la domiciliation européenne Service de gestion des mandats (avis de domiciliation)

Le service de gestion des mandats « Mandate Manager », est une solution ING produite par Sentenial qui a été développée pour vous permettre de migrer vers la Domiciliation européenne dans un contexte « business as usual » tout en évitant les coûts et inconvénients liés à l´adaptation ou au remplacement de vos systèmes et procédures actuels.

La Domiciliation européenne vous permet

d’effectuer des domiciliations dans

différents pays de la même manière, en

utilisant 1 seul compte. Envisagez-vous de

passer à la Domiciliation européenne ? En

pratique ce n’est pas si simple… les pays

utilisent des informations et des types de

mandats différents. Bien que les mandats

actuels en Belgique restent valables pour

les domiciliations européennes standards,

la transition aux normes SEPA nécessite

une conversion et un enrichissement des

données actuelles. Certaines informations

devront être ajoutées aux mandats

actuels pour les rendre conformes aux

domiciliations européennes. De plus,

le processus d’encaissement pour

les domiciliations européennes et le

processus de gestion des mandats sont

différents des pratiques actuelles.

Nous vous offrons la possibilité de migrer

facilement à la Domiciliation européenne,

en utilisant vos données et processus

existants. De plus, vos mandats peuvent

facilement être gérés en ligne grâce à

notre système web.

nos avantages

• Une solution pour tous vos mandats : les établir, les créer, les gérer et les archiver

• Un traitement de vos transactions totalement automatisé (STP, Straight-Through-Processing)

• Une solution flexible par modules qui vous fait économiser de l’argent : vous

choisissez uniquement les services dont vous avez besoin

• Un support complet pour la transition vers la Domiciliation européenne, y compris un support clients en néerlandais, en français et en anglais

• Une utilisation rapide, en quelques semaines nos services sont prêts à l’emploi, l’installation de logiciels n’étant pas nécessaire.

notre solution propose les modules suivants :

• Module de migration, pour convertir les mandats existants en mandats de Domiciliations européennes

• Traitement de documents liés à la gestion quotidienne des mandats

• Gestion des transactions : conversion de vos fichiers en formats existants aux formats SEPA (XML)

• Module d’impression, pour créer et envoyer des mandats, des accusés de réception et des rappels.

Ces différents modules peuvent être utilisés ensemble pour vous offrir une solution complète. Naturellement vous pouvez également choisir les modules individuellement.

Conversion des mAndAts existAnts Passer aux normes SEPA nécessite la conversion et l’extension des données actuelles dans les mandats.

pour effectuer cette conversion, nous vous offrons les services suivants :

• Conversion des fichiers avec les informations des mandats existants conformément aux normes SEPA. Cela signifie que des données telles que l’identification du créancier et la référence unique du mandat sont ajoutées

• Conversion des numéros de compte bancaires nationaux en IBAN et BIC

• Création d’une référence unique du mandat en ligne tenant compte des normes SEPA et des préférences du créancier

• Création de l’identification des créanciers

• Envoi d’une confirmation à vos clients indiquant que les mandats ont été convertis en mandats de Domiciliation européenne

• Création et envoi de nouveaux mandats à signer dans le cadre de Business to Business1

• Numérisation des nouveaux mandats signés

• Archivage des mandats existants, numérique et / ou physique

• Livraison des fichiers avec les informations de mandats conformément aux exigences SEPA.

Ce module vous fournit un processus complet et automatisé pour convertir les mandats existants aux normes SEPA. Vous pouvez également utiliser ce service une seule fois.

La Domiciliation Européenne Service de gestion des mandats (avis de domiciliation)

1 les mandats existants ne sont pas valables pour le « Business to Business » = le débiteur renonçant à son droit de remboursement doit signer un nouveau mandat.

Gestion des doCuments• Réception des mandats, vérification de

leur validité

• Numérisation et conversion en format électronique ; les informations doivent être stockées et une impression du mandat peut être faite pour archivage.

les mandats peuvent être mis à disposition de 3 façons différentes et envoyés à vos clients :

• Vous pouvez télécharger et envoyer vous-mêmes les mandats à vos clients

• Vous pouvez nous charger d’imprimer les mandats et de les envoyer automatiquement à vos clients

• Vous pouvez nous charger d’imprimer les mandats en grand nombre et vous les faire livrer.

nous vous offrons les services suivants pour la gestion des documents :

• Saisie manuelle des données clients sur le mandat

• Création des mandats à partir des informations reçues électroniquement

• Impression et envoi des mandats

• Numérisation des mandats signés

• Envoi d’accusés de réception à vos clients.

Gestion des trAnsACtionsVos logiciels financiers actuels ne sont peut-être pas en mesure de stocker ou de traiter toutes les informations requises pour le programme SEPA. Pour résoudre ce problème, nous acceptons des données dans le format national actuel et les convertissons aux normes SEPA. Vous recevrez également des informations sur les transactions non enregistrées dans leur format original.

nous vous offrons les services suivants pour la gestion des transactions :

• Accepter les fichiers de domiciliation dans le format national actuel

• Convertir et compléter les données existantes du format national au format SEPA XML

• Envoyer le fichier de domiciliation à ING

• Afficher automatiquement les domiciliations qui ont été rejetées

• Convertir et renvoyer les domiciliations qui ont été rejetées dans le format national actuel.

modules d’impressionAu cours du processus d’acquisition du mandat de domiciliation de vos clients, la communication avec vos clients est nécessaire à différentes étapes.

nous vous offrons pour l’impression des documents nécessaires les services suivants :

• Envoi de lettres de rappel à vos clients si le mandat n’a pas encore été reçu

• Pré-notification : premier avis de domiciliation pour vos clients

• Notification à vos clients des domiciliations qui ont été rejetées.

www.sentenial.com

GEStIoN DES traNSactIoNS

BaSE DE DoNNéES

NUmérISatIoN DES maNDatS Et SErvIcE D’arcHIvaGE

MaNdat CONVErtI

rENVOI dES MaNdatS SIGNéS

MaNdat GéNéré Et ENVOyé VIa lE SyStèME

arChIVES PaPIEr Et élECtrONIqUES

FOrMat dOMEStIqUE (dOM80) ISO 20022 XMl FOrMat

coNvErSIoN DES maNDatS EXIStaNtS

FOrMat dOMEStIqUE (dOM80) r-MESSaGES2

coNvErSIoN DES maNDatS EXIStaNtS

coNvErSIoN DES maNDatS EXIStaNtS

BaSE DE DoNNéES

MaNdat EXIStaNt

NOtIFICatION

MaNdat CONVErtI

arChIVES PaPIEr Et élECtrONIqUES

GEStIoN DES DocUmENtS

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A propos de senteniAl

Sentenial est un fournisseur de services et de solutions de paiements SEPA pour des banques et des sociétés à travers l’Europe. Avec son expertise reconnue et son offre complète d’outils de paiements, Sentenial est le choix de confiance pour les banques européennes leaders et pour plus de 500 sociétés. Etant l’un des premiers fournisseurs de solutions depuis le début de la SEPA, Sentenial fournit des solutions complètes, que vos besoins soient un démarrage rapide à nos services de paiements à la demande (SaaS) ou bien une installation complète hébergée chez vous. Les solutions primées de Sentenial suppriment la complexité des paiements rendant SEPA encore plus simple.

Opérant depuis 2003, Sentenial a des bureaux de vente er de support en Irlande, France, Espagne, Belgique et Royaume-Uni.

Sentenial est un partenaire stratégique d’ING Banque SA qui offre des services dans la gestion des mandats aux créanciers ING.

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