Guide Utilisateur DHL Intraship v4.2 Time Definite v2.2

Guide Utilisateur DHL Intraship v4.2Time Definite

Sales & Customer Service Department,

Page 2Guide Utilisateur · DHL Intraship - Time Definite

Découvrir Intraship Découvrir Intraship

Login Login

Préparer une expédition – Expéditeur Préparer une expédition – Expéditeur

Préparer une expédition – Destinataire Préparer une expédition – Destinataire

Créer un envoi Créer un envoi

Notification d‘un envoi Notification d‘un envoi

Enregistrer l‘envoi Enregistrer l‘envoi

Imprimer Imprimer

Administration Administration

Sommaire

Importer un carnet d‘adresse Importer un carnet d‘adresse

La demande d‘enlèvement La demande d‘enlèvement


Avant de commencer

Ce guide utilisateur va vous permettre de connaître les principales fonctionnalités de DHL Intraship étape par étape.

Pour utiliser DHL Intraship via notre site Internet (www.dhl.fr) cliquez sur l’onglet Service en ligne sélectionnez DHL Intraship.

Vous pouvez aussi accédez directement à DHL Intraship en cliquant sur le lien suivant : http:// intraship.dhl.fr

Service en ligne

DHL Intraship


Login

Lorsque vous démarrez le programme, saisissez votre identifiant, votre mot de passe ainsi que la langue désirée dans le formulaire

Validez en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Identifiant

Mot de passe

Choix de la langue

Enregistrer


Préparer une expédition – Expéditeur 1/2

Si vous êtes authentifié comme un utilisateur du logiciel voici ci-dessous la fenêtre qui s’affiche

Pour créer une nouvelle expédition, cliquez sur « Nouvel envoi » à gauche de l’écran

Nouvelle expédition


Préparer une expédition – Expéditeur 2/2

L’expéditeur par défaut est automatiquement affiché.

Vous pouvez sélectionner un autre expéditeur en cliquant d’abord sur « Effacer » et ensuite sur « Rechercher ».

Attention ! Si vous souhaitez changer l’adresse d’expéditeur, veuillez également choisir le compte qui correspond au nouveau site d’enlèvement.

Effacer

Rechercher


Préparer une expédition – Destinataire 1/2

Une fois la rubrique « Expéditeur » complétée, passez à l’onglet suivant : « Destinataire »

Pour ajouter un nouveau destinataire, remplissez les champs en gras et validez en cliquant sur le bouton « Ajouter l’adresse ». Vous pouvez attribuer un « Code destinataire » à votre destinataire afin de le retrouver plus facilement lors d’une prochaine expédition.

Si votre correspondant existe dans le carnet d’adresses, cliquez sur la touche de fonction « Rechercher ».

Le carnet d’adresses est présenté par ordre alphabétique. Vous pouvez alors rechercher vos destinataires par catégorie ou en les saisissant dans les champs de recherche. Cliquez ensuite sur le nom de la société.

Les informations relatives à ce destinataire sont ensuite affichées dans l’écran de préparation de l’expédition.


Préparer une expédition – Destinataire 2/2

Destinataire

Ajouter un destinataire

Trouver un destinataire

Vous pouvez indiquer le # de compte à facturer de votre destinataire


Préparer une expédition – Destinataire – Astuce 1/3

Pour créer une expédition à destination d’un autre pays que la France, le nom de la ville doit être en anglais, cependant il n’est pas évident d’en connaître toujours la bonne orthographe. Pour vous aider, il existe une astuce dans DHL Intraship…

N’indiquer que les 2 ou 3 premières lettres de la ville de destination, sélectionnez dans la liste déroulante le pays de destination puis cliquez sur le bouton « code destination »,

DHL Intraship met à jour automatiquement le champ de la ville (ou propose une liste de choix en cas de possibilités multiples) de destination et le code de destination. Cette fonction est disponible pour tous les pays y compris pour la France.

Exemple :

– pour la ville de Beyrouth (Liban), plusieurs orthographes sont possible :beyrouth, beirout, beirut…

– il suffit pour trouver aussitôt le bon code IATA



Notez les 1ères lettres de la ville de destination (ici : BE)

Choisissez le pays de destination (ici Lebanon)

Cliquez sur « code destination »



Le code destination est mis à jour

Le nom de la ville est complété

Vous pouvez passer à l’étape suivante


Créer un envoi non taxable 1/3

Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur l’onglet « COLISAGE ».

Indiquez le poids du colis et validez en cliquant sur la touche de fonction « Ajouter ».

Répétez l’opération pour chaque colis partant à la même adresse. DHL Intraship calculera automatiquement le poids total et le poids volumétrique si vous avez indiqué les dimensions.

Colisage

Ajouter



Lorsque l’ensemble fenêtre est remplie, cliquez sur l’onglet « Description du contenu » pour passer à l’étape suivante :

Indiquez le contenu de votre colis en remplissant le champs « Description du contenu ».

Vous avez la possibilité de créer une liste d’articles que vous envoyez régulièrement afin d’éviter de la ressaisir. De cette façon, vous pouvez cliquer sur la flèche rouge à coté du champ « Description du contenu » et sélectionner l’article en question. La description du contenu est mémorisée jusqu’à la prochaine utilisation.

Description du contenu

Description du contenu

►



Paiement de l’envoi (facturé à) :

Si les fonctions Export Document, Notification ne sont pas nécessaires, cliquez sur « Enregistrer » pour compléter votre envoi ou sur « Enregistrer/Imprimer » pour imprimer les documents immédiatement, ou sur « Enregistrer et revenir à l’écran principal » si vous désirez préparer un autre envoi.

22xxxxxxx

Votre compte export DHL Express commençant par les chiffres « 22 » : l’expéditeur prend les frais de transport à sa charge

96xxxxxxx

Compte Import Express du destinataire commençant par les chiffres « 96 » :- Ce numéro de compte vous sera transmis par le destinataire.- Veuillez contacter DHL au 0892 69 49 38 (0,34 € TTC/min) pour importer un compte Import Express dans DHL Intraship.


Créer un envoi taxable 1/2

Pour créer un envoi de marchandise, la procédure est identique à celle des documents :

– Cliquez sur « Nouvel envoi »

– Remplissez l’onglet « Expéditeur »

– Remplissez l’onglet « Destinataire »

– Remplissez l’onglet « Colisage »

A la rubrique « Données d’envoi » spécifiez quel est le « Type d’envoi » en cliquant sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez « Envoi de marchandises ».

Indiquez ensuite quelle est la valeur déclarée de la marchandise dans le champ « Valeur de marchandise ». Par défaut DHL Intraship propose l’unité monétaire EUR, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur la flèche du menu déroulant.

Saisissez le contenu de votre expédition sous la rubrique « Description du contenu » ou cliquez sur la flèche rouge afin d’accéder à la liste des articles les plus fréquemment envoyés.

Pour terminer, indiquez sous quel Incoterm vous souhaitez envoyer la marchandise. Par défaut DHL Intraship propose l’incoterm DDU (Destination Duty Unpaid). Vous pouvez le modifier en cliquant sur le menu déroulant et sélectionnez parmi la liste disponible.

Comme tout envoi de marchandises (hors communauté européenne) doit être accompagné par une facture commerciale ou pro forma, vous avez la possibilité de préparer ces documents à la rubrique suivante en cliquant sur l’onglet « Document Export ».


Créer un envoi taxable 2/2 Saisissez les informations des champs surlignés

en gras : « Date de facture » (par défaut, la date du jour), « Type d’exportation » (par défaut, permanent), mais vous pouvez les modifier.

Puis, terminez en indiquant quelle est la « Raison d’exportation ».

Lorsque ces premières informations d’ordre général sont saisies, cliquez sur la touche de fonction « Détails » afin de classer le contenu du colis.

Indiquez quelle est :– la nature des articles sous la rubrique

« Description », – le « Nombre » de pièce que vous envoyez, – la « Valeur par pièce », – le « Poids net » et le « Poids brut » par pièce – ainsi que le « Pays d’origine » de l’article

concerné. Puis, validez en cliquant sur le bouton

« Ajouter ». Vous pouvez consulter et choisir les services

disponibles proposés selon votre destination en cliquant sur l’onglet « Services DHL ». Par défaut, Intraship propose le service standard, mais selon la destination, vous avez la possibilité de garantir une livraison avant 9h (StartDay Express) ou avant midi (MidDay Express).


Créer Rapidement une expédition multipièces

Lorsque vous saisissez une expédition classique, vous devez utiliser l’onglet Colisage afin de saisir (au minimum) le poids de votre expédition. Si celle-ci ne comporte qu’une seule pièce (Unité de manutention), vous devez utiliser cet écran.

Dans le cadre d’une expédition contenant plusieurs pièces (UM/Unités de manutention) & afin de vous faire gagner du temps, n’utilisez pas l’onglet Colisage, passez directement sur l’onglet Description & Contenu.

Renseigner tous les champs de cet onglets puis cliquez sur le bouton Ajouter une pièce… en bas à gauche de la page

Cliquez sur le bouton Ajouter une pièce…

Puis indiquez le poids total ainsi que le nombre de colis qui composent votre envoi

1

2


Notification e-Mail

Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d’avertir par e-mail votre destinataire en remplissant l’onglet « Notification » (optionnel).

Indiquez l’adresse e-mail de votre correspondant et validez en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Répétez l’opération pour chaque personne que vous souhaitez alerter.

Vous avez également la possibilité d’inclure un message personnel sous la rubrique « Texte E-Mail » ; le texte standard est généré en anglais par le logiciel.

Notification

Texte E-Mail

Ajouter

Nom du destinataire

Adresse E-Mail


Enregistrer votre envoi 1/2

Une fois les différents onglets remplis, vous avez plusieurs possibilités :

– « Enregistrer/Imprimer »

– « Enregistrer et revenir à l’écran principal »

LA fonction « Enregistrer et revenir à l’écran principal » permettent de sauvegarder les informations pour un traitement ultérieur.

Si vous désirez préparer plusieurs envois, cliquez sur « Enregistrer et revenir à l’écran principal ».

Aucun numéro de bordereau n’est attribué à une expédition tant que celle-ci n’est pas définitivement enregistrée & imprimée. Dans ce cas précis, l’envoi reste en statut « libérer ».


Enregistrer votre envoi 2/2

Vous pouvez encore modifier les détails de l’envoi en cliquant sur le numéro de bordereau de la ligne correspondante puis cliquez sur le bouton « Editer » (possibilité d’effacer les envois sélectionnés).

Pour imprimer les documents relatifs à cet envoi, cliquez sur « Imprimer ».

Répétez l’opération pour chaque article différent.

L’affichage permet de visualiser le nombre de pièces/unités de manutention, ainsi que le montant du transport (option bientôt disponible)

Liste des envois en cours


Imprimer des bordereaux et des documents d’exportation 1/2

La fonction « Enregistrer/Imprimer » permet de sauvegarder les informations et d’imprimer les documents de transports (bordereau, étiquette, facture pro forma /commercial et bon de marchandise).

Il est possible de paramétrer les options d'impression afin de ne pas avoir cette fenêtre (voir section Administration des Utilisateurs)

Imprimer

Sélection du type d’impression (option imprimante thermique ou imprimante de bureau)

Sélection des documents à imprimer


Imprimer des bordereaux et des documents d’exportation 2/2

Imprimez chaque document en 3 exemplaires (excepté le bon de marchandise).

Merci d’inclure tous les exemplaires du bordereau d’expédition avec l’envoi DHL.

Dans le cas d’un envoi de colis multiples, il est nécessaire de fournir une copie du bordereau d’expédition pour chaque colis, et deux exemplaires supplémentaires pour l ‘expédition globale. Tous les colis ayant un numéro de bordereau d’expédition identique seront envoyés comme une expédition unique.

Vous avez aussi la possibilité d’utiliser les outils que propose Acrobat Reader et sauvegarder le document dans l’un de vos fichiers ou alors l‘envoyer par e-mail à votre destinataire par exemple.


Administration des utilisateurs

Cette rubrique est consacrée au paramétrage d’un utilisateur, chaque champ est donc expliqué afin d’en favoriser l’utilisation.

Pour gérer l’administration des utilisateurs cliquez sur « paramètres et options » puis « gestion des utilisateurs »

Vous arrivez alors sur la liste des utilisateurs, vous avez la possibilité de :

– « Créer un nouvel utilisateur »

– Modifier les paramètres d’un utilisateur : cliquez sur le numero de l’utilisateur.

Gestion des utilisateurs

Paramètres & options


Administration des utilisateurs

Cette étape simple permet de saisir l’identifiant, le mot de passe ainsi que l’adresse email de l’utilisateur. Le champ description a peu d’importance, sauf si vous avez de nombreux utilisateurs à enregistrer, cela permet d’indiquer par exemple le nom d’un service, un code identifiant interne…

Informations utilisateurs

Général

Description


Classe d´utilisateur :

Administrateur : contrôle total & accès à toutes les fonctionnalités autorisées par l’administrateur DHL lors de la création du site client.

Contrôleur : contrôle sur les utilisateurs, permet de valider par exemple la création, l’impression & le manifeste de fin de journée des utilisateurs si votre client désire mettre en place un système de validation.

Utilisateur : permet d’accéder uniquement aux fonctionnalités accordées par l’administrateur interne client


Autorisation 1/2

Cette étape permet de configurer les autorisations d’accès des utilisateurs & contrôleurs, elle peut être réalisée par un administrateur client :

(voir explications à la page suivante)


Autorisation 2/2

Demande d’enlèvement en ligne : permet de programmer le passage d’un coursier

Paramètres de l'exportation : à définir

Manifeste Fin de Journée : permet à l’utilisateur d’établir, réimprimer ou visualiser le Manifeste de Fin de Journée

Tarifs : option indisponible pour l’instant

Afficher Uniquement ses Propres AWB : permet de ne visualiser que les expéditions créées par l’utilisateur. Les expéditions des autres utilisateurs ne sont pas visibles.

Modification des expéditions: permet la modification des expéditions non imprimes

Impression Reçu Expédition : permet l’impression du reçu d’expédition


Autorisation 2

Saisie des comptes tiers : si cette case est cochée, l’utilisateur pourra saisir manuellement ses propres comptes 96 ou 22, dans le cas contraire une liste devra être importée par l’administrateur DHL.

Accès au carnet d’adresse global : permet d’enregistrer des adresses & de consulter le carnet d’adresse publique/commun du site client


Impression des préférences 2/2

Pour obtenir une impression automatique du bordereau d'expédition et de la facture (proforma ou commerciale)

Cochez la case " Impression des préférences" ;

ATTENTION ! vous imprimerez alors automatiquement à chaque nouvel envoi le bordereau ET la facture.


Impression Par Défaut

Cette dernière étape permet de configurer par défaut les documents à imprimer :

Imprimer Étiquette : permet l’édition d’étiquettes autocollantes, veuillez contacter votre attaché commercial pour plus de précision

Impression bordereau A4 : permet d’imprimer le bordereau A4 automatiquement pour chaque expédition

Impression pro forma… : permet d’imprimer les factures automatiquement pour chaque expédition

Impression Bon de Réception… : permet l’impression du bon de marchandise récapitulatif, à configurer à la demande du client

Utiliser l’imprimante thermique : pour imprimer les étiquettes autocollantes(ATTN: vous devez disposer d’une imprimante thermique pour utiliser cette option.)

Imprimer le labelImpression bordereauImpression pro formaImpression bon de réceptionUtiliser l’imprimante Thermique

Impression par Défaut


Administration des utilisateurs – Copier un profil

Gagnez du temps dans la création des nouveaux utilisateurs !

Allez dans le menu, Paramètres & Options, puis Gestion des utilisateurs

Vous pouvez copier tout simplement un profil utilisateur pour créer un nouvel utilisateur qui bénéficiera exactement des mêmes droits d’accès que le profil modèle choisi.

Vous n’aurez ensuite qu’à renseigner les champs propres au nouvel utilisateur càd

– Identifiant

– Mot de passe

– Adresse email

– Description

– Catégorie Tous les paramètres de son profil

seront copiés à l’identique

Cliquez sur le bouton afin de dupliquer le profil sélectionné, renseignez ensuite les champs à compléter


Importer un carnet d’adresse 1/3

Pour importer un carnet d’adresse, cliquer sur le bouton « Paramètres & Options » dans la barre de menu à gauche.

Puis cliquez sur le bouton Importer les adresses des destinataires

Importer les Adresses des Destinataires

Paramètres et Options



Utilisez ensuite le bouton « Parcourir » pour sélectionner le fichier à importer en naviguant sur le disque dur de votre ordinateur, puis cliquer sur le bouton « Import ». Le fichier à importer doit impérativement être au format ASCII/TXT.

Voici un exemple de format d’importation, si ce format n’est pas respecté, les données ne pourront être importées.

– Exemple : 1|U|Meier GmbH|Fr. Muster|Lange Str. 12|1. Stock|Tuer 2|Baden-Baden|DE|76530||0049-7221-123-500|0049-7221-123-400||[email protected]|FRA|Searchcritera|Addtext 1|Addtext 2|Addtext 3|



Explications

Le 1 correspond à : donnée incrémentale, à chaque ligne ex : 1 pour la première ligne, 2 pour la seconde, 3 pour la troisième…

Le U correspond à : un import de données inconditionnel sans remplacement des données déjà présentes dans le carnet d’adresses ou D si vous souhaitez remplacer les données existantes en doublons

Searchcriteria correspond à : code du destinataire afin de faciliter la recherche par code dans l’interface utilisateur

Vous pouvez également importer un carnet d’adresses privé pour chaque utilisateur. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre Conseiller Clientèle & e-Business ou notre support informatique client au 0892 69 49 38.

Documents

Guide Utilisateur DHL Intraship v4.2 Time Definite v2.2