Le document au cœur de la transformation numérique

Gagner en maturité pour renforcer la productivité

et réduire les coûts

2

Source: IDC’s 2014 Print and Document Management MaturityScape Benchmark Survey, 2014

2.6%16.4%

43.2% 34.5%

3.4%

Fragmented Print

ManagementDevice and Print Volume

Tracking

Print Workflow

OptimizationHolistic Print Workflow

OptimizationTransform Document-

Intensive Business

Processes

Technology supports

business

Increased visibility and

controlCost savings,

sustainability, security

goals are met

Benefits extended

throughout the enterprise

Previously unattainable

business value is realized

Optimisation

Gestion

Reproductibilité

Opportunité

Ad Hoc

Optimisation des

workflow d’impression

Optimisation globale

des workflow

d’impression

Transformation des

processus métiers

Suivi des devices et

des volumes

d’impression

Approche fragmentée

de la gestion de

l’impression

La technologie

supporte le business

Améliorer la visibilité

et le contrôle

Réduction des coûts,

enjeux environnementaux,

sécurité Les bénéfices

se diffusent dans toute

l’entreprise

Développer de nouvelles

propositions de valeurs

métiers

Accorder les solutions à la maturité de votre entreprise

3© IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 22

Co

sts

Q

ua

lity

Pro

du

cti

vit

y

Reduction in Print Costs Optimisation of Document and Business

Processes

Decentralised

Print

Environment

• Silos: IT

procurements,

business units,

etc

• Poor

management

Basic Print

Management

(central)

• Hardware

• Supplies

• Support

Print

Management

(central)

• Analysis

• Strategy

• Hardware

optimisation

• Active

management

• Continuous

optimisation

Document

Solutions

• Optimisation by

functional area

• Secure printing

• Digitisation &

routing

• Electronic

archiving

• Electronic

forms

• Enterprise

output

management

• Support for

mobile workers

Optimisation

of Document-

Intensive

Processes

• Alignment with

business

processes

• Document

lifecycle

improvements

• Branch-specific

solutions

• High levels of

automation

• Strong

integration with

enterprise apps

• ECM/BPM

• Outsourcing of

complete

process

• Optional:

central or

external print

centre

Print Management Document Management

Coûts

Gestion des impressions

Qualit

éP

roductivité

Gestion des documents

Environnement

d’impression

décentralisé

• Solos : Achats

IT, BU …

• Pas de gestion

Gestion

centralisée des

impressions

(basique)

• Equipement

• Fourniture

• Support

Gestion

centralisée des

impressions

• Analyse

• Stratégie

• Optimisation

des

équipements

• Gestion active

• Optimisation

continue

Solutions

documentaires

• Optimisation

par domaine

fonctionnel

• Impression

sécurisée

• Dématérialisat-

ion

• Archivage

électronique

• Formulaire

électronique

• Gestion des

sorties

• Support des

salariés

mobiles

Optimisation des

processus

documentaires

• Alignement avec

les processus

métiers

• Amélioration du

cycle de vie des

documents

• Solutions

adaptées aux

départements

• Forte

automatisation

• Intégration forte

avec les

applications

• ECM/BPM

• Outsourcing de

processus

complets

• Option : centre

d’impression

interne ou

externe

Réduction des coûts

Gestion des impressions

Optimisation des documents

et des processus métiers

5Source: 2015 Western European Hardcopy Survey, France only, N= 82

Les composants des contrats de services d’impression

s’étendent aux solutions de capture/numérisation et de workflowQ6. Parmi les éléments suivants, lesquels sont inclus dans votre contrat de services d’impression ? (Exclure les

solutions centrées sur les devices)

% de répondants

Les projets d’implémentation

6

Q. Quels services votre entreprise va-t-elle implémenter dans les 12 prochains mois ?

IDC’s Document Processes QuickPoll, 2013, N=102

0 5 10 15 20 25 30

Capture of documents to workflow from MFDs

Mobile capture of documents into a workflow

Cloud content/document management

Capture -enable Web-based applications

Advanced capture from documents/forms ('touchless processing')

Integrated capture/document management solution

Extraction of handwritten info from documents/forms

Outsourced cloud scanning/imaging

% of respondents

Capture et intégration des documents

dans un workflow depuis le MFD

Capture en mobilité des documents

et intégration dans un workflow

Solutions de gestion Cloud des contenus et documents

Applications de capture en mode Web

Solutions avancées de capture de

documents/formulaires (touchless processing)

Solutions intégrées de capture

et de gestion documentaire

Extraction de l'info manuscrite

des documents / formulaires

Externalisation / cloud de la capture / dématérialisation

Les principales raisons pour lesquelles les entreprises

scannent et imprimentQ14. Indiquez votre niveau d'accord avec chacun des énoncés suivants concernant les principales raisons pour lesquelles

l'information est imprimée ou numérisée dans votre entreprise

7Source: 2015 Western European Hardcopy Survey, France only, N =100

En désaccord totalComplètement d’accord

Confronter les résultats au modèle de maturité IDC

8

Ad-Hoc

• Gestion de

l’impression

fragmentée

• Responsabilité

répartie entre

achats, IT,

LOB

• Ad hoc,

initiatives

cloisonnées

• Aucune

dépense

planifiée

• Effort

individuel ou

en petit groupe

Opportunité

• suivi des

Devices et

volumes

d’impression

• Centralisation,

initiatives

impliquant

plusieurs

groupes

• Déploiement

de

technologies

de contrôle des

périphériques

• Maintenance

proactive

• Dépenses de

référence

établies

Reproductibilité

•Devices optimisés

tout en tenant

compte des

exigences de

l’utilisateur

final/workflow ainsi

que les capacités

des devices

•Mise en œuvre

d’une structure de

gouvernance et/ou

de gestion du

changement

•Analyse

permanente pour

une amélioration

continue

Gestion

• PDM s’étend dans

l’entreprise

• Comprend le

domicile, connexion

à distance, filiales,

travailleurs mobiles

• Support des

devices mobiles

• Peut inclure les

installations

centralisées et/ou les

impressions

externes

• Initiatives pour

convertir les

workflow papier vers

le numérique

Optimisation

• Réingénierie et

transformation des

workflows métiers (ou

verticaux) fortement

consommateurs de

documents

• De nouveaux systèmes

d’engagement pour les

parties prenantes

• Intégration plus étroite

avec les systèmes

d’entreprise

• Autres services non-

documents

Source: IDC Maturity Model: Print and Document Management, 2013

Modèle de maturité IDC « Impression et Gestion de Document (PDM) »

Coûts élevés, satisfaction en berne

Les entreprises dépensent un pourcentage élevé de leurs revenus pour la production, la distribution et la gestion de documents

• 5% en moyenne, avec des pics à 14% selon les activités

Les difficultés les plus significatives

1. Cycle de vie des documents et gestion du stockage

2. Rechercher/trouver des documents/informations

3. Impression mobile

4. Partage/collaboration autour des documents

Source: Business Workflow End-User Pain Points and the Impact of MPDS and BPS, #246636

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Vers une plus grande maturité de le gestion documentaire

Faire plus avec le même niveau de ressources

• Améliorer la productivité, la flexibilité, l’accès aux informations et, par extension,

améliorer la satisfaction des employés

• Réduire les coûts opérationnels et accélérer le chiffre d’affaires

• Améliorer la sécurité

• Meilleure prise en charge des activités liées à la conformité réglementaire

• Amélioration de la compétitivité et de la satisfaction/fidélité des clients

Gérer la surcharge d’information

• Accès facile et extraction d’enseignements précieux pour favoriser l’efficacité, la

compétitivité et la fidélisation/satisfaction des clients

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Relever les défis de chaque secteur d’activité grâce à

l'automatisation - Êtes-vous en retard ?

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Banque Assurance Industrie Commerce

• Gestion des

réclamations

• Acquisition de

nouveaux clients

• Demandes de

prêts

• Conformité

réglementaire

• Conformité

réglementaire

Pour les biens, les

dommages,

assurance-vie et

rentes

• Gestion des

réclamations

• Acquisition de

nouveaux clients

• Gestion du contrat

• Conformité

réglementaire

• Gestion des

inventaires

• Bon de

chargement / fret

• Demande de

modification

• Gestion des

garanties

• Affichage

numérique

• Acquisition de

nouveaux clients

• Traitement des

factures

• Gestion de la

logistique de

Document

• Gestion des

incidents (vol,

perte, dommage)

Recommandations

Identifier votre positionnement sur le modèle de maturité

Planifier le passage à l’étape suivante

Identifier un partenaire qui peut vous accompagner sur la totalité du voyage

La réduction et la gestion des coûts liés à l’impression– et des documents – est la clé (si vous ne l’avez pas déjà fait!)

Adresser les enjeux liés aux processus

Mettre en place une équipe centrale représentant les domaines fonctionnels clés

Identifier les enjeux clés en matière de processus – valoriser l’analyse des usages pour appuyer la conduite du changement (incl. nécessité de changer les habitudes des employés)

Donner la priorité à des domaines clés d’amélioration des processus

Traiter l’impression et la gestion documentaire comme un processus continu

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Didier KraincDirecteur Général / Country

Manager - IDC France

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