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La
Déclaration
Sociale Nominative Parlons-en Ensemble
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SOMMAIRE
1. La DSN, une simplification nécessaire ?
1.1. Les principes de la DSN
1.2. Les acteurs concernés par ce changement
1.3. Les trois phases de mise en œuvre de la DSN
2. Comment préparer la mise en œuvre de la DSN ?
2.1. Analyser les impacts
2.2. Déterminer la trajectoire de mise en œuvre
2.3. Mettre en place le projet
3. La DSN, une opportunité, un facteur clé de compétitivité
3.1. Une réforme gagnant-gagnant
3.2. Les avantages de l’externalisation
4. Comment Univers Paie peut vous aider ?
4.1. Notre expertise à votre service :
4.2. Une collaboration avec l’éditeur leader sur le marché des PME
5. La DSN, en bref…
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La Déclaration Sociale Nominative 2
1. La DSN, une simplification nécessaire ?
1.1. Les principes de la DSN
La Déclaration sociale nominative (DSN) est un projet majeur du « choc de
simplification » initié en France pour les entreprises par la « loi Warsmann » du 22
mars 2012.
La DSN a pour objectif d’alléger et de simplifier l’ensemble des formalités
sociales, de réduire le risque d’erreur dans la saisie des informations relatives à vos
salariés et de lutter également contre les fraudes et les contentieux.
Concrètement, il s’agit de basculer différentes déclarations sociales, mensuelles,
trimestrielles, annuelles ou évènementielles vers un format unique de fichier mensuel
ou évènementiel. A réception du fichier DSN, l’administration se charge de le
transmettre à tous les organismes concernés (ACOSS, Pôle Emploi, DARES, AGIRC-
ARRCO, prévoyance, mutuelle ou autres assurances collectives).
A partir du 1er janvier 2016, toutes les entreprises qui emploient des salariés du
secteur privé vont procéder à une seule transmission, mensuelle et dématérialisée, à
partir du logiciel de paie, dont les données seront distribuées aux différents organismes
de protection sociale publics et privés, via net-entreprises.fr (ou msa.fr pour les
entreprises agricoles). Chaque salarié sera désigné par une identité unique.
La Déclaration Sociale Nominative 3
La DSN
?
1,3 milliard €
d’économies
€
1. La DSN, une simplification nécessaire ?
La DSN devient obligatoire à partir du 1er mai 2015 (paie d’avril 2015) pour les employeurs
qui ont déclaré en 2013 :
- soit directement plus de 2 millions de cotisations ou contributions sociales
- soit plus d’1 million pour ceux qui ont recours à un tiers déclarant (expert-comptable
notamment), dès lors que ce tiers déclare pour l’ensemble de son portefeuille clients un
montant de plus de 10 millions d’euros.
NB : La substitution des déclarations actuelles de périodicité variable (annuelle, trimestrielle,
mensuelle) par une DSN mensuelle prenant en compte les données calculées en paie
nécessitent de repenser l’organisation des équipes métier chargées actuellement de ces
déclarations.
Les contrôles et corrections de données à déclarer qui se faisaient essentiellement avant la
DADS-U vont devoir se faire mensuellement. Ceci implique que les paies et modifications de
données soient fiabilisées au plus près de leur date de survenance.
La Déclaration Sociale Nominative 4
Les entreprises
aujourd’hui
Les entreprises
demain
Déclaration
unique
1. La DSN, une simplification nécessaire ?
1.2. Les acteurs concernés par ce changement
La DSN a été développée en intégrant les intérêts de chacun des acteurs concernés à savoir les déclarants, les organismes de protection sociale, les pouvoirs publics et les salariés.
Les bénéfices pour les entreprises, les déclarants et les experts comptables :
Réduction du nombre de déclarations à effectuer
Simplification des déclarations grâce à l’optimisation des données à transmettre
Simplification des processus de travail grâce à l’automatisation des tâches
Sécurisation et fiabilisation des obligations sociales : moins de risques d’erreurs de saisie, de précontentieux et donc de pénalités.
Les bénéfices pour les organismes de protection sociale et les pouvoirs publics :
Mutualisation de la collecte et de la diffusion des données rendue possible par une identification commune et partagée des déclarants et des salariés
Renforcement de la lutte contre la fraude et une réduction des contentieux
Les bénéfices pour les salariés :
Calcul plus rapide des droits et prestations auxquels à droit chaque salarié
Identification et correction plus rapide d’éventuelles erreurs
Allègement des éléments demandés en cas de changement de situation donnant lieu à des droits ou prestations : départ en retraite, liquidation du RSA…
Réduction des données nominatives en circulation renforçant la confidentialité
Sécurisation des droits des salariés grâce à une identification unique auprès de tous les organismes
La Déclaration Sociale Nominative 5
1.3. Les trois phases de mise en œuvre de la DSN
La phase 1 : 1er trimestre 2013 – février 2015 (phase pilote)
Concerne la Déclaration Mensuelle des Mouvements de Main d’œuvre adressée à la DARES
(ou l’Enquête trimestrielle MMO, pour les établissements de moins de 50 salariés), ainsi que
les déclarations de signalement d’arrêt de travail (URSSAF) et de fin de contrat de travail
(Pôle Emploi et Institutions de prévoyance et de mutuelle), uniquement pour les salariés
relevant du régime général SS.
La phase 2 : février 2015- janvier 2016
Concerne les déclarations pour versement des cotisations URSSAF (DUCS URSSAF, ainsi
que le bordereau récapitulatif et le tableau récapitulatif annuel). La phase 2 élargit également
le périmètre au régime MSA et aux entreprises de travail temporaire. Les expatriés, frontaliers
et fonctionnaires détachés peuvent être inclus dans les fichiers DSN sous certaines
conditions.
La phase 3 : Janvier 2016 (phase finale, devient obligatoire)
Procède au remplacement total des DUCS et DADS-U par la DSN, à partir de janvier 2016 (la
dernière campagne DADS-U se fera en janvier 2016 pour l’exercice 2015). GIP-MDS étudie la
possibilité de basculer d’autres déclarations en mode DSN (DOETH, DPAE, CPF, Compteur
pénibilité…) sans que le calendrier exact ait été arrêté.
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1. La DSN, une simplification nécessaire ?
GIP-MDS, la maîtrise d’ouvrage de la DSN, a instauré une
mise en œuvre progressive de la DSN en 3 phases. Le but de
ce phasage est de faciliter la conduite du changement induit par le
basculement des différentes déclarations rentrant dans le
périmètre de la DSN et d’adapter progressivement les exigences
DSN en fonction des retours des premières entreprises qui
déclarent en DSN.
2. Comment préparer la mise en œuvre de la DSN ?
2.1. Analyser les impacts
La DSN va avoir un impact sur vos processus déclaratifs. C’est pourquoi il est
nécessaire de maîtriser complètement la situation actuelle en matière de déclaration.
Une réflexion sur votre organisation Paie/déclaratifs est nécessaire. Elle permettra de :
Détecter les carences et points de vigilance concernant les données à déclarer dans la
DSN à partir d’une comparaison du contexte déclaratif actuel et des données du cahier
technique DSN
Formaliser les procédures métier de déclaration pour la DSN cible et décrire les
différences avec les procédures actuelles
Vous pourrez par exemple avoir des actions sur ces différents thèmes :
Le niveau de qualité de vos données (par exemple lors de la N4DS: NIR erronés,
données diverses rejetées, informations absentes du SI paie à compléter, ...), en sachant
qu’il y a des contrôles complémentaires prévus par la DSN
L’identification des actions « manuelles » correctives sur les déclaratifs actuels
(correction de salaires de référence, forçages de compteurs…)
L’impact de la norme DSN sur les données à transmettre et sur les modifications du plan
de paie (ex : finesse des rubriques pour gérer la diversité des types de primes par exemple)
risques sur la charge de paramétrage.
Déterminer la maturité de la solution utilisée. Faites le point avec votre éditeur et
assurez-vous que votre outil est dans une version compatible DSN.
Vos spécificités : fonctionnelles d’une part (ex : populations spécifiques gérées), techniques
d’autre part (spécificités de paramétrage ou de flux).
Tout ceci nécessite :
De prévoir une évolution des fonctionnalités déclaratives du SIRH et des SI connexes
(frais professionnels)
De repenser les procédures métier du déclaratif social et des versements
et recouvrements vis-à-vis des organismes.
La Déclaration Sociale Nominative 7
2.2. Déterminer la trajectoire de mise en œuvre
En tenant compte des impacts, vous aurez à décider sur différents points, parmi lesquels :
La date d’entrée dans le dispositif DSN.
Le phasage : débutez-vous en phase 1 ou 2, en remplaçant quelles déclarations, avec ou
sans signalement d’événements, comment passerez-vous à la phase 3 ?
Le périmètre déclaratif : population, établissements, sociétés et leur phasage.
Démarrage global ou par vagues.
2.3. Mettre en place le projet
Il est important de s’assurer que toutes les ressources seront disponibles pour la mise en
œuvre du projet. Vous devrez donc avoir évalué et prévu la charge de travail pendant
les 2 années de transition :
Sur la gestion du projet d'évolution du SI paie
Sur la gestion du projet de transformation (évolution organisation et re-engineering des
processus)
Sur la réalisation en biseau de certaines déclarations "ancienne norme et processus" et
d'autres déclarations en normes et processus DSN
En parallèle, le plan projet doit permettre d’identifier et de suivre les risques externes :
Paliers d’adaptations successives côté éditeur SIRH
Risques sur qualité des livraisons éditeurs et de régression entre les phases
Risques de remises en cause des cahiers techniques GIP-MDS
Risque de Dérapage de planning des acteurs
Niveau de préparation des Organismes de Protection Sociale
La Déclaration Sociale Nominative 8
2. Comment préparer la mise en œuvre de la DSN ?
Suite à ces décisions et en tenant compte de l’analyse des impacts, une trajectoire projet peut être établie.
Cette trajectoire sera spécifique à votre contexte et devra être vue avec l’interlocuteur DSN, qui vous sera communiqué à l’inscription au dispositif DSN.
3.1. Une réforme gagnant-gagnant
La déclaration sociale nominative, mesure phare du « choc de simplification » est un modèle gagnant-gagnant pour chaque acteur concerné en intégrant les intérêts de chacun et en s'appuyant sur le succès des premières réalisations de simplifications et de modernisation des déclarations sociales.
Les bénéficiaires de cette nouvelle réforme sont l’Etat, les entreprises et les salariés.
Pour l’Etat, la dématérialisation des données au fil de l’eau et non en fin d’année comme à l’heure actuelle lui garantira la fiabilité des données transmises et réduira notamment les fraudes.
Dans un contexte administratif excessivement contraignant pour les entreprises, la DSN va permettre de réduire le nombre de déclarations à effectuer et assurer la fiabilisation et la sécurisation des obligations sociales auxquelles elles sont assujettis. La mise en œuvre de la DSN devrait ainsi contribuer à la performance globale de l’entreprise, et améliorera la productivité des services RH.
La première attente du salarié est de recevoir un bulletin de paie juste, clair et à temps. La DSN implique une sécurisation des droits, une simplification des démarches et l’assurance de la portabilité des droit en cas de changement d’employeur.
La Déclaration Sociale Nominative 9
Pour les entreprises
et les tiers-déclarants Pour les salariés
La sécurisation et la fiabilisation des
obligations sociales avec moins de risques
d’erreurs, de contentieux et de pénalités. La
maîtrise de ses données est meilleure et le
dispositif de contrôles complet et clair
La sécurisation des droits grâce à une
identification unique valable auprès de tous
les organismes
La réduction du nombre de déclarations à
effectuer
La simplification des démarches et
l’assurance de la portabilité des droits
La simplification des déclarations au rythme
du cycle de paie
La confidentialité renforcée des données en
circulation, celles-ci étant moins nombreuses
3. La DSN, une opportunité, un facteur clé de compétitivité
3. La DSN, une opportunité, un facteur clé de compétitivité
3.2. Les avantages de l’externalisation
La DSN va transformer beaucoup d’habitudes. Le remplacement progressif d’une multitude de
déclarations en un flux unique et, qui plus est, dématérialisé, entraîne forcément de
nombreuses questions sur les conditions de son emploi et les modalités de sa mise en œuvre.
Si la DSN garantie une simplification dans la gestion administrative, la transition, elle,
peut se révéler plus complexe.
En effet, la gestion des processus paie et les déclaratifs relatifs à vos salariés doivent être
repensés dans une logique de législation mais aussi dans une logique de budgétisation et de
recentralisation de vos compétences.
La Déclaration Sociale Nominative 10
L’édition des bulletins de paie
représentent 15% des activités de votre service RH
Chaque année, c’est plus de 100
évolutions ou modifications
réglementaires qui impactent les bulletins de paie
Traiter une paie en interne coûte mensuellement entre 23 et 43 €
par salarié, à comparer aux 15 à 25 € lorsqu'elle est externalisée.
La mise en place de la DSN dans les entreprises nécessite une mise à jour des systèmes
et des logiciels de paies ainsi qu’une mise à niveau des compétences humaines pour gérer au
mieux cette transition et cette évolution obligatoire.
Une telle refonte du système de paie nécessite une anticipation de la part des entreprises.
Et l’enjeu est double puisque comme démontrer précédemment, la gestion de la paie
représente un coût budgétaire important et diminue par ailleurs vos compétences RH.
Recentrez votre service RH et créez de la valeur
Externaliser sa paie, c’est se libérer des tâches administratives, chronophages et à faible
valeur ajoutée
Valoriser vos compétences RH à plus forte valeur ajoutée (gestion des carrières,
formation, évaluations annuelles, etc.), qui augmenteront la satisfaction de vos employés
et participeront à la performance de votre entreprise
Minimisez les risques et réduisez les coûts
83% des entreprises françaises qui produisent des bulletins de paye sont faux ou erronés
En externalisant, vous bénéficiez d'une garantie de fiabilité dans le traitement de la paie et
du respect des échéances de déclaration et de paiement
4.1. Notre expertise à votre service :
Notre objectif principal est de vous aider à optimiser vos processus de gestion
des Ressources Humaines.
Notre philosophie : « Accompagner nos clients dans la transformation RH »
Membre du groupe HR-Path, Univers Paie est spécialiste de la gestion de la paie et de
l’administration du personnel pour les PME françaises. Notre expérience depuis 1996, nous
permet de garantir des prestations RH de haute qualité.
Nous pouvons intervenir depuis l’audit de votre organisation, l’étude de cadrage, la conduite
du changement jusqu’à la mise en œuvre de votre déclaratif.
Vous conseiller le système RH Optimum
Un service adapté à vos objectifs d’entreprise et business
Un diagnostic de votre système actuel de paie et de vos solutions RH
Un suivi de la qualité du service délivré tout au long de notre collaboration
Vous aider à maîtriser vos coûts
La production de votre paie
L’établissement de vos déclarations
Vous accompagner avec un service adapté
La veille législative et sociale proactive
Un gestionnaire dédié sur le long terme
Un Conseil RH en Audit Paie - RH et Formation
La réversibilité de votre contrat de service
4. Comment Univers Paie peut-il vous aider ?
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4.2. Une collaboration avec l’éditeur leader sur le marché des PME
Le label Sage Service Bureau expert dont bénéficie Univers Paie depuis 2013 valorise notre
relation avec Sage, l’éditeur leader sur le marché des PME. Ce partenariat permet un accès
privilégié aux nouveautés légales et une assistance technique dédiée aux professionnels de
l’externalisation de paie.
La Déclaration Sociale Nominative
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Nous développons une stratégie d’accompagnement pour nos clients par le biais de
Webinaire périodique sur la mise en place de la DSN au sein de votre service RH.
Nous sommes donc prêt pour vous accompagner et ainsi anticiper au mieux la mise en place
de la DSN dont les facettes organisationnelles et techniques sont multiples.
1 entreprise équipée sur 3 a choisi un
logiciel de Paie Sage et 96 % des
clients interrogés considèrent que
celui-ci est adapté à leurs besoins.
A moins d’avoir choisi
l’externalisation, la DSN
nécessite une
adaptation du logiciel
paie.
4. Comment Univers Paie peut-il vous aider ?
1. La DSN, un projet novateur.
12/09/14
2. Comment mettre en place la DSN ?
07/10/14
3. Présentation de l’outil DSN
06/11/14
4. Les nouveautés de la DSN
13/01/15
5. Retour d’expérience et témoignages clients
10/02/15
5. La DSN en Bref…
La Déclaration Sociale Nominative 13
Contactez-nous au 01.73.00.24.05 ou sur www.universpaie.com
Qu’est-ce que la DSN ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est un projet majeur du « choc de simplification
» initié en France pour les entreprises, qui va remplacer toutes les déclarations sociales
et impacter les processus paie.
Quels sont les objectifs de la DSN ?
Renforcer la compétitivité de l’entreprise en simplifiant la complexité des formalités
sociales
Réduire les risques d’erreur et de perte des droits pour les personnes assurées
Réduire les contentieux et lutter contre la fraude
Améliorer la gestion et le contrôle du système de protection sociale
Quels sont les deux types de transmissions ?
Mensuelle : données issues de la paie
Evènementielle :
- Le signalement arrêt et reprise de travail suite à un arrêt maladie, maternité ou
paternité
- Le signalement fin de contrat de travail de plus d'un mois
La DSN est à transmettre mensuellement le 5 ou le 15 du mois.
La déclaration s'effectue sur un point de dépôt unique. Il s'agit de net-entreprises.fr
pour le régime général et de msa.fr pour le régime agricole.
5. La DSN en Bref…
La Déclaration Sociale Nominative 14
Contactez-nous au 01.73.00.24.05 ou sur www.universpaie.com
Quel est le calendrier de la DSN ?
La DSN devient obligatoire dès le mois de mai 2015 pour les employeurs qui ont
déclaré en 2013 :
Soit directement plus de 2 millions de cotisations ou contributions sociales
Soit plus d’1 million pour ceux qui ont recours à un tiers déclarant (expert-comptable
notamment), dès lors que ce tiers déclare pour l’ensemble de son portefeuille clients
un montant de plus de 10 millions d’euros.
Pour les autres entreprises qui emploient des salariés du secteur privé, le passage à la
DSN deviendra obligatoire dès le 1er janvier 2016.
Pourquoi anticiper sa mise en place ?
En démarrant la DSN aujourd'hui toutes les entreprises gagnent en efficacité et en
sérénité en se familiarisant avec cette nouvelle manière de communiquer les données
sociales, en se basant sur les pratiques de paie qui se réapproprient les « déclarations ».
Anticiper le changement avant l’obligation (janvier 2016), c’est gagner du temps,
c’est installer le nouveau fonctionnement en toute sécurité. Les entreprises qui entrent
dans le dispositif profitent déjà des simplifications et de la période de rodage nécessaire.
NB : Même si la DSN annonce une simplification dans la gestion des déclaratifs,
ce changement aura des impacts conséquents sur votre service de paie et les
déclaratifs.
Univers Paie vous accompagne dans le passage de la DSN, grâce à nos
compétences tant humaines que techniques.
