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LES DECISIONS

MODIFICATIVES

LES VIREMENTS DE CREDITS

CORAIL/AMBRE

GAMME COLORIS

La saisie des décisions modificatives et des virements de crédits

(Versions Ambre 4.03.02 / Corail 4.03.03)

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SOMMAIRE

1-Les décisions modificatives .................................................................................................................. 3

1-1 La saisie des décisions modificatives............................................................................................. 3

1-2 L’édition de contrôle des décisions modificatives : ...................................................................... 6

1-3 L’édition de l’extrait de registre des délibérations ....................................................................... 6

1-4 L’édition de la maquette budgétaire ............................................................................................ 8

1-4-1 Création du dossier dans Ambre ............................................................................................ 8

1-4-2 Mise à jour des votes. .......................................................................................................... 10

1-4-3 Edition de la décision modificative. ..................................................................................... 10

2- Les virements de crédits.................................................................................................................... 13

2-1 La saisie des virements de crédits ............................................................................................... 13

2-2 L’édition de la décision de l’ordonnateur ................................................................................... 14

3- Vérifier l’équilibre du budget dans Corail. ........................................................................................ 14

4- Transfert des DM et des VC à la trésorerie ....................................................................................... 15

5- Simulation de DM dans Ambre……………………………………………………………………………………………………..17

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Les décisions modificatives (DM) et les virements de crédits (VC)

Rappel règlementaire : Les prévisions inscrites au budget primitif peuvent être ajustées ou modifiées en cours d’exercice par l’assemblée délibérante, qui votent des décisions modificatives.

Les virements de crédits concernent des ajustements budgétaires portant sur des articles du même chapitre de vote (sinon il faut faire une DM). Ils ne nécessitent pas de délibération. Si le budget est voté par article, une DM doit être réalisée dans tous les cas.

1-Les décisions modificatives

1-1 La saisie des décisions modificatives Pour accéder à la saisie d’une décision modificative, choisissez l’option de menu : Menu principal CORAIL / Budget / Décisions modificatives

Pour créer une nouvelle décision modificative, cliquez sur le bouton . Le numéro de la décision modificative s’incrémente automatiquement. Si vous êtes amené à en créer plusieurs, elles se suivent dans l’ordre chronologie. Il n’y a alors qu’à saisir une date et un libellé. La fiche d’une décision modificative se décompose en deux parties.

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Partie dépenses

Partie Recettes.

Le solde de l’article avant et après la DM est indiqué sous chaque tableau

En bas de cette fiche, une balance des montants imputés en dépenses et en recettes est affichée.

Cette partie permet de visualiser les modifications budgétaires apportées par votre DM, ce qui permet de détecter une éventuelle erreur.

Remarques : Pour soustraire des crédits prévus au budget primitif : mettre le signe – devant le montant. Lorsque les montants réels ne sont pas équilibrés, Corail® vous le signale mais ne vous empêche pas d’enregistrer votre décision modificative.

Lorsqu’une opération d’ordre n’est pas équilibrée, Corail® vous le signale et empêche l’enregistrement.

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Une fois les montants équilibrés, cliquez sur le bouton

Si des opérations d’ordre ont été saisies, Corail® ouvre alors une nouvelle interface.

Les tableaux du haut présentent à gauche les imputations de dépense et à droite les imputations de recettes qui ont été saisis dans la DM.

Pour chaque mouvement d’ordre il faut saisir dans le tableau du bas : l’imputation de dépense, l’imputation de recette, le montant et la désignation de l’opération d’ordre.

La désignation de l’opération d’ordre peut être sélectionnée dans la liste déroulante si elle existe, ou saisie dans la zone opération d’ordre si elle n’existe pas. Elle sera alors automatiquement crée par Corail®.

Remarque : Certaines associations d’articles de dépenses et recettes sont automatiquement faites par Corail

lorsqu’elles correspondent à des mouvements d’ordres courants.

Les opérations d’ordre ainsi créées pourront être réalisées par la suite via le menu Budget/Opérations

d’ordre/Réalisation (cf. fiche FAQ)

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1-2 L’édition de contrôle des décisions modificatives : Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu

Menu Budgets / Décisions modificatives / Traitements / Impression des Décisions Modificatives

Choisissez le numéro de la DM à imprimer puis cliquez sur le bouton Aperçu

1-3 L’édition de l’extrait de registre des délibérations Corail® propose un écran permettant de rédiger et d’imprimer la délibération associée à la décision modificative. Attention : Depuis 2006, la règlementation impose l’édition de la maquette budgétaire pour toute DM. Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu Menu Budgets / Décisions modificatives / Traitements / Impression de l’extrait de registre des délibérations

L’application vous présente une page vous permettant de compléter la délibération.

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Dans la saisie du nom des personnes, le bouton permet de visualiser dans une info bulle l’ensemble du

contenu de la zone, le bouton permet d’ouvrir une zone de saisie plus importante pour voir la totalité des noms.

Le bouton permet d’ouvrir une interface de sélection des élus présents dans les personnes morales du

logiciel Polychrome (population) ou dans les groupes du logiciel Carbone (Gestion des contacts). Cette sélection

va mettre à jour les zones de nom mais également les zones de nombres de membres.

Le bouton situé sur la droite de la fiche vous permet de sauvegarder les renseignements communs

de façon à ne pas avoir à les saisir pour chaque DM.

On enregistre le nombre de membres en exercices, l’en tête, les présents et toute la partie Divers.

Pour réinitialiser les zones avec ces données, cliquez sur le bouton . L’ensemble des informations est enregistré pour la DM lorsque vous lancez l’aperçu de l’édition. Remarque : ces données sont communes avec les virements de crédits.

Cliquez sur le bouton pour lancer l’aperçu de l’édition.

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1-4 L’édition de la maquette budgétaire

La maquette budgétaire liée à une décision modificative sera éditée dans l’application Ambre.

1-4-1 Création du dossier dans Ambre

La création d’un dossier budgétaire DM s’effectue dans le menu Environnement de l’application Ambre. IMPORTANT :

Au moment de la création du dossier DM, les données de la DM (imputations et montants) sont importées de l’application Corail dans l’application Ambre.

Ce dossier n’est donc valable qu’au moment de l’édition de la DM. A la DM suivante, vous devrez supprimez le dossier DM dans Ambre (qui contenait par exemple la DM1) et le recréer avec le numéro de la nouvelle DM (par exemple DM2) dans la zone Décision modificative N°.

Ce dossier DM devra également être supprimé et recréé si vous modifiez des montants dans la DM dans CORAIL après création du dossier dans Ambre.

Pour accéder à l’écran de création du dossier, choisissez l’option de menu :

Menu principal AMBRE / Environnement / Gestion des dossiers budgétaires ou Ctrl + G

Pour créer un nouveau dossier DM, cliquez sur le bouton .

Onglet Dossier budgétaire

Sur cet onglet, saisissez les informations générales de votre dossier :

Type de budget : Décision modificative.

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Année : précisez ici l’exercice budgétaire du dossier.

Collectivité : cette collectivité correspond aux collectivités comptables présentes dans Corail®. Une liste déroulante vous les propose.

Titre : le titre est constitué de deux zones. La première permet de préciser le nom de la collectivité, la deuxième de préciser le type budgétaire et l’année du dossier. Ces deux zones de titre apparaissent sur toutes les pages de vos éditions budgétaires (en haut à gauche).

N° INSEE

Poste comptable : précisez ici la trésorerie de votre collectivité. Cette information apparaît sur la page de garde de vos éditions budgétaires.

Cadre comptable et présentation : Ce cadre est déjà complété à partir des données de Corail.

Onglet Budget et Réglages 1

Onglet Budget et Réglages 2

A compléter

pour les

budgets

annexes

uniquement

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Cliquez sur le bouton pour créer le dossier. Pour supprimer ce dossier, sélectionnez-le dans la partie gauche de la fenêtre, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

1-4-2 Mise à jour des votes.

Préalablement à l’édition de la maquette, vous devez transférer les propositions en vote comme pour n’importe quel budget. Pour accéder à ce traitement, choisissez l’option de menu Menu principal / Saisie du budget / Transfert des propositions de vote

Cliquez simplement sur le bouton

1-4-3 Edition de la décision modificative.

Pour accéder à cette édition, choisissez l’option de menu Menu principal / Edition de la décision modificative / Maquette officielle (M14, M4 selon le cas)

Cochez simplement les états que vous voulez imprimer ou simplement parcourir. Les états décochés ne seront ni visualisés ni imprimés.

Les boutons et permettent respectivement de cocher ou décocher rapidement tous les états.

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Situé en dessous de ces boutons, le bouton permet de récupérer rapidement le format de la maquette officielle (liste des éditions à fournir au minimum) correspondant au type de plan comptable du dossier budgétaire en cours. Ce bouton est peu utilisable pour une DM qui reste une édition simplifiée au niveau des annexes à fournir.

Une fois votre choix effectué, le bouton permet d’enregistrer la configuration ("personnalisée") de votre maquette de façon à ne pas avoir à l’effectuer à chaque édition.

Dans la partie Options :

- N° de la première page permet, si besoin est, de jouer sur la numérotation des pages des états,

- Nombre de copies permet d'avoir éventuellement plusieurs exemplaires des états sélectionnés,

- Imprimer les articles Trésorerie permet de voir sur les éditions, soit les articles de base (case à cocher non cochée), soit les articles de trésorerie (case à cocher cochée),

- Montants arrondis en euros pour avoir ou non les montants arrondis en euros sur les éditions (très déconseillé),

- Imprimer la date et l'heure permet d'avoir ou non les éditions horodatées,

- Marge haute et Marge gauche permettent de recentrer les éditions le cas échéant.

Remarque importante : En édition de budget primitif, budget supplémentaire ou décision modificative, une indication sur le type de

saisie en cours s'affiche, en dessous du bouton "Aperçu", de 2 manières différentes :

1 - Si vous êtes encore en saisie de propositions. La couleur rouge doit attirer votre

attention sur le fait qu'une impression de maquette officielle destinée à être

transmise à la Préfecture DOIT ABSOLUMENT être faite en étant en saisie de VOTES

(cf. option de menu "Saisie du budget \ Transfert des propositions de vote").

Ce type d’édition est à réserver pour le contrôle ou la présentation au conseil

municipal.

2 - Si vous êtes en saisie de votes. Cliquez sur le bouton pour lancer l’édition des états officiels.

Visualisation du document

Après paramétrage de l’édition, cliquez sur le bouton

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Pour visualiser les autres états, choisissez l’état désiré dans le menu Etats.

Pour ne pas avoir à demander l’impression de chaque état les uns après les autres, choisissez l’option de menu

Menu Fichiers / Imprimer tous les états.

Si vous voulez générer un seul fichier PDF contenant tous les états, choisissez l'option de menu : Menu Fichiers / Exporter tous les états en un seul PDF

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La fenêtre suivante s'ouvre :

- Renseignez le répertoire de destination de l'export, soit en le saisissant manuellement, soit en vous

aidant du bouton

- Renseignez le nom du fichier PDF à générer (sans son extension)

- Cliquez sur le bouton afin de lancer la génération du fichier PDF.

Attendez l'apparition du message indiquant que le fichier PDF a été généré avec succès (cf. exemple ci-dessous)

2- Les virements de crédits

2-1 La saisie des virements de crédits Menu principal / Budget / Virements de crédits

La saisie de virements de crédits est identique à celle des décisions modificatives.

Une différence néanmoins :

Un virement de crédit concernant des articles du même chapitre de vote, la colonne pour les montants d’ordre de section à section est grisée et inaccessible (à traiter en DM).

Pour créer un nouveau virement de crédit, cliquez sur le bouton.

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2-2 L’édition de la décision de l’ordonnateur Un virement de crédit ne nécessite pas de délibération, il est donc inutile d’éditer un extrait de registre des délibérations même si la possibilité existe. Pour un virement de crédit on imprimera une décision de l’ordonnateur. Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu Menu Traitements / Impression de la décision de l’ordonnateur

Indiquez les renseignements nécessaires à l’édition puis cliquez sur le bouton

3- Vérifier l’équilibre du budget dans Corail. Cet écran affiche une vue globale de l’équilibre votre budget. Choisissez l’option de menu : Corail / Budget / Equilibre Chaque interface de saisie du menu budget possède un bouton d’accès direct à l‘équilibre, dans Corail et

Ambre.

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Remarque : vous pouvez choisir d’imprimer l’état correspondant, ou bien l’exporter dans un autre document

pour l’argumenter.

4- Transfert des DM et des VC à la trésorerie (Indigo) Pour effectuer le transfert d’une décision modificative ou d’un virement de crédits, dans Corail, choisissez le menu : Menu principal / Budget / Génération du fichier de transfert du budget ou l’option Menu principal / Téléprocédures / Génération du fichier de transfert du budget

Un assistant vous aide alors à configurer votre transfert. On peut choisir de transférer les différents types de budgets ou des décisions modificatives. Une fois le choix défini, cliquez sur le bouton Générer. L’application demande une confirmation.

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Cliquez sur le bouton pour lancer le traitement de transfert.

Le transfert s’effectue dans un fichier nommé BUDGET respectant la norme d’échange choisie avec la Trésorerie. (INDIGO le plus souvent, sinon RCT ou HOSPITALIER).

Un message de fin de traitement vous avertit si tout se passe normalement :

Une fois le transfert du budget terminé, il est possible de contrôler le contenu du fichier BUDGET.

- Cliquer sur le bouton .

Un écran de contrôle permet de vérifier le contenu du fichier transféré dans le répertoire de transfert :

Remarque : Si vous souhaitez transférer votre décision modificative au format PES V2, se reporter à

la documentation « Dématérialiser un document budgétaire ».

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5- Simulations de DM dans Ambre Depuis la version 4.3 de vos logiciels Coloris, vous avez la possibilité de saisir des DM dans Ambre

sans que cela n’interfère dans la comptabilité.

Pour créer une DM dans Ambre :

Menu Environnement/Gestion des dossiers budgétaires puis Ajouter :

Type de budget : Simulation de Décision Modificative

Saisissez les informations des différents onglets proposés.

Remarque : le numéro de DM ne doit pas être saisi à la création. Dès que la DM sera validée et

transférée en comptabilité , ce numéro se générera automatiquement.

La saisie de la DM est identique à celle d’un Budget Primitif.

Une fois la DM finalisée et passée en vote, vous pouvez la transférer en comptabilité via le menu

Comptabilité/transfert du budget en comptabilité.

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Dans CORAIL, vous retrouvez alors votre DM dans le menu Budget/Décisions modificatives.

La DM est alors automatiquement numérotée dans Ambre et dans Corail .

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FAQ Soluris