Les documents sociaux - shop.wolterskluwer.be · Par période de paie 63 1.3.2. Par trimestre 65 1.3.3. ... Dispense de tenue d'autres documents 81 2. ... Forme du livre de validation

Les documents sociaux

Jean-Claude HEIRMANDirecteur général de l'Inspection sociale du SPF Sécurité sociale

Marianne GRATIAJuriste au SPF Sécurité sociale

DG Inspection sociale

Gerrit VAN DE MOSSELAERJuriste au SPF Sécurité sociale

DG Inspection sociale

ESP_VB_0030.fm Page 3 Thursday, May 20, 2010 3:54 PM

Éditeur responsable: H. Suijkerbuijk

© 2010 Wolters Kluwer Belgium saDrève Richelle, 161 LB – 1410 WaterlooTél: (0800) 40330 (appel gratuit)(02) 300 30 [email protected]

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ISBN 978-90-4652-805-1D/2010/2664/037BP/ESP-BI10003


Les documents sociaux 9

Table des matières

PARTIE 1. LES DOCUMENTS SOCIAUX SENSU STRICTO 21

I. Champ d'application de l'arrêté royal n° 5 26

A. Ratione personæ 261. Que faut-il entendre par travailleur? 272. Que faut-il entendre par employeur? 283. Les personnes exclues du champ d'application 29

B. Ratione loci 301. Le principe 302. La dérogation en cas de détachement temporaire 31

2.1. Le régime simplifié applicable jusqu'au 31 mars 2007 en cas de détachement temporaire 322.1.1. Présentation de ce régime 322.1.2. Ses conditions d'application 32

a. Première obligation: la déclaration de détachement 33

b. Deuxième obligation: la tenue de documents équivalents 34

2.2. Le régime applicable depuis le 1er avril 2007 en cas de détachement temporaire 352.2.1. Présentation du système 352.2.2. Tenue et conservation des documents sociaux : 382.2.3. Notion de documents sociaux équivalents et

mentions qu'ils doivent contenir 412.2.4. Droit d'action en justice 412.2.5. Conformité du régime simplifié applicable en

Belgique en cas de détachement temporaire au principe de la libre prestation de services posé par le Traité des Communautés européennes 43

II. Quels sont les documents sociaux visés par l'arrêté royal n° 5? 47

A. Le registre général du personnel et le registre spécial du personnel 481. Le registre général du personnel 48

1.1. Forme 50


LES DOCUMENTS SOCIAUX

10 Kluwer

1.2. Contenu 501.2.1. Identité de l'employeur 511.2.2. Identité des travailleurs 511.2.3. Annexe au registre général du personnel 52

1.3. Moment des inscriptions 521.4. Endroit où doit être tenu le registre général du personnel 53

1.4.1. Un seul lieu de travail 531.4.2. Plusieurs lieux de travail 54

1.5. Modalités de tenue du registre général du personnel 541.6. Conservation du registre général du personnel 55

1.6.1. Le lieu 551.6.2. Délai et modalités de conservation 55

2. Le registre special du personnel 562.1. Forme 562.2. Contenu 572.3. Moment des inscriptions 572.4. Conservation du registre spécial du personnel 58

2.4.1. Le lieu 582.4.2. Délai et modalités de conservation 58

B. Le compte individuel 591. Forme et mentions obligatoires 60

1.1. Identification de l'employeur 611.2. Mentions relatives au travailleur 611.3. Sommes payées ou dues au travailleur 62

1.3.1. Par période de paie 631.3.2. Par trimestre 651.3.3. Par année 65

1.4. Indication de certains montants en francs belges ou en euros 65

1.5. Dérogations à l'obligation d'inscrire certaines mentions 661.6. Cas des travailleurs à domicile 671.7. Moment des inscriptions 68

1.7.1. Mentions obligatoires relatives à l'employeur et au travailleur 68

1.7.2. Mentions relatives aux sommes payées ou dues au travailleur par période de paie 68

1.7.3. Mentions trimestrielles relatives aux sommes payées ou dues au travailleur 69

2. Endroit où doit être tenu le compte individuel 693. Conservation 70

3.1. Lieu 70


TABLE DES MATIÈRES


3.2. Modalités de conservation 713.3. Délai de conservation 71

4. Obligation de remettre une copie du compte individuel au travailleur 71

C. Le contrat d'occupation d'étudiants 721. Forme et mentions obligatoires 732. Endroit où doit être tenu le contrat d'occupation d'étudiants 753. Conservation 75

3.1. Lieu 753.2. Modalités de conservation 763.3. Délai de conservation 76

D. Le contrat d'occupation de travailleur à domicile 76

E. Le registre de présence 781. Le registre de présence dans le secteur diamantaire 79

1.1. Forme et endroit où doit être tenu le registre de présence 791.2. Mentions obligatoires 801.3. Conservation 801.4. Dispense de tenue d'autres documents 81

2. Le registre de présence dans le secteur de l'horticulture 812.1. Principe 822.2. Forme 832.3. Mentions obligatoires 842.4. Mentions supplémentaires 84

2.4.1. Travailleurs à temps partiel 842.4.2. Étudiants 852.4.3. Travailleurs occasionnels 85

2.5. Documents substitutifs 872.5.1. Le carnet individuel de présence 872.5.2. Enregistrement des présences au moyen

d'appareils appropriés 882.6. Dispense de tenue d'autres documents 892.7. Tenue et conservation du registre de présence

(ou des documents substitutifs) 902.8. Le formulaire occasionnel 91

2.8.1. Introduction 912.8.2. Demande et délivrance 922.8.3. Mentions obligatoires 932.8.4. Sanction 94



12 Kluwer

3. Le registre de présence dans le secteur de l'agriculture 953.1. Principe 963.2. Forme 963.3. Mentions obligatoires 973.4. Mentions supplémentaires 98

3.4.1. Travailleurs à temps partiel 983.4.2. Étudiants 983.4.3. Travailleurs occasionnels 98

3.5. Documents substitutifs 1003.5.1. Le carnet individuel de présence 1003.5.2. Enregistrement des présences au moyen

d'appareils appropriés 1003.6. Dispense de tenue d'autres documents 1013.7. Tenue et conservation du registre de présence

(ou des documents substitutifs) 1023.8. Le formulaire occasionnel 102

4. Le registre de présence dans l'industrie hôtelière 1044.1. Introduction 1044.2. Principe 1064.3. Dispense de tenir d'autres documents sociaux 109

F. Le registre de mesure du temps de travail 1091. Principe 1102. Modalités et forme 1103. Contenu du registre de mesure du temps de travail 1124. Tenue et conservation du registre de mesure du temps

de travail 1125. Documents substitutifs 1136. Dispense de tenir d'autres documents sociaux 114

G. La convention d'immersion professionnelle 1141. Champ d'application 1152. Contenu 1163. Tenue et conservation 116

H. Les cartes d'identité sociale 1171. La genèse des cartes d'identité sociale 117

1.1. La carte d'identité sociale visée par la loi du 25 janvier 1985 117

1.2. La fiche individuelle et la liste journalière 1182. La carte d'identité sociale en tant que document social

pour l'employeur 120


TABLE DES MATIÈRES


I. Le contrat de travail conclu pour l'exécution d'un travail temporaire 1211. Champ d'application 1222. Contenu 1223. Tenue et conservation 123

III. Surveillance et pénalités 123

A. Services chargés du contrôle 123

B. Sanctions 1241. Les sanctions pénales 1242. Les sanctions administratives 127

2.1. L'amende administrative 1272.2. Le paiement d'une indemnité forfaitaire 131

3. La publicité des sanctions pénales ou administratives 1334. L'astreinte 133

C. Prescription 135

PARTIE 2. LES DOCUMENTS SOCIAUX SENSU LATO 137

I. Le décompte de paie 137

A. Le régime général 137

B. Le relevé dû au représentant de commerce 141

II. La carte SIS 142

A. Objectif de la carte SIS et personnes concernées 1431. Objectif de la carte SIS 1432. Personnes concernées 144

B. Contenu de la carte SIS 1441. Données personnelles publiques 1452. Données personnelles privées et techniques 145

C. Délivrance et renouvellement de la carte SIS 1461. Délivrance de la carte SIS 1462. Renouvellement 1473. Remplacement, mise à jour et attestation d'assuré social 148



14 Kluwer

D. Utilisation de la carte SIS 1491. Accès aux données personnelles publiques 1502. Accès aux données personnelles privées 1513. Obligation pour tout assuré social d'être porteur de sa

carte SIS 152

E. Surveillance et sanctions 153

III. La déclaration immédiate de l'emploi 154

A. Les étapes de la mise en place 155

B. Champ d'application 156

C. Données à communiquer et délais 1611. Déclarations d'entrée ou de sortie pour les travailleurs

autres que les travailleurs intérimaires 1621.1. Déclaration d'entrée (au début de la relation de travail) 1621.2. Déclaration de sortie (à la fin de la relation de travail) 1641.3. Modification ou annulation d'une déclaration 1651.4. Fusion, transfert et changement de forme juridique 165

2. Déclaration immédiate de l'emploi pour les travailleurs occasionnels 1662.1. CP pour les entreprises horticoles, de l'agriculture et

pour le travail intérimaire 1662.2. CP de l'industrie hôtelière 166

2.2.1. Mentions à reprendre dans la DIMONA 1662.2.2. Dépassement du bloc-temps 1682.2.3. Employeurs relevant de la CP pour le travail

intérimaire 1692.2.4. Modalités du système de bloc-temps 169

2.3. Modification et annulation d'une déclaration 1703. Déclaration immédiate de l'emploi pour les travailleurs

intérimaires 171

D. Transmission des déclarations 172

E. Simplification administrative 1731. Dispense d'établir ou d'envoyer certains documents 1732. Documents sociaux que chaque employeur doit continuer

à tenir et à conserver 175


TABLE DES MATIÈRES


F. Site portail de l'ONSS 175

G. Surveillance et sanctions 176

IV. Le livre de validation 178

A. Délivrance de certificats de chômage C3.2A numérotés 179

B. Le livre de validation 1801. Principe 1802. Forme du livre de validation 1803. Authentification du livre de validation 1814. Modalités de tenue du livre de validation 1825. Durée de conservation du livre de validation 1836. Sanctions applicables 183

V. Le règlement de travail 184

A. Origine du règlement de travail 185

B. Champ et force d'application 1871. Champ d'application 187

1.1. Ratione personae 1871.1.1. Les personnes visées par la loi 1871.1.2. Exclusions 1881.1.3. Pouvoir dérogatoire du Roi 190

1.2. Ratione loci: la situation des entreprises étrangères 1912. La force obligatoire du règlement 196

2.1. Dans le secteur privé 1962.2. Dans le secteur public 197

C. Contenu 1981. Mentions obligatoires 198

1.1. Les mentions prévues par la loi elle-même 1981.1.1. Les horaires de travail 199

a. Les horaires réguliers de travail 199b. Les horaires de travail des travailleurs à

temps partiel 201c. Les horaires des équipes successives 201d. Les horaires flexibles 202e. Les horaires pour les travaux souterrains 203



16 Kluwer

f. Les travailleurs occupés en dehors de l'entreprise 203

g. Les travailleurs occupés dans le secteur public non soumis à la loi sur le travail en matière de repos dominical et de durée du temps de travail 204

1.1.2. Le mesurage et le contrôle du travail 2051.1.3. Le mode, l'époque et le lieu de paiement de

la rémunération 205a. Le mode 206b. L'époque 206c. Le lieu de paiement 207

1.1.4. Les délais de préavis et les motifs graves 207a. Les délais de préavis 208b. Les motifs graves 208

1.1.5. Les droits et obligations du personnel de surveillance 209

1.1.6. Le droit disciplinaire applicable dans l'entreprise 2091.1.7. Les autres informations obligatoires 210

1.2. Les mentions prescrites par le Roi 2111.2.1. La protection des travailleurs contre le

harcèlement sexuel sur les lieux de travail 2111.2.2. L'indication des modalités d'octroi des

pourboires dans le secteur "hôtels-cafés-restaurants" 212

1.3. Les mentions prévues par d'autres législations ou réglementations 2131.3.1. La caisse de vacances annuelles 2131.3.2. La caisse d'allocations familiales 2131.3.3. L'accueil des travailleurs 2131.3.4. L'égalité de rémunération entre hommes

et femmes 2141.3.5. Les jours fériés 2141.3.6. Le règlement de pension complémentaire 2141.3.7. Le délai prolongé pour respecter la durée

moyenne du travail 2151.3.8. La liste des fonctions et des membres du

personnel de direction 2161.3.9. Dispense d'inscrire certaines mentions dans

le règlement de travail 2162. Mentions facultatives 217


TABLE DES MATIÈRES


D. Procédures de mise au point et de modification 2191. Établissement et modification du règlement de travail

dans le secteur privé 2191.1. Cas où il existe un conseil d'entreprise 219

1.1.1. L'affichage et l'entrée en vigueur 2201.1.2. La conciliation 2201.1.3. L'intervention de la commission paritaire 220

1.2. Cas où il n'existe pas de conseil d'entreprise 2211.2.1. L'affichage et l'entrée en vigueur 2211.2.2. La conciliation 2221.2.3. L'intervention de la commission paritaire 222

1.3. Les formalités obligatoires et la langue du règlement de travail 2231.3.1. Les formalités obligatoires 2231.3.2. La langue du règlement de travail 223

1.4. Les procédures particulières de modification du règlement de travail 2241.4.1. Le travail comportant des prestations de nuit 2241.4.2. Les nouveaux régimes de travail 2251.4.3. Introduction des horaires flexibles dans le

règlement de travail 226a. Horaires flexibles prévus par une convention

collective de travail d'entreprise 226b. Horaires flexibles prévus par une convention

collective de travail sectorielle 2261.4.4. La modification temporaire de l'horaire de

travail 2271.4.5. La modification d'office de certaines

dispositions du règlement de travail 2271.5. Protection contre le licenciement 230

2. Établissement et modification du règlement de travail dans le secteur public 2312.1. Procédures particulières pour les services publics

auxquels la loi du 19 décembre 1974 ("statut syndical") est applicable 233

2.2. Procédures particulières pour les services publics auxquels la loi du 19 décembre 1974 ("statut syndical") n'est pas applicable 234

2.3. Disposition transitoire 235



18 Kluwer

E. La procédure disciplinaire 2351. Nature et fondement juridique du pouvoir disciplinaire et

des sanctions disciplinaires 2362. Les quatre principes fondamentaux qui sous-tendent le

droit disciplinaire 2383. Les manquements 2404. Les pénalités 241

4.1. Les sanctions morales 2434.2. La mise à pied 2444.3. La rétrogradation 2444.4. L'amende 2454.5. Le licenciement 246

5. La procédure à suivre 2476. Les recours 250

6.1. Le recours interne 2506.2. Le recours judiciaire 251

F. Publicité du règlement de travail et sanctions 2521. L'affichage et les obligations de communication 252

1.1. L'affichage 2521.2. Les obligations de communication 253

1.2.1. La communication individuelle 2531.2.2. La communication au Contrôle des lois sociales 2541.2.3. La communication au président de la

commission paritaire 2552. La surveillance et les sanctions 255

VI. La déclaration obligatoire LIMOSA 258

A. Champ d'application 2591. Travailleurs concernés 2592. Exclusions – Dispenses 260

B. Délais et données à communiquer 2621. Délais 2622. Données à communiquer 263

C. Transmission des déclarations 265


TABLE DES MATIÈRES


D. Simplification administrative 2661. Dispense d'établir ou d'envoyer certains documents 2662. Documents sociaux que chaque employeur doit continuer

à tenir et à conserver 266

E. Site portail de l'ONSS 267

F. Surveillance et sanctions 267

VII. La fiche d'information 268

A. Avantages non récurrents liés aux résultats: présentation 269

B. Champ d'application (art. 2 et 5) 269

C. Avantages (art. 3) 270

D. Modalités et procédure (art. 4 et art. 7 à 10) 270

E. Traitement en droit social des avantages non récurrents liés aux résultats (art. 11 à 16) 271

F. Obligations administratives 271

G. Conservation et tenue de la fiche d'information 272

H. Sanctions 273

BIBLIOGRAPHIE 275
