LA BIBLIOTHÈQUE VUE PAR CEUX QUI LA FONT

LES DÉFIS DES BIBLIOTHÈQUES UNIVERSITAIRES

LIVRE BLANC

EDITO

La bibliothèque est à un virage de son histoire. Ses dirigeants ont compris qu’il était temps d’engager la mutation, de la décloisonner, de la rendre communicante et créative. Ils sont donc en train de de proposer de nouveaux services, du conseil et de l’accompagnement, de mettre en place des animations, de s’ouvrir aux autres institutions et au milieu associatif, de faire vivre la bibliothèque autrement que par ses livres, de repenser les espaces pour s’adapter aux besoins et attentes des étudiants, des enseignants et des chercheurs. Et ce, dans un contexte économique tendu et alors que les universités font face à des difficultés structurelles.

Cette transformation digitale de la bibliothèque passe par plusieurs enjeux: la gestion des données de recherche et l’open access, l’intégration des services de la bibliothèque dans le parcours étudiant et comme facteur de sa réussite, la gestion et la valorisation des ressources numériques avec des budgets toujours contraints, la collaboration des enseignants et des chercheurs avec la bibliothèque, et une ouverture plus large vers l’extérieur.

Cette étude s’adresse aux :

- bibliothèques universitaires et inter-universitaires, - bibliothèques spécialisées, - bibliothèques de recherche.

Après une première édition de cette étude parue l’an dernier, et suite aux souhaits des lecteurs d’un approfondissement des problématiques, Archimag et Ex Libris ont réalisé cette seconde édition avec l’appui d’un Comité Scientifique composé de 5 responsables de bibliothèques universitaires. Ils nous ont permis de réviser les questions de l’enquête réalisée l’an dernier (la nouvelle version a été lancée auprès des professionnels du secteur entre décembre 2018 et mars 2019), d’y ajouter de nouvelles questions et d’interpréter ses résultats que vous découvrirez tout au long de ces pages.

Bonne lecture,

Ofer Mosseri Corporate Vice-president & General Manager ExLibris EMEA

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Un premier niveau d’aideOutre son catalogue, ses ressources électroniques et ses revues, la bibliothèque propose, en effet, de nombreux outils pour les doctorants, notamment des règles de dépôt et des feuilles de style pour leur thèse, des textes légaux, des guides, des aides à la réalisation, sans oublier une sélection de sites utiles (portail des thèses, tutoriels, site collaboratif, etc.). Bref, de quoi répondre à une majorité des interrogations des jeunes chercheurs (masterants, doctorants et post-docs) sur la formation à la recherche, l’écriture, la mise en valeur des résultats de leur recherche ou encore l’insertion professionnelle.

Chercheurs : le retour Les bibliothèques universitaires se sont, en effet, aperçues que les chercheurs étaient aujourd’hui bien plus présents dans leurs murs qu’elles ne le pensaient. Passés à l’électronique depuis les années 2000, ils utilisaient jusqu’à présent beaucoup la bibliothèque, mais à distance. A contrario des étudiants qui, eux, sont là physiquement et occupent les espaces. Sauf qu’aujourd’hui ces chercheurs ont tendance à revenir dans les salles. La BU a donc tout à gagner à aller au-devant d’eux.

Des services en cours de définition Beaucoup d’entre elles sont d’ailleurs en train de définir les nouveaux services

qu’elles pourraient leur proposer. « Il y a là un réel potentiel, car ces chercheurs sont en attente » précise la directrice d’une BU du nord de la France. « Et même si pour l’instant les services ne sont pas encore complètement créés, la bibliothèque a clairement une valeur ajoutée à leur apporter et un nouveau rôle à jouer dans leurs travaux de recherche et leur carrière ».

Gestion des données de recherche : un enjeu majeurLa gestion des données de recherche constitue aujourd’hui un véritable enjeu pour les bibliothèques universitaires. D’autant que la complexité grandissante des différentes ressources de recherche, au-delà du traditionnel article publié dans un journal, a considérablement modifié la façon dont les bibliothèques gèrent la collection de données. Elles s’orientent désormais vers un modèle qui promeut et met en contexte les connaissances créées par les activités de l’institution et les documents uniques conservés par la bibliothèque.

Vers des services sur mesurePour exister davantage dans le domaine de la recherche, les bibliothèques ont besoin de positionner leur expertise au-delà des flux de travail traditionnels, vers un écosystème élargi de l’information. Elles sont donc en train de réinventer leurs

LE RÔLE ACTUEL ET L’AVENIR DE LA BIBLIOTHÈQUE DANS LA GESTION DES DONNÉES DE RECHERCHE« La bibliothèque, ce n’est pas juste un lieu » rappelle le directeur d’une BU de la couronne parisienne. « C’est un ensemble qui comprend des collections et de multiples services ». Depuis un moment déjà, la bibliothèque universitaire sort de ses murs, mais ce n’est que depuis peu que ses actions sont réellement visibles. Et force est de constater qu’aujourd’hui, ceux qui fréquentent la bibliothèque ne viennent plus uniquement pour les collections, mais pour bien d’autres choses.

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missions et travaillent en particulier à mettre au point des services « sur mesure » pour les équipes de recherche, depuis l’accès aux collections et fonds documentaires jusqu’à la publication en open access, en passant par des services comme la préservation des données de la recherche, la formation, etc. Reste que, pour pouvoir déployer ces services en direction d’une population croissante de chercheurs intéressés, des outils réutilisables et des processus standards sont également nécessaires.

De nouveaux services autour des collections numériquesLes bibliothécaires et les chercheurs doivent ainsi travailler ensemble au développement de ces dispositifs, en créant de nouvelles plateformes qui suscitent des approches scientifiques innovantes avec des technologies comme l’intelligence artificielle, le machine learning, la modélisation 3D, etc. Le projet Corpus de la BnF1, par exemple, inscrit à son plan quadriennal de la recherche (2016-2019), vise à déterminer les services et solutions que la bibliothèque pourrait proposer aux chercheurs autour de ses collections numériques dans les années à venir, aussi bien sur place qu’à distance.

Aujourd’hui dans sa 4e année, le projet s’appuie sur des expérimentations itératives avec des équipes de recherche partenaires et des laboratoires d’humanités numériques, et devrait aboutir cette année à la formalisation d’une offre de services opérationnelle.

Gestion des données de recherche : le chantier est en coursEn matière de gestion des données de recherche, la France est en retard par rapport à ses voisins européens, et vient tout juste de s’emparer de cette question. La demande est encore frémissante et

l’offre n’est pas complètement définie. Plusieurs années seront nécessaires pour que les choses mûrissent et qu’émerge de ce chantier une offre convaincante et durable.

La BU ne sera pas le seul interlocuteurD’autant que la bibliothèque ne sera pas le seul interlocuteur des chercheurs sur cette question. Les directions des systèmes d’information (DSI) des universités et la direction de la recherche et de la valorisation seront aussi concernées. Car si la BU a des atouts à faire valoir en matière d’accompagnement, elle ne possède pas l’infrastructure IT adaptée pour prendre en charge de manière autonome ces données de recherche.

« On se retrouve là face à des problèmes de sécurité des données, mais aussi de stockage et d’accès » souligne une directrice de BU.

« Et ce ne sont pas des questions qui concernent directement la bibliothèque. En revanche, pour la valorisation des données et des travaux, elle pourra bien entendu apporter une aide précieuse aux chercheurs ».

L’open access en ligne de mireEn attendant, même si la gestion des données de recherche est un vrai sujet, les bibliothèques universitaires ont d’autres sujets à traiter, notamment l’open access. Voilà la véritable urgence. Les ressources en open access constituent, en effet, une alternative aux hausses tarifaires des éditeurs, ainsi qu’à la baisse conjoncturelle des budgets des bibliothèques qui ne permettent pas de couvrir toutes les souscriptions aux différentes plateformes de revues et/ou livres numériques.

Ces ressources en accès libre contribuent ainsi à réduire la pression économique qui

1https://webcorpora.hypotheses.org/119

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pèse sur les budgets des bibliothèques.

Chaque chose en son tempsLa gestion des données de la recherche n’est donc pas la priorité du moment. Il convient d’abord de faire le ménage autour de l’open access. « Nous sommes dans

une phase transitoire, mais il s’agit d’une orientation nationale », indiquent plusieurs responsables de BU. Les services communs de la documentation (SCD) ont milité en ce sens depuis longtemps, les universités ont enfin pris conscience de l’enjeu et le mouvement est en train de s’enclencher.

Pour l’heure, seules 11 % des bibliothèques proposent des services de gestion des données de recherche, et ce, quel que soit le projet, un chiffre en hausse de 4 points par rapport à l’an dernier. En revanche, 31 % des répondants le font, mais pour certains projets seulement. Ce sujet ne concerne donc pour l’instant qu’une minorité de bibliothèques. Preuve que la gestion des données de recherche n’en est qu’à ses débuts.

La majorité des bibliothèques estime qu’elle jouera un rôle plus important dans la gestion des données de recherche dans les 3 années à venir. 22 % pensent que cela prendra plus de temps et 24 % ne pronostiquent aucune évolution.

Quels indicateurs rendent les bibliothèques optimistes sur ce sujet ? Tout d’abord, la demande ! De nombreux bibliothécaires confirment que les chercheurs viennent davantage les voir, qu’ils sont plus sollicités et qu’un rapprochement est en cours avec les directions de la recherche et de la valorisation. Nous notons, en effet, un net développement des activités de recherche

et des pôles recherche en général. Certaines bibliothèques ont d’ailleurs déjà constitué des groupes de travail sur le sujet, et d’autres encore ont mis en place des services avec du personnel dédié.

Une réelle volonté politiqueBien d’autres éléments contribuent à la dynamique qui s’engage au sein des SCD,

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notamment les recommandations du plan national pour la science ouverte2 lancé par le Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, mais aussi les préconisations de LIBER3 (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche), les évaluations Hcéres4 (Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur) ou encore les travaux de l’ADBU5. Il y a aujourd’hui une vraie volonté politique d’avancer dans le domaine de l’open science et de l’open access, ce qui devrait engendrer de nouveaux besoins en matière de gestion

des données de recherche dans un objectif de communication et de transparence.

Le big data incite à bouger les lignesÁ cela s’ajoutent différentes initiatives comme la création de centres de ressources, le développement de plateformes, de sites web, sans oublier l’arrivée du big data au service de la recherche qui nécessite de se préoccuper beaucoup plus qu’auparavant de la gestion des données, et même du cycle de vie de la donnée.

La gestion des données de recherche constitue un enjeu très important dans lequel les bibliothèques veulent (et doivent) s’impliquer.

Voilà donc pourquoi 75 % des répondants pensent que la bibliothèque jouera un rôle plus important dans ce domaine d’ici 5 ans. 2 bibliothèques sur 3 sont déjà engagées dans des projets de recherche.

Et cet engagement s’articule autour de deux piliers : > la diffusion et la valorisation de la recherche (70 %)> l’accompagnement des chercheurs (65 %)

D’autres axes sont envisagés par les répondants, notamment le développement de services de bibliométrie, un accompagnement dans les DMP (Data Management Plan) ou encore la création de groupes de travail, un service de veille pour aider les chercheurs, des offres de formation à différents outils et un accompagnement des chercheurs dans la consolidation de leur identité numérique.

2http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid132529/le-plan-national-pour-la-science-ouverte-les-resultats-de-la-recherche-scientifique-ouverts-a-tous-sans-entrave-sans-delai-sans-paiement.html3https://libereurope.eu/4https://www.hceres.fr/fr5http://adbu.fr/category/donnees-de-la-recherche/

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Les bibliothèques veulent montrer et prouver leur savoir-faire technique, bien au-delà de la simple gestion des ouvrages, des périodiques et des bases de données. Et pour cela, elles se disent prêtes à se faire entendre, à militer, à être davantage visibles, à discuter, à communiquer et à aller à la rencontre des chercheurs. « Si on ne nous voit pas, on perd notre crédibilité. D’autant que nous voulons être des acteurs de la recherche et que bon nombre de nos interlocuteurs n’ont pas encore conscience que la bibliothèque peut leur être utile. Voilà pourquoi il est important de faire du lobbying, de l’advocacy et de militer pour faire entrer toutes ces choses dans le contrat d’établissement » témoigne un directeur de BU.

Car si les SCD jouissent, en effet, d’une bonne réputation, ils doivent aussi sortir de cette image réductrice qui les assimile à de simples prêteurs de livres et s’imposer davantage auprès des chercheurs. « Nous ne connaissons pas toujours bien ce domaine. Tout l’enjeu aujourd’hui, c’est de pouvoir parler la même langue avec les chercheurs et d’être perçu comme légitime dans ce domaine », admet un directeur de BU.

Gérer le manque de personnelEt pour cela, les bibliothèques ont besoin de compétences. Ce qui dépend finalement de la volonté politique.

« C’est une histoire de priorisation » souligne un directeur. « Même si ce sujet doit être un axe stratégique, nous ne pouvons pas être sur tous les sujets » déplore-t-il. « Nous sommes, en effet, sur des situations très tendues et nous gérons malheureusement des catégories d’agents au lieu de gérer des compétences ». Pour que cette situation change, il faut des préconisations et une politique forte.

« Nous avons des tonnes d’idées, mais nous n’avons pas les moyens de les mettre en place », poursuit le responsable.

« Nous manquons à la fois de ressources, de compétences et d’outils ». Ce que confirment les résultats de l’enquête qui indiquent que ce sont d’abord le manque de personnel (cité par 61 % des sondés), l’absence de volonté politique (54 %) et le manque de compétences (43 %) qui empêchent la bibliothèque de jouer un rôle plus important dans la gestion des données recherche.

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D’autres sujets à traiterCar, en plus de la gestion des données de recherche et de l’open access, les BU font face à d’autres lames de fond tout aussi impactantes, notamment la massification des étudiants de 1er cycle, les recompositions

institutionnelles (fusion par exemple), les changements de nom, etc. In fine, de nombreux autres sujets touchent la bibliothèque et son directeur-trice doit forcément arbitrer.

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En fin d’année 2018, un plan gouvernemental intitulé « Bienvenue en France » dont l’objectif est d’accentuer l’attractivité de la France pour les étudiants étrangers. Par ailleurs, dès la rentrée 2019, est également prévu le triplement du nombre de bourses et exonérations accordées par le Gouvernement français (bourses du Gouvernement français, bourses Eiffel, exonérations « Bienvenue en France »7 / Choose France, etc.) ou par les universités et les grandes écoles. Ces bourses et exonérations pourront notamment être accordées par les établissements d’enseignement supérieur, afin de permettre aux étudiants qui terminent un cycle cette année, de poursuivre leurs études dans un autre cycle l’an prochain.

Exister dans un contexte tendu et changeantD’un côté, il y a cet afflux massif d’étudiants en 1ere année et de l’autre un vaste plan d’incitation et d’octroi de bourses pour renforcer l’attractivité des universités françaises. Au milieu de tout cela, il y a la bibliothèque qui continue d’occuper le terrain avec ses équipements, ses salles, ses collections, ses services et son personnel. « Plus que jamais, nous sommes là » insiste le directeur d’une BU parisienne. « Mais il est clair que nous avons peut-être atteint les limites de notre système ». Sans doute qu’à l’avenir le présentiel sera réduit pour

les étudiants et que beaucoup de choses se feront en ligne ou en auto-formation. Toujours est-il qu’il va falloir trouver des solutions pour remédier à cette situation intenable. « Le rôle de la bibliothèque devrait donc aussi changer et évoluer davantage vers un rôle de conseil, comme par exemple aiguiller les étudiants sur les différents supports disponibles. Mais nous n’en sommes pas encore là » conclut le directeur.

Quand les bibliothèques deviennent digitalesAujourd’hui plus connectée que jamais, la bibliothèque s’est déjà réorganisée et digitalisée pour faire face à cette situation. Elle met à la disposition des étudiants des espaces dédiés pour travailler en groupe et se former. Elle propose également des équipements informatiques et va jusqu’à prêter des ordinateurs portables aux étudiants qui n’en sont pas équipés (pour un mois ou deux par exemple).

Tous ont la possibilité de se connecter, et de profiter d’un système d’impression et de photocopies, accessible par le biais d’une carte sans contact rechargeable (le coût de la page imprimée est dérisoire) et d’un login/mot de passe. Certaines BU ont même développé un service en ligne d’aide à la recherche documentaire grâce auquel les étudiants peuvent poser leurs questions par chat ou par mail.

QUELLE PLACE POUR LES BIBLIOTHÈQUES DANS L’APPRENTISSAGE ?Entre la colère des étudiants qui se mobilisent depuis l’an dernier contre la loi ORE6 (Orientation et Réussite des Étudiants), les projets de fusion avec d’autres établissements, la situation budgétaire dégradée de plusieurs universités en région et les manifestations contre la précarité des enseignants vacataires, la situation reste tendue dans les universités françaises. C’est l’occasion pour la bibliothèque de tirer son épingle du jeu.

6https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2018/3/8/ESRX1730554L/jo/texte7http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid136251/-bienvenue-en-france-la-strategie-d-attractivite-pour-les-etudiants-internationaux.html

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De nombreux services numériques pour les étudiantsLes services proposés par la bibliothèque complètent ainsi ceux offerts par l’Université qui propose déjà à ses étudiants : > une plateforme permettant d’accéder à des supports pédagogiques pour compléter certains cours,> un service de messagerie pour recevoir toutes les informations utiles à leur parcours et leur vie étudiante, et dialoguer avec les différents services de l’établissement et les enseignants,> un espace numérique de travail (ENT) ouvrant la voie à un ensemble des services numériques,> un service de VPN (Virtual Private Network) permettant d’accéder aux données/applications présentes sur le réseau de l’Université à distance, sans risque d’interception.

Utiliser plus tôt les ressources de la bibliothèqueQuant aux enseignants, eux aussi ont un rôle à jouer dans le rayonnement de la

bibliothèque. Ils doivent, en effet, jouer les prescripteurs de la bibliothèque auprès des étudiants et servir de relais. Pour deux sondés sur trois, il paraît évident que les enseignants considèrent déjà la bibliothèque comme un partenaire clé dans l’enseignement. Reste à convaincre le tiers restant. Les enseignants disent souvent que pour réussir, il suffit de consulter les cours. Ceci est peut-être vrai dans certaines disciplines, mais dans beaucoup d’autres, la consultation d’autres sources permet d’étayer les connaissances.

« Même si la situation évolue, en France, la consultation de documentation - hors des cours - et l’utilisation des ressources de la bibliothèque intervient assez tard dans le parcours étudiant » précise un responsable de BU. « Il faut qu’il y ait un intérêt pédagogique, sans quoi aucun étudiant n’ouvre d’autres livres que ceux préconisés pour ses cours. C’est culturel ».

Cependant près d’un sondé sur trois considère néanmoins que l’offre documentaire de la bibliothèque ne

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correspond pas parfaitement aux besoins des enseignants.

Vers une université à distance ?Ne serait-il pas temps également de revoir la façon d’enseigner ? Les étudiants de demain n’iront peut être même plus du tout en cours, et pourront y assister à distance en live ou en replay, avec, en complément, des supports en ligne. La bibliothèque a malgré tout un rôle important à jouer dans l’enrichissement des connaissances et l’accompagnement des étudiants.

Un service de plus en plus digitalisé« Aujourd’hui, nous nous apercevons que, si les taux de fréquentation se maintiennent, les taux d’emprunt, eux, sont en chute libre » fait remarquer une directrice de bibliothèque. « Les étudiants viennent à la bibliothèque avant tout pour travailler, seul ou en groupes. Voilà pourquoi nous aménageons des zones en fonction des usages ». La bibliothèque tend aussi à devenir un lieu de services numériques. Enseignement à distance, assistance par chat ou chatbot, automates de prêt, de bornes de consultation, etc. Sans compter que grâce au big data et à l’analytique, il sera possible d’ici quelques années de proposer des services digitaux personnalisés et

contextualisés aux étudiants.

Des données insuffisantesDes données et statistiques, les bibliothèques en ont, mais ne les utilisent pas encore vraiment. Pas pour construire une politique documentaire adaptée, en tout cas. Qu’il s’agisse du taux d’emprunt, du taux de rotation ou du classement des ouvrages les plus empruntés, toutes ces données permettent simplement aux bibliothèques de gérer le nombre de volumes disponibles, d’optimiser le rangement, de mettre en valeur certains ouvrages, et de se comparer entre elles. « Ces statistiques étant publiques, elles permettent de motiver certaines demandes et d’avoir une vue précise sur ce que l’on fait » explique un responsable de BU. « En revanche, pour aller au-delà, il nous faudrait davantage de chiffres et des solutions pour les interpréter». 45 % des répondants avouent ne pas avoir suffisamment de données statistiques pour construire une politique documentaire adaptée.

Savoir utiliser les bons indicateursToutes les bibliothèques ont, bien entendu, le sentiment d’être utiles et pas uniquement pour les étudiants et les chercheurs, mais pour l’ensemble de la population. Malgré cela, elles ont encore beaucoup de mal à se lancer dans l’analyse de l’efficacité de leurs services.

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Elles disposent pourtant d’indicateurs quantitatifs (comme le nombre de prêts, de consultations à distance, d’entrées, etc.) qu’elles ne parviennent pas à corréler à d’autres données qualitatives (taux de réussite, attractivité et rayonnement de l’université, etc.).

L’analyse de ces données est pourtant essentielle pour prouver le ROI de la bibliothèque et mettre en exergue la corrélation qui existe entre l’activité des bibliothèques et la réussite des étudiants. Il serait intéressant, par exemple, de savoir s’il existe un lien entre le niveau de diplôme obtenu et le nombre de documents empruntés ou consultés. Ce type de statistiques sont des véritables indicateurs de performances. Ils permettraient ainsi de justifier auprès des instances décisionnaires de l’utilité des bibliothèques auprès

des étudiants et des chercheurs, afin de maintenir les budgets de fonctionnement.

Une politique documentaire qui leur échappeBon nombre de dirigeants de bibliothèque déplorent également le fait que la politique documentaire est peu à peu en train de leur échapper. « L’électronique rogne notre marge de manœuvre » confirme un responsable de BU. « Et le reste nous est imposé sous forme de licence nationale. Et ce, alors que nous savons pertinemment que notre offre documentaire ne correspond pas parfaitement aux besoins des enseignants ».

Près d’un sondé sur quatre pense, en effet, que l’offre de la bibliothèque n’est pas adaptée aux enjeux de l’enseignement.

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Les relations individuelles et la formation aux méthodologies documentaires au sein de la bibliothèque sont les moyens privilégiés pour nouer des relations avec le milieu pédagogique. Mais le plus efficace est de former les étudiants pendant l’enseignement et de nouer des relations plus formelles avec les départements.

Comment mieux travailler ensemble ?La bibliothèque continue aujourd’hui de créer davantage de liens et d’échanges avec le milieu pédagogique et deux moyens sont privilégiés pour ce faire : développer des relations individuelles avec les enseignants et faire valoir ses compétences en formant aux méthodologies documentaires, que ce soit au sein de la bibliothèque ou pendant l’enseignement. « Reste que les étudiants de 1ère et 2ème année sont peu réceptifs à ces formations », précise la directrice d’une BU.

Ce n’est qu’à partir de la 3ème année qu’ils voient vraiment l’intérêt de connaître et de maîtriser ces techniques. D’autant que lorsque ces formations sont intégrées à l’enseignement, elles sont évaluées et prennent donc davantage de valeur aux yeux des étudiants. La question est cependant de savoir comment former 10, 20 ou 30 000 étudiants dans l’année...

Les innovations pédagogiques pour lier des relations Si 77 % des bibliothécaires privilégient les relations individuelles, les relations plus

formelles sont cependant perçues comme étant parmi les plus efficaces (participation à des réunions de département, intégration à des projets de recherche, etc.). Certaines bibliothèques ont également créé des vidéos pour présenter la bibliothèque et même des tutoriels pour former à la recherche documentaire. Pour faciliter le rapprochement de la bibliothèque et de ses publics, les répondants à l’enquête ne manquent d’ailleurs pas d’idées: organisation de formations au sein même de la bibliothèque, tenue d’expositions ou de conférences, jeux vidéos de type Hellink8, amphis « gamifiés », participation aux ateliers de la bibliothèque avec attribution de point additionnels aux travaux, etc.

Lieux de culture, d’éducation et de recherche, les bibliothèques offrent d’innombrables possibilités d’apprentissage et viennent en soutien du travail fourni par les étudiants.

Elles jouent donc clairement un rôle dans la réussite de leur parcours. Celui-ci n’est malheureusement pas assez reconnu ni valorisé.

8http://www.sorbonne-universites.fr/actions/formation/college-des-licences-de-la-sorbonne/favoriser-les-initiatives-pedagogiques-innovantes-par-lintermediaire-dappels-a-projets/accompagner-la-reussite-en-licence/hellink.html

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Poussée par la croissance des ressources numériques, la bibliothèque est donc devenue hybride et achète aujourd’hui des livres (une denrée rare, puisque chaque exemplaire repose sur une propriété exclusive), mais aussi des accès à des contenus numériques (dont le fournisseur organise la rareté par contrat et accès sécurisé).

Rendre visibles les ressources numériquesL’objectif aujourd’hui est de rendre plus visible ce vivier de ressources numériques et de le faire vivre. Il est également important de faciliter l’accès des visiteurs à ces ressources numériques et d’éviter les frustrations. Ce qui passe par un accès, rapide et transparente des ressources. Sans oublier de fournir aux utilisateurs des outils de partage et de dissémination.

Mettre en scène les ressources numériquesPour orchestrer cette mise en scène de l’offre de ressources numériques, la technologie est indispensable. Des solutions apportent des réponses efficaces à toutes ces problématiques et permettent de gérer à la fois les données électroniques, imprimées et numériques tout en souplesse, par le biais d’une interface unifiée.

Ces solutions facilitent par ailleurs le téléchargement des ressources numériques et permettent même de définir des droits d’accès spécifiques pour chaque catégorie d’utilisateurs. Reste que l’impact du numérique sur le métier de bibliothécaire est davantage ressenti dans les services

rendus aux usagers (39 %) et la conception de nouveaux services (21 %), que dans l’équipement et l’appropriation de nouveaux outils.

Des investissements « numériques » encore mesurés Reste que pour l’instant, les budgets alloués au numérique sont encore inférieurs aux budgets alloués aux ressources papier : 58 % des bibliothèques allouent, en effet, aux ressources numériques moins de 50 % de leur budget et 42 % y investissent plus de 50 % de leur budget. Elles ne sont que 15 % à consacrer au moins 75 % de leurs budgets aux ressources numériques.

Un transfert progressif vers le tout numérique Pour l’année écoulée, 70 % des répondants estiment que moins de 10 % de leur budget a été transféré au numérique. Si ce transfert semble inéluctable, son évolution reste cependant très progressive. D’ailleurs, si on se projette en 2021, un tiers des répondants estime que l’évolution se fera sur le même rythme, à savoir moins de 10 % par an.

Un autre quart présage d’une progression plus rapide, avec 10 à 20 % supplémentaires. Et 38 % estiment que le transfert de budget sur les ressources numériques sera supérieur à 20 %.

Notez enfin que pour l’extrême majorité des répondants (93 %), l’achat de ressources papier est toujours à l’ordre du jour.

VERS UNE BIBLIOTHÈQUE HYBRIDEL’accroissement des ressources digitales impose de nouveaux défis aux bibliothèques, notamment en termes de gestion et de consultation. Ceci transforme aussi radicalement les relations qu’elles entretiennent avec leurs fournisseurs et complexifie les processus d’acquisition.

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Près de 40 % des bibliothèques allouent moins de 25 % de leur budget au numérique. C’est une part encore importante, les freins étant nombreux: coût, appétence des utilisateurs, etc. Quelques bibliothèques investissent toutefois plus massivement dans le numérique, puisque pour 15 % d’entre elles, plus de 75 % du budget y est consacré.

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La Cour des comptes signalait récemment que sept universités françaises sont dans une situation financière « très dégradée »10

et que deux autres dans une situation « dégradée ». Comprenez par là qu’elles font face à des difficultés financières avérées avec un risque « d’insoutenabilité » à court ou moyen terme. Et ce n’est pas tout, puisque quinze autres universités affichent une « tendance à la dégradation », ce qui implique aussi un « risque d’insoutenabilité à moyen terme ».

L’arrivée des millenialsLes universités françaises voient en effet arriver depuis trois ans les enfants du boom démographique des années 2000. D’où des plans d’économie récurrents, avec des coupes dans l’offre de formations et des suppressions de postes, sources de fortes tensions dans les établissements.

Des projets d’investissement en matériels ou logicielsCette tension budgétaire a aussi des répercussions sur les bibliothèques. Pour celles qui ont pu négocier une augmentation de leur budget, les dépenses ont d’abord porté sur des projets d’investissement en matériels ou logiciels (40 %), puis sur du fonctionnement courant (équipements, mobiliers, consommables, etc.) à 14 %.

« Actuellement avec des budgets contraints, la seule chose qui est financée, c’est de l’investissement » indique une directrice de bibliothèque. « Le reste est étudié sur projet ». Le financement de

postes de contractuels ou de moniteurs n’a bénéficié d’une augmentation que dans 9 % des cas, et les projets de recherche, paradoxalement, seulement 8 % !

S’inscrire dans la stratégie de l’universitéIl est donc important pour les responsables de bibliothèques de démontrer que leur structure s’inscrit parfaitement dans la stratégie de l’université. Mais forcément, il y a des arbitrages et ils ne vont pas toujours dans le sens de la bibliothèque. « Chaque année, ça tourne et l’Université arbitre », ajoute la directrice. Pour obtenir des budgets, il faut souvent des enjeux supérieurs au simple fonctionnement de la bibliothèque et il ne faut surtout pas aller seul à la négociation. La DSI, par exemple, est une bonne alliée et un partenaire de choix dans les projets d’investissement matériel et logiciel.

Embauches et projets de rechercheTension budgétaire oblige, moins d’une bibliothèque sur dix a obtenu des augmentations de budget pour des postes de contractuels ou de moniteurs et seules 8 % ont obtenus des budgets supplémentaires pour des projets de recherche.

Pouvoir compter sur des ressources supplémentaires parait inenvisageable. 95 % des répondants pensent que la dotation en personnel n’évoluera pas. Et parmi eux, 41 % estiment qu’une contraction de personnel sera bientôt à l’ordre du jour.

BUDGET : LES BIBLIOTHÈQUES SOUS TENSION Depuis leur passage à l’autonomie, avec la loi Pécresse de 20079, les universités françaises ont alerté face au manque de moyens et à l’augmentation de la démographie étudiante. Des difficultés qui pèsent aussi sur les bibliothèques.

9https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT00000082431510https://www.lemonde.fr/campus/article/2018/05/25/la-situation-budgetaire-de-sept-universites-inquiete-la-cour-des-comptes_5304679_4401467.html

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Les dotations en technologies de l’information (Système d’information, SIGB…) devraient augmenter pour 37 % des répondants, tout comme celles concernant dans l’aménagement des espaces de la bibliothèque (pour 31 % des répondants). Ce qui est certain, en revanche, c’est que 95 % des répondants sont persuadés que la dotation en personnel, que ce soit en contractuels ou en moniteurs, n’évoluera pas positivement.

Technologies et espaces Aujourd’hui, deux types d’investissements sont privilégiés : > L’équipement en technologies et systèmes d’information (changement de SIGB, portail documentaire, etc.) et ce, au détriment des investissements non technologies (trieuses de livres par exemple). > L’aménagement des espaces de la bibliothèque tant les attentes ont changé ces dernières années de la part des utilisateurs.

L’acquisition de ressources ou de collections arrive en 3ème position, et ne concerne que 15 % des bibliothèques.

Quelles perspectives d’évolution de budget selon les types de bibliothèques ?

Pour les bibliothèques spécialisées, les perspectives d’augmentation de budget concerneraient plutôt, de l’avis des répondants, les investissements dans les technologies de l’information, et ensuite les acquisitions de ressources et de collections.

Pour les bibliothèques universitaires et interuniversitaires, les perspectives positives sont plutôt attendues dans l’aménagement des espaces, véritable enjeu envers le public étudiant, et dans les technologies de l’information.

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Pour les bibliothèques de recherche, en revanche, les perspectives sont en deçà des autres et les investissements se maintiennent tout juste. Ce qui est compréhensible en ce qui concerne l’aménagement interne, mais

beaucoup moins pour les technologies de l’information : presque un tiers des répondants s’attend à une diminution de budget.

26 % pensent que le budget va augmenter dans les 5 prochaines années. De manière mesurée cependant : entre 1 et 5 % d’augmentation. 37 % pensent qu’il va baisser, et 37 % pensent qu’il sera stable.

Prouver la valeur de la bibliothèqueIn fine, prouver que le public est satisfait des services offerts par la bibliothèque est une chose, mais prouver qu’ils ont un impact sur la valorisation des travaux universitaires et sur la réussite des étudiants en est une autre.

Malgré la difficulté de montrer la véritable valeur et le ROI - retour sur investissement - de la bibliothèque, pour les professionnels du secteur, il semble évident que les

financements suivront, si on parvient à démontrer l’impact de la bibliothèque.

Les représentations évoluentSeules 22 % des bibliothèques considèrent qu’elles sont plutôt perçues comme un centre de coûts, et 6 % supplémentaires estiment que c’est tout à fait le cas. 72 % estiment que les représentations évoluent : pour 49 %, la valeur ajoutée est plutôt reconnue, et pour 24 % tout à fait reconnue.

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Quand on parle de collaboration extérieure aux responsables de bibliothèque, la plupart répond que cette collaboration existe déjà. Seul un sur trois avoue ne pas collaborer étroitement avec d’autres bibliothèques de la région. C’est d’autant plus dommage que les bibliothèques bénéficient depuis plusieurs années de prêts inter bibliothèque.

Elles collaborent également à la gestion des collections pour éviter les doublons d’œuvres coûteuses, elles coopèrent pour la formation du personnel et se regroupent même pour négocier des licences d’achat et d’utilisation de ressources documentaires électroniques.

Une démarche volontariste« La collaboration est permanente », insiste un directeur de BU. « Car nous sommes en réseau. Et il s’agit d’un petit réseau. Nous échangeons donc de la donnée en permanence. Nous communiquons, nous mutualisons les informations, mais nous n’achetons pas ensemble. Il s’agit finalement d’une collaboration assez classique. Ce n’est rien d’autre que du réseautage, du relationnel, etc ». Les responsables de bibliothèques concèdent que cette collaboration n’est ni centralisée, ni standardisée et qu’elle leur prend malgré tout beaucoup de temps.

« Nous participons tous à des évènements, des groupes de travail, des associations et des entités comme le réseau Couperin. Et nous travaillons autour de tous les aspects de la bibliothèque » poursuit-il.

Et puisque les bibliothèques ne sont pas en concurrence les unes avec les autres et que ce réseau est relativement restreint, le partage de l’information se fait facilement. Mais il s’agit bel et bien d’une démarche volontariste. Et, même si cela devient de plus en plus rare, certains responsables préfèrent encore œuvrer dans leur coin, sans partage ni communication. Parmi les directeurs de bibliothèques et les cadres supérieurs, 79 % aimeraient avoir davantage l’occasion d’échanger entre pairs. 83 % des répondants sont même persuadés qu’une collaboration plus étroite avec des institutions semblables aux leurs les aiderait à optimiser les investissements technologies de l’information et 77%, l’acquisition de ressources et de collections.

Renforcer la collaboration avec les chercheurs et les enseignantsAujourd’hui, il est possible d’aller beaucoup plus loin dans cette collaboration. Notamment en interne, vis-à-vis des chercheurs et des enseignants.

60 % des répondants à l’enquête disent entretenir actuellement des relations «plutôt bonnes », voire « très bonnes», avec l’équipe administrative en place. La tendance est sensiblement la même (61 %) avec la direction des services de la recherche.

En revanche, les relations semblent un peu plus compliquées, du moins plus distantes, avec les chercheurs et les cadres supérieurs responsables de la recherche (labo, etc.). 34 % font état de relations plutôt pauvres

VERS UNE COLLABORATION ÉTENDUE Si les bibliothèques ont une longue tradition de travail en réseau au niveau national (et dans une moindre mesure à l’international), beaucoup de choses restent à faire pour leur permettre de rayonner plus largement.

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VERS UNE COLLABORATION ÉTENDUE et 9 % d’une absence totale de relation. « La collaboration s’intensifie de plus en plus avec les chercheurs et les enseignants. Et c’est une très bonne chose » confirme une responsable de BU. « C’est ce vers quoi nous devons tendre. Nos agents sont, en effet, beaucoup plus ouverts aux échanges et les enseignants comme les chercheurs l’apprécient ». C’est une première impulsion à donner.

Des échanges interprofessionnelsPar ailleurs, la bibliothèque n’hésite pas à se rapprocher d’autres structures (services d’archives, musées, etc.) afin de mettre à disposition des utilisateurs, dans l’une des institutions partenaires, les ressources et collections des autres. Le renforcement de cette collaboration et cette mise en réseau interprofessionnelle apparaît aussi comme un impératif.

Le développement de partenariats avec les collectivités locales semble également tout indiqué.

La coopération entre bibliothèques municipales et universitaires devrait d’ailleurs s’inscrire dans le cadre de conventions systématiques. Une meil- leure coordination devrait également être instaurée entre la politique de la documentation universitaire, qui relève du Ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, et la politique de la lecture, qui relève du Ministère de la Culture.

C’est en s’ouvrant à certains publics en interne et à d’autres institutions voisines, que les bibliothèques pourront renforcer leurs partenariats.

Gérer la résistance au changementLa gestion du personnel est également largement perfectible et fait partie des vecteurs d’ouverture de la bibliothèque.

Si les progrès techniques accomplis ces dernières années (unification du catalogage, développement de la numérisation) ont été possibles grâce à une large professionnalisation des fonctions, d’importants facteurs de rigidité subsistent. Ils sont liés à la structure même de la profession (notamment les différentes catégories d’agents) et à un corporatisme encore exacerbé. Ce qui génère une forte résistance aux changements, avec des impacts perceptibles sur la mise en place rapide de nouveaux projets organisationnels, mais aussi sur la modernisation des outils et la volonté de proposer de nouveaux services.

Gagner en considérationCette résistance est d’autant plus importante pour les bibliothèques que la gestion des systèmes d’information documentaire, comme l’organisation et la maintenance des ressources numériques, nécessitent aujourd’hui des agents de plus en plus pointus et spécialisés.

Cette situation contribue au fait que la fonction documentaire n’est souvent pas clairement perçue comme une mission essentielle au sein même des universités et que la bibliothèque n’est pas considérée comme un instrument majeur dans la gestion des projets de recherche et dans la réussite étudiante.

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La bonne nouvelle de cette étude 2019, c’est que 72 % des répondants envisagent l’avenir de façon positive et 8 % pensent que les choses n’évolueront pas beaucoup. En revanche, 20 % tout de même sont persuadés que la situation des bibliothèques (et des universités) va se dégrader.

Les plus pessimistes mentionnent :

> Les baisses continues de moyens humains et financiers. Les compressions de personnel, les postes non renouvelés et l’absence de crédits sont autant de signes négatifs envoyés par les institutions aux professionnels en place. D’où un sentiment de précarité, beaucoup de questions et d’incertitudes et un regard frileux sur l’avenir.

> L’absence de reconnaissance. Beaucoup de professionnels du secteur ont, en effet, l’impression de jouer un rôle essentiel, mais que personne ne s’en aperçoit et que ce rôle n’est absolument reconnu.

> Un sentiment de menace latent. Certains craignent, en effet, des démantèlements et des fermetures d’établissements au cours des prochaines années et ont l’impression d’être dans un siège éjectable.

4 grandes tendances pour envisager positivement demainParmi les 72 % des plus optimistes, beaucoup insistent sur le fait que l’avenir sera positif, à condition toutefois d’en être un véritable acteur et de prendre des initiatives. Parmi les propos des répondants sur cet avenir, quatre grandes tendances se dégagent :

> L’évolution vers les learning center ou vers une bibliothèque « augmentée » avec des multiples services (numériques ou non).

> L’intégration nécessaire du numérique. Ce qui passe par la prise en compte et la gestion efficace des données de la recherche, la modernisation des infrastructures et l’évolution vers des ressources de plus en plus numériques.

> Le souhait de devenir un pôle d’excellence : de véritables projets d’établissement doivent orienter la stratégie et rendre cohérents les investissements.

> La volonté de faire partie intégrante de l’université, de générer des interactions plus fortes avec la pédagogie et les chercheurs, et surtout d’offrir de nouveaux services aux chercheurs

QUEL AVENIR POUR LA BIBLIOTHÈQUE ? Difficile de se prononcer. Ce qui est certain, c’est que les bibliothèques seront toujours là dans dix ans, tout comme les livres et le papier en général. Rares sont ceux, parmi les professionnels du secteur, qui croient à un avenir sans papier et 100 % numérique.

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« UN RÔLE DE PLUS EN PLUS CENTRAL »

« UN AVENIR EN MOUVEMENT »

« ESSENTIEL MAIS MENACÉ »

« NOUS DEVONS ÊTRE PLUS

PRÉSENTS DANS LA VIE DE

L’UNIVERSITÉ »

« CREATION DE LA CYBERLIBRARY »

« ETRE ACTIFS ET MÊME

PROACTIFS ! »

« S”AFFICHER COMME UN

LIEU DE COMPÉTENCES »

COMMENT VOYEZ-VOUS L’AVENIR DE VOTRE BIBLIOTHÈQUE ?

VERBATIM

PAROLES DE PROFESSIONNELS

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METHODOLOGIE ET TYPOLOGIE DES REPONDANTS

L’enquête a été administrée en ligne du 20 décembre 2018 au 5 mars 2019.Elle a enregistré 150 répondants.

Typologie des bibliothèques ayant répondu :

Typologie des fonds documentaires traités :

Fonction des répondants :

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Fonction des répondants :

À propos d’Ex Libris

Ex Libris, une filiale de ProQuest, est un fournisseur majeur mondial de solutions dans le cloud destinées à l’enseignement supérieur. L’entreprise propose des solutions SaaS pour la gestion et la découverte de l’éventail complet des matériels de bibliothèque et de recherche ainsi que des solutions mobiles de campus favorisant la participation et la réussite des étudiants. La clientèle d’Ex Libris comprend des milliers de clients répartis dans 90 pays.

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