Guide Pratique Pour La Constitution Des ONG au Congo

Guide pratique pour la constitution des ONGen Rpublique Dmocratique du Congo

ParG. KAHASHA ka NASHIAvocat

Avec lassistance dune quipe duCabinet KAHASHA compose de :- F. BUHENDWA KATURUBA- J. MAGALA AFAZALI- CIBAMBO AMANI- M. UNYON PEWUAvocats.SOMMAIRE

SOMMAIRE ............................................................................................................................................ 1

INTRODUCTION................................................................................................................................. 4

TITRE 1 : DE LA CONSTITUTION DES ONG LOCALES/OU NATIONALES ET/ OU DE LOBTENTION PAR LES ONG INTERNATIONALES DE LAUTORISATION DEXERCER LES ACTIVITES EN RDC ............................................................................................ 5

Chapitre 1 : DES ONG LOCALES/OU NATIONALES .............................................................. 5

Section 1 : De la procdure................................................................................................................ 6

1 Obtention de lavis favorable au niveau du Ministre de tutelle ....................................... 62. La demande doctroi de la personnalit juridique adresse au Ministre de la Justice. .... 7

Section 2 : Des lments du dossier ................................................................................................. 9

Chapitre 2 : DES ONG INTERNATIONALES ............................................................................ 10

Section 1 : De la procdure.............................................................................................................. 10

1. Des conditions pralables lobtention de lautorisation prsidentielle dexercer les activits en RDC ........................................................................................................................... 102. La procdure denregistrement et dagrment pralable du Ministre de Tutelle ........113. La procdure denregistrement par le Ministre de la Justice et dobtention de lautorisation prsidentielle dexercer les activits en R.D.C ..................................................114. La procdure relative la conclusion de laccord-cadre avec le Gouvernement de laRDC par lentremise du Ministre du Plan ............................................................................... 125. Lobtention dun Arrt-interministriel runissant les Ministres du Plan, celui desFinances..........................................................................................................................................136. Lobtention de laval de lautorit administrative locale autrement dit lacte de reconnaissance de lautorit politico-administrative locale .....................................................14

Section 2 : Des lments du dossier ............................................................................................... 15

2. Les lments du dossier exigs par le Ministre de la Justice dans le cadre de .............16 la demande de lautorisation prsidentielle ............................................................................... 163. Les lments du dossier requis par le Ministre du Plan pour la conclusion delAccord-cadre ...............................................................................................................................164. Les lments ou renseignements requis par lautorit politico-administrative localepour la dclaration dexistence .................................................................................................... 17

TITRE 2 : ANNEXES.............................................................................................................................. 18

ANNEXE I : ..........................................................................................................................................18CONDITIONS DOBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE POUR LES ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF CONFESSIONNELLES, NON CONFESSIONNELLES DE DROIT CONGOLAIS ET LES ETABLISSEMENTS...........18DUTILITE PUBLIQUE .................................................................................................................... 18

10/31Guide pratique pour la Constitution des ONG en Rpublique Dmocratique du CongoCONDITIONS GENERALES ..................................................................................................... 18

ANNEXE II : ........................................................................................................................................20CONDITIONS DOBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE POUR LES ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF CONFESSIONNELLES, NON CONFESSIONNELLES DE DROIT ETRANGER .................................................................... 20CONDITIONS GENERALES ..................................................................................................... 20

ANNEXE III : REQUETE EN OBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE..21

ANNEXE IV : LISTE DECLARATIVE DES MEMBRES EFFECTIFS.................................22

ANNEXE V : DECLARATION DE DESIGNATION DES MEMBRES EFFECTIFS CHARGES DE LA DIRECTION .................................................................................................... 23

ANNEXE VI : DECLARATION RELATIVE AUX RESSOURCES.......................................24

ANNEXE VII : DOSSIERS DES ONG A DEPOSER A LA DCRE/MINISTERE DU PLAN ......................................................................................................................................................25

ANNEXE VIII : MODELE DACCORD-CADRE DE PARTENARIAT ..............................26

INTRODUCTION

Les organisations non gouvernementales, en Rpublique Dmocratique du Congo, sont rgies par la Constitution et la Loi n 004-2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions gnrales applicables aux associations sans but lucratif et aux tablissements dutilit publique.

Pour exercer leurs activits en Rpublique Dmocratique du Congo, les ONG se doivent de se conformer la lgislation en vigueur. Celles qui nexistent pas encore doivent se constituer conformment aux rgles fixes par la loi en respectant toutes ses tapes. Celles qui exercent dj leurs activits dans des Etats autres que la Rpublique Dmocratique du Congo sont tenues dacqurir les autorisations ncessaires pour le dploiement de leurs activits.

Le prsent Guide a pour but de mettre la porte de tous la procdure suivre pour la constitution des ONG en RDC. Ce manuel fournit galement la marche suivre par les ONG trangres pour obtenir lautorisation dexercer leurs activits dans le pays.

Ainsi, ce Guide sera divis en deux parties : la premire reprend toute la procdure pour la constitution des ONG nationales et lobtention de lautorisation dexercer pour les ONG internationales. La seconde est constitue dannexes reprenant en forme de fiches remplir, des modles de lettres pour la constitution ou lobtention de lautorisation dexercer les activits en Rpublique Dmocratique du Congo.TITRE 1 : DE LA CONSTITUTION DES ONG LOCALES/OU NATIONALES ET/ OU DELOBTENTION PAR LES ONG INTERNATIONALES DE LAUTORISATION DEXERCER LES ACTIVITES EN RDC

Les organisations non gouvernementales sont des Associations sans but lucratif, ASBL en sigle.

Elles sont rgies en Rpublique Dmocratique du Congo par la loi n004 2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions gnrales applicables auxAssociations sans but lucratif et aux Etablissements dutilit publique.

Cette loi trouve son fondement dans la constitution de la Rpublique Dmocratique du Congo en son article 37 du Titre II relatif aux droits humains, liberts fondamentales et devoirs du citoyen et de lEtat qui dispose :

LEtat garantit la libert dassociation. Les pouvoirs publics collaborent avec les associations qui contribuent au dveloppement social, conomique, intellectuel, moral et spirituel des populations et lducation des citoyens et des citoyennes .

Les ONG tant rparties en deux catgories (locales ou nationales et internationales), leur constitution ou loctroi de lautorisation prsidentielle seront galement envisags sous cette catgorisation.

Chapitre 1 : DES ONG LOCALES/OU NATIONALES

Avant danalyser la procdure relative leur constitution, il revient de prciser que toute ONG doit se conformer aux rgles relatives la constitution de toute personne morale dont la premire est la rdaction des statuts. Le contenu de ces statuts est fix par la loi sur les ONG en son article 7 :

Les statuts de lassociation sans but lucratif ne peuvent contenir aucune disposition contraire aux lois, aux bonnes murs ou lordre public. Ils doivent mentionner :

1) la dnomination suivie ou prcde des mots association sans but lucratif, en sigle A.S.B.L. ; 2) le sige de lassociation ; celui-ci doit tre tabli sur le territoire de laRpublique Dmocratique du Congo ; 3) lobjet de lassociation ; 4) la ou les provinces o lassociation exercera ses activits ; 5) les diverses catgories des membres ; 6) les conditions dadhsion, de sortie ou dexclusion des membres ; 7) lorganisation de ladministration ou de la direction de lassociation, le mode de nomination et de rvocation des personnes charges de cette administration, la dure de leur mandat et ltendue de leur pouvoir, la manire dont lassociation est reprsente lgard des tiers ; 8) le mode dtablissement des comptes annuels ; 9) les rgles suivre pour la modification des statuts ; 10) laffectation du patrimoine en cas de dissolution de lassociation.

Lesdits statuts doivent tre prsents au Notaire de la ville du lieu de la constitution en vue de leur authentification. Les frais dauthentification sont fixs par un Arrt du Gouverneur de Province. Actuellement Kinshasa, les frais pour lauthentification sont fixs USD 10,00 par exemplaire, auxquels il faut ajouter les frais bancaires et ceux de diligence (frais de facilitation des dmarches administratives gnralement mis la disposition de la personne charge du suivi du dossier).

Section 1 : De la procdure

La procdure proprement dite comporte deux tapes, savoir :

1. Lobtention de lavis favorable sur requte adresse auMinistre de tutelle ;2. La demande doctroi de la personnalit juridique adresse auMinistre de la Justice.

1 Obtention de lavis favorable au niveau du Ministre de tutelle

Cette procdure consiste adresser une demande pour lobtention de lavis favorable du Ministre ayant dans ses attributions le secteur dactivits vis par lONG (art.5 al1).

Ici, il faut prciser que pour les ONG locales, cet avis favorable les autorise provisoirement fonctionner. (Ce qui nest pas le cas des avis favorables accords aux ONG trangres).Par ailleurs, la loi ne dtermine ni la forme de la requte (dclaration, lettre, ) ni la procdure (les formalits) suivre ni les frais payer. Chaque Ministre les fixe librement.

La loi se limite indiquer quil y a ncessit quune demande crite soit adresse au Ministre concern, accompagne de certaines pices dont la nature et le nombre sont prciss par chaque Ministre contacter.

2. La demande doctroi de la personnalit juridique adresse auMinistre de la Justice.

De manire gnrale, cette procdure se droule sans entrave majeure et prend peu de temps. Contrairement la lgislation prcdente, la loi actuelle a simplifi la procdure pour les ONG nationales.

En effet, aux termes de larticle 4 de la loi sur les ASBL, il est dispos :

La requte en obtention de la personnalit juridique, dment signe par les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lassociation, est adresse, en double exemplaire, contre rcpiss, au Ministre de la Justice sous- couvert du Ministre ayant dans ses attributions le secteur dactivits vis.

Une fois pourvue de lavis favorable du Ministre de tutelle, lONG adresse une requte, en double exemplaire, en vue de la reconnaissance et/ou de loctroi de la personnalit juridique.

Elle doit tre accompagne de documents ci - aprs :

a) une liste indiquant les noms, les post-noms, les prnoms, le domicile ou la rsidence de tous les membres effectifs de lassociation. Cette liste est signe par tous les membres effectifs qui seront chargs de ladministration ou de la direction de lassociation ;

b) une dclaration signe par la majorit des membres effectifs indiquant les noms, professions et domiciles ou rsidences de ceux qui, un titre quelconque, sont chargs de ladministration ou de la direction de lassociation ;c) les statuts notaris de lassociation et au pralable dment signs par tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lassociation ;

d) les certificats de bonnes conduites, vie et murs de tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lassociation ;

e) une dclaration relative aux ressources prvues par lassociation en vue de raliser lobjectif quelle sassigne. Cette dclaration doit tre renouvele la fin ou au dbut de chaque semestre, sous peine de lapplication de larticle 19 de la loi sur les ASBL qui dispose :

La majorit de deux tiers des membres effectifs peut prononcer la dissolution de lassociation sans but lucratif. Laffectation des biens est dtermine par la majorit des membres effectifs si celle que prvoient les statuts nest pas ralisable. La liquidation sopre par les soins dun ou de plusieurs liquidateurs dsigns soit par lapplication des statuts soit en vertu dune dcision de la majorit des membres effectifs, soit dfaut, en vertu dune dcision de justice saisie par toute personne intresse ou par le ministre public .

Cette requte en octroi de la personnalit civile est signe par tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lassociation.

De la demande adresse au Ministre de la Justice

La simplification signale ci haut constitue la grande innovation de la loi actuelle : suivant larticle 5 alina 3, dsormais, en lieu et place du Prsident de la Rpublique, le Ministre de la Justice est comptent pour octroyer la personnalit civile aux ONG locales par voie darrt. et non le Prsident de la Rpublique comme stait le cas jadis.

Le Ministre de la Justice est tenu de se prononcer dans les six mois dater de la dlivrance de lavis favorable du Ministre de tutelle.

La demande de lONG est dpose et enregistre au niveau de la2me Direction du Ministre de la Justice, charge des associations et cultes.

Les frais relatifs ladite procdure sont officiellement de :

- FC 2.500,00 au titre de frais de dpt et denregistrement et ;- FC 200,00 au titre de frais de publication par dcision.

Ils sont pays la mme Direction en contrepartie dune note de perception et dun bordereau de versement. (article57).

En cas de conformit du contenu du dossier (lettres + pices) aux exigences lgales, le Directeur Chef de Service adresse lONG une lettre daccus de rception officiel celle-ci.

Vient ensuite lenqute de viabilit effectuer au niveau du sige de lONG par un prpos de la 2 Direction du Ministre de la Justice et sanctionne par un rapport sur son droulement.

Celui-ci (prpos) prparera un projet de rapport ainsi quun projet darrt, tous soumis au Secrtaire Gnral pour examen et avis, transmettre au Ministre.

Le Ministre est tenu de se prononcer sur la requte lui soumise dans les six mois qui suivent lobtention de lavis favorable. Pass ce dlai, la personnalit juridique est cense tre octroye.

En rgle gnrale conformment larticle 5 alina 33 sus mentionn, le dlai prvu et au-del duquel la personnalit juridique est cense tre accorde une ONG nationale (six mois) se trouve souvent sinon toujours largement dpass tel que rares sont les cas o le Ministre est intervenu par voie darrt.

Section 2 : Des lments du dossier

Larticle 4 de la loi en vigueur numre les conditions requises pour la conformit de la demande :

a)une liste indiquant les noms, les post-noms, les prnoms, le domicile ou la rsidence de tous les membres effectifs de lassociation. Cette liste est signepar tous les membres effectifs qui seront chargs de ladministration ou de la direction de lassociation;b) une dclaration signe par la majorit des membres effectifs indiquant les noms, professions et domiciles ou rsidences de ceux qui, un titre quelconque, sont chargs de ladministration ou de la direction de lassociation ;

c) les statuts de lassociation notaris et dment signs par tous les membres effectifs ;

d) les certificats de bonne conduite, vie et murs de tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lassociation ;

e) une dclaration relative aux ressources prvues par lassociation en vue deraliser lobjectif quelle sassigne. Cette dclaration doit tre renouvele la fin ou au dbut de chaque semestre, sous peine de lapplication de larticle 19, prcdemment cit.

Cependant au niveau du Ministre de la Justice, contrairement aux Ministres de Tutelle o une signature peut suffire, il est exig la signature dau moins quatre membres chargs de ladministration de lONG accompagne des lments cits ci-dessus. Il est souligner que dans la pratique, on exige des ONG la production de certains autres documents non repris par la loi.

Chapitre 2 : DES ONG INTERNATIONALES

Section 1 : De la procdure

La procdure relative aux ONG est rglemente par la loi reprise que dessus. Celle-ci est longue compte tenu des tapes suivre et de la pratique du terrain. Aussi, rares sont les ONG dont la procdure a abouti lobtention de lOrdonnance prsidentielle.

1. Des conditions pralables lobtention de lautorisation prsidentielle dexercer les activits en RDC

A loppos des ONG nationales, les ONG internationales doivent pralablement remplir les conditions ci-aprs :

1. exister lgalement dans le pays de leur sige.2. avoir une reprsentation connue (sige).3. utiliser la main duvre locale concurrence de 60% minimum de lensemble du personnel.

2. La procdure denregistrement et dagrment pralable duMinistre de Tutelle

Larticle 31 alina1 de la loi sur les ASBL dispose :

Selon quelle est caractre conomique, culturel, ducatif ou social, lassociation trangre requiert au pralable, lavis et lenregistrement auprs du Ministre ayant dans ses attributions le secteur dactivits vis .

Cette premire tape consiste en lobtention de lavis favorable dont les dmarches commencent par le dpt de la demande dagrment et denregistrement auprs du Ministre en charge du secteur dactivits vis par lONG. A cette demande sont annexs les documents exigs par larticle 4 de la loi en vigueur qui varient selon les Ministres. Les frais y relatifs sont prvus larticle 57 et doivent tre pays conformment aux exigences de chaque Ministre. Cette procdure, en principe ne stale pas longuement dans le temps. Cela se justifie, notre avis, par le fait qu ce niveau, on a affaire gnralement un seul interlocuteur du Ministre concern. Une fois pourvue de lavis favorable, lONG internationale peut entamer la procdure de lobtention de lautorisation dexercer ses activits en R.D.C. au niveau du Ministre de la Justice.

3.La procdure denregistrement par le Ministre de la Justice et dobtention de lautorisation prsidentielle dexercer les activits en R.D.C

Conformment larticle 30 de la loi sur les ASBL, lONG internationale doit, pour exercer ses activits en RDC, adresser sa demande auprs du Ministre de la Justice. Cette demande doit maner du sige et tre signe par tous les membres chargs de ladministration de lONG (article 4 alina 3). Cependant, dans la pratique, le Cabinet du Ministre de la Justice tolre que la requte soit signe par quatre membres au moins chargs de ladministration. Ceci se justifie par le caractre international de lONG qui rsulte de la situation gographique et des difficults quelle peut avoir runir tous les membres du Conseil dAdministration. Cette procdure se droule comme suit au niveau du Ministre de la Justice :

- lenregistrement et le dpt du dossier de lONG auprs de la2 Direction en charge des associations et cultes ;-le paiement des frais prvus par larticle 57 et la remise des preuves de paiement. ;-le retrait de laccus de rception manant du Directeur Chef de Service en rponse la demande introduite par lONG internationale ;-lenqute de viabilit effectuer au niveau du sige de la reprsentation de lONG internationale en RDC par un prpos de la Direction susmentionne ;-la rdaction du rapport portant sur lenqute ci-haut cite transmettre au Secrtaire Gnral par ledit prpos ;-la prparation du projet dordonnance ainsi que des diffrents rapports soumettre successivement et respectivement au Secrtaire Gnral pour examen et avis, au Ministre de la Justice pour approbation et enfin au Chef de lEtat pour sanction par voie dOrdonnance pralablement dlibr en Conseil des Ministres.

4. La procdure relative la conclusion de laccord-cadre avec leGouvernement de la RDC par lentremise du Ministre du Plan

Il y a lieu de noter que cette procdure, prvue larticle 37 point 2, se fait en mme temps que celle relative lobtention de lautorisation prsidentielle, mais doit se terminer avant cette dernire.

En effet, lONG internationale doit conclure avec le Gouvernement de la RDC un accord-cadre. Ce dernier porte notamment sur son plan daction ainsi que sur les exemptions et facilits obtenir du Gouvernement Congolais. Les facilits octroyes doivent tre entrines par un Arrt interministriel. Cet accord-cadre doit tre vers au dossier du Ministre de la Justice en vue de lobtention de lautorisation prsidentielle.

Cette procdure peut tre subdivise en quatre tapes qui sont :

1. Le dpt du dossier et de la requte sollicitant lenregistrement adresse au Directeur de la Coordination des Ressources Extrieures moyennant acquittement de frais y relatifs (soit USD5,00). La mme Direction effectue une descente sur les lieux pour constater la ralit de lexistence et des activits de lONG.

Ensuite, en rponse la requte introduite par lONG, intervient laccus de rception du Directeur ci-haut cit.

2. Le visa du Chef de Division ONG est appos sur laccus de rception.

3. La transmission du dossier au Cabinet du Ministre du Plan, plus prcisment au Conseiller Juridique. Cest ce niveau que sont engags les pourparlers sur le fond du projet daccord-cadre, avant sa transmission au Ministre du Plan pour approbation.

4. La signature de laccord-cadre par les parties.

5. Lobtention dun Arrt-interministriel runissant les Ministres duPlan, celui des Finances

Cette procdure est prvue par larticle 39 alina 2 de la loi sur les ASBL. Elle consiste :- au dpt de la demande au Secrtariat du Cabinet du Ministre duPlan;-au retrait de laccus de rception manant du Secrtaire Gnral du mme Ministre ;- enfin, lobtention de larrt interministriel.

Dans la pratique cette procdure est longue et aboutit rarement lobtention dudit arrt en raison dune lenteur administrative non justifie. Dautre part, il importe dindiquer que lobtention dun arrt interministriel na pas de raison dtre car elle constitue un double emploi et une rptition.

En effet, ds linstant o laccord-cadre a t conclu par le Gouvernement reprsent par le Ministre du Plan, son contenu ne devrait plus tre entrin par un arrt interministriel des Ministres du Plan et des Finances du fait que :

-les deux sont membres du mme Gouvernement, qui au demeurant, est dj engag par la signature de lun ;-les exemptions tant lgalement institues, il serait plus simple que chaque service, sur prsentation de laccord-cadre, les applique.

Or, sans larrt interministriel, les exemptions accordes dans laccord- cadre ne peuvent tre effectives et les ONG internationales restent imposables (redevables) lgard des services fiscaux, douaniers et autres ; et ce, quels que soient les biens imports, leur nature, leur affectation et/ou leur destination souvent lie lurgence.

Ds lobtention de larrt interministriel, lONG est tenue de le transmettre aux services concerns, notamment la Direction Gnrale des Impts, lOFIDA, lOCC, en vue de sa mise en uvre.

6. Lobtention de laval de lautorit administrative locale autrement dit lacte de reconnaissance de lautorit politico-administrative locale

Actuellement, cette exigence ne dcoule daucun texte lgal. Elle procde de la pratique dun ancien texte de loi, savoir le Dcret-loi n 195 du 29 janvier 1999 en son article 37, abrog par la loi n 004/2001 du 20 juillet 2001, relative aux ASBL et EUP (tablissement dutilit publique).

Elle consiste introduire la lettre de la dclaration dexistence, laquelle fait galement office de demande de lacte de dpt en faveur de lONG au Chef de la Division provinciale, urbaine ou locale de la Justice du lieu dactivit de lONG.

Cette lettre doit tre accompagne des documents ci-aprs :

3 exemplaires des statuts ; 3 exemplaires du rglement dordre intrieur ; Extrait du casier judiciaire pour les membres du Comit Dirigeant ; Attestation de bonne vie et murs ; Dclaration annexe I, II et III ; Paiement des frais de dpt ;Descente sur les lieux moyennant certains frais non fixs par un texte en vue dune enqute sur la viabilit de lONG au regard de son sige ; Retrait de lacte de dpt.

Ici, il importe dindiquer que cette pratique est effective Kinshasa.

Cette procdure informelle, non rglemente par un texte, peut se rvler dangereuse pour lONG et ne lui fournit aucune garantie, vu quelle est tributaire de la personne contacte au niveau de ladministration locale.

A notre avis, cette formalit alourdit le processus dimplantation des ONG. Celles-ci pourraient lviter en dposant, auprs de lautorit administrative locale, la preuve de lexistence dun dossier au niveau de la 2me Direction charge des Associations et Cultes du Ministre de la Justice.

En principe, les ONG internationales humanitaires, qui ont une mission temporaire, ne devraient pas voir la procdure de leur implantation sallonger dans le temps, ni tre insres dans la grande politique de lEtat, au point que larticle 41 de la loi n004/2001 du 20 juillet 2001, qui dispose :

Les Organisations non gouvernementales humanitaires participent la conception et la mise en uvre de la politique de dveloppement la base. A cet effet, elles tiennent compte des besoins locaux et se conforment dans leurs interventions, aux orientations du gouvernement en matire de dveloppement

sen trouve dnud de tout sens.

Section 2 : Des lments du dossier

Ceux-ci sont dtermins chaque tape de la procdure par le ministre concern.

1. Les lments du dossier exigs pour lobtention de lavis favorable duMinistre de tutelle

Ces lments sont repris larticle 4 de la loi sur les ASBL.

En rsum, les ONG doivent adresser une requte au Ministre de la Justice qui doit tre signe par tous les membres effectifs chargs de ladministration, en original et double exemplaire (voir supra, p.8, Section 2).2. Les lments du dossier exigs par le Ministre de la Justice dans le cadre de la demande de lautorisation prsidentielle

Les lments du dossier exigs sont les mmes que ceux requis en vue de lavis favorable du Ministre de tutelle, avec la seule diffrence quici, lONG devra produire laccord-cadre conclu avec le Gouvernement Congolais, par le biais du Ministre du Plan. Ils sont numrs par larticle 31 de la loi sur les ASBL qui renvoie larticle 4 sus voqu de la mme loi.

Cet article dispose que :

Selon quelle est caractre conomique, culturel, ducatif ou social, lassociation trangre requiert au pralable, lavis et lenregistrement auprs du ministre ayant dans ses attributions le secteur dactivit. En cas davis favorable, la demande dautorisation est adresse au Ministre de la justice. Pour tre recevable, la demande dautorisation devra se conformer aux dispositions de larticle 4 de la prsente loi.

3.Les lments du dossier requis par le Ministre du Plan pour la conclusion de lAccord-cadre

Aux termes de la loi sur les ASBL, Sans prjudice des dispositions de larticle 35 ci-dessus, lorganisation trangre doit : () conclure un accord-cadre avec le Ministre ayant le Plan dans ses attributions () (article 37, point 2).

Cependant, les lments constituant le dossier de demande denregistrement et de conclusion de laccord-cadre repris ci-dessous, ne sont pas dtermins dans la loi, mais dcoulent de lorganisation interne du Ministre du Plan :

Statuts (en 2 exemplaires) ; Acte de reconnaissance de lautorit politico-administrative locale(devenu dsuet par leffet de la loi actuelle, voir supra pp.13-14) ;Rapport annuel dactivits le plus rcent (pour ONG dj oprationnelle) ; Plan daction sur trois annes ; Copies de projets en cours ou raliser ; Lettre de demande denregistrement adresse au Directeur de laCoordination des Ressources Extrieures ; Dpt dossier + Fiche des renseignements : 5 $ US ; Visite sur terrain ( charge de lONG) ;

4. Les lments ou renseignements requis par lautorit politico- administrative locale pour la dclaration dexistence

En ce qui concerne la procdure devant lautorit politico -administrative locale, les lments du dossier ne sont pas explicitement prvus par les textes lgaux mais dcoulent plutt dune pratique sur terrain.

La lettre de la dclaration dexistence que lONG internationale doit adresser la Division Urbaine de la Justice, lautorit politico- administrative locale doit tre accompagne des lments ci-aprs :

- 3 exemplaires des Statuts ;- 3 exemplaires du rglement dordre intrieur ;-Extraits des casiers judiciaires des membres et/ou des personnes charges de lAdministration de lONG ;- Attestations de bonne vie et murs ;- Toutes autres dclarations numroter : annexe I, II ,IIITITRE 2 : ANNEXES

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO Ministre de la Justice

SECRETARIAT GENERAL2me Direction Charge des Cultes, Associations et ONG

ANNEXE I :CONDITIONS DOBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE POUR LES ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF CONFESSIONNELLES, NON CONFESSIONNELLES DE DROIT CONGOLAIS ET LES ETABLISSEMENTS DUTILITE PUBLIQUE

CONDITIONS GENERALES

1. Requte en obtention de la Personnalit Juridique (lettre de demande de la Personnalit Juridique) adresse Son Excellence Monsieur le Ministre de la Justice dment signe par tous les membres du Comit Directeur et dpos la2me Direction.

2. Statuts conformes notaris, signs par tos les membres chargs, de ladministration ou de la direction de lASBL

3. La liste dclarative des membres effectifs de lASBL/ONG compos de deux rubriques :Noms, Post-noms et adresses. Cette liste nest signe que par les membres chargs de ladministration ou de la direction seulement.

4.La dclaration de dsignation des membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lASBL compos de quatre rubriques : Noms, Professions, Adresses, Fonctions au sein de lASBL/ONG. Cette dclaration est signe par la majorit des membres effectifs.

5. La dclaration relative aux ressources de lASBL/ONG signe par tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lASBL/ONG.

6. Les Certificats de Bonne Conduite, Vie et Murs de tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction de lASBL/ONG ou E.U.P.

7. La dclaration de cession des biens, signs par le cdant et le bnficiaire pour les E.U.P. elle notarie.

8. Le paiement des frais au profil du Trsor public.

9. La dclaration des dsignations des administrateurs signs par le Fondateur ou le Promoteur pour les E.U.P.

10. Lacte constitutif de la doctrine originale (fondamentale de foi) : pour les ASBLconfessionnels seulement.

11. Les dispositions testamentaires pour E.U.P.

12. Avis favorable du Ministre du secteur dactivit de lASBL ; pour les ASBL non confessionnelles.

LA DIRECTION

ANNEXE II :CONDITIONS DOBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE POUR LES ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF CONFESSIONNELLES, NON CONFESSIONNELLES DE DROIT ETRANGER

CONDITIONS GENERALES

13. Demande dautorisation dexercer les activits en R.D.C. : lettre adresse Son Excellence Monsieur le Ministre de la Justice dment sign par le Dlgu dsign par la maison mre.

14. Statuts conformes notaris de la maison mre

15. La liste dclarative des membres effectifs de lASBL/ONG compose de deux rubriques : Noms, Post-Noms et Adresses. Cette liste nest signe que par le dlgu dsign.

16. La dclaration relative aux ressources de lASBL/ONG compos de quatre rubriques : Noms, Profession, Adresses, Fonctions au sein de lASBL/ONG. Cette dclaration est signe par la majorit des membres effectifs.

17. La dclaration relative aux ressources de lASBL/ONG signe par tous les membres effectifs chargs de ladministration ou de la direction lASBL/ONG.

18. Les certificats de Bonne Conduite, Vie et Murs de tous les membres chargs de ladministration ou de la direction de lASBL/ONG ou EUP.

19. La dclaration de cession des biens, signe par le cdant et le bnficiaire pour les E.U.P.Elle est notarie.

20. Le paiement des frais au profit du Trsor Public.

21. La dclaration des dsignations des administrateurs signe par le Fondateur ou le Promoteur.

22. Lacte constitutif de la doctrine originale (fondement de foi) : par les ASBLconfessionnelles seulement.

23. Les dispositions testamentaires pour leurs E.U.P.

24. Avis favorable du ministre du secteur dactivit de lASBL, pour les ASBL non confessionnelles.ANNEXE III : REQUETE EN OBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE

Kinshasa, le .

N/Rf. :

V/Rf. :

A Son Excellence Monsieur le Ministre de la Justice et de Garde Sceaux. KINSHASA/GOMBE

Excellence Monsieur le Ministre,

Objet : Requte en obtention de laPersonnalit Juridique

Nous soussigns, membres effectifs chargs de la direction de lAssociation Sans But Lucratif (Confessionnelle ou non confessionnelle) dnomme : , en sigle , avons lhonneur de solliciter auprs de votre auguste personne, lobtention de la Personnalit Juridique en faveur de notre association.

En effet, la requte vous adresse est accompagne des annexes prvus aux articles 3, 4, 5, 6, 7, 8 et 57(asbl non confessionnelle (ou 3, 4, 5, 6,7, 8, 46, 50 et 57 pour les asbl confessionnelles) de la Loi n004/2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions gnrales applicables aux Associations Sans But Lucratif ainsi quaux Etablissements dUtilit Publique.

Dans lattente dune suite favorable que vous ne manquerez certainement pas de rserver la prsente requte, nous vous prions dagrer, Excellence Monsieur le Ministre, lexpression de notre considration.

POUR LASBL/ONG : LES MEMBRES EFFECTIFS CHARGES DE LA DIRECTION

13

24.ANNEXE IV : LISTE DECLARATIVE DES MEMBRES EFFECTIFS

Nous soussigns, membres effectifs chargs de la direction de lAssociation Sans But Lucratif confessionnelle/non confessionnelle dnomme ASBL en sigle

Attestons par la prsente que sont membres effectifs de notreASBL, les personnes dont les noms et adresses indiques ci-dessus :

NNOMS, POST-NOMS ET PRENOMSADRESSES RESIDENTIELLES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Fait Kinshasa, le..

POUR LASBL

LES MEMBRES CHARGES DE LA DIRECTION

NOMS FONCTIONS SIGNATURE

1

2

3

4

5

ANNEXE V : DECLARATION DE DESIGNATION DES MEMBRES EFFECTIFS CHARGES DE LA DIRECTION

Nous soussigns, formons la majorit des membres effectifs de lAssociation Sans But Lucratif confessionnelle/non confessionnelle dnomme ASBL , en sigle ;

Dclarons par la prsente avoir dsign en date du.././2007, les personnes ci-dessous, aux fonctions indiques en regard de leurs noms :

NNOMS, POST-NOMS&PRENOMSPROFESSION DANS LA VIEACTIVEADRESSE RESIDENTIELLEFONCTION AU SEIN DE LASBL

1

2

3

4

5

6

7

Fait Kinshasa, le

POUR LASBL

LA MAJORITE DES MEMBRES EFFECTIFS

NOMS SIGNATURE

1

2

3

4

5

6ANNEXE VI : DECLARATION RELATIVE AUX RESSOURCES

Nous soussigns, membres effectifs chargs de la direction de lAssociation Sans But Lucratif confessionnelle/non confessionnelle dnomme ASBL en sigle

Dclarons par la prsente que les ressources devant permettre notre ASBL datteindre ses objectifs proviendront de :

Cotisation des membres Dons et legs divers Subventions et subsides ventuels Produits dactivits de lASBL

Fait Kinshasa, le

POUR LASBL

LES MEMBRES EFFECTIFS CHARGES DE LA DIRECTION

NOMSFONCTIONSSIGNATURE

1

2

3

4

5

6

ANNEXE VII : DOSSIERS DES ONG A DEPOSER A LA DCRE/MINISTERE DU PLAN

STATUTS (2 exemplaires) notaris

PRESONNALITE JURIDIQUE (Ministre de Justice aprs avis favorable)

ACTE DE RECONNAISASNCE DE LAITORITE POLITICO- ADMINISTRATIVE LOCALE(le lien dexerce social)

AUTORISATION DE FONCTIONNEMENT DU MINISTERE CONCERNE PAR LE SECTEUR DACTIVITES

RAPPORT ANNUEL DACTIVITES LE PLUS RECENT (POUR ONG DEJA OPERATIONNELLE)

PLAN DACTION SUR TROIS ANNEES

COPIES DE PROJET EN COURS OU LA REALISER

LETTRE DE DEMANDE DENREGISTREMENT ADRESSE AU DIRECTEUR DE LA COORDINATION DES RESSORCES EXTERIEURES

DEPOT DOSSIER_FICHE DE RENSEIGNEMENT : 50 $ US Il faut dposer la lettre de demande de visite

VISITE SUR TERRAIN (A charge de lONG) 200$ ONGI, 151$ ONGLANNEXE VIII : MODELE DACCORD-CADRE DE PARTENARIAT

ACCORD DE PARTENARIAT ENTRE LA REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO ET LASBL/ONG (Nom de lASBL/ONG)

ENTRE :

LA RPUBLIQUE DMOCRATIQUE DU CONGO, REPRSENTE PAR LE MINISTRE AYANT LE PLAN DANS SES ATTRIBUTIONS ;

CI-APRS DNOMM L ETAT OU LE GOUVERNEMENT

ET :

LONG .(Nom de lONG), DONT LE SIGE EST SIS (Adresse de lASBL/ONG ;

CI-APRS DNOMM .. (Nom de lASBL/ONG)

PRAMBULE

ATTENDU QUE (Nom de lASBL/ONG) est une Association sans but lucratif (ou une Organisation Non Gouvernementale) de droit congolais (ou Nationalit de lONG) ;

Quelle est active en Rpublique Dmocratique du Congo et a pour buts ou objectifs :

- (Enumrer les objectifs de lASBL/ONG) ;

Quau stade actuel ; le portefeuille de lASBL/ONG) porte essentiellement sur.(Indiquer les activits sur lesquelles porte le portefeuille de lASBL/ONG).

Attendu que pour ses activits, lASBL/ONG pourra bnficier du concours, de lassistance et du financement de diverses organisations internationales, dont, notamment, les agences spcialises des Nations Unies et de lUnion Europenne, ainsi que de dons et legs des particuliers.Attendu que lASBL/ONG uvre dans la neutralit et limpartialit, en toute indpendance vis--vis des pouvoirs politique, conomique et religieux.

Attendu que lASBL/ONG revendique, au nom de lthique . (du domaine dexercice des activits) universelle et du droit (Indiquer le domaine juridique des activits concernes), la libert pleine et entire de lexercice de ses fonctions dans le strict respect de la rglementation applicable.

Attendu que le personnel tranger et national de lASBL/ONG est constitu de professionnels comptents mesurant les risques et prils des missions accomplies par eux.

Attendu que, dans lexercice de ses activits en Rpublique Dmocratique du Congo, le personnel de lASBL/ONG sengage respecter les lois et rglements de la Rpublique Dmocratique du Congo, ainsi que les stipulations du prsent Accord de Partenariat.

Attendu que la loi n 004/2001 portant dispositions gnrales applicables aux associations sans but lucratif et aux tablissements dutilit publique en Rpublique Dmocratique du Congo requiert, notamment en son article 39 alina 2, la conclusion dun AccordCadre de partenariat avec le Ministre ayant le Plan dans ses attributions ;

Attendu que lintrt marqu par lEtat pour le dveloppement durable et la protection sanitaire de ses citoyens, la conduit prendre en considration les buts de lASBL/ONG et envisager les mesures appropries susceptibles de faciliter lobjectif quelle poursuit.

CECI EXPOS, IL A T ARRT ET CONVENU CE QUI SUIT :

Article I : Des activits de lASBL/ONG

LASBL/ONG contribuera, conformment son objet, au bien-tre de la population congolaise, notamment en engageant et en mettant en uvre des projets caractre ou impact social,

Article II : Du financement des activits de lASBL/ONG

LASBL/ONG assurera le financement de ses projets, soit grce aux fonds reus dorganisations internationales, dEtats ou de bailleurs de fonds privs, soit sur ses fonds propres, composs de dons particuliers et dentreprises prives, legs et collectes diverses.

Article III : Du personnel de lASBL/ONG

Dans le cadre de lexcution de ses programmes, lASBL/ONG sengage prendre en charge :

1. la rmunration de ses membres travaillant en RpubliqueDmocratique du Congo ;2. le logement de ses membres en mission ainsi que leurs familles ;

3. les voyages professionnels de ses membres, lintrieur et lextrieur de la Rpublique Dmocratique du Congo ;

4. la formation et le perfectionnement du personnel congolais, outre des stages, colloques ou sminaires organiss par les autorits de lEtat ;

5. le transport et lassurance du personnel et du matriel jusqu limplantation du projet en exemption de taxes conformment larticle VI de la prsente convention.

Article IV : Des engagements de lASBL/ONG

LASBL/ONG sengage :

1. uvrer, en Rpublique Dmocratique du Congo, conformment ses statuts en harmonie avec la loi avec n004/2001 du 20 juillet portant dispositions gnrales applicables aux associations sans but lucratif et aux tablissements dutilit publique ;

2. Observer les lois, rglements, us et coutumes en vigueur en RpubliqueDmocratique du Congo ;

3. Elaborer ses programmes en collaboration avec (i) le Ministre ayant le Plan dans ses attributions, qui doit tenir jour le tableau de bord pour le dveloppement gnral du pays, et (ii) le Ministre de la sant, ainsi que (iii) les autorits comptentes de la Rpublique Dmocratique du Congo ;

4(Ajouter les objectifs de lASBL/ONG) ;

5. Assurer lexcution de ses programmes dassistance, dans la mesure des moyens disponibles et sauf cas de force majeure.

Article VI : Des engagements de lEtat

L Etat sengage :

1. Faciliter les conditions de sjour aux membres trangers de lASBL/ONG en Rpublique Dmocratique du Congo et les aider la bonne ralisation des projets, notamment en leur octroyant des visas de courtoisie ;

2. Accepter les membres trangers de lASBL/ONG justifiant des comptences spcifiques (indiquer les domaines de comptence, logisticiens, sanitaires, etc.) ainsi que leurs familles, ncessaires et indispensables lexcution des programmes dvelopps par lASBL/ONG en Rpublique Dmocratique du Congo, conformment la lgislation en la matire, notamment dans lhypothse o les projets exigent un nombre accru de personnel prsent disponible ;

3. Accorder aux agents de lASBL/ONG et leur familles toutes les facilits requises pour leur sjour et leurs dplacements lintrieur du pays, notamment des visas de courtoisie (pour plusieurs entres et sorties), des laissez-passer pour les provinces, en vue de laccomplissement de leurs missions et exonrer les membres de lASBL/ONG de lobtention dun permis de travail.

4. Garantir la scurit et assurer la protection des membres de lASBL/ONG, de leurs familles et de leurs biens ;

5. Permettre aux membres de lASBL/ONG de circuler sur le territoire de la Rpublique Dmocratique du Congo en vue de raliser, en collaborationavec les autorits congolaises, les missions dvaluation, de supervision, dexploration et dexcution, requise pour llaboration, lamlioration et la mise en uvre de programmes environnementaux, conformment la lgislation en matire de Police des Etrangers ;

Article VII : Des garanties et exonrations fiscales accordes par l Etat

LEtat accorde lASBL/ONG les exonrations et facilits suivantes :

1. Exonration de tous droits et taxes sur les vhicules, les biens dquipement, dappareils et matriels imports par lASBL/ONG ou acquis sur le territoire congolais, et destins aux projets mis en uvre dans le cadre du prsent Accord de Partenariat, et linstallation de ses membres en Rpublique Dmocratique du Congo ;

2.Exonration totale de toutes taxes pour le matriel logistique import, destin au programme dappui aux structures environnementales de lEtat congolais dvelopps par la lASBL/ONG, et accorder cette dernire, ou la socit transitaire mandate par elle, laccs direct aux avions de fret, de manire viter les pertes occasionnes par unentreposage inadapt et ainsi viter des frais levs de camionnage et dentreposage.

3. Exonration du paiement de la retenue la source de :

- taxes des impts sur les revenus locatifs (IRL) ;- taxes des impts fonciers ;- taxe de prcompte BIC ;

4. Facilits en matire de ddouanement des matriels et des formalits de contrle de lOffice Congolais de Contrle ;

5. Autorisation accorde aux membres de lASBL/ONG dutiliser le matriel de communication radiophonique, indispensable lexercicede leur mandat, et exonration des taxes et redevances relatives lexploitation de ce matriel usage strictement professionnel qui sintgre au patrimoine des structures environnementales la disposition desquelles il est mis -, ainsi que la garantie contre tout trouble des tiers ;

6. Garantie de la libert de mouvement du personnel de lASBL/ONGpar la facilit doctroi de laissez-passer ;

7. Exemption de taxes limportation pour le personnel expatri de matriels ou biens pour usage priv individuel ;

8. Exemption du personnel expatri de lobligation de se soumettre aux lois sur lassurance sociale, de souscrire et/ou dacquitter les cotisations sociales ;

9. Dispense daffiliation lInstitut National pour la PrparationProfessionnelle ;

10. Exonration des charges fiscales sur les rmunrations et indemnits payes aux experts, consultants et personnel uvrant pour le compte et dans les programmes de lASBL/ONG, hormis limpt personnel minimum d par les agents individuellement ;

Article VIII : Confidentialit

LASBL/ONG sengage tenir confidentielles toutes informations concernant le secteur de sant congolais recueillies dans le cadre de ses activits.

Toutefois, les informations ou les donnes dordre destructif ou mettant en danger la sant de la population congolaise rcoltes sur le terrain dans le cadre des projets soutenus par la lASBL/ONG feront, prioritairement, lobjet dun rapport au Ministre ayant la sant dans ses attributions avant leur exploitation par dautres organismes.

Article IX : De la dure

Le prsent Accord-cadre est conclu pour une dure de dix ans renouvelable par tacite reconduction, moins dtre dnonc par lune des parties 6 mois avant la fin de chaque priode par lettre recommande adresse lautre avec accus rception, sans prjudice dune indemnisation consquente au profit de la partie subissant la dnonciation avant terme. Le pravis commence courir la date de rception.

Le Gouvernement sengage instruire tous ses services en prenant toutes les mesures dapplication du prsent Accord pour chacun des secteurs concerns.Article X : Du rglement des litiges

Le Gouvernement et lASBL/ONG s'efforceront de rsoudre, par voie amiable, toutes difficults ou tous diffrends auxquels pourrait donner lieu l'interprtation ou l'excution du prsent Accord de Partenariat, s'interdisant ainsi des actions unilatrales prjudiciables leurs intrts respectifs.

En cas dimpossibilit constate de parvenir un accord amiable, le Gouvernement et lASBL/ONG conviennent de soumettre larbitrage tous diffrends relatifs au prsent Accord de Partenariat.

Chacune des Parties dsignera son arbitre, le troisime arbitre tant choisi dun commun accord par les arbitres.

Si une partie est en dfaut de nommer un arbitre endans 7 jours compter de la rception de la requte de lautre partie ou si les deux arbitres ne peuvent dcider la nomination du troisime arbitre endans 7 jours, la nomination sera assure par le Prsident du Tribunal de Grande Instance de Kinshasa/Gombe.

La procdure de larbitrage suivra les Rgles dArbitrage dfinies par leCode congolais de Procdure Civile ; elle se tiendra Kinshasa.

La dcision sera adopte suivant lopinion de la majorit des arbitres.

La dcision des arbitres obligera les parties et sera rendue en premier et dernier ressort.

A la requte de la partie la plus diligente, la dcision arbitrale sera soumise au Prsident du Tribunal de Grande Instance de Kinshasa/Gombe pour en obtenir la force excutoire.

Les litiges antrieurs lentre en vigueur du prsent accord de collaboration feront lobjet dun moratoire particulier.

Article XI : De lextension de lAccord

Les parties contractantes conviennent que le prsent Accord Cadre sera tendu aux projets de la lASBL/ONG existants dj en Rpublique Dmocratique du Congo et produira ses effets sur tout le territoire de la Rpublique Dmocratique du Congo.

Fait Kinshasa en quatre exemplaires, le

Pour lASBL/ONG Pour l Etat

..

Prsident Ministre du Plan

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Guide Pratique Pour La Constitution Des ONG au Congo