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NUANCE COMMUNICATIONS 47-49 Avenue edouArd vAillAnt92100 Boulogne BillAncourt
FrAnce
lA reconnAissAnce vocAle EN MIlIEU jUrIdIqUE
NUANCE COMMUNICATIONS
DRAGON_COUV.indd 2 22/04/11 15:17
1
SOMMAIREINTRODUCTION » 2
COmmeNT fONCTIONNe UN lOgICIel » 4 de reconnaissance vocale ?
RéDUCTION Des DélaIs de création de documents » 8
COmmeNT les pROfessIONNels » 12 DU seCTeUR jURIDIqUe peuvent-ils tirer parti de la reconnaissance vocale ?
mais est-il vRaImeNT pRéCIs ? » 15
aUTOmaTIsaTION des Flux de travail » 17
plUs pRODUCTIf, même lors de vos déplacements » 20
gesTION du déploiement » 22
pRéReqUIs et Formation de l’utilisateur » 24
UN INvesTIssemeNT rentable » 28
ReTOUR sur investissement » 30
À propos de NUaNCe COmmUNICaTIONs » 32
legal
22
Aujourd’hui, de nombreux cabinets juridiques et ser-vices juridiques d’entreprises repensent leurs pratiques internes en vue de maintenir leur compétitivité.
» Comment réduire les coûts de personnel, accroître la productivité des équipes et faire en sorte qu’elles se
concentrent sur des activités lucratives ?
» Pourquoi payer un secrétaire juridique qualifié à retaper des documents alors qu’il pourrait effectuer d’autres tâches
qui mettraient à profit ses véritables compétences ?
» Comment accélérer la création de documents, et ne plus avoir à attendre leur transcription, afin de gagner en efficacité et en rapidité ?
Imaginez qu’il soit possible de créer des contrats et des comptes rendus détaillés, entièrement à la voix et en un clin d’œil ! Pensez aux gains de productivité que vous pourriez réaliser si votre personnel administratif se limitait à relire les documents au lieu de les retaper entièrement...
Imaginez qu’il soit possible
de créer des contrats
et des comptes rendus détaillés,
entièrement à la voix
et en un clin d’œil !
INTRODUcTIONAu cours des dernières années, les frais engagés pour la rédaction
de contrats, de comptes-rendus d’audience ou de dossiers relatifs
à une instruction judiciaire n’ont cessé d’augmenter.
Ces tâches, souvent confiées à des secrétaires
ou à des services externes, constituent
une perte de temps et un manque
à gagner considérables.
33
legal
Ce livre blanc traite des problèmes de coût et de productivité qui affectent particulièrement les professionnels du secteur juridique et explique comment la reconnaissance vocale peut les aider à :
Avec la reconnaissance vocale, les employés de services juridiques
peuvent accélérer la création de documents,
réduire les coûts de transcription
et automatiser les tâches répétées à longueur
de journée, sans modifier pour autant les processus
de travail ou les systèmes
d’information existants.
» Créer leurs documents en un temps record : Dans quasiment toute application Windows, transformez vos paroles en texte et bénéficiez d’une précision de reconnais-sance exceptionnelle. Avec Dragon NaturallySpeaking, la saisie d’informations s’effectue trois fois plus vite qu’avec un clavier.
» Faire sauter les freins à la production de documents : La reconnaissance vocale est la solution pour accélérer la création, l’édi-
Aujourd’hui, des milliers de professionnels du secteur juridique utilisent la reconnaissance vocale pour réduire le temps nécessaire à la création de l’ensemble de leurs documents. Dépositions, plaidoiries, contrats, instructions et courriers : tous peuvent être créés à la voix, trois fois plus rapidement qu’avec un clavier.
Avec la reconnaissance vocale, les employés de services juridiques peuvent accélérer la création de documents, réduire les coûts de transcription et automatiser les tâches répétées à longueur de journée, sans modifier pour autant les processus de travail ou les systèmes d’information existants.
tion et la correction de documents, et réduire votre dépendance aux services de transcription manuelle. Avocats, secrétaires et conseillers juri-diques peuvent ainsi optimiser leur travail en se concentrant sur des activités plus lucratives.
» Battre des records de productivité : Les cabinets d’avocats et les services juridiques, quelle que soit leur taille, peuvent améliorer leur chiffre d’affaires sans avoir à embaucher de personnel, et gagner en efficacité au quotidien.
Bien qu’étant simple
d’utilisation, un logiciel
de reconnaissance vocale
utilise une technologie
hautement sophistiquée
4
cOMMENT fONcTIONNEun logiciel
de reconnaissance vocale ?
5
Les logiciels de reconnaissance vocale, tels que Dragon
NaturallySpeaking Legal de Nuance Communications,
utilisent la voix humaine comme principale interface
entre l’utilisateur et l’ordinateur.
Bien qu’étant simple d’utilisation, un logiciel de reconnaissance vocale utilise une technologie hautement sophistiquée appliquant
la « modélisation linguistique » pour reconnaître et distin-guer les millions d’énoncés qui composent une langue.
En utilisant des modèles statistiques, les programmes de reconnaissance vocale analysent un flux de son entrant et interprètent ces sons en tant que commandes ou dictées. Le procédé d’interprétation est appelé reconnaissance vocale. Son taux de réussite correspond au pourcentage d’interprétations correctes.
Dragon NaturallySpeaking est un système de reconnais-sance vocale associé à un locuteur.
Pour chaque utilisateur du système, Dragon crée un « profil vocal » contenant des informations sur les caractéristiques
vocales uniques de chaque individu ainsi qu’un ensemble de mots standards ou personnalisés – constituant un « vocabu-
laire » – et des informations spécifiques à l’utilisateur, notamment des paramètres logiciels et des commandes vocales personnalisées.
Lorsque les utilisateurs de Dragon créent leur profil utilisateur et forment le programme à leurs propres caractéristiques, Dragon utilise d’abord des modèles basés sur l’analyse de milliers de voix et de textes. Ces modèles sont ensuite person-nalisés selon la sonorité (modèle acoustique) de leur voix et les mots et expressions qu’ils utilisent (vocabulaire et modèle linguistique associé).
Bien qu’étant simple
d’utilisation, un logiciel
de reconnaissance vocale
utilise une technologie
hautement sophistiquée
legal
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Grâce à cette approche, le système s’adapte aux différents accents et modèles vocaux des utilisateurs. Le logiciel se base sur le profil uti-lisateur personnalisé pour interpréter les mots prononcés.
Chaque fois qu’un utilisateur de Dragon corrige des erreurs de reconnaissance, le logiciel met à jour son profil utilisateur, améliorant ainsi la précision de la reconnaissance dans le temps. (Voir schéma ci-dessous)
comment Fonctionnela ReCONNaIssaNCe vOCale
EXTRACTION des
caractéristiques
MOTEUR de reconnaissance
de Dragon
Naturally
Speaking
PAROLEConversion
Analogique /
Numérique
TEXTE
Grâce à cette approche,
le système s’adapte aux différents accents
et modèles vocaux des utilisateurs.
MODÈLE LINGUISTIqUE
Convertit les sons en mots
MODÈLE ACOUSTIqUE
Convertit les sons
en syllabes
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Pour quelles activités la reconnaissance vocale est-elle utilisée aujourd’hui dans le secteur juridique ?
» Création de documents, par exemple contrats, comptes-rendus, requêtes, notifications, actes de procédure, mémos, assignations, conclusions, etc.
» Gestion des e-mails (rédaction et envoi des e-mails)
» Synthèse de documents
» Transcription simplifiée par des tiers
» Accessibilité (utilisateurs blessés ou souffrant de handicaps, dyslexiques, etc.)
» Amélioration de la productivité au bureau
déjà la reconnaissance vocale pour gagner en rapidité et en productivité.
Dans tous les services, les employés peuvent uti-liser la reconnaissance vocale à des fins diverses, selon leurs responsabilités, leur flux de travail, leurs préférences et les autres applications utili-sées. Et ces employés sont extrêmement divers : associés, conseillers juridiques, juges, enseignantschercheurs, greffiers, étudiants en droit, assistants juridiques, professionnels itinérants, personnes handicapées, transcripteurs, secrétaires, personnel administratif, etc.
Les personnes qui ont déjà essayé un logiciel de reconnaissance vocale dans le passé ont tout intérêt à se pencher de nouveau sur cette techno-logie. En effet, les dernières évolutions logicielles et matérielles ont permis des progrès spectacu-laires en termes de performances, de précision et de simplicité d’utilisation.
Les professionnels du secteur juridique peuvent désormais rédiger des contrats, des comptes ren-dus et des e-mails trois fois plus vite qu’en les tapant ou en ayant recours à une transcription classique. En fait, des milliers d’entre eux utilisent
Les professionnels du secteur juridique peuvent désormais
rédiger des contrats, des comptes-rendus
et des e-mails trois fois plus vite qu’en les tapant
ou en ayant recours à une transcription
classique.
Confiée à un service externe,
la transcription s’avère coûteuse
et implique des délais
conséquents. Elle ralentit
les procédures, altère
la satisfaction du client
et réduit les bénéfices.
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RéDUcTION des délais de création
de documents
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Les cabinets juridiques ont souvent recours à des assistants
ou à des sociétés externes onéreuses pour la transcription
de nombreux documents nécessaires aux procédures
juridiques : mémos client, contrats, requêtes,
comptes-rendus, synthèses des communications et
des dépositions, etc. Il existe aujourd’hui deux approches
pour la création de documents.
À mesure que le nombre de dossiers et que
les coûts administratifs augmentent,
chacune d’elles présente des inconvénients
spécifiques :
» Transcription par des tiers : un avocat effectue sa dictée par téléphone ou sur un enregistreur numérique, puis l’enregistrement est envoyé à un transcripteur externe ; il peut également être délégué à un transcripteur ou un
assistant interne.Confiée à un service externe, la transcription s’avère coûteuse
et implique des délais conséquents. Elle ralentit les procédures, altère la satisfaction du client et réduit les bénéfices. La transcription
en interne peut s’avérer plus économique. Elle implique cependant des cycles de révision répétitifs au sein du personnel administratif et se révèle
particulièrement fastidieuse et improductive. (Voir schéma page suivante)
» Saisie directe : l’avocat saisit lui-même les informations. Certaines personnes ne sont pas en mesure ou ne souhaitent pas taper sur un clavier, soit parce qu’elles manquent d’entraînement à cet exercice, soit parce qu’elles ont un handicap ou souhaitent éviter des lésions dues à des mouvements répétitifs.
Confiée à un service externe,
la transcription s’avère coûteuse
et implique des délais
conséquents. Elle ralentit
les procédures, altère
la satisfaction du client
et réduit les bénéfices.
legal
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Les professionnels qui travaillent dans des cabi-nets ou des services d’entreprises où le personnel est limité doivent créer leurs propres documents tout en respectant des calendriers serrés, même lorsqu’un processus de transcription interne est en place. En effet, pour nombre d’entre eux, le travail se prolonge tard le soir, bien après que le person-nel administratif ait quitté le bureau.
avec la TRaNsCRIpTIONTRaDITIONNelle
Il donne l’enregistrement à sa secrétaire
02
L’avocat lit la nouvelle version du mémo et donne son accord à la secrétaire
08
La secretaire écoute l’enregistrement et saisit manuellement
03
L’avocat dicte un mémo de 3 paragraphes
01
avec la ReCONNaIssaNCe vOCale
La secrétaire envoie le document à l’avocat pour accord
04
L’avocat lit le mémo et apporte des modifications
05La secretaire imprime et envoie le mémo
06
L’avocat dicte le mémo de 3 paragraphes sur un enregistreur numérique
01
Dragon importe cet enregistrement à partir de l’enregistreur numérique lors de la synchronisation avec le PC pour une transcription automatique
02
La secrétaire relit et corrige le texte avec le fichier audio correspondant en 15 minutes à 1 heure, en fonction de sa charge de travail
03
TEMPS ESTIMé 30 MIN
À 1 h 30 EN foNCtIoN DE LA ChArgE
DE trAVAIL
11
De par leur rapidité, leur précision et leur simplicité d’utilisation, les systèmes de reconnaissance vocale actuels représentent une excellente alternative aux approches classiques de création de documents. C’est une évidence : la plupart des personnes parlent plus vite qu’elles ne tapent sur un clavier.
Grâce à la reconnaissance vocale, les profes-sionnels du secteur juridique peuvent créer des documents électroniques à la vitesse record de 160 mots par minute, c’estàdire trois fois plus rapidement qu’en tapant sur un clavier. Les utili-sateurs n’ont qu’à dicter les informations sur leur ordinateur. Les mots apparaissent instantanément dans n’importe quelle application Microsoft® office®, ainsi que dans Microsoft Internet Explo-rer®, openoffice Writer® et la quasi-totalité des applications Windows, y compris les programmes courants de gestion d’affaires juridiques.
Plutôt que d’utiliser un micro-casque standard, les utilisateurs peuvent se servir d’une oreillette Bluetooth qui, avec certains systèmes, garantit le même niveau de précision, sans les fils ! offrant une totale liberté de mouvement, l’oreillette Bluetooth (en option) permet de dicter tout en manipulant des notes et documents sur le bureau, ou en se déplaçant pour consulter d’autres références.
la DICTée esT TROIs fOIs plUs RapIDe qUe la saisie au clavier
L’avocat relit le mémo et apporte des modifications
05
La secrétaire rend une nouvelle version du mémo à l’avocat
07
La secrétaire lit les modifications, demande des éclaircissements à l’avocat et inclut les modifications en 1 à 2 heures en fonction de sa charge de travail
06
La secrétaire rend un brouillon en 1 ou 2 heures en fonction de sa charge de travail
04
TEMPS ESTIMé 2 À 6 h
EN foNCtIoN DE LA ChArgE
DE trAVAIL
C’est une évidence : la plupart
des personnes parlent plus vite
qu’elles ne tapent sur un clavier.
avec la TRaNsCRIpTIONTRaDITIONNelle
L’utilisation d’un logiciel
de reconnaissance vocale
peut réduire considérablement
les délais de transcription
classique.
12
cOMMENT lES pROfESSIONNElSdu secteur juridique peuvent-ils tirer
parti de la reconnaissance vocale ?
13
flUx De TRavaIl de transcription La reconnaissance vocale s’avère particulièrement utile
pour tous les professionnels du secteur juridique dont
la productivité est considérablement altérée par le cycle
interminable Dictée » Transcription » Révision » édition.
Ceux d’entre eux qui ont déjà l’habitude de dicter
des documents et de les faire transcrire
pourront continuer à le faire sans avoir
à modifier leur flux de travail.
Cependant, grâce à la reconnaissance vocale, la dictée est transcrite automatiquement, ce qui accélère considéra-blement l’interaction avec l’assistant juridique en charge de la transcription. Le système de reconnaissance vocale transfère le fichier texte transcrit et/ou le fichier audio synchronisé à un assis-
tant juridique. Au lieu de retranscrire le texte en partant de rien, l’utilisateur ou son assistant ouvre le fichier transcrit,
écoute la dictée enregistrée associée tout en suivant le texte à l’écran, et effectue dans le même temps ses corrections. toutes
les corrections apportées par l’assistant sont ajoutées au profil du locuteur (dans le cas de profils centralisés) afin d’améliorer la précision
des transcriptions futures.L’utilisation d’un logiciel de reconnaissance vocale peut réduire considérable-
ment les délais de transcription classique. Si la retranscription est effectuée au sein du cabinet, l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance vocale libère le personnel et lui permet d’effectuer d’autres tâches plus lucratives. Si la retranscription est sous-traitée auprès d’un organisme externe, des économies de coûts peuvent être réalisées.
L’utilisation d’un logiciel
de reconnaissance vocale
peut réduire considérablement
les délais de transcription
classique.
legal
1414
Un cabinet ou un service juridique peut utiliser certains programmes de reconnaissance vocale tels que Dragon NaturallySpeaking Legal pour créer un « agent de transcription automatique ». Grâce à cet outil, le système peut surveiller auto-matiquement l’arrivée de fichiers audio dans un dossier spécifique. Dès lors qu’un fichier audio est copié, le système le convertit automatique-ment en fichier texte. L’agent peut être configuré pour générer un fichier audio associé au texte conver ti, afin que les correcteurs puissent ré-écouter la dictée tout en relisant les documents transcrits.
Pendant la dictée, l’utilisateur peut également uti-liser la fonction Annotations vocales de Dragon pour ajouter des commentaires, notamment des instructions spécifiques. Ceuxci seront intégrés à l’enregistrement, sans toutefois figurer dans la
transcription finale. Cet enregistrement peut être transmis à un assistant juridique qui utilisera le profil Dragon de l’auteur pour importer l’enre-gistrement, le convertir en texte, puis apporter d’éventuelles corrections.
Bob Kohn, codirecteur de Bromberg and Sunstein, un cabinet d’avocats de Boston, a commen-cé à utiliser Dragon au moment où ses douleurs liées à l’utilisation du clavier l’empêchaient de taper. En constatant les gains de productivité immédiats réalisés par Bob, d’autres avocats de son cabinet ont, eux aussi, commencé à utiliser Dragon. En permettant aux avocats de dicter leurs propres documents, e-mails et mémos, et ce, de jour comme de nuit, Dragon a permis au cabinet d’économiser des dizaines de milliers de dollars en tâches administratives, tout en améliorant son service aux clients.
Grâce à cet outil, le système
peut surveiller automatiquement l’arrivée de fichiers
audio dans un dossier spécifique.
legal
L’utilisation de vocabulaires
spécialisés permet d’augmenter
la précision du logiciel.
15
Les outils de reconnaissance vocale de référence
peuvent afficher une précision proche de 99 %,
et ce, dès les premières utilisations.
L’utilisation de vocabulaires
spécialisés permet d’augmenter
la précision du logiciel. Certains
logiciels de reconnaissance
vocale, tels que Dragon
NaturallySpeaking Legal,
incluent un vocabulaire
juridique – comprenant
les termes juridiques latins
et français, les noms
des recueils et les abréviations,
en plus du vocabulaire
professionnel standard –
et peuvent reconnaître et mettre
en forme automatiquement des citations
propres aux activités juridiques et judiciaires.
mais est-il vraiment pRécIS ?
16
Chaque cabinet juridique utilise des mots, noms, termes, acronymes spécifiques à sa spécialité ou à sa clientèle. Cette terminologie est fréquem-ment utilisée dans des documents judiciaires, correspondances et autres textes juridiques. Pour améliorer la précision et raccourcir le délai de création des documents, les logiciels de recon-naissance vocale offrent également les possibilités suivantes aux professionnels du secteur juridique (ainsi qu’aux assistants, administrateurs informa-tiques ou formateurs travaillant à leurs côtés) : » Ajouter de nouveaux mots ou personnaliser le
vocabulaire en y intégrant des noms d’employés, des acronymes et des termes spécialisés fréquem-ment utilisés dans leur cabinet ou leur service.
Les systèmes de reconnaissance vocale peuvent faire des choix « intelligents » quant à l’ortho-graphe, et à l’utilisation des majuscules, en s’adaptant notamment au contexte. Avec Dragon, les cabinets juridiques peuvent per-sonnaliser leurs vocabulaires et accroître ainsi la précision de la reconnaissance. Les utilisateurs passent ainsi moins de temps à corriger les erreurs. Ils peuvent person-naliser des « formes orales » de façon à produire des formes écrites spécifiques
Avec Dragon, les cabinets juridiques peuvent personnaliser leurs vocabulaires et accroître ainsi la précision de la reconnaissance.
» Supprimer des entrées pouvant entraîner une ambiguïté acoustique (orthographes approchantes).
» Indiquer précisément quand et comment certains éléments doivent être mis en forme, dans quels cas ils doivent prendre une majuscule ou une forme différente selon le contexte.
» Analyser les documents écrits d’un individu pour mettre à jour son profil utilisateur en fonction de son style et des mots qu’il utilise.
Lorsqu’une entreprise emploie régulièrement une terminologie ou des noms spécifiques, la person-nalisation du vocabulaire à l’échelle de l’entreprise peut améliorer la précision de la reconnaissance et permettre ainsi de réduire le temps passé par le personnel administratif à corriger les erreurs.
pour certains mots et expressions, par exemple « c-à-d » pour « c’est-à-dire » ou encore « Fig. » pour « figure ». Imaginons qu’un contact clé, chez un client impor-tant du cabinet, s’appelle Gilles Renaud. Le cabinet peut choisir de supprimer les autres orthographes courantes de ce nom (Renault, Renaut, etc.). Dragon privilégiera ainsi l’orthographe appropriée, offrant ainsi une transcription plus précise des corres-pondances ou des documents juridiques dans lesquels figure ce nom.
legal
17
Au-delà des simples fonctions de transcription,
le déploiement d’une solution de reconnaissance
vocale au sein d’un cabinet juridique permet aux
professionnels d’effectuer des tâches répétitives
de façon plus rapide et plus efficace. Par exemple,
il est possible de réduire le nombre d’étapes néces-
saires pour effectuer une tâche spécifique, sans
pour autant modifier le processus métier en place.
AUTOMATISATION
legal
des Flux de travail
17
CONTRôLE DES APPLICATIONS À LA vOIX Les logiciels de reconnaissance vocale permettent aux utilisateurs de commander et contrôler le bureau à la voix. Presque tous les menus ou boîtes de dialogue peuvent être contrôlés sans utiliser le clavier ou la souris. Les utilisateurs peuvent éditer et mettre en forme leurs documents, lancer des applications et ouvrir des fichiers ou coupercoller des docu-ments. En d’autres termes, la reconnaissance vocale contribue à accélérer les tâches de routine sur ordinateur. De nombreux logiciels juridiques gagnent en simplicité et en efficacité lorsqu’ils sont déployés conjointement avec un système de reconnaissance vocale. Les opérations de recherche, la formulation de requêtes et le remplissage de formulaires sont plus rapides à la voix qu’à l’aide du clavier. Les logiciels de gestion de docu-ments, d’assemblage/automatisation documentaire et de gestion d’affaires juridiques se prêtent particulièrement bien à l’utilisation de commandes vocales. La saisie de texte ou de données peut être réalisée à la voix dans la plupart des programmes, sans configuration particulière. D’autres fonctions peuvent être aisément réalisées à l’aide de macroscommandes personnalisées (voir page suivante).
18
GESTION DES E-MAILSLa gestion des emails représente une part crois-sante du travail quotidien de chaque employé. Aujourd’hui, les logiciels de reconnaissance vocale peuvent être utilisés pour rédiger, parcourir, en-voyer et répondre aux emails à la voix, via des logi-ciels courants tels que Microsoft outlook® ou Lotus Notes. De plus, certains logiciels de reconnaissance vocale sont dotés de la technologie de synthèse vocale (conversion texte-parole), qui permet aux utilisateurs de faire lire leurs messages électroniques à haute voix par l’ordinateur, tout en effectuant d’autres tâches.
RACCOURCIS vOCAUX DRAGONLa plupart des programmes de reconnaissance vocale permettent également aux utilisateurs d’énoncer des commandes standard invitant l’ordi-nateur à effectuer une action. Par exemple, lorsque l’utilisateur dit « Démarrer Microsoft Word », le PC lance l’application correspondante. grâce aux programmes de reconnaissance vocale les plus avancés, tels que Dragon NaturallySpeaking Legal, les utilisateurs peuvent également regrouper l’exé-cution de plusieurs tâches en une seule et même instruction vocale.
compilez plusieurs actionseN UNe seUle COmmaNDe vOCale
Les logiciels de reconnaissance
vocale peuvent être utilisés
pour rédiger, parcourir, envoyer
et répondre aux e-mails à la voix.
NAvIGATION À LA vOIX SUR INTERNETGrâce aux programmes de reconnaissance vocale actuels, les professionnels du secteur juridique peuvent naviguer sur Internet et accéder aux informations plus facilement que jamais. Ces pro-grammes prennent également en charge les intra-nets et d’autres interfaces HtML.
Par exemple, grâce aux raccourcis vocaux inté-grés, il suffit de dire « Ecrire un email pour client XYZ » pour que Dragon lance l’application de messagerie, crée un nouvel email et insère le nom du destinataire prononcé dans le champ « À ». Les utilisateurs peuvent également effectuer des recherches sur Internet ou sur leur ordina-teur à l’aide de commandes vocales aussi simples que « rechercher sur Internet des informations sur le réchauffement climatique », ou encore « rechercher sur l’ordinateur l’affaire robinson ».
COMMANDES D’INSERTION DE TEXTES FRéqUEMMENT UTILISéSLes professionnels juridiques passent un temps considérable à créer et classer des documents contenant souvent des éléments communs. Ainsi, de nombreux assistants juridiques saisissent sans cesse les mêmes informations. Pour un proces-sus de création de documents plus simple et plus rapide, les utilisateurs peuvent créer des blocs de texte fréquemment utilisés – comprenant des expressions, paragraphes et même des images – et les insérer dans des documents ou des e-mails à l’aide d’une seule commande vocale.
Ces commandes personnalisées peuvent égale-ment contenir des « champs vocaux » variables. Ainsi, l’utilisateur peut créer un document com-plet à l’aide d’une simple commande vocale, puis le personnaliser en renseignant les différents champs (par exemple, le nom d’un client ou un montant d’honoraire dans une lettre standard ou un modèle de contrat).
MACRO COMMANDESLes tâches répétitives, telles que la saisie de don-nées dans des documents ou des formulaires, peuvent être accélérées en utilisant la voix. Dans de nombreux cas, les utilisateurs non familiarisés avec des logiciels complexes se sentent plus à l’aise lorsqu’il s’agit de « dire » à l’ordinateur ce qu’il doit faire, plutôt que d’exécuter des commandes à partir de l’interface. La création de macrocom-mandes permet aux utilisateurs de passer d’un champ à l’autre à l’aide d’une commande vocale ou d’automatiser une séquence d’opérations s’effec-tuant habituellement à partir du clavier ou de la souris. La plupart du temps, la cadence de saisie des dactylographes est plus lente pour les chiffres que pour les mots, même lorsqu’il s’agit d’une personne expérimentée. Dorénavant, les feuilles de calcul peuvent être entièrement créées et mises à jour par commande vocale.
DES PROCESSUS AUTOMATISéS GRâCE AUX MACRO-COMMANDESAutomatisées via des commandes vocales simples, les tâches récurrentes sont bien plus rapides à réaliser. Dragon NaturallySpeaking Legal permet de créer de courtes commandes vocales permettant d’exécuter en un temps record des tâches récurrentes qui nécessitaient auparavant de nombreuses saisies au clavier et de nombreux clics de souris.
Les logiciels de comptabilité et de refacturation horaire peuvent également être commandés à la voix.Par exemple, les professionnels du secteur juri-dique – ou plutôt les services informatiques qui les assistent – peuvent définir, via Microsoft Visual Basic®, une simple commande vocale, par exemple « traiter le contrat », qui enregistre un contrat, l’envoie par email à une liste de destinataires chez le client et imprime un exem-plaire au siège et au bureau régional concerné. Automatisées via des commandes vocales simples, les tâches récurrentes sont bien plus rapides à réaliser. En simplifiant ainsi les processus répétés à longueur de journée, l’automatisation des flux de travail permet de réaliser des gains de produc-tivité considérables, particulièrement à l’échelle de plusieurs centaines d’employés.
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plUS pRODUcTIf,même lors de vos déplacements
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Grâce à la reconnaissance vocale, les avocats et autres professionnels du sec-teur juridique peuvent accroître leur productivité lors de leurs déplacements en dictant leurs informations sur un enregistreur numérique ou un périphé-rique portable, puis en les faisant transcrire automatiquement sur leur PC à leur retour. Dans le cadre du déploiement d’un système de reconnaissance vocale en entreprise, les utilisateurs peuvent exporter leur fichier utilisateur via le réseau ou sur un périphérique de stockage portable pour l’utiliser sur un autre ordinateur, y compris un ordinateur portable, et bénéficier ainsi de la reconnaissance vocale à tout moment, où qu’ils se trouvent.
Grâce à cet outil de productivité mobile, le temps passé en déplacement, notamment sur la route, ne doit plus être nécessairement récupéré le soir au bureau. Les professionnels juridiques peuvent mettre à profit le temps passé en voiture, et les autres moments de la journée généralement improductifs, pour dicter des notes, des rapports et d’autres documents, de façon sûre et précise. En accélérant ainsi le processus de création de documents, ils peuvent non seulement améliorer le service au client, mais également se concentrer sur des tâches plus lucratives.
legal
Un notaire déclare que Dragon Naturally-Speaking Legal a révolutionné sa façon de travailler. Qu’il soit au bureau ou sur la route, Dragon lui permet d’absorber le travail de transcription qu’il devait jusqu’ici confier à des services juridiques externes. Il peut produire des actes notariés et des procédures assorties d’exceptions spéci-fiques, depuis son bureau, sa voiture, ou sur son ordinateur portable. Lorsqu’il doit rédi-ger plusieurs lettres, il utilise Dragon pour dicter ses ébauches, en incluant ses instruc-tions sous forme de commentaires vocaux, puis les enregistre dans un fichier spécifique sur son ordinateur, à l’attention de son assistant : une approche extrêmement avantageuse qui lui permet de consacrer davantage de temps aux activités lucratives.
De nombreux avocats passent énormément de temps en
déplacement : visites chez les clients, dépositions, audiences, etc.
Leur temps est précieux et doit donc être exploité de manière
productive, quel que soit le lieu où les mène leur activité.
2222
Vérifiez soigneusement
la configuration système
requise par le logiciel
de reconnaissance vocale
que vous souhaitez
mettre en œuvre.
GESTION du déploiement
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legal
Le déploiement efficace d’un système de reconnaissance
vocale implique qu’une attention particulière soit portée
aux attentes et à la formation des utilisateurs, ainsi qu’à
la personnalisation du système.
Certaines organisations prennent en charge l’installation, la configuration et la formation, mais la plupart des structures préfèrent sous-traiter
ces opérations auprès de leur revendeur/distributeur ou de leur intégrateur système.
Vérifiez soigneusement la configuration système requise par le logiciel de reconnaissance vocale que vous souhaitez mettre en œuvre. Les logiciels de reconnaissance vocale utilisent une grande partie des ressources du processeur et en général, plus le processeur est puissant, plus les per-formances sont élevées. Les utilisateurs souhaitant exécuter plusieurs applications simultanément devront opter pour
une mémoire vive plus importante.
La carte son de l’ordinateur peut également influencer les perfor-mances du programme. Les interférences d’origine électrostatique
ou électrique affectent, voire compromettent la bonne qualité de la reconnaissance vocale. généralement, les applications vocales néces-
sitent l’emploi d’une carte son 16 bits de haute qualité.
Les performances du logiciel peuvent aussi être affectées par la qualité du micro utilisé. La reconnaissance vocale nécessite un signal vocal de haute qualité. Les microphones à réduction de bruit, fournis avec la plupart des logiciels de reconnaissance vocale, permettent de filtrer le bruit ambiant.
Vérifiez soigneusement
la configuration système
requise par le logiciel
de reconnaissance vocale
que vous souhaitez
mettre en œuvre.
Une formation suivie permet
de familiariser le personnel
avec les caractéristiques
et les fonctions avancées
du système, pour des gains
de productivité constants.
24
pRéREqUIS et Formation de l’utilisateur
25
legal
La plupart des systèmes de reconnaissance vocale
affichent des performances élevées en termes de dictée
et de commande des applications, et ce, dès les premières
utilisations. Toutefois, une formation et une personnalisation
en amont permettront de gagner en productivité, de réduire
les coûts et de maximiser le retour sur investissement
de façon encore plus efficace.
La formation initiale accélère la courbe d’apprentissage, apporte une confiance aux utilisateurs, réduit les coûts d’assistance technique, améliore les chances de succès d’un programme pilote et rentabilise votre investissement. Une formation suivie permet de familiariser le personnel avec les caractéristiques et les fonctions avancées du système,
pour des gains de productivité constants.
De plus, le fait de fixer des prérequis utilisateur raisonnables a un impact considérable sur le succès ou l’échec d’un programme
de reconnaissance vocale. Même si la reconnaissance vocale permet aux entreprises d’automatiser leurs flux de travail sans remettre en cause
leurs processus existants, les employés doivent faire l’effort d’adopter cette nouvelle technologie et accepter de remplacer la saisie par la dictée.
La formation professionnelle peut aider les employés à accepter le changement, et contribuer ainsi à accélérer la transition à l’échelle de l’entreprise et à accroître le taux d’adoption par les utilisateurs.
Une formation suivie permet
de familiariser le personnel
avec les caractéristiques
et les fonctions avancées
du système, pour des gains
de productivité constants.
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La plupart des avocats familiarisés avec la dictée n’auront aucune difficulté à s’habituer au logiciel de reconnaissance vocale. Cependant, ils peuvent mal prononcer leurs mots, car ils sont habitués à ce que la personne chargée de retranscrire leurs propos sache les interpréter. or, en matière de reconnaissance vocale, la qualité du « signal sonore humain » est tout aussi importante que celle de la carte son.
PERSONNALISATIONInvestir dans la personnalisation du vocabulaire peut également s’avérer très avantageux. En personnalisant le vocabulaire du système dès l’acquisition, les entreprises peuvent bénéficier immédiatement d’une précision de reconnais-sance extrêmement précise. En outre, les experts linguistiques Nuance ou les partenaires certi-fiés Nuance peuvent travailler en amont avec une entreprise pour comprendre ses processus et identifier les opportunités d’accroissement de productivité, puis créer et fournir des vocabu-laires, ainsi que des jeux de macro-commandes et de commandes personnalisées qui permet-tront d’accélérer l’exécution de tâches répéti-tives. Partagés par l’ensemble des utilisateurs
Partagés par l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise,
ces outils dopent littéralement
la productivité. Des macros « texte »
et « pas à pas » peuvent être créées sans connaissance
particulière en programmation.
de l’entreprise, ces outils dopent littéralement la productivité. Des macros « texte » et « pas à pas » peuvent être créées sans connaissance particulière en programmation. Les macros plus complexes impliquent cependant l’utilisation de scripts avancés dans Microsoft Visual Basic.Certains cabinets ou services juridiques pourront faire appel à leurs équipes informatiques pour la création de macros dédiées aux utilisateurs, après une formation rapide aux fonctions spécifiques de Dragon. D’autres organisations préféreront deman-der l’assistance d’un prestataire externe pour le développement de toutes les commandes initiales, ou de certaines d’entre elles, auquel cas il leur suffira de former quelques « superutilisateurs ».
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GESTION SUR UN RéSEAUL’installation et la gestion d’une solution de recon-naissance vocale depuis un emplacement centralisé permettent aux administrateurs système de :
» créer et gérer les installations et profils utilisateur via un réseau
» distribuer automatiquement des commandes et vocabulaires personnalisés
» contrôler les paramètres
» restreindre l’accès à des fonctions spécifiques selon les utilisateurs
» synchroniser automatiquement les mises à jour et modifications via différents protocoles de communication
» réaliser des sauvegardes du système
Les systèmes de reconnaissance vocale avancés offrent des outils d’administration permettant aux utilisateurs de partager leurs vocabulaires (liste de mots) et macros personnalisés. Par
Cette fonctionnalité offre un réel gain de temps dans la mesure où elle rend inutile la saisie de nouveaux mots et prononciations
sur chaque ordinateur.
exemple, lorsque le vocabulaire d’un utilisateur a évolué, l’administrateur peut en faire profiter l’ensemble de ses collègues. La mise à jour des vocabulaires partagés peut être réalisée automa-tiquement pour plusieurs utilisateurs.Cette fonctionnalité offre un réel gain de temps dans la mesure où elle rend inutile la saisie de nou-veaux mots et prononciations sur chaque ordina-teur. Grâce à un réseau centralisé, les utilisateurs peuvent bénéficier facilement et rapidement des ressources et des meilleures pratiques dévelop-pées par la communauté. Il permet également de créer un « Centre d’information Dragon » sur un intranet, sur lequel pourront être diffu-sés des démonstrations, des conseils et astuces, des fAQ, des exemples de listes de mots et de commandes, des suggestions, etc.
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J’utilise Dragon NaturallySpeaking
depuis 1995. Aujourd’hui, la quasi-totalité
de mes travaux écrits sont réalisés
par dictée et non plus au clavier,
explique Joseph Field, avocat. C’est un outil précieux qui me fait
gagner un temps considérable.
UN INvESTISSEMENTrentable
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legal
Le déploiement d’un système de reconnaissance vocale
en entreprise inclut plusieurs composants :
» Logiciel client» Services professionnels (planification, installation, personnalisation, formation et assistance)» Périphériques audio (microcasques, enregistreurs numériques, microphones sans fil)» ressources d’entreprise (ressources de stockage et serveur, intégration au système
dorsal, assistance à l’utilisateur final, maintenance des données et des profils)
COûTS LIéS AU PERSONNELPour évaluer le retour sur investissement d’un système de reconnais-
sance vocale, il convient tout d’abord de considérer le coût des employés qui réalisent normalement des tâches de transcription au lieu de se consacrer à leur activité principale, compte tenu de leur salaire horaire moyen. Mais il convient également de prendre en compte d’autres coûts relatifs au personnel :» Coûts annuels estimés de nonconformité aux obliga-tions légales d’accessibilité au travail sur ordinateur (frais juridiques, frais de procès et dommagesintérêts, perte d’opportunités commerciales, etc.).
» Coûts des troubles musculo-squelettiques et indemnités associées.
» Perte annuelle de productivité estimée, due aux troubles mus-culosquelettiques (tMS) et lésions dues aux mouvements répétitifs.
Les tMS et lésions dues aux mouvements répétitifs représentent la première cause de maladies professionnelles aux États-Unis et dans de
nombreux autres pays. Bien que la plupart des personnes souffrant de tMS trouvent un traitement qui leur permet de reprendre leur activité professionnelle,
d’autres se retrouvent définitivement handicapées, et ne pourront plus jamais se servir d’un clavier et d’une souris avec leur ordinateur. La reconnaissance vocale contribue à évi-ter ces lésions de façon précoce et permet aux employés de reprendre leur activité plus rapidement, ce qui réduit les coûts liés aux indemnités, frais médicaux et remplacements.
J’utilise Dragon NaturallySpeaking
depuis 1995. Aujourd’hui, la quasi-totalité
de mes travaux écrits sont réalisés
par dictée et non plus au clavier,
explique Joseph Field, avocat. C’est un outil précieux qui me fait
gagner un temps considérable.
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RETOUR sur investissement
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Dans la majorité des cas, les entreprises qui font l’acquisition
d’un système de reconnaissance vocale avancé tel que
Dragon NaturallySpeaking Legal voient leur productivité
augmenter de manière spectaculaire, et réalisent un retour
sur investissement quasi-immédiat.
Comment le retour sur investissement est-il si vite réalisé ?» Il est simple à utiliser. Bien qu’utilisant une technologie haute-
ment sophistiquée, Dragon est un outil extrêmement simple à utiliser. Il faut généralement moins de 15 minutes à la plupart des utilisateurs pour créer leur profil vocal et commencer à dicter de manière opérationnelle. résultat : un taux d’adoption élevé et des coûts de formation et d’assistance minimes.» Il fait gagner du temps. Dragon permet aux utilisateurs de créer des documents et des e-mails 3 fois plus vite qu’au clavier. Les macros automatisent et rationalisent les processus manuels répétitifs et peuvent engendrer une hausse de la produc-
tivité pouvant atteindre 300 %.» Il est précis. Avec un taux de précision de reconnaissance avoi-
sinant les 99 %, Dragon permet aux utilisateurs de créer rapidement des documents précis et complets dépourvus de faute de frappe.
En étudiant ses dépenses, l’avocat Joseph fields a pu constater que ses coûts administratifs, en constante augmentation, représentaient un réel manque à gagner
pour son cabinet. Comme la plupart des sociétés d’avocats, son cabinet confiait l’en-semble de ses travaux de transcription à des assistants juridiques onéreux. Pire encore, le travail s’accumulait et son personnel ne semblait plus en mesure de rattraper le retard pris au fil des semaines. Aujourd’hui, sa société utilise quotidiennement Dragon NaturallySpeaking Legal. Elle économise plus de 100 000 $ chaque année et a considérablement amélioré la qualité des services offerts à ses clients.À l’échelle d’une structure comptant des dizaines ou des centaines d’employés, les avantages de Dragon représentent des réductions de coûts et des gains de productivité immédiats.
Les avantages
de Dragon représentent
des réductions de coûts
et des gains de
productivité immédiats.
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