L’environnement numérique du CLG Guide à l’intention des employés et du personnel enseignant du Collège Lionel-Groulx Édition Télétravail

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Table des matières

Contexte .................................................................................................................................................................4

Premier accès à l’environnement numérique du CLG ...............................................................................4

Installation de la suite bureautique Microsoft Office 365 à la maison ..................................................9

Accès distant aux documents stockés sur le réseau local du Collège ............................................. 11

Accès au courriel CLG en ligne .................................................................................................................... 12

Appli mobile C.Lionel ...................................................................................................................................... 13

Téléphonie et messages vocaux .................................................................................................................. 13

Réunions virtuelles et travaux en équipe ................................................................................................... 13

Pour signaler un incident, pour une demande technique ou pour une question technopédagogique ......................................................................................................................................... 14

Mars 2020 | version 2

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Contexte Dans le contexte où tous les établissements du réseau de l’éducation et l’enseignement supérieur ont suspendu leurs activités d’enseignement, la direction du Collège Lionel-Groulx et ses employés se sont mobilisés pour trouver des solutions pour faire face aux enjeux posés par cette situation exceptionnelle. Nous vous invitons aussi à consulter régulièrement vos courriels à votre adresse du Collège (@clg.qc.ca). Vous serez ainsi informés en temps réel de l’état de la situation et des plus récentes consignes à l’intention de la communauté collégiale du CLG. Ce guide répond aux principales questions concernant l’environnement numérique et les technologies de l’information en usage au CLG, dans un contexte de télétravail. Celui-ci est en constante évolution, étant donné la situation, et se bonifiera au fil des semaines. Il s’adresse à tous les employés et au personnel enseignant du Collège.

Premier accès à l’environnement numérique du CLG

ÊTES-VOUS À VOTRE PREMIÈRE UTILISATION DU PORTAIL MICROSOFT 365 DU COLLÈGE LIONEL-GROULX? Si vous avez répondu « OUI » à la question, cette première étape s’adresse à vous. Elle doit être effectuée initialement pour assurer l’accès aux services de l’environnement numérique au Collège.

Dans un premier temps, vous devez modifier votre mot de passe temporaire qui vous a été attribué. Modification du mot de passe à partir de la maison (ordinateur, tablette ou téléphone)

1. Accédez au portail Microsoft à partir de votre navigateur web à l’adresse : « office365.clg.qc.ca »;

2. Entrez dans un premier temps votre adresse de courriel du CLG. Celui-ci est de format « prenom.nom@clg.qc.ca ». Cliquez sur le bouton « Suivant »;

3. La prochaine étape consiste à réinitialiser votre mot de passe. Comme celui-ci n’a pas été défini, cliquez sur « J’ai oublié mon mot de passe »;

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4. Remplissez le formulaire qui s’affichera par la suite. Précisez votre « Identifiant utilisateur ». Dans un deuxième temps, saisissez les caractères de l’image que vous voyez à des fins de sécurité. Cliquez sur le bouton « Suivant »;

5. Un code de vérification vous sera envoyé par courriel personnel. Cliquez sur le bouton « Courriel »;

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6. À partir de votre boîte de courriel personnel (en ligne dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur ou par le biais de votre téléphone cellulaire), prenez note de votre code que vous avez reçu;

7. Revenez au Portail Microsoft CLG et inscrivez le code reçu à l’endroit demandé. Cliquez sur le bouton « Suivant »;

1. Inscrivez maintenant votre nouveau mot de passe. Celui-ci devra répondre à certaines exigences :

Il ne doit pas contenir le nom de compte de l’utilisateur; Il ne doit pas contenir plus de deux caractères successifs de votre nom; Il doit comporter au moins sept caractères; Il doit contenir des caractères provenant des catégories suivantes : caractères

majuscules (A à Z), caractères minuscules (a à z), chiffres (0 à 9) et caractères spéciaux (~! @ # $% ^& * -+ = ' | \ \ (){}\ []:; "' ,.? <> /).

Confirmez-le. Cliquez sur le bouton « Terminer ».

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8. Reconnectez-vous à votre compte en utilisant votre nouveau mot de passe.

9. Au cours des prochaines étapes, vous serez invité à fournir certaines informations afin de sécuriser l’accès à votre compte. Cliquez sur le bouton « Suivant ».

10. La prochaine étape consiste à préciser une option permettant de réinitialiser votre mot de passe au cas où celui-ci est perdu. Deux options s’offrent à vous : réinitialisation par téléphone cellulaire ou par une adresse de courriel secondaire. À titre d’exemple, voici les écrans relatifs à l’option de réinitialisation par une adresse de courriel secondaire.

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11. Tout comme à l’étape 7, vérifiez votre boîte de courriel afin d’obtenir le code de sécurité reçu. Inscrivez-le à l’endroit indiqué.

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12. Cliquez sur le bouton « Terminer ».

Installation de la suite bureautique Microsoft Office 365 à la maison

ÊTES-VOUS À VOTRE PREMIÈRE UTILISATION DU PORTAIL MICROSOFT 365 DU COLLÈGE LIONEL-GROULX? Avez-vous procédé au changement initial de votre mot passe? Sinon, consultez la rubrique « Première connexion » à la page 3.

Saviez-vous que les personnes à l’emploi du Collège ont la possibilité d’installer la suite bureautique Microsoft Office 365 à la maison, et ce, gratuitement? Il est même possible d’installer la suite sur cinq ordinateurs différents (PC ou Mac). Pour ce faire, suivez les instructions suivantes :

1. Accédez au portail Microsoft à partir de votre navigateur web à l’adresse : « office365.clg.qc.ca ».

2. Entrez les informations d’authentification au portail Microsoft : adresse de courriel d’employé

du CLG et mot de passe habituel utilisé dans sur ordinateur du Collège.

3. Après la connexion, cliquez sur « Installer Office » et sélectionnez « Applications Office 365 ».

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4. Suivez par la suite les étapes mentionnées qui s’afficheront à l’écran :

5. Attendez que l’installation soit terminée, vous pouvez tout de même utiliser votre ordinateur, mais évitez de vous déconnecter ou de redémarrer. À la fin de l’installation, cliquez sur « Fermer ».

6. Vous disposez maintenant de la suite bureautique Microsoft Office 365 sur votre ordinateur.

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Accès distant aux documents stockés sur le réseau local du Collège

ÊTES-VOUS À VOTRE PREMIÈRE UTILISATION DU PORTAIL MICROSOFT 365 DU COLLÈGE LIONEL-GROULX? Avez-vous procédé au changement initial de votre mot passe? Sinon, consultez la rubrique « Première connexion » à la page 3.

Vous pouvez accéder à vos documents de travail à distance en procédant comme suit :

1. Accédez au portail du CLG à partir de votre navigateur Web à l’adresse suivante : « doc.clg.qc.ca »;

2. Indiquez votre nom d’utilisateur;

3. Indiquez votre mot de passe habituel utilisé avec votre ordinateur du Collège.

4. Vous avez maintenant accès à vos dossiers :

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Accès au courriel CLG en ligne Tout le personnel enseignant du Collège possède une adresse de courriel CLG. Pour y accéder, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez au Portail Microsoft 365 du CLG à partir de votre navigateur Web à l’adresse suivante : « office365.clg.qc.ca ».

2. Entrez les informations d’authentification au portail Microsoft : adresse de courriel du CLG et

mot de passe habituel utilisé sur les postes de travail du Collège.

3. Après la connexion, cliquez sur l’icône « Outlook ».

4. Vous êtes maintenant dans votre boîte de courriel personnelle.

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Appli mobile C.Lionel Cette appli mobile s’adresse aux étudiants ainsi qu’aux employés du Collège Lionel-Groulx. C’est un lien de communication privilégié avec les membres de la communauté du CLG. C’est d’abord par ce canal de communication que les messages institutionnels à l’intention des employés seront diffusés. Vous êtes invité à la télécharger sur Apple Store ou sur

Google Play.

Pour de plus amples informations ou du soutien sur cette appli, adressez-vous au Service des communications (D-113d) ou au poste téléphonique 2338.

Téléphonie et messages vocaux Veuillez vous assurer de prendre régulièrement les messages téléphoniques de votre boîte vocale. Voici la procédure pour y parvenir à distance.

1. Numéro de téléphone du Collège : 450 430-3120

2. Accéder à votre boîte vocale : 7000

3. Fonctions utiles sur boîte vocale :

• Écouter le message : 2 • Reculer le message de 5 secondes: 1 • Avancer le message de 5 secondes: 3 • Passer au message précédent : 4 • Passer au message suivant : 6 • Rappel de l’expéditeur : 9 • Réponse : 71 • Réacheminement : 73 • Réponse diffusée : 74 • Supprimer message : 76

Réunions virtuelles et travaux en équipe Pour collaborer en équipe et communiquer entre employés, nous vous recommandons d’utiliser Microsoft Teams. Cette application est disponible à partir du portail Microsoft 365 à l’adresse : « office365.clg.qc.ca ».

ÊTES-VOUS À VOTRE PREMIÈRE UTILISATION DE MICROSOFT TEAMS? Pour plus d’information sur cet outil et pour savoir comment l’utiliser, nous vous invitons à consulter le guide « Microsoft Teams : une introduction ».

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Pour signaler un incident, pour une demande technique ou pour une question technopédagogique Qui dois-je contacter en cas de problème informatique ou pour une question technopédagogique? À noter que des délais sont à prévoir dû aux effectifs réduits.

Une version interactive de ce tableau est disponible ici pour téléchargement.