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INGMulti Mandate

Souscription et activation de ING MULTI MANDATE1. Dans Business’Bank Online (sous l’onglet Gérer le quotidien > Mes comptes à vue > Gérer > ING Multi Mandate

> Souscrire à ING Multi Mandate), vous devez :

( Vérifier l’adresse mail [qui sera utilisée pour le mail d’activation et pour se connecter]( Définir un compte de débit pour les frais( Accepter les conditions générales ( Cliquer sur « souscrivez à ING Multi Mandate »

3 étapes

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2. Vous recevez un email qui confirme l’activation de ING MULTI MANDATE. Pour accéder à la plateforme, cliquez sur le lien fourni dans l’email ou rendez vous sur https://multimandate.ing.be. Vous êtes automatiquement redirigé vers la page d’accueil ING MULTI MANDATE.

3. Vous devez ensuite vous connecter avec itsme ou avec votre carte d’identité.

w Pour l’utilisation de itsme, téléchargez et activez l’application sur votre GSM : https://www.itsme.be/fr/get-startedw Si vous privilégiez la carte d’identité, n’oubliez pas d’installer le

software eID : https://eid.belgium.be/fr

4. Introduisez ensuite votre identifiant ING ID et votre adresse email.

Un abonnement ING Multi Mandate est toujours l’extension d’un abonnement Business’Bank. En tant que Super User (titulaire de l’abonnement ING Multi Mandate), vous vous identifiez au moyen de votre propre ING ID et de votre adresse e-mail.

Si vous êtes utilisateur local (voir plus loin le chapitre consacré à la configuration), vous devez vous identifier au moyen de l’ING ID du titulaire de l’abonnement ING Multi Mandate et votre propre adresse e-mail. C’est donc la combinaison unique « ING ID – adresse e-mail » qui donne accès à un certain contexte ING Multi Mandate.

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DossiersDans ING Multi Mandate, un dossier est l’équivalent virtuel d’un dossier papier, la farde dans laquelle vous conservez tous les fichiers et informations concernant un client (coordonnées, coordonnées des contreparties, numéros de comptes, documents, etc…). Ce concept de “dossiers” vous permet de centraliser dans ING Multi Mandate un maximum d’informations relatives à votre client dans un même et seul endroit, vous permettant de travailler rapidement et efficacement.

Notez qu’il n’est bien entendu pas obligatoire de remplir toutes les données concernant le client mais vos rapports périodiques seront d’autant plus pré-complétés que vous avez renseigné de données (par exemple adresse et date de naissance dans un dossier d’administration de biens).

Création d’un dossier pour votre clientL’onglet « dossiers » se trouve dans le menu à gauche.

Il est nécessaire de mentionner le type de dossier et de lui donner un nom. Selon les types de dossier, il est également nécessaire de préciser le nom de client. Vous aurez la possibilité de modifier ces données par la suite si besoin.

La date de création d’un dossier vous permet de recevoir un rappel lors de la date « anniversaire » de votre dossier, afin de ne pas manquer l’échéance prochaine du rapport périodique.

Il existe 6 types de dossiers:w Successionw Administration de bienw Faillite, w Médiation de dettesw Compte de tiers w Autre (par exemple pour vos comptes

personnels)

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Comptes

Le menu « Comptes » affiche l’ensemble des comptes du titulaire de l’abonnement ING MULTI MANDATE (la visibilité peut être adaptée via le menu configuration – voir plus loin). En cliquant sur le nom d’un compte, vous accédez à l’ensemble des transactions de ce compte.

Les comptes sont évidemment aussi disponibles directement depuis le dossier d’un client : il est donc nécessaire de lier un ou plusieurs compte(s) après avoir créé un dossier (en cliquant sur « lier des comptes »).

Détail d’une transaction:À une transaction peuvent être rajoutés : une note, une catégorie et/ou un document spécifique à cette transaction. Ces éléments pourront être repris dans certains rapports en option. Il est possible d’attribuer manuellement une catégorie à une transaction, mais il est aussi intéressant d’automatiser la catégorisation par l’utilisation de règles (voir le chapitre dédié)

Si la transaction a été exécutée, vous pouvez ensuite :

w Dupliquer le paiement (ou le transférer s’il s’agit d’un crédit)w Exporter la transaction au format pdfw Enregistrer le bénéficiaire de la

transaction

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PaiementsUn nouveau paiement peut être initié directement depuis un dossier (la sélection du compte donneur d’ordre s’en trouve facilitée) ou via « Paiements » dans le menu principal à gauche.

Conseils & astuces :w Un fichier (document) peut être rajouté à une transaction spécifique. S’il est intéressant de lier

une facture importante (par exemple un décompte annuel d’électricité) ou sortant de l’ordinaire, nous vous conseillons de ne pas lier systématiquement toutes les factures mensuelles (lampiris, proximus,…) afin de ne pas alourdir vos rapports . w Les paiements sont uniquement possibles en euros dans ING Multi Mandate. w L’encodage des paiements se fait « à la chaîne » : ils se rajoutent au fur et à mesure dans le panier.w Il n’existe pas de limite quant au nombre de paiements dans le panier de paiements.

Sur la droite de l’écran, le bouton bleu « Nouveau paiement » vous permettra d’initier une transaction.

Panier de paiementsLe panier de paiements reprend l’ensemble des paiements qui ont été encodés et qui sont prêts à être envoyés vers Business’Bank pour signature. Les paiements peuvent donc être vérifiés, avant l’envoi vers Business’Bank pour signature (par une personne disposant d’un pouvoir de signature). Il est possible de sélectionner les paiements que vous souhaitez envoyer et ceux que vous souhaitez laisser en attente.

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Paiements envoyés

Il existe 2 statuts possibles pour les paiements envoyés:

Remarque : Les paiements sont transmis à Business’Bank Online sous forme d’enveloppes de paiements, et une enveloppe est créée pour chaque compte donneur d’ordre.

L’enveloppe est ORANGE car le paiement va être envoyé

Enveloppe BLEUE : paiements envoyés dans Business’Bank et toujours en attente de signature Enveloppe VERTE:

Paiements validés en Business’Bank

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Conseils & astuces :w Les paiements envoyés depuis ING Multi Mandate vers Business Bank sont disponibles pour signature

après environ 15 minutes. w Dans Business’Bank, il est possible de signer jusqu’à 30 enveloppes de paiements en une fois.w Les enveloppes de paiements correspondent à ce qui est affiché dans ING Multi-Mandate :• le compte donneur d’ordre• le montant total de l’enveloppe• le nombre de transactions comprises dans cette enveloppe

Si vous cliquez sur une enveloppe de paiements vous pourrez:

w Consulter les transactions individuelles incluses dans l’enveloppew Vérifier le détail de chaque transaction: bénéficiaire, date mémo, ...w Dupliquer ou exporter la transaction, ou en enregistrer le bénéficiaire

Signature des paiementsLes paiements sont signés dans Business’Bank Online: une fois envoyés pour signature depuis ING MULTI MANDATE, vous les retrouvez en Business’Bank sous l’option « enveloppes à signer » (menu : Gérer la banque au quotidien > Mes comptes à vue > Payer > fichiers de paiements).

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RapportsLa grande valeur ajoutée de la plateforme ING Multi Mandate est de vous permettre d’automatiser la partie financière des rapports périodiques. Il existe de rapports spécifiques pour les professions juridiques, et d’autres rapports plus génériques, mais tous sont basés sur la catégorisation des transactions.

5 types de rapports sont disponibles :1. Livre journal:

Version modernisée de notre célèbre Livre journal. Ce rapport vous fournit sous forme de tableau toutes les transactions enregistrées sur un ou plusieurs comptes endéans une période. Disponible uniquement en format PDF

2. Rapport annuel – comptes sous administration: Ce rapport annuel pour le juge de paix (basé sur le modèle officiel défini par A.R.) est prérempli avec toutes les informations financières. Vous pouvez aussi y ajouter des graphiques. Disponible en format Word afin que vous puissiez y rajouter vos conclusions.

3. Rapport annuel - médiation de dettes: Ce rapport annuel pour le juge (basé sur le modèle officiel défini par A.R.) prérempli avec toutes les informations financières. Vous pouvez aussi y ajouter des graphiques. Disponible en format Word afin que vous puissiez y rajouter vos conclusions.

4. Aperçu du budget par catégorie : Ce rapport reprend la totalité des dépenses et revenus par catégories et sous-catégories, pour un ou plusieurs comptes au cours d’une période déterminée. Vous pouvez aussi y ajouter des graphiques. Disponible en format Word et PDF.

5. Evolution du budget par catégorie: Ce rapport reprend les dépenses et revenus par période pour chacune des catégories et sous-catégories, pour un ou plusieurs comptes. Les revenus et les dépenses peuvent êtres répertoriés par mois, quadrimestre, trimestre ou année, selon la durée sélectionnée. Vous pouvez aussi y ajouter des graphiques. Disponible en format Word et PDF.

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Comment créer un rapport?Pour créer un rapport, le plus simple est de se rendre dans un dossier, sous l’onglet « rapports » et de cliquer sur « nouveau rapport ». Il est également possible de sélectionner « Rapports » dans le menu principal.

Ensuite, il suffit de sélectionner le modèle de rapport, la langue, les comptes, et la période à couvrir.

Pour personnaliser un rapport, vous pouvez (selon le modèle de rapport):

1. Insérer des notes2. Inclure des catégories3. Inclure des documents en annexe4. Générer un fichier individuel par compte (si plusieurs comptes sont

sélectionnés)5. Inclure les graphiques

Pendant que le rapport est généré, vous pouvez continuer à travailler sur la plateforme parallèlement.

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Configuration

La rubrique « Configuration » vous permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes:

w Gestion des utilisateurs (réservé au Titulaire de l’abonnement)w Visibilité des comptes (réservé au Titulaire de l’abonnement)w Gestion des catégories (soumis à droit d’accès)w Gestion des règles (soumis à droit d’accès)

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Gestion des utilisateursEn tant que Super User/titulaire de l’abonnement ING Multi Mandate, vous pouvez donner accès à des utilisateurs locaux. Vous définissez vous-même le contenu auquel cet utilisateur local peut accéder (quels comptes ou quels types de comptes) et des permissions spécifiques :

w Préparer des paiements, w Envoyer paiements vers Business Bank, w Gérer des bénéficiaires (créer, modifier et supprimer), w Gérer des catégories et des règles(créer, modifier et supprimer), w Gérer des dossiers (créer, modifier et supprimer).

Conseils & astuces: w Lors de la création d’un utilisateur local, veillez à recopier scrupuleusement les données reprises sur

la carte d’identité (y compris les accents), faute de quoi il ne lui sera pas possible de s’identifier.w Gardez à l’esprit que vous êtes responsable de chaque « Utilisateur local » que vous créez et des

droits qui en découlent.w Nous recommandons l’usage de l’option « tous les comptes sauf » et d’exclure ainsi les comptes plus

« sensibles » (Par exemple : les comptes personnels ou sur lesquels les salaires sont versés,…).

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Visibilité des comptesLe titulaire de l’abonnement ING Multi Mandate peut définir les comptes qui seront affichés dans la plateforme de manière générale (donc indépendamment d’éventuelles restrictions pour des utilisateurs locaux)

Téléchargement de la base de données HB offlineSi vous utilisiez jusqu’ici Home Bank (Plus) Offline, vous avez la possibilité d’importer votre base de données dans ING Multi Mandate (uniquement en tant que titulaire de l’abonnement ING Multi Mandate)

Remarque : il n’est possible de télécharger qu’une seule base de données Home’Bank Plus Offline par abonnement. Si vous disposez de plusieurs bases de données, veillez donc à bien sélectionner la base de données la plus récente et la plus complète et à la synchroniser avant de l’importer.

Votre base de données Offline est un fichier qui commence par 1000/10000 et contient les premiers chiffres de votre ING ID (inscrit sur votre carte)”. Le chemin par défaut pour trouver votre base de données est : C:\Utilisateurs\Public\Documents Publics\ING\Off-line\userdata. Si vous ne voyez pas votre fichier, vous pouvez alors retrouver le dossier en vous connectant hors ligne > Home’Bank dans la barre de menu > paramètres > utilisateur

Depuis le banner visible l’écran d’accueil d’ING Multi Mandate (uniquement pour le Super User) :

Choisir votre version Import de la database Télécharger la database Télécharger la database

Réception de message de confirmation

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Catégories et règlesGroupes et catégoriesLes catégories vous permettent d’attribuer une étiquette aux transactions afin de créer un aperçu structuré des dépenses et des rentrées sur les comptes. Les catégories sont rassemblées au sein d’un Groupe de catégories. Pour une meilleure lisibilité des rapports et pour en limiter la taille, nous vous conseillons de limiter le nombre de groupes et de catégories.

Exemple de catégories de dépenses imposées par un juge de paix :

Pour créer un groupe, il suffit de cliquer sur « nouveau groupe » à gauche de la liste des groupes. Pour créer une catégorie, il suffit de cliquer sur « ajouter une catégorie » au sein d’un groupe

Une catégorie peut être attribuée à une transaction grâce aux règles (voir ci-dessous).

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RèglesS’il est possible d’attribuer manuellement une catégorie à une transaction, les règles permettent d’automatiser cette tâche qui peut s’avérer fastidieuse si vous avez beaucoup de comptes et de mouvements. Ainsi, sur base de certains critères, les transactions sont identifiées et automatiquement catégorisées correctement, sans intervention humaine. Il est toujours possible de changer manuellement une catégorie qui aurait été attribuée automatiquement. Avec un ensemble de 20 à 30 règles, il est normalement possible de catégoriser plus de 90% des mouvements sur un compte.

Pour créer une nouvelle règle, il suffit de cliquer sur « ajouter une nouvelle règle » à droite de la liste des règles, puis de suivre les étapes :

• Choisir un nom (par exemple « Proximus »)• Choisir les types de comptes où cette règle va s’appliquer (par exemple : les comptes médiation et les

comptes administration provisoires)• Spécifier si la règle doit s’appliquer aux revenus et/ou aux dépenses (par exemple uniquement aux

dépenses si on garde l’exemple de Proximus)• Spécifier si la règle s’applique à la contrepartie et/ou à la communication (ici dans l’exemple, on

choisira plutôt la contrepartie)• Indiquer ensuite la valeur à rechercher (ici ce sera donc « Proximus »)• Pour la période, choisir par défaut « l’historique complet »• Définir enfin le groupe et la catégorie auxquels les mouvements correspondants seront attribués (ici :

Habitation – Téléphone)• Cliquer sur « enregistrer » et la règle sera appliquée pour les transactions passées et futures.

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Filtres et exportsPour chaque liste d’informations affichées dans ING Multi Mandate, il existe une possibilité de filtrer les données sur base de certains critères propres à chaque écran, et notamment sur base d’un texte. Il est également possible dans la majorité des écrans, d’exporter les données visibles à l’écran au format PDF ou Excel, vous permettant ainsi de retravailler les données si vous le souhaitez, ou de les imprimer proprement.

Filtres :Un filtre est présent pour faire les recherches. Lors de la première connexion à ING Multi Mandate, les filtres sont ouverts pour vous permettre de découvrir cette fonctionnalité

ExportIl est possible d’exporter les données sur la plupart des écrans en cliquant sur « exporter » juste au-dessus du bouton « filtre ». Selon les écrans, certaines options supplémentaires d’export sont disponibles (durée, format, notes, catégories, etc…).

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Recherche de transactionsOutre les possibilités offertes par les filtres, il est parfois nécessaire de faire des recherches de transactions au travers de plusieurs comptes. C’est la raison pour laquelle il existe dans ING Multi Mandate, une fonctionnalité de recherche « avancée ».

Pour y accéder, il suffit de se rendre sous « comptes » dans le menu principal et de sélectionner l’onglet « trouver des transactions ».