S’inscrivant dans le processus de transformation digitale du secteur public, un des piliers du programme AP2022, et sous l’impulsion du préfet de la Région Auvergne-Rhone-Alpes, le secrétariat aux affaires régionales a souhaité mettre en œuvre une plateforme collaborative pour faciliter le travail de ses agents. Avec pour objectif de les acculturer aux outils modernes en leur offrant un espace de travail unique fonctionnel et collaboratif, ce portail devait permettre de :n Faciliter la communication entre les agents,n Encourager et développer les pratiques collaboratives et les communautés,n Permettre aux agents de gagner en efficacité,n Capitaliser les savoirs afin de diminuer les redondances d’acquisition de

connaissances,n Faciliter le travail des agents en situation de mobilité en leur permettant

d’avoir accès à leur poste de travail en tout lieu.Ce projet, dénommé Terr@media, a été lauréat à deux reprises de l’appel à projets du Programme d’Investissements d’Avenir (PIA), co-financeur et véritable accélérateur de son déploiement.

ENJEUXModerniser l’environnement et les outils de travail de l’agent pour travailler ensemble plus efficacement

SUCCESS STORY

Intranet collaboratif

• Deuxième région française et 8ème région européenne, avec 7,8 millions d’habitants

• Vaste territoire à dominante montagneuse, très contrasté

• 10 000 agents de l’administration territoriale, dont 25% en situation de mobilité (sur le terrain ou rattachés à plusieurs sites)

• De très nombreux partenaires : collectivités territoriales, opérateurs publics, associations, entreprises....

Créer un portail du poste de travail des agents des services de l’Etat de la Région. Acculturer les agents aux outils modernes pour travailler ensemble efficacement.

ENJEUXMise en œuvre de la solution Jalios avec un déploiement progressif.Richesse fonctionnelle, ergonomie et solution multi-devices. Choix d’un éditeur français.

SOLUTIONEspace de travail unique, collaboratif et personnalisé pour chaque agent. Intégration maximale (applications transverses, métier ...). Introduction d’une dynamique de la conduite du changement.

BÉNÉFICES

SOLUTION Richesse fonctionnelle, ergonomie et solution multi-devicesAprès une première phase de diagnostic approfondi visant à inventorier les moyens de communication et de collaboration entre agents et à identifier leurs besoins, l’équipe pilote du projet a procédé à un benchmark de plusieurs outils.La solution Jalios a été retenue essentiellement pour sa richesse fonctionnelle en adéquation avec les besoins identifiés et pour son ergonomie. La préfecture de région a également choisi de privilégier un éditeur français avec une expertise technique en cohérence avec sa propre culture technologique. Le déploiement du projet s’est effectué de manière progressive dans une démarche de co-construction avec les agents et de façon itérative. Une première phase d’expérimentation réunissant 200 agents répartis dans les territoires et quelques partenaires extérieurs a notamment permis de mettre en regard les fonctionnalités et les usages du portail. Une deuxième phase réunissant 2 000 agents a confirmé la facilité d’animation et d’apprentissage. Néanmoins, le passage à l’échelle (10 000 agents) a nécessité la mise en place d’un cursus d’acculturation et de conduite du changement à destination des animateurs d’espaces et plus largement des agents.

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58, rue Pottier - 78150 Le ChesnayTél : +33 (0)1 39 23 92 80 - info@jalios.com

www.jalios.com

Intranet collaboratif

Jean-Noël Ponnelle, Chargé de mission transformation numérique de l’Etat en région,Préfecture de la région Auvergne-Rhône-Alpes

En regroupant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la vie de l’agent, « mon dossier agent » est le « nudge*» qui permet d’attirer les agents vers le portail,,

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BÉNÉFICESCréation d’un espace de travail unique, collaboratif et personnalisé pour chaque agent.Avec Terr@media, chaque agent des services de l’Etat dispose d’un portail de travail personnel auquel il peut se connecter facilement (bouton AgentConnect) depuis son ordinateur ou son smartphone. Celui-ci lui permet d’accéder à tous ses espaces (personnels, collaboratifs, métier...), à ses applications métiers, à son agenda ou encore à ses documents.Chaque agent a également accès à son « dossier agent » qui répertorie notamment tous ses documents de carrière, ses droits (formation, retraite), ses bulletins de paie, attestations et lui permet de suivre son temps de travail ou encore d’identifier les opportunités de formation ou de carrière.Terr@media facilite également la collaboration entre agents, mais également avec leurs partenaires extérieurs : chaque agent peut créer rapidement des espaces et des sous-espaces pour ses communautés ou ses projets. Il peut y ajouter facilement des groupes ou des agents et y inviter des personnes externes. Il peut aussi partager en ligne toute sorte de contenus (documents, tableurs, images, vidéos), réduisant ainsi le recours aux mails et peut accéder facilement à la visio JITSI, une fonctionnalité utile pour faciliter les échanges dans une région montagneuse où les déplacements peuvent être chronophages.Terr@media favorise aussi les discussions entre agents (webchat, messages, idées...) et la gestion des projets en mode agile (co-rédaction de documents, enquêtes, organisation de réunions, ...).Enfin, chaque agent peut intégrer ses données externes telles que les espaces documentaires de certains collaboratifs ministériels, les dossiers «demarches-simplifiees.fr», les archives «maarch, ou d’autres flux.Pour favoriser l’acculturation des agents et faciliter l’appropriation de l’outil, la région a prévu de s’appuyer, selon le processus d’apprentissage d’Edgar Dale, sur le réseau des 50 animateurs du laboratoire d’innovation @rchipel pour diffuser cette transformation numérique. L’objectif est d’atteindre rapidement 10% des agents formés à la pratique de l’outil et à l’animation pour embarquer progressivement l’ensemble de l’effectif.

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* « Coup de pouce » - Moyen pour inciter un individu à agir d’une certaine manière, sans jamais chercher à le contraindre