Importer les fichiers élèves - professeurs du secré ?· Pour les élèves l'identifiant pour l'OPAC…

  • Published on
    12-Sep-2018

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

  • Importer les fichiers lves - professeurs du secrtariat

    Fiche technique PMB n 3.1.Objectif : Rcuprer la base de donnes lves (et professeurs) du secrtariat avec le numro de code Aplon (tabli ds l'inscription et identique tout au long de la scolarit ; peut servir pour une carte lve) ou avec le numro d'identifiant du rectorat (disponible seulement fin septembre pour les 6mes et nouveaux lves) ou sans numro (il sera alors cr par le logiciel) et l'importer dans PMB

    Applications utilises : Aplon (logiciel de secrtariat) ; PMB (Administration, lecteurs)

    Remarque : si vous n'avez pas le logiciel Aplon il suffit de rcuprer les donnes sur les lecteurs dans un tableur et de les enregistrer au format .txt ou .csv avec ; comme sparateur. Il faut bien sr respecter strictement l'ordre et le nombre de colonnes mme si vous ne mettez pas de donnes dans certaines colonnes, comme les adresses, le complment de rue, par exemple.

    tape 1Rcuprer les donnes du fichier Aplon du secrtariat

    1. Un petit tour au secrtariatOn commence par les lves :Dans le logiciel Aplon, Menu Gnral, Secrtariat, Elve, choisir Import/Export puis Extraction fichier texte.

    Ajouter

    2. Choisir les champs exporter

    Dans Liste des tables, choisir Elves

    Puis Liste des champs :a. choisir Classe comme critres de recherche et slectionner les classes en cours. Cliquer sur Fin.b. pour Critres de tri, choisir dans lordre : Classe, Nom, Prnom

    c. pour Rubriques extraire, choisir, dans lordre, les champs :

    1. Code 'Aplon' (facultatif, seulement si besoins particuliers)2. Nom (1er champ pour beaucoup)3. Prnom4. Rue5. Complment de rue6. Code postal7. Commune8. Tlphone9. Anne de Date de naissance10. Classe11. Sexe

    Fiche technique PMB n 3.1. : Importer les fichiers lves - professeurs du secrtariat 31/08/2010 1/5assistance & mutualisation des documentalistes de l'enseignement catholique de Bretagne http://www.citedoc.net/

    Avec la version 6..... d'Aplon il faut cliquer sur Mode Expert avant de passer au point 2

  • Vous pouvez rajouter les professeurs principaux pour avoir les responsables de groupe dans PMB (s'ils sont entrs dans le logiciel Aplon) : aprs avoir slectionn le champ Sexe, vous revenez dans la liste des tables. Vous double cliquez sur Classe et dans la liste des champs qui apparat vous prenez Professeur principal que vous ajoutez dans la rubrique extraire.

    Donc dans ce cas :

    12 : Professeur principal

    Valider OK (Attention au champ 9, ce n'est pas Date de naissance mais Anne de Date de naissance)

    Choisir le point virgule commeSparateur de champ

    et vous laissez [Aucun] pour Dlimiteur de champ

    OK

    Donner un nom votre fichier en finissant par lextension .txt (ex: eleves0809.txt)

    Enregistrer sur une cl usb ou sur le bureau et envoi par courriel selon les moyens disponibles....

    Le principe est de pouvoir le rcuprer dans PMB.

    Le fichier import lves comprend donc :[Code];Nom;Prnom;Rue;Complment de rue;Code postal;Commune;Tlphone;Anne de date de naissance;Classe;Sexe;[identifiant;mdp];[ProfPrincipal]

    Les champs entre crochets sont facultatifs. Pour 'identifiant et mot de passe', voir ci-dessous.

    Fiche technique PMB n 3.1. : Importer les fichiers lves - professeurs du secrtariat 31/08/2010 2/5assistance & mutualisation des documentalistes de l'enseignement catholique de Bretagne http://www.citedoc.net/

  • Certains peuvent souhaiter que les lves aient les mmes 'identifiant et mot de passe' partout dans le rseau informatique de l'tablissement. S'il y a dj des 'identifiant et mot de passe' ils sont rcuprer en dehors d'Aplon. Dans PMB identifiant et mot de passe servent faire des rservations et consulter son compte de lecteur.Il est noter que pour les fichiers d'import :- Il est indispensable de conserver l'ordre des champs.- Les champs qui sont entre crochets ne sont pas obligatoires. Les autres le sont mme s'il n'y a pas de donnes (comme le complment de rue par exemple)- Pour les champs facultatifs : si l'on dcide de mettre un des champs facultatifs dans le fichier d'import, il ne faut pas oublier, lors de l'import dans PMB, de cocher la case correspondant ce champ. Nous verrons cela dans la deuxime tape.- Les ";" correspondent au sparateur (slectionnable dans pmb). - Si l'on choisit de mettre les identifiants dans le fichier, il faut galement mettre les mots de passe.NB : Si l'on met les profs principaux dans le fichier lves, cela sous-entend que ceux-ci ont dj t insrs par la procdure d'import des profs. Si cela n'est pas le cas, les profs non reconnus (donc non insrs) seront lists la fin de l'import et les classes correspondantes n'auront pas de prof principal. Cela ne cre pas d'erreur pour autant : les lves sont bien insrs. Si les profs principaux ont un nom en deux parties comme Le Gall cela gnre aussi des erreurs, de mme s'il manque la civilit (Mr, Mme). C'est juste corriger !

    3. Rcuprer le fichier enseignantDans le logiciel Aplon, Menu Gnral, Secrtariat, Professeurs, choisir Import/Export puis Extraction fichier texte. a. Dans la liste des tables, choisissez Personnel. Choisir par exemple le code comme Critres de recherche et slectionner les enseignants de l'anne. Cliquez sur Fin.Cliquez sur table de rfrence

    b. Comme Critres de tri, choisissez Nom puis Prnomc. Comme Rubriques extraire, prenez dans l'ordre :

    Nom;Prnom;adresse1;adresse2;Code postal;Commune;Tlphone;Anne de Date denaissance;Sexe;E-mail;[identifiant;mdp]Ce qui est entre crochet est facultatif. Enregistrez comme pour les lves : profs0809.txt

    Remerciez la secrtaire et retournez au CDI Remarque : voil ci-dessous quoi ressemblent les lignes des fichiers .txt si vous n'avez pas pris les codes Aplon pour les lves. Vous pouvez crer ce type de fichier partir d'un tableur en respectant bien le nombre et l'ordre des champs... avec ventuellement des colonnes vides. Ouvrez le fichier avec le bloc notes pour vrifier que tout est en place, que les colonnes sont toutes l sinon tout sera dcal !Si vous ne voulez pas les adresses des profs, ouvrez le fichier .txt avec un tableur, videz les colonnes des adresses et enregistrez au format .csv avec sparateur ; par exemple. Elves :

    KERVELLA;ANAIG;20, RUE J.-C. IZZO;;29470;PLOUGASTEL-DAOULAS;02-98-00-00-00;1992;CINQA;F;Madame THOMAS MLE GALL;ARISTIDE;KERSCHTROUMF;;29470;PLOUGASTEL-DAOULAS;02-98-00-00-00;1991;CINQA;M;Mr Sare Flix

    Professeurs :BELIN;BRIGITTE;15 KERPAPE;;29200;Brest;__-__-__-__-__;1968;F;BERTHELOT;Auguste;;;;;__-__-__-__-__;;M;

    Fiche technique PMB n 3.1. : Importer les fichiers lves - professeurs du secrtariat 31/08/2010 3/5assistance & mutualisation des documentalistes de l'enseignement catholique de Bretagne http://www.citedoc.net/

  • tape 2Importation des donnes dans PMB

    Il faut commencer par importer les enseignants (ceci pour que PMB retrouve les profs principaux si vous avez choisi de les mettre dans le fichier lves).

    1. L'import des professeurs

    Tout d'abord, il faut vrifier dans Administration, Outils, paramtres, Paramtres gnraux que pour le sous-type 'import_modele_lecteur vous avez bien la valeur : import_bretagne_3.inc.php

    Dans PMB : Administration / Lecteurs / Import lecteursCliquer sur parcourir et rechercher votre fichier (cl usb)

    Cochez Nouveaux lecteurs si c'est le cas

    Cliquer sur Import des professeurs C'est fini !!!!...... Trop facile ! PMB gnre un numro de prt commence par P pour les profs.

    Remarques : 1. Lors de limport des professeurs, PMB cre pour chacun un identifiant qui est l'initiale du prnom et le nom (Corentin Le Goff : clegoff) et un mot de passe qui est l'anne de naissance (ex : 1968) qui serviront sidentifier dans lOPAC pour rserver et consulter son compte lecteur. - On ne confond pas ces identifiant et mot de passe et le numro d'emprunteur qui sert pour le prt -2. Si vous avez ajout identifiant et mot de passe dans le fichier d'import, ce sont ces donnes qui seront prises en compte. 3. Si un professeur n'a pas d'anne de naissance dans le fichier d'import, son mot de passe est le mme que son identifiant, (ex : clegoff / clegoff). Attention, si l'identifiant a plus de 10 lettres, le mot de passe est limit 10 lettres. Exemple : Adeline Goasduff Le Gall a comme identifiant : agoasdufflegall et comme mot de passe : agoasduffl... 4. Si plusieurs professeurs ont 'initiale du prnom et nom' identiques, le premier obtient l'identifiant et le mot de passe habituel. Le deuxime obtient le mme identifiant suivi d'un "1". Le troisime aura l'identifiant suivi d'un 2, etc. Ex : Anag Kervella, Anne-Laure Kervella et Antoine Kervella auront comme identifiants : akervella, akervella1 et akervella2.....

    2. L'import des lves

    Mme procdure que pour les professeurs. Cochez un de ces carrs, seulement si dans le fichier 'lves'vous avez des numros d'emprunteur (code)ou des login et mdp. Cochez les professeurs principaux, seulement s'ils sont dans le fichier.Cochez Nouveaux lecteurs si c'est le cas

    Cliquer sur Import des lves.C'est fini !!!!...... Trop facile ! Si vous avez pris le code Aplon, il sera le numro de prt. Si vous n'avez pas pris de code, PMB gnre un numro de prt commenant par E (ex : E0006)

    Fiche technique PMB n 3.1. : Importer les fichiers lves - professeurs du secrtariat 31/08/2010 4/5assistance & mutualisation des documentalistes de l'enseignement catholique de Bretagne http://www.citedoc.net/

  • Pour les lves l'identifiant pour l'OPAC est construit avec l'initiale du prnom et le nom, le mot de passe est l'anne de naissance. La remarque 4 de l'import des professeurs s'applique pour les lves.

    Pour vrifier votre travail, vous allez dans Circulation, Groupe de lecteurs et cliquez directement sur suivant :

    Tous les professeurs principaux n'taient pas enregistrs dans la liste des professeurs. Il faudra donc les rajouter manuellement.

    Si vous souhaitez modifier des noms de groupe d'lves, faites-le ds le dbut de l'anne, avant de commencer le prt, pour ne pas fausser les statistiques futures.NB : Si vous supprimez un lecteur d'un groupe, il n'est pas supprim de la base. Si vous voulez le supprimer compltement il faut le rechercher (Circulation / Prt de document) et le supprimer.

    Important :Pour remettre zro tout le prt (suppression des lecteurs, des groupes, des prts, des rservations), utile en dbut d'anne ou parce que l'on a fait des erreurs pendant l'import... :

    Administration / Actions Personnalisables / de Actions excuter en Administration

    Et sur la ligne Remise zro du prt, cliquez sur le bouton Excuter. Si message d'erreur voir la fiche 3.1 bis.

    Merci Mado Bihan, secrtaire Plouescat, et Yvonne Bellec, secrtaire Plougastel Daoulas, pour leur participation la ralisation de cette fiche ! Merci Cdric Lossec pour la cration du script import_bretagne_3.inc.php

    Annie JzquelVronique Le Tourneur

    Cre le 7 septembre 2006Modifie le 31 aot 2010

    PS : Si vous avez utilis une version prcdente de cette fiche et import les professeurs avec le code d'Aplon, les identifiants (et mots de passe quand il n'y a pas d'anne de naissance) des professeurs n'ont que le nom sans l'initiale du prnom... Nous avons dcid prsent d'importer les professeurs sans code pour que tous les lecteurs, lves et professeurs, aient un identifiant construit de la mme manire.

    PPS : Si vous crez les professeurs et le groupe 'Professeurs' (sans import) le nom du groupe doit obligatoirement s'crire au pluriel. (Voir fiche 3.1bis)

    Fiche technique PMB n 3.1. : Importer les fichiers lves - professeurs du secrtariat 31/08/2010 5/5assistance & mutualisation des documentalistes de l'enseignement catholique de Bretagne http://www.citedoc.net/

Recommended

View more >