Guide pratique AED€¦ · Présentation de l’AED 3 Récupération des fichiers de paramétrage 7 La préparation 8 Résumé 8 Import des types de paramétrage 9 Initialisation

Copyright Octobre 2012 © Berger-Levrault 1/61

Table des matières

e.Sedit RH

Guide pratique

AED

Préparation des déclarations

Dans le module BL Multi-déclaration

Attestation Employeur Dématérialisée

Version 2012.1

Présentation de l’AED 3

Récupération des fichiers de paramétrage 7

La préparation 8

Résumé 8

Import des types de paramétrage 9

Initialisation / Import du paramétrage de référence et des groupes de rubriques 10

Vous n’avez pas réalisé la N4DS données 2012 : Importer le paramétrage de référence et les groupes de rubriques ............ 10 Vous avez réalisé la N4DS données 2012 : Contrôler et corriger votre paramétrage ................................................. 16 Autres options possibles ........................................................................... 16

Les contrôles élémentaires 18

Vérification du paramétrage 22 Paramétrage des groupes de rubriques ...................................................... 27

Autres paramétrages 30

Lancement de l’extraction des données de déclarations 36 Vous travaillez avec l’application e.Sedit RH............................................... 36 Vous travaillez avec l’application C/S ......................................................... 42

Le module BL-Multi-déclaration 45

1. Récupération des données 46

2. Modifier ou compléter les informations 47

3. Contrôler les données 51

4. Générer le fichier AED 52

Annexes 54

Comment télécharger les fichiers nécessaires à l’installation du module BL Multi-déclaration ? 54

Localiser le fichier N4DS.exe avec Google Chrome 57

Localiser le fichier N4DS.exe avec Mozilla FireFox 59

Localiser le fichier N4DS.exe avec Internet Explorer 60

Table des matières


Présentation de l’AED


Qu'est ce que l'AED ?

L'Attestation Employeur Dématérialisée permet de déclarer les fins de contrats de travail salarié d'une entreprise.

A partir du 01/01/2012, les employeurs de plus de 10 salariés devront nécessairement transmettre par

voie électronique à Pôle Emploi l’attestation d’assurance chômage. (mesure instaurée par le décret n°2011-138 du 1er février 2011). Les employeurs de moins de 10 salariés, donc non soumis à l'obligation de transmission dématérialisée pourront s'ils le souhaitent continuer à transmettre l’attestation d’assurance chômage au format papier.

La structure du message AED

La déclaration suit l'architecture suivante :

1 structure S10

1 structure S20 (nature « 15 », périodicité « EVE »)

Une structure S30

- les structures S40/S60 relatives aux périodes mensuelles d’activité précédant la fin de contrat de travail

- une structure S40/S60 relative au mois de la fin de contrat de travail

1 structure S80

1 structure S90


Guide pratique AED

DN-AC attestation employeur : Code nature : 15

Sa structure

Quelques précisions

Le code nature S20.G01.00.004.001

Il doit contenir le code 15 pour "l'attestation employeur dématérialisée"

Le code type S20.G01.00.004.002

Il doit contenir :

51 (déclaration normale) pour la déclaration initiale de l'attestation employeur.

59 (déclaration annule et remplace intégral) pour la transmission d'une nouvelle attestation en cas d'erreurs sur la transmission initiale.

Le code périodicité S20.G01.00.018

Il doit contenir "EVE" pour évènementiel

La période d'activité S40.G01.00

La durée de la situation déclarée doit être inférieure à 32 jours (sauf les embauches en fin de mois après la paie)

La durée et quantité du travail effectué

Ce groupe permet de spécifier la durée du travail du salarié pour la période déclarée. Les informations

de ces rubriques permettront d'appliquer les barèmes et réglementation Assurance chômage qui dépendent également du métier exercé.



Exemple de déclaration


Guide pratique AED

Des informations supplémentaires nécessaires à l'AED

Afin de produire une Attestation Employeur Dématérialisée, il est nécessaire de vérifier vos données et d’ajouter dans votre logiciel de paie des informations complémentaires, indispensables à la déclaration :

Le Code activité du salarié assujettie à l’assurance chômage S48.G10.00.015

Le Code profession et catégorie socioprofessionnelle (PCS) : S40.G10.10.011.001

Le Code profession et catégorie socioprofessionnelle(PCSESE) : S40.G10.05.011.001

Le Code modalité d’exercice du travail S40.G15.10.013.001 (secteur public : temps partiels et les CPA)

La Fin de contrat de travail : S48.G55.00 et les structures concernant la rupture de contrat, la date de notification de la rupture de contrat, la date du dernier jour travaillé payé, le nombre de jours de congés payés restants, le type réalisation et paiement du préavis, les dates de début et de fin du type de préavis.

Le Code périodicité de paiement des salaires : S40.G10.00.009.002

Le Code population d'emploi du salarié ou de l'agent : S40.G10.00.005


Récupération des fichiers de paramétrage

Récupération des fichiers de paramétrage

Vous devez suivre cette procédure si vous n’avez pas récupéré ces fichiers pour le paramétrage de la N4DS données 2012.

Sur l’espace client, vous devez récupérer le fichier Fichers_de_parametrage_N4DS_2012.EXE qui contient tous les fichiers nécessaires au paramétrage.

Une fois ce fichier téléchargé, vous devez l’exécuter (en double-cliquant sur son nom)

A la question : Entrez l’emplacement où vous voulez placer les fichiers extraits, saisissez

C:\Berger-Levrault\RH\Declarations et cliquez sur OK.

Une fois l’opération terminée, vous obtenez le message suivant :

Les 6 fichiers suivants ont été déposés dans le répertoire C:\Berger-Levrault\RH\Declarations

exportMatrice_JJMMAAAA.xml

exportRubrique_JJMMAAAA.xml

fichierCorrespondanceGroupesRub_JJMMAAAA.xls

fichierCorrespondanceParam_JJMMAAAA.xls

GroupesRubREF_RH_BASEREF_JJMMAAAA.xls

ParametrageN4DS2012_JJMMAAAA.xls

Ces fichiers seront utilisés dans la suite du document.

Les fichiers exportMatrice_JJMMAAAA.xml et fichierCorrespondanceParam_JJMMAAAA.xls sont à utiliser dans l’import du paramétrage.

Les fichiers exportRubrique_JJMMAAAA.xml et fichierCorrespondanceGroupesRub_JJMMAAAA.xls sont à utiliser dans l’import des groupes de rubriques.

Les fichiers ParametrageN4DS2012_JJMMAAAA.xls et GroupesRubREF_RH_BASEREF_JJMMAAAA.xls sont des exemples de paramétrage.


Guide pratique AED

La préparation

Résumé

1 Import des types de paramétrage

Lors du premier démarrage du module, il est obligatoire de lancer l'import des types de paramétrage en premier lieu, pour mettre en place tout le dispositif de critères nécessaires à la préparation des déclarations. Sans cela, aucun paramétrage ne sera possible.

Cette option est accessible depuis l'accueil du module, bloc Export/Import, option

Exporter/Importer le paramétrage, bloc Import des types de paramétrage.

Consultez le détail de la marche à suivre Import des types de paramétrage (page 5).

Attention : Cette étape doit être faite à chaque fois que le message suivant apparait :

2 Initialisation / import du paramétrage

Cette initialisation est à faire seulement si vous n’avez pas réalisé la N4DS données 2012 :

Utilisez le paramétrage de référence que nous fournissons (il s’agit des fichiers

exportMatrice_JJMMAAAA.xml et fichierCorrespondanceParam_JJMMAAAA.xls, récupérés plus haut).

Consultez le détail de la marche à suivre Import du paramétrage de référence (page 10).

Après et uniquement après ces 2 étapes, vous disposez de tous les critères prêts à être renseignés pour le paramétrage de vos déclarations.

3 Les contrôles élémentaires

Ces contrôles visent à détecter les éventuelles erreurs ou informations manquantes qui pourraient faire l'objet de refus de la part du Pôle Emploi. Il s'agit de lancer des vérifications automatiques à partir d'une sélection de critères.

4 Vérification du paramétrage

Paramétrage des motifs de départ/d’embauche

Paramétrage du cadre statutaire

Paramétrage des données liées à l’Employeur

Paramétrage du Plan de paie

Paramétrage des groupes de rubriques

5 Paramétrage autres

Gestion des contacts, établissements et émetteurs

6 Lancement de l’extraction des données de déclaration

La génération de l’AED produit des fichiers pivots qui seront ouverts ensuite dans le module BL Multi-Déclaration.


La préparation

Import des types de paramétrage

Cette étape est nécessaire avant le premier paramétrage car elle permet d'installer les structures du paramétrage.

Définition

On appelle "type de paramétrage" l'ensemble des critères ou paramètres reflétant la structure des fichiers à intégrer dans le module BL Multi-déclaration.

Le module Préparation des déclarations sert de lien entre les données utilisées dans les dossiers agents et le module BL Multi-déclaration en traduisant les données en codes conformes aux exigences des fichiers à intégrer dans le module BL Multi-déclaration.

Le but du module Préparation des déclarations est de reprendre ces codes afin de les associer à une

ou plusieurs valeurs issues de votre application e.Sedit RH.

Marche à suivre

Lors du premier démarrage du module, il est obligatoire de lancer l'import des types de

paramétrage en premier lieu, pour mettre en place tout le dispositif de critères nécessaires à la préparation des déclarations. Sans cela, aucun paramétrage ne sera possible.

Depuis le bureau d'accueil du module, cliquez sur l'option Exporter/Importer le paramétrage

située dans le bloc Export/Import.

Dans le bloc Import des types de paramétrage, cliquez sur le bouton Lancer l'import.


Guide pratique AED

Initialisation / Import du paramétrage de référence et des groupes de

rubriques

Après l'import des types de paramétrage, deux possibilités :

Vous n’avez pas réalisé la N4DS données 2012 : Importer le paramétrage de référence et les groupes de rubriques

Nous vous proposons un paramétrage de base dont les critères sont déjà associés à des données utilisées dans les dossiers des agents.

Ce paramétrage de référence est mis à disposition sur l'espace client dans les fichiers

exportMatrice_JJMMAAAA.xml et fichierCorrespondanceParam_JJMMAAAA.xls, vous les avez récupérés dans C:\Berger-Levrault\RH\Declarations cf. page 3

Ce fichier de paramétrage peut être amené à évoluer ; c'est pourquoi le fichier est suffixé d'une

date ("aaaa" pour l'année, "mm" pour le mois et "jj" pour la date du jour de la mise à jour). Utilisez le dernier fichier livré.

Avant de réaliser l'import de ce paramétrage de référence, il est important de s'assurer des bonnes

correspondances entre vos données statutaires et celles utilisées dans le paramétrage de base. Vous devez utiliser le même codage pour les grades, positions, statuts, etc.


La préparation

Comment vérifier les correspondances des données ?

Lors du téléchargement du module depuis votre espace client, vous avez téléchargé également le fichier de paramétrage et déposé les fichiers dans C:\Berger-Levrault\RH\Declaration dont fichierCorrespondanceParam_JJMMAAAA.xls qui liste les données statutaires de référence et vous permet de comparer avec vos propres données.

Ce fichier peut être amené à évoluer ; c'est pourquoi le fichier est suffixé d'une date ("aaaa" pour l'année, "mm" pour le mois et "jj" pour la date du jour de la mise à jour). Utilisez le dernier fichier

livré.

Ouvrez ce fichier.

Vérifiez ou mettez à jour la colonne qui comporte les codes reprise.

Vous ne devez jamais supprimer ou ajouter une ligne dans les onglets. Ne procédez qu’à des modifications de la colonne CODE_REPRISE. Toutes les lignes de la colonne CODE_REPRISE doivent contenir un élément même si celui-ci n’est pas utilisé dans votre paramétrage.

Il est normal de trouver des onglets non renseignés (emplois) ou d’une façon incomplète (filière) : ils n’ont pas été utilisés pour déterminer les critères dans le paramétrage de la N4DS.

Vous pouvez vous aider en utilisant des listes proposées par l’application comme celle des mouvements

du personnel pour avoir la liste des positions, grades, arrivées… utilisée sur la période de référence.

Une fois que cette vérification des données est faite et que vous avez enregistré le fichier, vous pouvez utiliser ce fichier dans la zone Fichier de correspondance, lors de l'import du

paramétrage.


Guide pratique AED

Réaliser l'import du paramétrage de référence


du bloc Export/Import.

Dans le bloc Import du paramétrage, sélectionnez l'Employeur pour lequel vous souhaitez

utiliser le paramétrage de référence.

Dans la zone Fichier de paramétrage, cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier

exportMatrice_JJMMAAAA.xml dans C:\Berger-Levrault\RH\Declarations.

Dans la zone Fichier de correspondance, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le

fichier de correspondance des données statutaires que vous venez de vérifier

(fichierCorrespondanceParam_JJMMAAAA.xls). Il se trouve dans C:\Berger-

Levrault\RH\Declarations

Cliquez sur le bouton Lancer l'import.

Tous les critères de paramétrage se mettent en place et les options deviennent accessibles (les blocs Organisme, Cadre statutaire, Plan de paie et Employeur apparaissent). Le paramétrage peut commencer ; les listes de codes (ou critères) s'affichent dans chaque option.

Vous devez effectuer cette étape sur chaque employeur. Une fois le paramétrage finalisé sur votre

1er employeur, vous avez la possibilité de l’exporter/importer vers un autre employeur.


La préparation

Importer les groupes de rubriques de référence

A l'image de l'import du paramétrage de référence, l'import des groupes de rubriques proposé revient à importer un paramétrage des groupes de rubriques déjà établi, celui que nous vous livrons.

Ce paramétrage de référence est mis à disposition sur l'espace client dans le fichier

exportRubrique_JJMMAAAA.xml. Vous l’avez récupéré dans C:\Berger-Levrault\RH\Declarations.

Ce fichier de paramétrage peut être amené à évoluer ; c'est pourquoi le fichier est suffixé d'une date ("aaaa" pour l'année, "mm" pour le mois et "jj" pour la date du jour de la mise à jour). Utilisez le dernier fichier livré.

Avant de réaliser l'import de ce paramétrage de référence, il est important de s'assurer des bonnes

correspondances entre vos codes rubriques et ceux utilisés dans le paramétrage de base. Vous devez utiliser le même codage, le même nommage.


Guide pratique AED

Comment vérifier les correspondances des données ?

Lors du téléchargement du module depuis votre espace client, vous avez téléchargé également le

fichier de paramétrage et déposé les fichiers dans C:\Berger-Levrault\RH\Declaration dont fichierCorrespondanceGroupesRub_JJMMAAAA.xls qui liste les rubriques et vous permet de comparer avec vos propres données.

Ce fichier peut être amené à évoluer ; c'est pourquoi le fichier est suffixé d'une date ("aaaa" pour l'année, "mm" pour le mois et "jj" pour la date du jour de la mise à jour). Utilisez le dernier fichier livré.

Ouvrez ce fichier.

Vérifiez ou mettez à jour la colonne qui comporte les codes reprise.

Vous ne devez jamais supprimer ou ajouter une ligne dans les onglets. Ne procédez qu’à des

modifications de la colonne CODE_REPRISE. Toutes les lignes de la colonne CODE_REPRISE doivent contenir un élément même si celui-ci n’est pas utilisé dans votre paramétrage.

Une fois que cette vérification est faite et que vous avez enregistré le fichier, vous pouvez l'utiliser en le sélectionnant dans la zone Fichier de correspondance, lors de l'import des groupes de rubriques (voir la procédure décrite ci-dessous).


La préparation

Réaliser l'import du paramétrage des groupes de rubriques



Dans le bloc Import des groupes de rubriques, sélectionnez le Plan de paie sur lequel vous

souhaitez importer le paramétrage de référence des groupes de rubriques.

Dans la zone Fichier de paramétrage, cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier

exportRubrique_JJMMAAAA.xml dans C:\Berger-Levrault\RH\Declarations.

Dans la zone Fichier de correspondance, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le

fichier de correspondance que vous venez de vérifier

(fichierCorrespondanceGroupesRub_JJMMAAAA.xls). Il se trouve dans C:\Berger-

Levrault\RH\Declarations.

Cliquez sur le bouton Lancer l'import.


Guide pratique AED

Vous avez réalisé la N4DS données 2012 :

Contrôler et corriger votre paramétrage

Si après contrôle, il y a des données à corriger, vous devez effectuer ces corrections dans le

module Préparation des déclarations – Bloc Paramétrage.

Voir le détail des contrôles élémentaires (cf. p. 18)

Autres options possibles

Exporter votre paramétrage

Une fois le paramétrage finalisé sur votre 1er employeur, vous avez la possibilité de l’exporter/importer vers un autre employeur.

Exemple : Si vous travaillez sur deux employeurs (la mairie et le CCAS par exemple), la majorité du paramétrage est identique pour les 2. Cependant, une différence se marque concernant le cadre statutaire.

Vous pouvez exporter le paramétrage que vous avez réalisé pour la mairie afin de l'utiliser pour le CCAS. Ainsi, tout en bénéficiant des mêmes paramètres communs déjà effectués, vous pouvez rapidement procéder au paramétrage propre au CCAS.



Dans le bloc Export du paramétrage, sélectionnez l'Employeur dont vous souhaitez exporter le

paramétrage.

Sélectionnez également la Version de paramétrage que vous souhaitez exporter.

Cliquez sur le bouton Lancer l'export.

Si vous souhaitez copier le paramétrage d’une collectivité vers l’autre, il est nécessaire de faire l’export depuis la première puis l’import sur la seconde.


La préparation

Exporter vos groupes de rubriques

Cette option vous permet d'exporter les groupes de rubriques pour duplication sur un autre plan de paie.

Sélectionnez le Plan de paie sur lequel vous comptez copier les groupes de rubriques.

Cliquez sur le bouton Lancer l'export.

Cliquez sur les liens : - Accéder au fichier trace pour consulter d'éventuelles erreurs d'export.

- Accéder au fichier de paramétrage exporté pour afficher les groupes de rubriques exportées.

Si vous souhaitez copier le groupe de rubrique d’une collectivité vers l’autre, il est nécessaire de faire l’export depuis la première puis l’import sur la seconde.


Guide pratique AED

Les contrôles élémentaires

Les contrôles de données

Ces contrôles visent à détecter les éventuelles erreurs ou informations manquantes qui pourraient faire l'objet de refus de la part du Pôle emploi. Il s'agit de lancer des vérifications automatiques à partir

d'une sélection de critères.

Préparation des données

Etape préparatoire ayant pour objectif de supprimer les caractères interdits dans la base de données (°,& , /,(,) ...).

De plus, cette étape permet de supprimer les doublons dans les étapes de paramétrage.

Cliquez sur le bouton Lancer traitement pour démarrer.

Les 3 autres contrôles

Ils constituent des vérifications sur la conformité des informations suivantes :

Les données détaillant l'état civil.

Les adresses.

Les motifs de départ : le contrôle sur les motifs de départ se fait sur les agents partis entre 2

dates.

Les critères de sélection

Les vérifications peuvent être lancées par :

agent (en renseignant un matricule et/ou un Nom, Prénom).

service,

par période (en cochant la case Présence entre le puis en saisissant les dates dans les zones

correspondantes),

ou plus généralement par Collectivité.

Cliquez sur le lien Plus de critères pour afficher d'autres possibilités de sélection (le statut, la

position, l'unité de gestion, la filière, etc.).


La préparation

Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher le résultat de votre sélection.

Actions possibles

Pour lancer le contrôle de données pour quelques agents de la liste, cochez les cases des agents

que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Contrôler.

Pour lancer le contrôle de données pour tous les agents, cliquez sur le bouton Contrôler tous les

agents.

Pour contrôler tous les agents de la liste sauf un, cochez la case à gauche de Nom située dans l'intitulé de la colonne. Cela aura pour effet de cocher toutes les cases. Pour enlever un agent de la sélection, cliquez dans la case pour la décocher.

Liste des éléments à corriger

Après avoir cliqué sur le bouton Contrôler ou Contrôler tous les agents, la liste des éléments à corriger s'affiche et précise l'objet de l'erreur dans la colonne Message :

En cliquant sur le bouton Modifier associé à un agent, il vous est possible de corriger

l’information erronée.


Guide pratique AED

Dans notre exemple, l'état civil de Madame ESEDIT Martine est relevé en erreur dû à son numéro de sécurité social non conforme.

Dans l'écran de modification qui s'affiche, effectuez les corrections nécessaires. Dans notre

exemple, l'agent ESEDIT Martine n'a pas un numéro de sécurité sociale conforme à sa date de

naissance :

Une fois les corrections effectuées, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le fonctionnement est le même pour les 2 autres options de contrôle (les adresses et les motifs de départ) : affichez le résultat des contrôles, puis corrigez directement les erreurs dans les écrans de modification.

Les autres contrôles

Ces contrôles, plus généralement liés aux dossiers des agents ont pour but de détecter les anomalies bloquantes et non bloquantes.

Contrôles Audit

L’option de contrôle d’audit permet d’avoir un ensemble de requêtes qui vont contrôler des erreurs élémentaires et les manques de paramétrage. Cette option donne des erreurs et permet de les

corriger.

Pour avoir accès au détail de l’anomalie, cliquez sur le bouton Visualiser.

L’onglet Anomalie s’affiche. Cliquez sur le bouton Modifier pour corriger l’erreur.


La préparation

Par exemple : vous pouvez lancer un audit sur les grades utilisés sur l’année de déclaration qui n’ont pas de code NET. A partir de cette liste d’erreur, il est possible de renseigner directement le code NET de chaque grade en erreur.

Toutes les anomalies doivent être corrigées avant de passer à l’étape suivante.

Voir les carrières synthétiques en erreur

Cette option vous permet d'obtenir la liste de tous les agents dont la carrière synthétique est signalée en erreur. Le chiffre entre parenthèses vous indique le nombre de carrières en erreur relevées.

La correction des erreurs se fait à partir du dossier de l’agent.

Les carrières en erreur génèreront des erreurs dans l’AED.

Mettre à jour les carrières synthétiques

Cette option permet de relancer le traitement qui a pu être interrompu et causer des erreurs.

Dans l'écran de sélection qui s'affiche, choisissez de lancer la mise à jour pour un agent en

particulier ou pour tous les agents de l'organisme.

Cliquez sur le bouton Mettre à jour.


Guide pratique AED

Vérification du paramétrage

Il vous faut maintenant vérifier et/ou corriger les données du paramétrage.

Fonctionnement général des écrans de paramétrage

Le paramétrage vous permet d'établir les correspondances entre les codes attendus dans les fichiers à intégrer dans le module BL Multi-déclaration et les informations utilisées dans les dossiers agents.

Les codes

Dans l'exemple ci-dessous, les codes (ACTIVITE, CNG_PRES_PARENT, CONGE_PARENTAL, etc.) constituent le lien entre les fichiers à intégrer dans le module BL Multi-déclaration et les données

utilisées dans les dossiers agents. Ces codes sont présentés sous forme de liste.

Cliquez sur la flèche rouge pour déployer le code et afficher toutes ses valeurs.

ASTUCE : en haut à droite des listes :

- utilisez le bouton Déplier pour déployer tous les codes et afficher leurs valeurs.

- utilisez le bouton Replier pour refermer tous les codes et les afficher sous forme de liste.


La préparation

Les valeurs de critères

C'est par cette valeur que le lien se fait avec les données agent. Vous associez une valeur issue du module e.Dossier Agent au code demandé par le fichier qui sera importé dans le module BL Multi-déclaration.

Exemple

Code demandé dans les fichiers

à intégrer dans le module BL

Multi-déclaration

Code associé dans les

données agent

Valeurs du code

ACTIVITE

Position

- Activité - Activité - Réintégration en surnombre - CPA dégressivité 2 premières années - etc.

Ce qui signifie :

pour déclarer la position administrative des agents, le fichier à intégrer dans le module BL

Multi-déclaration attend une valeur pour la position administrative de l’agent (il existe diverses

valeurs possibles comme par exemple ACTIVITE).

Ce code ayant comme critère associé la Position, le paramétrage va consister à lister toutes les

positions administratives que vous souhaitez déclarer dans la catégorie En activité (activité,

activité - réintégration en surnombre, CPA dégressivité 2 premières années, etc.).

La notion de priorité

Dans certains cas, un agent peut répondre à deux critères différents. La notion de priorité permet de déterminer lequel de ces critères servira à déclarer l'agent en question.

La valeur de priorité la plus petite définit le critère prioritaire. Le critère de priorité 10 est prioritaire sur le critère de priorité 11.

Principe

La notion de priorité s'inscrit dans un contexte relatif ; on parle de critère plus ou moins prioritaire qu'un autre.

Afin de distinguer une échelle de priorité, le module Préparation des déclarations permet de dénombrer les priorités. Le système de comptage s'effectue en dizaines afin de laisser la possibilité à d'autres critères de s'interposer.

Si un code a 5 critères possibles, vous aurez alors 5 niveaux de priorité qui vont se compter de 10 à 50.


Guide pratique AED

Exemple

Pour déclarer les types de contrat de travail :

pour le code CAE - Contrat d'accompagnement à l'emploi, le Statut sert à déclarer les

agents : tous les agents qui ont le statut CAE auront le code CAE dans le fichier à intégrer dans le

module BL Multi-déclaration.

pour le code CAV - Contrat emploi solidarité, c'est le Régime de rémunération qui sert à

déclarer les agents : tous les agents qui sont sur le régime de rémunération CEC auront le code

CEC dans le fichier généré.

Un agent peut avoir le statut CAE et être sur le régime de rémunération d'un CEC. Dans ce cas, cet agent répond aux deux critères.

La notion de priorité permet de déterminer quel critère sera utilisé pour déclarer le type de contrat de travail.

Marche à suivre

Lors de la création d'une nouvelle valeur de critère, si le module détecte une autre valeur possible pour un agent, un message vous en informe et vous demande de définir les priorités.

La valeur de priorité la plus petite définit le critère prioritaire. Le critère de priorité 10 est prioritaire sur le critère de priorité 11.


La préparation

Si le critère en cours de création est prioritaire

Exemple : - Priorité du critère existant : 40. - Priorité du critère en cours de création : vous souhaitez une valeur égale à 40. Si le critère en cours de création est prioritaire, nous vous conseillons d'augmenter la priorité du

critère existant afin de garder la priorité 40 sur le nouveau critère.

Fermez la fenêtre de création en cliquant sur le bouton :

Retournez sur l'autre critère détecté en mode modification : cliquez sur le bouton Modifier de la

ligne correspondante.

L'écran de paramétrage de ce critère s'ouvre. Augmentez sa valeur de priorité pour le relayer

derrière le critère que vous souhaitez créer.

Nous vous conseillons de mettre une valeur intermédiaire entre 1 à 9 afin de laisser la possibilité à d'autres critères de s'interposer. Dans notre exemple, saisissez 45.

Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si le critère en cours de création est moins prioritaire

Dans la fenêtre de création de ce nouveau critère, saisissez une valeur supérieure ; dans notre

exemple saisissez 45.


Ajouter une valeur de critère

Cliquez sur le bouton Créer.

Une fenêtre s'affiche et vous demande de sélectionner une valeur de critère :



Guide pratique AED

Créer en masse

Il est possible d'ajouter plusieurs valeurs en même temps.

Cliquez sur le bouton Créer en masse :

Dans ce cas, cochez les valeurs de critère que vous souhaitez ajouter.

Cliquez sur le bouton Visualiser les matrices pour afficher toutes les valeurs de votre sélection

sous forme de liste dans la partie inférieure de l'écran.


La préparation

Si vous sélectionnez une liste de valeurs pour un critère et une liste de valeurs pour un second critère, la matrice générée contiendra tous les couples possibles entre ces 2 critères. D’où l’intérêt de la

suppression des éléments par le bouton Supprimer.

Exemple: - Statut = S1, S2, S3

- Position = P1, P2 - Régime = R1, R2 Vous aurez les résultats suivants : - Statut = S1 et Position = P1 et Régime = R1 - Statut = S1 et Position = P1 et Régime = R2 - Statut = S1 et Position = P2 et Régime = R1

- Statut = S1 et Position = P2 et Régime = R2 - Statut = S2 et Position = P1 et Régime = R1 - Statut = S2 et Position = P1 et Régime = R2 - Statut = S2 et Position = P2 et Régime = R1 - Statut = S2 et Position = P2 et Régime = R2 - Statut = S3 et Position = P1 et Régime = R1

- Statut = S3 et Position = P1 et Régime = R2

- Statut = S3 et Position = P2 et Régime = R1 - Statut = S3 et Position = P2 et Régime = R2


Supprimer une valeur de critère

Cochez la case de la valeur que vous souhaitez supprimer.

Il est possible d'effectuer une multi-sélection en cochant plusieurs valeurs.

Cliquez sur le bouton Supprimer en bas à droite.

Paramétrage des groupes de rubriques

Présentation

Le paramétrage des groupes de rubriques se fait par Plan de paie. Ces groupes de rubriques sont issus de votre module e.Sedit Paie. Vous pouvez cependant les modifier ou en ajouter dans cette option.

Définition

Les groupes de rubriques servent à associer plusieurs rubriques de paie afin de calculer des montants de cumul (par exemple le traitement de base indiciaire).

Parmi ces rubriques constituant le groupe, vous pouvez définir le lien entre elles, soit l'opérateur qui

permettra le calcul (Plus ou Moins).


Guide pratique AED

Exemple : le groupe de rubriques N4DS_BRUT permettra d'additionner toutes les rubriques qui vont constituer le traitement brut de l’agent afin de déclarer les traitements bruts des agents dans

le fichier CUMULBUL.txt.

Accès

Depuis le bureau d'accueil, cliquez sur l'option Groupes de rubriques e.Sedit du bloc

Paramétrage Plan de paie.

L'écran suivant s'affiche :

Chaque groupe de rubriques e.sedit RH doit être associé à un groupe de rubriques N4DS.

Cliquez sur le bouton pour choisir un groupe N4DS. Ou saisissez directement le

nom du groupe si vous le connaissez.


La préparation

La fenêtre suivante apparaît :

Sélectionnez le groupe de rubrique N4DS correspondant.

Ajouter un groupe de rubriques

Cliquez sur le bouton Créer.

Renseignez obligatoirement un Code et un Libellé.

Cliquez sur le bouton Sélectionner pour choisir un groupe N4DS. Ou saisissez directement le

nom du groupe si vous le connaissez.

Pour intégrer des rubriques dans le groupe :

Cliquez sur le bouton Créer en bas du tableau Rubriques associées.

Une ligne s'ajoute et vous propose de sélectionner une rubrique.

Dans la zone Nature, précisez ce que vous allez récupérer sur la ligne de paie de la rubrique : la

Base, Taux, Quantité ou le Montant.

Par exemple, pour le groupe de rubrique N4DS_CNR_AGT_TX – Taux CNRACL salariale nous

voulons récupérer le taux salarial. Il faut donc sélectionner la nature Taux pour indiquer que sur la ligne de paie (composée d'une base, d'un taux et d'un montant) c'est bien le taux que nous souhaitons récupérer.

Procédez ainsi pour toutes les rubriques que vous souhaitez intégrer dans ce groupe.

Une fois que vous avez ajouté toutes les rubriques nécessaires, vous pouvez définir l'Opérateur

qui les liera (Plus pour les additionner ; Moins pour les soustraire).


Dans notre exemple, toutes les rubriques du groupe N4DS_BRUT seront additionnées.


Guide pratique AED

Autres paramétrages

Vous devez d’abord créer un contact puis paramétrer les établissements et enfin paramétrer les émetteurs.

Paramétrage des contacts

Ce paramétrage est accessible dans l’option Contacts située dans le bloc Organisation du bureau d'accueil.

Ce paramétrage vise à identifier tous les destinataires potentiels des comptes-rendus. Les éléments à

renseigner sont :

Civilité,

Nom,

Domaine (Administratif, Informatique ou Autres),

Adresse mél,

Téléphone,

Télécopie (fax)

Ces contacts peuvent être appelés en tant que Destinataire Compte-rendu d'exploitation lors du paramétrage des émetteurs.

Pour ajouter un contact, suivez les instructions suivantes :

Cliquez sur le bouton Créer pour ajouter une ligne dans la liste.

Renseignez les zones obligatoires identifiées par une étoile rouge.


Pour supprimer un contact :

Cochez la case du ou des contacts que vous souhaitez supprimer.

Pour supprimer tous les contacts, cochez la case située dans l'intitulé de la colonne Civilité. Cela aura pour effet de cocher toutes les cases.

Cliquez sur le bouton Supprimer.


La préparation

Paramétrage de l’employeur

Lors du paramétrage de l'employeur, vous listez tous les établissements liés à cet employeur.

Accès

Depuis le bloc Organisation, cliquez sur un employeur.

La fiche descriptive de l'employeur s'ouvre. Cliquez sur l'onglet Employeur pour afficher la liste

des établissements liés :

Actions possibles

Cliquez sur un établissement dans la liste pour afficher ses caractéristiques dans la partie inférieure

de l'écran.

Créer un établissement.

Cliquez sur le bouton Visualiser pour consulter le détail de la fiche établissement que vous

souhaitez.

En mode visualisation, toutes les zones sont grisées donc inactives. Pour pouvoir corriger ou

compléter certaines informations, utilisez plutôt l'accès à la fiche par le bouton Modifier.

En modification de la fiche Employeur, vérifier les informations dans les onglets : Description, Infos

N4DS, Prévoyance et Divers.


Guide pratique AED

Onglet Description

Renseignez les zones obligatoires identifiées par une étoile rouge.

La case Défaut pour désigner cet établissement comme l'établissement par défaut doit être

cochée.

La case Principal pour indiquer que cet établissement sera l'établissement principal de l'employeur

doit être coché.

La tarification AT

Le tableau Activités sert à préciser la tarification accident du travail.

Ces taux étant modifiés tous les ans, vous devez mettre à jour les taux AT pour tous les établissements :

Code Section (01).

Bureau (B).

Code Risque : il figure sur la notification de taux d'AT ainsi que sur les bordereaux de cotisations.

Valeurs du code risque selon les régimes :

751AD pour les agents du régime général de la Fonction Publique Territoriale, ou 751AE pour

les agents du régime général de la Fonction Publique Hospitalière.

751CA pour les assistantes maternelles,

923AC pour les artistes.

Cette zone doit être complétée impérativement sous peine de rejet de la CRAM.


La préparation

Onglet Infos N4DS

Dans l'onglet Info N4DS, renseignez les informations suivantes, nécessaires à la norme 4DS :

le type d'exonération,

la durée hebdomadaire de travail,

Le type d'affiliation à l'assurance chômage qui servira à la structure S48.G10.00.15 pour

renseigner le code activité de l'agent, assujettie à l'assurance chômage.

Dans le cadre AED, n’oubliez pas de renseigner les informations spécifiques au paramétrage

d’une AED :

Nom et prénom du signataire.

Qualité du signataire : dans la liste, sélectionnez quelle personne validera par sa signature l’AED (Directeur, Chef d’entreprise, Comptable, Mandataire liquidateur, Gérant, etc.).

Le numéro de téléphone du signataire.

Le lieu et la date des signatures.

Renseignez également le nom de la personne à joindre s’il ne s’agit pas du signataire lui-même.

Dans la liste des contacts, n’oubliez pas d’associer au moins un contact à chaque établissement.


Guide pratique AED

Onglet Divers

Complétez les numéros d'adhérent aux organismes de cotisation suivants :

IRCANTEC,

R.A.F.P,

URSSAF

CNRACL

FNC

ANSP,

Le numéro d'agrément ANSP sert à compléter la rubrique S20.G10.10.001 lors de la déclaration

DADS-U conformément à la norme 4DS. Cette rubrique permet de renseigner le numéro d’agrément à l’Agence Nationale des Services à la Personne. Cette information est nécessaire

uniquement pour une déclaration soumise à la norme 4DS (DADS-U).


La préparation

Paramétrage des émetteurs

Cette option liste les différents émetteurs des déclarations et a pour objectif de définir la structure de ces émetteurs (employeurs et établissements).

La liste de gauche présente la liste des émetteurs. Pour en ajouter un, cliquez sur le bouton Créer.

La partie de droite présente le détail de l'émetteur sélectionné avec :

l'Employeur,

l'Etablissement principal, le numéro SIREN et le NIC de cet établissement.

Le nom de l'émetteur dans la zone Libellé.

L'établissement principal de l'employeur est automatiquement associé à l'émetteur.

Le Destinataire Compte-rendu d'exploitation, soit la personne que vous souhaitez désigner

comme contact de l'établissement.

La liste des contacts disponibles se crée dans l'option Contacts. Voir la description de cette option dans la rubrique Les Contacts ci-dessus.

Le tableau Etablissements liste tous les établissements qui ont le même N° SIREN que celui

sélectionné plus haut, quel que soit leur employeur.


- Pour lier un autre employeur à l'émetteur, utilisez le bouton Enregistrer et Créer pour

pouvoir immédiatement initialiser les zones pour créer un autre élément.

- Ou cliquez sur le bouton Copier pour créer un élément similaire au précédent.


Guide pratique AED

Lancement de l’extraction des données de déclarations

Pré-requis : installation du module BL Multi-déclaration

La génération de l'AED produit des fichiers pivots qui seront ensuite ouverts dans le module BL Multi-déclaration.

S'il s'agit de votre premier accès au module BL Multi-déclaration ou si vous ne l'avez pas encore installé sur votre poste, le module Préparation des déclarations vous demande de localiser le

fichier d'installation du module (N4DS.exe) pour permettre son ouverture.

Au préalable, vous devez avoir téléchargé le fichier d'installation du module BL Multi-déclaration depuis l'espace client. Pour plus de détails, consultez l’annexe « Comment télécharger le fichier d'installation du module BL Multi-déclaration ? » (page 52).

Suivez la procédure correspondant à votre navigateur internet pour localiser le fichier d'installation

et le lancer. Ces procédures sont disponibles en annexe de ce manuel :

Google Chrome

Mozilla Firefox

Internet Explorer

Vous travaillez avec l’application e.Sedit RH

Le module Préparation des déclarations est intégré dans l’application e.Sedit RH et communique directement avec votre module Agent.

Dans ce cas, la génération d’une attestation employeur dématérialisée peut se faire de 2 manières

différentes, selon votre habitude de travail :

1 Vous pouvez générer l’AED d’un agent immédiatement après l’enregistrement de son départ dans le module Agent : à la fin de l’assistant de départ, son dossier est mis à jour et le bouton Générer AED s’affiche dans son dossier (au niveau de ses attestations disponibles).

2 Vous souhaitez générer l’AED par lot, pour plusieurs agents à la fois (par exemple pour tous les agents partis du mois), dans ce cas vous utiliserez la génération de l’AED par lot, accessible dans le module Préparation des déclarations.


La préparation

1. Générer une AED depuis le module Agent

Mettre à jour le dossier d’un agent après l’enregistrement de son départ

Pour enregistrer le départ d’un agent, vous disposez d’un assistant qui vous guide dans la saisie des informations :

Cliquez sur l’option Départ définitif de l’agent dans le bloc Assistants :

Lorsque vous avez terminé l’assistant de départ, vous devez cliquer sur le bouton Injecter pour

mettre à jour le dossier de l’agent :


Guide pratique AED

Après la mise à jour du dossier de l’agent, celui-ci s’ouvre et vous pouvez accéder à ses

attestations dans le bloc Gestion générale :

Dans le cadre Attestations Employeurs Dématérialisées, saisissez une date (antérieure ou

égale à la date de départ effective de l’agent) pour actualiser la liste des départs de l’agent depuis cette date.

Cliquez sur le bouton Raffraîchir la liste des départs :

Les départs de l’agent s’affichent selon la date saisie. Cliquez sur le bouton Générer l’AED :

A la fin du traitement, un message vous informe que la préparation AED pour cet agent est terminée. Le module BL-Multi-déclaration s’ouvre.


La préparation

2. Utiliser le module Préparation des déclarations pour la génération AED

Accès

Depuis le module Préparation des déclarations, bloc Execution, cliquez sur l'option Générer

DN-AC - Attestation Employeur Dématérialisée.

Depuis le module Préparation des déclarations, 2 modes de génération de l’AED sont possibles :

Par agent.

Pour plusieurs agents.

Selon la sélection que vous avez choisie, l'autre bloc devient inactif.

Générer une attestation employeur dématérialisée pour une sélection d'agents

Choisissez le mode d'extraction Pour une sélection.

Le bloc DN-AC AED pour un agent devient inactif.

Sélectionnez une période de prise en compte en rapport avec la fin de contrat des agents (les

zones Agents partis entre ... et ...).

Sélectionnez une version de paramétrage qui couvre la date de départ des agents.

Sélectionnez éventuellement le Statut des agents que vous souhaitez traiter afin de restreindre la

sélection.

Affinez davantage la sélection des agents en ajoutant un filtre sur le Motif de départ

(licenciement, fin de contrat, etc.). Cette information n'est pas obligatoire.

A chaque sélection de statut et de motif de départ, un message vous demande si vous souhaitez conserver ces critères de sélection pour les prochaines extractions.

Cliquez sur le bouton Lancer la recherche.


Guide pratique AED

Le résultat de la recherche affiche la liste des agents avec le nombre d'agents concernés par

émetteur :

En cliquant sur le nombre d'agents, vous affichez la liste des agents partis :

Cliquez sur le bouton Préparer l'AED pour lancer la création des fichiers pivots.

Cliquez sur le bouton Générer l'AED pour intégrer ces fichiers pivots dans le module BL

Multi-déclaration et ouvrir ce module.


La préparation

Générer une attestation employeur dématérialisée pour un agent

Choisissez le mode d'extraction Par agent.

Le bloc DN-AC AED par lot devient inactif.

Sélectionnez l'agent en question.

La liste des départs de l'agent ainsi que les émetteurs pour lesquels il faut générer l'AED s'affiche à titre informatif.

Cliquez sur le bouton Générer l'AED pour lancer la création du fichier pivot et l'intégrer

automatiquement dans le module BL Multi-déclaration.

A la fin du traitement, le module BL Multi-déclaration s'ouvre.

Une fois l'extraction terminée, le lien Accéder au log devient actif et permet de contrôler que les données ont bien été traitées. S’il y a des erreurs il en fournira la liste.


Guide pratique AED

Vous travaillez avec l’application C/S

La génération d’une attestation employeur dématérialisée s’effectue dans le module Préparation des

déclarations.

Accès

Depuis le module Préparation des déclarations, bloc Execution, cliquez sur l'option Générer

DN-AC - Attestation Employeur Dématérialisée.

Vous pouvez générer une AED par agent ou pour une sélection d'agents : choisissez le mode

d'extraction que vous souhaitez :

Selon la sélection que vous avez choisie, l'autre bloc devient inactif.

Générer une attestation employeur dématérialisée pour un agent

Sélectionnez l'agent en question.

La liste des départs de l'agent ainsi que les émetteurs pour lesquels il faut générer l'AED s'affiche à titre informatif.

Cliquez sur le bouton Générer l'AED pour lancer la création du fichier pivot et l'intégrer

automatiquement dans le module BL Multi-déclaration.

A la fin du traitement, le module BL Multi-déclaration s'ouvre.

Une fois l'extraction terminée, le lien Accéder au log devient actif et permet de contrôler que les

données ont bien été traitées. S’il y a des erreurs il en fournira la liste.


La préparation

Générer une attestation employeur dématérialisée pour une sélection d'agents

Sélectionnez une période de prise en compte en rapport avec la fin de contrat des agents (les zones Agents partis entre ... et ...).

Sélectionnez une version de paramétrage.

Sélectionnez éventuellement le Statut des agents que vous souhaitez traiter afin de restreindre la

sélection.

Affinez davantage la sélection des agents en ajoutant un filtre sur le Motif de départ (retraite,

mutation, etc.). Cette information n'est pas obligatoire.

A chaque sélection de statut et de motif de départ, un message vous demande si vous souhaitez conserver ces critères de sélection pour les prochaines extractions.

Cliquez sur le bouton Lancer la recherche.

Le résultat de la recherche affiche la liste des agents avec le nombre d'agents concernés par

émetteur :


Guide pratique AED

En cliquant sur le nombre d'agents, vous affichez la liste des agents partis :

Cliquez sur le bouton Préparer l'AED pour lancer la création des fichiers pivots.

Cliquez sur le bouton Générer l'AED pour intégrer ces fichiers pivots dans le module BL

Multi-déclaration et ouvrir ce module.


Le module BL-Multi-déclaration


Le module BL Multi-déclaration récupère les données contenues dans le fichier contenant les données issues de votre logiciel de paie afin de les modifier et de générer le fichier AED à destination de la CARSAT.

Le principe de traitement des données est le même que pour la DADS-U : votre logiciel de paie

sélectionne les agents pour lesquels il est nécessaire de produire une AED, prépare et exporte les données dans un fichier.

Le module BL Multi-déclaration récupère les données contenues dans ce fichier afin de les modifier et de générer le fichier AED.

Voici la procédure générale :

1 Récupération automatique des données de paie.

2 Modifier et compléter les informations pour chaque collectivité, établissement, agent...

3 Contrôler les données.

4 Générer le fichier AED.


Guide pratique AED

1. Récupération des données

Récupération automatique

Après l’étape de préparation, vous accédez au BL Multi-déclaration. La récupération et le contrôle des données sont automatiques. La liste des erreurs est donc apparente.

Le contrôle de vos données est effectué par l’outil de contrôle de la CARSAT, nommé DADSU-CTL V01X07, fourni gracieusement par net-entreprise. L’outil de la CARSAT vous assure un contrôle des données correspondant à l’attente de la CARSAT.

A l'ouverture du module BL Multi-déclaration, l'écran suivant s'ouvre automatiquement : sélectionnez AED sur l'écran, vous obtenez alors un écran de ce type :

La période de...à avec le mois et l'année permet de sélectionner la période pour laquelle vous

souhaitez effectuer l'AED.

Rappel : au même titre que l’attestation « papier », cette déclaration doit être transmise dans les 5 jours qui suivent la fin du contrat de travail du salarié.

Si vous souhaitez rechercher un salarié particulier, sélectionnez son nom dans la liste déroulante

qui présente tous les agents ayant fait l'objet d'une déclaration employeur. Vous pouvez également

choisir de saisir son matricule. Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher.

Si vous avez sélectionné un salarié particulier, les périodes de déclarations, comprises dans la

période sélectionnée à l'écran, et correspondant au salarié, s'affichent.

Les boutons Aperçu et Imprimer permettent d'afficher/ imprimer une liste des déclarations AED

en fonction des critères Période et Salarié saisis.



Le bouton Ouvrir lance l’affichage du contenu (structures) de l’AED sélectionnée dans la liste.

Le contrôle des données

Si vous avez beaucoup d’agents, celui-ci peut prendre un certain temps. Nous vous conseillons cependant de contrôler les fichiers de paie lors de la récupération. Vous pourrez ainsi les régénérer à partir du logiciel de paie, si des informations ont été omises durant la phase de préparation.

Décochez la case Lancer le contrôle des données si vous ne souhaitez pas effectuer le contrôle

lors de la récupération.

Dans ce cas, n’oubliez pas d’effectuer un contrôle des données après vos modifications.

2. Modifier ou compléter les informations

Dès l’ouverture d’un fichier ou de la base de données, l’écran qui vous permettra d’effectuer toutes les

modifications d’informations s’affiche. Cet écran présente :

une zone de recherche (partie 1 de la copie d’écran suivante) ;

la liste des structures, groupes et sous-groupes (partie 2) ;

la liste des rubriques qui contiennent les valeurs (partie 3) ;

la liste des anomalies rencontrées (partie 4).

La barre de boutons

Elle donne un accès direct aux options les plus utilisées des menus.

Les nouveautés

Le document récapitulatif des nouveautés est directement accessible sur l’écran du Module BL Multi-déclaration. Consultez les nouveautés en cliquant sur le bouton du même nom avant de

commencer votre déclaration.

1

3

2

4


Guide pratique AED

Le menu Fichier

Il contient les options qui permettent :

d’ouvrir les fichiers émis par votre logiciel de paie (bouton ),

d’ouvrir la base de données (bouton ),

d’ouvrir le fichier DADS_U (bouton ),

de générer le fichier DADS-U (bouton ),

de quitter le module (bouton ).

Le menu Options

Il contient les options qui permettent :

de contrôler les données avant la génération du fichier (bouton ),

d’effectuer une déclaration autre que normale : complémentaire ou annule et remplace,

d’ajouter ou de supprimer des structures (bouton ),

de modifier des paramètres d’affichage,

d’afficher ou de masquer la liste des erreurs (bouton ).

Le menu Editions

Il propose différents états (courriers, états d’aide à la déclaration, listes de contrôle, liste des erreurs).

Le menu Données

Il permet de vérifier, et éventuellement corriger, les données concernant les courriers destinés aux

salariés et aux élus, ainsi que les informations relatives à la déclaration FNCSFT.

Le menu Aide

Il propose un guide à l’utilisation du module. Il donne des informations détaillées sur chaque option du module.

Quelques astuces d’utilisation

L’émetteur : ouvrir les données de l’émetteur

Sélectionnez le menu Fichier, option Ouvrir une base de données.

Les déclarations des exercices précédents sont conservées, elles peuvent ainsi être consultées et éditées si besoin. Pour cela cochez la case Afficher l’historique.

Sélectionnez l’émetteur sur lequel vous souhaitez travailler. Case à cocher Lancer le contrôle des

données : vous pouvez lancer le contrôle des données à l’ouverture de la base, ce n’est cependant

pas obligatoire. Pensez plutôt à lancer le contrôle avant la génération du fichier DADS-U.

Cliquez sur le bouton Ouvrir.



L’émetteur : l’écran principal

C’est sur cet écran que s’effectuent toutes les modifications de vos données en vue de la génération d’un fichier DADS-U correct. Il présente :

à gauche : la liste des structures avec groupes et sous-groupes (émetteurs, entreprises, salariés,

périodes d’activité…) ;

à droite : les rubriques de chaque structure.

L’émetteur : modifier un émetteur ou une entreprise

Cliquez sur la structure de l’émetteur ou de l’entreprise dans la partie de gauche, puis entrez les

valeurs des rubriques dans la colonne Valeur de la partie de droite.

Rechercher et modifier un salarié

Dans la zone Recherche d’un salarié, entrez son Nom ou son Matricule :

Cliquez sur le bouton Rechercher. Vous serez alors placé sur la structure du salarié.

Vous devez double-cliquer sur la structure du salarié pour que la totalité des informations le concernant s’affiche dans la partie de droite.

Entrez les valeurs des rubriques dans la colonne Valeur sur la partie de droite.

Vous pouvez éditer les rubriques d’un salarié en effectuant un clic droit sur son nom et en choisissant l’option Edition des rubriques salariés.

Création de périodes d’activité

De la même façon que pour la création d’un agent, il est possible lors de la création d’une nouvelle période d’activité, de ne créer que les rubriques nécessaires.

Pour cela effectuez un clic droit sur un agent, et sélectionnez Nouvelle structure, Période d’activité.

Vous pouvez également cliquez sur le bouton pour ouvrir l'écran et sélectionner dans la zone Salarié l'agent pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle période.


Guide pratique AED

Ajouter une structure, groupe ou sous-groupe

Cliquez sur la structure de niveau supérieur (salarié, période d’activité…) pour la sélectionner.

Faites un clic droit.

Sélectionnez Nouvelle structure dans le menu, puis l’un des choix qui est proposé. Le choix n’est

pas le même selon la structure sélectionnée.

La structure est ajoutée avec tous ses groupes ou sous-groupes. Leurs rubriques sont affichées avec des valeurs vides.

Consultez l’aide en ligne du module BL Multi-déclaration pour connaître les procédures détaillées concernant la création de salariés, d’honoraires, d’établissements, et de périodes.

Vous pouvez également accéder à l’option Nouvelle structure en passant par le menu Options.

Complétez les valeurs de la structure ou supprimez les groupes ou sous-groupes dont vous n’avez

pas l’utilité.

Aide pour compléter les valeurs des structures

Vous pouvez consulter directement les informations précisées dans le cahier technique pour une structure sélectionnée. Pour cela :

Placez-vous sur une structure, faites un clic droit et choisissez l’option Aide.

Pour le bon fonctionnement de cette option, la présence de la version 6, ou d’une version postérieure, d’Adobe® Reader est nécessaire sur votre poste.

Le cahier technique détaillant le type d’informations à entrer, s’ouvre sur la page correspondant à la structure sur laquelle vous êtes placé.



3. Contrôler les données

Il est indispensable de lancer le contrôle des données avant la génération de l’AED.

Nous vous recommandons notamment d'utiliser l'option Comparatif DADS-U Paie, utile aussi pour l’AED.

Quand ?

Après avoir apporté des modifications à vos données.

Obligatoirement avant de générer le fichier.

Il est nécessaire de relancer le contrôle tant que la liste des erreurs n’est pas vide.

Comment ?

De manière automatique : le contrôle des fichiers issus de la paie a été lancé automatiquement à leur ouverture si vous n’avez pas décoché la case Lancer le contrôle des données.

Par l’option Contrôler du menu Options.

Afficher ou masquer la liste des erreurs

Lorsque vous travaillez sur le complément des informations pour chaque structure, la liste des erreurs peut vous gêner à l’écran.

Lorsque vous corrigez les erreurs, elle est indispensable.

Affichez ou masquez la liste en cliquant sur l’option Liste des erreurs du menu Options ou en

utilisant la touche F4.

Si des anomalies sont trouvées lors du contrôle bien que la liste des erreurs soit masquée, elle

s'affiche automatiquement.

Trier les erreurs

Il est possible de trier la liste des erreurs en cliquant sur l’intitulé de la colonne de votre choix.

Corriger les erreurs

La liste des erreurs ne permet pas uniquement d’afficher le nom de la structure et l’erreur

correspondante, elle permet également d’atteindre directement la structure comportant l’erreur.

Dans la liste des erreurs, double-cliquez sur une erreur pour être automatiquement placé sur la structure à corriger.

Il suffit ensuite de rechercher le code dans la colonne Numéro afin d’apporter la correction dans la

colonne Valeur.

Gérer la liste des erreurs

La liste des erreurs présente une colonne Corrigé contenant une case à cocher pour chaque erreur.

Lorsque vous avez corrigé une erreur, cochez la case. Vous avez ainsi la vision des erreurs corrigées ou pas sans avoir à relancer le contrôle (vous pouvez effectuer un tri sur la colonne Corrigé).

Si une erreur est mal corrigée, elle réapparaîtra dans la liste au prochain contrôle avec la case

décochée.

Cette case à cocher n’est qu’un signe visuel à votre attention. Si vous ne l’utilisez pas, cela n’aura aucune incidence sur le contrôle des données.


Guide pratique AED

Editer la liste des erreurs

Cette édition reprend les informations contenues dans la liste des erreurs.

Elle est accessible par l’option Edition de la liste des erreurs du menu Editions.

Comparatif DADS-U Paie

L'option Comparatif DADS-U Paie permet de contrôler les montants bruts et nets imposables récupérés de votre logiciel de paie, à ceux que vous allez déclarer grâce au module BL Multi-déclaration.

Nous vous recommandons vivement d'utiliser cette édition qui a pour but de relever les écarts significatifs afin d'apporter les corrections nécessaires.

4. Générer le fichier AED

L'Attestation Employeur Dématérialisée permet de déclarer les fins de contrats de travail salarié d'une

entreprise.

A partir du 01/01/2012, les employeurs de plus de 10 salariés devront nécessairement transmettre par voie électronique à Pôle Emploi l’attestation d’assurance chômage (mesure instaurée par le décret n°2011-138 du 1er février 2011). Les employeurs de moins de 10 salariés, donc non soumis à l'obligation de transmission dématérialisée

pourront s'ils le souhaitent continuer à transmettre l’attestation d’assurance chômage au format papier.

Le message : DN-AC attestation employeur (AE) Code nature : 15

Procédure

La production du fichier AED se fait par le menu Fichier option Générer le fichier AED :

La génération du fichier AED se fait de la même façon que la génération du fichier DADS-U pour un autre message case à cocher n’est qu’un signe visuel à votre attention.

Une fois toutes les anomalies corrigées, vous pouvez générer le fichier AED à destination de la CARSAT.



Si vous avez déjà généré un fichier AED pour ce même émetteur, celui-ci sera écrasé. Nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde du fichier AED généré, avant d'en produire un nouveau.

Nom du fichier

Le nom du fichier produit est formé des lettres : AED pour une déclaration DN-AC Attestation

Employeur Dématérialisée suivies de la date de la déclaration.

Pour une déclaration annule et remplace intégral, les lettres ARI sont ajoutées.

Exemples : AED30092011.txt pour une déclaration AED normale du 30/09/2011 AEDARI300962011.txt pour une déclaration AED annule et remplace du 30/09/2011

Si vous souhaitez des précisions sur l'un des points mentionné dans ce guide, consultez :

l'aide en ligne de chaque module,

le cahier technique DADS-U accessible à partir du module BL Multi-déclaration,


Guide pratique AED

Annexes

Comment télécharger les fichiers nécessaires à l’installation du module BL Multi-déclaration ?

Depuis votre espace personnel sur l'espace client, cliquez sur le lien Modules Web2 dans la patrie

Vos logiciels.

Cliquez sur l'onglet Mises à jour.

Dans la partie intitulée N4DS, cliquez sur le lien Cliquez ici pour accéder à la page de téléchargement :

Dans l'écran ci-dessous, cliquez sur Version BLMultiDeclaration n.nn.nn pour commencer le

téléchargement :


Annexes

Un message vous demande d'enregistrer ou d'exécuter le fichier. Cliquez sur le bouton

Enregistrer.

Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez l'endroit sur votre poste où le fichier d'installation sera sauvegardé.

Une fois le téléchargement terminé, un message vous en informe. Vous pouvez fermer l'écran.

Depuis votre poste, ouvrez le dossier où vous avez enregistré le fichier Version

BLMultiDeclaration n.nn.nn.

Double-cliquez dessus pour l'installer.

Si un avertissement de sécurité s'affiche, cliquez sur le bouton Exécuter.

L’installation se lance :

L’écran suivant s’affiche. Cliquez sur le bouton OK :

Dans l’écran Introduction qui s’affiche, cliquez sur le bouton Suivant :


Guide pratique AED

Par défaut, tous les fichiers et dossiers nécessaires à l’installation du module sont enregistrés dans

le répertoire sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations. Il est toutefois possible de modifier ce

chemin par défaut. Cliquez sur le bouton Suivant :

L’écran ci-dessous s’affiche et sert de récapitulatif avant installation. Cliquez sur le bouton Installer :

Une fois l'installation terminée, un message vous en informe. Vous pouvez fermer cet écran.

Le fichier N4DS.exe est installé sur votre poste (par défaut sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations, dans le dossier nommé MultiDeclaration).


Annexes

Localiser le fichier N4DS.exe avec Google Chrome

Après avoir cliqué sur le bouton Générer la DADS-U ou Générer l’AED, votre logiciel affiche le

message suivant en bas de votre écran :


L’écran suivant s’affiche. Double-cliquez sur le lien en bas à gauche LaunchCS.jnlp :


Guide pratique AED

Le message suivant s’affiche, cliquez sur le bouton Exécuter :

Le dernier message vous demande de localiser le fichier d’installation du module BL Multi-déclaration « N4DS.exe ». Cliquez sur le bouton OK.

Dans l’écran qui s’affiche, recherchez le fichier N4DS.exe :

Par défaut, tous les fichiers et dossiers nécessaires à l’installation du module BL Multi-déclaration

ont été enregistrés sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations (lors du téléchargement sur l’espace client) ; y compris le fichier N4DS.exe sauvegardé sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations, dans le dossier nommé MultiDeclaration.

Cliquez sur le bouton Ouvrir. Le module BL Multi-déclaration s’ouvre.


Annexes

Localiser le fichier N4DS.exe avec Mozilla FireFox


message suivant :

Cliquez dans l’option Ouvrir avec puis cliquez sur le bouton OK.

Le message suivant s’affiche. Cliquez sur le bouton Exécuter :

Le message suivant vous demande de localiser le fichier d’installation du module BL

Multi-déclaration « N4DS.exe ». Cliquez sur le bouton OK.


Guide pratique AED


Par défaut, tous les fichiers et dossiers nécessaires à l’installation du module BL Multi-déclaration ont été enregistrés sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations (lors du téléchargement sur l’espace client) ; y compris le fichier N4DS.exe sauvegardé sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations, dans le dossier nommé MultiDeclaration.


Localiser le fichier N4DS.exe avec Internet Explorer


message suivant :

Cliquez sur le bouton Exécuter.

Le message suivant vous demande de localiser le fichier d’installation du module BL

Multi-déclaration « N4DS.exe ». Cliquez sur le bouton OK.


Annexes


Par défaut, tous les fichiers et dossiers nécessaires à l’installation du module BL Multi-déclaration ont été enregistrés sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations (lors du téléchargement sur l’espace client) ; y compris le fichier N4DS.exe sauvegardé sous C:\Berger-Levrault\RH\Declarations, dans le dossier nommé MultiDeclaration.


Documents

Guide pratique AED€¦ · Présentation de l’AED 3 Récupération des fichiers de paramétrage 7 La préparation 8 Résumé 8 Import des types de paramétrage 9 Initialisation