Nom : While Informatique

Adresse : Les Gardettes

Molières Cavaillac

30120 Le Vigan

Téléphone : 04 67 81 63 95

Télécopie : 04 67 81 63 96

Courier électronique : while@whileinfo.fr

Site Web : www.whileinfo.fr

Forme juridique : SARL

Capital : 70 000 €

Date de création : Octobre 1996

Créateur et Gérant : Pascal Doret : pascal.doret@whileinfo.fr

While Informatique développe depuis 20 ans des logiciels de gestion. Au fil des années, profitant de son

expérience, elle a construit une gamme de progiciels cohérente et complète, dont le logiciel central, Xéo, est un

ERP pour PME. Cette gamme qui vous est présentée dans les pages suivantes par quelques copies d’écran.

La société effectue par ailleurs des développements spécifiques pour des clients ayant des besoins ou des

activités très particulières.

Nous avons des compétences spécifiques en mobilité, domaine dans lequel nous développons depuis

1998. Développement pour les forces de vente, préparation de commande, réceptions, inventaires sont des

domaines où While Informatique intervient, en s’interfaçant si nécessaire avec des logiciels tiers : ApiSoft,

Sage, Divalto, X3, etc.

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Les produits

La gamme des produits de While Informatique est construite de façon cohérente afin de couvrir l’ensemble des

besoins d’une PME. Tous sont conçus pour fonctionner ensemble, avec le minimum de manipulation. Le

schéma ci-dessous résume les principales connexions :

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Xéo

Xéo est un ERP pour les petites entreprises. C’est le produit de base de la gamme. La base de données est

installée sur un serveur, les postes clients utilisent Xéo. Il gère l’ensemble des fonctions de l’entreprise, parmi

lesquelles :

Ventes

La chaîne des ventes comprend les devis, commandes, bon de livraison et factures. Des fonctions simples et

puissantes permettent le transfert total ou partiel, le regroupement entre les différents types de documents.

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Achats

La chaîne des achats comprend les demandes de prix, commandes fournisseurs, réception de marchandise et

factures fournisseurs. Des fonctions simples et puissantes permettent le transfert total ou partiel, le

regroupement entre les différents types de documents.

Fabrication

Ce module gère la fabrication des produits déclarés « A fabriquer ». Les ordres de fabrication sont imprimés,

puis la fabrication saisie.

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WMS (gestion d’entrepôt)

Xéo WMS1 a pour but d’optimiser la productivité de l’entrepôt. La connaissance exacte du stock, de

l’emplacement de chaque produit, de chaque palette, des emplacements libres, évite les erreurs, diminue les

déplacements et améliore la préparation des commandes.

Ce module de Xéo est articulé autour de sept fonctions principales : définitions et paramétrages, la réception

des marchandises, le stockage, le réapprovisionnement du picking, la préparation de commandes, l’expédition,

statistiques.

Un fonctionnement en vocal est prévu dans l’avenir.

1 Xéo WMS sera disponible au 1

er semestre 2010

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GDD (Gestion de documents)

Le GDD regroupe dans la base de données tous les documents bureautiques de l’entreprise. Ces documents

sont classés par clients, fournisseurs, employés, ou dans des dossiers libres. Des droits peuvent y être affectés

afin de préserver la confidentialité.

Ces documents étant dans la base, ils sont accessibles par tous les postes clients, sans aucun paramétrage

(partage réseau).

A chaque modification, l’historique est conservé avec possibilité de retour en arrière.

Une puissante fonction de recherche texte intégral liée à une gestion de mots clé permet de retrouver en

quelques dixièmes de seconde les documents.

Une fine gestion des autorisations permet de préserver la confidentialité des documents.

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GDM (Gestion de messagerie)

Le module de messagerie centralise l’ensemble des messages envoyés et reçus par l’entreprise dans la base de

données. Les messages sont affectés automatiquement aux différents clients, fournisseurs ou employés. Ils

peuvent êtres affectés à plusieurs en même temps. Une gestion des droits permet de préserver la

confidentialité de certains messages.

La gestion des modèles permet d’automatiser l’envoi de message pour les tâches les plus courantes.

Ci-dessu, exemple d’envoi d’un devis par email, entièrement automatique avec un modèle…

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Suivi clients

Suivi des interventions clients. Affectation d’une adresse email à cette fonction. Les messages reçus

déclenchent les interventions.

Le suivi des tâches est possible pour chaque utilisateur.

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Caisse enregistreuse

Module destiné aux magasins utilisant des caisses enregistreuses. Gestion des périphériques de caisses et des

TPE.

Gestion évoluée des promotions (par exemple 2 pantalons achetés, un troisième gratuit).

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Comptabilité

Module complet de comptabilité avec analytique et budgétaire. Création automatique des comptes clients et

fournisseurs, transfert simplifié des factures, accès direct au compte d’un client ou fournisseur depuis sa fiche,

etc.

La comptabilité est complétée par les fonctions de prélèvements, virements, immobilisations, relances.

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p-Xéo

Logiciel fonctionnant sur appareils de type

PSION, PIDION, SYMBOL, sous Windows

Mobile, utilisé pour les inventaires, les

missions de caristes et les préparations de

commandes.

Il permet aussi la réception de marchandises,

la saisie mobile de BL, de factures, de tickets

de caisse, etc.

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Services Xéo

Ce logiciel est le complément naturel de Xéo pour l’échange des données avec l’extérieur.

Services Xéo peut-être installé en service, son démarrage est alors automatique. Les tâches automatisées sont

paramétrables.

Messagerie :

Réception et envoi des emails, affectation aux dossiers clients et/ou fournisseurs et/ou employés.

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Intégration automatique de documents scannés

Dans le cadre de l’utilisation d’un appareil multifonction enregistrant les documents scannés dans un

répertoire du réseau, Services Xéo récupère automatiquement ces documents et les enregistre dans la base de

données.

Liaison avec Emo, Ugo, i-Xéo

Services Xéo intègre assure la synchronisation des données avec les logiciels Emo, Ugo, i-Xéo :

Intégration des informations provenant de ces logiciels (commandes, frais, comptes rendus de visite, agenda,

etc.)

Génération des informations modifiées (clients, articles, stocks, tarifs, etc.).

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XSS

Avec la technologie XSS, While Informatique permet la mise en place de nouveaux moyens de communication.

L’accès en temps réel à la base de données permet l’utilisation de nouveaux services, destinés aussi bien aux

collaborateurs de l’entreprise, qu’aux clients. Quelques exemples :

Application Androïd sur Smartphone avec accès temps réel.

Liste des clients. Possibilité d’accéder à la fiche détaillée.

Depuis la liste des clients, déclenchement appel

téléphonique, envoi email

.

Liste des emails reçus.

Possibilité de répondre, transférer ou créer un nouveau

message.

Agenda / Interventions

Tableau de bord : Accès au détail de la comptabilité,

jusqu’aux écritures enregistrées. Accès au détail des ventes

jusqu’aux lignes de factures

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Site Web avec accès temps réel.

Proposer à vos clients un accès direct

à leur compte, au détail de leur

facture avec possibilité de les

imprimer.

Site Web sur tablette

Permettre aux collaborateurs de

l’entreprise de prendre connaissance de

leurs email, de leur agenda,

d’enregistrer des rendez-vous ou des

interventions.

Possibilité de développement sous

Androïd pour une meilleure fluidité.

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Application Androïd (smartphone et tablette) prise de commande par les clients.

Liste de produits après sélection.

La dernière sélection est mémorisée et

peut-être retrouvée à la connexion

suivante

.

Détail d’un produit.

Enregistrement de la quantité en

commande.

Le panier. Les prix sont calculés par

le serveur de l’entreprise grâce à une

connexion en temps réel. Toutes les

conditions tarifaires sont respectées.

Détail du pied de la commande.

Lors de l’enregistrement, un email de

confirmation est envoyé avec la

commande en PDF.

Le PDF de la commande.

Historique du client. Possibilité de

demander un PDF à télécharger ou

envoyé par email.

Des dizaines d’applications sont possibles et restent à imaginer…

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Emo

Emo est un catalogue électronique destiné aux commerciaux de l’entreprise. Il permet de disposer sur un PC

portable des clients et leur historique, des produits et leurs photos.

La prise des commandes s’effectue en feuilletant le catalogue, et en cochant les produits à commander.

Des fonctions annexes comme les comptes rendu de visite, les notes de frais simplifient les tâches des

commerciaux.

La synchronisation s’effectue par une connexion sur le serveur de l’entreprise où il laissera les données créées

par le commercial et intégrera les données qui lui sont destinées.

Emo fonctionne de façon native avec Xéo, mais peut aussi être dérivé en version spécifique à un autre logiciel

(Sage, Divalto, etc.).

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Ugo

Ugo est aussi destiné à la force de vente. Mais les

photos des produits sont absentes, en contre partie il

peut fonctionner aussi bien sur un PDA que sur un PC

portable. Les lecteurs code barres sont utilisables afin

de simplifier et fiabiliser la saisie.

Comme dans le cas de Emo, de nombreuses fonctions

annexes sont disponibles (notes de frais, compte

rendus de visite, plans de tournées, etc.).

La synchronisation s’effectue par une connexion sur

le serveur de l’entreprise où il laissera les données

créées par le commercial et intégrera les données qui

lui sont destinées.

Ugo fonctionne de façon native avec Xéo, mais peut

aussi être dérivé en version spécifique à un autre

logiciel (Sage, Divalto, etc.).

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i-Xéo

I-Xéo est le site marchand. Il est mis à jour régulièrement par « Services Xéo », lequel récupère en même

temps les nouvelles commandes.

I-Xéo gère très exactement les conditions tarifaires comme Xéo (type de tarif, remise par quantité, période

promo, etc.).

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Quelques références :

Gestion commerciale / comptabilité

• Groupe Plicosa International (Importation, sourcing), équipement du siège en France et de la filiale de

Hong Kong.

• Vincent Cadeaux (grossiste décoration), France, Italie

• Sotexmi (fabricant lingerie)

• Provence Santé (fabricant cosmétiques)

• ACB Pharma, ACB Diet (distribution de produits diététiques)

• UFV (scierie industrielle)

• LBVM, Jolivet (Matériaux de construction et constructeur de maisons individuelles)

• Autrefois (décoration, fabricant de tissus)

• TPSM, JM Démolitions, SMFI (travaux public)

• Epicure, Esprit Coton (Textile)

• Arteditio (décoration)

• Maisons Thorel Roucou (constructeur maisons individuelles – suivi de chantier, métré, notices)

• Polop (distribution de combustibles, extincteurs, déménagements, location de véhicules utilitaires)

Gestion commerciale / comptabilité + caisse enregistreuse

• Mr Bricolage Ganges, Mr Bricolage Le Vigan

• Urban Sport Ganges et Sommières (communication entre sites)

• TAM TAM (sports de glisse)

• Patyka (Fabricant produits de beauté)

Mobilité :

• Vincent cadeaux : Emo, 40 commerciaux en Europe

• Drimmer : Emo, 15 commerciaux

• Villeminot : Ugo, 16 commerciaux

• Cadox : Ugo, 4 commerciaux

• Cat Services : Ugo, 16 commerciaux

• Mr Bricolage Ganges : 6 appareils mobiles pour réception inventaire

• Mr Bricolage Le Vigan : 6 appareils mobiles pour réception inventaire

• Urban Sport Ganges : p-xéo, 1 appareil

• Tam Tam : p-xéo, 1 appareil

• JD Diffusion : Ugo, 10 commerciaux

• Arteditio : Emo, 4 commerciaux

Salons professionnels :

• Vincent Cadeaux : 50 Psion Workabout

• Drimmer : 10 Psion Workabout Pro

• Art’Monie : 4 Psion Workabout

• JD Diffusion : 10 Pidion

Fabrication :

• Provence Santé

• Sotexmi

Traçabilité :

• Onet pour l’installation de la SNECMA à Bordeaux

• Provence Santé (suivi lots et dépôts)