Guide de l’administrateur du régime de Facturation … · Guide de l’administrateur du régime de Liste de facturation 7 3. Période d’attente pour les nouveaux employés Les

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Guide de l’administrateur du régime deFacturation gérée par l'assureur

Compagnie d’assurance vie RBC

Pour obtenir l’énoncé exact des modalités de votre régime ainsi que des garanties comprises dans votre régime, veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective et au livret des garanties de l’employé. La police d’assurance collective l’emporte sur le présent guide.

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2 Guide de l’administrateur du régime de Liste de facturation

Table des Matières Veuillez prendre note : Les dispositions de votre régime peuvent différer des renseignements contenus dans le présent guide. Pour connaître les garanties et les avantages sociaux particuliers à votre régime, veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective et(ou) au livret d’avantages sociaux de l’employé.

Introduction 4

A. Adhésion des nouveaux employés 5■ Tous les produits ou toutes les combinaisons de produit, à l’exclusion de l’assurance vie 5■ Assurance vie 6■ Période d’attente pour les nouveaux employés 7■ Renonciation à la période d’attente 8■ Assurance du conjoint de fait 8■ Employés réembauchés 9■ Renonciation à l’assurance 10

B. Changements concernant l’employé 11■ Changement de division 11■ Changement de catégorie 12■ Changement de salaire 13■ Changement de nom/bénéficiaire 14■ Changement de situation des personnes à charge 14■ Assurance du conjoint de fait 15■ Personnes à charge ayant dépassé la limite d’âge 15■ Résiliation de contrat d’employé 15■ Résiliation de l’assurance des personnes à charge admissibles 16■ Proposition de garanties précédemment refusées 16

C. Justification d’assurabilité 17■ Quand une Justification d’assurabilité est-elle exigée ? 17■ Formulaire de justification d’assurabilité 17

D. Employés inactifs 18■ Mises à pied/congés autorisés 18■ Congé de maternité/parental 19

E. Comprendre votre relevé de prime collective et son paiement 20■ Relevé de prime 20■ Retenues salariales 21■ Date d’échéance des primes pour les changements concernant les employés 21■ Exemple de calcul de prime 22

– Nouvelles adhésions 23– Assurance vie de base 24– Assurance vie des personnes à charge 26– Décès et mutilation accidentels (DMA) 27– Invalidité de courte durée (ICD) 28– Invalidité de longue durée (ILD) 29– Débits/crédits courus 31

F. Comment présenter une demande de règlement 35



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3Guide de l’administrateur du régime de Liste de facturation

G. Généralités 37■ Assistance-annuaire 37■ Services Internet 38■ Commande de fournitures supplémentaires 38■ Avis de changement d’adresse du titulaire de police 38■ Avis de changement d’administrateur du régime 38■ Demande de modification de votre police collective 38■ Vérification de l’assurance collective 39■ Procédure à suivre en cas de grève des postes 39■ Communications par courrier électronique 39

Déclaration de la protection de la vie privée 40



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Introduction

Nous vous remercions d’avoir choisi RBC Assurances®. Nous sommes heureux d’avoir la chance de répondre à vos besoins d’assurance en vous offrant des produits flexibles et un service adapté à vos besoins.

RBC Assurances offre une gamme de solutions d’assurance conçues pour aider les gens à équilibrer leur vie professionnelle et personnelle, à retourner au travail après une invalidité et à protéger leur actif de l’incidence financière d’une maladie ou d’une blessure. Nous espérons que vous parviendrez à vous fier à nous pour ajouter de la valeur allant bien au-delà de la protection de l’assurance et pour vous offrir un service excédant vos attentes.

Nous avons préparé le présent Guide de l’administrateur du régime pour vous aider à comprendre comment administrer le régime d’avantages sociaux auquel votre société a souscrit auprès de RBC Assurances. De plus, il vous aidera à guider vos employés à travers les divers processus qui les touchent.

Votre rôle en tant qu’administrateur du régime est clairement défini dans le présent guide. Cet outil vous aidera à gérer les nombreux détails et les nombreuses procédures que vous devez connaître pour bien administrer votre régime d’avantages sociaux. Lorsque les renseignements dont vous avez besoin ne sont pas fournis dans le présent guide, il est possible que nous vous demandions de vous reporter à d’autres documents du régime, tels que votre police d’assurance collective, ou que nous vous recommandions de vous adresser au représentant du Service à la clientèle au bureau de vente RBC Assurances de votre région. Par souci de commodité, une carte professionnelle est comprise dans votre portefeuille. De plus, nous avons inclus un répertoire téléphonique pour vous aider à adresser vos demandes de renseignements à la personne appropriée. Veuillez vous reporter à « Assistance-annuaire » dans la dernière section du présent guide.

N’oubliez pas les termes suivants lorsque vous vous reportez au présent guide :

VOUS désigne l’administrateur du régimeSOCIÉTÉ désigne l’employeurNOUS désigne Compagnie d’assurance vie RBCEMPLOYÉ désigne l’employé de votre société ou un membre de votre organisme,

syndicat ou association.

Pour assurer un service rapide, veuillez indiquer le numéro de votre police collective et le nom de la société sur toute correspondance et tout formulaire. (Vous trouverez ce numéro sur votre RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE.)

Nous vous souhaitons encore une fois la bienvenue à RBC Assurances. Nous envisageons avec plaisir la perspective de vous rendre service.



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A. Adhésion des nouveaux employés

Lorsque l’assurance offerte par RBC Assurances à vos employés débutera et lorsque de nouveaux employés entreront au service de votre société, vous gérerez le processus d’adhésion. L’adhésion est une première étape importante qui permettra aux employés admissibles de profiter pleinement des avantages sociaux offerts par votre société. Pour éviter de devoir remplir un formulaire de preuve d’assurabilité, il est impératif que RBC Assurances ait reçu la FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE dans les 31 jours suivant la fin de la période d’attente.

1. Tous les produits ou toutes les combinaisons de produits, à l’exclusion de l’assurance vie

Pour inscrire de nouveaux employés à tous les produits ou à toutes les combinaisons de produits, à l’exclusion de l’assurance vie, veuillez fournir les renseignements suivants :

■ Numéro de police(s)

■ Numéro de division(s)

■ Nom et prénom de l’employé

■ Date de naissance

■ Date d’entrée en service

■ Profession

■ Gains (indiquez s’il s’agit des gains horaires, hebdomadaires, mensuels ou annuels)

■ Catégorie

■ Sexe

■ Province de résidence

■ Nombre d’heures de travail par semaine

■ Langue

■ Numéro d’assurance sociale

Il existe plusieurs façons de transmettre ces renseignements à RBC Assurances, lorsqu’il s’agit de l’adhésion d’un nouvel employé :

1. Remplissez la FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE (Veuillez vous reporter aux détails ci-dessous.) et retournez-la au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances ;

2. Remplissez le verso de votre RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE et retournez-le au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances ; ou

3. Envoyez les renseignements par la poste, télécopieur (1 800 296-6987) ou courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].



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2. Assurance vie

Pour inscrire les nouveaux employés à l’assurance vie, vous et l’employé devez remplir une FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE.

N.B. : Si le bénéficiaire désigné est mineur, l’employé doit remplir un formulaire de nomination de fiduciaire et vous pouvez vous procurer cette carte auprès du bureau des ventes de RBC Assurances. Une fois que l’employé aura rempli la carte, veuillez la conserver pour vos dossiers.

La FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE pour des prestations d’assurance vie est le document clé pour faire assurer un employé et sa famille. Par conséquent, nous vous recommandons fortement de faire remplir la fiche dans le cadre de la procédure d’embauche des nouveaux employés. Même si l’assurance peut ne pas prendre effet avant une date ultérieure quelconque, en remplissant la fiche et en la retournant à RBC Assurances au moment où l’employé est embauché ou réembauché, vous vous assurez que chaque employé a l’occasion d’adhérer au régime.

Comment inscrire les employés à l’aide de la FICHE D’ADHÉSION COLLECTIVE :

■ Remplissez la section de l’employeur de la fiche. ■ Demandez à chaque employé admissible de remplir et de signer la section de l’employé de la FIChE D’ADhÉSION À L’ASSURANCE COLLECTIVE à la date à laquelle il commence à travailler à temps plein.

■ Envoyez la copie originale de la FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances.

■ Gardez une copie de la fiche pour vos dossiers.

N.B. : Pour les questions sur l’admissibilité, veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective ou communiquer avec le représentant du Service à la clientèle RBC Assurances de votre région.

Revue des formulaires d’adhésion :

Le processus de « revue des formulaires » est une étape cruciale du processus d’adhésion. Vous devez vous assurer que les employés joignent tous les formulaires nécessaires à l’adhésion et qu’ils les remplissent de façon exacte. Voici des oublis fréquents :

■ Aucune signature ou date sur le formulaire ■ Adresse incomplète ■ Nom et date de naissance des personnes à charge non indiqués (lorsqu’une telle assurance est demandée)

■ Renseignements sur le bénéficiaire de l’employé sont incomplets ou manquants ■ Aucun numéro de police indiqué sur le formulaire (ou nº de division, le cas échéant) ■ Données manquantes sur l’employé (date de naissance, date d’embauche, gains, nombre d’heures de travail par semaine, etc.)

■ Indication d’une division ou d’un nom de service au lieu de la dénomination sociale de la société

N.B. : La section traitant du numéro de catégorie d’employés peut être laissée en blanc à moins que votre police d’assurance collective ne comprenne plus d’une catégorie d’employés aux fins des avantages sociaux. Cependant, s’il existe différentes catégories d’employés, il est important que vous indiquiez le numéro de catégorie d’employés lorsque vous présentez la proposition d’un nouvel employé.

La section de la FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE intitulée « Remise en vigueur » est utilisée pour indiquer un employé réembauché qui était inscrit auparavant à votre police d’assurance collective. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à la section « Employés réembauchés » du présent guide.



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3. Période d’attente pour les nouveaux employés

Les employés admissibles embauchés après la date d’effet de votre police d’assurance collective sont admissibles à l’assurance après la période d’attente.

(Date d’admissibilité = Date d’embauche à temps plein + Période d’attente)

Exemple 1 : Date d’embauche : 1er août Période d’attente : 3 mois Date d’effet de l’assurance : 1er novembre Échéance du premier paiement : 1er novembre

Exemple 2 : Date d’embauche : 18 août Période d’attente : 3 mois Date d’effet de l’assurance : 18 novembre Échéance du premier paiement : 1er décembre

Exemple 3 : Date d’embauche : 1er août Période d’attente : néant Date d’effet de l’assurance : 1er août Échéance du premier paiement : 1er août

Exemple 4 : Date d’embauche : 3 août Période d’attente : 1er jour du mois suivant la fin de la période d’attente de 3 mois Date d’effet de l’assurance : 1er décembre Échéance du premier paiement : 1er décembre

Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour connaître les détails d’admissibilité pour les employés actuels embauchés avant la date d’effet de votre police d’assurance collective mais pour qui la période d’attente n’est pas terminée.

N.B. : Pour éviter une demande de justification d’assurabilité, veuillez ne pas oublier de remplir la FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE et de l’acheminer au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances dans les jours suivant la fin de la période d’attente.



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4. Renonciation à la période d’attente

La période d’attente (période probatoire) a été établie lorsque votre police d’assurance collective a pris effet, ou lorsqu’elle a été modifiée à une date ultérieure, et devrait être respectée dans la mesure du possible. À l’occasion, cependant, vous pouvez demander que la période d’attente soit éliminée. Cette demande est assujettie à l’examen et à l’approbation.

Pour demander la renonciation à la période d’attente, envoyez votre demande par écrit au bureau de vente RBC Assurances dans les 31 jours suivant la date d’embauche ou dans les 31 jours suivant la date d’admissibilité de l’employé. Expliquez pourquoi vous voulez que la période d’attente soit éliminée et inscrivez l’employé selon les procédures d’adhésion décrites dans le présent guide. Notez que la période d’attente complète doit être éliminée et que l’assurance sera offerte à compter de la date d’admissibilité de l’employé.

5. Assurance du conjoint de fait

Pour un employé nouvellement embauché qui désire assurer son conjoint de fait (et les personnes à sa charge, le cas échéant), veuillez suivre les procédures d’adhésion habituelles. De plus, indiquez ce qui suit sur la FIChE D’ADhÉSION COLLECTIVE :

■ Après « Avez-vous des personnes à charge ? », cochez la case « conjoint » et « enfant(s) », le cas échéant.

■ Faites parvenir l’original au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances.

■ Conservez une copie de la fiche pour vos dossiers.

N.B. : Par conjoint de fait, on entend une personne avec laquelle l’employé vit depuis au moins 12 mois consécutifs et qu’il présente publiquement comme son conjoint. La cessation de la cohabitation mettra fin à l’admissibilité du conjoint de fait à titre de personne à charge assurée.



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6. Employés réembauchés

RBC Assurances renoncera automatiquement à la période probatoire si un employé reprend le travail à temps plein dans les 6 mois suivant la cessation de son emploi. Pour remettre l’assurance en vigueur, veuillez procéder comme suit.

Réembauche dans les 12 mois suivant un congé de maternité/parental :

RBC Assurances renoncera à la période probatoire si un employé reprend le travail à temps plein dans les 12 mois suivant le début d’un congé de maternité/parental si l’employé avait décidé d’interrompre son assurance pendant son congé de maternité/parental. Pour remettre l’assurance en vigueur, veuillez procéder comme suit. Pour plus de précisions à cet égard, veuillez consulter la section « Congé de maternité/parental » du présent guide.

Pour remettre l’assurance en vigueur :

■ Réinscrivez l’employé en suivant les procédures d’adhésion décrites dans le présent guide.

■ Indiquez qu’il s’agit d’une remise en vigueur.

■ Indiquez à RBC Assurances la date d’embauche initiale, la date de cessation d’emploi et la nouvelle date d’entrée en service à temps plein.

N.B. : Pour éviter une demande de justification d’assurabilité, veuillez ne pas oublier de réinscrire l’employé dans les 31 jours suivant son retour au sein de votre société. Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour obtenir l’énoncé des restrictions.

Réembauché après 6 mois :

Si l'employé reprend le travail à temps plein plus de 6 mois après sa cessation d'emploi, il doit être considéré comme un nouvel employé; la période probatoire ne sera pas éliminée et les procédures d'adhésion habituelles devront être suivies.



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7. Renonciation à l’assurance

Portez une attention spéciale aux situations où les employés renoncent à l’assurance. L’option de renonciation à l’assurance n’est pas offerte par tous les régimes. Vérifiez toujours votre police d’assurance collective pour connaître les détails spécifiques.

Obligatoire :

Si votre régime est obligatoire, tous les employés admissibles et les personnes à leur charge admissibles (le cas échéant) doivent participer au régime.

Facultatif/non obligatoire :

Seuls les employés pour lesquels le régime est facultatif/non obligatoire ont l’option de renoncer à l’assurance. De plus, au moins 75 % de tous les employés admissibles et des personnes à leur charge admissibles (le cas échéant) doivent participer à un régime facultatif/non obligatoire.

Pour renoncer à la garantie :

■ Demandez à l’employé de remplir un formulaire de REFUS DE GARANTIE.

■ Faites parvenir le formulaire original au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances.

■ Conservez une copie du formulaire pour vos dossiers.

Si, à une date ultérieure, l’employé désire présenter une proposition en vue d’obtenir des garanties auxquelles il a renoncé auparavant, veuillez vous reporter à la section « Demande de garanties refusées précédemment » dans le présent guide.



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B. Changements concernant l’employé

Veuillez signaler tous les changements concernant l’employé dans les 31 jours suivant leur date d’effet. Une fois reçus et traités, les changements paraîtront sur les relevés de prime subséquents.

1. Changement de division

Pour signaler un changement de division, veuillez fournir les renseignements suivants :

■ Numéro(s) de police


■ Numéro d’attestation/identification de l’employé

■ Division(s) actuelle(s) de l’employé

■ Nouvelle(s) division(s) de l’employé

■ Date d’effet du changement

Il existe plusieurs façons de transmettre ces renseignements à RBC Assurances :

1. Indiquez les changements directement sur votre RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE mensuel ; ou

2. Signalez les changements à l’aide du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE ; ou


N.B. : Pour éviter une demande de justification d’assurabilité, veuillez signaler ces changements à RBC Assurances dans les 31 jours suivant la date d’effet du changement.



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2a. Changement de catégorie

Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour connaître la définition de « gains ».

Pour signaler un changement de catégorie de l’employé, veuillez fournir les renseignements suivants :


■ Numéro(s) de division



■ Nouvelle catégorie/nouveau salaire annuel





3. Si vous êtes un client de notre Service Internet et vous êtes enregistré pour les changements concernant les employés, S.V.P. choisissez Changement concernant les employés > Demande de changements concernant les employés dans le menu. Choisissez Actualiser/Supprimer à coté du member applicable.

N.B. : Pour éviter une demande de justification d’assurabilité, veuillez signaler ces changements au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances dans les 31 jours suivant la date d’effet du changement.

Toute assurance au-delà du maximum sans preuve résultant d’une augmentation de salaire nécessitera une justification d’assurabilité (tel qu’il est décrit dans votre police d’assurance collective). Veuillez vous reporter à la section « justification d’assurabilité » dans le présent guide.



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2b. Changement de salaire

Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour connaître la définition de « gains ».

Pour signaler un changement de salaire de l’employé, veuillez fournir les renseignements suivants :





■ Nouvelle catégorie/nouveau salaire annuel





3. Si vous êtes un client de notre Service Internet et vous êtes enregistré pour les changements concernant les employés, S.V.P. choisissez Changement concernant les employés > Demande de changements concernant les employés dans le menu. Choisissez Actualiser/Supprimer à coté du member applicable.

N.B. : Pour éviter une demande de preuve d’assurabilité, veuillez signaler ces changements au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances dans les 31 jours suivant la date d’effet du changement.

Toute assurance au-delà du maximum sans preuve résultant d’une augmentation de salaire nécessitera une justification d’assurabilité (tel qu’il est décrit dans votre police d’assurance collective). Veuillez vous reporter à la section « Preuve d'assurabilité » dans le présent guide.



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3. Changement de nom/bénéficiaire

Pour changer un nom ou un bénéficiaire, demandez à l’employé :

■ de remplir la section appropriée du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE et

■ de signer et de dater le formulaire

■ Faites parvenir l’original au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances à notre bureau

■ Conservez une copie du formulaire pour vos dossiers

Si un changement de cette nature entraine également un changement de situation des personnes à charge, demandez à l’employé de remplir la section 6 du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE.

Désignation d’un mineur

Lorsque vous désignez un mineur à titre de bénéficiaire, veuillez obtenir un formulaire de Nomination de fiduciaire auprès du bureau de vente RBC Assurances de votre région. Demandez à l’employé de remplir ce formulaire et retournez-le au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances.

N.B. :

■ Dans le cas de la désignation d’un bénéficiaire, le nom et le prénom ainsi que le lien de parenté doivent toujours être indiqués par exemple: « Marie A.Tremblay, épouse » plutôt que « Mme Jean Tremblay, épouse ».

■ Les femmes mariées résidant au Québec doivent se servir de leur nom de jeune fille, à moins qu’il soit légalement changé.

4. Changement de situation des personnes à charge (applicable à l’assurance vie seulement)

Lorsqu’un employé désire ajouter l’assurance vie des personnes à charge à son assurance en raison d’un changement de situation des personnes à sa charge à la suite d’un mariage, de la naissance d’un enfant, etc. (Veuillez vous reporter à la police d’assurance collective pour connaître la définition des personnes à charge admissibles.) :

■ Demandez à l’employé de remplir, de signer et de dater un formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE.

■ Faites parvenir l’original au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances dans les 31 jours suivant la date du changement (autrement, une preuve d’assurabilité sera requise). (Veuillez vous reporter à la section « Justification d’assurabilité » dans le présent guide.)


Une fois les personnes à charge assurées, toute nouvelle personne à charge admissible sera automatiquement assurée sans qu’elle doive être déclarée à notre bureau de façon individuelle, sauf dans le cas d’un conjoint de fait ou de même sexe. (Veuillez vous reporter aux renseignements ci-dessous.)

Si les conjoints sont tous deux assurés par le régime à titre d’employés, tous les deux peuvent souscrire une assurance vie des personnes à charge sur la tête des enfants.



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5. Assurance du conjoint de fait

Pour un employé existant qui désire assurer son conjoint de fait (et les personnes à sa charge, le cas échéant) :

■ Remplissez la section 6 au complet du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE.

■ Faites parvenir l’original au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances.


N.B. : Par conjoint de fait, on entend une personne avec laquelle l’employé vit depuis au moins 12 mois consécutifs et qu’il présente publiquement comme son conjoint. La cessation de la cohabitation mettra fin à l’admissibilité du conjoint de fait à titre de personne à charge assurée.

6. Personnes à charge ayant dépassé la limite d’âge

Si un employé a à sa charge une personne étudiant à temps plein au collège ou à l’université qui a atteint l’âge de 21 ans, mais qui a moins de 25 ans, une preuve d’inscription au collège ou à l’université doit être fournie au moment de la présentation d’une demande de règlement pour cette personne à charge. Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour vérifier les limites d’âge pour l’assurance des personnes à charge.

7. Résiliation de contrat d’employé

Le nom des employés qui ne sont plus assurés en vertu du régime doit être rayé de la facture de primes que vous recevez le plus proche de la date de résiliation de l’assurance. Votre police d’assurance collective indique quand l’assurance des employés prend fin. Pour signaler une résiliation, veuillez fournir les renseignements suivants :





■ Date d’effet du changement (le dernier jour d’emploi effectif à temps plein de l’employé par votre société)



2. Signalez les changements à l’aide du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE ; ou

3. Envoyez les renseignements par la poste, télécopieur ( 8002 6-6 87) ou courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].

4. Si vous êtes un client de notre Service Internet et vous êtes enregistré pour les changements concernant les employés, S.V.P. choisissez Changement concernant les employés > Demande de changements concernant les employés dans le menu. Choisissez Actualiser/Supprimer à coté du member applicable

N.B. : Vous devez informer les employés de leur droit de transformation de l’assurance, le cas échéant.

Transformation

Il est possible que les employés aient le droit de transformer leur assurance tel qu’il est décrit dans la police d’assurance collective. Veuillez communiquer avec le bureau de vente RBC Assurances de votre région immédiatement. La demande de transformation doit être reçue dans les 31 jours suivant la résiliation du contrat de l’employé.



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8. Résiliation de l’assurance des personnes à charge admissibles

Si un employé ne désire plus assurer les personnes à sa charge admissibles :

■ demandez à l’employé de remplir la section 6 du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE ;

■ faites parvenir le formulaire original au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances ;

■ conservez une copie du formulaire pour vos dossiers.

La date d’effet de ce changement sera la date de signature du formulaire de DEMANDE DE MODIFICATION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE.

Veuillez vous reporter à la section « Renonciation à l’assurance » dans le présent guide pour obtenir des détails supplémentaires.

9. Proposition de garanties précédemment refusées

Si une proposition de garanties refusées précédemment par l’employé est présentée plus de 31 jours après la date d’admissibilité initiale de l’employé et(ou) des personnes à sa charge, une preuve d’assurabilité doit être présentée. Veuillez vous reporter à la section « Justification d’assurabilité » dans le présent guide pour obtenir des détails supplémentaires.



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C. Justification d’assurabilité

1. Quand une Justification d’assurabilité est-elle exigée ?

Un formulaire de JUSTIFICATION D'ASSURABILITÉ doit-être rempli par l’employé dans tous les cas suivants :

a) pour tout employé ou toute personne à charge qui présente une proposition d’assurance plus de 31 jours après sa date d’admissibilité (si votre régime exige la cotisation des employés et si la participation est facultative) ;

b) pour tout employé qui demande une somme assurée excédant le maximum sans preuve tel qu’il est décrit dans votre police d’assurance collective (le cas échéant) ;

c) pour tout employé ou toute personne à charge qui demande une augmentation de la somme assurée plus de 31 jours après être devenu admissible ;

d) pour tout employé qui présente une nouvelle proposition après la résiliation de son assurance en raison d’un retrait volontaire ou du non-paiement des primes.

2. Formulaire de JuSTIFICATION D’ASSuRABILITÉ

Lorsque vous remplissez le formulaire de JUSTIFICATION D’ASSURABILITÉ, pour assurer que la date d'effet de l’assurance de l’employé n’est pas retardée, veuillez vous assurer que :

■ une réponse complète a été donnée à toutes les questions (si une question ne s’applique pas à votre cas, veuillez inscrire « S/O ») ;

■ tout changement a été paraphé par l’employé ;

■ le formulaire de JUSTIFICATION D’ASSURABILITÉ dûment rempli a été signé et daté par la personne assurée ;

■ le formulaire dûment rempli est envoyé au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances.

Dès réception du formulaire dûment rempli, nous vous aviserons de notre décision d’accepter le risque et d’offrir l’assurance, ou nous demanderons des renseignements médicaux supplémentaires avant de prendre une décision.

Si nous acceptons d’offrir l’assurance, vous recevrez une lettre d’approbation.

Si l’assurance est refusée, nous vous en aviserons par écrit vous devriez ensuite aviser l’employé. Si une preuve d’assurabilité supplémentaire est requise, l’employé ou le médecin de l’employé sera avisé directement. Nous paierons les frais liés à l’obtention de ces renseignements, sauf dans le cas d’un proposant tardif (c.-à-d. un employé ou une personne à charge qui présente une proposition d’assurance plus de 31 jours après être devenu admissible). Dans un tel cas, l’employé devra payer lui-même les frais. L’assurance prendra effet lorsque toute preuve supplémentaire aura été approuvée par RBC Assurances et paraîtra sur votre facture suivante.



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D. Employés inactifs

1. Mises à pied/congés autorisés (à l’exclusion des congés de maternité/parentaux)

Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour connaître les détails spécifiques concernant les mises à pied et les congés autorisés.

À l’occasion, il est possible qu’un employé ne soit plus un employé actif en raison d’une mise à pied temporaire ou d’un congé autorisé. Veuillez signaler toute mise à pied ou tout congé par écrit au bureau de vente RBC Assurances de votre région. Les renseignements suivants devraient être inclus :





■ Raison du congé

■ Date de début du congé

■ Date prévue du retour

Nous confirmerons ensuite par écrit les garanties et la période pendant laquelle les garanties peuvent demeurer en vigueur, y compris la date à laquelle toute garantie peut prendre fin. Pour plus de renseignements sur la résiliation du contrat d’employé, veuillez vous reporter à la section « Changements concernant l’employé » du présent guide, sous-section « Résiliation du contrat d’employé ».



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2. Congé de maternité/parental

Veuillez étudier en détail la Loi sur l’assurance-emploi et la Loi sur les normes d’emploi de votre province pour connaître les dispositions relatives au congé de maternité/parental.

Nous offrirons automatiquement l’assurance à tous les employés en congé de maternité pendant la période maximale permise en vertu des dispositions relatives au congé de maternité de la Loi sur l’assurance-emploi et(ou) de la Loi sur les normes d’emploi, à moins que l’employé donne à l’employeur un avis écrit de son intention de ne pas continuer à participer au régime. (N.B. : Si l’employé décide d’interrompre son assurance, TOUTES les garanties cesseront. L’employé n’aura PAS la possibilité de sélectionner le maintien/l’interruption de certaines garanties seulement.) Il n’est pas nécessaire de signaler un employé en congé de maternité/parental à RBC Assurances, à moins que :

a) l’employé ait décidé de ne pas continuer à participer au régime ; ou

b) l’employé ait décidé de prolonger son congé de maternité au-delà de la période maximale permise en vertu des dispositions relatives au congé de maternité de la Loi sur l'assurance- emploi et(ou) de la Loi sur les normes d’emploi.

Si l’une des situations ci-dessus s’applique, veuillez aviser le bureau de vente RBC Assurances de votre région et lui fournir les renseignements suivants :





■ Raison du congé

■ Date de début du congé de maternité/parental

■ Date prévue du retour

Nous confirmerons ensuite par écrit les garanties et la période pendant laquelle les garanties peuvent demeurer en vigueur, y compris la date à laquelle toute garantie peut prendre fin.

N.B. : Votre régime stipule que toutes les garanties peuvent être maintenues en vigueur, si les primes continuent d’être acquittées, pendant une période maximale de 12 mois. Les garanties d’invalidité de courte durée et d’invalidité de longue durée, cependant, cesseront immédiatement après la période maximale permise en vertu des dispositions relatives au congé de maternité de la Loi sur l’assurance-emploi et(ou) de la Loi sur les normes d’emploi si l’employé décide de prolonger son congé au-delà de cette date. Pour redemander des garanties que l’employé avait décidé d’interrompre pendant son congé de maternité/parental, veuillez vous reporter à la section « Employés réembauchés » dans le présent guide.



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E. Comprendre votre relevé de prime collective et son paiement

Adressez toute demande de renseignements sur votre relevé de prime et sur le paiement au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances en composant le numéro sans frais 1 888 604-3434.

1. Relevé de prime

Tous les mois, avant l’échéance des primes, les RELEVÉS DE PRIME COLLECTIVE sont postés ; ils indiquent le montant total payable pour tous les employés assurés.

Toutes les primes doivent être acquittées dans les 31 jours suivant la date d’échéance pour assurer une assurance continue et le traitement ininterrompu des demandes de règlement.

Payez toujours les relevés de prime TELS QU’ILS SONT FACTURÉS. Le relevé suivant indiquera tout changement concernant les employés signalé antérieurement et non inclus sur le RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE mensuel courant ainsi que les frais arriérés ou le crédit approprié.

Aux fins de commodité, une enveloppe-réponse est jointe à chaque RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE mensuel. Pour assurer l’inscription précise et opportune des primes à votre compte, retournez toujours la première page de votre relevé de prime avec votre paiement.

N.B. : Si votre régime comprend de multiples garanties, il est possible que vous receviez plus d’une facture tous les mois. Vérifiez attentivement toutes les pages reçues et assurez-vous de verser les primes dues selon tous les relevés.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec votre représentant des comptes au 1 888 604-3434 et sélectionnez l’option de facturation collective.



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2. Retenues salariales

Si l’employé doit participer au paiement du coût de l’assurance, les retenues salariales devraient commencer le premier du mois suivant la date d’effet de l’assurance. Chaque facture mensuelle indiquera les détails des garanties de l’employé et la répartition des coûts aux fins de paie et d’imposition.

3. Date d’échéance des primes pour les changements concernant les employés

Les primes relatives aux changements concernant les employés ne sont pas calculées au prorata.

Lorsque l’assurance pour un employé est ajoutée ou modifiée à une date autre qu’à la date d’échéance des primes, les primes sont applicables à compter de la prochaine date d’échéance des primes mensuelles. (Par exemple, l’assurance d’un nouvel employé prend effet le 14 janvier ; les primes sont exigibles à compter du 1er février.)

Inversement, l’assurance est résiliée à compter de la date de cessation d’emploi de l’employé, mais les primes sont exigibles jusqu’à la prochaine date d’échéance des primes mensuelles. (Par exemple, l’assurance d’un employé prend fin le 14 janvier ; les primes sont exigibles jusqu’au 1er février.)



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4. Exemple de calcul de prime

Ces exemples vous serviront de référence pour le calcul des garanties pour l’offre de produits collectifs. Nous espérons pouvoir vous aider à comprendre les renseignements indiqués sur votre RELEVÉ DE PRIME COLLECTIVE. Les modalités et tableaux de prestation du régime utilisés représentent ceux qui sont typiques de chaque produit. Veuillez voir votre(vos) police(s) d’assurance collective(s) pour connaître les modalités de votre régime.

Le calcul pour cet exemple a été fait pour des changements apparaissant sur le relevé de prime du 1er juin. Ainsi, le Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances aurait reçu des changements avant que le relevé de prime du mois de juin soit imprimé. Tous les noms des employés utilisés dans l’exemple sont fictifs.

Modalités du régime-exemple :

■ Tous les produits ont une catégorie

■ Tous les produits sont payés à 100 % par l’employé

■ Tous les nouveaux employés ont une période probatoire de 3 mois

■ Tous les employés résident en Ontario

Assurance-vie de base :

■ Le tableau des prestations est 3 fois le revenu annuel jusqu’à concurrence d’un montant assuré de 500 000 $

■ Le maximum sans justification (MSJA) est de 300 000 $ (les prestations de plus de 300 000 $ sont appelées assurance vie supplémentaire)

■ Le taux est de 0,28 $ par tranche de 1 000 $ de montant assuré

Assurance-vie d’une personne à charge :

■ L’assurance est souscrite de façon individuelle

■ Le taux est de 1,08 $ par employé

Décès et mutilation accidentels (DMA) :

■ Le tableau des prestations est de 3 fois le revenu annuel jusqu’à concurrence d’un montant assuré de 500 000 $

■ Aucun maximum sans preuve (MSJA)

■ Le taux est de 0,03 $ par tranche de 1 000 $ de montant assuré

Invalidité de courte durée (ICD) :

■ Le tableau des prestations est fixe à 66,6667 % du revenu hebdomadaire jusqu’ à concurrence d’un montant assuré de 750 $

■ Aucun maximum sans justification (MSJA)

■ Le taux est de 0,15 $ par tranche de 10 $ de montant assuré

Invalidité de longue durée (ILD) :

■ Le tableau des prestations est divisé 66,6667 % de la première tranche de 4 000 $ de revenu mensuel plus 50 % de la prochaine tranche de 6 666 $ de revenu mensuel jusqu’à concurrence d’un montant assuré de 6 000 $

■ Le maximum sans justification (MSJA) est de 4 500 $

■ Le taux est de 1,10 $ par tranche de 100 $ de montant assuré



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Calcul de la garantie et de la prime – Nouvelles adhésions :

Nouvelles adhésions :

Cet exemple comprend 2 nouveaux employés :

Guy Mercier : Salaire annuel : 35 000 $ Date d’embauche : le 1er février

Keisha Sambala : Salaire annuel : 113 300 $ Date d’embauche : le 10 février



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Le calcul de la garantie d’assurance vie de base pour les nouveaux employés

La garantie d’assurance vie de base est en fonction du revenu annuel. Les salaires doivent être convertis en montants annuels afin de calculer correctement le montant d’assurance vie.

Le montant assuré plafond de la garantie d’assurance vie de base est le MSJ. Tout montant assuré approuvé au-dessus du MSP est appelé assurance vie supplémentaire. Bien que l’assurance vie supplémentaire soit le même produit que l’assurance vie de base, elle est inscrite séparément sur le relevé de prime.

Guy Mercier

Le tableau des prestations étant à 3 fois le revenu annuel, l’assurance de Guy est calculée en multipliant son revenu annuel par un facteur de 3 :

Tableau des prestations : 3 fois le revenu annuel

Salaire annuel : 35 000 $

Montant assuré : 105 000 $*

* MSP est de 300 000 $ ; puisque le montant assuré de Guy est un montant moindre, le MSJ ne l’affecte pas.

Prime : (Montant assuré x taux) ou (105 000 $ x 0,28 $/1 000 $)

29,40 $



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Keisha Sambala

Le tableau des prestations étant à 3 fois le revenu annuel, l’assurance de Keisha est calculée en multipliant son revenue annuel par un facteur de 3 :

Tableau des prestations : 3 fois le revenu annuel

Salaire annuel : 113 300 $

Calcul du montant assuré : 340 000 $ (Le montant assuré est arrondi à la prochaine tranche de 1 000 $.)

Montant assuré : 300 000 $*

* Le calcul du montant assuré est plus élevé que le MSJ ; le montant assuré a donc un plafond de 300 000 $.

Demande d’assurance vie supplémentaire :

Avec le montant maximal de 500 000 $ de la police assurance vie, Keisha peut demander 40 000 $ (340 000 $ - 300 000 $) d’assurance vie supplémentaire. Pour ce faire, elle doit suivre le procédé de justification d’assurabilité, et dès l’approbation de la tarification, elle recevra un montant assuré supplémentaire de 40 000 $. Ce montant doit être ajouté à votre relevé de prime, indiqué en tant qu’assurance vie supplémentaire (colonne séparée d’assurance vie de base) et calculé au même taux que celui de l’assurance vie de base. Veuillez voir la section « Justification d'assurabilité » du présent guide pour de plus amples renseignements sur ce procédé.

Prime : (Montant assuré x taux) ou (300 000 $ x 0,28 $/1 000 $)

84,00 $



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Le calcul de la garantie d’assurance vie des personnes à charge des employés

L’assurance vie des personnes à charge est un avenant des garanties d’assurance vie. Cela signifie qu’il ne s’agit pas d’une garantie qui peut être souscrite seule, mais qui doit plutôt être accompagnée d’une autre garantie d’assurance vie. Veuillez voir votre police d’assurance collective pour vérifier que l’assurance vie des personnes à charge est offerte à vos employés.

Si l’assurance vie des personnes à charge fait partie de votre produit d’assurance vie, les employés ayant des personnes à charge doivent adhérer à l’assurance vie des personnes à charge.

L’assurance vie des personnes à charge prévoit une protection pour le conjoint de l’employé et(ou) pour ses enfants. Pour de plus amples renseignements sur la situation de personne à charge, veuillez vous reporter aux sections du présent guide portant sur l’Adhésion de nouveaux employés et les Changements concernant l’employé, ainsi qu’à votre police d’assurance collective.

Guy Mercier

Prime : 1,08 $/employé

Guy a des personnes à charge ; il recevra donc la garantie d’assurance vie de personnes à charge pour protéger sa femme et ses enfants. Contrairement aux autres garanties, l’assurance vie des personnes à charge n’est pas basée sur le revenu de Guy : elle est plutôt souscrite de la même façon pour tous les employés. Guy aura à payer un taux fixe de 1,08 $ pour protéger sa femme et ses enfants.

Keisha Sambala

Keisha n’a pas de personnes à charge ; elle ne recevra donc pas la garantie d’assurance vie de personnes à charge.



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Le calcul de la garantie DMA pour les nouveaux employés

La garantie DMA est basée sur le revenu annuel. Les salaires doivent être convertis en montants annuels afin de calculer correctement le montant assuré DMA.

Si votre police comprend aussi l’assurance vie de base (comme cet exemple le fait), le calcul de la garantie DMA sera alors le même que le calcul de l’assurance vie de base1. Veuillez cependant noter que le DMA de cet exemple de régime n’a pas de MSJ2. Donc, les employés dont le montant assuré plafonne au MSJ recevront le montant complet auquel ils sont admissibles, sans devoir compléter le processus de preuve d’assurabilité. Il est important de noter que bien que les tableaux des prestations soient les mêmes, les taux pour chaque produit diffèrent et doivent être calculés séparément.

Guy Mercier

Calcul de l’assurance vie de base :Montant assuré DMA :

105 000 $105 000 $

Prime DMA : Garantie x taux ou 105 000 $ x 0,03 $/1 000 $

3,15 $

Keisha Sambala

Calcul de l’assurance vie de base :Montant assuré DMA :

340 000 $340 000 $*

* N.B. : Puisque cet exemple de garantie DMA n’a pas de MSJ, Keisha est assurée pour les 340 000 $ au complet.

Prime DMA : Garantie x taux ou 340 000 $ x 0,03 $/1 000 $

10,20 $

1 Certaines polices ont des tableaux des prestations DMA qui diffèrent du tableau de l’assurance vie. Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour plus de détails concernant votre garantie DMA. 2 Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour vérifier les détails concernant les MSJ de votre garantie DMA.



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Le calcul de la garantie ICD pour les nouveaux employés

La garantie ICD est basée sur le revenu hebdomadaire. Les salaires doivent être convertis en montants hebdomadaires afin de calculer correctement le montant assuré d’ICD.

Guy Mercier

Revenu hebdomadaire : Salaire annuel ÷ 52 semaines

35 000 $ ÷ 52 = 673,08 $

Le tableau des prestations est à un taux fixe de 66 2/3 % du revenu hebdomadaire, le montant assuré de Guy est donc calculé en multipliant son revenu par 66,6667 %.

Tableau des prestations : Revenu hebdomadaire x 66,6667 %

673,08 $ x 66,6667 % = 448,74 $

Montant assuré : 449 $ (Le montant assuré est arrondi au prochain 1 $.)

Prime : Montant assuré x taux ou 449 $ x 0,15 $/10 $

6,74 $

Keisha Sambala

Revenu hebdomadaire : Salaire annuel ÷ 52 semaines

113 300 $ ÷ 52 = 2 178,85 $


2 178,85 $ x 66,6667 % = 1 452,64 $

Montant assuré : 750 $*

*1 453 $ est plus élevé que le montant assuré maximal, le montant assuré plafonne donc à 750 $


11,25 $



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Le calcul de la garantie ILD pour les nouveaux employés

La garantie ILD est basée sur le revenu mensuel. Les salaires doivent être convertis en montants mensuels afin de calculer correctement le montant assuré d’ILD.

Guy Mercier

Revenu mensuel : Salaire annuel ÷ 12 mois

35 000 $ ÷ 12 = 2 916,67 $

2 916,67 $ est moins élevé que 4 000 $ (première valeur divisée). Étant donné que le montant assuré est basé sur 66,6667 % de la première tranche de 4 000 $ du salaire, et puisque Guy touche moins de 4 000 $ par mois, son montant assuré est égal à son revenu mensuel multiplié par 66,6667 % :


673,08 $ x 66,6667 % = 448,74 $

Montant assuré : 449 $ (Le montant assuré est arrondi au prochain 1 $.)


6,74 $



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Keisha Sambala

Revenu mensuel : Salaire annuel ÷ 12 mois

113 300 $ ÷ 12 = 9 441,67 $

9 441,67 $ est plus élevé que 4 000 $ (première valeur divisée). Étant donné que le montant assuré est basé sur 66,6667 % de la première tranche de 4 000 $ du salaire et puisque Keisha touche plus de 4 000 $ par mois, elle est admissible à la première valeur divisée :

Montant assuré/ première valeur divisée : 4 000 $ x 66,6667 % = 2 666,80 $

Selon la deuxième partie du tableau des prestations, les employés reçoivent 50 % du solde de leur revenu mensuel, jusqu’à concurrence de 6 666 $.

Montant assuré/première valeur divisée : 9 441,67 $ - 4 000 $ = 5 441,67 $ x 50 %

2 720,84 $

Montant assuré total : (La somme des deux calculs)

2 666,80 $ + 2 720,84 $ = 5 387,64 $

(Le montant assuré est arrondi au prochain 1 $.)

Bien que Keisha soit admissible à 5 388 $, son montant assuré plafonnera à 4 500 $ en saison du MSJ de 4 500 $. Pour que Keisha reçoive les 5 388 $, au complet, elle doit compléter le processus d’assurabilité. Veuillez voir la section « Justification d’assurabilitié » du présent guide pour de plus amples renseignements sur ce procédé.

Montant assuré ajusté en raison du MSJ :

4 500 $

Prime : Montant assuré x taux ou (4500 $ x 1,10 $/100 $)

49,50 $



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Le calcul des débits courus des nouveaux employés

Maintenant que les montants assurés mensuels ont été déterminés pour Guy et Keisha, et que les primes ont été déterminées pour chaque produit, il faut calculer tout débit couru.

Guy Mercier

Date d’embauche :Période probatoire : Date d’effet :

le 1er février3 moisle 1er mai

Cet exemple de facturation est pour le mois de juin. Guy est ajouté sur le relevé de prime du mois de juin et engage un mois de débit couru pour le mois de mai :

Assurance vie :Assurance vie de personnes à charge : DMA :ICD :ILD :

105 000 $ x 0,28 $/1 000 $ x 1 mois = 29,40 $

1,08 $/mois x 1 mois = 1,08 $105 000 $ x 0,03 $/1 000$ x 1 mois = 3,15 $ 449 $ x 0,15 $/10 $ x 1 mois = 6,74 $ 1945 $ x 1,10 $/100 $ x 1 mois = 21,40 $

Total des débits courus : 61,77 $



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Keisha Sambala

Date d’embauche :Période probatoire : Date d’effet :

le 10 février3 moisle 10 mai

Rappelez-vous que les primes ne sont pas calculées au prorata pour les mois partiels, donc Keisha commencera à payer les primes à partir du 1er juin, Il est important de noter que bien que les primes ne soient pas dues avant le 1er juin, l’assurance débute le 10 mai. Keisha est ajoutée sur le relevé de prime du mois de juin et n’engage pas de débit couru.

RAPPEL : Afin d’éviter une demande de preuve d’assurabilité, il est impératif que le processus d’adhésion soit compléter dans les 31 jours suivant la fin de la période probatoire. Afin d’éviter les débits courus sur votre relevé de prime, le Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances doit recevoir ces renseignements avant la date d’impression* de la facture en question.

* La date varie selon le numéro de police



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Le calcul des débits/crédits courus des employés déjà inscrits

Les débits/crédits courus pour les changements de catégorie ou de salaire, la cessation et la remise en vigueur seront indiqués dans la section des ajustements de votre relevé de prime. Un changement de catégorie a pour résultat une nouvelle garantie seulement si le tableau des prestations de la nouvelle catégorie de l’employé est différent du tableau des prestations de l’ancienne catégorie de l’employé.

Albert Nagasaki – Augmentation de salaire

Date d’effet del’augmentation de salaire : le 1er avril

Salaire annuel : Montant assuré de DMA et d’assurance vie : Montant assuré d’ICD : Montant assuré d’ILD :

Ancien Actuel Différence

40 000 $ 45 000 $ 5 000 $ 120 000 $ 135 000 $ 15 000 $ 513 $/semaine 577 $/semaine 64 $/semaine 2 222 $/mois 2500 $/mois 278 $/mois

Débits courus :

Albert doit payer des débits courus de 2 mois de primes dues entre avril et juin :

Assurance vie :DMA :ICD :ILD :

15 000 $ x 0,28 $/1 000 $ x 2 mois = 8,40 $15 000 $ x 0,03 $/1 000 $ x 2 mois = 0,90 $ 64 $ x 0,15 $/10 $ x 2 mois = 1,92 $ 278 $ x 1,10 $/100 $ x 2 mois = 6,12 $

Total des débits courus : 17,34 $



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Richard Shaw – Cessation

Montant assuré de DMA et d’assurance vie : Montant assuré ICD : Montant assuré ILD :

180 000 $750 $

3 167 $

Ces montants sont soustraits du volume total de la police. Richard a un crédit d’un mois de prime :

Assurance vie :DMA :ICD :ILD :

120 000 $ x 0,28 $/1 000 $ x 1 mois = 33,60 $120 000 $ x 0,03 $/1 000 $ x 1 mois = 3,60 $ 750 $ x 0,15 $/10 $ x 1 mois = 11,25 $ 3 167 $ x 1,10 $/100 $ x 1 mois = 34,84 $

Total du crédit : 83,29 $

Juan Cortiz – Terminaison

Montant assuré de DMA et d’assurance vie : Montant assuré ICD : Montant assuré ILD :

84 000 $359 $

1 556 $

Ces montants sont soustraits du volume total de la police. Notez que Juan est au milieu du mois, et puisque les primes ne sont pas calculées au prorata, la prime doit être payée pour tout le mois de mai. Il n’y a pas de crédit dû.



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F. Comment présenter une demande de règlement

Veuillez adresser toute demande de renseignements sur les demandes de règlement au Compagnie d’assurance vie RBC Service des règlements, Assurances de personnes en composant le numéro sans frais 1 877 519-9501.

Si certaines des garanties suivantes ne sont pas offertes par votre régime, ne tenez pas compte des directives qui s’y rapportent.

Pour accélérer le traitement de votre demande de règlement, veuillez suivre la procédure ci-dessous :

■ Indiquez le numéro de police, le numéro d’assurance sociale et le numéro d’attestation/identification sur tous les formulaires de demande de règlement.

■ Répondez à toutes les questions au complet.

■ Assurez-vous que toutes les déclarations requises à l’appui de la demande de règlement soient présentées avec le formulaire de demande de règlement.

■ Faites parvenir le formulaire dûment rempli et toutes les autres données pertinentes au Compagnie d’assurance vie RBC Service des règlements, Assurances de personnes.

TYPE DE DEMANDE DE RÈGLEMENT PROTOCOLE POuR LA PRÉSENTATION DES DEMANDES DE RÈGLEMENT

Invalidité de courte durée ■ Formulaire de demande de règlement d’invaliditéEmployé de courte durée (Déclarations du demandeur, de l’employeur et du médecin traitant à remplir)

■ Déclaration de l’employeur sur le revenu de l’employé

■ Formulaire de demande de règlement à envoyer dans les 15 jours suivant le début de l’invalidité

Invalidité de longue durée ■ Formulaire de demande de règlement d’invalidité Employé de longue durée (Déclarations du demandeur, de l’employeur et du médecin traitant à remplir)

■ Déclaration de l’employeur sur le revenu de l’employé

■ Formulaire à remplir et à envoyer dès que possible après le début de l’invalidité, mais en aucun cas moins de 30 jours avant la fin du délai de carence

Assurance vie ■ Preuve de décès – Déclaration du demandeurEmployé/personnes à charge

■ Preuve de décès – Déclaration du médecin

■ Déclaration de l’employeur



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Exonération des primes d’assurance vie ■ Formulaire de demande d’exonération des primes s’il s’agit d’une demande indépendante ; sinon, la décision sera prise selon la demande de règlement d’invalidité de longue durée et aucun formulaire distinct n’est requis.

Décès et mutilation accidentels ■ Preuve de décès accidentel – Déclaration duEmployé demandeur ■ Preuve de décès accidentel – Déclaration du

médecin ■ Déclaration de l’employeur

N.B. : Nous exigerons l’acte de décès provincial enregistré original (ou une copie certifiée) dans les cas suivants :

■ La déclaration du médecin ne peut être remplie.

■ La somme assurée payable dépasse 50 000 $.

Si le bénéficiaire est la succession, la déclaration du demandeur doit être remplie par l’exécuteur testamentaire ou l’administrateur de la succession.



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G. Généralités

1. Assistance-annuaire

Aux fins de commodité, vous trouverez ci-dessous un répertoire téléphonique qui vous aidera à adresser toute question que vous pourriez avoir à la personne appropriée.

A) Service à la clientèle RBC Assurances – Renseignements généraux

Les représentants du bureau de vente RBC Assurances de votre région peuvent vous aider lorsque vous avez des questions d’ordre général concernant le service à la clientèle.

Bureaux des ventes :

Montréal 1100, boul. René-Lévesque Bureau 710 Montréal (Québec) h3B 4N4

1 800-567-1648 514 954-1205 Télécopieur : 514 954-1206

Toronto 483, rue Bay Tour nord, bureau 1000 Toronto (Ontario) M5G 2E7

1 800-387-1555 416 594-3700 Télécopieur : 416 861-0897

Vancouver 2985 Virtual Way Ste 300 Vancouver (Colombie-Britannique) V5M 4X7

1 800 661-4547 604 689-1738 Télécopieur : 604 683-3320

B) Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances – Renseignements sur la facturation

Facturation collective C.P. 1800, succursale B Mississauga (Ontario) L4Y 3W6

1 888 604-3434 Télécopieur : 1 800 296-6987 [email protected]

Services Internet C.P. 1800, succursale B Mississauga (Ontario) L4Y 3W6

1 888 840-1148 Télécopieur : 1 800 296-6987 [email protected]

C) Compagnie d’assurance vie RBC Service des règlements, Assurances de personnes – Renseignements sur les demandes de règlement

Réclamations 4435, succursale A Toronto (Ontario) M5W 5Y8

1 877 519-9501 416 643-4700 Télécopieur : 1 800 714-8861 [email protected]



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2. Services Internet

Nous offrons maintenant des services Internet en vue de vous aider à simplifier l’administration devotre régime et vos besoins de communication. Conçus à l’aide de l’apport de nos clients, ces servicescomprennent ce qui suit :

■ Un Accès facile aux informations sur les employés et les comptes

■ Options flexibles pour reporter les changements concernant les employés

■ Support complet quand vous en avez besion, grace à des functions d’aide en lignes et une équipe d’assistance dédiée à notre Service Internet.

Pour plus de renseignements s.v.p. contactez notre centre des Services Internet au 1 888 840-1148 ou bien [email protected]

3. Commande de fournitures supplémentaires

Dans votre pochette d’administration, vous trouverez une provision de formulaires dont vous aurez besoin pour administrer votre régime. Lorsque cette provision baisse, vous pouvez demander des formulaires supplémentaires au représentant du Service à la clientèle du bureau de vente RBC Assurances de votre région ou en remplissant le formulaire de DEMANDE DE FOURNITURES D’ASSURANCE COLLECTIVE et en le transmettant au bureau de vente RBC Assurances de votre région. Veuillez indiquer le numéro de votre police. Pour éviter de manquer complètement de formulaires, surtout de livrets des avantages sociaux de l’employé, veuillez vous assurer d’aviser votre représentant du Service à la clientèle RBC Assurances assez à l’avance.

4. Avis de changement d’adresse du titulaire de police

Pour assurer que les relevés de facturation et toute autre correspondance soient reçus à votre bureau sans délai, veuillez aviser le Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances de tout changement d’adresse commerciale immédiatement. Veuillez indiquer le numéro de votre police.

5. Avis de changement d’administrateur du régime

Si l’administrateur de votre régime collectif change, veuillez aviser immédiatement au Service des comptes-clients collectifs RBC Assurances par écrit en indiquant la personne-ressource avec laquelle vous désirez que nous correspondions. Veuillez indiquer le numéro de votre police.

6. Demande de modification de votre police d’assurance collective

Toute révision visant à modifier les garanties, à ajouter des sociétés affiliées ou des filiales à titre d’employeur, à changer l’assiette de cotisation ou à apporter d’autres modifications au régime doit être demandée par écrit. Communiquez avec votre courtier ou le représentant du Service à la clientèle du bureau de vente RBC Assurances de votre région, qui sont en mesure de vous aider à faire de telles modifications.



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7. Vérification de l’assurance collective

Nous demanderons périodiquement une vérification des données sur les employés. Afin d’assurer l’administration adéquate et le paiement précis des demandes de règlement, il est essentiel que nos dossiers contiennent des renseignements à jour sur les employés. Lorsqu’une vérification de l’assurance collective est demandée, veuillez nous retourner les renseignements demandés au cours des 31 jours suivant.

8. Procédure à suivre en cas de grève des postes

Nous comprenons l’inconvénient causé par les délais de la poste mais comme toute autre facture, c’est votre responsabilité de soumettre vos paiements à temps et de faire tout se qui est nécessaire pour assurer que les paiements soient reçus. Dans le cas où la prime est due et vous n’avez pas reçu votre facture, vous devez remettre votre paiement basé sur votre facture précédente. Tout soldes seront reflétés sur la prochaine facturation.

9. Communications par courrier électronique

Chez RBC Assurances, nous sommes heureux d’offrir un service de transmission par courrier électronique afin de permettre une communication pratique des renseignements concernant votre police. En utilisant ce service, le client comprend et convient que ces communications par courrier électronique peuvent contenir des données personnelles et confidentielles et que la transmission de telles données par courrier électronique n’assure ou ne garantit pas la sécurité ou l’intégrité des renseignements. De plus, le client assume tous les risques associés à l’utilisation du courrier électronique et reconnait que RBC Assurances n’acceptera aucune responsabilité à l’égard de pertes, de réclamations ou de dommages quelconques pouvant résulter de la décision du client de transmettre des données à RBC Assurances par courrier électronique.



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COLLECTE ET uTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Collecte des renseignements personnels

Nous (la Compagnie d’assurance vie RBC) pouvons, à l’occasion, recueillir des renseignements au sujet de l’employeur et des employés (collectivement, « les clients »), tels que :

■ des renseignements permettant d’établir l’identité (par exemple, nom, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, etc.) et les antécédents personnels ;

■ des renseignements découlant de la relation avec nous ; ■ des renseignements communiqués au cours du processus de proposition et de règlement pour n’importe lequel des produits ou services d’assurance ; et

■ des renseignements nécessaires à la fourniture de produits ou à la prestation de services d’assurance.

Nous pouvons recueillir ces renseignement auprès de l’employeur ou de l’employé, directement ou par l’intermédiaire de nos représentants. Nous pouvons recueillir et vérifier ces renseignements tout au long de notre relation. Nous pouvons les recueillir de diverses sources, notamment des hôpitaux, des médecins et autres professionnels de la santé, du MIB, Inc., du gouvernement (incluant les régimes d’assurance maladie gouvernementaux) et d’autres organismes gouvernementaux, d’autres compagnies d’assurance, d’institutions financières et des rapports sur le dossier du conducteur. Les renseignements sur la santé ne seront pas partagés avec l’employeur sans le consentement de l’employé.

utilisation des renseignements personnels

Ces renseignements peuvent être utilisés à l’occasion aux fins suivantes : ■ vérifier l’identité et examiner les antécédents personnels de l’employeur et de l’employé ; ■ établir et renouveler les produits et services d’assurance qui peuvent être demandés ; ■ évaluer le risque d’assurance et traiter les demandes de règlement ; ■ mieux comprendre la situation de nos clients sur le plan de l’assurance ; ■ déterminer l’admissibilité aux produits et services de RBC Assurances ; ■ nous aider à mieux comprendre les besoins actuels et futurs de nos clients ; ■ communiquer à nos clients tout avantage, toute caractéristique et toute information au sujet des produits et services d’assurance de RBC Assurances qui sont détenus chez nous ;

■ nous aider à mieux gérer nos affaires et notre relation avec nos clients ; et ■ comme la loi l’exige ou le permet.

À ces fins, nous pouvons rendre ces renseignements accessibles à nos employés, mandataires, prestataires de services, ou tierces parties qui sont tenus d’en assurer la confidentialité.

Si notre prestataire de services se trouve à l’extérieur du Canada, il est lié par les lois du territoire où il est situé, et les renseignements peuvent être divulgués conformément à ces lois. Les tierces parties peuvent être d’autres compagnies d’assurance, le MIB, Inc. et des institutions financières.

Nous pouvons aussi utiliser ces renseignements et les communiquer aux sociétés de RBC® (i) pour gérer nos risques et nos activités et ceux d’autres sociétés de RBC, (ii) pour nous conformer aux demandes d’information valables vous concernant en provenance des autorités de contrôle, des organismes de l’État, des organismes publics ou d’autres entités habilitées à soumettre de telles demandes, et (iii) pour faire connaître à d’autres sociétés de RBC les choix de nos clients au titre de la section « Autres utilisations des renseignements personnels » dans le seul but de les faire respecter.

Si nous connaissons le numéro d’assurance sociale d’un client, nous pouvons l’utiliser à des fins d’information fiscale et le communiquer aux organismes gouvernementaux compétents.



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Le paragraphe ci-dessous ne s’applique pas si la proposition est présentée par un représentant indépendant ou un représentant affilié à une autre compagnie que RBC Assurances.

Autres utilisations des renseignements personnels

■ Nous pouvons utiliser ces renseignements pour faire la promotion de nos produits et services, ainsi que ceux de tiers choisis et susceptibles d’intéresser nos clients. Nous pouvons communiquer avec notre client par divers modes de communication, notamment le téléphone, l’ordinateur ou la poste, en utilisant les coordonnées qu’il nous a transmises

■ Nous pouvons également, lorsque la loi le permet, divulguer ces renseignements à d’autres sociétés de RBC, afin de recommander notre client à ces dernières ou de promouvoir les produits et services qui sont susceptibles de les intéresser. Nous et les sociétés de RBC pouvons communiquer avec notre client par divers modes de communication, notamment le téléphone, l’ordinateur ou la poste, en utilisant les coordonnées qu’il nous a transmises. Le client convient que, si un tel échange de renseignements survient, ces sociétés peuvent nous informer des produits ou services fournis.

■ Si le client fait aussi affaire avec d’autres sociétés de RBC, nous pouvons, si la loi le permet, combiner ces renseignements à des renseignements que ces sociétés détiennent à son sujet, afin de nous permettre, à nous ou à n’importe laquelle d’entre elles, de gérer la relation du client avec les sociétés de RBC et avec nous.

Il est entendu que nous et chaque société de RBC sommes des entités distinctes mais affiliées. On entend par sociétés de RBC nos sociétés affiliées dont l’activité consiste à offrir un ou plusieurs des services suivants : dépôts, prêts et autres services financiers personnels, services de cartes de crédit, de débit ou de paiement, services de fiducie et de garde des valeurs, services liés aux valeurs mobilières, services de courtage et services d’assurance.

Le client peut nous demander de ne pas échanger ni utiliser ces renseignements personnels aux fins décrites au paragraphe « Autres utilisations des renseignements personnels » en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-dessous. Dans un tel cas, le client ne se verra pas refuser des produits ou services d’assurance pour cette seule raison. Cependant, nous n’utiliserons jamais les renseignements médicaux à ces fins. Nous respecterons les choix de nos clients et, comme il est mentionné ci-dessus, nous pourrons communiquer leurs choix aux sociétés de RBC dans le seul but d’en assurer le respect.

Droits d’accès aux renseignements personnels

Nos clients peuvent, en tout temps, accéder aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet, en vérifier l’exactitude et les faire rectifier au besoin. Ce droit d’accès peut toutefois être restreint comme la loi le permet ou l’exige. Pour accéder à ces renseignements, pour nous poser des questions sur notre politique de protection des renseignements personnels ou pour nous demander de ne pas utiliser ces renseignements aux fins décrites au paragraphe « Autres utilisations de vos renseignements personnels », l’employé peut communiquer avec nous en tout temps, à l’adresse suivante :

Compagnie d’assurance vie RBCCase postale 515, succursale AMississauga (Ontario)L5A 4M3Téléphone : 1 800 663-0417Télécopieur : 905 813-4816



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Nos politiques en matière de confidentialité

Nos clients peuvent obtenir de plus amples renseignements sur notre politique de protection des renseignements personnels en demandant un exemplaire de la publication « L’essentiel sur la protection de la vie privée des clients », en téléphonant au numéro sans frais indiqué ci-dessus ou en consultant notre site Web, à www.rbc.com/privee.

® / MC Marque(s) de commerce de la Banque Royale du Canada. Utilisée(s) sous licence.

Documents

Guide de l’administrateur du régime de Facturation … · Guide de l’administrateur du régime de Liste de facturation 7 3. Période d’attente pour les nouveaux employés Les