La DGME industrialise ses démarches citoyennes grâce à Alphinat

L a solution SmartGuide ® a permis à la Direction Générale de la Modernisation de l’Etat d’industrialiser les démarches citoyennes en

ligne, dans un temps record.

Simplifier la vie des usagers. Telle est l’une des grandes missions de la Direction Générale de la Modernisation de l’Etat (DGME). Rattachée au Ministère du Budget, des Comptes Publics, de la Fonction Publique et de la Réforme de l’Etat, la DGME accompagne les minis-tères dans leurs chantiers de transformation.

Depuis plusieurs années, de nombreux projets ont été conçus au sein de ce service. « Le problème », se souvient Gilles Lassare, Chef du département projets d’administration électronique à la DGME, « c’est que beaucoup de ces projets ont été construits en silo, chacun générant des coûts non négligeables. Cela ne correspondait pas vraiment aux objectifs actuels d’avoir un ROI effectif et très rapide » précise-t-il. La politique de rigueur mise en place pour faire face à la crise, pousse en effet entreprises et gouvernements à réaliser très rapidement des économies tout en améliorant la qualité de leurs services.

RAPIDITÉ + ECONOMIE = €€€ !Dans ce contexte, la DGME décide alors de lancer un

appel d’offre compétitif afin de créer une « usine » de services interministériels dématérialisés utile à toutes les collectivités et aux citoyens. Ce projet porte le nom de MDEL (Mes démarches en ligne) et se matérialise au sein du portail http://mon.service-public.fr. Pour ses équipes, il n’est plus question de faire de l’infor-matique traditionnelle et de multiplier les plateformes, bien au contraire. L’objectif est de bâtir une applica-tion web, véritable guichet unique, capable d’auto-matiser la conception, la formalisation et la mise en ligne de ces démarches avec un minimum de programmation, réutilisable à l’infini. Pour l’usager, tout doit être simple à utiliser.

Pour atteindre cet objectif, la DGME adopte une approche industrielle. Elle fait le choix de la solution SmartGuide® du canadien Alphinat, combinée à l’ingénierie et l’infrastructure de Bull. Ces deux par-tenaires sont en effet les seuls à pouvoir développer cette « usine à dématérialiser ». Ce dispositif répond parfaitement aux contraintes fortes d’agilité, de délais, de volumétrie, de sécurité et de coûts dont la DGME a besoin pour répondre à la demande des usagers. Et en permettant de gagner du temps, cette fabrique permet de réaliser de grandes économies.

Etude de cas

MES DEMARCHES EN LIGNE DANS MON SERVICE PUBLIC

3 millions

2 millions 1300

3600communes raccordées volontairement au dispositif

nombre de comptes utilisateurs créés sur mon.service-public.fr

de téléchargements chaque mois nombre de formulaires déjà disponibles sur la plateforme

SIMPLY THE FASTEST PAAS TO CLOUD!

L’ÉTAT AGILE

SMARTGUIDE, SEULE SOLUTION QUI PERMET D’INDUSTRIALISER LES PROCESSUSSmartGuide®, un nouveau paradigme de dévelop-pement agile, change la méthode de développe-ment d’applications, minimise la programmation requise et réutilise les applicatifs déjà développés. Cette solution positionne les hommes de métier ou de marketing au centre du nouveau dispositif. Très peu de codage, généralement obligatoire pour mettre en place une telle application web n’est nécessaire. La complexité des procédures est masquée, et même des non-informaticiens peuvent bâtir leur démarche en ligne simplement. Ils peuvent traiter les dialogues et saisies, la soumission, le suivi de la demande, ainsi que la supervision et l’administration, le tout depuis une seule et même plate-forme. L’interface graphique facilite cette mise en ligne de manière simple. En in-dustrialisant, il devient facile de prédéfinir une bonne fois pour toute l’ergonomie, le mode de connexion, le pré-remplissage des formulaires. « Seule la solution d’Alphinat nous permettait d’industrialiser les proces-sus. Aucune autre offre ne proposait une solution de création de démarches en ligne avec un retour sur investissement aussi rapide » constate Gilles Lassarre.

UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT HORS DU COMMUNDepuis sa mise en production, http://mon.service-pu-blic.fr a atteint en moins d’un an 3 millions de comptes créés. Près de 1300 formulaires sont disponibles et le site enregistre 2 millions de téléchargements par mois. Déclaration de changement de coordonnées, demande d’inscription sur les listes électorales, recen-sement du citoyen... sont autant de services désor-mais disponibles en ligne. Pour le citoyen, l’objectif est atteint : accéder à toute heure à ces services lui permet de gagner du temps, et conserver ses infor-mations de manière simple et sécurisée. Pour les com-munes, utiliser ces démarches dématérialisées leur permet de gagner énormément de temps. «  Je dé-montre très facilement que tous les investissements ont été totalement amortis en un an. Cette année le budget est déjà complètement rentabilisé avec tout ce qu’on a fait depuis janvier 2011  » reprend Gilles Lassarre. Un véritable succès qui permet à la DGME d’être confiante dans ses prochaines démarches dématérialisées. Toutes les démarches qui vont être produites dans le futur auront toujours la même logique.

Gilles Lassarre, Chef du dépar-tement projets d’administration électronique à la DGME.

Quel bilan d’un tel projet ? C’est un vrai pas en avant pour le citoyen ! Depuis le début, ma mis-sion est centrée sur l’usager. L’objec-tif de notre cellule est de fournir des outils qui leur permettent d’aller plus vite, d’éviter de longues files d’attente pour pouvoir effectuer ces démarches, simplifier l’accès aux documents, et les conserver. Seule une «usine à dématérialiser» pouvait remplir ces objectifs. Cette industria-lisation permet de gagner beau-coup de temps : une démarche peut être désormais mise en ligne en quelques jours ou quelques semaines, soit au moins trois fois plus rapidement qu’auparavant. Les

chiffres parlent d’eux-mêmes. Près de 3 millions de démarches enre-gistrées, et plus de 3600 communes raccordées volontairement au dispositif. Près de 40 % de la popu-lation est couverte. Notre retour sur investissement a été immédiat.

Est-ce que la solution SmartGuide d’Alphinat est vraiment la seule à pouvoir répondre à vos besoins ? Oui. Cette société est un précur-seur dans la fabrication de tels services. Ils ont su développer une solution vraiment innovante, simple et économique. La solution nous permet d’aller très vite, et créer des démarches à l’infini ! Et elle permet aussi aux gens de métier de déve-lopper eux mêmes l’application avec SmartGuide® Designer , sans savoir programmer. Autre bénéfice direct : les agents n’ont plus qu’à se concentrer sur les spécificités des demandes métier et leur collabora-tion avec les administrations, et non

plus sur les technologies néces-saires pour moderniser les dé-marches en ligne. Et plus le métier est associé tôt dans la démarche, plus le projet a des chances d’aller jusqu’au bout. Enfin, je dois avouer que le fait qu’ils soient canadiens et expérimentés sur ce type de projets outre-atlantique, nous a permis d’avoir une vision différente de la dématérialisation des formulaires et des téléprocédures.

2 questions

Etude de cas

MES DEMARCHES EN LIGNE DANS MON SERVICE PUBLIC

UN VÉRITABLE GUICHET UNIQUE VIRTUEL

La solution SmartGuide® d’Alphinat est la seule offre du marché à savoir transformer un formulaire classique en un formulaire web intel-ligent, en le découpant en une série d’étapes logiques et intuitives. L’outil sait construire un dialogue interactif avec l’usager, interroger des SI internes ou externes, chercher et ramener les solutions en ligne, remplir les formalités et les adresser à chaque SI dans le format souhaité.

Usines à fabriquer les démarches

{

TRANSPORT ET ROUTAGE DES FLUX ANNUAIRE DES AA

ACCUSÉ DE DÉPÔT ET DE RÉCEPTIONSUPERVISION ET TRAÇABILITÉ

GESTION DE LA PREUVEHORODATAGE

{USINE FABRICATIONUSINE ÉXÉCUTION

SUIVI

GRDR

COMPTE UNIQUE

PARTICULIER

ENTREPRISE

COLLECTIVITÉS LOCALES#1. MON SERVICE PUBLIC

#3. PLATEFORME D’ÉCHANGE ET DE CONFIANCE

#2. MES DÉMARCHES EN LIGNE

SI COLLECTIVITÉS LOCALES

SI MINISTÈRES ET ADMINISTRATIONS

SI AGENTS

TABLEAU DE BORD

ESPACE CONFIDENTIEL

DIFFUSION D’INFORMATIONS SUR MESURE

Etude de cas

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AGILITÉ, RAPIDITÉ ET ECONOMIE

Alphinat est un éditeur québécois qui a mis au point la suite logicielle SmartGuide®, qui permet de créer des outils en libre-service qui automatisent les interactions entre une organisation et ses clients, employés et partenaires. Les solu-tions d’Alphinat ont été reconnues comme « meilleure pratique Inter-net » par l’OCDE. Alphinat est par-ticulièrement pertinent dans les secteurs Publics, de la Santé, des

Banques, Assurances et Telcos. La société compte parmi ses clients de renommée mondiale, le Gou-vernement du Québec, Computer Associates, McDonald’s Canada et Molson.

Contact

Loïc JEAN VP Business Development Europe

+33 - 1 73 64 99 43

+33 - 6 70 01 34 92

loicjean@alphinat.com

A propos

LA MANIÈRE LA PLUS RAPIDE POUR DÉVELOPPER DES APPLICATIONS WEB INTERACTIVESSeule solution clé-en-main qui résout les deux principales problématiques des usagers : trouver rapidement une information pertinente et simplifier les formalités, grâce au déploiement des par-cours guidés simple d’utilisation.

LA MANIÈRE LA PLUS SIMPLE POUR CRÉER UN GUICHET UNIQUE SmartGuide® permet de valoriser les applications disparates existantes afin de créer facilement des solutions de type guichet unique. Faire fi des silos d’informations et des systèmes disparates pour présenter un point d’interaction unique aux usagers.

UNE SOLUTION TRÈS ÉCONOMIQUE Une application web, développée rapidement, c’est bien. Une application web, développée rapi-dement et qui génère un retour sur investissement rapidement, c’est encore mieux! SmartGuide vous permet de maximiser cette rentabilité puisque c’est le seul outil permettant de développer nativement des assistants virtuels (wizards) qui guident les utilisateurs pas-à-pas lors de leurs interactions avec votre organisation.

LE PASSAGE LE PLUS RAPIDE VERS LE SAAS Naturellement conçue pour des applications en ligne, SmartGuide est une solution pertinente pour bâtir un service Cloud. Combinée avec une infrastructure as a service, elle peut nativement être déployée en mode SaaS (Software-as-a-service), qui permet une accessibilité permanente à la solution, simplicité et économies.

2000 PEEL, SUITE 680MONTREAL (QUEBEC)

H3A 2W5 CANADA

Les quatre points forts de SmartGuide

Etude de cas

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INDUSTRIALISER RAPIDEMENT LE DÉVELOPPEMENT MULTI-CANAL DE VOS DÉMARCHES EN LIGNE !