VICE – PREMIER MINISTRE

CHARGE DU BUDGET ET DES PROVINCES AUTONOMES

PROJET PAIGEP

GUIDE SUR LA GESTIONDU

PERSONNEL(Version française)

GUIDE SUR LA GESTIONDU

PERSONNEL(Version française)

Janvier 1999

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GUIDE SUR LA GESTION DU PERSONNELDES COMMUNES RURALES

I. PREAMBULE

Le premier guide sur la gestion du personnel est rédigé en malgache dans le souci d’une meilleure compréhension par ses utilisateurs. Mais pour que les initiateurs et les autres partenaires du projet puissent être au même niveau d’information, le présent document (version française) reprend les grandes lignes du contenu dudit guide.

II. INTRODUCTION

Comme la Commune n’est pas régie par l’ordonnance 93-019 relative au statut général des fonctionnaires et étant une collectivité décentralisée de l’Etat qui jouit d’une autonomie dans le cadre de son administration en général, elle peut par conséquent avoir sa propre politique en matière de gestion du personnel.

Le présent guide est conçu dans le but d’aider les premiers responsables des Communes de mieux cerner les différentes techniques et procédures d’une gestion du personnel mettant l’accent notamment sur la valorisation des ressources humaines.

En effet, il s’agit d’une gestion se rapprochant davantage de celle d’une entreprise privée qui se veut compétitive et favorisant l’épanouissement des hommes qui y évoluent.

A mentionner particulièrement que la Commune est libre de recruter toute personne qu’elle juge compétente et susceptible de participer à son développement.

En ce qui concerne les fonctionnaires de l’Etat qui sont sollicités par la Commune pour y travailler et qu’en donne leur consentement, il est à rappeler qu’ils seront en situation de disponibilité par rapport à la Fonction publique et devront donc adhérer au Règlement intérieur de la Commune. Mais afin de préserver leur avantage, ils peuvent continuer à verser leur cotisation de retraite de 4 % o la Caisse de Retraite Civile et Militaire (CRCM).

Par ailleurs, les agents permanents de la Commune en tant que personnel de la collectivité, peuvent verser leur cotisation (3 %) à la Caisse de Prévoyance de Retraite (CPCR). Seuls les Employés de Courte Durée (ECD) doivent s’affilier à la CNAPS dont le montant s’élève 1 % du salaire brut.

III. FICHIER DU PERSONNEL

La gestion du personnel commence par la mise en place du fichier du personnel, utile pour le suivi des dossiers administratifs (congés, absences, retraite, …), de l’évolution des rémunérations (étude de la politique salariale), du développement professionnel (détection des potentiels, étude des filières de carrière, formation) et des autres éléments nécessaires (visite médicale, suivi de santé, …)

Le fichier du personnel comporte généralement les rubriques suivantes :

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- Identification- Eléments liés à la paye- Eléments liés au développement professionnel- Autres informations

Toutes les pièces concernant les rubriques sus-citées doivent être classées dans le fichier, à savoir

- un exemplaire de la fiche de poste- curriculum vitae et photo d’identité - demande d’emploi- copie des diplômes et certificats de travail- attestation de prise de service- contrat de travail- un exemplaire de chaque appréciation des performances- autorisation de congé et d’absence- photocopie du certificat médical- sanctions- lettre de démission ou autres documents justifiant le départ

C’est le secrétaire administratif qui assure la tenue, le suivi et la mise à jour du fichier du personnel

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III. RECRUTEMENT ET EMBAUCHE

Tout recrutement fait l’objet de délibération du Conseil Communal

- Le recrutement s’effectue à la suite de l’existence d’un poste vacant ou d’une création de poste

- Le recrutement commence par l’analyse de la fiche de poste concerné dans lequel on trouve notamment :

la mission du poste les attributions et responsabilités les connaissances, expériences et autres conditions requises les critères de performance les relations hiérarchiques et fonctionnelles

Outre l’exploitation des informations trouvées dans la fiche de poste, il s’avère utile de demander au chef hiérarchique direct du futur titulaire du poste, d’autres renseignements susceptibles de préciser davantage le profil requis.

La procédure de recrutement comprend les étapes suivantes :

Etape 1 : Justification de l’utilité du recrutement par le chef hiérarchique immédiat, à valider par le Maire

Etape 2 : Définition du profil du candidat à partir de la fiche de poste et des autres renseignements recueillis

Etape 3 : Demande de recrutement formulée par le Maire et à soumettre au Conseil Communal pour délibération (justification et profil du candidat à y joindre)

Etape 4 : Après délibération, recherche de candidature d’abord au sein même de la Commune après l’établissement d’une offre d’emploi spécifiant :

la définition du poste le profil du candidat (formation académique, connaissances

techniques, expérience et autres conditions requises) niveau de rémunérations et autres avantages éventuellement constitution de dossier de candidature dont demande manuscrite

en bonne et due forme

Etape 5 : Sélection des candidats

- s’il y a manifestation de candidature interne et adéquation des profils :

organisation de tests de recrutement (test technique obligatoire et test psychotechnique en cas d’opportunité)

correction des tests et délibération du jury présidé par le Maire et composé des personnes choisies par le Maire (techniciens, conseillers)

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- si les résultats sont satisfaisants, choisir le meilleur candidat et passer aux étapes suivantes

- si les résultats ne sont pas satisfaisants, procéder au recrutement externe :

affichage à la Commune et dans les lieux publics, d’une offre d’emploi dont le contenu et le même pour le recrutement interne, mais à y ajouter l’indication des modalités du contact à établir et le délai de dépôt des dossiers de candidature devant comprendre :

une demande de candidature manuscrite curriculum vitae copie des diplômes et certificats de travail

sélection sur dossier (adéquation des profils et contrôle des conditions requises)

organisation des tests comme pour le recrutement interne (candidats retenus après la sélection sur dossier)

correction et sélection des 2 ou 3 meilleurs candidats pour l’entretien d’embauche

entretien d’embauche, en vue de confirmer ou infirmer les résultats et informations récoltés auparavant, et de convenir sur les questions d’ordre matériel (salaire, avantages et autres)

Etape 6 : Choix du candidat à retenir

Etape 7 : Visite médicale d’embauche

Etape 8 : Etablissement du Contrat de travail

Etape 9 : Période d’essai

Etape 10 : Affiliation à la CnaPS

IV. RECRUTEMENT ET EMBAUCHE

Le Conseil Communal délibéré sur la création de poste et le budget afférent aux rémunérations du personnel

Le Maire en tant que chef du personnel, décident des recrutements

La procédure de recrutement comprend les étapes suivantes :

Etape I : Justification du besoin de recrutement par le chef hiérarchique direct à valider par le Maire.

Etape 2 : Constitution du Comité de recrutement (jouant également le rôle de jury) composé du chef hiérarchique du poste à pour voir, du secrétaire administratif et éventuellement des techniciens concepteurs des tests de recrutement.

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Etape 3 : Actualisation de la fiche de poste.

Etape 4 : Diffusion de l’avis de recrutement dans les services de la Commune pour recueillir les candidatures internes. L’avis doit préciser :

La définition et la classification du poste Le profil du candidat (formation académique, connaissances techniques,

expériences et autres conditions requises) Le niveau de rémunérations et autres avantages éventuellement La constitution de dossier de candidature ; et si le curriculum vitae, les

copies de diplômes et la photo d’identité ne sont pas disponibles à la Commune, le postulant doit également les fournir.

Etape 5 : Sélection sur dossier des candidatures adéquation profil candidat / profil poste) et choix de celles à retenir pour la procédure de sélection suivante.

Etape 6 : Organisation et passation de tests de recrutement :

Test technique (obligatoire) Test psychotechnique (si disponible) Entretien

Etape 7 : Corrections des tests et délibération du jury. Si candidature interne retenue,

Communication du résultat à l’intéressé Actualisation du contrat de travail Actualisation du fichier du personnel

Si candidature interne non retenue.

Etape 4 bis : Etablissement et affichage d’une offre d’emploi spécifiant

La définition du poste ;

Le profil du candidat (formation académique, connaissances techniques, expérience et autres conditions requises) ;

Le niveau de rémunérations et autres avantages éventuellement ;

La constitution de dossier de candidature comprenant : une demande manuscrite, un curriculum vitae, une photo d’identité, copies des diplômes et certificats de travail ;

La date limite de dépôt des demandes.

Etape 5 bis : Sélection sur dossier des candidatures externes (adéquations profil candidat / profil poste) et choix de celles à retenir pour la procédure de sélection suivante.

Etape 6 bis : Organisation et passation de tests de recrutement :

Tests techniques (obligatoire) Tests psychotechnique (si disponible)

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Entretien

Etape 7 bis : Correction des tests et délibération du jury sur la choix du ou des candidat(s) à retenir selon le cas.

Etape 8 bis : Affichage des résultats et convocation du ou des candidats retenu (s) pour un entretien d’embauche.

Etape 9 : Visite médicale d’embauche

Etape 10 : Etablissement du Contrat de travail (voir annexe).

Etape 11 : Application à CRCM ou CNAPS selon le statut de la personne embauchée.

V. AVANCEMENT ET PROMOTION

Tout avancement ou augmentation de salaire n’est pas automatique. Ceci est conditionné par l’obtention de résultats satisfaisants à l’issue de l’appréciation des performances.

- Chaque membre du personnel fait l’objet d’une appréciation des performances tous les ans, et effectuée par le Chef hiérarchique direct.

- L’appréciation se fait à partir de 5 critères proposés à titre indicatif (chaque Commune peut y apporter des amendements ou des ajouts selon ses spécificités) :

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1. Résultats qualificatifs et quantitatifs

2. Responsabilité et initiative

3. Volonté de se perfectionner

4. Communication et relations internes

5. Discipline – Assiduité

- Chaque critère fait l’objet d’une définition claire et comprend 5 niveaux chacun (chaque niveau est également défini) pour faciliter la notation.

- Les notes vont de 10 à 50 pour les 4 derniers critères, mais elles s’étalent de 20 à 100 pour les « résultats qualificatifs et quantitatifs ». Un modèle de fiche d’appréciation des performances se trouve en annexe.

- L’avancement (changement de palier dans une même catégorie) est conditionné par l’obtention d’un nombre de points suffisant dont les détails sont donnés ci-après :

Obtention de moins de 180 points, aucun avancement Obtention de 180 à 240 points, avancement d’un palier Obtention de plus de 240 points, avancement de 2 paliers

- Les paliers sont présentés dans la grille de salaire se trouvant en annexe

La promotion est le passage d’une catégorie à une autre immédiatement supérieure. Elle peut être obtenue, soit par épuisement de la catégorie d’appatenant à l’issue de résultats satisfaisants successifs, à l’issue de l’appréciation des performances, soit pour des raisons exceptionnelles.

Toutefois, tout avancement ou toute promotion doit faire l’objet d’une décision du maire.

VI. LA GRILLE DE SALAIRE

La grille de salaire présentée ci-après est donnée à titre d’exemple et constitue une source d’inspiration pour les Communes qui veulent avoir leur propre système de rémunération.

Elle est conçue à partir d’une classification des emplois, qui propose 3 catégories regroupant chacune des postes présentant des caractéristiques communes de base et exécutant un service de qualification sensiblement équivalent :

- Catégorie I : Postes où le personnel exécute des travaux simples ne nécessitant qu’une adaptation rapide pendant une semaine maximum : gardien, planton, coursier, balayeur, percepteur de marché, vidangeur (C.E.P.E.).

- Catégorie II : Postes qui exigent un personnel spécialisé, exécutant des tâches assez complexes et nécessitant des connaissances professionnelles dans le domaine concerné : secrétaire d’état civil, secrétaire trésorier. Régisseur de recettes, secrétaire administratif, responsable de marché ( niveau fin de l’enseignement secondaire 1er cycle/ BEPC).

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- Catégorie III : Postes de maîtrise nécessitant une compétence professionnelle qualifiée, impliquant un sens de l’initiative préalablement prouvé, de l’organisation et de la responsabilité d’une petite équipe de collaborateurs placés sous ses ordres, le secrétaire administratif, secrétaire comptable, agent fiscal, agent de développement, agent voyer (niveau fin de l’enseignement second cycle / Baccalauréat)

GRILLE DE SALAIRE

CATEGORIEPALIER

I II III

123456789101112

150157165173182191201211221232243255

232243255268282296310326342360377396

360377346416437459482506531558586615

Période d’essai

Tout agent nouvellement recruter doit subir une période d’essai dont la durée dépend de sa catégorie d’appartenance.

Catégorie I : 1 mois

Catégories II et III : 3 mois

Explications relatives à l’utilisation de la grille

1. C’est le salaire de base brut qui est calculé à partir de la grille de salaire.

2. Elle propose 3 catégories et 12 paliers dans chaque catégorie 1 chaque palier d’une catégorie considérée correspond un indice salarial. Dans la catégorie considérée correspond un indice salarial.Dans la catégorie I, les indices vont de 150 à 255 ; dans la catégorie II, de 232 à 296 et dans la catégorie III, de 360 à 615.

3. C’est le Maire qui étudie et fixe la valeur d’un point d’indice en fonction des possibilités financières de la Commune. Mais pour ce faire, il doit tenir compte du SMIG qui, actuellement se situe autour de 250.000 FMG.

4. Une fois fixée la valeur du point d’indice, le mode de calcul est simple.Exemple : si la valeur du point d’indice est arrêtée à 150.000 FMG, l’agent se trouvant en catégorie I, palier 4 (I 4) touche un salaire de base brut de 173 x 1500 = 259.500 FMG ; l’agent en catégorie II, palier 6 (II 6) un salaire de 296 x 1500 =

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44.000 FMG et l’agent en catégorie III, palier 2 (III 2) un salaire de 377 x 1500 = 556. 500 FMG.

5. La grille de salaire considéré l’ancienneté de chaque agent. A remarquer que l’agent dans la catégorie I 10 touche le même salaire de base que celui dans II 1 ; l’agent dont la catégorie II 10 perçoit le même salaire de base que celui dans III 1, pour ne pas parler que ceux là.

6. Si un agent se trouve dans la catégorie I 12 et que ses résultats sont satisfaisantes à l’issue de l’évaluation des performances, il bénéficiera non seulement d’une promotion (passage de la catégorie I à II), mais en outre, il bénéficiera automatiquement d’un indice supérieur au sien l’avant, c’est à dire, le palier 4 de la catégorie II, dans le cas prescrit.

7. En cas d’augmentation de salaire, quelque soient les raisons, les indices eux- mêmes sont invariables mais c’est la valeur du point d’indice qui change. Si par exemple, le gouvernement décide une augmentation de salaire 10 % au bénéficie de tous les salariés et si la valeur du point d’indice était de 1500 FMG, la nouvelle valeur du point d’indice serait :

1500+ 1500 x 10 / 100 = 1 650 FMG

8. En cas d’augmentation uniquement du salaire minimum (SMIG), il est recommandé de revoir la grille de salaire toute entière, car un changement à la base a une répercussion automatique sur les autres salaires, surtout quand cette augmentation est relativement importantes.

Dans ce cas, ce qu’on pourrait faire c’est de procéder à une augmentation dégressive au fur et à mesure que l’on monte dans les catégories supérieures.

Exemple : Si l’augmentation du SMIG est de 20 %, elle peut être appliquée à l’ensemble de la catégorie I mais on peut en plus envisager une augmentation de 12 % par exemple, pour la catégorie II et de 8 % pour la catégorie III.

Quoiqu’il en soit, la décision quant à la révision de la grille de salaire revient pleinement au Maire. Toutefois, il lui est conseillé de recueillir les avis des uns des autres à ce sujet, notamment ceux des autres membres du bureau exécutif. A n’oublier cependant que tout budget est délibérée par le conseil communal.

Catégorisation du personnel existant

En cas, d’absorption de la nouvelle catégorisation du personnel, la démarche suivant est à observer :

1. Se conformer à la catégorisation d’appartenance de chaque poste ( I, ou II, ou III)

2. Considérer l’ancienneté de chaque agent et le palier correspondant selon le tableau ci-après :

Ancienneté Palier

10

0 an 1

1 à 2 ans 2

+ de 2 à 4 ans 3

+ de 4 ans 4

3. Affecter à chaque agent sa catégorie et le palier auquel il se trouve au moment de l’application du nouveau système. Exemple : un secrétaire d’état civil ayant 3 années d’ancienneté est donc en catégorie II 3, correspondant à l’indice 255. Si la valeur d’indice est fixé à 1 500 FMG, son salaire mensuel brut s’élève à 255 x 1500 = 382 500 FMG.

Exemple de système de classement et de rémunération pour une Commune

L’organigramme d’une Commune rurale de 2ème catégorie prévoit, outre le Maire et son Adjoint :

1 Secrétaire Comptable (ancienneté de 2 ans)1 Secrétaire trésorier (ancienneté de 18 mois)1 Secrétaire d’état civil (ancienneté de 8 mois)1 Secrétaire administratif (ancienneté de 13 mois)1 Agent de développement (ancienneté de 3 mois)1 coursier (ancienneté de 3 ans)1 Gardien (ancienneté de 13 mois)

Si l’on se réfère donc aux explications données préalablement, le salaire de base brut de chaque agent, en supposant que la valeur du point d’indice soit 1 500 FMG, se présente comme suit, pour :

- Le Secrétaire Comptable (III-2), indice 377 : 377 x 1 500 = 565 500 FMG

- Le Secrétaire Trésorier (II – 2), indice 243 : 243 x 1 500 = 364 500 FMG

- Le Secrétaire d’état civil (II – 3), indice 555 : 255 x 1 000 = 382 500 FMG

- Le Secrétaire administratif (III – 1), indice 360 : 360 x 1 500 = 540 000 FMG

- L’Agent de développement (III – 3), indice 396 : 396 x 1 500 = 594 000 FMG

- Le Coursier (I – 3), indice 165 : 165 x 1 500 = 247 500 FMG

- Le Gardien (I – 2), indice 157 : 157 x 1 500 = 235 500 FMG

VII LE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL

a) La formation

- La formation constitue un critère de motivation pour le personnel. Il a principalement pour objectif de :

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- Rechercher l’adéquation des compétences du titulaire aux exigences du poste ;

- Initier aux nouvelles méthodes, technologies (recyclage) ;

- Faire connaître les nouvelles dispositions réglementaires et législatives ;

- Développer le sens d’initiative (esprit d’ouverture) ;

- Découvrir la potentialité du fourré en vue d’une étude éventuelle d’une éventuelle évolution de carrière de l’intéressé.

- Il n’est besoin de créer une structure plus ou moins lourde pour le volet formation. Le Maire, étant déjà responsable de la gestion du personnel, peut bien s’acquitter facilement des tâches y afférentes. Il s’agit, en effet, de :

- Recenser les besoins de formation à partir des fiches de poste (comparaison du profil du titulaire avec celui du poste) et des résultats de l’appréciation des performances ;

- Analyser les demandes de formation éventuelles émanant du personne ;

- Etablir un plan annuel de formation simple et réalisable ;

- Rechercher les prestataires de formation ; il n’est pas toujours nécessaire de faire appel à des spécialistes ; des techniciens des préfectures et sous-préfectures ou de la Province peuvent souvent faire l’affaire ;

- Programmer les sessions de formations à dispenser ;

- Evaluer la formation (impact sur les prestations du service offertes par la Commune et sur le développement de celle-ci, évaluation financière).

Par rapport aux prestataires de formation, il y a en outre la possibilité de s’adresser aux services du télé enseignement et aux services de la formation continue des universités et écoles.

VIII. ADMINISTRATION DU PERSONNEL

a. Contrat de travail

Tout recrutement doit faire l’objet d’un contrat de travail devant contenir au moins les rubriques suivantes :

- la dénomination du poste de travail ;

- la date de prise de service ;

- la période d’essai et les conditions s’y rapportant ;

- la classification ou la catégorie de l’agent ;

- le montant du salaire au moment de l’établissement du contrat ;

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- les autres avantages (primes et indemnités, couverture sociale, affiliation à CREM ou à CPR ou à la CNaPS,...) ;

- les dates et signatures du Maire et de l’agent.

Il est indispensable de régulariser la situation des agents déjà en activité qui ne sont pas en possession de leur contrat de travail.

Le contrat de travail peut être de durée déterminée ou indéterminée. Puisque c’est le Maire, un élu, qui nomme son ou ses adjoint(s), il faut que le contrat de travail de ces derniers soit de durée déterminée renouvelable tous les ans ; surtout s’il est affecté à un poste administratif prévu par l’organigramme, qui en principe doit faire l’objet d’un contrat de travail. Le dit contrat doit prévoir une clause de cessation anticipée sans indemnité, comme dans tout cas de retrait de délégation d’ailleurs. Ceci est en plus utile pour éviter tout risque de pléthore de personnel lorsque le mandat du Maire prendra fin. Par contre, pour assurer la continuité des travaux ou projets en cours, le contrat de travail des autres agents permanents, plus particulièrement du coordonateur général, doit être de durée indéterminée.

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b. Les congés

Toute demande de congé doit respecter un planning préétabli.

Le planning de congé est établi suivant les modalités suivantes :

- chaque membre du personnel soumet à son supérieur hiérarchique les dates aux quelles il compte prendre ses congés ;

- le supérieur hiérarchique discute avec lui des éventuelles remarques sur ces dates, en considération des nécessités de service ou de l’organisation de l’unité et modifie de commun accord les dates, le cas échéant ;

- il coordonne ensuite les périodes de congé intéressant le personnel de son service et transmet l’état au Maire au plus tard le 20 décembre de l’année précédente ;

- le Maire établit enfin le planning de congé définitif de tous les membres du personnel de la Commune (l’affichage du planning est souhaité).

Malgré l’existence du planning toute demande de congé doit faire l’objet d’une demande selon le modèle de fiche se trouvant en annexe, qui, après approbation du Maire, sera classée dans le fichier du personnel tenu par le secrétaire administratif pour suivi ;

Toute demande de congé doit être déposée au moins 15 jours avant la date de départ en congé au Maire et doit tenir compte de l’intérim pour assurer la continuité des activités du service concerné.

c. Les absences et permissions

- Toute absence autre que motifs de service doit être motivée et faire l’objet d’une demande selon le modèle en annexe, et à établir au moins dans la journée qui précède le début de l’absence ;

- Toutes les absences non justifiées doivent être constatées par les responsables hiérarchiques directes et des comptées de la paie ;

- Les absences pour maladie doivent être justifiées par un certificat médical indiquant le nombre de jours d’arrêt maladie. Le certificat doit être déposé dans un délai de trois jours à compter du premier jour d’absence ;

- Le Maire fixe par arrêté les horaires de travail à respecter dans la Commune. Une absence non justifiée durant l’horaire réglementaire est considérée comme une absence non autorisée et décomptée comme telle ;

- Toutes les absences, quels qu’en soit la nature et le motif, doivent être inscrites dans une fiche d’absence individuelle, tenue par le secrétaire administratif ;

- Des absences exceptionnelles – autorisation et permission d’absence – payées et non déductibles du temps de service effectif peuvent être accordées

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par les chefs hiérarchiques directs pour les simples agents et par le Maire pour les responsables de service ;

- Les demandes d’autorisation ou de permission d’absence peuvent être faites, outre la considération des coutumes de la région, à l’occasion des événements familiaux et autres motifs suivants :

Mariage de l’intéressé ; Naissance d’un enfant de l’intéressé ; Circoncision d’un enfant de l’intéressé ; Décès d’un enfant de l’intéressé ; Décès du ou de la conjoint(e) de l’intéressé ; Décès d’un ascendant, descendant ou collatéral direct de l’intéressé ; Déménagement ; Convenances personnelles.

Toutefois, la durée de ces absences ne peut excéder trois (3) jours par événement

d. La disciplineLes fautes commises sont constatée par le Maire et /ou les responsables hiérarchiques et /ou par le secrétaire administratif.

Il est nécessaire donc de convenir sur les fautes à sanctionner et sur les sanctions elles-mêmes.

Les listes établies ci-après, sont données à titre indicatif, une concertation entre le Maire et les autres membres sur ces sujets est souhaitable.

- Les fautes sujettes à des sanctions :

Non respect des horaires de travail (retards, abandons de poste avant l’heure de sortie)

Absences non autorisées Insubordination Provocation de conflits et rixes pendant les heures de travail Enivrement, absorption de boissons alcooliques et de drogues

notamment pendant les heures de travail Destruction volontaire et vol de matériels appartenant à la Commune.

- Les sanctions encourues suivant la gravité des fautes :

Avertissement verbal Avertissement écrit, demande d’explication Blâme Mise à pied Licenciement

Une fois que les fautes et les sanctions sont arrêtées de commun accord, il appartient au secrétaire administratif de les diffuser dans tous les services.

ANNEXE 5

I. Fichier du personnelII. Critère d’appréciation des performances

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III. Fiche d’appréciation des performancesIV. Demande de permission/congéV. Contrat de travailVI. Bulletin de paie

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