Le mariage entre l’entretien et l’informatique, est-ce souhaitable?

Informatique

Entretien

Le déroulement

L’évolution des outils Les outils manuels Le système informatique de base Le logiciel de GMVAO

Le pouvoir Les comparatifs Les coûts et la productivité Les gains Le retour sur investissement La rentabilité

L’entretien et ses besoins

Identifier les inspections et les entretiens à faire selon la demande des clients

Planifier les tâches de la semaine

Identifier les pièces à commander

Rechercher les # de pièce et les fournisseurs

Commander les pièces Vérifier les commandes reçues Inscrire le travail , les pièces et

le temps sur les bons de travail

Valider et fermer les bons de travail

Préparer la facture du client Tenir à jour le registre des

prochains entretiens Suivre les garanties et les

réclamations Mettre à jour la fiche des

véhicules Tenir à jour le registre des

fournisseurs Prendre l’inventaire Mettre à jour la fiche des clients

Outils manuels

L’évolution des outils de travail

La mémoire Le tableau

Le logiciel spécialisé

Le système informatique

de base

La mémoire…

La mémoire est limitée. Se souvenir de tout dans un garage : Mission impossible.

Impossible de maintenir un historique des réparations, de la sous-traitance et de l’achat de pièces.

Le mandataire et le gestionnaire garderont uniquement l’information essentielle et négligeront les tâches administratives complexes (statistiques, analyses demandées par la direction, analyse des garanties à échéance…)

Ils n’auront pas de vision à moyen et long terme puisqu’ils n’ont pas d’outils pour analyser leurs données. Ils sont en réaction plutôt qu’en pro action.

Le gestionnaire devra s’aider des moyens du bord: papier, tableau, crayon…

Les outils manuels Le tableau et les post-it

Définition : Bricolage qui consiste à planifier les entretiens (clients internes et externes) et à facturer, à l’aide du crayon, de la gomme à effacer, de la calculatrice, de papiers pêle-mêle, de classeurs, de post-it, du tableau blanc, d’huile de bras et d’une bonne mémoire.

 Le système manuel

Avantages Désavantages

Peu couteux Réactif plutôt que proactif

Utilisation simple Danger d’oublier des rendez-vous

Pas besoin de formation particulière

Peu d’information sur le véhicule à réparer

Système simple qui consiste à attendre les demandes du client ou du chauffeur

Danger d’oublier de commander des pièces ou de commander les mauvaises

Pas de possibilité de relancer le client pour son prochain entretien

Travail long et fastidieux pour obtenir des statistiques et des rapports

Suivi des garanties et des réclamations difficiles

Le système manuel…

Peut bien fonctionner quand on a un nombre limité de clients

Ne tient pas la route si on veut prendre de l’expansion Demande d’être très organisé et méticuleux. Nécessite un ou des employés dédiés pour assurer le

bon fonctionnement d’un tel système.

 Le système informatisé de base

Définition : Logiciel commercial tel Excel pour répertorier les véhicules, les pièces d’inventaire, les entretiens à faire et tout autre information susceptible d’aider la mémoire du mandataire ou du gestionnaire de flotte.

L’utilisation du logiciel comptable est aussi une pratique courante pour repousser l’échéance de l’achat du logiciel de GMVAO.

 Le système informatisé de base

Avantages Désavantages

Meilleur contrôle pour la saisie des données.

Nécessite une formation adaptée.

Informations centralisées et organisées.

Doit avoir une personne dédiée pour l’utilisation du logiciel, demande plus de personnel.

Facilité pour retrouver les informations.

Doit avoir une bonne maîtrise du logiciel pour créer les tableaux et les formules nécessaires.

Possibilité de construire un tableau pour suivre les entretiens à faire, les achats, les garanties, les réclamations, le travail fait et à faire sur un véhicule.

Doit être un expert pour sortir les statistiques.Saisie des données non validées donc fiabilité des données questionnable.

Possibilité de bâtir des rapports et de sortir des statistiques.

Utilisation simple usager.

Le système informatisé de base…

Peut faire le travail pour un certain temps et pour un volume limité.

Excel ne permet pas l’utilisation multi-usagers ce qui freine la croissance.

Même si ça semble intéressant, il est peut-être préférable d’étirer l’utilisation du système manuel et de passer directement au système spécialisé car les efforts investis sont trop grands et non récupérables.

 Le système de GMVAO

Définition : Logiciel conçu spécifiquement pour assister le gestionnaire du garage dans toutes ses tâches mécaniques et administratives et lui fournir en temps réel les analyses nécessaires pour faciliter sa prise de décision et la gestion de ses opérations quotidiennes. Cycle complet

Gestion de la Maintenance de Véhicules Assistée par Ordinateur

Cycle d’affaires soutenu par un logiciel de GMVAO

Maintenance,Inspections, Réparation

Tâches à faire

Planification des tâches à

l'interne ou externe

Pièces, temps et informations de

l'atelier mécanique ou du fournisseur

Création automatique des bons de travail

Validation et fermeture des bons de travail

Suivi des garanties et réclamations

Facturation interne et externe

Rapports et statistiques

L’informatique et ses possibilités

Conserver des tonnes de données Restituer rapidement les informations enregistrées Traiter rapidement une grande quantité d’informations Effectuer les tâches selon des processus logiques Effectuer indéfiniment des tâches répétitives Produire rapidement des rapports Compiler des statistiques instantanément Échanger des informations via Internet

 Le système de GMVAO

Avantages DésavantagesPlanification des entretiens et liste automatique des pièces à commander.Utilisation de fiches d’inspection électroniques

Coûts élevés pour l’acquisition du logiciel et de ses droits d’utilisation.

Tâches automatisées, accomplies toujours selon le même cycle de travail.

Besoin de spécialistes informatiques pour le démarrage.

Production de rapports et statistiques pour faciliter la gestion et la prise de décision.

Nécessite une formation adaptée.

Outils automatisé pour passer les commandes et maintenir l’inventaire.

Implantation et formation sur plusieurs jours.

Suivi des garantie et des réclamations. Peut demander une réingénierie des processus internes.

Historique des activités.

Facturation facile des bons de travail.

Portrait global des activités courantes.

Intégration avec les autres outils informatiques de l’entreprise.

Le système de GMVAO…

Développé spécifiquement pour la gestion de la maintenance de véhicules.

Évolue en fonction des besoins des spécialistes en entretien de véhicules

Respecte les normes de l’industrie (VMRS, SAAQ, MTO…) Extrait des données pour alimenter des systèmes experts Permet des liens avec des produits connexes reliés au

domaine (logiciels comptables, catalogue de pièces informatisé…)

Vous donne toute l’information utile à votre croissance

« Celui qui détient l’information détient le pouvoir »

Vous aurez du pouvoir si vous êtes capable…. D’acquérir l’information facilement et sans erreur De l’enregistrer pour la réutiliser De la trier et la classer pour la retrouver facilement De l’analyser, la synthétiser à travers des rapports

statistiques complexes De l’interpréter pour prendre les meilleurs décisions

d’affaires (Tableau de bord, indicateurs de performance)

Comparatif…

Manuel

Système informatis

é de base

Logiciel de GMVAO

Prévision des entretiens à venir

Difficile Faisable Facile

Suivi des coûts Difficile Faisable Instantané

Planification du travail Faisable Pas approprié

Facile

Suivi des garanties Difficile Pas approprié

Facile

Disponibilité des informations

Lente Moyenne Immédiate

Approvisionnement Difficile Pas approprié

Facile

Facturation Facile Faisable Facile

Les coûts pour faire fonctionner les différents outils

Manuel Logiciel de base

Logiciel de GMVAO

Acquisition Négligeable Moyenne Élevé

Entretien annuel Nul Faible Faible

MO interne Important Important Moyenne

MO externe Nul Moyen Faible

Les coûts d’utilisation vs la productivité

Manuel Logiciel de base

Logiciel de GMVAO

Coûts Productivité CoûtsProductivit

éCoût

sProductivit

é

Implantation Faible Décroissante Faible Moyenne Élevé En croissance

Après 1 an Faible Stable Faible Élevée

Après 5 ans Faible Stable Faible Élevée

Gains apportés par l’utilisation d’un logiciel de GMVAO

Tâches effectuées avec plus d’efficacité 5 minutes épargnées / personne / jour, à un taux horaire

moyen de 35$ peut représenté ± 1000$ d’économie annuelle.

Suivi plus serré du temps et des dépenses Meilleur service client (plus de disponibilité) Chiffre Aff. ++

Fidélisation de la clientèle Compétitivité dans les appels d’offre pour supplanter la

compétition Échange de données informatisées (catalogue électronique)

Flotte moins coûteuse à entretenir Motivation et mobilisation des employés

Retour sur investissement

Exemple #1 : Utilisation d’une puce pour l’accès au logiciel

Retour sur investissement

Exemple #2 : Création automatique des bons de travail

La Rentabilité…

Parce que les prix de vente sont dictés par le marché, la compétition, la localisation…

Parce que les prix de vente on veut les garder à la hauteur du marché...

Parce que chaque minute compte et se traduit en $ en bout de ligne.

Pour les réduire, il faut les connaître et la seule façon de les connaître précisément est d’utiliser un logiciel de GMVAO.

Le vrai profit est dans la diminution des coûts

Merci!