dossiers à tous les intervenants par le DDE ou remise lors

d'une réunion de prestation ?• exposition dans chaque commune, à la DDE ?• 1 réunion publique en sous-préfecture présidée par : préfet, DDE,

responsable SGT ?• 1 réunion avec l'ensemble des administrations présidée par :

préfet, DDE, . . .?

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III - Guide de l'élaboration du PAQ

Principe retenu pour l'élaboration du document

• toutes les variantes étudiées doivent elles être présentées ?

• celles ne pouvant être admises sont-elles identifiées dans le document.Les causes de leur inacceptabilité sont-elles explicitées ?

• pour les variantes présentées, le dossier doit-il contenir :

- une proposition de choix ?

- un classement des variantes ?

8 - Coût envisagé Le coût global de l'étude doit être indiqué avec une liste des études et dede l'étude leur coût envisagé.

Exemple :

Nature de l'étude Coût envisagé

Géologie stade APS

Etudes de trafic

140 000 F

Etudes d'environnement 80 000 F

Etudes acoustiques 50 000 F

Etudes hydrauliques 50 000 F

Etudes paysagères 30 000 F

Topographie 100 000 F

Total envisagé 450 000 F

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ANNEXE Exemple de fiche-guide de commande entre

le directeur départemental de l'Équipement etle chef de service Grands Travaux pour une étude d'APS

Intitulé de l'opération . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

Maître d'ouvrage :M.Représenté par

Maître d'oeuvre :M.Représenté par

PLAN DE SITUATION

Rappel des décisions antérieures : (D . M . , APSI 1 — phase, etc . . .)

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ANNEXE

Éléments de la commande Questions à aborder

Définir• le projet• le programme à prendre en

compte au titre de l'étuded'impact

• le programme à considérer dansl'éventuelle étude LOTI

Quelles sont les limites du projet ?S'insère-t-il dans un programmeplus général ?Le seuil de l'étude LOTI sera-t-ilatteint par le programme ?(cf. note DR/RIR du 8 août 95)Une concertation au titre de l'articleL,302 du code de l'urbanisme est-elle nécessaire ?

Définir le parti d'aménagement àétudier et les typologies routières àanalyser

Le parti d'aménagement est-ilarrêté (à moyen et à long terme) ?Par quelle décision ?L'étude d'A,P.S . doit-elle envisagerdes variantes de typologie routière :parti d'aménagement à valider ounotion de phasage ?L'intervention de partenaires exté-rieurs à la D .D.E. est-elle à prévoirsur ce sujet ?

Définir la zone d'étudejoindre un plan de la zone pour larecherche de variantes

Quelles ont été les variantes étu-diées antérieurement ?Le choix fait au stade précédentest-il clairement argumenté ?N'y a-t-il pas de variantes hors dela zone d'étude proposée dont laprésentation pourrait s'avérernécessaire, ne serait-ce que pourexpliquer son abandon ?

Eventuellement indiquer la zoned'étude pour l'étude d'environne-ment et l'étude socio-économiquesi elle est différente

L'aménagement sur place consti-tue-t-il une variante maintenue àl'A .P.S. ?Sinon cela relève-t-il d'une déci-sion argumentée et concertée ?Quelle zone soit couvrir l'étuded'environnement? (Penser auxeffets indirects majeurs) . L'étudesocio-économique.

31

ANNEXE

Éléments de la commande Questions à aborder

Coûts :Indiquer le coût envisagé par lemaître d'ouvrage

Quels ont été les coûts issus desétudes et décisions antérieures ?Des éléments justifient-ils la remiseen cause de ces coûts ?Des contraintes du maître d'ouvrageexistent-elles amenant à définir descoûts particuliers pour l'ouvrage glo-bal ou pour son phasage ?

Liste des fonctions devant êtreremplies pour le projet(éventuellement pondération deces fonctions)

Se reporter au document du SETRA,Club des Concepteurs Routiers.La commande du maître d'ouvragepour les opérations d'investisse-ment routier.

Observations particulières :Indiquer les points méritant uneattention particulière

Des sensibilités particulières ont-elles été mises en évidence dansles études antérieures (et dans lesdécisions antérieures) . Ou aucours des concertations ?Le Maître d'ouvrage souhaite-t-il insis-ter sur tel ou tel aspect du projet ?Quelles interrogations reste-t-il àlever ?Quels partenaires sont à associerde façon particulière à tel ou telmoment de l'étude ?Souhait du maître d'ouvrage enterme de contrôle ou conseil inté-gré (association du réseau tech-nique, intervention de l'I .G.S., etc)

Délais d'étude :Préciser le délai global et les délaispartiels souhaités en indiquant lespoints d'arrêts jugés nécessairesavec validation du maître d'ouvragetels que :• liste des variantes étudiées• dossier de concertation• choix de la solution retenue• validation du dossier final soumis à

instruction(cf : synoptique de déroulement)

Quelles sont les contraintes ?Faut-il distinguer des délais partiels ?Quels sont les points d'arrêts majeursà prévoir dans la procédure ; faut-ildéfinir un délai pour chacun d'eux ?Quels moyens sont à mobiliser, leurdisponibilité est-elle cohérente avecles délais souhaités (moyens finan-ciers ou humains, recours à desprestations extérieures et/où à l'inter-vention de partenaires extérieurs).

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Page laissée blanche intentionnellement

Ce document élaboré dans le cadre du Club desConcepteurs Routiers Poitou-Charentes /Aquitaine a pour objet d'apporter une aideméthodologique à la mise en oeuvre, au seind'un service Grands Travaux, d'une démarche deformalisation de la commande et d'améliorationde la qualité pour la réalisation d'études d'AvantProjet Sommaire d'aménagement routier au sensde la circulaire du 5 mai 1994.

II est composé des éléments suivants :

• Proposition de déroulement général de l'étuded'APS

• Guide pour la réalisation d'un PAQ

• Annexe (documents type à utiliser)

document disponible auBureau des ventes des publications du SETRA

46, avenue Aristide Briand BP 10092223 BAGNEUX Cedex

téléphone : 01 46 11 31 53 et 01 46 11 31 55télécopie : 01 46 11 31 69

prix de vente de l'ensemble du guide : 50F

référence du présent fascicule A 97 40

ISBN 2-11-085814-1