La geson intelligente des documentscongres.archivistes.qc.ca/.../08/MA8_VilleQuebec.pdf · de la Ville de Québec Gestion intelligente des documents ... Des choix pour la geson intelligente

Gestion intelligente des documents

Lages'onintelligentedesdocuments

Pourunnouveaupartenariatentrelesu'lisateurs,lespartenairesd’affaires,lesarchivistesetlestechnologiesdel’informa'onPrésenta'onaucongrèsdel’AAQ2016


Plandeprésenta'on

•  Nouvelleapproche•  ConceptGID•  Unegouvernanceselon7clés•  Desou8lsadaptésàunenouvelleréalité•  Unepoli8querenouvelée•  Visionàlongterme


Une nouvelle approche

Briser le paradigme


Changerl’approchedelaGID

•  Pourquoifairedifféremment?•  CommentonenestarrivéàceCeidée?•  ÉvoluerdelaGes8onintégréedesdocumentsàlaGes8onintelligentedesdocuments


Écouternotreclientèle

•  Employés– Neveulentpaschercherniclasser

•  Responsablesdepostesdeclassement– Voudraientqueleclassementsefassetoutseul

•  Ges8onnaires– Neveulentpasenentendreparler…


Donc!Uneredéfini8ondelaGIDs’impose

Automatisée – Invisible – Intégrée aux processus

Systèmeautoma8sédeges8onducycledeviedesdocumentsissusdesprocessusd’affairestenantcomptedel’environnementtechnologique,juridiqueethumain

delaVilledeQuébec


Deschoixpourlages'onintelligentedesdocuments

•  Viserexclusivementlesdocumentsnumériques– Ges8ondesdocumentspapierparallèle–  Findusemi-ac8f–  Findesexemplairessecondaires

•  Abandonduconceptdedossiershybrides•  Viserlafindestransfertdesdocumentspapieren2035



Deschoixpourlages'onintelligentedesdocuments

•  Viserquelesdocumentsnumériques–  Ges8ondesdocumentspapierparallèle–  Findusemi-ac8f–  Findesexemplairessecondaires

•  Abandonduconceptdedossiershybrides•  Viserlafindestransfertdesdocumentspapieren2035•  Ges8onpartypededocument

–  Abandonduconceptdedossier–  Findudélaidetri



Leconcept


Concept-équipedeprojetmul'disciplinaire

•  Implanta8onparprocessusd’affaires

•  Flexible,progressif,surlalonguedurée

•  MisesurunpartenariatGA,TIetunitésd’affaires

•  IntégréeàlaméthodologiededéveloppementTI


ConceptGID


Une gouvernance selon 7 clés

Penser autrement


Lagouvernance

•  Le socle de la GID •  Contexte de réalisation •  En évolution constante •  Supporté par des fonctionnalités

technologiques


Les7clés


Des outils adaptés à une nouvelle réalité

Agir différemment


Plandeclassifica'on

Classifica8onclassique

Classifica'onàfaceNes

Baséeentreautressurl’architectured’entreprise,quireprésentedesprocessusàhautniveau

Leprincipalobjec8f:changerlemodedeclassementetrendrelaclassifica8onintui8veettransparente



Plandeclassifica'on

La classification à facette est une combinaison de métadonnées

Dossiersemployés

IDemployé

Sec8ons

Typededocument

Classique FaceCesd’undocument

ExempledefaceCes

Exempletechnique


Calendrierdeconserva'on

– Partypededocument– Findusemi-ac8f– Findesexemplairessecondaires– Destruc8onautoma8séesansautorisa8on– U8liseunemétadonnéequisertdedéclencheuraucycledevie


Cycledeviedel’informa'on


Exemplederègledeconserva'on


Méthodologie

•  Méthodologieuniforme•  Évalua8onGIDpourdéterminerlasolu8on,lesenjeux,leseffortsetlescoûts

•  AnalyseGIDpourchaqueprocessus•  Contratentrelespar8esprenantes


Méthodologie

•  Rédaction et dépôt de l’évaluation GID afin de financier un projet de développement •  Cartographie du processus documentaire actuel •  Cartographie des processus systèmes et amélioration en fonction de la GID •  Amélioration du processus documentaire •  Si nécessaire, formation sur les fonctionnalités GID •  Si opportun, révision des processus de travail avec le LEAN et élaboration d’indicateurs •  Rédaction du document d’analyse GID •  Rédaction du plan de projet global pour l’exécution •  Mise en œuvre du plan (coordonner l’exécution côté affaires) •  Intégration des diverses fonctionnalités aux systèmes et interopérabilité •  Fonctionnalités GID à configurer •  Tests (rédiger et exécuter) •  Exploitation et suivi des indicateurs •  Plan de changement


Exempled’unecartographieBusiness Process Produire av is juridique - actuel

Pro

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que

Ges

tionn

aire

Req

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nt

Doc

umen

tsJu

rist

e et

adj

oint

e ad

min

istr

ativ

eDemande

d'avisjuridique

Formulaire Web "Demanded'intervention au SAJ"

Recevoir demanded'avis juridique

Valider demanded'avis juridique

Documents joints àdemande

Ouvrir dossier

Demande d'avisjuridique dans

GDSAJ

Assigner demande

Demande d'avisjuridique traitée

Site SharePointBOJU

Dossier papier

Analyser dossier

Documents numériques liésau dossier GDSAJ (lecteur G)

Documents joints audossier papier

Rédiger avisjuridique

Compléter avisjuridique

Projet d'avis juridiquenumérique (lecteur G - Word)

Avis juridique signénumérisé (lecteur G -

PDF)

Réaliser suivi Fermer dossier

Dossier numnériquearchivé - CDSA

Archiver dossier

Avis juridiquesigné papier

Avis juridique numérique(lecteur G - PDF + ROC)

Dossier numérique GDSAJ Avis juridique numérique(lecteur G - Word)

Demande deprécisions Projet d'avis

juridique (Word)

Commentaires surprojet d'avis

juridique

Avis juridique numérique (PDF + ROC)

Lien vialecteur G

Informationsde suivi

Demanderejetée

Demandeacceptée

Demanded'informations

Informations /documentsPrécisions

Avis juridiquesigné

numérisé(PDF)

Demandede suivi


ArchitecturedelaGID


Une politique renouvelée

Cristalliser les acquis


GouvernanceGID


Objec'fsdelapoli'que

•  Rendrel’administra8onmunicipaleplusperformante•  Garan8rlavaleurdesdocumentsetrépondreauxexigenceslégales

•  Améliorerlaqualitédesservicesoffertsauxcitoyens•  Réduiredefaçonsignifica8vel’entreposagededocumentssousformatpapier

•  FairedelaGIDuneapproched’améliora'oncon'nuepourlesdocuments!


Desindicateurspourrépondreauxpréoccupa'onsdeges'on

•  Réduirelescoûtsdestockage•  Réduireetharmoniserlenombred’ac8fdeges8onélectroniquededocuments

•  Sa8sfac8ondelaclientèlepourlages8ondeleursdocuments

•  Réduc8ondutempsderechercheglobaldansl’organisa8on


Unevisionàlongterme

Évoluer de la Gestion intelligente des documents

à la Gestion intelligente de l’information


MERCIJÉRÔMEBÉGINMAUDEDOYONDAVIDTREMBLAY

Questions?