le contrôle interne

Remarques Recommandations Suivi

ORGANISATION GENERALE a. L’Agence ne dispose pas d’un

système d’information et de gestion lui permettant une gestion intégrée et automatisée des services rendus et redevances facturées ;

a. Doter l’Agence d’un système d’information intégré lui permettant de gérer toutes les informations concernant les prestations et les redevables ;

b. L’agence ne dispose pas de manuels des procédures comptables et organisationnelles. Cette situation ne permet pas une répartition claire des tâches et responsabilités des différents intervenants. Au cours de l’exercice un appel d’offre a été adjugé pour la réalisation d’un manuel des procédures comptables.

b. Activer le processus d’établissement du manuel des procédures comptables et mettre en place un plan organisationnel pour par la description des circuits des documents, de l’information et des procédures de traitements informatisés ;

c. Il existe au niveau de l’Agence un organigramme. Cet organigramme n’est pas opérationnel. La structure actuelle ne répond pas aux standards et principes

c. Revoir officiellement l’organigramme de l’agence pour l’adapter à la réalité en tenant compte des contraintes ;

Audit des comptes 2008 de l’ABHS PKF MAROC


fondamentaux de contrôle interne et notamment la séparation des tâches incompatibles. A titre d’exemple, le service comptabilité et financier dépend de la division des ressources humaines. Le chef de cette dernière s’occupe également de la supervision des opérations d’approvisionnement. Cette situation s’explique par le manque de moyens humains.

d. L’agence ne dispose pas d’un statut du personnel. Un projet de statut a été élaboré mais non encore approuvé par les instances compétentes.

d. Activer l’approbation du statut du personnel de l’agence ;

e. L’Agence réalise des opérations qui ne font pas partie de ses attributions (travaux de délimitation) au regard de la loi 10-05 sur l’eau. Par contre certains

e. Respecter les attributions de l’agence notamment par rapport à la loi 10-95 sur l’eau ;



travaux relevant de ces attributions ne sont pas accomplis (travaux d’aide).

f. L’Agence réalise des opérations qui ne font pas partie de ses attributions (travaux de délimitation) au regard de la loi 10-05 sur l’eau. Par contre certains travaux relevant de ces attributions ne sont pas accomplis (travaux d’aide).

f. Doter l’agence des ressources humaines et techniques pour accomplir les missions qui lui sont attribuées et notamment le contrôle des prestations et le recouvrement des redevances ;

g. Suite à la décision du conseil d’administration tenu en juin 2008, l’Agence devra mettre en place un service d’Audit Interne. Nous n’avons pas eu connaissance des rapports établis par ce service, ni des conclusions et résultats de ses missions.

g. Mettre en application la décision du conseil d’administration relative à la création d’un service d’audit interne.

INVESTISSEMENT / IMMOBILISATIONSa. l’Agence ne dispose pas d’une a. L’agence devra disposer d’une



procédure écrite régissant le suivi des immobilisations depuis l’acquisition (critère d’investissement) en passant par la réception, la codification, le suivi des retraits et cessions jusqu'à l’inventaire physique.

procédure écrite régissant la vie d’une immobilisation. Cette procédure doit définir les aspects suivants :

- l’objectif de l’investissement et son impact sur l’activité de l’Agence

- la réception de cette immobilisation, l’affectation, et la codification.

- un fichier extracomptable de suivi incluant le calcul des amortissements

- la procédure de retrait ou de cession d’un matériel.

- la distinction entre charges et immobilisation

- la procédure d’évaluation en cas de production d’un matériel par les propres moyens de l’Agence.

- la procédure d’inventaire physique et leur rapprochement avec le suivi



extracomptable.

b. l’Agence ne dispose pas d’un fichier extracomptable des immobilisations permettant d’assurer le suivi des immobilisations et le calcul des amortissements.

b. l’agence devrait tenir un fichier extracomptable des immobilisations mis à jour à chaque entrée et à chaque sortie. Ce fichier devrait permettre aussi de calculer les amortissements à chaque période.

c. l’Agence n’a pas actualisé l’inventaire physique de ses immobilisations réalisé en 2004.

c. l’agence devra procéder à un inventaire physique de ses immobilisations ou, au moins, actualiser les données de l’inventaire physique des immobilisations et procéder aux régularisations d’ordre comptable sur la base de cette actualisation.

d. les immobilisations de l’Agence ne sont pas codifiées.

d. l’attribution du numéro d’inventaire (codification) devrait se faire dès la réception de l’immobilisation et/ou au moment de son affectation.



e. les immobilisations ne sont pas couvertes par une assurance multirisque.

e. les actifs corporels doivent être couverts par une police d’assurance multirisque.

STOCKS / INVENTAIRESa. l’Agence ne dispose pas d’un

logiciel de gestion des stocks. Le suivi de l’inventaire permanent est assuré partiellement sur un fichier Excel. Cette situation est de nature à engendrer des risques d’erreurs et des pertes de données liées à la saisie et au traitement informatique.

a. tenir un inventaire permanent du stock sur une application informatique. Ce suivi doit être exhaustif et assuré par une personne autre que le magasinier. Cet inventaire permettra de valider les résultats de l’inventaire physique de fin d’exercice ;

b. le suivi de l’inventaire permanent est assuré par le responsable de la Cellule « moyens généraux » de la Division « Ressources humaines et Finance » qui s’occupe également des commandes. Cette situation de

b. éviter les situations de cumul des tâches : les tâches d’autorisation, d’enregistrement, de conservation et de contrôle devront être séparées. Ceci permettra de renfoncer le contrôle croisé et



cumul de tâches (suivi des commandes, réceptionne les commandes, tient physiquement le stock, participe à l’inventaire des stocks et enregistre les mouvements sur un fichier Excel) constitue une source d’erreurs et d’anomalies difficiles à détecter.

l’amélioration du Contrôle Interne.

c. l’Agence ne dispose pas de procédures écrites de gestion des stocks, en particulier la procédure de prise d’inventaire et la procédure de traitement des articles périmés et désuets ;

c. Instaurer, par écrit, une procédure de gestion et d’inventaire physique des stocks. Cette procédure définira entre autres : la fréquence des inventaires, les documents de comptage, la centralisation des résultats, les services qui pourraient participer au comptage, le traitement des articles défectueux. Cette procédure écrite serait accompagnée par des notes de service établies lors de chaque inventaire précisant la date d’inventaire, les équipes de comptage, le responsable de



l’inventaire…etc. ;Les quantités de l’inventaire physique des stocks doivent être rapprochées systématiquement aux quantités de l’inventaire permanent.

d. les bons de réception et les bons de sortie utilisés par le magasinier ne sont ni pré imprimés ni pré numérotés ;

d. Les mouvements d’entrée et de sortie d’articles consommés du stock doivent être matérialisés par des supports pré imprimés et pré numérotés. Ceci permettra de contrôler les opérations réalisées.

CIRCUIT REDEVANCESa. l’agence ne dispose pas d’un

service chargé de suivi des redevances et permettant d’avoir une situation de redevable par rapport l’agence (créance, nombre autorisation, quantité accordée, quantité prélevée, statistiques diverses, etc…).

a. prévoir dans l’organisation de l’agence un service dédié au suivi des redevances. Ce service sera alimenté par les supports émis par les autres services (autorisations, contrats, supports de contrôle, déclarations, etc..). Le service produira des informations et



statistiques pour diverses utilisations et notamment pour les besoins de la comptabilité de l’agence.

b. l’agence ne dispose pas de logiciel ou application informatique permettant la gestion des redevances. La personne chargée de la centralisation des redevances reprend les données sur des fichiers EXCEL. Des risques d’erreurs et d’oublies de facturation existent.

b. Nous recommandons la mise en place d’une application informatique pour la gestion des données relatives aux redevables :

Identité ; Date autorisation, Nature d’autorisation, Volume autorisé, Volume déclaré, Volume d’après contrôle, Montant créance, Date exigibilité, Intérêt et pénalité de retard, Caution, Etc…

L’application informatique doit avoir un

système de contrôle permettant de



connaître à priori la liste des redevables.

L’Agence est appelé à demander, sous

couvert des ministères de tutelle, au

secrétariat général du gouvernement de

clarifier sa situation vis-à-vis de la loi

15/97 formant code de recouvrement des

créances publiques et ce à l’instar des

ORMVA;

c. l’Agence ne procède pas à la facturation exhaustive de toutes les redevances. C’est le cas notamment de :

la redevance de pollution domestique,

la redevance afférente aux prélèvements d’eau par les bénéficiaires d’autorisations.

c. l’Agence doit respecter les dispositions de la réglementation et procéder à la facturation exhaustive des redevances. L’Agence devra Instaurer des procédures de recouvrement et un système périodique de relance des redevables. Prévoir aussi des procédures écrites relatives au traitement des redevables défaillants. Une fois instaurées et



la redevance sur certaines concessions accordées pour la mise en bouteille.

l’assistance technique pour certains organismes publics (fourrages effectués par l’ONEP).

validées, ces procédures seront appliquées à toutes les prestations sans distinction ;

d. l’Agence lance annuellement des appels d’offre pour la réalisation des inventaires physiques des redevables par région. Cet inventaire n’est pas exploité pour le recouvrement exhaustif des redevances ;

d. l’Agence est appelée à exploiter l’inventaire des redevables pour procéder à la facturation exhaustive des redevances ;

e. Une grande partie des redevances facturées (pour enlèvement) repose sur les déclarations spontanées effectuées par les redevables. L’agence ne dispose pas de moyens lui permettant de vérifier la conformité des déclarations aux volumes prélevés par les redevables.

e. l’Agence est invitée à mettre au niveau des sites de production de l’eau potable des compteurs et ce pour vérifier la sincérité des déclarations spontanées des redevables ;

f. Une grande partie des redevances facturées (pour enlèvement) repose sur

f. l’Agence est appelée à valider le CPS présenté par l’entreprise de travaux



les déclarations spontanées effectuées par les redevables. L’agence ne dispose pas de moyens lui permettant de vérifier la conformité des déclarations aux volumes prélevés par les redevables.

par le maître d’ouvrage pour s’assurer de l’exactitude des quantités à extraire et de valider les quantités demandées aux potentiels des gisements valorisés dans le cadre des études externes éventuellement établies ;

g. l’agence constate le montant intégralement encaissé dans les produits de l’exercice durant lequel l’autorisation est émise sans aucun suivi du volume extrait par le redevable.

g. pour pouvoir respecter les principes comptables et notamment la séparation des exercices, l’Agence devra mettre en place des procédures formalisées pour pouvoir déterminer les quantités autorisées (facturées) et non encore extraites des gisements de matériaux. A titre d’exemple, exiger aux bénéficiaires d’autorisation de déposer une déclaration des quantités extraites à la fin de chaque année. Instaurer également des règles et des délais pour l’établissement des contrats d’extraction. Ceci permettra à l’agence de procéder à des contrôles des quantités.

h. la convention établie avec h. pour pouvoir respecter les principes



l’ORMVAG n’est pas respectée dans la mesure où les états trimestriels des recouvrements demandés par l’Agence ne sont pas transmis par cet organisme.

comptables et notamment la séparation des exercices, l’Agence devra mettre en place des procédures formalisées pour pouvoir déterminer les quantités autorisées (facturées) et non encore extraites des gisements de matériaux. A titre d’exemple, exiger aux bénéficiaires d’autorisation de déposer une déclaration des quantités extraites à la fin de chaque année. Instaurer également des règles et des délais pour l’établissement des contrats d’extraction. Ceci permettra à l’agence de procéder à des contrôles des quantités.

i. l’agence dispose d’ordre de recettes pré imprimés et pré numérotés pour matérialiser la facturation des redevances. L’utilisation de ces bons n’est pas élargie à tous les redevables (ORMVAG, Régies, ONEP, etc…).

i. élargir l’application des ordres de recettes pré imprimés et pré numérotés à toute sorte de facturation. Les numéros des ordres annulés sont à transmettre en totalité au service comptabilité. L’Agence doit mettre en place les procédures définissant les règles et les critères d’établissement des ordres de recettes



(exemplaire, couleur, annulation, etc..) et veiller à leur application

j. le recouvrement d’une grande partie des redevances se fait par les agents du service de l’eau en délivrant un ordre de recette pré imprimé et pré numéroté édité d’un carnet (souche) conçu pour le suivi et le contrôle des recettes. Aucun inventaire des ordres de recette non émis par ses agents pour contrôler les recettes d’une période donnée.

j. dérouler, par un agent du service comptabilité, un inventaire physique (périodique) des ordres de recette disponibles chez les agents de service de l’Eau et non encore émis afin de valider l’état des recettes périodiques.

k. l’agence ne dispose pas de procédures de rapprochement régulier et formalisé des ordres de recettes émis et des recettes effectivement encaissés sur le relevé bancaire pour détecter et analyser les éventuels écarts et ordres de recettes annulés.

k. tenir un état de rapprochement périodique formalisé entre l’état des ordres de recettes émis et les recettes encaissées sur le relevé bancaire à la fin de chaque période pour pouvoir détecter les anomalies en temps réel. La procédure d’annulation des ordres de recettes devra formaliser en exigeant la signature d’un responsable indépendant.

l. des cumuls de tâches ont été relevés au l. séparer les tâches incompatibles au



niveau de la division « Aides et Redevances ». En effet, cette division s’occupe du volet commercial (étude des demandes d’autorisations, octroi des autorisations, facturation des redevances) et s’occupe aussi du volet financier (envoi des lettres de relance des déclarations de volume, centralisation des ordres de recette) ;

niveau de la division « aides et redevances ». Le volet commercial « étude des demandes et octroi des autorisations » ne devra pas être cumulé avec le volet émission des ordres de recettes ni du volet suivi des recettes. Nous recommandons de créer une entité habilitée à recevoir les titres de paiement auprès des redevables (régie des recettes);

m. L’agence dispose de plusieurs dossiers de contentieux devant les tribunaux concernant son domaine de compétence. L’agence ne suit pas, sur le plan comptable sous forme de provisions pour risques, les montants jugés par les tribunaux en faveur des tiers à payer par elle.

m. tenir une situation des contentieux et litiges devant les tribunaux et comptabiliser les risques courus sous forme de « provisions pour charges à payer ».

ACHATS – FOURNISSEURS :a. Ce circuit est marqué par une forte

centralisation des tâches au niveau du Secrétaire Général. Ce dernier valide



les besoins exprimés par tous les services, lance l’opération des achats par bon de commande (consultation des fournisseurs, présidence de la commission de sélection du fournisseur….), contrôle le suivi des commandes et valide l’opération de réception.

b. Pour les achats par bon de commande, nous avons relevé les insuffisances suivantes :

- les procédures en vigueur en matière d’approvisionnement ne sont pas formalisées ni documentées.

- les bons de commande externes ne sont pas pré numérotés. Cette situation ne permet pas un suivi efficace des commandes en cours (retards, omissions, rattachement, etc….);

- l’agence ne dispose pas d’une base

a. Pour les achats par bon de commande, nos recommandations sont les suivantes :

- instaurer une procédure écrite et claire pour les achats par bon de commande. Cette procédure précisera, entre autres, les éléments suivants : le choix des fournisseurs à contacter, le mode de contact de ces fournisseurs, le délai nécessaire pour une consultation, les personnes responsables de l’ouverture des plis, les documents à classer et à conserver pour chaque consultation, le suivi des



de données fournisseurs mise à jour. De même le choix des fournisseurs contactés et le mode de consultation des fournisseurs ne sont pas formalisés.

- la désignation de la commission d’ouverture des offres n’est pas faite d’une façon officielle, par écrit ;

- l’absence d’une application de gestion des achats. Le responsable de la cellule « moyens généraux et billetterie » sous la responsabilité du Secrétaire Général établit une situation de suivi des commandes à la fois sur un registre manuel et sur fichier EXCEL. Ce suivi n’intègre pas la réception de ces commandes et leurs réalisations effectives.

- la réception des articles commandés se fait par le responsable de la cellule « moyens

livraisons fractionnées, la réception des livraisons…etc. ;

- les documents «d’expression du besoin d’achat» ainsi que les bons de commandes doivent être établis sur des supports pré imprimés et pré numérotés pour permettre un meilleur suivi des achats en cours d’exécution. Il est recommandé que le magasinier effectue un suivi des bons de commande non satisfaits et des demandes d’achats non réalisées.

- établir, au moment de la réception, un seul « bon de réception » pré imprimé et pré numéroté en trois exemplaires. Ce bon sera visé par le magasinier (contrôle quantitatif), le Secrétaire Général (contrôle de la procédure) et une personne du service demandeur (contrôle qualitatif).



généraux et billetterie » et ses assistants sans établissement immédiat d’un document écrit pour matérialiser ladite réception. Plus tard, après la réception physique de la commande, un « bon de réception » non numéroté est établi et contre signé par le Secrétaire Général et le Directeur de l’Agence.

- les bons de commande ne comportent pas le délai de livraison à respecter par le fournisseur. Il s’agit là d’une obligation prévue par l’article 75 de la loi sur les formes de passation des marchés publiques.

- Nos tests sur les dossiers de bon de commande font ressortir les remarques suivantes :

absence de plusieurs documents (attestation



du « service fait », PV de réunion, bon de réception……)

manque des devis des fournisseurs pour certaines commandes.

c. Pour les achats par marché, nous avons relevé les insuffisances suivantes :

- les membres des commissions des réceptions provisoires et définitives des marchés ne sont pas nommés par écrit de façon officielle ;

- la commission d’ouverture des plis sur offres de prix ne comporte pas un représentant du service financier ;

- un cumul de tâches est observé chez le responsable du service « Marchés ». Il suit toute l’opération d’achat par marché,

b. Pour les achats par marché, nous vous recommandons de :

- fixer par écrit la liste des documents à classer pour chaque marché ;

- procéder à la nomination par écrit des membres des commissions de réceptions des marchés ;

- renforcer l’aspect juridique dans le suivi des marchés conclus par l’Agence.



lance l’appel d’offres, réceptionne les offres, assiste dans les commissions d’ouverture des plis et suit les décomptes de chaque marché après la sélection du fournisseur.

- l’Agence a conclu un marché avec la société ALIAT SARL alors que son offre est jugée anormalement basse au vue de l’article 40 du la loi sur les règles de la passation des marchés publiques. L’agence devrait , dans ce cas, demander par écrit au fournisseur sélectionné de justifier le prix proposé et de lui rappeler les engagements prescrits par le cahier des charges.

PERSONNELa. le statut du personnel de l’Agence

du Bassin Hydraulique de Sebou n’est toujours pas approuvé. Les règles de gestion du personnel (recrutement, rémunération,

a. examiner le statut du Personnel et engager la procédure de son approbation pour le rendre définitif et officiel ;



évaluation, présence, promotion, sanction, etc…) ne sont pas claires. Tout l’effectif de l’Agence à l’exception , du Directeur, relève directement du ministère de tutelle et est rétribué directement par ce dernier.

b. les attributions du personnel ne sont pas matérialisées. La réparation des tâches se fait arbitrairement sans une véritable analyse de profil et adéquation au poste.

b. établir des fiches de fonction en tenant compte de l’adéquation du profil au poste et emploi.

c. l'Agence ne dispose pas d'un registre des congés payés ;

c. mettre en place un registre manuel pour le suivi des congés payés accordés au personnel. La mise à jour de ce registre se fera à l'aide des demandes de congés signées par les salariés. Un arrêté annuel devra être effectué pour dégager les reliquats qui seront soumis à la signature des intéressés ;



d. un cumul de tâches est observé chez l’agent du service personnel et formation chargé des opérations de la paie. Celui-ci s'occupe des opérations suivantes :

- Le suivi des occasionnels ; - La gestion administrative des approvisionnements ; - Le suivi de la présence.

e. redéfinir les attributions du service personnel et formation pour éviter les cumuls de tâches constatés.






Documents

le contrôle interne