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Service de la recherche – Guide pour colloque - 07/02/2020
GUIDE POUR L’ORGANISATION DES COLLOQUES Vous trouverez ci-dessous les procédures et informations utiles pour vous aider dans la mise en place de votre colloque.
BUDGET La ligne budgétaire ouverte devra être mentionnée pour toute dépense liée à ce colloque. Vous pourrez, via le logiciel JASPER (ENT/Mes outils/Bureautique/JasperReports), suivre en temps réel votre budget, et notamment vos dépenses. Le guide utilisation de Jasper vous indique la procédure à suivre. Si vous n'avez jamais utilisé ce logiciel, Marie-José Ripert, Adjointe au chef des services financiers se propose de vous former (40 803 897 - [email protected]). Pour chaque dépense, vous devez au préalable demander un devis et le transmettre à [email protected] en indiquant cette même ligne budgétaire. Vous avez obtenu un cofinancement de la part de votre laboratoire / du Pays / ou d'un autre partenaire, vous devez transmettre à [email protected] et [email protected] : - un courriel de confirmation envoyé par le Directeur du laboratoire, précisant le montant alloué, s’il s’agit de moyens du laboratoire, - une lettre de notification, une convention, ou tout autre document officiel s’il s’agit de moyens extérieurs. Ce(s) cofinancement(s) viendra(ont) abonder l'enveloppe initiale. Important: merci de nous signaler toute modification budgétaire de votre projet. Lorsque des frais d'inscription sont prévus, merci de vous rapprocher de la direction des finances : [email protected].
MISSION Concernant le déplacement de vos intervenants/invités, vous devez compléter et signer la fiche mission (Excel), et la transmettre à [email protected] accompagnée d'un RIB, d'une copie du passeport et d'un ordre de mission sans frais de l'administration d'origine de la personne concernée (si prise en charge de l'UPF). A l’issue de la mission, les documents suivants devront être fournis :
- original de l’ordre de mission dûment complété et signé, - cartes d’embarquement, - attestation de non-paiement de frais de déplacement et de mission délivrée par l’agent
comptable de son établissement d’origine, - justificatifs d’hébergement avec tampon de l’établissement hôtelier d’accueil.
Service de la recherche – Guide pour colloque - 07/02/2020
COMPTE TEMPORAIRE – Accès Wi-Fi Les demandes de compte temporaire doivent se faire auprès de [email protected] en précisant le nom / prénom / date de naissance / dates du séjour / e-mail, et ce au plus tôt quelques jours avant le déplacement.
LOGISTIQUE Les réservations de salles se font directement auprès du service [email protected] Le Fare Pote'e quant à lui se réserve auprès de [email protected] Des voitures de l’UPF peuvent être mises à disposition – renseignements auprès de Mireille Li ([email protected] / 40 803 928). Pour vous faciliter dans l'organisation générale, vous trouverez en annexe : - un listing de traiteurs* avec lesquels nous avons l'habitude de travailler, - un listing d'hébergements* à proximité de l'UPF. *Ces listes, non exhaustives, sont données à titre indicatif.
COMMUNICATION
Pour tous les aspects communication, merci de contacter le plus tôt possible le service communication : [email protected] Le service de la Recherche reste à votre disposition pour toutes informations complémentaires.
[email protected] / 40.803.936 [email protected] / 40.803.878
ANNEXES
guide utilisation de Jasper
listing traiteurs
listing hébergements (dont modalités convention corporate Intercontinental)
fiche mission sous Excel
Utilisation des rapports « Jasper » mini doc
1- Se connecter au serveur Jasper via l’ENT
Mes outils / Bureautique / JasperReports
2- Sélection d’un rapport.
La partie gauche de l’écran montre les répertoires dans lesquels sont rangés les rapports.
Cliquer sur le petit « + » pour faire afficher les sous répertoires et les rapports qui apparaissent
ensuite dans la partie droite de l’écran.
Guide utilisation de Jasper
Cliquer sur le rapport souhaité, par exemple « 01-Situation budgétaire des dépenses par sous
CR »
3- Utilisation du rapport.
Le rapport sélectionné à l’étape 2 s’exécute, des paramètres peuvent parfois être demandés.
Renseigner les paramètres dans la partie gauche de l’écran. Les paramètres précédés d’un
astérisque sont obligatoires (choix de l’exercice, de l’UB, du CR et du sous CR dans l’exemple)
Les paramètres sans astérisque sont facultatifs ( choix du code nature crédit dans l’exemple)
Dans l’exemple le rapport concernera donc l’exercice 2018, l’UB 940, le CR EASTCO, les sous CR
« colloque éducation » et « projet linkeast » et ne prendra en compte que les dépenses de
fonctionnement.
Cliquer sur « Appliquer » pour générer le rapport.
4 – Génération du rapport.
Une fois tous les paramètres renseignés le rapport apparaît dans la partie droite de l’écran.
Vous pouvez faire défiler les pages grâce aux flèches situées à droite et zoomer avec le « + » et le
« - » au centre de la barre d’outils.
Vous pouvez également exporter votre rapport pour l’enregistrer ou l’imprimer. Différents
formats sont disponibles.
Informations pratiques pour la restauration
Vous trouverez ci-dessous à titre indicatif des propositions de traiteurs qui ont l’habitude de travailler avec l’UPF. (Prestations sur mesure sur demande auprès des fournisseurs)
Chaque commande devra être précédée d’un devis et communiquer à [email protected] en indiquant l’imputation budgétaire.
Christian FENCK – 87.71.87.33
Cocktail déjeunatoire : softs / vin blanc et rouge – canapés salés et/ou sucrés – 1900 XPF/pers.
Cocktail : softs/vin blanc ou rouge – 1500XPF/pers.
Plateaux repas : entrée/plat/dessert/ pain/ bouteille d’eau – 2450 XPF/pers.
Newrest - Contact : Juan RODRIGUEZ - 40 438 726 / 89 36 78 67 - www.newrest.eu Accueil Petit déjeuner : 1 mini croissant
1 mini pain au chocolat 1 mini pain au raisin 1 café 1 jus de fruit
1 thermos de Café pour (10 à 15 par pax) 1 L. de jus de fruit (5 par pax) 1 plateau de fruit frais (10 par pax)
Café de bienvenue :
1 Café
1 Jus de fruit 1 bouteille d’eau
Cocktail : Assortiment de mini canapés VIP Assortiment de mini pâtisseries Bouteille de Vin
Tahiti gourmandises :
Plateau repas : entrée/plat/dessert à partir
de 3 100 XPF
Informations pratiques pour l’hébergement
Rappel : Taux d’indemnisation des missions à l’UPF :
Soit 15 752 XPF par jour (132 €)
Tous les hébergements sont référencés sur le site de Tahiti tourisme : https://tahititourisme.pf/fr-pf/les-iles/meilleurs-endroits-ou-sejourner/
UPF
MANAVA
INTERCONTINENTAL
IA ORA BEACH
RÉSIDENCE INTERNATIONALE de l’UPF
www.upf.pf/fr/content/residence-internationale
La résidence internationale de l'UPF dispose de 12 chambres.
Tarif : 4 000 FCFP (33.52 euros) par jour (Frais d’entretien facturés à l’occupant)
LE TIKI HOTEL du Lycée hôtelier à 5 min de l’UPF
En voiture, le Tiki Hôtel est installé à 5 minutes de l'aéroport international de Tahiti Fa'aa et à 20 minutes de Papeete. D'autre part, l'établissement accueille les formations du Lycée Hôtelier de Tahiti, ce qui peut impliquer des fermetures les week-end et en période scolaire.
Vous aurez le choix entre des chambres standard, des chambres luxe, des studios et des bungalows indépendants. Climatisés, tous les logements comprennent une télévision à écran plat, un minibar et un plateau voyageur. Leur salle de bains privative est pourvue d'une douche. Une connexion Wi-Fi est disponible moyennant des frais.
40 50 45 70 [email protected]
PENSION DE LA PLAGE www.pensiondelaplage.pf /
La Pension se situe à Punaauia, PK 15,4 côte ouest à 9km de l’Université de Polynésie française : - studio single kitchenette disponible au prix à la nuitée de :
- 12 000 XPF (équivalent à 100,56 €) sans a/c - 13 000 XPF (équivalent à 108,94 €) avec a/c
- chambre familiale single au prix à la nuitée de :
- 10 000 XPF (équivalent à 83,80 €) sans a/c - 11 000 XPF (équivalent à 92,18 €) avec a/c
Possibilité d’organiser le transfert aéroport/pension. Contact Pension de la plage : Vincent
E-mail : [email protected]
MANAVA SUITE RESORT TAHITI https://www.manavatahitiresort.com/
+689 40 50 84 45 res@[email protected]
Chambre standard : à partir de 22 540 XPF
INTERCONTINENTAL RESORT AND SPA https://tahiti.intercontinental.com/
+689 40 86 51 78 [email protected]
Chambre standard : à partir 17 136 XPF
Tarifs négociés - Convention corporate – voir modalités sur le document joint
IA ORA BEACH RESORT https://sofitel.accor.com/hotel/B4F2/index.fr.shtml#origin=sofitel
+ 689 40 47 07 07 [email protected]
Chambre standard : à partir de 26 000 XPF
Convention corporate Intercontinental
