Embed Size (px)
Citation preview
La passerelle eRegistration avec iNot
Mode d’emploi
Page 1 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Sommaire
Préambule .................................................................................................................................................................. 2
1. Création du dossier et de l’acte ............................................................................................................................. 3
2. Accès à la passerelle eRegistration avec iNot ........................................................................................................ 5
3. Sélection des personnes et des biens .................................................................................................................... 6
4. Validation des données .......................................................................................................................................... 7
5. Sélection des documents à envoyer et envoi ........................................................................................................ 8
6. Le parapheur eRegistration dans iNot ................................................................................................................. 12
Glossaire ................................................................................................................................................................... 15
Page 2 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Préambule Ce mode d’emploi a pour objectif de vous expliquer l’utilisation de la passerelle eRegistration avec iNot. Cette passerelle est en fonctionnement depuis mi-juillet 2014. Le dépôt électronique de vos actes sera nettement facilité grâce à cette passerelle, notamment en vous évitant le double encodage et par conséquent, une perte de temps. Dans tous les cas, pour l’utilisation de cette première version de la passerelle iNot et du portail, vous aurez à utiliser iNot et eDossier d’eRegistration (portail Credoc). Dès lors, vous ne serez autorisés à démarrer qu’après avoir suivi la formation Credoc pour le portail et la formation CSiD pour la passerelle iNot. En guise d’introduction, nous vous rappelons le processus logique d’un dépôt électronique :
a) Création du dossier et de l’acte
b) Recherche et ajout des parties
c) Recherche et ajout des biens
d) Ajout des documents (bordereaux, par exemple)
e) Ajout des infos de l’acte et du type d’acte
f) Validation des parties
g) Signature de l’envoi
h) Envoi
i) Suivi-gestion des retours* (hypothèques, receveur, etc.)
* NB : Cela sera disponible à partir du 1
er trimestre 2015. Credoc a arrêté le service pour programmation.
Cela se fait dans iNot
Cela est fait sur le
portail de la Fédération
Cela se fait dans iNot
Page 3 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
1. Création du dossier et de l’acte Tout commence à partir du sous-dossier dans iNot. Il est important d’être très attentif à la création du dossier ou du second sous-dossier. Celui-ci doit être complété avec des informations précises (qualité des comparants, montants exacts, droits,…). Sachez que le principe est le même pour tous les types d’actes. Pour commencer, quand vous vous trouvez dans le sous-dossier, vous pouvez remarquer la présence d’un nouveau champ : le champ « Type acte ». Ce champ dépend de la nature du sous-dossier en question. En le déroulant, vous trouverez tous les types d’actes décidés et approuvés par Credoc. (Remarque : vous pouvez retrouver la liste complète de tous ces types d’actes sur le portail de la Fédération)
Page 4 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Les différents types d’acte existants pour eRegistration sont aussi disponibles à la création du dossier et du sous-
dossier. Vous pouvez directement sélectionner le type de l’acte lors de la création du dossier (sous-dossiers)
comme ci-dessous.
Page 5 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
2. Accès à la passerelle eRegistration avec iNot Une fois que votre dossier est complet et que votre acte (ou la fiche signature sans rédaction d’acte) est créé(e) , vous pouvez effectuer un clic droit sur l’acte produit dans le sous-dossier et choisir l’onglet « eRegistration ».
Page 6 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
3. Sélection des personnes et des biens A ce moment-là, l’écran iNot de la passerelle eRegistration s’ouvre et le programme iNot a préalablement rempli les cases avec les informations trouvées dans le dossier (référence, type de transaction, type d’acte, comparants et qualité, le bien, etc.). Si vous ne souhaitez pas indiquer de montant, il faut cocher : « Pas de montants ».
Le programme iNot reprendra bientôt également les Droits (en cours de programmation). Pour le moment, vous devez donc les indiquer manuellement. A ce stade, en tant que gestionnaire de dossiers et si vous le souhaitez, vous pouvez vous arrêter là et laisser une autre personne de l’Etude aller plus loin dans les étapes d’envoi. Pour ce faire, il faut cliquer sur « enregistrer ». Sinon, si vous souhaitez garder la main et poursuivre, vous pouvez cliquer sur « suivant ».
Page 7 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
4. Validation des données Si vous avez cliqué sur « suivant » à l’écran précédent ou en cliquant droit sur « eRegistration » dans iNot, puis sur le point de menu « valider les parties », vous arrivez sur cet écran de validation. A ce stade, iNot vérifie la qualité des données présentes dans votre dossier. Il vous indique si tous les champs sont correctement renseignés ou non. Si ce n’est pas le cas, il faut bien entendu les compléter.
Vous remarquerez que le principe de validation est le même que celui de ASF. Ensuite, quand tout est bien renseigné et que vous n’avez plus de « warning » (message vous indiquant qu’il y a un élément non renseigné), vous pouvez cliquer sur « suivant ».
Page 8 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
5. Sélection des documents à envoyer et envoi Les écrans ci-dessous vous permettent de sélectionner l’acte, les annexes et bordereaux qui doivent être envoyés. 2 choix sont possibles :
Soit votre acte a été produit à partir d’ iNot et par conséquent, la passerelle reconnait a coché l’acte
automatiquement. Vous n’avez plus qu’à, sélectionner les annexes souhaitées et indiquer le type dans le menu
déroulant comme ci-dessous.
Page 9 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
L’autre possibilité est la fiche signature sans rédaction d’acte. Votre acte se trouve donc dans la liste de
documents. Vous devez donc indiquer au programme quel est le document correspondant à l’acte en le cochant
et en sélectionnant le type « acte » (expédition) dans le menu déroulant.
Ensuite, quand vous avez sélectionné les différents documents, vous pouvez cliquer sur « envoyer ». Une fois que vous avez cliqué sur « envoyer » et que tout a bien été traité, la fenêtre du portail de la Fédération s’ouvrira automatiquement.
Page 10 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Si maintenant vous retournez dans votre sous-dossier iNot, vous pouvez remarquer qu’une nouvelle icône est apparue sous votre acte.
Page 11 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
En faisant un clic droit sur cette nouvelle icône, vous remarquez ci-dessous que plusieurs possibilités s’offrent à
vous : supprimer, accès portail, valider les parties et retourner au dossier.
En cliquant sur « Accès Portail » ou sur « Valider les parties », vous basculez directement sur le portail eRegistration.
Accès Portail : vous basculez sur le portail eRegistration sur l’acte en cours.
Validation des parties : vous basculez dans la liste des intervenants relative à l’acte en cours . Ensuite, vous pouvez signer et envoyer votre eDossier et ce, toujours sur le portail de Credoc. Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez vous référer à la formation Credoc que vous avez suivie et à la documentation fournie par La Fédération.
Page 12 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
6. Le parapheur eRegistration dans iNot
Le parapheur vous permet de centraliser tous les eDossiers créés et de suivre leur état (voir en jaune sur les
deux captures d’écran ci-dessous).
Les eDossiers « préparés » pourront être sélectionnés afin d’être envoyés de façon groupée sur le portail et
ensuite, signés par le Notaire. Cela vous évitera de devoir les envoyer un par un et de faire la manipulation
plusieurs fois. Pour ce faire, cochez les eDossiers « préparés » que vous souhaitez envoyer sur le portail et
cliquer sur « Traiter les éléments sélectionnés ».
Page 13 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Vous pourrez également voir tous les eDossiers qui auront bien été envoyés ainsi que ceux pour lesquels il y a
eu un refus. Dans ce cas, une colonne « règle de validation » vous indiquera la raison du refus.
Page 14 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Dans le parapheur, vous trouverez également une catégorie « Formalité() accomplie(s) ». En cliquant droit sur l’icône bleue « eD », et ensuite sur l’onglet « Formalités », vous avez accès aux formalités de l’enregistrement et des hypothèques qui doivent, d’habitude, être complétées à la main par un collaborateur. Cela sera disponible à partir du 1er trimestre 2015.
Page 15 sur 15
PASSERELLE EREGISTRATION AVEC INOT
MODE D’EMPLOI
n° eRegistration - 1
création 30/10/2014
Page(s) 15
Glossaire
eRegistration :
o Application de gestion du processus d’enregistrement électronique des actes notariés au SPF Finances.
eDossier (ou Dossier Manager) :
o Application de gestion des dossiers d’actes notariés.
Passerelle (ou Webservice) :
o Un service web est un programme informatique de la famille des technologies web permettant la communication et l'échange de données entre applications et systèmes hétérogènes.
Envoi de iNot vers eDossier :
o Envoi des informations d’un dossier iNot et création d’un eDossier avec ces informations. Signature/envoi au SPF :
o Signer virtuellement un acte, via la carte eID, et l’envoyer au SPF.
Droits :
o Droits des parties sur les biens.
Certificats :
o Le certificat d’authentification, confirme votre identité quand vous vous connectez à un site web avec votre eID ; le certificat de signature vous permet d’apposer une signature électronique.
