Julie Hadre ( AT-ADM) - Juin 2005

Présentation de l’outil INDICO

Indico est l’outil Cern mis en place pour la gestion des conférences et workshops.

Il permet la gestion :• des abstracts,• des présentations,• du programme,• des participations.

Indico permet aussi la gestion de réunions simples.

INDICO – Page d’accueil

Adresse : http:/indico.cern.ch

Liste des conférences

Login

INDICO – Login

Création d’un compte utilisateur,

Possibilité d’utiliser les login et password Nice,

Etape obligatoire pour la soumission et l’approbation des abstracts/présentations.

INDICO – Liste des conférences

Ajouter un évènement

Accès au contenu de l’évènement par un simple clic.

INDICO – Exemple avec AMT 01Page d’accueil d’un évènement

Rubriques actives accessibles

Contact support

Possibilité de logo

Crayon rouge pour accéder à l’interface de modification

INDICO – Accès à l’interfaceManagement area

13 onglets : Main, Programme, Contribution, Book of abstracts, Timetable, Call for abstracts, Abstracts, Access control, Archiving, Registration form, Registrants, Display, Tools.

INDICO – Management areaOnglet « Main »

Description de l’évènement : nom, lieu, dates, horaires, responsables.

Possibilité d’ajouter des documents (lettre d’info, documents de présentation, etc.).

INDICO – Management areaOnglet « Programme »

Cette page présente le programme scientifique de l’évènement.

Liste des présentations ; possibilité d’accès aux documents relatifs (abstracts, slides).

INDICO – Management areaOnglet « Contributions »

Cette page présente la liste des abstracts acceptés pour l’évènement.

Accès aux documents « déposés » par les auteurs pour leurs présentations.

INDICO – Management areaOnglet « Timetable » (1)

INDICO – Management areaOnglet « Timetable » (2)

Pour chaque session de l’emploi du temps, vous pouvez :

• Modifier les couleurs,• Modifier le contenu,• Supprimer la session sans incidence sur les autres

sessions,• Lier les contribution qui se rattachent à la session,• Ajouter des contrôles d’accès spécifiques,• Ajouter des commentaires.

INDICO – Management areaOnglet « Call for abstracts »

Permet de gérer la soumission des abstracts (dates de début, de fin, de prolongement exceptionnel, templates).

INDICO – Management areaOnglet « Abstracts »

Gestion des abstracts : enregistrement et processus d’acceptation.

Statut de l’abstract :

Accepted, withdrawn, under review, propose to reject, etc.

INDICO – Management areaOnglet « Access Control »

Gestion des accès et possibilité de définir un mot de passe d’accès à la conférence.

Gestion des accès utilisateurs, pour créer, modifier, supprimer des données de l’interface.

INDICO – Management areaOnglet « Registration Form »

Formulaire d’enregistrement :

Dates de validités du formulaires, infos relatives à l’évènement, etc.

Jusqu’à 5 sessions réponses pour le participant :- Motifs de participation, - Détail de la présence aux sessions,- Réservations d’hôtel,- « activités » durant l’évènement,- Autres informations.

Synthèse des infos sous l’onglet « Registrants »

INDICO – Management areaOnglet « Display »

Permet la gestion des rubriques ;• A tout moment, des rubriques peuvent être

activées ou désactivées.• Il est possible d’ajouter des rubriques non

prévues par Indico. Pour cela il faut créer la rubrique manquante sur une page web, via Frontpage par exemple, et lier la nouvelle rubrique vers cette page web.

Permet la gestion de la « trame » de l’évènement : couleurs de fonds et de texte ;

Permet d’insérer un logo.

INDICO – Listings

Les informations de mêmes catégories peuvent être éditées sous forme de listes :

• Auteurs, speakers, chairpersons,• Abstracts, contributions,• Participants (liste par session, hôtel…).

INDICO – Gestion de réunions simples

La gestion de simples réunions est grandement simplifiée par rapport à celle des conférences et workshops.

Indico permet de stocker à long terme tous les fichiers relatifs à une réunion.

Il offre aussi beaucoup d’autres possibilités :• préparation de la timetable, du calendrier, du

planning• Export vers les outils d’agenda personnel…

INDICO – Gestion de réunions simplesExemple Timetable

INDICO – Gestion de réunions simplesExemple Calendrier

INDICO – Gestion de réunions simplesExemple Planning

INDICO – Avantages et inconvénients (1)

Inconvénients :

• Pas de guide de formation rapide,• Problème de visibilité de l’ensemble de la

structure.

INDICO – Avantages et inconvénients (2)

Avantages :

• Uniformisation de la gestion des conférences et workshop,

• Nombreuses possibilités offertes par l’outil,• Un interlocuteur réactif et efficace en cas de

soucis (contact : indico-project@cern.ch),• Gain de temps dans la gestion des abstracts et

contributions,• Interactivité de l’outil.