GUIDE Utilisateur - online.atradius.com · Les profils utilisateurs CautioNet - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) - 7 L’Administrateur Client Qui est-il et quels sont ses

GUIDE Utilisateur

C@utioNet 3

Guide Utilisateur CautioNet 3 complet, version Avancée

- Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) - 2

ATRADIUS fait évoluer son outil de gestion de demande et d’émission de Caution en ligne «CautioNet» !

Un paramétrage et une gestion personnalisé de votre compte

de votre organisation des accès et droits de vos collaborateurs des validations de vos demandes de Cautions

Les avantages de CautioNet

Facilité d’utilisation : un outil entièrement paramétrable de la création de votre demande de Caution

à l’impression de l’acte chez vous

Rapidité : Pour toute demande de Caution transmise avant 16 H, votre Caution est envoyée le jour même

Information claire en temps réel : de nombreux reportings sont téléchargeables sur Excel ou PDF ; encours de Caution, détail, factures…

Accès sécurisé

Ce guide est interactif: il vous suffit de cliquer sur les titres des Chapitres et sous Chapitres dans les pages

principales indiquant les paginations afin d'accéder directement aux sujets souhaités.

Sommaire Guide CautioNet

3 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -

«Premiers pas dans CautioNet» Page 4 à 15 CautioNet en un coup d’œil

Les profils utilisateurs CautioNet

Comment créer son mot de passe et se connecter à l’application CautioNet ?

«Je suis l’administrateur client du compte CautioNet» Page 16 à 37 Le Menu Paramétrage en un coup d’œil

Comment paramétrer mon organisation ?

Comment paramétrer les profils de mes collaborateurs ?

Comment paramétrer un circuit de validation ?

«Travailler avec mon compte CautioNet» Page 38 à 73 Le Menu Gestion Caution en un coup d’œil

Comment créer des demandes de Caution ?

Comment valider des demandes de Caution ?

Comment valider en masse des demandes de Caution ?

Comment éditer l’acte de Caution transmis à Atradius ?

Comment rechercher des demandes de Caution ?

Comment demander la Main Levée d’une Caution ?

Comment suivre l’encours de mes Cautions transmises ?

«Suivre la vie de mon contrat Atradius avec CautioNet» Page 74 à 82 Le Menu Contrat en un coup d’œil

Comment suivre l’encours de mes factures Atradius ?

Identifier les alertes sur mon contrat

«J’ai besoin d’aide» Page 83 à 91 J’ai oublié mon mot de passe

J’ai renseigné un login incorrect

J’ai bloqué mon compte

Liens et informations accessibles sous CautioNet

«Lexique» Page 92 à 97


«Premiers pas dans CautioNet»

CautioNet en un coup d’œil page 5

Les profils utilisateurs CautioNet page 6 à 10

Comment créer son mot de passe

et se connecter à l’application CautioNet ? page 11 à 15

• Saisir et lister des

demandes

• Gérer les validations

des demandes en

cours

• Lister les cautions

transmises

• Réaliser des exports

• Gérer sa structure

organisationnelle

• Gérer les droits et

périmètres d’action des

utilisateurs

• Gérer les étapes de

validations

• Lister et réaliser des

exports des factures

• Visualiser le détail

des autorisations du

contrat

• Consulter les alertes

et leurs impacts sur le

contrat

• Informations

générales

• Contacts

• Alertes

CautioNet en un coup d’œil






L’Administrateur Client

Qui est-il et quels sont ses droits ?

L’Administrateur Client est une personne de votre organisation habilitée à :

Créer et gérer les collaborateurs Valideurs et Saisisseurs (attribution d’un périmètre de travail)

Créer et gérer votre organisation (service, département, filiales, région, …)

Créer et gérer les circuits de validation

Par qui est-il crée ?

Atradius créé les accès et le profil administrateur Client désignés lors de la signature du contrat CautioNet au démarrage de la relation

avec Atradius

A quels menus peut-il accéder ?



Le Valideur


Le Valideur est une personne de votre organisation habilitée à :

Valider les demandes de Caution, dans le cadre du circuit de validation défini

Lors de la création, le Valideur peut se voir attribuer des droits plus ou moins élargis :

Périmètre de travail : correspond aux entités de l’organisation sur lequel le Valideur sera habilité à valider des Cautions. Celui-ci peut se

voir attribuer une, plusieurs ou toutes les entités de l’organisation

Habilitations : tout ou partie des types de crédit rattachés aux entités de l’organisation définies dans le périmètre de travail du Valideur

Délégations : pouvoir de validation limité en montant par type de crédit


L’administrateur client du compte CautioNet crée l’ensemble des collaborateurs : il crée un ou plusieurs Valideurs




Le Saisisseur


Le Saisisseur est une personne de votre organisation habilitée à: :

saisir les demandes de Caution dans le cadre du périmètre sur lequel il est habilité à travailler


L’administrateur client du compte CautioNet crée l’ensemble des collaborateurs : il crée un ou plusieurs Saisisseurs


NOTE : Les profils utilisateurs peuvent être combinés, ainsi si vous le souhaitez vous pourrez par exemple attribuer à l’un de vos collaborateurs

un profil Saisisseur et Valideur celui-ci aura alors accès à l’ensemble des menus accessible à un Saisisseur d’une part et à un Valideur d’autre

part.

Un administrateur client pourra également disposez des profils Saisisseurs et ou Valideurs.

Ces différentes combinaisons de profils vous permettront ainsi de coller au mieux aux différentes attributions accordées à l’ensemble de vos

collaborateurs dans votre organigramme.



L’Administrateur Atradius


L’Administrateur Atradius est le conseiller clientèle en charge de votre contrat chez Atradius.

Il créé votre compte CautioNet, et votre profil Administrateur Client,

intervient lors de la création des entités de votre Organisation

est en charge du rattachement au back office de ces entités

Comment le contacter ?

Ses coordonnées sont rappelées sur la page d’accueil de votre compte CautioNet et vous pourrez le contacter directement via l’application pour

toute demande d’information ou de support.

Comment créer son mot de passe et se connecter à l’application CautioNet ?


Création du mot de passe

Dés lors que le profil de l’utilisateur est crée, celui-ci reçoit un mail lui permettant d’enregistrer pour la 1ère fois son mot de passe en cliquant sur

le lien communiqué :

Ecran de création de mot de passe


Le lien renvoie vers un écran de création de mot de passe : Il vous sera demandé d’enregistrer un mot de passe numérique

Confirmation de la création du mot de passe


Une fois votre mot de passe enregistré pour la première fois vous êtes directement connecté à l’application.

Une message d’information confirme l’enregistrement de votre mot de passe.

Mail de confirmation


Mail de confirmation de la prise en compte

de votre mot de passe

Connexion


Se connecter à l’application Vous pouvez maintenant vous connecter à tout moment à CautioNet à l’aide de vos identifiants sur le lien suivant:

https://online.atradius.com/CautioNet


«Je suis l’administrateur client du compte CautioNet»

Le Menu Paramétrage en un coup d’œil Page 17

Comment paramétrer mon organisation ? Page 18 à 26

Comment paramétrer les profils de mes collaborateurs ? Page 27 à 30

Comment paramétrer un circuit de validation ? Page 31 à 37

Le Menu Paramétrage en un coup d’œil

• Créer et gérer

l’organisation, la structure de

l’entreprise

Accessible uniquement

en tant qu’Administrateur client

• Créer les collaborateurs

ayant accès au compte

CautioNet

• Gérer leurs profils et leurs

droits

• Créer et gérer les étapes

de validation des demandes

de caution

- Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) - 17

18

Comment valider la création de mon compte client CautioNet

par Atradius?

Lors de la création de votre compte client l’Administrateur Atradius renseigne votre numéro de client Atradius afin de

l’identifier dans CautioNet.

Cette identification de votre numéro de client est appelée « rattachement au Back Office » ; il permet de rapatrier

l’historique de votre contrat et de maintenir les données de votre contrat sur CautioNet et dans notre outil de gestion.

Les informations renseignées par Atradius pour la création de votre compte client et notamment ce lien avec votre numéro

de client Atradius doivent être validées par l’Administrateur client en tout premier lieu.

- Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -

Comment paramétrer mon organisation ?

19

Dés lors que vous aurez validé votre

compte client, vous pourrez l’activer

et ainsi débuter si nécessaire la

création de vos entités secondaires

Vérifier la validité des informations

renseignées par Atradius lors de la

création de votre compte client.

Cliquer sur Détail pour effectuer la

validation

Valider la création de mon compte client CautioNet

20

Activer mon compte client CautioNet

21

La fonctionnalité permettant la création d’une entité secondaire, est accessible via le détail

de l’entité dite «parent»

Créer les entités secondaires de mon organisation

22

- Ajouter un fils -

Cliquer sur Ajouter un fils

Créer les entités secondaires de mon organisation

23

Renseigner les champs obligatoires indiqués par une *

Une fois l’organisation finalisée, contacter Atradius pour demander le rattachement au

back office.

Le N°UG désigne le numéro donné par Atradius correspondant à un établissement

secondaire ou une agence.

Créer les entités secondaires de mon organisation (suite)

24

- entité par entité -

Ainsi vous pouvez dans le

Menu organisation et l’écran

de détail de l’entité effectuer

la Validation

Dés lors que l’entité a été

rattachée au back office

par Atradius un message

sur la page d’accueil vous

informe que des validations

sont attendues de votre

part.

Valider les entités secondaires de mon organisation

25

- en une seule fois -

Lorsque le rattachement au back office a été effectué par Atradius, vous pouvez Valider en

une fois les entités secondaires en utilisant le bouton « Valider tout » présent au bas de

votre écran Organisation

Valider les entités secondaires de mon organisation

26

Lorsque le rattachement de vos entités secondaires sera validé vous pourrez les rendre

actives, une par une.

Activer les entités secondaires de mon organisation

27

Ajouter un collaborateur Saisisseur et/ou Valideur

Cet onglet vous permet de créer et gérer vos collaborateurs, utilisateurs de CautioNet.

Tout collaborateur créé est activé par défaut (état actif). Vous pourrez désactiver un

collaborateur à tout moment dans le même menu.

Comment paramétrer les profils de mes collaborateurs ?

28

Compléter les champs

obligatoires *. Notez que

l’adresse email de votre

collaborateur sera son

identifiant.

Attribuer un (ou plusieurs)

profil à votre collaborateur.

Attribuer le périmètre de travail

pour les différentes entités

précédemment créées.

NOTE : Un périmètre de travail dans CautioNet correspond aux entités de l’organisation, produits et types de crédit liés, sur lesquels un

collaborateur est habilité à travailler.

Un Valideur ne pourra valider des demandes de Caution que sur le périmètre qui lui aura été attribué, de même le Saisisseur ne sera en

mesure de créer des demandes de Caution qu’en fonction de son périmètre de travail.

Création d’un nouveau collaborateur

29

Vous pouvez autoriser votre

collaborateur sur l’ensemble ou

sur certains types de Produit /

Type de crédit

Profil Saisisseur

Création d’un nouveau collaborateur: profils

30

Il est possible d’exclure le(s) Valideur(s)

des alertes mails envoyées lorsqu’une

validation est requise.

Un Valideur dont le profil est paramétré

« Exclu par défaut des alertes » ne sera

jamais alerté par mail d’une validation

requise de sa part.

Profil Valideur

Lorsque le Valideur a été coché exclu des

alertes une indication apparait à la

visualisation de son profil

Vous avez la possibilité de

sélectionner les types de crédit

avec limite de montants. Si le

montant n’est pas renseigné,

par défaut, il sera illimité.

Création d’un nouveau collaborateur: profils

31

Création ou ajout d’un circuit de validation

Un circuit de validation définit les opérations de validations requises par les collaborateurs

d’un client CautioNet et l’ordre dans lequel elles sont souhaitées, pour transmettre à

Atradius les demandes de Caution émises pour le compte d’une ou plusieurs entités

Cautionnées.

Comment paramétrer un circuit de validation ?

32

Le nom du circuit de

validation est

obligatoire, il doit être

unique et permettre

d’identifier facilement

les différents circuits

Le mode d’alerte du circuit de validation est obligatoire, il peut être modifié à tout moment et est positionné par défaut sur Automatique à la

création du circuit.

- Mode d’alerte Automatique : par défaut envoi de mail à tous les Valideurs éligibles (non exclus) de l’étape de validation

- Mode d’alerte Manuel : les Valideurs à alerter seront choisis manuellement demande de Caution par demande de Caution

Etape 1 – Choisir le mode d’alerte de mon circuit de validation

33

Dans l’organisation, sélectionner chaque entité souhaitée,

du champ d’application du circuit en cours de création.

Un champ d’application correspond au périmètre de travail

et au niveau d’habilitation applicable au circuit de validation

souhaité.

Sélectionner les types de crédit, puis « AJOUTER »

Votre sélection est rappelée dans la partie « Champs

d’application »; réitérer l’opération pour chaque entité, et

une fois toutes les entités désirées ajoutées au circuit,

faites « Suivant ».

Choisir les entités rattachées au circuit de validation

Choisir les types de crédit par entités

Etape 2 – Définir le champ d’application du circuit

34

Une étape de validation représente une étape dans un circuit de validation et permet de scinder les circuits en plusieurs phases

La validation représente l’opération d’approbation d’une demande de Caution effectuée par l’un des collaborateurs du groupe de

Valideurs associés à la validation.

Si vous souhaitez ajouter une

validation , notamment une

double signature à cette

étape, cliquez sur « Ajouter

une validation ».

Etape 3 – Définir les étapes de validation

35

Possibilité de créer :

autant d’étapes que souhaité

2 validations parallèles non

hiérarchique (double signature)

Note: Eligibilité des Valideurs au sein d’un circuit

Seuls peuvent être associés à un circuit de validation les Collaborateurs ayant:

un profil Valideur actif,

un périmètre de travail comprenant toutes les entités Cautionnées du champ d'application du circuit de validation et dont les types de

crédit comprennent tous les types de crédit du circuit de validation

Pour une étape de validation donnée, un Valideur ne peut être associé à une validation qu'une seule fois.

Par défaut, une validation est proposée:

vous pouvez définir un ou plusieurs

Valideur(s) en le(s) sélectionnant via le

menu déroulant.

Etape 3 – Définir les étapes de validation (suite)

36

Etape 4 – Enregistrer mon circuit de validation

37

Si des modifications apportées sont non conformes aux règles de

cohérence du circuit de validation, le programme ne corrige pas

automatiquement la situation.

Exemple : si un Valideur d'un circuit de validation est désactivé, le

programme ne supprime pas automatiquement ce Valideur du champ

d'application du circuit de validation

En face de chaque circuit de

validation vous pouvez cliquer

sur le bouton détail du circuit

pour le modifier (ou le

supprimer).

Modifier mon circuit de validation

38

«Travailler avec mon compte CautioNet»

Le Menu Gestion Caution en un coup d’œil Page 39

Comment créer des demandes de Caution ? Page 40 à 51

Comment valider des demandes de Caution ? Page 52 à 65

Comment valider en masse des demandes de Caution ? Page 56

Comment éditer l’acte de Caution transmis à Atradius ? Page 66 à 67

Comment rechercher des demandes de Caution ? Page 68 à 71

Comment demander une Main Levée de Caution ? Page 70

Comment suivre l’encours de mes Cautions transmises ? Page 72 à 73

39

• Création de demandes

de caution

accessible

uniquement en profil

saisisseur

• Lister les demandes de

caution : en cours

transmises à Atradius

supprimées ou refusées

• Lister les cautions

transmises : effectives

en attente

mainlevées

Le Menu Gestion Caution en un coup d’œil

40

Sélectionner l’entité de votre organisation pour laquelle vous souhaitez effectuer une demande de Caution.

Le bouton “saisir la Caution” reste grisé jusqu’à la sélection de toutes les informations requises permettant la saisie

Sélectionner une entité de l’ organisation

Comment créer des demandes de Caution ?

41

Choisir la ligne de crédit :

choix du couple Produit / Type

de crédit.

Lorsque le Type de crédit se

décline en sous-crédit, il est

alors possible de choisir le

sous crédit

Choisir un texte Standard lié au

produit.

Choisir un texte spécifique

Client ou Bénéficiaire lié à la

ligne de crédit

Ou

Sélectionner la ligne de crédit et le texte de Caution

42

■ Toutes les informations requises sont sélectionnées : la fonction “saisir la Caution” est désormais accessible.

■ Vous pouvez également visualiser un “spécimen du texte choisi” lorsque le texte a été sélectionné et que le spécimen est disponible.

■ Ceci vous permet de voir la maquette du texte qui sera utilisé pour la Caution.

Sélectionner la ligne de crédit et le texte de Caution

43

Les caractères XXXX représentent les variables qui

seront alimentées automatiquement par les informations

détaillées saisies dans la demande de Caution

Visualisation du spécimen de texte

44

NOTE : Afin de vous aider et de faciliter la saisie des variables, un contrôle de cohérence des données saisies est réalisé par

l’application CautioNet.

Exemples :

les variables de “montants” ne pourront être renseignées qu’avec des caractères numériques,

les dates seront toujours « forcées » au format JJ/MM/AAAA, et devront exister dans le calendrier

Vous avez la possibilité

de joindre un document

à votre demande de

Caution (taille maxi 2Mo,

de format JPG, GIF,

DOC ou XLS)

Les mentions en rouge

indiquent les variables

obligatoires, ces

variables différent selon

le texte de Caution

sélectionné.

Renseigner les variables d’une demande de Caution

45

Une fois toutes les variables renseignées, vous pouvez cliquer sur “enregistrer “:

la demande de Caution passe à l’état “Créée”

un numéro de demande” lui est attribué afin de permettre de l’identifier

En cliquant sur “enregistrer” vous accédez à l’écran de détail de la demande de Caution, résumant l’ensemble des informations liées à

cette demande. (voir page suivante)

Renseigner les variables d’une demande de Caution

46

Il s’agit du résumé des informations générales et détaillées de la demande de Caution. Si la demande de Caution est éligible au « projet de Caution » le lien apparait dans le détail de la demande.

Rappel de la liste des Valideurs et des étapes du circuit de validation lié à la demande de Caution

NOTE : lorsque la demande de Caution est à l’état Créée, le Saisisseur peut s’il le souhaite la modifier, la supprimer, ou se déconnecter et revenir plus tard la modifier. S’il considère que sa demande est complète il peut alors la soumettre à validation.

Le détail de ma demande de Caution «Créée»

47

En cliquant sur le lien «voir le projet de Caution» vous pourrez visualiser sous format PDF un spécimen de l’acte de Caution qui vous sera délivré par Atradius lorsque la Caution sera effective.

NOTE : lorsque la demande de Caution est éligible, la visualisation du projet de Caution est possible à tous les états de la demande avant l’état « Transmise »

Voir le projet de Caution

48

Cliquer sur “Soumettre à validation”: un message s’affiche vous demandant la confirmation ou l’abandon.

Soumettre ma demande de Caution à la validation

49

NOTE : Une fois la demande passée à l’état « A valider » le Saisisseur ne pourra plus modifier ou supprimer sa demande. Il n’aura accès au détail de la demande qu’en visualisation.

Après avoir soumis la

demande de Caution à

validation, vous pourrez

visualiser l’écran de

détail avec l’état de la

demande mis à jour :

“A valider”

Le détail de ma demande de Caution «à valider»

50

Mode d’alerte automatique : Impossible de choisir les Valideurs à alerter, checkboxes grisés par défaut.

Les mails d’alerte pour validation requise seront automatiquement envoyés à tous les Valideurs éligibles pour chaque étapes du

circuit.

Demande de Caution – liée à un circuit en mode d’alerte automatique

51

Mode d’alerte manuel : Possibilité de choisir les Valideurs à alerter parmi la liste des Valideurs :

-prévus à l'étape du circuit

- et éligible, c’est-à-dire non exclut des alertes mails

Le Valideur exclu des alertes ne peut pas être alerté, par défaut la checkbox est grisée

Il est possible de choisir d’alerter ce Valideur puisqu’il est non exclu des alertes

Demande de Caution – liée à un circuit en mode d’alerte manuel

52

Lorsque le Saisisseur soumet la demande de Caution à validation un mail est envoyé selon le mode d’alerte du circuit au(x) Valideur(s)

éligibles de la 1ere étape du circuit de validation lié au produit / type de crédit sur lequel la demande de Caution a été créée.

Le N° <demande de Caution> : est un lien hypertexte qui permet d’accéder à la page de connexion de CautioNet.

Réception du mail CautioNet par le Valideur de l’étape 1

Comment valider des demandes de Caution ?

53

Après que le Valideur se

soit connecté, l’écran de

détail de la demande de

Caution concernée est

automatiquement affiché.

Détail de la demande de Caution «à valider»

54

Valider la demande de Caution

55

Détail de la demande de Caution «en cours de validation»

56

• Vous avez la possibilité de valider plusieurs demandes de Caution en même temps (validation en masse) à partir du menu

«Liste des demandes de Cautions»: Ceci permet au Valideur de lister toutes les demandes de Cautions pour lesquelles une validation est

attendue de sa part.

• Lorsque le Valideur coche la case «A valider par vous», les cases «A valider» et «En cours de validation» sont cochées par défaut, les

autres cases sont grisées et ne sont donc plus accessibles.

La liste des résultats affiche uniquement les demandes de Cautions qui sont à valider par le Valideur connecté

Comment valider en masse des demandes de Caution ?

57

● Une checkbox en haut de la liste permet de sélectionner toutes les demandes de Cautions listées «A valider par vous», le Valideur pourra

aussi choisir de ne sélectionner que certaines demandes dans la liste présentée.

● Cliquer sur Valider pour lancer la validation en masse des demandes de Cautions sélectionnées.

● Si aucune demande de Caution ne fait l’objet d’une alerte, alors l’écran Validation en masse des demandes de Cautions présente la liste

des demandes effectivement validées.

Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3

58

● Les demandes de Cautions pour lesquelles il s’agit de la dernière étape de validation et qui seront transmises à Atradius sont listées dans

l’écran de validation en masse des demandes de Cautions, le Valideur est ainsi alerté que sa validation aura pour effet la transmission des

Cautions à Atradius.

● En sélectionnant les demandes listées puis en cliquant sur « Valider Transmission », le Valideur confirme sa validation et transmet les

Cautions à Atradius.

Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3: transmission de la Caution

59

Circuit de validation Manuel avec choix du Valideur à alerter

● Les demandes de Cautions pour lesquelles le circuit de validation lié est de type « Manuel » avec la possibilité de choisir le prochain Valideur à

alerter, sont listées dans l’écran de validation en masse des demandes de Cautions, le Valideur est ainsi informé que dans le cadre de la validation en

masse aucun Valideur des étapes suivantes du circuit ne sera alerté.

● En sélectionnant les demandes listées puis en cliquant sur « Valider », le Valideur confirme la validation des demandes de Cautions

Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3: circuit manuel de validation

60

La demande de Caution n’est plus éligible à ma validation

● Les demandes de Cautions non éligibles à une validation, sont listées dans l’écran de validation en masse des demandes de Cautions, le

Valideur est ainsi alerté du ou des motifs pour lesquels la demande n’est plus éligible à la validation.

● Les motifs de refus de la validation peuvent être de différente nature : CP non éligible Extranet, Texte non éligible Extranet, Texte échu,

etc…

● Le motif de refus de validation de la demande de Caution est clairement explicité dans l’Observation, le Valideur doit alors contacter son

conseiller Atradius.

Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3: demande de Caution non éligible

61

Lorsque le(s) Valideur(s) de l’étape 1 valide la demande de Caution, un mail est envoyé. Ce mail est envoyé selon le mode d’alerte du

circuit, au(x) Valideur(s) éligibles de l’étape suivante du circuit de validation. Ce circuit est lié au produit / type de crédit sur lequel la

demande de Caution a été créée. (ceci autant de fois que d’étapes de validation dans le circuit).

Le N° <demande de Caution> : est un lien hypertexte qui permet de proposer la page de connexion de CautioNet.

Réception du mail CautioNet par le Valideur de l’étape suivante

62

Après que le Valideur

se soit connecté,

l’écran de détail de la

demande pour la

demande de Caution

concernée est

automatiquement

affiché

Lors de la dernière

validation de la

demande, le Valideur

est averti que celle-ci

sera ensuite transférée

à Atradius

Dernière validation de la demande de Caution

63

- Caution Effective - Le numéro de la Caution est un lien vers l’écran de détail

NOTE : A la fin de la validation, le Saisisseur de la demande reçoit également un mail l’informant que sa demande a bien été validée

par le(s) Valideur(s).

Détail de ma demande de Caution «Transmise» à Atradius

64

- ou Caution en Attente -

Détail de ma demande de Caution «Transmise» à Atradius

65

Détail de la Caution en Attente

66

Une fois que la Caution est effective (EFF) si le texte est éligible à l’édition déportée et que vous bénéficiez de cette option dans

votre contrat CautioNet, vous pourrez éditer la Caution directement dans vos locaux.

Sinon l’acte de Caution sera édité chez Atradius et vous sera retourné sous 48h.

NOTE: L’option d’édition déportée est accessible à tous les profils.

Comment éditer l’acte de Caution transmis à Atradius ?

67

Le Saisisseur saisi la demande de

Caution

Le(s) Valideur(s) de la 1ère étape du circuit

valident la demande de Caution

Le(s) Valideur(s) de la dernière étape

du circuit valident la demande de

Caution

Le Saisisseur soumet la demande de Caution

à validation.

Le(s) Valideur(s) d’une étape refusent

de valider la demande de Caution

Le Saisisseur décide de supprimer la

demande de Caution qu’il a crée

Action sur la demande de

Caution

Etat correspondant de la

demande de Caution

Action sur la demande de

Caution (cas particulier)

Créée

A valider

En cours de validation

Transmise

Supprimée

Refusée

Le Saisisseur ou Valideur avec, dans son

périmètre de travail l'entité qui porte la

Caution, peut faire une demande de Main

Levée de Caution

Main Levée

Synthèse du cycle de vie d’une demande de Caution

68

Sélectionner les critères de recherche

Pour pouvoir lancer une recherche vous devez tout d’abord sélectionner au moins une entité de votre Organisation.

Vous pourrez ensuite affiner la liste de résultat en utilisant les différents critères de recherche :

possibilité de lancer des recherches par périodes, dates

rechercher une demande par son numéro

lancer une recherche par Produit / type de crédit

lister des demandes de Caution par critère d’état de la demande

Comment rechercher des demandes de Caution ?

69

Résultats de la recherche

70

1

2

3

4

Pour la plupart des Cautions «de

marché» vous pouvez demander la

mainlevée directement depuis CautioNet

en allant sur le détail de votre Caution :

1. Cliquez sur le bouton «Demander la

mainlevée» tout en bas

2. Choisissez le motif de mainlevée

3. Saisissez les informations requises

4. Si besoin, ajoutez les documents

justificatifs en pièce jointe (PDF

uniquement)

5. Enregistrez

Comment demander une Main Levée de Caution ?

Votre demande est transmise à Atradius qui la contrôlera avant de la valider ou de la refuser

Vous pouvez consulter à tout moment son état depuis le détail de votre Caution :

■ Attention, une demande de mainlevée depuis CautioNet est soumise à certaines restrictions :

La Caution doit être faite sur le produit Marché ou le produit SNSO (crédit RG, ABF ou ST)

La Caution ne doit pas être une « Caution permanente »

Il n’est pas possible de demander une mainlevée partielle

Seuls les motifs de mainlevées suivants sont autorisés :

• Procès-verbal de réception (avec ou sans réserves)

• Lettre de mainlevée du bénéficiaire

• Caution en édition déportée en erreur (si créée depuis 48 heures ou moins)

■ Pour toute autre demande vous pouvez procéder de manière classique (courrier, fax…) ou consulter votre Conseiller de Clientèle.

71

Demande de Mainlevée

72

Sélectionner les critères de recherche

Comment suivre l’encours de mes Cautions transmises ?

73

Résultats de la recherche

74

«Suivre la vie de mon contrat Atradius avec CautioNet»

Le Menu Contrats en un coup d’œil Page 75

Comment suivre l’encours de mes factures Atradius ? Page 76 à 79

Identifier les alertes sur mon contrat Page 80 à 82

75

• Lister les factures et

avoirs du contrat : soldés

à payer

• Accéder à la liste des

alertes : Cautions en opposition

Cautions en attente

Alertes sur autorisation

Demande de documents

Factures impayées

• Accéder à la liste des

autorisations détaillées : Montant autorisés

Montants émis / utilisés

Montants disponibles

Indicateurs accès

Cautionet

Le Menu Contrats en un coup d’oeil

76

Sélectionner les critères de recherches

Comment suivre l’encours de mes factures Atradius ?

77

Les factures de type soit

«Facture soldée» soit «avoir

soldée» sont affichées en noir

Les factures de type «Avoir»

sont affichées en bleu

Les factures de type «A payer»

sont affichées en rouge

Résultat de la recherche

78

■ Lors de la connexion du client sur la page d’accueil CautioNet, le tableau «Les autorisations des entités dans votre périmètre» affiche les informations suivantes :

• les montants autorisés par CP,

• les montants émis/utilisés par CP,

• les montants disponibles par CP,

• l'accès CautioNet par CP.

■ Les informations sont affichées en fonction du périmètre de l’acteur connecté et sont triées par ordre décroissant de montant autorisé des CP par acteurs

Acteur 1

Acteur 2

Acteur 3

Acteur 4

Acteur 5

Acteur 6

Acteur 8

Acteur 7

Ecran Accueil

Comment obtenir des infos sur les autorisations de mon contrat ?

79

■ Le nouveau menu Liste des autorisations permet d’afficher le tableau détaillé «les autorisations par entité dans votre périmètre»

listant les informations suivantes :

Menu Liste des autorisations

Montants autorisés :

par CP,

par ligne de Caution,

par ligne de crédit,

Montants émis / utilisés:

par CP

par CP par entité,


par ligne de Caution par

entité,

par ligne de crédit,

par ligne de crédit par entité

Montants

disponibles :

par CP,


par ligne de crédit

Indicateur accès

CautioNet :

par CP,

par Ligne de Caution,

par Ligne de crédit

Acteur 9

Acteur 10

Comment obtenir des infos sur les autorisations de mon contrat ?

80

Cautions en Opposition Cette alerte est orange quand il existe sur des Cautions des oppositions émises par des bénéficiaires.

Cautions en Attente Cette alerte est orange quand certaines de vos demandes de Caution tombent en attente.

Alerte sur Autorisation Cette alerte est orange quand l'utilisation atteint 80 % de l'autorisation.

Elle est rouge quand l'utilisation atteint ou dépasse l'autorisation.

Demande de Document Cette alerte est orange quand l’état du suivi bilan est «première relance»

Elle est rouge quand l'état du suivi bilan est «relance avec AR»

Facture Impayée Cette alerte est orange quand il existe des factures impayées 30 jours après leur date d'émission.

Elle est rouge quand les factures impayées ont été émises depuis au moins 45 jours.

Les types d’alerte

NOTE : Une alerte représente un avertissement communiqué à l'utilisateur par

le système. Les alertes sont générées en fonction des données du client

CautioNet et sont toujours affichées en temps réel


81

S'il existe au moins une alerte du type considéré sur le périmètre de l'utilisateur

alors :

Le libellé du type d'alerte est souligné,

Un point orange est affiché

Le libellé du type est un hyperlien qui déclenche l'affichage du détail de

l’alerte considérée

Alerte considérée

82

S'il existe au moins une alerte critique sur le périmètre de l'utilisateur alors :

Le libellé du type d'alerte est souligné

Un point rouge est affiché

Le libellé du type est un hyperlien qui déclenche l'affichage du détail

de l’alerte

Factures impayées

Alerte critique

83

«J’ai besoin d’aide»

J’ai oublié mon mot de passe Page 84 à 86

J’ai renseigné un login incorrect Page 87

J’ai bloqué mon compte Page 88

Liens et informations accessibles sous CautioNet Page 89 à 91

84

Cliquer sur «mot de passe oublié»

Après avoir renseigné votre login (adresse mail), cliquer sur « Mot de passe oublié »

Un message en haut de la page de connexion vous informe qu’un mail est envoyé sur votre adresse mail afin de vous permettre d’enregistrer un nouveau mot de passe.

J’ai oublié mon mot de passe

85

L’email suivant vous est envoyé sur l’adresse mail utilisée comme login / identifiant de connexion

En cliquant sur le lien hypertexte du mail vous êtes redirigé vers l’écran d’enregistrement d’un nouveau mot de passe

Enregistrer mon nouveau mot de passe

86

NOTE : Politique de sécurité générale

CautioNet met en œuvre, sur l’ensemble de ses réalisations, les règles générales suivantes :

Il n’est pas possible d’accéder à une fonctionnalité permettant la lecture d’un mot de passe d’un

utilisateur.

CautioNet s’interdit de communiquer un mot de passe par email ou par un autre support.

CautioNet doit fournir les moyens de connexion permettant d’accéder à une authentification valide sans

communiquer de mot de passe.

Un utilisateur tiers ne dispose pas de la capacité de changer le mot de passe d’un autre utilisateur.

Toutes modification du login (= l’email) d’un utilisateur entraine systématiquement la réinitialisation du mot

de passe et l’envoi de l’email de modification de mot de passe.

Sécurité des mots de passe

87

Erreur de saisie du login / mot de passe

Lorsque vous renseignez un login incorrect, un message en haut de la page de connexion vous informe que vos identifiants sont incorrects ou que votre compte est bloqué.

S’il s’agit d’une simple erreur de saisie de votre login par exemple, renseigner de nouveau vos identifiants pour vous connecter normalement.

J’ai renseigné un login incorrect

88

Un email unique est

envoyé (cet email n'est

envoyé qu'une seule

fois).

Si vous saisissez

plus de 5 fois de

suite un login ou

mot de passe

incorrect votre

compte est bloqué

J’ai bloqué mon compte

89

Informations de sécurité

L’hyperlien «Informations de sécurité» permet d’afficher une page donnant des informations détaillée concernant les aspects de sécurité des Cautions et actes délivrées par CautioNet.

Ce lien permet également de consulter les certificats utilisés.

Informations et liens accessibles sous CautioNet

90

L’hyperlien «nom de l’utilisateur connecté» (ici l’administrateur client) permet au collaborateur connecté d’aller : modifier son mot de passe de consulter le détail de son profil de signaler une erreur sur son profil

Lien «nom utilisateur»

91

Le Logo Atradius est un hyperlien vers le site internet Atradius.fr : http://www.atradius.fr

Lien Site Atradius

92

Lexique

93

Se connecter à l’application

Adresse CautioNet : https://online.atradius.com/CautioNet

Login ou identifiant de connexion : le login permettant aux collaborateurs ayant un profil CautioNet de

s’identifier et se connecter, correspond à l’adresse mail du collaborateur, renseignée par l’administrateur Client lors du

paramétrage des profils de ses collaborateurs

Lexique

94

Comment paramétrer mon Organisation

Client CautioNet : Entreprise ou groupe d'entreprises client d’Atradius Caution France et bénéficiant d’un accès à CautioNet 3.

Elément de structure : Centre d'activité du client CautioNet (service, département, établissement, succursale, filiale…etc.). L'organisation

de plusieurs éléments constitue la structure du Client CautioNet.

■ La structure de tête est appelée "tête de groupe". Un "fils" désigne un élément du niveau directement inférieur. Un "parent"

■ désigne l'élément du niveau hiérarchique directement supérieur.

Valider une entité : confirmer que les informations renseignées pour une entité CautioNet de votre organisation sont correctes, et

notamment sont rattachement à l’outil de gestion Atradius via son numéro de contrat.

Activer une entité : rendre active une entité Cautionnée de votre organisation afin qu’elle puisse :

être liée au périmètre de travail de Saisisseurs ou Valideurs,

être intégrée dans un circuit de validation

être éligible pour la création de demandes de Caution

Lexique

95

Lexique

Comment paramétrer mon circuit de validation

Circuit de validation :

Définit les opérations de validations requises par les collaborateurs d’un client Cautionet et l’ordre dans lequel elles sont requises,

pour transmettre à Atradius les demandes de Caution émises pour le compte d’une ou plusieurs entités Cautionnées. Il peut concerner

toutes les demandes de Caution émises pour le compte des entités Cautionnées ou bien préciser pour chaque entité, quels types de

Cautions sont concernés,

Dans la version Standard de Cautionet3, les Circuits sont automatisés. Il est donc impossible de paramétrer le Champ d’application,

les Etapes de validation et le(s) Valideur(s) ne peut(vent) être alerté(s) par mail.

Champ d’application : Liste des types de crédits associés à un couple entité Cautionnée / circuit de validation

Etapes de validation : Une étape de validation représente une étape dans un circuit de validation. Elle permet de scinder les circuits en

plusieurs phases

Validation : La validation représente l’opération d’approbation d’une demande de Caution effectuée par l’un des collaborateurs du

groupe de Valideurs associés à la validation.

96

Comment travailler avec mon compte CautioNet

Demande de Caution : Ensemble des éléments appelés à devenir une Caution et qui doivent être gérés au préalable

Etat de la demande de Caution : Indicateur de l’action effectuée sur la demande de Caution (par Atradius en automatique ou bien par un collaborateur client). L'ensemble des actions d'une demande de Caution constitue l'historique détaillée de la demande de Caution depuis sa création jusqu'à sa transmission à Atradius ou son refus.

Spécimen de texte : Visualisation au format PDF de la maquette du texte sélectionné pour la saisie d’une demande de Caution

Projet de Caution : Prévisualisation au format PDF de l’acte de Caution telle qu’il sera édité si la demande de Caution en cours est validée et transmise à Atradius

Edition déportée : impression de l’acte de Caution directement chez le client CautioNet. Attention cette option est soumise à deux conditions :

vous devez bénéficier de l’option édition déportée dans votre Contrat CautioNet

le texte utilisé pour la saisie de la Caution doit être éligible à l’édition en mode déportée

Lexique

Document Title - Name - Function - Business Unit DD/MM/YYYY 97

Lexique


Alerte : Une alerte représente un avertissement communiqué à l'utilisateur par le

système. Les alertes sont déduites des données du client CautioNet et sont toujours

calculées en temps réel.

Alerte critique : avertissement communiqué à l'utilisateur par le système, qui est de

nature à bloquer les demandes de Caution réalisées par les Saisisseurs sur CautioNet

Documents

GUIDE Utilisateur - online.atradius.com · Les profils utilisateurs CautioNet - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) - 7 L’Administrateur Client Qui est-il et quels sont ses