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Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de
Comptabilité Fournisseurs
Livre blanc
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 2
PrésentationIl a été démontré que la principale réponse à
la problématique financière consiste à extraire
automatiquement les données de facturation, tout
en optimisant les processus de workflow impliquant
d’importants flux d’informations pour améliorer la
vitesse, l’efficacité, la qualité, le contrôle et la visibilité
des opérations dans leur globalité. L’optimisation résulte
d’une automatisation parfaitement coordonnée de
processus avec capture et de workflows basés sur
les meilleures pratiques, appliqués avec expertise à
un ensemble de processus. L’automatisation répond
efficacement aux problèmes que la Comptabilité
Fournisseurs doit traiter : contrôle des coûts, gestion
de la trésorerie, manque de transparence, inefficacité
des processus, retards de clôture, faible productivité et
risques de non-conformité liés à la fraude et aux erreurs.
Les établissements financiers conscients des
avantages que représente l’automatisation des
processus de Comptabilité Fournisseurs peuvent
tirer parti de davantage de ressources pour répondre
aux défis stratégiques auxquels l’entreprise est
confrontée. Ce document présente les dix meilleures
raisons d’automatiser les processus de Comptabilité
Fournisseurs, et expose les solutions permettant
de réduire les coûts, de renforcer les contrôles,
d’améliorer le niveau de service, d’augmenter la
visibilité et d’optimiser la qualité.
Raison numéro 10Bénéficier d’une visibilité claire et complèteLa visibilité est généralement un élément décisif dans
les services Comptabilité Fournisseurs, qui dépendent
encore largement des processus papier. De fait, une
étude sur les workflows et la facturation réalisée par
Aberdeen Group en 2011 a montré que 77 % des
factures sont encore au format papier, entraînant de
multiples problèmes de visibilité.
Résumé
La mission du service Comptabilité Fournisseurs
consiste à la fois à réduire les coûts, à améliorer
les performances, à garantir la conformité
réglementaire, à accroître la visibilité et à
permettre la mise en œuvre des initiatives
stratégiques de l’entreprise. La question
fondamentale n’est pas de savoir si une entreprise
doit chercher à atteindre ces objectifs, mais dans
quelle mesure elle peut y parvenir. L’automatisation
des processus avec capture de documents est
cruciale pour mener à bien cette mission. Ce livre
blanc passe en revue les dix meilleures raisons
d’automatiser vos processus de Comptabilité
Fournisseurs, et examine les solutions permettant
de réduire les coûts, de renforcer les contrôles,
d’améliorer le niveau de service, d’augmenter la
visibilité et d’optimiser la qualité.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 3
Le manque de visibilité peut apparaître dès le
processus de réception des factures. Les factures sont
généralement adressées à différents bureaux régionaux
plutôt qu’à un destinataire précis au sein du service
Comptabilité Fournisseurs (voir la figure 1). Ces factures
préapprouvées sont ensuite transférées (manuellement)
au service Comptabilité Fournisseurs, puis saisies dans
le système ERP (Enterprise Resource Planning) de
l’entreprise. Aucune visibilité n’est possible à la source.
Certaines factures peuvent traîner sur le bureau d’un
responsable pendant des jours, voire des semaines,
entraînant des retards de paiement et des règlements
de dernière minute qui pourraient être évités, alors que
les responsables sectoriels veulent un processus de
paiement rapide pour conserver de bonnes relations
avec les fournisseurs.
Si les factures ne sont pas visibles à la fin des périodes
comptables, une grande partie, voire la totalité des
en-cours, risque de ne pas être prise en compte.
Lorsque la régularisation est incomplète, les dépenses
peuvent être sous-estimées, d’où un gonflement des
revenus de la période. De ce fait, l’entreprise peut
être taxée de fraude liée à la mauvaise séparation
des exercices comptables (« faux profits »), ce qui
arrive lorsque les entreprises souhaitent à tout prix
afficher des gains ou réduire des pertes. Le processus
de « préapprobation » présente un sérieux risque
si les responsables régionaux reçoivent l’instruction
de mettre délibérément les factures en attente,
afin qu’elles ne soient pas prises en compte dans
la période comptable en cours. Les factures papier
perdues mettent également à mal la visibilité de
l’entreprise sur ses en-cours. Les conséquences de ce
processus papier décentralisé et archaïque ne plaident
pas en sa faveur.
Solution : une visibilité claire et complète
Pour jouir d’une visibilité claire et complète sur
l’ensemble du flux de Comptabilité Fournisseurs, les
entreprises doivent limiter l’utilisation des documents
papier, tout en intégrant étroitement les processus
de Comptabilité Fournisseurs à leurs systèmes
ERP. L’automatisation basée sur la capture des
documents et l’intégration des workflows au sein d’un
système ERP est la condition préalable à une totale
transparence. Les solutions d’automatisation idéales
offrent les caractéristiques suivantes :
• Visibilité précoce grâce à la réception centralisée et
à la capture des données de facturation à la source
dans le système ERP, quel que soit le format des
factures, avec à la clé la prise en compte accélérée
des en-cours ;
• Utilisation optimisée des ressources : les goulots
d’étranglement des processus sont identifiés et
éliminés pour réduire les cycles de traitement ;
• Pistes d’audit complètes de chaque étape du
processus et pour chaque intervenant ;
• Identification proactive des erreurs, reposant
notamment sur un dispositif d’alertes permettant aux
responsables de résoudre à temps les problèmes
potentiels.
Comptabilité Fournisseurs ERP Règlement?
Les processus traditionnels n’offrent aucune visibilité à la source
Bureau régional A
Bureau régional B
Bureau régional C
Figure 1 : des factures adressées à différents sites, sans aucun suivi.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 4
Raison numéro 9Accélérer la clôture des périodes et accroître leur fiabilitéDéfi : les exigences légales prônent une clôture des périodes plus fiable et plus rapide
La soumission accélérée des dossiers comptables
est l’une des nombreuses conséquences des
réglementations, notamment de la loi Sarbanes-Oxley
(SOX). Toute erreur détectée une fois les dossiers
comptables soumis (lors d’un audit interne ou externe)
doit être signalée comme un défaut ou une erreur de
déclaration. Les entreprises sont tenues de clôturer
leurs comptes rapidement et sans erreur. En dépit des
avantages qu’elle offre (les informations pertinentes
délivrées en temps voulu aux responsables permettent
de prendre plus rapidement des décisions stratégiques
éclairées, libérant des ressources qui sont dès lors à
même de se concentrer sur les projets stratégiques), la
clôture de la Comptabilité Fournisseurs peut entraîner
un goulot d’étranglement.
Comme mentionné précédemment, les processus
traditionnels de Comptabilité Fournisseurs risquent de
ne pas comptabiliser la totalité des en-cours, entraînant
un retard des clôtures de période et la sous-estimation
des dépenses ou la surdéclaration des recettes. Or les
erreurs de déclaration sont parfois signalées au public,
une sanction qu’aucune entreprise ne souhaite subir.
Solution : un programme en trois étapes permettant d’accélérer la clôture de la Comptabilité Fournisseurs, tout en améliorant sa fiabilité
Vous pouvez améliorer les délais et la sûreté de la
clôture de la Comptabilité Fournisseurs grâce aux
méthodes suivantes :
• Automatisation de la Comptabilité Fournisseurs ;
• Rapprochement précoce des comptes ;
• Comptabilisation correcte des en-cours.
Les solutions adéquates d’automatisation du
traitement de la Comptabilité Fournisseurs (avec
capture des données de facturation ultra-fiable
et haute capacité, intégration du contenu dans
le système ERP, codage comptable et processus
d’approbation et de paiement basés sur les workflows)
permettent d’accroître la fiabilité des clôtures.
Les factures avec ou sans bon de commande et
l’ensemble des informations pertinentes sont saisies
automatiquement dans le système ERP, tandis que
les workflows exploitent la structure d’approbation
et les codes comptables du système ERP pour créer
un enregistrement permanent de chaque transaction.
Les étapes de clôture sont ainsi simplifiées et les
entreprises en mesure de mener à bien cette tâche
plus rapidement, avec une fiabilité accrue.
Pour détecter les déclarations erronées avant leur
publication, l’entreprise se doit de terminer le
processus de rapprochement comptable avant la
clôture. Le défi consiste à assurer la fiabilité du
rapprochement comptable, tout en respectant le délai
de clôture. C’est pourquoi le système doit :
• Disposer de l’ensemble des documents pertinents et
à jour des transactions, afin de faciliter la résolution
des écarts ;
• Exiger les documents pertinents du grand livre pour
toutes les entrées non standard ;
• Conserver un historique d’audit des transactions pour
fournir toutes les informations à chaque transaction ;
• Disposer d’un « contrôleur de gestion virtuel », afin
que les violations de règles soient transmises aux
responsables avec à l’appui toutes les informations
pertinentes nécessaires à la résolution rapide des
erreurs.
En plus des multiples avantages que présente une
visibilité claire et complète, la comptabilisation
précoce et fiable des en-cours accélère le processus
de clôture. La parfaite maîtrise des en-cours permet
aux entreprises de reporter des informations fiables
lors de la régularisation, avec à la clé une réduction
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 5
sensible des déclarations erronées. Or, les solutions
d’automatisation du traitement de la Comptabilité
Fournisseurs qui assurent la capture, la réception
centralisée des factures et l’intégration du contenu au
système ERP, permettent d’obtenir une vision précise
des en-cours.
Raison numéro 8Doper la productivitéDéfi : la faible productivité du processus de Comptabilité Fournisseurs
Les services Comptabilité Fournisseurs s’enlisent
dans leurs processus papier. De fait, ils consacrent
un temps considérable à classer, à récupérer, à faxer,
à copier, à envoyer par courrier ou à rechercher des
documents mal classés ou perdus. Les faibles niveaux
d’automatisation freinent également les services
Comptabilité Fournisseurs. Selon le rapport Aberdeen,
le traitement d’une simple facture peut prendre jusqu’à
41 jours si l’entreprise a recours à un nombre limité
de méthodes d’automatisation et saisit régulièrement
les données à la main. Si l’on considère par ailleurs
le volume de documents papier et les faibles niveaux
d’automatisation, la productivité est désastreuse.
Les processus de Comptabilité Fournisseurs trop
complexes nuisent également à la productivité :
multiplication des systèmes financiers, standardisation
insuffisante et contrôles manuels internes trop
fréquents. Ajoutez les interruptions résultant des
demandes urgentes de vérification, les réclamations
des fournisseurs qui souhaitent être payés et autres
problèmes nécessitant une résolution rapide : il n’est
pas étonnant que la productivité de la Comptabilité
Fournisseurs soit mise à mal.
Solution : l’augmentation de la productivité au sein du service Comptabilité Fournisseurs
L’augmentation de la productivité est un concept si
vaste qu’il doit être associé à trois étapes concrètes
pour être décrypté :
• Automatisation.
• Réduction de la complexité / Amélioration des processus métier.
• Suivi de la productivité.
Une étude de l’IOMA (International Options Market
Association) a récemment démontré que « les
employés de la Comptabilité Fournisseurs disposant
d’un haut niveau d’automatisation sont en mesure
de traiter deux fois plus de factures qu’avec un
faible niveau d’automatisation. » Les améliorations
des processus et technologies d’automatisation
comprennent :
• La capture (imagerie de la facture, fonctions avancées
de reconnaissance et d’extraction de l’ensemble des
données de facturation, facturation électronique, EDI)
• La mise en correspondance automatique avec les
bons de commande
• La résolution des écarts et l’approbation
• L’intégration avec les systèmes ERP
• Les fonctionnalités de libre-service à la disposition
des responsables et des fournisseurs
Néanmoins, l’intégration de technologies ne suffit pas
à augmenter la productivité si l’équipe travaille dur,
mais de façon inefficace. Il est nécessaire de simplifier
le processus dans le même temps. Le Hackett
Group a établi que les entreprises leader mettent en
place moins de contrôles clés que les autres, et 61
% moins de contrôles au total. Malgré davantage
de contrôles, les autres entreprises possédaient
des dispositifs moins performants. Pour doper leur
productivité, les entreprises doivent utiliser les
solutions d’automatisation de façon pertinente, afin de
limiter le nombre de contrôles clés, tout en favorisant
la rationalisation et l’optimisation des processus. Les
processus moins complexes se caractérisent par une
réception centralisée immédiate des factures, ainsi
que des étapes bien conçues et bien documentées
pour la capture des factures, leur saisie automatique
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 6
dans le système ERP, la mise en correspondance
avec les bons de commande, la résolution des
écarts, le codage comptable, l’approbation et le
paiement. Enfin, l’évaluation de la productivité du
service Comptabilité Fournisseurs est essentielle pour
une gestion efficace. Les responsables financiers
ont besoin d’informations détaillées sur les chiffres
du service, afin de déterminer la productivité avec
précision et d’identifier les goulots d’étranglement.
Les statistiques d’évaluation comprennent le coût et
la durée de traitement d’une facture (avec et sans
bon de commande), la productivité des utilisateurs, la
vitesse des workflows, le débit de la file d’attente, les
utilisateurs affichant la meilleure productivité et ceux
présentant la plus faible (pour lesquels des formations
complémentaires seraient bienvenues).
Raison numéro 7Tirer parti de votre investissement ERPDéfi : les services financiers ne tirent pas pleinement parti du système ERP mis en œuvre
Sans nul doute, les plateformes ERP comme Oracle et
SAP disposent de puissantes fonctionnalités permettant
d’aider une entreprise à tirer le meilleur parti de ses
précieuses ressources, telles que son personnel, ses
fonds et ses actifs. Néanmoins, la plupart des systèmes
ERP peinent à répondre aux attentes ou à offrir les
résultats escomptés. Comme le souligne David Hebert
du Hackett Group dans un rapport spécial destiné aux
cadres internationaux de la finance, « d’après nos
données, seul un nombre restreint d’entreprises a
exploité le plein potentiel de sa solution ERP. L’entreprise
moyenne attendra de nombreuses années avant de
profiter de toute la valeur ajoutée du système. »
Dans la plupart des cas, l’absence de résultats
probants avec un système ERP (particulièrement
pour les services financiers) provient de l’utilisation
de processus archaïques reposant sur des opérations
manuelles multiples, ce qui plombe le potentiel du
système. Bien que le système ERP soit un excellent
référentiel pour toutes les données financières, il
n’est pas conçu pour prendre en charge les processus
entourant chacune de ces transactions. Le stockage
de la facture originale dans le système ERP permet
de consulter ledit document, mais ne fournit toutefois
aucune information sur la façon dont il a été approuvé,
s’il a reçu les signatures requises ou s’il a suivi les
règles adéquates.
Solution : la simplification, la standardisation et l’optimisation des processus métier
Pour une entreprise, le meilleur moyen de tirer
pleinement parti de son investissement ERP consiste
à développer des processus simplifiés et standardisés
pour les tâches répétitives et prévisibles, comme la
réception, la vérification et l’approbation des factures.
La plupart des sociétés ont dépensé des sommes
colossales pour la mise en œuvre de systèmes ERP
sophistiqués, mais se contentent de transférer les
processus préexistants sur le nouveau système ou
de les adapter. La figure 2 illustre par exemple un
processus inefficace de paiement des factures au
sein d’une entreprise, celui-ci n’ayant pas été revu en
tenant compte de la mise en œuvre du système ERP.
Le dysfonctionnement relevait principalement d’une
mauvaise gestion des informations stratégiques,
entraînant une communication et une collaboration
inefficaces et onéreuses avec de nombreux échanges
d’e-mails, de fax, de photocopies, etc. La solution
consistait en la simplification et la standardisation des
processus, à commencer par l’élimination des étapes
superflues et l’optimisation de l’efficacité des autres
étapes (voir la figure 3). En utilisant son système ERP
pour intégrer étroitement les informations capturées
avec un ensemble cohérent de processus, l’entreprise
optimise son efficacité, sa rapidité et sa visibilité, tout
en réduisant ses coûts et le nombre des contrôles.
Par ailleurs, la rationalisation du processus implique
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 7
que tous les intervenants, quels que soient leur
poste ou leur expérience, aient accès à l’ensemble
des informations appropriées pour interagir de façon
intuitive et intelligente avec la transaction.
Dans le cadre d’un processus optimisé, un employé
sectoriel chargé de l’approbation d’une facture reçoit
ainsi un e-mail contenant un lien vers la facture et les
documents connexes pertinents. Le collaborateur est
donc en mesure de visualiser le contenu de la facture
préalablement extrait, puis intégré au système ERP
de façon automatique. Pour approuver la facture, il lui
suffit alors de cliquer sur le bouton d’approbation pour
envoyer en temps réel la facture dans la file d’attente
de paiement du système ERP. Il est inutile de connaître
l’interface ERP, de consulter un autre système ou de
rechercher et vérifier un document papier.
Raison numéro 6Améliorer la qualitéDéfi : les erreurs liées à la Comptabilité Fournisseurs mettent à mal la qualité et entraînent un surcoût
Les erreurs en matière de Comptabilité Fournisseurs
sont coûteuses, quelle que soit la devise concernée, la
productivité du service et la réputation de l’entreprise.
Le défi consiste à comprendre l’origine des erreurs, à
les localiser, puis à les éliminer systématiquement pour
améliorer la qualité et réduire les coûts.
Le coût des erreurs en matière de Comptabilité
Fournisseurs apparaît lorsque l’on considère les
mesures à prendre pour les rectifier. Prenons l’exemple
du règlement insuffisant d’une facture fournisseur.
L’entreprise doit :
Non
Oui
Processusd’achat
Produits/services réceptionnés
par le demandeur
Information du reçu ajoutée
à la copie du bon de commande
Préparation d’un courrier
décrivant l’anomalieet envoi
au service achat
Le service achatidentifie et corrige
les anomalies
Concordancefacture/reçu
Facture envoyéepour saisie
dans le système de Comptabilité
Fournisseurs
Réception et vérification
de la facture.La TVA est ajustée
si nécessaire
Le service achat reçoit/saisit le reçudans le système de Comptabilité
Fournisseurs
Bon de commande avec reçu
faxé/envoyé aucentre de traitement
Traitement de la facture mis en attente
Processus de règlement
Courrier décrivant l’anomalie
Problème de concordance ?
Reçu réceptionné ?
Facture avecbon de commandeFacture reçue
Reçu en attentede facture
Facture réceptionnée ?
Bon de commandeavec reçu
Oui
Oui
Non
Non
Figure 2 : le processus de paiement et d’approbation des factures illustré n’est pas évolutif.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 8
• Répondre à la réclamation du fournisseur ;
• Mener l’enquête sur l’erreur commise ;
• Contacter le fournisseur pour lui faire part de la solution
proposée ;
• Émettre une créance ou lancer le traitement d’un
nouveau paiement ;
• Approuver le nouveau paiement et, le cas échéant,
effectuer le rapprochement avec le bon de commande ;
• Procéder au règlement et en informer le fournisseur ;
• Comptabiliser le nouvel en-cours ;
• Gérer l’impact du report d’envoi ou de la mise en
attente des produits par le fournisseur (susceptible
d’avoir des répercussions sur le calendrier de
production).
Le service Comptabilité Fournisseurs et le personnel
sectoriel consacrent un temps significatif à chacune
de ces étapes, ce qui entraîne des coûts importants.
Il est bon de noter que les processus basés sur les
documents papier présentent des taux d’erreur plus
élevés que les processus de capture : erreurs de saisie
ou de correspondance, perte de documents ou erreurs
de classification, etc. De plus, ces erreurs nuisent à la
qualité du service, car elles irritent les fournisseurs et
sont sources de frustration pour les clients internes.
Solution : l’établissement d’une culture de l’amélioration continue fondée sur un socle technologique adapté
Le souci de la qualité est au cœur du développement
d’une « culture de l’amélioration continue ». Des
programmes comme Six Sigma, LEAN et Balanced
Routage en fonction du rôlepour la résolution
des factures en attente
Paiement en attente/bloqué ?
Ajustement dans l’ERP du
bon de commande, du reçu
et/ou de la facture
Vérification sur 2 ou 3 niveaux
dans l’ERP
Données de la facture
livrées dans l’ERP
Facture capturéedepuis le document
papier ou électronique
d’origine
Reçu des produitssaisi dans l’ERP
Données de la commande capturées
dans l’ERP via création d’un
bon de commande
Facture reçue
Réception des produits
Oui
Oui
Non
Non
Processusd’achat
Problème de concordance ?
Processus de règlement
Figure 3 : l’élimination des étapes inutiles et redondantes est fondamentale pour la simplification et la standardisation du processus.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 9
Scorecards mettent en évidence les problèmes de
qualité et en identifient l’origine, afin de prendre les
mesures correctives qui s’imposent. Ces méthodes
d’amélioration des processus reposent sur les
statistiques, qui permettent d’évaluer le temps et les
ressources nécessaires à la réalisation d’une action
et au suivi de l’efficacité des mesures de qualité
mises en œuvre. Les programmes qualité présentent
généralement des avantages directs.
Il est néanmoins nécessaire d’associer à ce type de
projets les solutions technologiques appropriées pour
assurer l’accès en libre-service, la capture, le calcul et
la création de rapports répertoriant les statistiques des
processus.
L’automatisation des workflows permet de connaître
la nature, la date, la localisation et l’auteur des tâches,
quelle que soit l’étape du processus. Lorsqu’ils sont
étroitement intégrés aux systèmes ERP, les workflows
fournissent des données de traitement qui peuvent
être exploitées pour obtenir des informations chiffrées
et une intelligence métier surpassant les performances
d’une analyse de données ERP standard réalisée avec
des outils traditionnels. Le « traitement automatisé »
vient naturellement compléter les systèmes d’analyse
décisionnelle préexistants.
Un socle technologique adapté ne se limite pas à
atteindre les objectifs d’amélioration en matière
de qualité ; il permet également aux responsables
financiers de suivre l’ensemble des activités et de
prendre leurs décisions en conséquence : comptabilité,
création de rapports financiers, détection des fraudes
et performances de l’entreprise.
La reconnaissance avancée des données de facturation,
la mise en correspondance automatique avec les
données issues des bons de commande et la saisie
dans le système ERP représentent les trois piliers
technologiques de l’entreprise. Les données peuvent
concerner des noms de fournisseurs, des numéros,
dates ou montants de facture, des numéros de bons
de commande ou la commande de postes particuliers.
Quelles que soient les informations capturées, l’abandon
de la saisie manuelle au profit de l’automatisation des
processus d’extraction, de mise en correspondance
et d’exportation des données vers le système ERP
réduit considérablement le nombre d’erreurs. Les
performances de la reconnaissance avancée sont
largement supérieures à celles de la reconnaissance
optique des caractères standard. De fait, le logiciel
prend en charge la localisation des formats et des mots-
clés, le rapprochement des données en provenance des
bons de commande, les recherches partielles dans les
bases de données et la révision manuelle, de sorte à ce
que seules les données les plus fiables soient saisies
dans le système ERP.
L’accès en libre-service représente également un
facteur d’amélioration de la qualité relevant du socle
technologique. Il peut être exploité sur l’ensemble du
processus de Comptabilité Fournisseurs pour réduire
les requêtes chronophages des employés et des
fournisseurs. L’accès en libre-service aux transactions de
la Comptabilité Fournisseurs permet d’accélérer le cycle
de traitement des factures tout en éliminant la ressaisie
des données de facturation, ce qui diminue les erreurs
de saisie et de paiement. Libérées, les ressources
peuvent consacrer plus de temps aux tâches à plus
forte valeur ajoutée comme la conformité des dépenses,
les prévisions budgétaires et la planification.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 10
Raison numéro 5 Faciliter l’analyse des dépenses et la planification budgétaireDéfi : le manque de transparence et la mauvaise gestion de la base fournisseurs entravent l’analyse des dépenses et la planification budgétaire, ce qui nuit aux performances de l’entreprise
Pour optimiser leurs résultats, les entreprises ne doivent
pas faire d’erreur lors de l’analyse des dépenses et
de la planification budgétaire. Or, si les sociétés ne
sont pas en mesure d’analyser correctement la courbe
des dépenses actuelles et passées, leur capacité de
planification et de prévision est sérieusement mise à
mal. Dès lors, elles se retrouvent dans l’incapacité de :
• Contrôler les coûts ;
• Prévoir les résultats en fonction des coûts passés ;
• Réduire les frais généraux et améliorer les modes de
répartition des coûts ;
• Identifier les activités et les processus avec et sans
valeur ajoutée ;
• Cibler et éliminer les tâches inefficaces et superflues
La mauvaise gestion de la base fournisseurs est
principalement responsable de l’incapacité des
entreprises à analyser correctement la courbe de leurs
dépenses. De fait, elle empêche les analystes de
répartir les dépenses de l’entreprise sur les différents
postes (fournisseurs, matières premières, montant
en dollars/euros, volume des transactions, etc.). Or, la
gestion de la base fournisseurs devient incontrôlable
au fil du temps, en raison de la croissance de
l’entreprise, des achats et de la création de copies
du fichier. D’autres facteurs affectent la fiabilité de la
base fournisseurs, parmi lesquels les changements
de nom des fournisseurs, leurs nouveaux sites ou
les modifications d’attribution de marché. Avec des
milliers de fournisseurs, la gestion du fichier devient
complexe, surtout s’il est difficile d’identifier le service
responsable de la base fournisseurs ou si certains
services assurent la gestion de leur propre fichier,
avec à la clé plusieurs bases fournisseurs au sein de
l’entreprise.
L’impossibilité d’analyser les coûts au niveau de
détail approprié constitue un autre obstacle de taille
pour la planification budgétaire et les prévisions. Ce
manque de transparence ne permet pas de bénéficier
d’analyses détaillées, lesquelles sont pourtant
nécessaires pour planifier les activités à venir et
réaliser des économies.
Solution : une base fournisseurs fiable pour améliorer la transparence et les performances de l’entreprise
Dans la plupart des entreprises, le service des achats
et celui de la Comptabilité Fournisseurs se partagent la
gestion de la base fournisseurs. Résultat : on observe
la présence de doublons, lesquels ne permettent pas
d’avoir une vision globale ou exacte sur les coûts
actuels. La solution consiste à désigner un responsable
unique chargé d’assurer la gestion de la base
fournisseurs et des processus connexes.
Pour garantir au mieux l’intégrité de la base
fournisseurs, il est recommandé de mettre en place
des workflows respectant les meilleures pratiques. La
configuration et la mise à jour des fournisseurs doivent
faire l’objet d’une approbation et d’une autorisation
standard, ces deux tâches devant être séparées pour
limiter le risque de fraude. La gestion des fournisseurs
doit idéalement être dissociée du traitement des
factures, afin que la personne chargée de la création
du fournisseur ne puisse ensuite pas participer au
traitement des factures. Chaque fournisseur doit
être ajouté à la base, quel que soit le volume de la
facture ou son montant en dollars/euros. La bonne
gestion de l’ensemble des documents pertinents liés
aux fournisseurs (y compris les mises à jour et les
lettres à en-tête) est essentielle à l’intégrité de la base
fournisseurs.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 11
Lorsqu’elles sont fiables, les données des fournisseurs
permettent aux entreprises de mieux cibler les
dépenses et facilitent considérablement les tâches de
planification budgétaire et de prévision. La Comptabilité
Fournisseurs dispose généralement de la plupart des
données requises pour l’analyse des dépenses, qui doit
être répartie par fournisseur, par matière première, par
montant en dollars/euros et par volume de transactions.
La bonne maîtrise des dépenses en matières premières
peut considérablement améliorer la gestion des
fournisseurs. Il convient par exemple de passer des
contrats avec un nombre restreint de fournisseurs pour
profiter de conditions plus avantageuses.
L’analyse des dépenses en termes de volume de
transactions met généralement en évidence la multitude
des petits fournisseurs pour des postes comme la
climatisation, la logistique, les télécommunications,
l’intérim et les fournitures de bureau, comme étant à
l’origine du plus grand nombre de factures.
Le codage adéquat des factures est également crucial.
Fréquemment source d’erreurs, il complique
régulièrement les cycles de planification budgétaire et
de prévision. Si la résolution des erreurs de codage et
la ressaisie qui s’ensuit peuvent s’apparenter à des
tâches chronophages et inefficaces, elles sont
néanmoins indispensables pour ne pas reproduire les
erreurs et créer des failles rendant impossible une
analyse fiable des dépenses passées.
Raison numéro 4Adopter les meilleures pratiquesDéfi : des procédures et des règles non clarifiées rendent les meilleures pratiques au mieux inapplicables
Sans règles ni procédures d’entreprise claires,
les services Comptabilité Fournisseurs ne sont
généralement pas en mesure de mettre en œuvre
les meilleures pratiques. Lorsque le processus
de paiement ne fait pas l’objet d’une approche
codifiée standard, les difficultés s’accumulent pour la
Comptabilité Fournisseurs :
• Coûts pour assurer la conformité et les risques de
non-conformité ;
• Inefficacité et négligence, avec à la clé des retards de
paiement et l’annulation des remises ;
• Risques de fraude accrus ;
• Décisions nécessitant un arbitrage du personnel de
la Comptabilité Fournisseurs qui ne possède pas
l’expertise ni l’expérience requises ;
• Processus reposant sur les employés dont les départs
et les congés rendent impossible le paiement des
fournisseurs ;
• Erreurs.
La définition de procédures de Comptabilité
Fournisseurs claires est le meilleur moyen d’améliorer
rapidement les meilleures pratiques. D’après le rapport
de l’IOMA intitulé « Transforming AP Management:
Taking Your Department to the Next Level »
(Transformer la gestion de la Comptabilité Fournisseurs
: comment rehausser votre niveau de service), plus
de 60 % des personnes interrogées ont cité des
procédures de Comptabilité Fournisseurs claires
et optimisées comme étant la principale stratégie
d’amélioration des performances du service. Pour cela,
il est notamment recommandé d’utiliser un manuel
écrit de Comptabilité Fournisseurs, des workflows, des
règles liées aux bons de commande et des contrôles
internes renforcés en la matière.
Solution : la mise en œuvre automatisée des règles et des procédures
Le moyen le plus efficace et le plus rapide pour
accéder aux meilleures pratiques en matière de
Comptabilité Fournisseurs consiste à appliquer
automatiquement des règles et des procédures,
par le biais de workflows intégrant les meilleures
pratiques. Conformes aux règles de la Comptabilité
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 12
Fournisseurs, les workflows automatisés garantissent
que l’ensemble des transactions :
• Suivent un processus standard ;
• Respectent les stratégies d’approbation et
d’autorisation établies ;
• Comportent les documents pertinents requis en pièce
jointe;
• L’application automatique des règles et des
procédures repose sur des principes fondamentaux
comprenant :
Un ensemble unique de processus standard et
cohérents ;
Des technologies de workflow et de capture des
documents, ainsi que leur étroite intégration au
système ERP
Une structure solide d’approbation avec envoi
automatisé exploitant le système ERP et une vision
claire pour la personne chargée de l’approbation ;
Des approbations ponctuelles avec l’envoi
automatique de rappels, les procédures en escalade
automatisées et la gestion des priorités pour les
factures urgentes ;
L’application des contrôles (tels que la séparation
des tâches).
L’automatisation de la Comptabilité Fournisseurs
grâce au processus de workflow et à la capture des
documents favorise les approbations ponctuelles et
fiables. Lorsque les approbations automatisées sont en
place, les utilisateurs constatent que le processus est
systématique, qu’il fait l’objet d’un contrôle et d’un suivi,
et qu’il entraîne des répercussions si les approbations
ne sont pas effectuées dans les délais.
Raison numéro 3Jeter les bases de la mondialisationDéfi : la mondialisation exerce une pression croissante sur les services financiers
Dans l’environnement actuel de forte concurrence, les
services financiers subissent une pression continue
pour réduire leurs coûts d’exploitation et renforcer
leurs dispositifs de contrôle internes, tandis que les
unités commerciales réclament une amélioration
des niveaux de service et une accélération du cycle
de traitement. Les professionnels de la finance sont
régulièrement amenés à constater que leurs actions
sont menées à l’échelle internationale alors que les
opérations financières sont décentralisées. Ils doivent
ainsi faire face à ces exigences à première vue
contradictoires. Cela est particulièrement vrai pour les
entreprises possédant :
• Plusieurs unités d’exploitation ;
• Des volumes importants de transactions ;
• Des services d’assistance indépendants offrant des
niveaux de service inégaux ou insatisfaisants ;
• Des processus manuels basés sur des documents
papier ;
• Des coûts de transaction supérieurs à la moyenne.
Solution : les services partagés
À mesure que les entreprises se développent, les
services partagés sont utilisés comme un « raccourci
» permettant d’optimiser les opérations financières.
Ils offrent des bases solides adaptées à la croissance,
en permettant aux entreprises d’affecter des
technologies et du personnel au site géographique
souhaité. L’utilisation des services partagés permet
de transformer les opérations financières, en passant
d’un modèle d’organisation décentralisé sur plusieurs
sites doté de processus et de systèmes disparates,
à un centre de services international (ou à des
centres de services régionaux) bien plus efficace(s)
et présentant des coûts réduits, un niveau de service
amélioré et des dispositifs de contrôle renforcés. Les
opérations financières clés, telles que la Comptabilité
Fournisseurs, sont réunies dans un ou plusieurs
centres de services partagés, avec un ensemble de
processus rationalisés et une solution technologique
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 13
unique réservés à un site géographique ou à
l’ensemble d’une entreprise.
La standardisation des processus constitue la
première étape de la migration vers les services
partagés. Pour être efficaces, les services partagés
doivent générer durablement une valeur ajoutée
supérieure à la réduction des coûts initiaux, tout en
continuant d’améliorer les niveaux de service. Outre
la consolidation et l’amélioration du niveau de service,
les services partagés permettent de rationaliser les
processus et d’améliorer les données de gestion,
notamment en matière de Comptabilité Fournisseurs.
Dans un contexte économique exigeant, ils améliorent
la fiabilité et la précision des rapports financiers.
Une entreprise en passe d’adopter un modèle de
services partagés doit conserver à l’esprit les éléments
suivants :
• La standardisation et l’amélioration des processus
(rationalisés, évolutifs et dotés de puissants
dispositifs de contrôle interne) doivent être les
principaux moteurs.
• Des systèmes et des solutions technologiques
solides et évolutifs sont indispensables. Une attention
continue portée à l’automatisation permettra de
réduire les coûts et d’améliorer les niveaux de
service.
En adoptant une plateforme de services partagés
internationale, les entreprises disposent d’une
opportunité en or : celle de revoir leurs processus en
fonction des objectifs de l’entreprise pour se préparer
à la croissance.
Raison numéro 2 Strengthen Internal ControlsDéfi : la fraude présente des risques considérables pour la conformité et les services financiers des entreprises
Tous les professionnels de la finance sont conscients
du risque de fraude auquel leur entreprise est
exposée. Une étude PricewaterhouseCoopers sur
la fraude économique réalisée en 2009 met en
évidence le fait que 40 % des entreprises interrogées
ont reconnu être confrontées à un risque accru de
fraude économique, tandis que 30 % d’entre elles
ont été victimes de fraude au cours des 12 derniers
mois. Au-delà de la perte de revenus (qui inclut les
coûts associés à la mise en conformité), l’entreprise
peut subir d’importants dommages collatéraux :
atteinte à sa réputation, évaluation à la baisse de sa
valeur, fléchissement de la motivation du personnel,
dégradation des relations commerciales, etc.
La fraude peut être classée en trois catégories
principales : la corruption, le détournement de fonds et
les fausses déclarations. Les dépenses frauduleuses
(qui relèvent du détournement de fonds) représentaient
deux tiers des cas, et lorsque l’on étudie cette
catégorie de plus près, les trois principaux problèmes
sont liés à la Comptabilité Fournisseurs : systèmes de
facturation malhonnêtes, falsification de chèques et
remboursement des dépenses.
Depuis la loi Sarbanes-Oxley de 2002, près de 25 %
des grands groupes américains ont déclaré que les
données financières qu’ils avaient communiquées
comportaient des erreurs et que les processus mis en
cause devaient être corrigés. Dans la plupart des cas,
les responsables jugeaient leurs contrôles internes
suffisants.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 14
© 2015 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules and Kofax MarkView for AP are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. (04.2015)
Solution : utilisation des technologies pour simplifier les processus et automatiser les contrôles
Quel que soit le but, la prévention de la fraude ou la
conformité réglementaire, l’utilisation des meilleures
pratiques permet efficacement de maîtriser les données
et de jeter les bases d’un environnement de contrôles
performant. Selon le Hackett Group, les meilleures
pratiques suivantes sont essentielles pour gérer les
risques, tout en conservant la maîtrise des coûts :
• Centralisation et simplification des processus ;
• Utilisation des technologies ;
• Contrôles automatisés et préventifs.
Centralisation et simplification des processus
Selon le Hackett Group, les entreprises leader
possèdent 20 % de contrôles clés par milliard de
dollars en chiffre d’affaires de moins que les autres
sociétés. Elles mettent en place des processus
standardisés pour les tâches courantes, et simplifient
les processus pour réduire les coûts et les possibilités
de fraude. Étant donné que la centralisation des
personnes ou des équipes partageant la même
fonction permet elle aussi de réduire la complexité,
nombre d’entreprises adoptent un centre de services
partagés centralisé, au niveau national ou international.
L’étude du Hackett Group révèle que 20 % des
entreprises ayant mis en œuvre des services financiers
partagés ont réalisé une économie de plus de 40 %.
Utilisation des technologies
La simplification et la centralisation peuvent être
prises en charge par le regroupement des opérations
sur des plateformes technologiques communes,
idéalement une instance ERP unique. L’étude du
Hackett Group indique que les entreprises leader
disposent d’un seul système ERP, contre deux pour les
autres sociétés. La mise en œuvre d’un système ERP
unique assure un minimum de doublons, des bases
de données partagées pour le service des achats et
la Comptabilité Fournisseurs, une base fournisseurs
unique et un seul plan comptable. La technologie peut
également s’appliquer aux approbations par le biais de
l’automatisation des workflows. Comme mentionné
précédemment, les entreprises misant encore sur les
documents papier se servent de processus lents et
inefficaces, qui les exposent inutilement aux fraudes
éventuelles.
Contrôles automatisés et préventifs
Le rapport de l’IOMA intitulé « Imaging and Workflow
for AP Departments » (Imagerie et workflow pour les
services Comptabilité Fournisseurs) révèle que « les
technologies de workflow permettent aux services
Comptabilité Fournisseurs d’être en conformité avec
les règles de l’entreprise, telles que les autorisations
de facture avant le paiement. » Un dispositif de
contrôle efficace anticipant les cas de fraude revient
généralement moins cher que la détection des erreurs
a posteriori.
Les audits internes et externes représentent de
puissants outils pour la détection des fraudes et
des déclarations financières erronées, mais pour
les renforcer de façon adéquate, les entreprises
nécessitent un système qui capture automatiquement
les documents pertinents, dans le cadre du processus
métier. Les transactions devraient pouvoir être
accessibles en ligne et tous les documents requis
devraient être mis à la disposition des contrôleurs
de gestion par le biais d’un portail sécurisé dont la
consultation en libre-service est uniquement possible
pour les transactions demandées.
Raison numéro 1Optimiser le bien le plus précieux de l’entreprise : la trésorerieDéfi : le paiement d’une facture coûte cher
La principale fonction de la Comptabilité Fournisseurs
consiste à payer les factures, mais pour la plupart des
entreprises, ce processus est coûteux, chronophage
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 15
et implique le traitement de nombreux documents
papier. Selon le Hackett Group, « les entreprises
les plus performantes sont capables de mener à
bien le processus de Comptabilité Fournisseurs
pour seulement un dixième du coût enregistré par
les sociétés les moins efficaces, ce qui équivaut
en moyenne à une économie annuelle de 460 000
euros par milliard de chiffre d’affaires. » Une étude
de PricewaterhouseCoopers indique qu’un service
Comptabilité Fournisseurs réalise en moyenne 19
copies de chaque document, dépense 15 € de main
d’œuvre pour classer chaque document, perd 1
document sur 20, dépense 90 € de main d’œuvre pour
rechercher chaque document mal classé et consacre
25 heures au rétablissement du document perdu. Les
autres coûts liés au papier comprennent le stockage
et le transport des documents, la résolution des litiges
avec les fournisseurs, les audits internes et externes,
les paiements en double, les pénalités pour retard de
paiement et bien sûr les erreurs.
Les entreprises submergées par les processus
papier manuels subissent des pertes considérables
de temps et d’argent. Pour améliorer sensiblement
leurs résultats financiers, les entreprises sont tenues
d’identifier les dépenses réalisées et le nombre
d’heures passées, puis de les évaluer, de les réduire et
de réfléchir à une meilleure utilisation de ces fonds.
Solution : utilisation des solutions de workflow et de capture déjà mises en œuvre pour créer des processus de Comptabilité Fournisseurs plus efficaces et moins coûteux
Les meilleures pratiques de workflow garantissent des
processus simples et standardisés dans lesquels les
documents sont mis en ligne dès le départ (par le biais
de solutions avancées de reconnaissance de données
et de capture de documents haute capacité), puis sont
complètement intégrés au système ERP (de façon à
éviter les doublons) avant d’être transférés à tous les
acteurs d’un processus métier donné, y compris aux
utilisateurs qui ne sont pas familiarisés au système
ERP. Le workflow renforce les contrôles internes
(voir raison numéro 2), améliore la qualité (voir raison
numéro 6), réduit sensiblement les erreurs entraînant
des pertes (paiements en double, trop-payés) et les
paiements frauduleux, tout en faisant bénéficier les
entreprises de remises pour paiement anticipé. Par
ailleurs, la piste d’audit auto-documentée rationalise
les audits et les litiges : le cycle de traitement étant
raccourci, les factures sont approuvées sans délai. Les
litiges de paiement peuvent être résolus rapidement,
ce qui évite les pénalités pour retard de paiement.
Les workflows et la technologie de capture des
documents permettent aux entreprises d’atteindre
leurs objectifs de réduction des coûts et de l’utilisation
de documents papier. Certaines sociétés essaient
d’utiliser la technologie de capture pour l’archivage
des factures (une fois les opérations de traitement et
de paiement terminées). L’imagerie des documents
en fin de processus présente des avantages limités.
Il est préférable de capturer tous les documents à
leur arrivée dans le nouveau système, d’en extraire
immédiatement les données, puis de transférer
le contenu pour le codage, l’approbation et/ou la
résolution des goulots d’étranglement. Cette option
offre des avantages immédiats et tangibles, tout
comme des bénéfices à plus long terme :
• Réduction des coûts de stockage et de transmission
des documents ;
• Baisse des coûts de fournitures de bureau (papier,
photocopies, dossiers, cartons, etc.) ;
• Diminution des opérations de saisie de données
(particulièrement avec la fonction de reconnaissance
avancée) ;
• Augmentation des remises pour paiement anticipé et
suppression des pénalités pour retard de paiement,
grâce au cycle de traitement des factures accéléré ;
• Meilleure productivité du personnel de la Comptabilité
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 16
Fournisseurs, désormais en mesure de prendre en
charge un nombre accru de tâches à moindre coût :
Recherche et récupération de documents plus
efficaces tout au long du cycle de traitement de la
facture ;
Libre-service en ligne répondant aux demandes de
documents des contrôleurs de gestion ;
Libre-service en ligne répondant aux fournisseurs
concernant le statut de paiement de leurs factures
et permettant de résoudre les litiges de façon
rationalisée.
Solution Kofax d’automatisation de la Comptabilité FournisseursKofax fournit des outils et des solutions
leader sur le marché de l’automatisation du
processus de Comptabilité Fournisseurs. Kofax
Transformation Modules™ (KTM) permet de capturer
automatiquement les données, d’extraire tout le
contenu des factures et de le saisir dans le système
ERP, avec à la clé des processus améliorés de
vérification, d’approbation et de paiement.
Les workflows intégrés de la solution Kofax MarkView®
for AP assurent en temps réel une intégration des
données au système ERP basée sur les meilleures
pratiques dans le domaine de la finance. Kofax
MarkView et KTM répondent aux défis clés abordés
dans ce livre blanc. Ces solutions permettent aux
entreprises de réduire leurs coûts d’exploitation,
d’augmenter leur visibilité, de limiter les données
erronées, d’accélérer le processus de Comptabilité
Fournisseurs, de renforcer les contrôles internes et
d’optimiser la gestion de la trésorerie.
Processus optimisés / basés sur les meilleures
pratiques grâce à Kofax MarkView for
Accounts Payable
Kofax MarkView for AP Automation permet de traiter
toutes les factures (quel que soit leur format d’origine
: papier, e-mail, fax, EDI, facture électronique) sur
la base d’un processus unique et cohérent basé sur
les meilleures pratiques. Entièrement intégré au
système ERP, ce processus offre une visibilité claire et
complète, tout en accélérant la clôture de période et en
renforçant sa fiabilité. La solution procède à la capture
et à l’extraction de la facture d’origine (et réduit par
la même occasion l’utilisation de papier et les coûts
associés, tout en dopant la productivité du personnel),
l’associe à l’enregistrement du système ERP, puis gère
automatiquement les transactions à l’aide de workflows
très efficaces qui adressent chaque facture aux
personnes compétentes chargées de leur vérification
(avec toutes les informations pertinentes) et mettent
à jour une piste d’audit détaillée afin de conserver un
historique. Cette démarche soigneusement élaborée
permet de gérer, d’optimiser et de dynamiser chaque
étape des processus financiers, tout en favorisant la
conformité réglementaire et la prise en charge des
audits en libre-service.
Renforcement des contrôles
Kofax renforce sensiblement l’environnement des
contrôles internes en matière de Comptabilité
Fournisseurs grâce à la simplification, la standardisation
et la centralisation des processus, en exploitant les
systèmes ERP et les technologies de workflow pour
instaurer des mesures préventives. L’utilisation d’un
référentiel unique (ERP) pour toutes les factures
Statistiques, analyse, création de rapport
Codage RèglementApprobationsSaisie
Interface utilisateur en libre-service
Environnement ERP
Workflows sensibles au contexte• Avec bon de commande• Sans bon de commande• Préapprouvé• En libre-service• Gestion des fournisseurs
KofaxCaptureTM
Papier
Saisie manuelle
Kofax Transformation ModulesTM
Image automatiquement mise en pièce jointe
Fax
XML
Réseau fournisseurs
Facture en libre-service
Vérification /Résolution
Saisie automatisée
Figure 4 : la suite d’automatisation du traitement des factures Kofax permet de standardiser les processus et de les rationaliser.
Livre blanc • Les 10 meilleures raisons d’automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs • Page 17
© 2015 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules and Kofax MarkView for AP are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. (04.2015)
(qui s’accompagnent des informations connexes
pertinentes) accroît la maîtrise financière de
l’entreprise et réduit considérablement les risques
de paiement en double, de trop-payé, d’erreur et
de fraude. Les workflows basés sur les meilleures
pratiques mis en œuvre par Kofax permettent de
renforcer le respect des politiques internes, d’accroître
l’efficacité, d’instaurer une séparation des tâches
pour chaque transaction et de faire appel à des
processus ne dépendant d’aucun membre du service
Comptabilité Fournisseurs. La capacité de Kofax à
renforcer les contrôles en s’appuyant sur l’optimisation
des workflows et sur les principales technologies de
capture est reconnue à travers le monde. Les solutions
Kofax permettent aux plus grandes entreprises de
déployer des centres partagés de services financiers
à travers des initiatives étendues, intégrant les
différents secteurs d’activité au sein de plateformes
géographiques et desservant des milliers d’utilisateurs
comme d’importants volumes de transactions, mais
aussi d’améliorer les contrôles internes et de simplifier
les audits.
Gestion optimisée de la trésorerie
Les solutions d’automatisation Kofax basées sur
les meilleures pratiques sont reconnues à travers
le monde pour optimiser la gestion de la trésorerie
et réduire les coûts d’exploitation. Selon une étude
indépendante réalisée par The Gantry Group, les clients
Kofax bénéficient d’un retour sur investissement
tangible grâce à une meilleure productivité de la
Comptabilité Fournisseurs, à une gestion optimisée de
la trésorerie, à l’obtention de remises et à la diminution
des retards et des paiements en double.
Conclusion
L’IOMA résume l’analyse de rentabilité de la
transformation des processus de Comptabilité
Fournisseurs des entreprises comme suit :
« Les professionnels de la Comptabilité Fournisseurs
ayant mis en place une technologie de workflow
et d’imagerie s’accordent à dire que le délai de
rentabilisation de leur système grâce aux économies
réalisées sur les coûts de stockage et de main d’œuvre
est relativement court. La suppression des opérations
de saisie manuelle au profit de la capture électronique
des données permet de réduire les effectifs au sein des
grands services Comptabilité Fournisseurs. Par ailleurs,
des économies considérables peuvent être réalisées
par des opérations de recherche et de récupération
des données plus rapides, la suppression des erreurs
et la gestion automatisée des approbations. Les
responsables de la Comptabilité Fournisseurs peuvent
avoir la garantie d’un retour sur investissement dès lors
qu’ils envisagent un projet de workflow et d’imagerie. »
Résultat : en investissant de façon judicieuse dans
les solutions d’automatisation de la Comptabilité
Fournisseurs Kofax, les entreprises peuvent transformer
complètement les processus de Comptabilité
Fournisseurs afin de réduire les coûts, d’améliorer la
qualité et la visibilité des données, de renforcer les
contrôles, d’optimiser la trésorerie et de réaliser un
retour sur investissement tangible et intéressant.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site : kofax.com.