Le CRF : optimisation du recueil de données · • Le CRF doit être fidèle au protocole. • Les critères d’inclusion et de non inclusion doivent : • être identiques à ceux

28/11/2014 URC PARIS NORD_DU IRC et TEC_cours CRF

1Estelle MARCAULT 24/11/2014 URC PARIS NORD

Le CRF : optimisation du recueil de données (remplissage, queries, les différents types de CRF…)

DU Infirmier TEC

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Conception d’un CRF

CRF (Case Report Form) :Document, quel que soit son support, destiné àrecueillir toutes les informations requises par le protocole concernant chaque personne qui se prête àla recherche biomédicale.

Objectif : Obtenir des données utilisables pour répondre aux questions du protocole




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Les règles de l’élaboration d’un cahier d’observation d’une étude

• Le CRF doit être fidèle au protocole.• Les critères d’inclusion et de non inclusion doivent :

• être identiques à ceux du protocole• figurer au début du cahier d’observation

• Sur chaque page du CRF doivent figurer : l’identification du patient, le nom de l’étude et le nom ou numéro de la visite = le « bandeau » et le numéro de page.




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• Les critères de jugement primaires et secondaires doivent êtres clairement formulés

ex : Si critère de jugement principal = nb de joursvivants sans antibiotique (sur 28j). Il faudra chaquejour : - statut vital (vivant/décédé)- prise d’antibiotique (OUI/NON)




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• Prévoir en fin de chaque visite la signature de l’investigateur ou prévoir une attestation à la fin du cahier à signer par l’investigateur pour valider les données recueillies.

• Une fiche de déclaration des EIG doit obligatoirement être présente dans le cahier d’observation




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Conseils d’élaboration d’un CRF :

• Ni trop, ni trop peu : il faut se limiter aux informations nécessaires à l’analyse des résultats

• Respecter l’ordre logique dans lequel les données sont obtenues au cours du suivi des personnes

• Faire des modules (une zone dans laquelle on regroupe des informations relatives au même domaine)




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Exemple :VISITE V1

Suivi à 3 m ois

CONSULTATION

Date de la consultation (jour/mois/année) : ____ ____ ________

Le patient a-t-il apporté ses urines du m atin ? ou i non

Examen choisi par le clinicien : Cystoscopie vésicale Echographie vésicale Résultats : Polypes Normale Suspecte

ANATOM O-PATHO LOGIE si exam en biopsique, classification de la tum eur : pTa, G1 G2 ou G3 pT1a, G1 G2 ou G3 pT1b, G1 G2 ou G3 CIS autre pas de données anatom o-pathologiques

EXAM ENS Cytologie urinaire : Date de l’examen : ____ ____ ________ (jour/mois/année) Résultats : Négative Positive Douteuse Urographie Intra Veineuse : fait non fait Date de l’examen : ____ ____ ________ (jour/mois/année)




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Conseils d’élaboration d’un CRF (suite)

• Ne pas hésiter à mettre les définitions en regard des questions

• Mettre dans le CRF les échelles d’évaluation, les algorithmes et les aides mémoires

• Numéroter les pages

• Prévoir un intercalaire pour chaque visite et pour chaque partie : Traitement, Bilan de fin d’étude, EIG …




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Conseils d’élaboration d’un CRF (suite)

• Éviter les abréviations, les répétitions, les questions négatives

• Pour les questions dichotomiques (oui/non) il faut parfois prévoir une 3ème case NA (non applicable) ou NSP (ne sait pas)exemple : (à éviter) Grossesse en cours : oui non

• Préférer une liste de réponses à cocher pour les questions ouvertes avec une case « autre»

• Bien soigner la présentation




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Documents à insérer dans le CRF

• Les consentements éclairés dans le cas des recherches biomédicales et les notices d’information le cas échéant, sont mis dans le CRF.

• Fiches des coordonnées patients.

• Carnet de RDV patients

• Les feuilles de route et étiquettes destinées aux plateaux techniques.

• Les échelles d’évaluation, les questionnaires patients …




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Format standard

• Page de présentation (promoteur, titre étude, référence du centre, code patient…)

• Coordonnées de l’investigateur coordonnateur, des ARCs et Chef de projet

• Instructions pour remplir le CRF




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Format standard (Suite)

Tableau récapitulatif des visites (calendrier)




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• Critères d’inclusion et de non inclusion • Fax d’inclusion et/ou randomisation• Critères démographiques : âge, sexe…• Examen clinique : poids, taille, TA…• Les antécédents de la maladie, les ATCD personnels

(pathologies associées), les ATCD familiaux…• Traitements associés




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• Évaluation de l’efficacité : données cliniques et para cliniques (examens biologiques, ECG …)

• Évaluation de la tolérance : données cliniques et para cliniques

• Événements indésirables et EI graves• Bilan de fin d’étude




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Instruction pour remplir un CRF

• Remplissez les feuilles en utilisant un stylo bille noir pour une bonne lisibilité.

• Ecrire en lettres capitales I E I T I U I D I E I pour unemeilleure lecture

• N’inscrivez qu’un caractère par case. Ex : 140 I _I 1 4I 0I I 1I 4I 0I

À ne pas faire OK




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• Lorsque le résultat doit être reporté dans des cases ouvertes, remplir toutes les cases à partir de la droite.

Ex : 30 I I 3I 0I I 0I 3I 0IÀ ne pas faire OK

→ Ne jamais laisser de case vide




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• Lorsque le résultat doit être reporté dans des cases fermées, cochez la case appropriée.

Ex : oui non

• Chaque erreur doit être barrée d’un trait de manière à la laisser visible, corrigée, paraphée et datée. N’utilisez pas de correcteur.

I 2I 6 I 29 ( NY le 28/09/2007)





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• Quand une donnée est manquante, mettez :

I I I soit NF pour un examen / bilan non faitI I I soit NA quand ce n’est pas applicableI I I soit DM pour une donnée non disponibleOu ND pour « not done », selon les recommandations du promoteur.


→ Ne jamais laisser de case vide, car pour chaque case vide il y aura une demande de correction de

l’ARC ou une query émise par le data manager




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• Attention à bien remplir sur toutes les pages le bandeau avec l’identifiant patient car il peut y avoir plusieurs patients avec le n° 12 celui du centre 1 identifiant 001-0012-XX et celui du centre 3 identifiant 003-0012-XY.

• En cas d’évènements indésirables, remplir les feuillets EI/EIG correspondants

• En cas d’arrêt prématuré, et à la fin de l’étude remplir la feuille « Bilan de fin d’étude et/ou arrêt prématuré »





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Les différents types de CRF

• Les + fréquents : – CRF Papier– CRF Électronique (eCRF)

• Autre possibilité : le Stylo numérique




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Etude xxx P000000

Essai contrôlé randomisé multicentrique évaluant l’efficacité d’une technique modifiée … dans une

population de patients …

CAHIER D’OBSERVATION NOM (première lettre) I__I

PRENOM (première lettre) I__I NUMERO DE CENTRE I__I NUMERO DE PATIENT I__I__I__I

Investigateur coordonnateur: Dr xxx Service de xxx, Hôpital Bichat

Version du 08/08/2007

CRF Papier




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COORDONNES DES PERSONNES REFERENTES

Investigateur Coordonnateur : Dr xxxx Service de xx Hôpital Bichat – Claude Bernard 46 Rue Henri Huchard Tél : 01 40 25 xx xx Fax : 01 40 25 xx xx Méthodologiste : Dr Isabelle BOUTRON

Unité de Recherche Clinique Paris Nord Département d'Epidémiologie, Biostatistique et Recherche Clinique Groupe hospitalier Bichat – Claude Bernard 46, rue Henri Huchard 75018 Paris Tél : 01 40 25 79 43 Fax : 01 40 25 67 73 Promoteur : AP-HP représentée par la DRCD

Chef de projet : Amel OUSLIMANI Délégation à la Recherche Clinique et au développement

Hôpital Saint-Louis 1 avenue Claude Vellefaux Tél : 01 44 84 17 29 Fax : 01 44 84 17 99 Attachées de recherche clinique : Estelle MARCAULT Unité de Recherche Clinique Paris Nord Groupe hospitalier Bichat – Claude Bernard 46, rue Henri Huchard 75018 Paris Tel : 01 40 25 79 36 Fax : 01 40 25 67 73 [email protected]

CRF Papier


mailto:[email protected]



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INSTRUCTIONS POUR REMPLIR LES CAHIERS D’OBSERVATION

1. Remplissez les feuilles en utilisant un stylo bille noir pour une bonne

lisibilité.

2. Ecrire en lettres capitales I E I T I U I D I E I

7. N’inscrivez qu’un caractère par case. Ex 140 I I 14I 0I I 1I 4I 0I

Lorsque le résultat doit être reporté dans des cases ouvertes, remplir les

cases à partir de la droite.

Ex : 30 I I 3I 0I I 0I 3I 0I

Lorsque le résultat doit être reporté dans des cases fermées, cochez la case

appropriée.

Ex : 1 oui 2 non

Chaque erreur doit être barrée d’un trait de manière à la laisser visible,

corrigée, paraphée et datée. N’utilisez pas de correcteur.

I 2I 6 I 29 ( NY le 28/09/2007)

Quand une donnée est manquante, mettez :

I_ I I soit NF pour un examen / bilan non fait I I I soit NA quand ce n’est pas applicable I I I soit DM pour une donnée non disponible

En cas d’évènements indésirables, remplir les pages spécifiques correspondantes en fin de cahier p 35 et 36.

En cas d’arrêt prématuré, et à la fin de l’étude remplir la feuille « Bilan de fin d’étude et/ou arrêt prématuré » en fin de cahier p38.

CRF Papier




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CRF Papier

Date de la visite : I__I__I I__I__I I__I__I__I__I

CRITERES D’INCLUSION

Critères d’inclusion Oui Non

Patient ayant été informé des objectifs et contraintes de l’étude

et ayant donné son consentement éclairé par écrit.

De 18 ans et plus.

Ayant réalisé un examen médical préalable.

Affilié à un régime de sécurité sociale ou bénéficiant de la CMU.

Premier xxx depuis 3 à 12 mois.

Motricité caractérisée par xxxx

Patient supportant le déséquilibre potentiel lié au port xxxx, soit une capacité à rester debout au moins 2 minutes avec ou sans

aide

Si une case est cochée NON à l’un de ces critères, le patient ne peut pas être inclus

Critères de non inclusion Oui Non

Troubles cognitifs majeurs.

Pathologie médicale majeure pouvant interférer xxx

Antécédents d’AVC.

Douleur excessive dans une xxx.

Fatigabilité excessive.

Personne bénéficiant d’une protection particulière :

femme enceinte, personne mineure, personne majeure sous tutelle

et sous curatelle, les personnes hospitalisées sans leur

consentement et non protégées par la loi, ou les personnes

privées de liberté

Si une case est cochée OUI à l’un de ces critères, le patient ne peut pas être inclus

AP-HP xxx

Nom I__I Prénom I__I

N° patient I__I I__I__I__I Inclusion




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CRF Papier

FORMULAIRE D’INCLUSION

« Evaluation de l’efficacité d’une technique xxxx dans une population de patients

xxx »

Je soussigné(e), Docteur _____________________________ déclare inclure, après

vérification de l’ensemble des critères d’inclusion et de non-inclusion, le patient :

Nom : l__l (première lettre)

Prénom : l__l (première lettre)

Année de naissance : 1 9 l__l__l

Sexe : Masculin Féminin

Date d’inclusion : l__l__l l__l__l l__l__l__l__l (jour/mois/année)

Le traitement de ce patient aura lieu à l’hôpital :

Nom de l’Hôpital : __________________________________________________

Numéro de centre : l__l

A partir du l__l__l l__l__l l__l__l__l__l

Date : l__l__l l__l__l l__l__l__l__l (jour/mois/année)

Signature de l’investigateur :

Ce document est à envoyer par télécopie à Estelle Marcault au 01 40 25 67 73

Partie réservée à l’URC Paris Nord N°de patient : l__l l__l__l__l Groupe intervention

Groupe contrôle

Date : l__l__l l__l__l l__l__l__l__l Signature de l’ARC :

AP-HP xxxx

Nom I__I Prénom I__I

N° patient I__I I__I__I__I Inclusion




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CRF Papier

• CRF papier est à imprimer en dupliqué (un exemplaire promoteur et un exemplaire investigateur). Il peut être imprimé en 3 exemplaires selon les POS du promoteur (1 exemplaire supplémentaire pour la saisie)

• Les corrections se font directement sur le CRF par l’investigateur ou par la personne mandatée par l’investigateur (cf Formulaire de délégation de fonction).Chaque erreur doit être barrée d’un trait de manière à la laisser visible, corrigée, paraphée et datée.




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CRF Papier

• Le CRF papier est vérifié, déliassé et récupéré par l’ARC au cours des visites de monitoring.

• La saisie des données est faite de manière groupée ou au fur et à mesure des visites. La fréquence des queries dépend donc de ce calendrier.

• Archivage sous forme papier :– le cahier reste chez l’investigateur et les liasses

sont archivées chez le promoteur.




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e-CRF

• Cahier électronique

• Logiciel en ligne (plus besoin maintenant pour les nouveaux d’installer le logiciel sur les ordinateurs)

• Identification par login et un mot de passe.

• Possibilité de définir plusieurs profils (Profil investigateur, profil ARC, Profil datamanager) avec des droits d’accès différents




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• Saisie clavier et correction clavier

• Archivage papier, impression du CRF électronique ou archivage numérique : le CRF reste en ligne avec accès en lecture seule pour les centres des données des patients inclus dans leur centre.

e-CRF




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HAUT

BAS

DROITEGAUCHE

CRF avec stylo numérique

Plusieurs millions de trames existantes.Les trames des pages des CRFs sont toutes différentes

Stylo numérique et papier tramé : trame Anoto




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Les stylos numériques

o Le logiciel d’utilisation est installé sur l’ordinateur

o Saisie comme pour un CRF papier

o Enregistrement des données dans le stylo

o Transfert des données du stylo numérique vers la base de donnée




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Stylo numérique : Règles particulières

• La correction se fait uniquement sur le papier tramé

• Cette correction est ensuite validée à l’écran

• Archivage papier




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La gestion des queries




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Définition des QUERIES

Les «queries» sont des requêtes, des demandes d’information demandées par le Data Manager àl’ARC ou des demandes qui émanent directement de l’ARC.

Un des rôles du data manager est de vérifier et de valider les données saisies.




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Différentes «queries»

• ARC :

– Il est responsable de la validité des données rapportées sur le CRF par rapport aux documents sources

– Il peut émettre des queries lorsqu’il s’aperçoit que des erreurs récurrentes sont faites sur les CRFs.




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• Data Manager :– Responsable des données recueillies– Gestionnaire de la base de données– Assure la qualité des données stockées

Il doit remettre au statisticien une base propre et de qualité




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• Queries :– Données manquantes– Données incohérentes, contrôle des données

saisies par un logiciel Erreurs de retranscription, erreurs lors du

transfert électronique (stylo numérique, palm), erreur de programmation (stylo numérique, CRF électronique), erreur d’interprétation (stylo numérique)

• Les demandes de corrections passent par l’ARC




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Comment répondre à une « query »

• L’ARC remplit le document de demande de corrections et :– le fait remplir par l’investigateur lors de la

visite de monitoring suivante – l’envoie par courrier à l’investigateur avec AR

et suit le délai de réponse– demande la réponse par téléphone et demande

une confirmation écrite à l’investigateur

Dans tous les cas, les queries doivent être tracées sur papier




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Document type à remplir lors d’une demande de « query »

DEMANDE DE CORRECTIONS CODE ETUDE : Date :

N° centre I__I__I Nom investigateur : N° Patient I__I__I__I__I Initiales patient I__I I__I

Nom de la visite N° de page Nom de la variable Valeur actuelle Valeur corrigée Commentaires Paraphe de l’investigateur

Commentaires de l’investigateur : Date et signature de l’investigateur :




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Comment répondre à une « query »

• Ce document est fait en dupliqué ou tripliqué(ou photocopie), un exemplaire doit rester chez l’investigateur et l’autre ou les 2 autres doivent être remis au promoteur.




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Circuits des différentes « queries »

Mise en place

Suivi de l’essai

Validation des CRFs

Double saisie

Data manager

Investigateur

Clôture des centres

Gel de la base

Analyse statistique

Queries

Queries




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Base de données

• La base de données doit être conforme au CRF

• Toutes les modifications apportées doivent être documentées (tracées)

• La base est gelée quand toutes les données ont été saisies et qu’il n’y a plus de queries

• Après le gel de la base, l’aveugle est levé si besoin et l’analyse statistique peut commencer




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Quelques notions importantes

• Patient éligible et non inclus

• Arrêt de traitement / analyse ITT

• Ecarts au protocole• arrêt de participation• retrait de consentement• inclusion à tort• erreur de randomisation•PDV, arrêt prématuré….

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Université Paris Descartes




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Arrêt de traitement analyse en intention de traiter (ITT)

Lorsqu’on prend en compte les résultats observés chez tous les patients inclus dans l’essai après la randomisation (= patients per protocole + patients ITT)

Et ce même s’il y a eu des déviations au protocole ou si des patients ont interrompu l’essai avant la fin prévue au protocole

Patient qui arrête prématurément de prendre le traitement de l’étude

Les arrêts de traitement ne sont pas des sorties prématurées d’essai le protocole DOIT prévoir l’arrêt des traitements en cas de survenue d’événements indésirables.

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Ecarts au protocole

= toute caractéristique des patients à l'inclusion ou tout événement survenu en cours d'étude qui ne soit pas conforme à ce qui est prévu dans le protocole.

introduit un facteur d'incertitude sur la véracité des résultats introduit différents biais qui nuisent à leur interprétation

• Sortie prématurée de l’essai : Patient inclus dans l’essai mais qui en est retiré pour une raison quelconque (retrait de NIFC, arrêt de participation, décès, décision de l’investigateur, suivi impossible.…)

• Patient, qui à un moment ou un autre de l’essai, n’a pas été traitéou suivi en conformité avec le protocole (arrêt de ttt, ITT, données manquantes, visites non faites….)

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Ecarts au protocole

Inclus à tort : Patient inclus dans l’essai alors qu’il ne présentait pas tous les critères d’inclusions ou qu’ils présentait au moins un critère de non inclusion

Exclusion du patient : Patient inclus dans l’essai car il répondait à tous les critères d’éligibilité mais qui dans un second temps présente au moins un critère d’exclusion pas de poursuite de l’essai, pas de rando (si applicable) ne fait pas partie de l’analyse stat utilisé dans la description de la population

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Ecarts au protocole

Perdu de vue (au sens premier, patient dont le devenir est inconnu et pour lequel le critère de jugement est indisponible)

Erreur de randomisation : allocation définitive différente de celle allouée lors de la randomisation

patient reste dans son bras de randomisation poursuite de l’essai analyse ITT

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Ecarts au protocole

Arrêt de traitement

Poursuite du suivi du patient

TOUTES les données du suivi sont utilisables dans l’analyse

Applicable pour :Les arrêts de traitement

Les erreurs de randomisationLes inclus à tort (selon cas, notion de sécurité du patient)

Décision de l’investigateur (selon le motif)

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Ecarts/déviations au protocole

Arrêt de participation

Données utilisables

Applicable pour :Arrêt de participation

Suivi impossibleDécès du patient

Les inclus à tort (selon cas)Décision de l’investigateur (selon le motif)

avec accord du patient, possibilitéde récupérer certaines données importantes (statut vital…)

Données utilisables

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Ecarts au protocole

Retrait de consentement

Données NON utilisablesIl faut noter

le refus d’utilisationdes données du patient

(le mieux étant unepreuve écrite de celui-ci)

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Notions – rappels

• La date d’inclusion = date d’obtention de l’accord du patient(NIFC, ou non opposition)

Date toujours antérieure (ou le même jour) à la date de randomisation / tout acte spécifique à la recherche

si le même jour : prévoir, pour les nouveaux projets, la notion d’heure pour distinguer les 2 moments

• La fin de la recherche = fin du suivi du dernier patient = fin de l’assurance (si applicable)

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Merci de votre attention

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Des questions ?

