A teliers et conférences sur les usages marketing, veille, sécurité informatique, e-administration…C onseils et diagnostics sur les projets e-commerce, dématérialisation, veille, e-tourisme…O ffres de solutions : ChamberSign, formations, visioconférences…V eille : un portail régional, un blog, une page Facebook…www.unclicpourmaboite.fr http://echangeurba.wordpress.com/www.facebook.com/polenumerique.ccibordeaux

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PRESENTATION DE CHAMBERSIGN FRANCE

Le SERVICE ChamberSign France : Depuis son origine, ChamberSign France a intégré dans son modèle de développement une forte dimension de proximité avec ses clients, grâce à un réseau de 130 CCI. Avec l'appui des Chambres de Commerce et d‘Industrie, les valeurs que nous mettons en avant, outre la proximité sont : • La réactivité,• La connaissance technique pour répondre à toutes les problématiques,• Un soutien sur l'utilisation et la gestion des certificats de signature électronique. Toutes ces valeurs répondent à notre engagement de SERVICE.

L’association Chambersign France est : Autorité de certification délivrant des certificats de signature électronique, créée en 2000 par les Chambres de commerce et d’Industrie Françaises.

Vers un développement exponentiel de la dématérialisation

Vers un développement exponentiel de la dématérialisation

UN CONSTAT : EXPLOSION DU NUMÉRIQUE« Tout le monde travaille sur ordinateur, communique, s’échange des fichiers et des mails »

Croissance exponentielle des volumes de documents électroniques, Dématérialisation de nombreux processus : processus métier, processus d'archivage de documents... Accumulation des données (absence de destruction par instinct de précaution).

QUELQUES CHIFFRES :

Une entreprise consacre 5 à 15% de son chiffre d’affaire pour la gestion de ses documents papiers. Un employé consacre en moyenne 300 heures par an à rechercher des documents papiers dans l’entreprise. 76% des organisations auront un projet d'archivage électronique dans les 5 prochaines années. 33% des organisations affirment y avoir recours, alors qu’en 2008 on en dénombrait 26% seulement (étude serdaLAB 2011).

Les enjeux principaux de l’archivage électronique sont d’ordre légal, fiscal ou réglementaire.

Depuis l’an 2000, tous les textes légaux ou réglementaires produits vont dans le même sens : la reconnaissance de la valeur légale des formes électroniques et le formalisme ou les exigences qui sont attachés à leur valeur.

Qu’ils émanent du législateur, de la Cour de Cassation, ou de l’Administration fiscale, tous ces textes vont dans le même sens et mettent en avant, à des degrés divers, les mêmes exigences :• Imputabilité ;• Intégrité ;• Traçabilité ;• Authenticité (notamment : garantie d’origine et date fiable).

Loi du 13 mars 2000 :Art. 1316-1 du Code civil français "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.«

La signature électronique ; Identifie la personne, garantie l’intégrité.SIGNATURE ELECTRONIQUE = SIGNATURE MANUSCRITE

LES RISQUES EN TERME D’ARCHIVAGE :

Les données à caractère sensible (valeur probante ou patrimoniale) se voient généralement noyées dans des systèmes de stockage du SI et peuvent subir un phénomène de dilution (données perdues, oubliées, inexploitables…), sans compter les risques de dégâts des eaux, vol, incendie…

Les conséquences de cette dilution peuvent s’avérer sérieuses pour votre entreprise : risque d’interruption de production, pertes de droit d’exploitation, amendes, dévaluation d’actifs,…

L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE, C’EST QUOI ?

C’est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif.

La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme.

POURQUOI ARCHIVER ?

3 RAISONS ESSENTIELLES :

1.Le besoin de prouver ou de justifier notamment en cas de contentieux pour défendre ses droits,

2.La possibilité de réutiliser ses données et limiter ses coûts,

3.Préserver son patrimoine et ses données sensibles.

QUELS SONT LES ENJEUX :

-> juridique : Impossibilité de produire les preuves requises par un juge

-> sécuritaire : divulgation de données confidentielles

-> financier : amende, redressement fiscal,…

L’ARCHIVAGE EST UNE OBLIGATION LÉGALE QUELLE QUE SOIT LA NATURE DU DOCUMENT.

Les documents électroniques signés ont une valeur légale identique à celle des documentspapier et sont donc soumis au même régime légal que le papier s’agissant de leur durée deconservation.

Pour avoir une valeur juridique, un document électronique doit être archivé dans desconditions de nature à en garantir l'intégrité. Il doit aussi avoir un auteur identifiable. Celasuppose le recours à un procédé de signature électronique. (Loi du 13 mars 2000).

Une durée qui varie selon le type de documents.

Documents comptables, déclarations sociales et fiscales, transactions bancaires, contrats... Les entreprises sont amenées à conserver quantité de documents où peuvent figurer des données à caractère personnel. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) a donc décidé de faire le point sur certaines règles dans une recommandation du 23 octobre dernier.

Elle rappelle d'abord le ' droit à l'oubli ', inclus dans la loi Informatique et libertés : au bout d'un certain temps, les données informatiques doivent être détruites. Elle demande à ce qu'il y ait des durées de conservation distinctes selon les types de données et que les entreprises ' soient en mesure d'effectuer, le cas échéant, toute purge ou destruction sélective de données à caractère personnel '. La Cnil précise la nécessité d'un cadre formel établissant qui collecte les données, qui y a accès, qui les utilisent, pourquoi, comment elles sont protégées, etc.

Que dit la CNIL ?

L’ARCHIVAGE LÉGAL NE DOIT PAS ÊTRE CONFONDU AVEC LE STOCKAGE OU LA SAUVEGARDE :

• Le stockage est l’enregistrement de données sur un support informatique en vue d’une utilisation courante ou immédiate (ex : serveur de fichiers, disque dur, clé USB,…),• La sauvegarde est une copie de données d’un support sur un autre pour permettre la restauration de celles-ci à un état antérieur, en cas de panne matérielle ou logicielle. (ex : serveur, DD externe, solutions SAAS,…).

L’archivage électronique tend à maintenir une valeur juridique aux documents, de leur établissement jusqu’au terme du délai de conservation. On parle alors de « coffre fort électronique ».

L’archivage se distingue donc de la sauvegarde et du stockage du fait de son caractère pérenne et juridique.

Archiver quoi ?

- Documents commerciaux (factures, commandes, BL, tickets de caisse,…)- Documents administratifs (TVA, liasses fiscales, DUCS, DAS,…) - Documents comptables (journaux, grand livre, tableaux de calcul des provisions,…)- Documents RH (bulletins de salaire, relevés d’heures,…)- Documents informatiques (documentations logiciels,…)- Emails (mails pro. engageant la société)

Quelques solutions de sauvegarde en ligne.

Les plus connus…. Attention ce ne sont pas des solutions répondant aux normes sur l’archivage à valeur légale (NFZ42-013)

Comparatif sur 13 outils de stockage en ligne.

Dématérialisation, une nouvelle méthodologie de travailL’archivage électronique à valeur probante

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L'enjeu principal pour les entreprises est la fluidité de l'information. Exemple des Appels d’offres :

Pour les pouvoirs publics, le but étant de mettre en ligne 100 % des marchés publics, les candidats auront un accès facilité aux offres. Un accès plus facile aux offres, c'est aussi pour les entreprises un enjeu de productivité. Du fait d'une information plus accessible, les entreprises pourront réagir plus vite sur plusieurs offres en même temps, de sorte que soit maximisé leur capacité (gain de productivité et gain organisationnels). La dématérialisation représente également une réduction de coûts importants et une amélioration de la productivité. Les coûts liés à l'affranchissement des plis notamment, ou au traitement de l'information par les ressources humaines (gains financiers).

Les enjeux de la dématérialisation

Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.

Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):

Un petit exemple:

aujourd’hui

Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.

Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):

Un petit exemple:

aujourd’hui

Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.

Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):

Les différents thèmes abordés avec cette remise en question du circuit documentaire

Améliorer le couple productivité / rentabilité des activités et réduire les risques opérationnels

Impact coût de l’automatisation des processus papier

Réduction des coûts récurrents et de l’impact coût des risques opérationnels

Gain de productivité

Réduction des coûts de papier,

encre, imprimante

Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.

Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):

Stockage et archivage

Meilleur classement des documents

Consultation des documents à distance,

économie de coût lié à l’archivage

Amélioration des marges opérationnelles

Impact en terme de sécurité et de nomadisme

Réduction du risque d’erreur

Amélioration de la confidentialité

Accès de n’importe quel ordinateur

Fin de l’utilisation du broyeur de papier, pas de documents Sensibles perdus ou en attente De destruction

Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.

Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):

Valeur marketing

Image de marque permettant de mieux satisfaire la clientèle, mise en place de nouveaux services

Mais aussi d’attirer de nouveaux partenaires

Vers un standard reconnu par Les gouvernements et les

consommateurs

Forts impacts environnementaux

A grande échelle

Protection des forêts

Lutte contre l’effet de serre, bonus écologique?

Certificat électronique et dématérialisation?

Le certificat va permettre à l’entreprise de gagner du temps et s’organiser pour être plus performante dans son métier.

Apporter une valeur ajoutéeMettre en place une méthode de travail plus « confortable »Améliorer sa qualité de serviceObtenir des gains financiersAvoir une fluidité de l'information……

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Les différents types de certificats• Certificat personne physique : une véritable carte d’identité électronique

pour une dématérialisation à forte valeur probante.• Certificat personne morale : vous permet de dématérialiser en gros volume

vos bons de commande, factures, bulletins de paye... et garantie à vos interlocuteurs l'origine et l'intégrité de vos documents.

• Certificat serveur : pour sécuriser vos échanges clients/serveurs avec un produit référencé par tous les navigateurs et éviter les messages d'alerte à chaque connexion.

Un certificat électronique « personne physique » permet : De garantir l’intégrité des informations et documents transmis+De garantir l’identité du titulaire (authentification)+La génération des signatures électroniques (non-répudiation d'un acte électronique).=D’apporter une valeur juridique à tout type de document (valeur probante)etLa communication en toute confidentialité des informations jugées sensibles grâce au chiffrement des données

« La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, modifiant l’article 1316 du C.C., portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique »

USAGES D’UN CERTIFICAT

TELEPROCURE AVEC L’ETAT SIGNATURE DE DOCUMENTS ET MAILS

DEMATERIALISATION ADMINISTRATIVE

Appel D’offre et Réponses aux

marchés publics

Dématérialisation des actes pour les collectivités

TeléTVA SIV

Net entreprise

Numéro Unique

Le compte fiscal

Ducs-Edi

LES APPLICATIONS METIERS

Le Coffre Fort Electroniquesécurisé

Le Numéro Unique(réseau et canalisation,

logement social)

DEMATERIALISATION ORGANISATIONNELLE

L’entreprise « nomade » sécurisée

Département Numérique

Valeur d’un document dématérialisé :

sa forme numérique

Département Numérique

L’archivage électronique des documents• POUR CONSERVER DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DE VALEUR, OU PARTAGER

DES INFORMATIONS: – De façon sécurisée, fiable, parfois sur de très longues durées – De façon à disposer de preuves reconnues :

• du dépôt à une date déterminée,• de la conservation sans modification depuis le dépôt,• de la conformité ou pas à une version présentée par ailleurs.

– Auxquels on souhaite pouvoir accéder aisément, selon• le niveau de confidentialité du document• des autorisations d’accès adaptées aux besoins

• POUR CONSERVER TOUS LES ÉVÈNEMENTS ET LEURS PROPRIÉTÉS :– Action, session de travail, intervenant, date et heure, identifiant du fichier, résultat de l’action

• CONTENU UTILISABLE VALABLEMENT EN CAS DE LITIGE, CONTRÔLES, AUDITS

Département Numérique

La réponse :

un espace numérique sécurisé avec une valeur probante, preuve d’antériorité, Protection de la vie privée

L’espace Sécurisé Certifié

Principes de l’espace sécurisé certifié

Coffre fort Client 2

Coffre fortClient 1

Coffre fortDirection

Module d’échange de documents

Client 1

Client 2

SECURIO: Espace sécurisé certifié

Coffre fortCommercial

Coffre fortÀ créer

Coffre fortCompta

Schéma de fonctionnement d’un Espace Sécurisé Certifié

SSL

Authentification Empreinte Horodatage Scellement Journalisation

DEMATERIALISATION

Echange électroniqueSSL

Utilisateurs

Utilisateurs

L’horodatage n’est valable que s’il est externalisé

NumérisationDocuments Papier

Documents électroniques

Coffre Fort Electronique

Espace Sécurisé Certifié

Le circuit réalisé par un document est le suivant:

1.Pour accéder au coffre il faut tout d’abord s’identifier, puis s’authentifier: rôle du certificat

2.Lors de la réception du document , une empreinte de celui-ci est créée (un document modifié n’aura donc pas la même empreinte)

3.Le document est horodaté

4.Le document fera l’objet ensuite d’un scellement (tout le document est signé par le certificat du coffre)

5.Et enfin il est inscrit dans un journal horodaté.

Notarisation - Traçabilité des opérations

Constitution de l’objet archive

Scellement par signature électronique

Horodatage des pièces et des actions

Production d’une empreinte d’intégrité

Notification au déposant

Authentification par certificat électronique(Captation du certificat et gestion des habilitations)

Contrôle de l’identité numérique

Conforme aux normes et standardsConservation garantissant la valeur probante des pièces déposées

Système d’ Information du client Coffre-fort électronique Communicant

Production d’une enveloppe et acheminement sécurisé

ConnecteurSSL

Réception du compte-rendu XML

Contrôle d’intégrité du fichier reçu

Les solutions à l’usage des certificats ChamberSign France

Soucieux, d’apporter aux entreprises des solutions à l’usage de leur certificat,

et en partant de l’esprit d’un coffre fort, ChamberSign France a développé un concept adapté à toutes les organisations :

l’Espace sécurisé, certifié, Securio répondant au minimum à la norme AFNOR Z 42-020

Document propriété de ChamberSign France © www.chambersign.fr

Quelques chiffres sur l’incidence en entreprise

Les réductions de couts avec cette nouvelle organisation

Exemples de réductions de couts par cette méthode:

- Courrier: entre 3.7€ et 4 € H.T. • Impression • Mise sous pli et timbre• archivage• Recherche de dossier

- Facture: cela varie selon l’organisation de 4€ à 9€ H.T.

Les réductions de couts avec cette nouvelle organisation

L’offre ChamberSign France

L’Espace Sécurisé Certifié SECURIO

• Un espace numérique à partir de 1Go• Un espace « chambre des coffres », dans lequel une multitude de coffres forts peuvent être installés

Pré requis deL’Espace Sécurisé Certifié

SECURIO

• Un Administrateur pour un espace • Un / des certificats pour s’authentifier aux coffres forts

Les couts de la dématérialisation

Pôle Numérique CCI Bordeaux17 place de la Bourse à Bordeaux

Vos conseillers : Frédéric BERNARD : tél 05 56 79 52 55

Maryse ROZIS : tél 05 56 79 52 97

www.chambersign.fr