La Plateforme partagée de services des bibliothèques ...congrescpi.com/wp-content/uploads/2018/11/CPI... · •La gestion de ressources numériques et des licences est inefficace

BCI – Sous-comité des bibliothèques

La Plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises à l’aube de son déploiement

Guylaine BeaudryUniversité Concordia

Congrès des professionnels de l’information – 13 novembre 2018

Benoit SéguinUniversité du Québec

BUQ : historique de collaboration

• Sous-comité des bibliothèques du BCI (1967) – plus de 50 ans de travail en commun

• Plusieurs projets mis de l’avant, certains avec succès et d’autres ont été mis sur la glace

Carte BCI Achats en commun PCLSN (1999) à l’origine du RCDR Colombo Données géospatiales du MERN

⁻ BRVQ (…2003-2007)⁻ Entrepôt en commun (2004-…)

• PPS : une évolution naturelle

BCI – Sous-comité des bibliothèques Congrès des professionnels de l’information – 13 novembre 2018

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Extraits de Library Systems Report 2017 (May 1st, 2017)https://americanlibrariesmagazine.org/2017/05/01/library-systems-report-2017/

Environnement en mutation dans les bibliothèques

Les plateformes de services: mieux adaptées pour la gestion des collections numériques. (p.9)

Nouvelles priorités institutionnelles: gestion des données de la recherche, soutien à la publication scientifique, parexemple. (p.10)

Les plateformes de services constituent une tendance lourde. (p.18)

Les projets collaboratifs à grande échelle exigent des infrastructures mutualisées. (p.18)

Éléments tirés de Library Systems Report 2017 (May 1st, 2017)https://americanlibrariesmagazine.org/2017/05/01/library-systems-report-2017/


https://americanlibrariesmagazine.org/2017/05/01/library-systems-report-2017/

Plateforme partagée de

services

Plateforme de données

géospatiales

Gestion de données de recherche

I - Assurer la pérennité des services communs développés et gérés conjointement

• Consortium d’achat en commun• Système de prêt entre bibliothèques• Indicateurs de performance et aides à la décision• Développement des personnels

II -Doter les universités québécoises de plateformes innovantes de gestion de l’information

Orientations stratégiques du Sous-comité 2017-2020


Impacts attendus des projets du partenariat

• Synergie interinstitutionnelle porteuse pour l’avenir

• Mutualisation progressive de certains processus et services

• Mise en place de services à valeur ajoutée

• Meilleure perspective de développement dans un contexte budgétaire difficile pour les bibliothèques

• Environnement et solutions technologiques de pointe pour la gestion d’information


AudaceCollaboration Confiance Engagement

Une approche conjointe et collectivepermettant de diminuer les coûts d’exploitation des systèmes, de maximiser les occasions de partage et de mutualisation tout en réduisant le dédoublement d’activités sans valeur ajoutée institutionnelle

Nos valeurs

Des valeurs communes et partagées


Valoriser les engagements

institutionnels durables

Collaborer pour se dépasser

Les usagersau cœur des

décisions

Réconcilier l’intérêt institutionnel et l’intérêt collectif

Des principes directeurs collectifspermettant de guider les directeurs et directrices des bibliothèques participantes dans la prise de décision

Nos principes directeurs


Pourquoi doit-on changer nos systèmes?

• Les systèmes actuels sont en fin de cycle de développement.

• La gestion de ressources numériques et des licences est inefficace.

• Le développement du logiciel de gestion de PEB Colombo est arrêté.

• Nos serveurs ont dépassé leur durée de vie utile.


Vision du projet

Une plateforme partagée reposant sur l’utilisation des

technologies émergentes

ouvrant la voie à la création d’un environnement véritablement multilingue

Une infrastructure collective

intégrant plusieurs systèmes périphériques

permettant une mutualisation progressive de certains processus et services.

Un guichet unique Bilingue

offrant une expérience usager enrichie, conviviale et efficace

Un accès simplifié aux collections imprimées

à la constitution progressive d’une collection numérique.


Vision : d’une perspective système à une perspective service

Situation actuelle : 9 systèmes

informatiques dans les 17 bibliothèques universitaires

4 produits SIGB

Plateforme partagée

de servicesSituation visée :1 plateforme en infonuagique pour les 17 bibliothèques universitaires


o Aleph (Ex Libris)

o Sierra (Innovative Interfaces)

o Symphony (SirsiDynix)

o V-smart (infor)

Six orientations stratégiques pour le Partenariat

1. Création d’un catalogue commun – Gestion des métadonnées

2. Déploiement d’une interface commune

3. Mise en place d’un dossier d’usager unique

4. Optimisation de la circulation des documents sur support physique

5. Gestion partenariale des ressources documentaires négociées en décloisonnant la gestion des acquisitions et des licences

6. Mise en place d’une stratégie de conservation partagée


Conseil d’administration

du BCI

Sous-comitédes bibliothèques

Structure du projet PPS

Comité de gouvernance

Comité de pilotage PPS

Équipe de projet

Groupes de travail par champ d’expertise

Référence:

Éléments en bleu

Éléments en vert

Instances permanentes du

BCI

Instances mises sur pied dans le

cadre du PPS

Comité de la recherche

Comité des affaires médicales

Comité des affaires académiques

Comité des affaires administratives et

financières

Coordonnateurs locaux (17)


La PPS dans l’environnement des bibliothèques universitaires québécoises – Perspective usagers

ÉtudiantsProfesseursEnseignantsChercheurs

Accès aux bibliothèques existantesExpertise, collections physiques et

espace de travail

Plateforme partagée de servicesGuichet unique pour la recherche, l’accès aux

collections et la commande de documents

Sur

pla

ceSu

r le

WEB


La PPS dans l’environnement des bibliothèques universitaires québécoises – Perspective employés

Nuage

Biblio A

Biblio C

ENA Registraire

Finances RH

Systèmes des universités

Biblio B


Fournisseur

Usagers

Employés

Catalogage et métadonnées

Service d’enrichissement de catalogues (e.g. Syndetics)

Acquisitions

Prêt des documents (au sein d’une institution et consortium)

Prêt entre bibliothèques (extérieur du consortium)

Outil de découverte

Index unifié (articles dans l’outil de découverte)

Résolveur de liens

Gestionnaire des ressources électroniques

Base de connaissance pour les ressources électroniques

Statistiques et rapports

Administration et configuration du système

Gestion des identités

Collection et diffusion d’objets numériques

Préservation numérique

Authentification fédérée

Réserve numérique

Réservation des locaux et équipements

Métarecherche

Diffusion multimédia (streaming)

Gestion des données de recherche

Dépôt institutionnel

Système financier institutionnel

Environnement numérique d’apprentissage

Système de gestion des dossiers étudiants et employés

Module optionnel – Sinon interopérabilité souhaitable

Module essentiel

Module optionnel – Sinon interopérabilité essentielle

Plateforme partagée de services Systèmes institutionnels

Interopérabilité souhaitable

Interopérabilité essentielle

Portée du projet - cartographie «idéale» des services

Lége

nd

e


Bibliothèque AÉléments locaux

Bibliothèque B Éléments locaux

Bibliothèque CÉléments locaux

Partenariat PPS

Bibliothèque D

Partenariat PPS Solution globale avec quelques

éléments personnalisables

Adhésion

L’implication du partenariat PPS : un défi organisationnel de changement


Historique du projet5

Dossier d’affaires final -Obtention du financement

Mars 2017

1Dossier de

présentation stratégique

Janvier 2015

2Dossier

d’affaires initial

Mai 2015

3Dossier

d’analyse détaillée

Avril 2016

4

Dossier d’affaires final -

Demande de financement

Décembre 2016

Évaluation des coûts internes et des coûts

externes pour la demande

Identification des principales

caractéristiques du projet et amorce du dialogue

Vision commune du projetAvis favorable du CA-BCIComité de gouvernance

Meilleure compréhension des enjeux et du contexte

financier du projet


Grandes phases du projet

2014 2015 2019 2020…

Initiation du projet

Définition du projet

Obtention du financement

du MEES

2016

Phase 1 – AVIS

D’APPEL D’INTÉRÊT

2018

Phase 2 – APPEL

D’OFFRES

Phase 3 – IMPLANTATION

Phase 4 –

PARTENARIAT

2017

ADHÉSION


ADJUDICATIONÉquipe projet –mise en place

Comité de travail Définition des critères d’évaluation de la qualité et des autres conditions d’évaluation (ex.: exigences de conformité)Publication de l’appel d’offres no 1: 3 juillet 2018

Comité de sélectionRencontre avec les fournisseurs conformes et évaluation des soumissions

Août – octobre 2018

Comité de dialogue compétitif

Dialogue avec les soumissionnaires les mieux qualifiés à l’étape précédente pour s’assurer que la solution proposé répondra aux besoins.

Adjudication du contrat

Annonce du fournisseur retenu.

Début de la planification détaillée des travaux.

Processus d’appel d’offres en dialogue compétitif

Le processus d’appel d’offres en dialogue compétitif est sous la responsabilité du Groupe d'Approvisionnement en Commun de l'Est du Québec (GACEQ).

Printemps 2018 Hiver 2019


Comité de sélectionModifications de l’appel d’offres en vue de la publication d’une nouvelle version.

Évaluation finale des réponses.

Des réponses qui se préciseront au fil du temps

Comment allons-nous travailler avec McGill?

Faudra-t-il harmoniser nos politiques de prêt avec les autres établissements?

Comment fonctionnera le PEB dans le nouveau système?

Est-ce qu’on va pouvoir faire la livraison électronique de livres?

À qui va-t-on s’adresser pour demander des développements ou souligner des pannes?

Comment la concertation entre les institutions se fera-t-elle?


La solution retenue aura une influence sur les façons de travailler

ensemble.

Principales leçons à ce jour…

• Un projet collaboratif d’envergure exige beaucoup de temps de discussion pour le développement d’une vision commune.

• Financement externe essentiel à une participation maximale

• L’application de principes de gestion de projet éprouvés a facilité la structuration du projet dans son opérationnalisation

• Processus d’approvisionnement complexe et exigeant pour assurer l’adhésion des partenaires autour du choix de la solution

• Résultats pressentis avec le partenariat nous semblent déjà porteurs pour le bénéfice et au service de nos communautés

• La gestion du changement et le travail en partenariat ressortent comme deux des grands enjeux de ce projet


En résumé

Bureau de coopération interuniversitaire

Plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises (PPS)

La mise en commun des catalogues des17 bibliothèques universitaires québécoisespar l’adoption d’une plateforme commune en infonuagique

le projet le contexte

les avantages pour les bibliothèques universitaires (BU) les avantages pour les usagers

Un écosystème en mouvance, la PPS un changement parmi tant d’autresNouvelle offre infonuagique du marché actuel, les PPS sont une tendance lourdeDésuétude et la fin de vie utile des systèmes en placeLoi 133, un effet de levier favorisant le travail collaboratif et les retombées communes

Travail collaboratif et partage des

tâches redondantes

(1100 employés des BU)

Plus grandesimplicité

Boîte de recherchepour repérer des documents dans l’ensemble des collections Dossier unique pour emprunterdans les 17 bibliothèques universitairesPlateforme bilingue et conviviale

Plus de ressources pour plus de services…

Visualisation des données

Publication scientifique

Revues systéma-

tiques

Gestion du droit

d’auteur

Humanités numériques

Gestion des données de la rechercheFormation

en ligne

2015 2016 2017 2018 2020

Dossier d’affaires Initial

Appel d’offres

Étude de faisabilité

Implantation de la plateforme

Dossier d’affaires final

les grandes étapes du projet

Offre de service

adaptée aux clientèles diverses

Espaces

Nouvelles pédagogies d’apprentis-

sage

Mesures d’impact et bibliométrie

Services aux collectivités

Formation expérien-

tielle

Communauté Culture

Interdiscipli-narité

Mesures d’appui à la

réussite

275 000 étudiants

Subvention gouvernementale

Projet pilote

2019

Optimisation des processus de travail

Synergie et mutualisationdes ressources

Développement d’expertises émergentes

Redéploiement des ressources

Documents

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