L’e-GRH dans les entreprises multi-sites: bénéfices et contraintes …€¦ · Humaines n’y échappent pas. C’est l’émergence de l’e-GRH. Nous nous intéresserons aux

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Mlle Dorne Gabrielle

Management des Systèmes d’information

« L’e-GRH dans les entreprises multi-sites:

bénéfices et contraintes d’une

dématérialisation »

Sous la direction de : Pr Serge Baile

Remis le 10 décembre 2012.

Mlle Dorne Gabrielle Master 2 MAE

2

« L’e-GRH dans les entreprises multi-sites: bénéfices et contraintes d’une

dématérialisation »

Nous sommes à l’ère de la

dématérialisation, de l’informatisation

croissante et la gestion des Ressources

Humaines n’y échappent pas. C’est

l’émergence de l’e-GRH. Nous nous

intéresserons aux entreprises multi-sites. Si

nous pensons l’e-GRH comme nécessaire

dans ces structures spatialement éclatée, c’est

sans mettre en avant les éléments tangibles

argumentant cette nécessité.

Le but de cette réflexion est d’étudier les

bénéfices et contraintes d’une e-GRH dans

les entreprises multi-sites et ainsi mettre en

avant les risques des systèmes d’information

utilisés : une réponse aux défis actuels, qui

sont organisationnels, économiques et

sociaux mais des risques sécuritaires,

pratiques et juridiques.

Ainsi, nous pourrons penser l’e-GRH

autrement que par un système dichotomique

(contraintes/bénéfices) et mettre en avant un

processus de décision pour envisager la mise

en place d’une e-GRH dans les entreprises

multi-sites.

Système d’Information, performance globale,

e-GRH, entreprise multi-sites, nouvelles

technologies de l’information, risques des

systèmes d’information.

We are in the era of dematerialization, the

increasing computerization and human

resources management are no exception. It is

the emergence of e-HRM. We are going to

look at multi-site companies. If we think e-

HRM as required in these structures spatially

fragmented, it is without highlight tangible

arguing to prove that necessity.

The purpose of this analysis is to evaluate

the benefits and constraints of e-HRM in

multi-site companies and thus highlight the

risks of information systems: a response to

current challenges, which are organizational,

economic and social, security, legal and

practical risks.

Thus, we can think of e-HRM other than a

dichotomous system (constraints / benefits)

and put forward a decision process to

consider the establishment of an e-HRM in

multi-site companies.

Information System, Overall performance, e-

HRM, multi-site company, Information and

Communication Technologies, Information

system Risks.


3

Sommaire

Introduction : « e-GRH : définition d’une dématérialisation. » .............................................................. 4

1. Une réponse aux défis organisationnels, économiques et sociaux. ................................................. 6

1.1. Appréhender une multiplicité de tâches. ................................................................................. 6

1.2. Fluidifier les flux, renforcer le lien avec les collaborateurs. ................................................... 7

2. Des risques à anticiper. ................................................................................................................. 11

2.1. La protection des données : « bug et sécurité »..................................................................... 11

2.2. Gestion du double support. ................................................................................................... 13

Conclusion : « De la balance des bénéfices et contraintes à celle des bonnes pratiques et dérives » ... 17

Bibliographie ........................................................................................................................................ 20


4

Introduction : « e-GRH : définition d’une dématérialisation. »

« Savoir pour prévoir afin de pouvoir. » disait Auguste Comte. Tel est le challenge des

organisations, et le défi nécessaire aux entreprises multi-sites. Si « le management est l’art de

prendre des décisions à partir d’informations insuffisantes » (Rowan, Roy), il convient alors

de définir et mettre en place un système d’information pertinent pour la structure. Qu’en est-il

pour la Gestion des Ressources humaines dans les entreprises multi-sites ? Les RH, gérant le

capital humain, se voient attribuer une double fonction :

- Une fonction de support, secondaire

- Une fonction business qui créé de la richesse.

Ainsi, la GRH n’est plus seulement administratif, de part l’émergence de travailleurs plus

qualifiés, de la formation, de la médecine du travail ou encore une législation sociale enrichit.

La GRH participe ainsi à la performance globale de l’entreprise puisqu’elle assure «

l'ensemble des activités d'acquisition, de développement et de rétention des ressources

humaines. Ainsi, la GRH a pour but de fournir aux organisations de travail une main d'œuvre

productive, stable et satisfaite. Ainsi, elle permet à l'entreprise de réaliser le niveau et la

qualité de production souhaités.

Cependant, la GRH n'a de réel effet sur la performance de l'organisation que dans la mesure

où elle parvient à constituer un regroupement cohérent de pratiques capables de s'harmoniser

avec les principales caractéristiques de l'organisation. Ainsi, capter et traiter les informations

est nécessaire à la fonction des Ressources Humaines et ce, d’autant plus dans une entreprise

multi-sites où les informations et procédures sont en quasi-totalité dématérialisés. On parle

alors d’e-GRH.

Figure 1 : Flux d’informations dans une entreprise multi-sites

Flux d’informations entrants Flux d’informations internes à la société

Flux d’informations sortants mère

Société

mère

Site B

Site C Site D

Site A


5

L’espace est ainsi comblé par des flux d’informations en provenance des sites divers, vers la

société mère. Précisons que nous partirons de l’organisation typique de ce genre de structure,

où le service de RH se situe en société mère. Les flux entrants proviennent des travailleurs,

clients, acteurs externes à la société mère. Le service RH stocke l’information, support de ces

procédures et redistribue le fruit de ces procédures finales aux acteurs externes. A cela,

s’ajoute les flux internes à la société mère.

Le fait de regrouper des pratiques de GRH en un système cohérent remonte aux années

1960 et plus précisément aux travaux de Woodward (1965) et de Burns et Stalker (1961). En

effet, ils ont montré l'importance, pour une organisation, de l'alignement de la technologie ou

de la structure organisationnelle sur des éléments de la GRH. Lawrence et Lorsch (1967) ont,

eux, affirmé qu’il faut créer une certaine forme d'arrimage interne entre la structure

organisationnelle, les tâches, les processus administratifs et les individus. Une

dématérialisation de l’information dans une organisation éclatée spatialement agit donc en

théorie sur la gestion des Ressources Humaines, puisqu’il faut, pour créer de la valeur, avoir

accès aux informations et les diffuser. Nous sommes entrés dans l’ère de l’e-grh. L’e-GRH est

vu comme nécessaire dans les entreprises multi-sites, comme en témoigne le groupe Denjean

qui explique que son « contexte multisite et multiactivité a conduit le Groupe Denjean à

considérer la modernisation de son système d’information RH »1. Pour autant, encore faut-il

présenter les éléments de décisions tangibles au manager et non un simple présupposé.

Dans quelle mesure l’e-GRH est-elle nécessaire dans les entreprises multi-sites ? Quels en

sont les risques ?

En étudiant les bénéfices et contraintes de cette dématérialisation des procédures RH, nous

pourrons y répondre et exposer la démarche que nécessite une telle émergence. Tout d’abord,

l’e-GRH est une réponse aux défis actuels, qui sont organisationnels, économiques et sociaux.

Enfin, il s’agira de ne pas omettre les risques que sous-tend cette évolution, à la fois

sécuritaires, pratiques et juridiques.

1 Groupe Denjean, Moderniser le système d’information RH dans un contexte multisite et multi-activité, http://www.horoquartz.fr/media/pdf/Temoignages/temoignage%2 0DENJEAN%202.pdf, (20 novembre 2012).


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1. Une réponse aux défis organisationnels, économiques et sociaux.

Si effacer la séparation géographique est une réponse à la question de savoir pourquoi l’e-

GRH est nécessaire dans une entreprise multi-site, elle n’est que partielle et globale. Il faut

ainsi exposer les trois facteurs, qui sont organisationnels, économiques et sociaux, influant sur

les missions RH et les contraignant à dématérialiser les procédures et processus.

1.1. Appréhender une multiplicité de tâches.

L’e-GRH permet de fluidifier les tâches ou missions RH, en ce sens où elle les standardise

et accélère donc la décision, la diffusion et donc l’application. Aussi, l’accélération du

processus décisionnel et de sa diffusion relève du défi organisationnel ; tandis que son

application est en lien avec le défi économique. La plupart des tâches qui incombent aux

Ressources Humaines sont répétitives et administratives, même dans les entreprises multi-

sites. La multiplicité des structures ne sous-tend pas des tâches différentes des organisations

autres, seulement une manière différente de faire transiter l’information. L’e-GRH désigne

alors l’informatisation d’une partie importante de ces missions. Elles se divisent en quatre

thèmes principaux: le recrutement, l’administration, la GPEC et la gestion de la vie au travail.

Le recrutement est aujourd’hui un enjeu majeur car un emploi appelle parfois des centaines

de candidature et les entreprises doivent trouver les meilleurs profils. Cela va du sourcing

(rédaction, diffusion des annonces), à la recherche des candidats potentiels (action de chasse),

au recueil des CV et tri. Le processus de recrutement s’est complexifié, en témoigne la

longueur du processus et la multiplication des étapes du processus. De plus, les agences de

recrutement sont de plus en plus nombreuses de part cette complexification. Si l’entreprise

multi-site ne fait pas appelle à l’une de ces agences, elle a au moins un assistant RH (le plus

souvent) dédié à la phase d’avant-entretien, physique s’entend. Les entreprises multi-sites,

tout comme les organisations autres, recourent à des sites d’emploi tel que Cadreemploi,

Indeed, ou autres. La situation diffère selon que l’entreprise multi-site centralise ses activités

RH au siège, la société mère, ou non. L’informatisation du recrutement devient nécessaire

lorsqu’il est centralisé puisqu’il s’effectue à distance s’il concerne un site A.

Ensuite, lorsque nous parlons d’administration des Ressources Humaines, nous envisageons

ce qui concerne la gestion administrative de la vie du salarié. Il s’agit par exemple des

déclarations fiscales, le bulletin de paie, les congés… Ces activités ont été informatisées pour

réduire les erreurs et délais. L’e-GRH semble conseillé dans les entreprises multi-sites

puisqu’il faut vérifier, gérer et éditer à distance les informations administratives. Avec l’e-

GRH, les bases de connaissance émergent et améliorent la productivité administrative. Elles

s’enrichissent des savoirs d’intervenants extérieurs aux salariés et permet au salarié d’avoir

accès librement à ces connaissances administratives. En fructifiant le capital savoir,

intellectuel de l’entreprise, cela améliore sa performance, sa compétitivité.

Le troisième thème correspond à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

et de la formation, dit GPEC. Afin de pouvoir suivre correctement les compétences


7

disponibles dans l’entreprise, il convient d’informatiser le processus. Si l’entretien annuel

reste en grande partie physique, il peut être fait de manière informatique, comme le nécessite

la distance des entreprises multi-sites, si le manager sur place n’en est pas chargé. Malgré

tout, il est logique que le traitement des informations de ces entretiens soit informatisé afin de

prendre en compte toutes les informations, compétences et aspirations de tous les salariés.

Enfin, la mise en place d’un plan de formation découle directement de toutes ces informations

récoltées et stockées. L’application, après étude des données, peut même aller jusqu’au e-

learning, que nous exposerons après.

Enfin, nous avons exposés le quatrième thème qu’est la gestion de la vie au travail. Il s’agit

de répondre aux attentes des salariés en ce qui concerne leurs conditions de travail. Le

dialogue social nécessite une réelle communication, donc une informatisation afin d’avoir une

vision globale de toutes les informations qui concernent ce domaine, qui émanent des salariés.

La performance n’étant plus simplement économique, chiffrée, il convient de prendre en

compte els aspirations des salariés afin d’améliorer leur motivation et de préserver une

stabilité. La difficulté dans les entreprises multi-site réside dans la difficulté de créer une

culture d’entreprise et de créer une communication efficiente.

Ainsi, les enjeux ne sont pas seulement économiques et organisationnels, mais aussi

sociaux. En effet, « l’e-GRH prend appui sur les technologies de l’information et de la

communication pour adapter les pratiques RH à de nouveaux besoins et/ou à des besoins qui

s’expriment aujourd’hui différemment »2.

1.2. Fluidifier les flux, renforcer le lien avec les collaborateurs.

Quels sont donc les réponses apportées à ces problématiques, ces missions ? Les

technologies de l’organisation RH se sont multipliées depuis vingt ans et chacun des quatre

thèmes évoqués précédemment y ont trouvés une réponse adaptés, comme nous pouvons le

voir sur ce schéma :

Figure 2 : Enjeux et informatisation de la fonction RH

Recrutement Administration GPEC Vie au travail

Enjeux - Réduction des

délais

- Gestion efficace

- Gestion efficace

- Réduction des

erreurs

- Réduction des coûts

- Meilleur suivi

- Meilleure

communication

- Amélioration et

suivi du climat social

Technologies

de

l’information

utilisées

- E-recrutement

- Prologiciels

- Sites emplois

- Prologiciels

- Workflow

- Prologiciels

- Intranet

2 Sébastien NAHON, Laurent TASKIN, 2009, e-GRH : enjeux et perspectives : informer, collaborer et impliquer, Liège, Edipro, 142 p., (coll. E-management).


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Nous avons évoqué l’e-recrutement précédemment. Combien d’entre nous envoie encore

leur CV en format papier par la poste ? Très peu, si ce n’est pas. En effet, nous l’avons dit, les

entreprises multi-sites, puisqu’elles doivent recruter à distance, usent de site emploi. De plus,

celles-ci ont directement via leur site internet, les candidatures, via les formulaires qui y sont

présents, remplies par les candidats en recherche d’emploi. Les candidatures sont ainsi

informatisées. En effet, les prologiciels RH permettent une gestion des CV, de les stocker et

de les sélectionner par une recherche. Une base de CV offre la possibilité d’effectuer sa

recherche parmi ceux-ci en sélectionnant des critères obligatoires pour le poste, tels que la

formation, l’expérience…, et ainsi réduire considérablement la masse de candidature à trier.

En réduisant le nombre de candidatures, on réduit la durée du processus de recrutement et

donc améliore la performance de l’entreprise, celle-ci étant plus réactive dans l’embauche. Le

danger du poste inoccupé manquant peut ainsi être écarté.

En ce qui concerne l’administration, l’édition du bulletin de paie constitue la première

informatisation de la gestion des Ressources Humaines. Gérer la paie de salariés exerçant leur

activité à distance nécessite cette informatisation puisque les informations relatives au temps

de travail, aux éventuels déplacements ou primes sont ainsi stockées dans un logiciel de

gestion où le salarié voit tous ces éléments personnels mis en commun. Le travail s’en trouve

facilité et plus précis. Nous pouvons citer diverses applications telles que Ciel ou Sage, pour

les plus connus. Ces logiciels produisent ainsi la fiche de paie et sont parfois éventuellement

liés aux interfaces comptables, facilitant ainsi les missions d’un autre service. Enfin, il

convient de citer les Workflow qui permettent au salarié de transmettre lui-même

automatiquement des documents à un supérieur hiérarchique, pour, par exemple, transmettre

ses demandes de congés.

Les PGI RH agissent aussi dans le domaine de la GPEC. Nous pouvons citer à titre

d’exemple People Soft, sous la forme de référentiels métiers décomposés en activités et

compétences. La GRH nécessite en matière de GPEC une méthode de classification et

dévaluation des métiers, notamment avec la méthode Hay. Or, les critères peuvent être saisies

et gérés par applications informatiques. Outre ceci les PGI RH sont utilisés pour les entretiens

annuels évoqués auparavant. Sont alors retranscrit l’historique des entretiens et leurs objectifs

assignés et les formations. Voici par exemple un plan de mise en place et suivi proposé par

une entreprise, SIRHIS Conseil France, qui propose des Méthode & logiciels d’aide à la

décision en Ressources humaines et des Systèmes d'évaluation et de management par les

compétences :


9

Figure 3 : Plan de mise en place d’un outil informatique de gestion pour la

GPEC, entreprise SIRHIS.

3

Le bénéfice en est considérable, puisque toutes les données nécessaires à son application sont

analysées afin de mettre en place le PGI RH. Nous ne pouvons évoquer la formation sans

étudier le e-learning, avec de supports électroniques, en ligne. Le non-présentiel supposé est

très avantageux pour des entreprises multi-sites, le suivi à distance étant facilité. Des plus si la

formation à distance est plus coûteuse au départ avec l’investissement informatique initial, il

devient au-delà d’un certain seuil moins coûteux qu’une formation en présentiel.

Enfin, la gestion de la vie au travail se caractérise par une communication de plus en plus

informatisés. Nous pouvons disséquer ce thème en deux sections : la communication et les

enquêtes de climat social. La communication se fait via un intranet ou encore mail. Envisager

une communication strictement physique est logiquement impensable entre les différents sites

et la société mère. Les possibilités offertes par l'Intranet RH sont nombreuses, en termes de

communication interne et d'implication des salariés. Jusque dans les années 80, la

communication interne n’était faîte que d’informations administratives basiques. Dans les

années 90, la communication interne commence à être perçue comme pouvant jouer un rôle

stratégique, en permettant de développer chez les salariés un sentiment d’appartenance, à

donner un sens à leur travail. Nous percevons donc bien l’enjeu pour des entreprises multi-

3 http://www.sirhis.com/


10

site : combler l’espace géographique par un système d’information efficace pour impliquer le

salarié dans son travail. Outre le livret d’accueil, panneau d’affichage ou encore le journal

interne, l’Intranet RH s’est donc imposé depuis quelques années comme l’outil le mieux

adapté à cette préoccupation. Malgré tout, nombre d’entreprises n’utilisent qu’une partie de

ces fonctionnalités et n’exploite pas entièrement sa capacité fédératrice. La deuxième section

correspond au climat social. Il faut certes créer un sentiment d’appartenance mais encore faut-

il veiller à la continuité de ce sentiment, avoir un retour. Celles-ci sont réalisées via l’Intranet

RH le plus souvent même si le questionnaire papier reste utilisé parfois. L’enjeu en est

primordial pour les entreprises puisqu’il s’agit de « prendre la température » de sites éloignés

et de ne pas perdre le lien entre les différents sites entre eux et avec la société mère. Il s’agit à

terme d’améliorer les conditions de travail. Nous l’avons évoqué avec l’e-recrutement, le

marché de l’emploi est très concurrentiel, même pour les entreprises, et il faut donc fidéliser

les employés. Dans un même temps, le recrutement, et son coût, ne s’en trouvera que plus

alléger. Enfin, il faut dans une entreprise multi-site fidéliser les salariés en proposant un

climat social bénéfique pour éviter le « rejet de la grande entreprise ».

Les bénéfices sont donc économiques puisqu’ils réduisent le temps de saisie des données et

des missions, standardisent les flux d’informations et les processus. Cette segmentation accrue

des missions de la GRH en lien avec l’émergence de nouvelles technologies participe à la

spécialisation des postes RH : chargé de recrutement, de mission diversité, relations

sociales… Chaque poste se voit ainsi attribuer un ou des Technologies de l’Information

correspondants à ses missions. Les salariés se voient ainsi suivi par un service ou un chargé de

missions dédiées à leurs conditions de travail, à la communication interne, et le lien avec le

collaborateur est renforcé. Ces bénéfices montrent ainsi la nécessité de l’e-GRH dans les

entreprises multi-sites. Les TI offrent des avantages considérables : diminution des erreurs,

accroissement de la rapidité et de l'efficacité, accès plus complet aux informations, entre

autres. Les salariés comme les managers ont une meilleure vision des activités de leur

entreprise, ce qui les aide dans la prise de décisions. Aussi, la participation de l’e-GRH à la

performance est visible, encore faut-il que les coûts d’investissements soient envisageables, ce

qui est plus que probable dans une entreprise multi-sites.


11

2. Des risques à anticiper.

En définitive, l’e-GRH peut être définie comme le « mode de fonctionnement globale d’une

entreprise autour de la gestion d’un nombre significatif de processus RH, qui s’appuie sur le

partage de l’information RH et son traitement par un accès direct des salariés, du management

et de la fonction RH et sur la mise en place d’organisation RH nouvelles pour optimiser la

relation de service. »4, car c’est bien l’accès direct des salariés aux savoirs RH qui caractérise

cette émrgence. Cependant, les bénéfices ne peuvent être seuls considérés, des contraintes s’y

opposent et sont à la fois sécuritaires, pratiques et juridiques.

2.1. La protection des données : « bug et sécurité ».

Si la perte de toutes les données est fatale à toute entreprise, cela l’est d’autant plus dans une

entreprise multi-site. En effet, le suivi et l’administration n’est plus assurée. Les sites et la

société mère se retrouvent coupés spatialement par cette perte et sont paralysés. Que peut faire

le site sur place sans information, alors qu’elle doit agir en fonction des directives de la

société mère ? Quelle directive peut donner la société mère aux différents sites lors de cette

perte ? Nous passerons rapidement sur cette contrainte évidente qu’est l’arrêt du flux

d’information dû à un problème de réseau et nous l’expliciterons par un exemple concret et

personnel.

Merci + est une société de service à la personne à domicile proposant garde d’enfants, ménage

et jardinage. Le siège est à Toulouse, qui gère à distance les sites agences :

Figure 4 : Implantation des agences Merci + en France.

5

4 Bernard Merck dir., 2002, Equipes RH, acteurs de la str@tégie : L'e-RH, mode ou révolution ?, Éditions d’Organisation, 456 p., (coll. L'Institut Manpower). 5 http://www.merciplus.fr


12

L’organisation repose sur le doublon managers siège, qui agir à distance par téléphone, mail

et agendas électroniques, et les managers agences, qui sont aux contacts des clients et salariés.

Le service RH agit lui-même en corrélation avec ces managers sites puisque qu’il s’agit pour

le service de diffuser les annonces, traiter les candidatures, former le vivier électronique sur

l’intranet, et contacter les candidats pour les envoyer en « session de recrutement », en

précisant cette présélection sur l’intranet, le but étant de ne pas contacter deux fois le même

candidat et d’éliminer ceux déjà contacter et/ ou sans potentiel. Le manager accueille en

agence les candidats envoyés et sélectionne les candidats ayant du potentiel. Des plus, les

managers siège managent ensuite ces nouveaux salariés recrutés et assurent à distance leur

suivi et si besoin transfère les demandes de procédures au service RH via l’intranet en notant

chaque action et besoin sur l’intranet. Ainsi, le service RH, peut entamer les procédures

disciplinaires requises. Si l’un des sites, ou l’un des services siège ne fonctionne plus, c’est

toute la machine qui est stoppé. Or, le réseau a connu une heure seulement un « bug ». Les

actions que chaque service a annotées depuis la veille ont toutes été effacées et ainsi bloqué le

travail de chaque service. La première contrainte à envisager est donc, dans une entreprise

multi-sites, la viabilité du système d’information voire d’envisager une sécurité. La

dépendance économique à son système d’information dans ce genre d’entreprise est forte et

les ressources humaines n’ont que ce système pour mener à biens leurs tâches.

Nous pouvons établir une typologie des causes de non-fonctionnement du système

d’information :

- Erreur humaine dans les commandes, les procédures ou le programme

- Vol d’équipement, de composant

- Un accident, lié à l’environnement soit de l’entreprise (incendie dans l’entreprise) soit

naturel (incendie dans la région).

- Voire un sabotage direct et intentionnel.

Le risques pratique se mue en risque d’image, puisque les clients et candidats n’ont plus en

face d’eux une équipe a même de réagir de part la distance du siège, et risque économique,

puisque les activités sont paralysées.

Outre, le problème de non-fonctionnement, la sécurité des données et la crainte sociale

émanant des salariés qui peut en résulter n’est pas sans importance. Lorsque nous parlons de

sécurité des données, nous entendons deux niveaux : garantir la confidentialité pour l’usager,

le salarié, et pour l’entreprise.

A quels risques sécuritaires sont confrontées les entreprises multi-sites ? Comme toute

entreprise, la protection de ces données est primordiale dans sa compétitivité. « Le système

d'information représente un patrimoine essentiel de l'organisation , qu'il convient de protéger .

La sécurité informatique consiste à garantir que les ressources matérielles ou logicielles d'une

organisation sont uniquement utilisées dans le cadre prévu »6. En tant que patrimoine, il

permet la bonne marche économique de l’entreprise, en régissant les flux d’informations. Il

faut alors maîtriser la non-altération volontaire ou non des données attendues, la

6 JF Pillou, 2006, Tout sur les sytèmes d'information, Paris, Dunod, (Collect° Commentcamarche.net).


13

confidentialité, en empêchant les accès non-désirables, la garantie du fonctionnement du

système durant les heures de travail prévu (en lien avec la notion de « bug » développé) et

enfin, une identification garantie et viable des utilisateurs de ce système d’information

l’attribution garantie des actions à la personne auxquelles elles appartiennent et desquelles

elles émanent. Il s’agit ici plus de protection de l’entreprise de l’extérieur (hacker,

espionnage). En cette matière, le marché de la sécurité informatique est très développé :

Symantec, Mc Afee voire Thales Communications & Security … Qu’en est-il de l’e-GRH

dans ces entreprises multi-sites, et donc de la protection des salariés ?

Si la protection des données de l’entreprise est nécessaire, c’est qu’elles sont convoitées par

la concurrence et que leur protection garantit la compétitivité de l’entreprise. La volonté du

chef d’entreprise de surveiller son système d’information est donc légitime, mais ce droit

d’arrête là où la liberté individuelle des salariés commence. Nous avons montré la nécessité

d’avoir accès pour les responsables RH à une quantité d’informations conséquentes des

collaborateurs, voire des futurs collaborateurs, via l’e-recrutement. Les Ressources Humaines

sont en possession de données personnelles des employés, qu’il convient donc de protéger.

Ceci est régit par une loi en particulier : la loi « informatique et libertés » de 1978. En tant que

ces informations permettent l’identification des personnes desquelles elles émanent, elle est

donc nominative. Le service des Ressources Humaines se voit donc dans l’obligation de

donner la possibilité de faire connaître et contester à cette personne, si elles le souhaitent, les

informations relatives à elle-même. Il y a interdiction de collecter des informations relatives :

aux origines raciales, opinions religieuses, philosophiques ou syndicales. La CNIL gère le

traitement des informations des entreprises et l’entreprise multi-sites, « brassant » une

quantité d’information conséquente vie l’e-GRH, doit s’y référer. En effet, il s’agit pour les

employés du service RH d’effectuer une déclaration à la CNIL des données collectées, ou

d’une déclaration simplifiée si cela ne concerne que la paie. Les salariés gardent ainsi le droit

de s’opposer aux informations collectées relatives à sa personne.

Enfin, si le but de l’e-GRH est de rapprocher les différents sites, l’employé peut se sentir

« traqué » et épié via toutes les technologies qu’il utilise. Surveillance des mails, de sa

navigation internet, de ses actions sur l’intranet… tout peut être envisagé. Il s’agit alors pour

l’entreprise multi-sites et le service RH d’informer le collaborateur sur ces droits à la vie

privée et de le rassurer par des actions de communications. L’intranet peut alors être vecteur

de ceci, développant ainsi sa réelle capacité de point rassembleur et névralgique, d’interface

entre service RH et collaborateurs, bien que spatialement divergents.

2.2. Gestion du double support.

La dernière contrainte est d’ordre juridique et pratique, puisqu’il s’agit de la gestion du

double support en lien avec la dématérialisation que suppose l’e-GRH. Evoluer vers l’e-GRH

ne signifie pas le « tout informatique » et le support papier est très souvent utilisé en doublon.

En effet, le « bureau sans papier » ou « zéro papier » n’existe pas ou peu en réalité.


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Si l’activité des Ressources Humaines génère autant de documents, écrits ou numériques,

c’est qu’ils ont finalité de preuve, lors de procès en prud’homme ou contrôle. Les documents

générés affectés par cette dématérialisation sont :

- Documents, externes à l’entreprise à destination du service RH : CV, Lettre de

motivation…

- Ceux internes à l’entreprise à destination du service RH : demande de formation, de

congés ou encore lettre de démission…

- Enfin, ceux produits en interne au service RH : contrats de travail, catalogues de

formations, règlements d’entreprises…

Nous avons déjà explicité ces procédures mais quelles sont les contraintes juridiques ?

Quelles conséquences cela a-t-il sur les Ressources Humaines d’une entreprise multi-sites ?

Puisqu’elle est obligée d’y recourir de part sa morphologie, la contrainte en est-elle plus

forte ?

Il y a une différenciation forte suivant les documents concernés. Ceux-ci sont soit émis à

l’origine en format papier ou sont uniquement sous format numérique.

Figure 5 : Archivage papier et électronique et valeur juridique

Original papier

conservé

Original papier

non conservé

Original papier

non conservé,

copie

authentifiée

Original

électronique

authentifié

Original

électronique

banal

Valeur juridique

envisagée,

dispositions

d’archivage

parallèle

Aucune valeur

juridique

envisagée.

Valeur juridique

envisagée,

dispositions

techniques

prises.

Valeur juridique

envisagée,

dispositions

techniques

prises.

Aucune valeur

juridique

envisagée.

La nécessité d’envisager la dématérialisation ou non, l’archivage ou non, est dépendante du

potentiel de valeur juridique que porte le document ; en fonction d’un conflit futur éventuel et

de la preuve qu’il pourra former.

Mais comment le collaborateur RH doit-il considérer un document ? Comment choisit-il de

l’attribuer à l’une ou l’autre de ces cinq situations ? Une loi régit ce choix, celle du 13 mars

2000. Elle pose « la reconnaissance de la valeur juridique des documents électroniques sous la

condition que puisse être identifiée la personne dont ils émanent et qu’ils soient établis et

conservés dans des conditions de nature à en garantir l’authenticité » et « la possibilité de

dresser des actes authentiques sur support électronique » et enfin que « le papier ne l’emporte

pas sur le numérique » 7

. Ainsi donc l’e-GRH dans les entreprises multi-sites ne se voient pas

7 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr


15

entravée dans son application, bien qu’elle doive se soumettre à des règles dictées par la loi, la

contrainte juridique. Il est laissé au juge d’apprécier la preuve, électronique ou papier.

Pour autant, si la loi reconnaît la signature électronique tout aussi valable que celle

manuscrite, de part l’expérience personnelle, il est préférée celle manuscrite encore

aujourd’hui par les responsables RH. Dès lors, les PKI, Public Key Infrastructure, sont très

utilisés. Il s’agit d’un système de gestion des clefs publiques qui permet de gérer des listes

importantes de clefs publiques et d'en assurer la fiabilité, pour des entités généralement dans

un réseau. Ainsi, elles permettent d’assurer confidentialité, authentification, intégrité et non-

répudiation au sein de l'entreprise et lors d'échanges d'information avec l'extérieur. Ainsi, les

procédés de signature électronique sont perçus comme fiable par le juge.

Figure 6 : Schéma fonctionnel d’une PKI

8

Afin de mieux cerner les conséquences de l’archivage électronique ou papier résultant de

l’e-GRH dans les entreprises multi-sites, nous allons là encore étudier une situation concrète,

résultant d’une expérience personnelle au sein de l’entreprise Merci+. Les responsables RH,

au siège, étaient en charge de préparer un procès aux prud’hommes suite à un litige avec un

ancien employé, lié à un site en France. Ils n’avaient donc à leur disposition que les

documents électroniques, archivés sur le réseau interne à l’entreprise, ou papiers, archivés

dans une salle au siège. Or, si le suivi, lors des différentes tâches effectués via l’e-GRH

semblaient montrer un suivi complet et viable, donc une issue favorable au procès, un

document, le contrat, point névralgique de l’attaque, resta introuvable, car la gestion des

documents étaient alors peu développée et non viable. Outre ceci, les responsables ont dû se

renseigner et effectuer des choix sur la question du double support : les informations de

annotées dans l’intranet sont-elles recevables auprès du juge ?

8 http://moodle.utc.fr


16

Aussi, si l’e-GRH présente des bénéfices incontestables, si les différents espaces

géographiques de l’entreprise se retrouvent sans les informations nécessaires, la performance

est ou sera entravée. Ces contraintes, pratiques, juridiques et sécuritaires sont donc à anticiper

avant la mise en place et/ou le développement d’une e-GRH dans les entreprises multi-sites,

qui par leur éclatement géographiques se trouvent fragilisé par un flux d’information

interrompu ou partiel.


17

Conclusion : « De la balance des bénéfices et contraintes à celle des bonnes

pratiques et dérives »

Nous avons essayé de dresser ici un tableau des bénéfices et contraintes de la mise en place

d’une e-GRH dans un contexte particulier, celui de l’entreprise multi-site. Si elle est

nécessaire, c’est avant tout de part le caractère spatial spécifique de l’organisation. Il faut

renforcer le lien entre société mère, siège, et les différents sites d’implantation afin de créer

une gouvernance et une activité viable, car là réside le critère économique. Il s’agit de tisser la

toile de l’information et de la gestion. Ainsi, le lien créé, l’entreprise diminue, de manière

immatérielle, l’espace et la gestion en est cadrée et facilitée.

Or, il convient de ne pas oublier que cette nécessité de mise en place dans cet espace

géographique éclatée –recentré et relié grâce à l’e-GRH- sous-tend plusieurs contraintes. Les

bénéfices sont ainsi double puisque la fluidité nécessite viabilité des technologies utilisées, le

lien créé ne peut l’être qu’à la condition que la communication soit réelle et que l’e-GRH ne

consiste pas seulement en missions automatisés.

Ainsi, si nous avons commencé par un schéma simplificateur et antagonisant, que nous avons

choisi d’assimiler à une balance :

Or, le dédoublement des bénéfices en dérives est réel et les contraintes peuvent se muer en

bonnes pratiques puisqu’elle ne sont pas immuables et peuvent être dépassés et prises en

considération. Aussi, nous choisissons une représentation différente, plus représentative des

enjeux de l’e-GRH, le sablier :

Dimension social Dimension

juridique

Dimension

organisationnelle

Dimension

économique

Dimension

sécuritaire

Dimension

pratique

Bénéfices Contraintes


18

Il s’agit dès lors de penser l’e-GRH autrement que par un système dichotomique et mettre en

avant un processus de décision pour envisager la mise en place d’une e-GRH dans les

entreprises multi-sites.

Il s’agit donc non pas de contraintes mais de réflexions managériales à mener lors de sa

mise en place et de l’accompagnement des projets. Afin que ce projet amène l’entreprise à

être plus performante, grâce aux bonnes pratiques, il faut engager un processus de réflexions.

Ainsi, les risques et dérives doivent être envisagées afin d’être écarté du processus de mise en

place. Ainsi, mettre face à face contraintes et bénéfices n’est pas suffisant, il faut y ajouter la

dimension de création, de réflexion.

De cette figure ressort un constat simple pour les managers, les bénéfices sont à penser

après les dérives possibles. Il faut penser les dérives afin de comprendre les enjeux, fixer les

bases de ce que nous ne voulons pas et ainsi ériger ce que nous souhaitons. Si l’e-GRH

signifie gérer la distance, il fait sur les différents sites un manager capable d’accompagner son

Bonnes pratiques

Dérives

Réseau défaillant

Difficulté du

double support

Accès aux

données non sécurisé

Prise en compte

partielle des

missions RH

Fluidification des

processus

Communication

renforcée

Standardisation

des missions

Processus de réflexion et d’anticipation


19

équipe sur la bonne utilisation des différentes technologies, rassurant sur les retombées que

cela aura sur ces collaborateurs.


20

Bibliographie

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- Louise GUERRE dir., 2008, La dématérialisation : guide pratique, Paris , Archimag,

96 p..

- Fatou GUEYE, Pierre-Jean Charrel dir., 2011, Conception et réalisation de plateforme

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réalité, Toulouse.

- Charley HANNOUN dir., 2010, La dématérialisation de l'entreprise : essais sur les

dimensions immatérielles de l'entreprise : [actes du colloque sur le thème "La

dématérialisation de l'entreprise" -- organisé par le Centre de recherche en droit

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- Patrick GILBERT et Claude PIGANIOL-JACQUET, 1991, Informatiser la gestion :

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21

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- Groupe Denjean, Moderniser le système d’information RH dans un contexte multisite

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toulouse.fr/archive/00000295/01/ravalison.pdf >, (20 novembre 2012).

- Guillaume DESGENS-PASANAU, 2012, La protection des données à caractère

personnel : la loi "Informatique et libertés", Paris, LexisNexis, (Carré droit).