LA GESTION, C'EST SIMPLE !

TARDIEU CONSULTANT, Cabinet spécialisé en organisation et stratégie d'entreprise est une Fédération de compétences qui a réuni pour la rédaction de cet ouvrage certains de ses collaborateurs afin de développer les différents chapitres de ce livre :

Jacques DILIGENT Consultant en ressources humaines

Christian GUELLERIN Responsable de formation en gestion financière et comptable

Roland MICHEL Spécialisé en commerce international

Guy PILLARD Conseil en organisation de production

Didier RENIER Spécialiste de l'action commerciale

Francis REYNES Consultant en informatique

Jean-Michel TARDIEU Directeur du Cabinet TARDIEU CONSULTANT

@F.D.S / T O P Édi t ions 1990, lère édit ion

Impr imé en France. Droits mondiaux réservés.

Couver ture : Thierry Leveau

«La loi du 11 mars 1957 n'autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, d'une part, que les "copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective" et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration, « toute représentation intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droits ou ayants causes, est illicite » (alinéa 1er de l'article 40).»

«Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon

sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. »

I S B N 2 - 9 0 4 4 7 - 8 8 - 7

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LA GESTION, C 'EST SIMPLE !

TARDIEU CONSULTANT

S O M M A I R E

Chapitre 1 GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABLE 11

1.1 L'organisation comptable 11

• Les différentes comptabilités 12 • Les documents de synthèse 12

- Bilan 13

- Compte de résultat 16 • Principe d'enregistrement comptable 18 • Comptabilité et optique financière 20

1.2 L'analyse financière 20

• Notion de fonds de roulement et besoin en fonds de roulement 21

• Approche de la politique de fonds de roulement 26 • Les soldes intermédiaires de gestion 28 • La méthode des ratios 32 • L'autofinancement 36

Chapitre 2 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 41

2.1 Le management des hommes 42

• Avant tout, des managers 42 • Le management de l'équipe 43 • Les structures participatives 45 • La qualité globale .................................................................... 45

2.2 Gestion prévisionnelle du personnel 48

• La fonction 48

• L'adéquation hommes-structures 50

2.3 Les outils 51

• L'auto-description de poste 52 • L'évaluation 52

• La rémunération : objectifs et composantes 58 • La formation 60

C h a p i t r e 3 G E S T I O N D E L ' A C T E D E V E N T E 63

3.1 Se p r é p a r e r à agir 64

. L'entretien de vente 64

• Attitudes à adopter 65

. La mise en communication 66

3.2 Les différentes phases de l 'acte de vente 70

. Connaître pour agir 70

. Agir pour convaincre 75

. Faire agir, faire signer 84

3.3 Les outils de communicat ion à la portée du vendeur 86

. L'analyse transactionnelle appliquée à la vente 86

. La morphopsychologie appliquée à la vente 89

. La PNL : programmation neuro- linguistique 90

3.3 La boîte à outils du vendeur 92

. Les mots à employer et à éviter 92

. Les types de personnalités 93

. Modèle de fiche d'argumentaire ............................................. 96

Chapitre 4 GESTION DES MARCHÉS 97

Introduction : comment aborder les marchés 97

4.1 Les principes généraux 103

• La politique produit 103 • La politique de distribution 113 • La politique de Drix 120 ' La politique de communication 124

4.3 La boîte à outils 135

• Déroulement d'une étude de marché 135

• Elaboration d'un questionnaire de sondage 1 136 • Collecte des informations 140

• Le portefeuille produit-marché 144 • Elaboration d'un plan marketing 147

Chapitre 5 GESTION DE L'INFORMATION 153

5.1 L'entreprise et son système d'information ............................. 153

• Le système physique 154 • Le système de pilotage 154 • Le système d'information 155

5.2 Informatique et informations 157

5.3 Informatique et ordinateur 160

• Ecran 162 • Mémoire 162

• Unité de disquette / disque dur 163 • Imprimante ............................................................................ 164

5.4 Informat ique et logiciels 170

• Traitement de texte 171

• Tableurs 173

• Grapheurs 175 • Bases de données 176

• Logiciels intégrés 179

C h a p i t r e 6 G E S T I O N D E P R O D U C T I O N 181

6.1 La fonction de product ion 181

• Réception de la commande 181 • Service études 181

• Service méthodes 182

• Le Service ordonnancement 182

• Fin du circuit de commande 183

• Structures de production 184

6.2 La gestion de l 'outil de production 188

• Analyse du produit 188

• Analyse du processus 188

• Analyse de la circulation et des implantations 192

• Analyse du poste de travail 195

• Analyse et mesure des tâches 199

6.3 La gestion des flux 203

• La planification 203 • Les stocks ...................... 209

• Evolution vers le Juste à Temps 211

• Quelques définitions .............................................................. 211

Chapitre 7 GESTION DES MARCHÉS EXTÉRIEURS 213

7.1 L'analyse du potentiel export de l'entreprise 214

7.2 Les études de marché 215

• Collecte et traitement de l'information 215 • Utilisation de l'information 218

7.3 Le plan stratégique 218

7.4 L'organisation interne et externe de l'export 218

• Organisation interne 218 • Organisation externe 222 • L'export en coopération 224

7.5 L'aide externe aux entreprises 227

7. 6 Boîte à outils 231

• Organisation du service export d'après les marchés 233 • Organisation combinant produits et marchés ........................ 234 • L'aide externe à l'export ....................................................... 235

INTRODUCTION

Les entreprises éprouvent le besoin de mettre des produits à la disposition des consommateurs. En contrepartie, cette action entraîne un intérêt pour chaque entreprise que nous appellerons le profit. Ce profit est la rétribution de leur action économique, quelle que soit la finalité de recherche de profit et l'utilisation qui en est faite. Notre propos n'est pas de soulever la question de la moralité de cette démarche, mais de constater que l'offre a pour objectif le profit. Le responsable, qui participe à la construction de ce profit, devra se poser en termes de moralité les deux questions suivantes :

- au service de quelles finalités et de quels objectifs, le profit est-il généré ?

Quels moyens s'autorise-t-il à mettre en œuvre, pour accroître les

profits de son entreprise ?

Cette question étant résolu sur le plan éthique, comment va-t-il maintenant générer le profit ?

Il fera appel à des méthodes et à des techniques qui lui permettront d'administrer, conduire, diriger et régir l'entreprise. Pour mener à bien toutes ces tâches, il est d'évidence nécessaire de

les répartir dans l'entreprise, ce que révèle un organigramme traditionnel :

Une telle structure va donc nécessiter des techniques spécifiques à

chaque stade, ainsi que la gestion d'un ensemble de relations avec l'environnement :

La gestion de l'entreprise va consister à optimiser le "sous-système

entreprise", lui même constitué de plusieurs sous-systèmes.

Cette vision de l'entreprise est à la base du découpage de ce livre :

les sept chapitres correspondent aux sept sous-systèmes de la gestion :

1 - la gestion des marchés : marketing

II - la gestion des ventes : commercial

LU - la gestion de la production

IV - la gestion financière et comptable

V - la gestion de l'information

VI - la gestion du personnel (management)

VII - la gestion des risques (direction générale)

Christian GUELLERIN

CHAPITRE 1 GESTION FINANCIÈRE

ET COMPTABLE

Pour financer ses investissements et son cycle d'exploitation, l'entreprise doit s'endetter auprès de ses différents partenaires : propriétaires-actionnaires, prêteurs, fournisseurs... sans toutefois compromettre sa solvabilité, ni son indépendance. L'ensemble des dettes de l'entreprise constitue ses ressources : bien employées, elles vont lui permettre de se développer et de générer du profit.

Dans une entreprise, la fonction financière consiste principalement à gérer au mieux -et à moindre coût- ses ressour- ces, pour s'équiper et avoir une exploitation régulière, sans menacer son autonomie industrielle ou commerciale. Elle a donc pour domaine la gestion, et la collecte de l'information sur toutes les ressources disponibles.

Cette fonction fournit aussi, dans le cadre comptable, les outils de contrôle de l'utilisation des fonds et de la rentabilité de ses opérations. La comptabilité générale, la comptabilité analytique et budgétaire, l'analyse des différents documents comptables établis, permettent d'optimiser la gestion et le profit de l'entreprise.

1.1 L'ORGANISATION COMPTABLE

Dans l'optique financière, l'information dont disposent les partenaires et les dirigeants de l'entreprise est surtout de nature quantitative. Ces éléments quantitatifs vont non seulement permettre d'évaluer et de contrôler l'ensemble des activités, mais aussi de prévoir et de préparer la décision du gestionnaire. L'essentiel de ces données chiffrées provient de la Comptabilité.

La comptabilité, quelle que soit sa forme, permet au gestionnaire de :

- connaître le montant et l'origine des résultats passés et prévoir les résultats futurs,

- vérifier le bien-fondé des décisions prises ou à prendre, - évaluer la position de l'entreprise à l'égard des tiers

(actionnaires, banques, fournisseurs, clients, Etat) - mesurer l'évolution du patrimoine de l'entreprise.

Les différentes comptabilités :

. La comptabilité générale permet : - de connaître, à un moment donné, le patrimoine de l'entre-

prise, ce qu'elle possède (ses emplois) ainsi que la nature et le volume de ses dettes (ses ressources).

- de constater, pour une période d'exploitation, le montant des charges et des produits de l'entreprise, c'est-à-dire le flux de ses consommations et de ses productions,

- de faire apparaître le résultat (bénéfice ou perte) d 'une période.

• La comptabilité analytique indique le coût de production pris en charge par l'entreprise pour un secteur d'activités, un marché, ou plus simplement un produit.

• La comptabilité budgétaire et prévisionnelle permet d'orga- niser, de chiffrer les prévisions, par centre de responsabilités, et de déterminer des objectifs.

Les documents de synthèse

Le Plan Comptable Général fixe les règles de l'enregistrement comptable pour le rendre compréhensible à tous les partenaires de l 'entreprise, et donner les informations nécessaires sur ses activités.

Il ordonne notamment l 'établissement de documents de synthèse :

- le bilan - le compte de résultat - l'annexe

Le bilan :

Il s'agit d'un document de principe simple, qui représente une photographie de la situation patrimoniale de l'entreprise, c'est-à- dire de l'ensemble de ses biens et de ses dettes.

Etabli à une date fixée, généralement à la fin de l'année fiscale (appelée exercice comptable), il indique :

- quels sont le montant et l'origine des ressources de l'entre- prise. Ces ressources sont listées au PASSIF du bilan.

- quels sont les emplois réalisés avec ces fonds, c'est-à-dire ce que possède l'entreprise. Ces emplois sont listés à l 'ACTIF du bilan.

BILAN ÉTABLI AU 31.12.19 ...

Figure 1 : Présentation d 'un bilan

Les éléments de l'actif sont classés selon un ordre de liquidité croissante. Les éléments du passif sont classés selon un ordre d'exigibilité croissante.

Figure 2 : Présentation du bilan de la société CAPI S.A.

le compte de résultat

Il permet de déterminer le résultat net global d'une période d'activité de l'entreprise, comme la résultante des consommations et des productions.

Il présente l 'ensemble des produits et des charges supportées par l'entreprise pendant un exercice.

COMPTE DE RÉSULTAT ÉTABLI POUR L 'EXERCICE 1986 : ENTREPRISE CAPI S.A. (entreprise de négoce)

Figure 3 : un exemple de compte de résultat (la société CAPI SA.)

Principe d'enregistrement comptable :

Le Plan Comptable Général impose que les opérations de l 'entrepr ise soient enregistrées chronologiquement. Cet enregistrement est réalisé grâce à un système de comptes. Ces comptes sont des rubriques destinées à désigner l'évolution d'un élément (ou d'un groupe d'éléments) du bilan et/ou du Compte de résultat.

La situation de chaque compte, après tous les enregistrements de l'exercice, permettra d'établir des états de synthèse.

La figure 4 permet de comprendre le principe de l 'enre- gistrement comptable.

Le Journal qui peut être divisé en journaux auxiliaires : journal des achats, des ventes, des opérations diverses... inscrit chronologiquement toutes les opérations et identifie les documents auxquels elles se rapportent.

Le Grand Livre des comptes permet un enregistrement par compte, et une gestion analytique de chacun d'entre eux. A tout moment, il donne des informations sur la situation comptable de la banque, par exemple, de la caisse, mais aussi des créances clients et des dettes fournisseurs.

La Balance générale permet une vérification arithmétique des enregistrements.

Le résultat, déterminé par le compte de résultat, sera reporté au bilan. Au cours de l'exercice, il a modifié la structure patrimoiale de l'entreprise et sera réinvesti dans l'entreprise (autofinancement) ou distribué aux actionnaires sous forme de dividendes.

L'organisation internationale

. Le niveau européen :

La CEE et l'Europe des 12 Le FEOGA Le FSE Le FDR Le FED La BEI Le FECOM Les accords avec les pays tiers : accords LOMÉ/ACP La Banque Européenne pour le développement des pays de l'Est (en cours de gestation)

. Les pays industrialisés : l'OCDE

Les Pays de l'Est : le Conseil d'Assistance Economique Mutuel (CAEM) Les pays asiatiques, africains, d'Amérique Le Pacifique Le monde arabe

• Le niveau mondial :

L'ONU Le GATT LaCNUCED La FAO La BIRD et ses filiales.

Enfin, pour avoir une vue complète de l 'ensemble des intervenants, il faudrait citer les organisations plus spécialisées qui se rapportent aux domaines des transports, des douanes, de la propriété industrielle, de la santé, de l'enfance, de l'éducation, etc.

En conclusion de cette approche de la gestion des marchés extérieurs, il y a lieu d'indiquer que :

- cette première phase correspond plus à un travail de recherche et de conception absolument nécessaire au développement rationnel de l'activité internationale d'une entreprise, et qui est rarement fait de façon systématique;

- une deuxième phase doit suivre les choix politiques à opérer en matière de distribution, de prix, de produits et de promotion,

- enfin, une troisième phase de développement concerne l'acquisition et l'application de connaissances spécifiques au commerce international en matière contractuelle, logistique de transport, fmancement et garantie.

- pour ne rien laisser au hasard dans la gestion complète des marchés extérieurs, il est bon de se préoccuper des questions de personnel. Tant sur le pan administratif que sur le plan de l'individu : carrière, motivation, formation, etc.