LA PERIODE DINVENTAIRE. A partir du 1 er janvier N+1 : Des opérations sont effectuées pendant la période dinventaire. Attention : lexercice budgétaire

LA PERIODE D’INVENTAIRELA PERIODE D’INVENTAIRE

A partir du 1er janvier N+1 : Des opérations sont effectuées pendant la période d’inventaire. Attention : l’exercice budgétaire sur le nouvel exercice débute. S’organiser pour éviter le chevauchement d’opération relatives à 2 exercices différents. La période d’inventaire doit être la plus courte possible.

Opérations à effectuer :

PréalablesArrêt au 31 décembre de l’émission des titres et des mandats de l’exercice en cours.

Basculement d’exercice effectué.

Attention : Emission de mandats pour les factures arrivées avant le 31 décembre : mandater dans les tous premiers jours de janvier

Opérations d’inventaire :

- Titres de recettes relatifs à l’utilisation des ressources affectées

- Charges constatées d’avance et produits comptabilisés d’avance

- Traitement des charges à payer et des produits à recevoir (identifier et comptabiliser)

- La variation des produits du SAH

- Contributions entre services

- Variations de stocks

- Mise à jour de l’inventaire et Dépréciations

- Les prestations accessoires (relevé des compteurs)

- Opérations résultant des mouvements de trésorerie initiés avant le 31 décembre : Régularisation des opérations de mandatement et de recettes : solde des régies, solde des comptes de DAO

- Traitement des valeurs inactives

Opérations comptables de fin et de début d’exercice :

L’agent comptable arrête les écritures (provisoirement pour toutes les opérations inscrites avant le 31 décembre et définitivement après la fin des travaux de la période d’inventaire).

Au terme de la période d’inventaire, l’agent comptable peut confectionner le compte financier (pièces, résultat, vote, transmission)

- à effectuer les autres opérations d’inventaire : opérations de régularisation des mouvements de trésorerie initiés avant le 31 décembre (DAO, recettes à classer) ET les opérations classiques d’inventaire (stocks, dépréciations, service de restauration, recettes sur ressources affectées, participations entre services)

La période d’inventaire consiste :

- à comptabiliser systématiquement, après le 31décembre, l’ensemble des services faits et des droits acquis au titre de l’exercice qui s’achève, selon la procédure des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir (PAR).

LES VALEURS INACTIVESLES VALEURS INACTIVES

La comptabilisation des valeurs inactives

Les opérations des valeurs inactives s'effectuent dans l'onglet des valeurs inactives. Le BE reprend le montant du BS qui apparaît au compte financier. La réévaluation des tickets est une opération à effectuer après la reprise du BS. Le compte 881 est à subdiviser en autant de sous-comptes qu'il existe de catégories de tickets. Le compte 881 est débiteur ou nul. Les inventaires doivent correspondre aux soldes des comptes 881X (par exemple, vérifier les « fiches de compte » éditées par GTI, à conserver).

Les ventes de tickets aux commensaux, telles que retracées dans le journal des tickets vendus, provoquent un débit du compte 883 et un crédit des comptes 881X. Les journaux des ventes sont à conserver (ils justifient l’ordre de recette émis au compte R2/7065, pris en charge au compte 4713 (qui retrace en comptabilité générale les encaissements des ventes de tickets)).

Contrôles à effectuer : Indications des fiches de stocks (inventaire), à comparer au contenu du coffre (la réalité des tickets), à comparer aux écritures en classe 8 (solde des 881X) : ces trois éléments doivent être identiques. Valider la session des valeurs inactives, quand le contrôle est probant, chaque fin de mois. Conserver à portée des comptes financiers, en archivage, les journaux des tickets vendus et les inventaires au 01/01 et au 31/12 de l’exercice.

La comptabilisation des valeurs inactives

Les valeurs inactives - établissement autonome

comptabilité budgétaire

pièces produites par l'ordonnateur nature des opérations comptablesn° observations

1

2

3

Prise en charge de la valeur des tickets repas en stock (1000 T à 5€ = 5000€).

Comptabilisation de la revalorisation du stock de tickets repas suite à l'augmentation des tarifs (5,50€ le ticket : augmentation de 500€).

Prise en charge de la vente de tickets repas ( 400T = 2200€)

881 subdivisé 883

comptabilité généraleécritures comptables et libellés

Exercice

comptabilité budgétaire

pièces produites par l'ordonnateur nature des opérations comptablesn° observations

Prise en charge de la 1 5 000,00 5 000,00 Même écriture pour

valeur des stocks l'achat de tickets repas

Revalorisation du stock 2 500,00 500,00 Ecriture inverse si les

prix baissent

Vente 3 2 200,00 2 200,00

5 500,00 2 200,00 2 200,00 5 500,003 300,00 3 300,00

Prise en charge de la valeur des tickets repas en stock (1000 T à 5€ = 5000€).

Comptabilisation de la revalorisation du stock de tickets repas suite à l'augmentation des tarifs (5,50€ le ticket : augmentation de 500€).

Prise en charge de la vente de tickets repas ( 400T = 2200€)

Stock/inventaire au 01/01 : du n°10001 au n° 11000 = 1000T (5500€)Journal des ventes : du n° 10001 au n°10400 = 400T (2200€) Pièce n°8 du compte financier : balance des VIStock/inventaire au 31/12 : du n°10401 au n° 11000 = 600T (3300€) Pièce n°20 du compte financier : état de solde du c/881

881 subdivisé 883

comptabilité généraleécritures comptables et libellés

Les valeurs inactives - établissement autonomeCorrigéCorrigé

LA VARIATION DES PRODUITS LA VARIATION DES PRODUITS DU Service Annexe DU Service Annexe d’Hébergementd’Hébergement

La variation des produits du SAH – DBM 27

OrigineAnnexe technique à la circulaire du 28 mars 1988 (organisation économique et financière des EPLE) § 1126 : « Les crédits des services spéciaux L2 et R2 sont déterminés en fonction des recettes budgétairement affectées, ils varient en fonction des recettes constatées » § 1127 : « Tout établissement gestionnaire d’un SAH joint à son budget et au compte financier un document explicatif et justificatif des crédits ouverts » § 12112 : « Les crédits ouverts à ce chapitre (L2/R2) évoluent en fonction de la réalisation des recettes auxquelles ils sont régulièrement liés ».

« L’agent comptable est régulièrement informé de la variation des ouvertures de crédits par l’ordonnateur. »

Rappel sur la ventilation des charges communes

La pièce B4 du budget initial détaille les prévisions de recettes et les ouvertures de crédits. A la fin de l’exercice, il convient de rectifier ces prévisions en prenant en compte la réalisation effective des recettes. Cette opération peut être plus ou moins complexe en fonction du traitement des ressources affectées au financement des charges communes. La ventilation des charges communes peut être budgétisée de trois manières :

Remarques

1. Les ressources de restauration sont des recettes affectées ; les crédits ouverts sont évolutifs. Le système de la comptabilité des droits constatés implique l’émission des titres de recette dès que les constatations sont arrêtées, au plus tôt.

2. Attention aux pièges de la situation des dépenses engagées. Le gestionnaire est responsable de sa mise à jour. Les crédits ouverts sont des crédits prévisionnels alors que les dépenses inscrites sont réelles : le calcul du crédit nourriture permet d’évaluer le disponible réel.

3. Possibilité de mise en débet de l’agent comptable si la réalité des crédits ouverts est inférieure à la réalité des dépenses.

I. La prise en compte de la réalité

Recettes / comptes Budget prévisionnel (pièce B4) Réalisé (Situation des recettes) Variations

R2/70621 Produits scolaires

R2/7065 Hébergements

R2/7482 Contrib. hors. conv. org. pro

Total recettes R2

Dépenses / comptes Budget prévisionnel (pièce B4) Réalisé (Situation des dépenses) Variations

R2/6011 Denrée / CN

R2/6562 FARPI

R2/6565 FCSH

R2/6065 Linge

R2/615 Entretien

R2/6588 Reversement au SG

Total dépenses R2


Exercice

Exercice

Calculer les variations entre le « prévisionnel » et le « réalisé »: Budget prévisionnel :Les recettes de demi-pension sont prévues à hauteur de 120000€

(400 DP - Tarif annuel : 300€)AGRIMER, prévu : 1000€Tickets commensaux, prévu : 8000€ FARPI = 22,50%FCSH = 1,25%Charges communes : 20% sur les recettes de demi-pension et 20%

sur les recettes des commensaux Réalisation :Les recettes de demi-pension s’élèvent à 100000€ (inscriptions en

baisse et remises d’ordre effectuées)Réalité de la vente annuelle de tickets repas : 10000€AGRIMER, au réel : 1000€


corrigé

I. La prise en compte de la réalité

Recettes / comptes Budget prévisionnel (pièce B4) Réalisé (Situation des recettes) Variations

R2/70621 Produits scolaires 120000 100000 -20000R2/7065 Hébergements 8000 10000 2000R2/7482 Contrib. hors. conv. org. pro 1000 1000 0

Total recettes R2 129000 111000 -18000

Dépenses / comptes Budget prévisionnel (pièce B4) Réalisé (Situation des dépenses) Variations

R2/6011 Denrée / CN 74900 65250 -9650R2/6562 FARPI 27000 22500 -4500R2/6565 FCSH 1500 1250 -250R2/6065 Linge 600 1200 600R2/615 Entretien 5000 7000 2000R2/6588 Reversement au SG 20000 13800 -6200

Total dépenses R2 129000 111000 -18000


II. La saisie de la DBM de type 27

Lignes émettrices : R2/70621 -20000R2/7065 2000R2/7482 0

total -18000

Lignes réceptrices :R2/6011 -9650R2/6562 -4500R2/6565 -250R2/6065 600R2/615 2000R2/6588 -6200

total -18000


III. Conséquences sur les situations des dépenses et des recettes Quel est le boni du crédit nourriture ?


Situation des dépenses après validation de la DBM 27

Budget initial Réalité

6011 74900 65250 65200 506562 27000 22500 20500 2000 06565 1500 1250 1000 250 06065 600 1200 1200 0

615 5000 7000 7000 06588 20000 13800 13800 0

Total 129000 111000 50

crédits dispo

110950

compte crédits ouverts

charges (nettes) engag./liquid.

Situation des recettes après validation de la DBM 27

Budget initial Réalité

70621 120000 100000 100000 0 07065 8000 10000 10000 0 07482 1000 1000 1000 0 0

Total 129000 111000 111000 0 0

compte crédits ouverts

recettes (nettes) moins value plus value

IV. Calcul du résultat du chapitre R2

1. Recettes - dépenses = 111000 - 110950 = 50

2. Fonds de roulement* du chapitre R2 de l'exercice clôturé – Fonds de roulement du chapitre R2 du dernier compte financier arrêté (supposons que ce FDR était de 0€, pas de réserves disponibles) : 50 - 0 = 50

3. Crédits non employés - (plus values/moins values) - montant prélevé sur le fonds de réserves = 50 - 0 - 0 = 50

* pour simplifier : ensemble des réserves disponibles du service spécial R2


LES CONTRIBUTIONS ENTRE LES CONTRIBUTIONS ENTRE SERVICESSERVICES

On peut le prévoir au budget en tant que participation aux charges communes, en utilisant le compte 6588 (contribution entre services) en dépense et au compte 7588 au service général en recettes.

Exemple de la participation aux charges communes du chapitre R2

Participation d’un chapitre spécial au service général

600,00 600,00

600,00

600,00

600,00 600,00

R2/6588 4662

75/75884632

Participation d’un chapitre spécial au service général On peut aussi évaluer les dépenses réelles (notamment de téléphone) et effectuer

un mandat pour ordre sur le chapitre spécial et un ordre de recette pour ordre sur le service général. Par exemple : reversement téléphone ou énergie du chapitre J1

100,00 100,00

100,00

100,00

100,00 100,00

J1/6264 4662

4632 70/7088

MISE A JOUR DE MISE A JOUR DE L’INVENTAIRE L’INVENTAIRE ET DEPRECIATIONSET DEPRECIATIONS

Les textes : référencesLes textes : références

Décret 62-1587 du 29 décembre 1962 – art 179 portant règlement général sur la comptabilité publique◦ L'agent comptable est responsable de la tenue de l'inventaire des biens

inscrits au bilan en veillant à sa mise à jour, et de la conservation de ces biens ◦ A ce titre et dans le cadre du contrôle interne comptable l'agent comptable

doit procéder à un état des lieux et vérifier : S'il existe une gestion informatisée des immobilisations Si l'état de l'actif est ajusté avec la comptabilité générale au 31/12 Si les dépréciations ont été votées en CA et qu'elles sont comptablement à

jour Si les biens inscrits à l'inventaire sont en service et étiquetés

Circulaire interministérielle du 9 mai 1989 sur les procédures de désaffectation applicable à tous les biens utilisés par les EPLE dans le cadre de leur mission de service public d'enseignement

Loi 92-678 du 20 juillet 1992-titre III, article 15 sur le régime de propriété des biens meubles mis à disposition des EPLE. Un arrêté du conseil d'état du 2/12/94 a confirmé, après la parution de la loi du 20 juillet 92, la légalité des dispositions de la circulaire de 1989

LA TENUE DE L'INVENTAIRELA TENUE DE L'INVENTAIRE

Le principe: L'EPLE dispose d'un inventaire général de ses biens mobiliers sous la forme◦ D'un répertoire des biens comptabilisés à la section de

fonctionnement ( numérotation en R) acquisitions non immobilisables susceptibles de faire l'objet d'un

suivi spécifique ( ex: tables , chaises, outillage, matériels audiovisuels…)

Biens mis à disposition de l'établissement comme les dotations en nature des collectivités

◦ D'un inventaire des biens comptabilisés à la section d'investissement ( numérotation en V ) et dont la valeur figure en classe 2 Biens d'une valeur unitaire > 800 € ht ( circulaire 2001-269 du 28/12/01 Dans la pratique, il peut être retenu la règle suivante:

Un bien sera immobilisé s'il est destiné à rester durablement dans l'établissement et s'il a une valeur d'acquisition voisine de 800 € ht


La classification Quatre catalogues fichiers divisés en sections détaillant le patrimoine

et identifiées par une lettre minuscule : A = mobilier usuel B = Bibliothèque générale C = Matériel d'enseignement D = matériel des ateliers

Le bien immobilisé entre à l'inventaire dès l'opération de mandatement effectuée. Une fiche d'entrée est alors générée, elle comporte les éléments suivants:

Date d'entrée Identification (lettre catalogue, lettre section, n°d'ordre ininterrompu dans la section,

V ou R) Compte d'imputation budgétaire et N° de mandat Valeur et description du bien Durée de dépréciation ou d'amortissement Localisation du bien dans l'établissement Identité du fournisseur Source de financement ( compte d'imputation de classe 1)

Tableau récapitulatif: liste des catalogues fichiers


Acquisition de biens immobilisables◦ Toute intégration d'un bien dans le patrimoine fait

l'objet: D'une opération de constatation de charge en classe 2 au débit D'une opération de constatation de recette en classe 1 au crédit

( sauf pour les biens financés sur les réserves de l'établissement )

◦ Ce qui signifie : Ces comptes 1 et 2 mouvementés ne sont jamais soldés et

comportent donc un bilan d’entrée (sauf compte utilisé pour la première fois). Cela correspond au fait que le patrimoine se transmet d’un exercice à l’autre jusqu’à sortie du bien de l’inventaire.

Le montant du solde débiteur de ces comptes doit correspondre à l’inventaire tenu au sein de l’établissement

Les biens inventoriés et donc accumulés en classe 2 ont été acquis de façon différente:◦ Dotation 1er équipement (acquis à l'ouverture de l'établissement)◦ sur subvention, ◦ sur prélèvement sur les réserves de l’établissement.

Pour un bien acquis sur subvention Les subventions ayant servi à l’achat de biens ne peuvent être saisis en classe 7

(on aurait une recette sans dépense en classe 6 => cela fausserait le résultat de l’exercice et ne se reporterait pas d’un exercice sur l’autre comme la classe 2 qui n’est jamais soldée )

Elles font l’objet d’un ordre de recette en classe 1 (1311,1313, 13181,13185), réceptionné de la même manière qu’un ordre de recette en classe 7, dans des comptes non soldés en fin d’année. Les subventions ayant servi à acheter des biens immobilisés se reportent d’un exercice sur l’autre tant que le bien inventorié reste en classe 2: Au final, il y a équilibre entre les dépenses et recettes en capital


Classe 2Patrimoine

215216

21822183

Classe 1Financements

102113111313

1318113185

Achats surréserves

Si le bien a été acquis sur les réserves, il y a un mandat en classe 2 et un montant qui se reporte donc au débit d’un exercice sur l’autre. En revanche, aucun ordre de recette au crédit et cependant, le bien a été payé

Si l’on fait la différence entre les recettes et les dépenses on a un « résultat » comparable à un déficit


AchatsSur subvention

102113111313

1318113185

Classe 2 Classe 1

LA TENUE DE L'INVENTAIRELA TENUE DE L'INVENTAIRE Entrées de biens immobilisés à l’inventaire: opérations

d’acquisitions d'immobilisations en comptabilité budgétaire ◦ Immobilisation d’un bien sur subvention collectivité territoriale :

Achat d’un four pour la restauration = 15000,00 € DBM 2 – Décision attributive de subvention : ZD 215 = 15000,00 € et ZR 1312 ou ZR 1313= 15000,00 €

◦ Immobilisation d’un bien par utilisation de la taxe d’apprentissage : Achat ordinateur = 900,00 € DBM2 – Décision attributive de subvention : ZD 2183 = 900,00 € et ZR 13181 = 900,00 €

◦ Immobilisation d’un bien par prélèvement sur les réserves : IMPORTANT : décision du conseil d’administration donc vote :

- 4 000.00 € sur les réserves générales - 4 000.00 € sur les réserves Enseignement Technique J1

DBM 3 – Achat immobilier de bureau: ZD 2184 = 8000,00 € TRES IMPORTANT : PAS DE CONTREPARTIE EN RECETTES

Exercice pratiqueExercice pratique

On passe un mandat au 2183 d'un bien acquis sur subvention (1312) (3000€)On fait un ordre de recette pour cette subventionOn passe un mandat au 215 d'un bien acquis sur réserve (2300€)

Passer les écritures

Inscrire sur la balance les sommes concernant les classes 1 et 2, écrire les soldes.

COMPTEBILAN

D'ENTREE

DEBITOPERATION EXERCICE

TOTAL EXERCICE

BILAN D'ENTREE

CREDITOPERATION EXERCICE

TOTAL EXERCICE

SOLDE DEBITEUR

SOLDE CREDITEUR

1021 0,00 69 230,00 69 230,00

10681 0,00 42 000,00 42 000,00

106842 0,00 106 900,00 106 900,00

1311 0,00 20 000,00 20 000,00

1312 0,00 10 000,00 10 000,00

Total classe 1 0,00 0,00 0,00 248 130,00 0,00 248 130,00 0,00 0,00

215 72 500,00 72 500,00 0,00

2182 1 000,00 1 000,00 0,00

2183 21 000,00 21 000,00 0,00

2184 35 000,00 35 000,00 0,00

Total classe 2 129 500,00 0,00 129 500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

215 2183 4042

1312 44123 5159

On passe un mandat au 2183 d'un bien acquis sur subvention (1312) (3000€)On fait un ordre de recette pour cette subventionOn passe un mandat au 215 d'un bien acquis sur réserve (2300€)

Passer les écritures

3000 30003000

2300 23002300

30003000 3000 3000

2300

Inscrire sur la balance les sommes concernant les classes 1 et 2, écrire les soldes.

COMPTEBILAN

D'ENTREE

DEBITOPERATION EXERCICE

TOTAL EXERCICE

BILAN D'ENTREE

CREDITOPERATION EXERCICE

TOTAL EXERCICE

SOLDE DEBITEUR

SOLDE CREDITEUR

1021 0,00 69 230,00 69 230,00

10681 0,00 42 000,00 42 000,00

106842 0,00 106 900,00 106 900,00

1311 0,00 20 000,00 20 000,00

1312 0,00 10 000,00 3 000,00 13 000,00

Total classe 1 0,00 0,00 0,00 248 130,00 3 000,00 251 130,00 0,00 0,00

215 72 500,00 2 300,00 74 800,00 0,00

2182 1 000,00 1 000,00 0,00

2183 21 000,00 3 000,00 24 000,00 0,00

2184 35 000,00 35 000,00 0,00

Total classe 2 129 500,00 5 300,00 134 800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

215 2183 4042

1312 44123 5159

Exercice pratique


Après avoir procédé à l'entrée des biens à l'inventaire pour leur valeur d'acquisition, il faudra constater la perte progressive de cette valeur initiale, c'est la technique de la dépréciation qui débute dans l'année qui suit l'achat

La technique de la dépréciation permet seulement de constater cette perte de valeur au bilan et n'implique aucune opération comptable permettant d'envisager le renouvellement des biens dépréciés

Les durées de dépréciation sont fixées par les C.A des EPLE, par référence aux usages comptables:Immobilisations Durées

Matériel industriel 10 ansMobiler de bureau 5 ansVoitures particulières 4 ansCamions 5 à 10 ansMatériel de bureau informatique 1 à 3 ansLogiciels informatiques 1 à 3 ans


◦ Cette déperdition est suivie dans des comptes de classe 2 : les comptes de dépréciations .

◦ Ils correspondent aux comptes d’immobilisation 215 2815bis 216 2816bis 218(2,3,4) 2818bis Ils sont crédités (=> diminution par rapport au débit

des comptes d’immobilisation) annuellement du montant de la dépréciation(=valeur des biens dépréciés divisée par le nombre d’années sur lequel court la dépréciation = 5, 10 ou 20 ans selon le type de matériel)

En classe 1, un compte (le 1069) est débité du montant exact de ces dépréciations et diminue d’autant l’origine du financement des biens

LES VARIATIONS DE STOCKSLES VARIATIONS DE STOCKS

LES VARIATIONS DE STOCKSLES VARIATIONS DE STOCKS La classe 3 retrace la valeur des stocks détenus par

l'EPLE : les comptes restent figés pendant tout l'exercice à leur valeur d'entrée au 1/01 de l'année N , Ce n'est qu'au début de l'exercice N+1 que sont passées en comptabilité les montants des variations de stocks constatés au 31/12 de l'année N.

Les comptes mouvementés sont: 311 – Stocks de denrées 312 – Stocks de fuel 313 – stocks de Matière d’ œuvre Leur solde est toujours débiteur (comme les comptes du

patrimoine)

Les DBM utilisées dans GFC en fin d'exercice sont: DBM 291 = Augmentation de stock DBM 292 = Diminution de stock Ces DBM sont présentées au CA pour info avec le compte

financier

1)Les stocks : Diminution1)Les stocks : Diminution Sur 6100 euros de denrées achetées pendant l’exercice

2007 au 6011, tout a été utilisé et les stocks de l’année précédente ont diminué de 150 euros

Les recettes du R2 sont de 6 300 euros

Or, nous avons utilisé pour faire fonctionner le R2 plus que ce que nous avons acheté en 2007.

Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 150 euros utilisés mais pas imputés au R2 en 2007.

On fait un mandat (=dépense) au R2 60311(sans recette supplémentaire en regard ce qui a pour effet de modifier le résultat de l’exercice dans le sens d’une diminution) et un ordre de recette au ZR 311 sans charges en regard ce qui a pour effet d’augmenter les fonds disponiblesAu final les réserves ne changent pas. Une partie des stocks redeviennent des réserves disponibles qui elles mêmes ont été diminuées par le résultat de l’exercice d’autant

DépensesDu chapitre R2

6100

Recettesdu chapitre

R26300

Stocks

Classe3

Classe6

Excédent 200Augmente

réserves disponibles

Situation avant écritures de diminution des stocks

Classe7

Classe3


6100

Recette 150Stocks

Stocks utilisés150 euros

Dépensesdu chapitre

R26250

Mandat au 60311 pour

augmenter la charge (donc

diminuer l’excédent ou augmenter le

déficit)

Stocks

Classe3

Classe6

Ordre de recette au 311 => augmente les réserves disponibles

Excédent 200Excédent 50

Situation après écritures de diminution des stocks

Recettesdu chapitre

R26300

Classe7

Classe3

2)Les stocks: 2)Les stocks: AugmentationAugmentation

Sur 6000 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011, il reste au magasin pour 200 euros de denrées le dernier jour de l’année civile◦ Les recettes du R2 sont de 6100 euros

Ces denrées restant en stock ont été achetées en 2007 ( elles ont donc fait partie des charges et participé au résultat de l'exercice comme le reste du compte 6011). Mais elles seront utilisées dans un exercice ultérieur

Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 200 euros non utilisés mais payés.

On fait un ordre de reversement au R2 60311 pour diminuer les charges au 6011 et un mandat (=dépense) au chapitre ZD dans le compte 311 (sans recette en regard ce qui a pour effet d’utiliser des réserves disponibles) pour constituer le stock.Au final les réserves ne changent pas. Une partie des réserves disponibles deviennent des stocks qui pourront être utilisés l’année N+1.


6000

Stocks

Classe3

Classe6

Situation avant écritures d’augmentation des stocks

Recettesdu chapitre

R26100

Classe7

Classe3

Excédent 100Augmente

réserves disponibles


6000

Stocks

Stocks faits200 euros

Dépensesdu chapitre

R25800

Ordre de reversement au 60311pour

diminuer la charge (donc augmenter

l’excédent ou diminuer le

déficit)

Stocks

Classe3

Classe6

Mandat au 311 => augmente les stocks et diminue les réserves disponibles

Excédent 100Excédent 300

Situation après écritures d’augmentation des stocks

Recettesdu chapitre

R26100

Classe7

Classe3

Stock initial 12,00 (Débit compte 311)

au 1er janvier

Stock final 10,00 (Voir inventaire)

au 31 décembre

Résultat DIMINUTION

La diminution est de 2,00 Le compte 6011 n'a pas été débité pour des biens consommés pendant l'exercice.La consommation de l'année est supérieure au total des mandatements.

Il faudra donc saisir une D.B.M. pour Info de "Variations de Stocks"

ligne émettrice = R2 60311ligne réceptrice = ZR 311

Il faut faire un MANDATEMENT au R2 60311.

d'un montant de 2,00

Il faut faire un ORDRE DE RECETTES au ZR 311.


Saisissez le stock initial et le

stock final.

Voyez ci- dessous ce que vous

devez ensuite faire,,,

I l vous faudra

donc saisir les

opérations

suivantes dans GFC

VARI ATI ON DES STOCKS ALI MENTAI RES

Stock initial 12,00 (Débit compte 311)

au 1er janvier

Stock final 15,00 (Voir inventaire)

au 31 décembre

Résultat AUGMENTATION

L'augmentation est de 3,00 Le compte 6011 a été débité pour des biens non consommés pendant l'exercice.Le total des mandatements est supérieur à la consommation de l'année.

Il faudra donc saisir une D.B.M. pour Info de "Variations de Stocks"

ligne émettrice = R2 60311ligne réceptrice = ZD 311

Il faut faire un ORDRE DE REVERSEMENT au R2 60311.


Il faut faire un MANDATEMENT au ZD 311.


Saisissez le stock initial et le

stock final.

Voyez ci- dessous ce que vous

devez ensuite faire,,,

I l vous faudra

donc saisir les

opérations

suivantes dans GFC

VARI ATI ON DES STOCKS ALI MENTAI RES

LES OPERATIONS DE LES OPERATIONS DE REGULARISATION DES CHARGES ET REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITSDES PRODUITS

LES OPERATIONS DE LES OPERATIONS DE REGULARISATION DES CHARGES ET REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITSDES PRODUITS

Ce sont les opérations qui visent à comptabiliser après le 31/12, les dépenses et les recettes (de l'exercice N-1) qui n'ont pas pu être régularisées avant le 31/12.

On utilise la technique des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir ( PAR):◦ Comptabilisation des services faits au titre de

l'exercice N-1

◦ Comptabilisation des droits acquis au titre de l'exercice N-1

Période d’inventaire

les opérations de CAP et PAR

(opérations avec flux financiers )

.

Période d’inventaireCharges à payer

Les CAP sont des dépenses réalisées avant le 31/12/N, mais pour lesquelles à cette même date l’EPLE n’a pas reçu les justificatifs nécessaires au paiement.

La technique dite des CAP permet le rattachement à l’exercice de ce type de dépenses.

*~ en matière d’investissements on parlera de factures non parvenues


En fin d’exercice, il convient d’identifier rapidement les CAP

de façon automatique, à partir des engagements non soldés et du service fait

à partir des charges repérées bien en amont dont l’établissement n’a pas l’initiative (ex. les charges énergétiques)


En fin d’exercice, il convient d’identifier rapidement les CAP

■=> Ce qui nécessite une tenue rigoureuse des engagements sur l’ensemble des dépenses en s’assurant régulièrement de la réalité des engagements non soldés.

■=> D’où l’intérêt d’utiliser la fonctionnalité

« approvisionnement » de GFC.

Période d’inventaireEviter, en fin d'année, l'exécution trop tardive d' opérations sur ressources affectées sachant qu'il faudra dans le cas contraire avoir recours à la technique des CAP / PAR, pour respecter l'équilibre du service.

Période d’inventaireMaîtriser la date de livraison sur l'année N-1 ou N

s'agissant des immobilisations afin d'éviter la réalisation de l'opération en fin d'année. Dans le cas contraire, exiger un devis ou une facture pro forma pour empêcher une surévaluation qui fausserait l'actif.

Période d’inventaireLES PRODUITS A RECEVOIR

Les PAR sont des recettes dont les droits sont acquis pour l’ EPLE avant le 31/12/ N mais pour lesquels, à cette même date, l’ établissement n’ a pas pu procéder à la liquidation définitive

Période d’inventaireLa technique dite des PAR permet le rattachement à l’exercice de ce type de recettes.

Elle concernera peu d’opérations dans les EPLE, excepté les Greta.

Période d’inventaire La technique des CAP

La procédure en N-1 : Comptabilisation des services faits au titre de l’exercice N-1

L’ordonnateur procède à la liquidation provisoire dumontant des travaux, fournitures, ou services rendus autitre de l’exercice qui va se clore en se fondant sur desprix de commandes ou des devis.

(Il établit un état récapitulatif qu’il certifie conforme aux services faits seulement si choix de l’ordre de paiement cf diapo76) et émet un mandat prévisionnel

L’agent comptable prend en charge, après visa, lemandat :

Attention : ces mandats ne pourront pas donner lieu à paiement sur l’exercice N-1

Période d’inventaire La technique des CAP En fin d’exercice N-1 :

Émission des mandats de CAP budgétairement Solde l’engagement comptablement

Par le crédit des comptes “charges à payer” 408 428 438…..

Vos prises en charge des mandats vont créer les écritures suivantes :

6...

xxx

Écritures comptables sur N-1

Elles seront soldées lors

du solde de la classe 6

et seront intégrées

au résultat de N-1

Sera repris surle bilan d’entrée de N

408

xxx

Période d’inventaireLa technique des PAR

La procédure en N-1

Comptabilisation des droits acquis au titre de l’exercice N-1

L’ordonnateur procède à la liquidation provisoire du montant des recettes nées au cours de l’exercice qui va se clore en se fondant sur tous les éléments en sa possession.

(Il établit un état récapitulatif qu’il certifie conforme aux opérations réalisées seulement si choix de l’ordre de recouvrement diapo 79 ) et émet un titre de PAR.

L’agent comptable prend en charge après visa le titre.

Attention : ces titres ne donnent pas lieu à

recouvrement sur l’exercice


La technique des PAREn fin d’exercice N-1 :

Émission des Titres de PAR

* comptablementPar le débit des comptes “produits à

recevoir” 418 428 438 448…..

Vos prises en charge des OR vont créer les écritures suivantes :

7...XXX

Écritures comptables sur N-1

Elles seront soldées lors

du solde de la classe 7

et seront intégrées

au résultat de N-1

Sera repris surle bilan d’entrée de N

418

XXX

Période d’inventaireLa technique des CAP et des PAR

La régularisation en N à la réception de la facture ou des pièces

justificatives

Deux méthodes

1.l’ordre de paiement / l’ordre de recouvrement

2.l’extourne ou la contre-passation

=> Le choix entre les deux méthodes est fonction du volume des transactions à traiter, car la méthode de régularisation des CAP par ordre de paiement n’est pas totalement automatique (nouvelle saisie des données fournisseurs).


La technique des CAPRégularisation selon la

méthode de l’ordre de paiement en N

Emission d’un ordre de paiement par l’ordonnateur au vu des factures reçues.

Paiement après visa par l’agent comptable.


1. LA FACTURE EST> A L’EVALUATION

=> émission d’un mandat complémentaire sur les crédits de l’exercice N,

imputé au compte par nature intéressé par la dépense et pris en charge par l’agent comptable comme les autres opérations de l’exercice en cours.

Période d’inventaire2. LA FACTURE EST< A L’EVALUATION

=> émission d’un titre de recettes sur le budget de l’exercice N,

imputé au compte par nature correspondant à la dépense initialement comptabilisée et pris en charge par l’agent comptable comme les autres opérations de l’exercice en cours.

Période d’inventaireCas particuliers des immobilisationssur N-1: Emission du mandat de

factures non parvenuessur N : A la réception de la factureSeule la méthode de

régularisation par l’ordre de paiement est autorisée

Il est recommandé- d’éviter le recours à cette technique en

maîtrisant la date de livraison afin que cette opération ne soit pas réalisée en fin d’année,

- d’exiger, dans le cas contraire, un devis ou une facture pro forma pour empêcher une surévaluation qui fausserait l’actif.

Période d’inventaireLa technique des CAP

- La principale difficulté de cette méthode de régularisationpar ordre de paiement est technique. La procédure n’estpas totalement automatique :

GFC ne récupère pas le fichier des fournisseurs concernés par les mandats de CAP émis en N -1 pour l’émission des ordres de paiement en N<=> nouvelle saisie

- Une autre difficulté : les saisies et documents sontréalisés à l’agence comptable.

il convient de limiter le volume des CAP

- par une exécution budgétaire régulière,- par un calendrier réfléchi de fin d’année intégrant

une limitation des engagements.

Période d’inventaireLes contrôles de l’agent comptable en matière de CAP et PAR

- visa en deux étapes :en N:au moment de la régularisation Contrôles portant :- sur l’exactitude des calculs de liquidation

en N-1 au moment de la prise en chargeContrôle partiel portant sur la validité de la créance - notamment la justification du service fait (contrôle de la signature du bordereau journal de mandatement de CAP par l’ordonnateur qui emporte justification du service fait des dépenses concernées.)

1)Les charges à payer1)Les charges à payer Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des factures non

parvenues à cette date et procède à un mandatement pour ordre en se fondant sur le montant du bon de commande, devis…◦ L'agent comptable prend en charge le mandat et retrace en comptabilité

générale l'opération de la façon suivante: Débit 6011 / Crédit 408 ( facture non parvenue pour 1000 euros)

Sur l'exercice 2008, dès que la facture est parvenue l'agent comptable procède au paiement par le biais d'un OP: 3 CAS◦ Si le montant de la facture est égal à l'évaluation

Débit 408 / crédit classe 5 pour 1 000 euros◦ Si le montant de la facture est inférieur à l'évaluation faite en

2007,un OR est effectué du montant de la différence Débit 408 / crédit 7583 pour 200 euros Débit 408 / crédit classe 5 pour 800 euros

◦ Si le montant de la facture est supérieur à l'évaluation, un mandat complémentaire est émis sur 2008 ( consommation des crédits 08) Débit 6011 / crédit 4012 pour 100 euros Débit 408 pour 1000 , débit 4012 pour 100 et crédit cl 5 pour

1100

ETABLISSEMENT :

ANNEE 2003

ANNEE 2002FACTURES

SOLDE DU COMPTE 4081

TITRES DE RECETTE

MANDATS

FOURNISSEURNATURE DES DEPENSES

DATE DU SERVICE FAIT

CHAPI-TRE

CPTECODE ACTI-VITE

CPTE PAR

NATU-RE

N° MDT (CAP)

MONTANT MANDATE EN

EUROS

MONTANT REEL DE LA FACTURE

EN EUROS

ORDRE DE PAIEMENT

N° OPTR

COMPLEMEN-TAIRE

N° TR

legallais entretien 40175 c 615 prop 0 401 100,00 € 0,00 € 0,00 € 1 100,00 €

0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 2 0,00 € 1

0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 3 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 €

TOTAUX 100,00 € 0,00 € 100,00 €

Note : la certification du service fait, apparaît sur l'état des factures non parvenues année 2002 et sur les factures ci-jointes.

A ………………..………., le / /2003

ETAT A L'APPUI DE L'ORDRE DE PAIEMENT ANNEE 2003justifiant le solde du compte 4081

Année N+1

Le Proviseur, L'agent comptable,

NB : Etat à joindre à l'ordre de paiement

ANNEE 2003

ANNEE 2002FACTURES

SOLDE DU COMPTE 4081

TITRES DE RECETTE

MANDATS


CHAPI-TRE

CPTECODE ACTI-VITE

CPTE PAR

NATU-RE

N° MDT (CAP)

MONTANT MANDATE EN

EUROS

MONTANT REEL DE LA FACTURE

EN EUROS

ORDRE DE PAIEMENT

N° OPTR

COMPLEMEN-TAIRE

N° TRMANDAT

COMPLEMEN-TAIRE

N° Mandat

28/12/ C 615 0 401 100,00 € 102,00 € 100,00 € 1 0,00 € 2,00 € 1

0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 2 0,00 € 1 0,00 €

0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 3 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

TOTAUX 100,00 € 100,00 € 0,00 € 2,00 €

Note : la certification du service fait, apparaît sur l'état des factures non parvenues année 2002 et sur les factures ci-jointes.

A ………………..………., le / /2003

ETAT A L'APPUI DE L'ORDRE DE PAIEMENT ANNEE 2003justifiant le solde du compte 4081

Année N+1

Le Proviseur, L'agent comptable,

2)Les produits à recevoir2)Les produits à recevoir Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif

des droits acquis par l'établissement en 2007 mais pour lesquels aucun titre de recettes n'a été émis sur 2007:

Exemple: un dégât des eaux survenu fin 2007 non encore indemnisé et évalué à 5000 euros

◦ L'agent comptable prend en charge le titre remis par l'ordonnateur Débit 4681 / Crédit 771

Sur l'exercice 2008,l'agent comptable procède au recouvrement

◦ Si l'assurance indemnise à hauteur de 7 000 euros, un ordre de recettes complémentaire de 2 000 euros est effectué

◦ Si l'assurance n'indemnise qu'à hauteur de 4 000 euros, un mandat pour ordre de 1 000 euros est établi au Chap C 671

LYCEE

CELLULES EN JAUNE: calcul atomatique

DEBITEURNATURE DE LA

CREANCEDATE DU

SERVICE FAITCHAPI-

TRECPTE

CODE ACTI-VITE

CPTE PAR

NATU-RE

N° TR (PAR)

MONTANT EN EUROS

OBSERVATIONS

XXXXX

FACTURATION 2005 OCCUPATION DES

LOCAUX 31/12/2004 70 7088 LOCSA / 2 20 000,00 € Facture non parvenue 0,00 € 0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

TOTAUX 20 000,00 €

A ………………..………., le / /2003

ETAT DES RECETTES EVALUEES ANNEE 2004

Année N

Recettes prises en charge,

L'agent comptable,

Pour certification du service fait

(droits acquis),

Le Proviseur,

NB : - Etat justif icatif du solde 4187 (pièces générales du CF)- Etat à joindre à la copie du titre de PAR

ANNEE 2005

ANNEE 2004FACTURES

EMISESORDRES DE

RECOUVREMENTTITRES DE RECETTE

MANDATS SOLDE 4187


CHAPI-TRE

CPTECODE ACTI-VITE

CPTE PAR

NATU-RE

N° TR (PAR)

MONTANT EN EUROS

MONTANT REEL DE LA CREANCE

EN EUROS (saisie)

ORDRES DE RECOUVRE-MENT

N° Ordre recouv

TR COMPLEMEN-

TAIREN° TR

MANDAT COMPLEMEN-

TAIRE

N° MDT

ENCAIS-SEMENTS

31/12/2004 70 7088 LOCSA/ 2 20 000,00 € 21 000,00 € 20 000,00 € 1 000,00 € 0,00 € 21 000,00 €

0 0 0 0 0 10 000,00 € 8 000,00 € 8 000,00 € 0,00 € 2 000,00 € 8 000,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0 0 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0 0 0 0TOTAUX 0 20 000,00 € 29 000,00 € 28 000,00 € 1 000,00 € 2 000,00 € 29 000,00 €

A ………………..………., le / /2005

ETAT A L'APPUI DE L'ORDRE DE RECOUVREMENT ANNEE 2005justifiant le solde du compte 4187 produits à recevoir

Année N+1

Pour certification du service fait(droits acquis)

Le Proviseur,

Recettes prises en charge,

L'agent comptable,

NB : Etat à joindre à l'ordre de recouvrementRappel : Avec l'ordre de recouvrement, sera transmis l'original du titre de PAR au juge des comptes

Pour conclure…

Les opérations de Les opérations de vérificationvérificationLes ressources affectées ou spécifiques:

◦ Au 31/12, les produits provenant des bourses, de la taxe d'apprentissage, des contrats et conventions et des crédits globalisés rectoraux ( affectés par le CA ) doivent faire l'objet d'ordre de recettes dont le montant est égal aux dépenses effectuées

◦ Les soldes des comptes de classe 4 correspondant font alors apparaître les reliquats disponibles en N+1

La vérification des engagements et des liquidations:◦ Contrôle de la situation des dépenses engagées et de

la situation des recettes

Ne pas oublier les prestations en nature

Documents

LA PERIODE DINVENTAIRE. A partir du 1 er janvier N+1 : Des opérations sont effectuées pendant la période dinventaire. Attention : lexercice budgétaire