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Les meilleures pratiques pour vos appels d'offres, la gestion du contrat et des
fournisseurs
NOTRE ÉQUIPE, NOTRE SERVICE, VOTRE SUCCÈS
Guy Plante, M.Sc.A., PMP
Président
Octobre 2017
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Votre présentateur
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Plan de présentation
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PLAN DE PRÉSENTATION
▪ Volumétrie et particularités du secteur
▪ Pièges à éviter / Erreurs fréquentes
▪ Structure d’un projet d’appel d’offres
▪ Analyse des besoins
▪ Documentation des besoins
▪ Gestion du contrat et des fournisseurs
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Volumétrie et particularitésdu secteur
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▪ Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1)
▪ Loi sur les cités et villes (chapitre C-19, a.573 à a.573.4)
▪ Code municipal du Québec (chapitre C-27.1, a.934 à 938.4)
▪ Loi sur le Centre de services partagés du Québec (chapitre C-8.1.1)
▪ Bien meuble et produits et services infonuagiques
CADRES LÉGAUX
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QUELQUES STATISTIQUES - MOES
Statistiques sur les contrats des organismes publics 2015-2016
Secrétariat du Conseil du trésor
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QUELQUES STATISTIQUES - MOES
Statistiques sur les contrats des organismes publics 2015-2016
Secrétariat du Conseil du trésor
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▪ Depuis janvier à septembre 2017
▪ 157 avis d’appels d’offres en TI, secteur municipal
▪ 59 contrats conclus
▪ + 15 M$
▪ 2016
▪ 103 avis d’appels d’offres , secteur municipal
▪ 69 contrats conclus en TI
▪ + 17 M$
QUELQUES STATISTIQUES - Municipalités
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Pièges possibles / Erreurs fréquentes
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APPROCHE DE RÉALISATION
Rapport sur l’optimisation des ressources, Rapport du Vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2014-2015, chapitre 3, p.8
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LES PRINCIPAUX RISQUES
Rapport sur l’optimisation des ressources, Rapport du Vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2014-2015, chapitre 3, p.32
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ERREURS FRÉQUENTES
▪ Mauvaise analyse des besoins et du marché
▪ Mauvaise analyse de l’impact sur l’organisation
▪ Peu ou pas de consultation interne
▪ Manque de clarté et de structure
▪ Gabarits sans révision critique
▪ Manque de connaissance et d’expertise de contenu
▪ Manque de temps
▪ Rédaction déficiente
▪ Choix d’une mauvaise période de l’année pour la publication
▪ Absence de plusieurs modalités de gestion
▪ Absence ou mauvaise analyse des cadres législatifs et normatifs
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▪ Analyse des besoins
▪ Documentation des exigences
▪ Évaluation des offres en fonction des besoins
▪ Gestion contractuelle
LE QUATUOR
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Structure d’un projet d’appel d’offres
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STRUCTURE GÉNÉRIQUE D’UN PROJET
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STRUCTURE GÉNÉRIQUE D’UN PROJET
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STRUCTURE GÉNÉRIQUE D’UN PROJET
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Analyse des besoins
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« Processus qui consiste à réaliser différentes activités etd’utiliser des techniques appropriées pour comprendre lastructure, les politiques et les opérations d’une organisationafin d’être en mesure de recommander des solutions quipermettront à cette organisation d’atteindre ses buts »
(Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® - BABOK® Guide,International Institute of Business Analysis (IIBA).
L’ANALYSE DE BESOINS
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QUESTIONS À POSER
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TECHNIQUES D’ANALYSE DU BESOIN
▪ Entrevues et remue-méninges
▪ Listes de contrôle
▪ Méthode intuitive (expérience et l'expertise)
▪ Retour d'expérience
▪ Analyses fonctionnelles
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TECHNIQUES D’ANALYSE DU BESOIN
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TECHNIQUES D’ANALYSE DU BESOIN
▪ Analyse des exigences (MoSCoW):
MUST (obligatoire) SHOULD (priorité)
• •
COULD (souhait) WON’T (exclusion)
• •
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▪ Rechercher les fournisseurs possibles
▪ Définir la structure et la dynamique dumarché
▪ Analyser les pratiques du marché
▪ Établir le degré de précision techniquenécessaire
▪ Évaluer avec justesse l’ampleur et la teneurdes services à rendre
ANALYSE DU MARCHÉ
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▪ Définir le cadre légal du domaine et lesmeilleures pratiques
▪ Déterminer la disponibilité des produits etservices
▪ Approfondir la compréhension de la gammede services /produits et les prix qui peuventrépondre aux besoins de l‘organisation
▪ Identifier les options au besoin initial
ANALYSE DU MARCHÉ
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▪ SEAO▪ Appel d’intérêt▪ Publications, tel que Constructo▪ Publications des chaires de recherches universitaires▪ Rencontrer des entreprises▪ Livres de référence du domaine observé▪ Gens du métier▪ Votre réseau de contacts▪ Autres organisations
SOURCES D’INFORMATIONS À L’ANALYSE
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▪ Les bénéfices (tangibles et intangibles)
▪ Les coûts (directs, indirects, tangibles et intangibles)
▪ Les ressources nécessaires(temps, coûts ressources humaines, autres ressources)
▪ La faisabilité (technique et organisationnelle)
▪ Les risques et possibles façons d’atténuer ces risques
▪ L’explication et la justification des hypothèses utilisées pour évaluer les bénéfices/coûts
ANALYSE DES OPTIONS (ALTERNATIVES)
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▪ Démarches préalables
▪ Durée du contrat et options
▪ Types de contrat
▪ Modes de sollicitation
▪ Modes d’adjudication
▪ Lotissement
▪ Ouverture des marchés aux PMEDirective concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de
services et de travaux de construction des organismes publics, article 24
STRATÉGIE D’ACQUISITION
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Dossier de justification
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DOSSIER DE JUSTIFICATION
Le dossier de justification doit être élaboré parune équipe expérimentée et formée dereprésentants de toutes les unités touchéespar le projet. Le dossier peut prendreplusieurs formes selon les organisations quil’utilisent, être plus ou moins formel ou plusou moins élaboré.
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CE QUI DOIT ÊTRE INCLUS
▪ Identification du projet d’acquisition
▪ Parties prenantes
▪ Objectifs du projet d’acquisition
▪ Description de la problématique
▪ Description du besoin
▪ Analyse des options
▪ Choix et justification
▪ Analyse de marché
▪ Stratégie d’acquisition
▪ Documentation des exigences
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Documentation des besoinsen contexte d’appel d’offres
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DOCUMENTATION DES EXIGENCES
Impact d’une exigence inadéquate :
▪ Décourage les soumissionnaires de présenter une offre (ex. PME)
▪ Mauvaises interprétations des attentes
▪ Offre insatisfaisante en terme de qualité
▪ Difficulté à évaluer et comparer les offres
▪ Offre de produits ou services inadéquats
▪ Réduction de la valeur ajoutée des offres
▪ Non atteinte du juste de prix
▪ Délai de réalisation
▪ Rupture de contrat
▪ Atteinte à l’image de l’organisme public, du fournisseur et des ressources
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Produit unique (matériel ou non), une prestationvérifiable d'un travail ou une capacité à réaliser unservice dans le cadre d'un processus ou un projet.
▪ Définir un bien livrable :
▪ son nom▪ son contenu détaillé▪ son format▪ sa structure▪ la date d'échéance de son dépôt
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Livrable 1 – Planification détaillée de la démarche d'élaboration du plan
d'orientation
Contenu •Précision du besoin d’affaires;
•Élaboration et confirmation des objectifs quantifiables
de la démarche;
•Explication et précision de l'approche de réalisation de
la démarche (méthodologie, cheminement de la
démarche, gestion du projet, rencontres individuelles,
rencontres de groupes, outils, références à la littérature
et aux meilleures pratiques en la matière);
•Enjeux, risques et facteurs de succès de la démarche;
• Identification des parties prenantes et de leurs rôles et
responsabilités;
•Explication de chaque activité de la démarche;
• …
Format Document Microsoft Word pour la planification détaillée.
Document Microsoft PowerPoint pour la présentation
exécutive.
Échéance 30 jours suivant l'adjudication du contrat.
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Engagement de résultats ou de performance d’un fournisseurou d’un prestataire de services quant à un service définiformellement.
NIVEAUX DE SERVICES
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Fiche de niveau de service #1
RESPECT DE L’ÉCHÉANCIER D’INSTALLATION DES ÉQUIPEMENTS
Objectif Ce niveau de service vise à assurer que le calendrier d‘installation deséquipements soit respecté, c’est-à-dire que les équipements soient livrés,installés et prêts pour le processus d’approbation du Client dans les délaisprescrits.
Horaire Installation les jours ouvrés, durant les heures d’affaires du Client.
Définitions …Variables à considérer DC : Date de commande
DI : Date d’installation de l’équipementDEL : Délai d’installation
Formules de calcul DI – DC = DELCibles Au plus tard 8 semaines après l’émission de la commande écrite
Source de données et outil demesure
Bon de commandeAvis d’installation
Période / fréquence demesure
À chaque achat d’équipement et pour chaque équipement
Pénalités 500$ / jr excédant la cible
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Essentiellement, un système d'évaluation de performance permet d'atteindre les objectifs suivants :
▪ Faciliter la gestion et la prise de décision contractuelle et d'approvisionnement
▪ Permettre le contrôle et le suivi de la performance
▪ Permettre l'évaluation annuelle du fournisseur ou du prestataire de services
▪ Inciter à l'amélioration continue
ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE
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Critères d'évaluation de la performance
Toujours (100%)
La majorité du temps
(90%)
De temps en temps
(70%)
Rarement (40%)
Évaluation
1. Respect du délai de réponse pour les demandes urgentes. 15
2. Respect du délai de réponse pour les demandes
standards. 10
3. Compétences de la ressource. La ressource est en mesure
de réaliser les tâches de la nature et de l'envergure décrites
dans cet appel d'offres.
15
4. Qualité technique des travaux en fonction des normes,
standards et règles de l'art. 15
5. Conformité des travaux réalisés en présence d'amiante. 5
6. Conformité des travaux quant à la protection des espaces,
la présence d'occupants, la circulation des ouvriers et des
matériaux, la coordination des interruptions de services, le
maintien de la propreté ainsi quant aux principes de
prévention des infections.
10
7. Capacité du Prestataire de services à répondre à des
demandes nécessitant minimalement et simultanément trois
(3) ressources pour un même lot (si applicable).
5
8. Pertinence des remplacements de pièces. Chaque
remplacement de pièce est pertinent et approuvé par le
Client.
10
9. Précision du rapport d'intervention. 5
10. Qualité du service à la clientèle. 10
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CRITÈRES D’ÉVALUATION
Les critères d’évaluation se doivent d'être :
▪ Clairs, univoques et mesurables
▪ Décrits et expliqués
▪ Cohérents aux besoins énoncés
▪ Cohérents quant à la pondération, en lien avec la criticité des besoins et des résultats
▪ Pertinents et raisonnables quant au marché
▪ Balisés afin de guider l'évaluateur dans l'interprétation des soumissions reçues afin d'assurer un traitement équitable des soumissionnaires
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TECHNIQUES DE RÉDACTION
▪ Assurer une structure favorisant la suite logique▪ Clarté, précision▪ Rassembler les informations et exigences, éviter la
dilution de l’information▪ Garder en tête le résultat▪ Garder en tête la gestion contractuelle▪ Baliser les équivalences▪ Élaborer le coût d’impacts en éléments quantifiables
et mesurables
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TECHNIQUES DE RÉDACTION
▪ Phrases courtes et simples▪ Éviter les mots qui ne sont pas mesurables▪ Mettre l’emphase sur le QUOI et non le COMMENT▪ Mettre l’emphase sur l’objectif recherché et non ce
qu’on cherche à éviter▪ Utiliser le DOIT et éviter les POURRA ou POURRAIT▪ Attention dans les libellé :
▪ Ou▪ Et▪ Et / ou▪ Doit, ne doit pas, peut, pourrait
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TECHNIQUES DE RÉDACTION
▪ Éviter les termes
▪ Adéquat▪ Rapide▪ Maximiser, optimiser▪ Minimiser, réduire▪ Approximativement▪ Mieux que▪ Normalement▪ Facilement▪ Suffisamment▪ Dans un délai normal, un délai adéquat,…▪ De qualité▪ Mais, non limité à…
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Gestion du contrat et des fournisseurs
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GESTION DU CONTRAT ET DES
FOURNISSEURS
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▪ Gestion de contrat :
“Contract management is the process that enables both parties to a contract tomeet their obligations in order to deliver the objectives required from thecontract. It also involves building a good working relationship between customerand provider. It continues throughout the life of a contract and involves managingproactively to anticipate future needs as well as reacting to situations that arise.The central aim of contract management is to obtain the services as agreed in thecontract and achieve value for money.”
GESTION DU CONTRAT ET DES
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▪ Critères de succès :▪ Bonne préparation
▪ Un contenu adéquat
▪ Expression des besoins d’affaires
▪ Administration du contrat
▪ Gestion de la relation d’affaires
▪ Amélioration continue
▪ Ressources, compétences et continuité
▪ Flexibilité
▪ Gestion du changement
▪ Proactivité
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GESTION DU CONTRAT ET DES
FOURNISSEURS
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▪ Connaissance du domaine d’affaires
▪ Connaissance du cadre réglementaire
▪ Connaissances techniques critiques
▪ Habileté à la réflexion stratégique
▪ Connaître les méthodologies d’analyse des besoins
▪ Avoir une pensée critique et de synthèse
▪ Démontrer des compétences de rédaction decommunication, de leadership et de travail d’équipe
COMPÉTENCES CLÉS
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▪ Un art à maîtriser…
▪ Bénéfices :
▪ Économies;
▪ Bon produit ou services pour le bon besoin;
▪ Des soumissions de qualité ou bon prix;
▪ Organisation plus efficace et efficiente.
CONCLUSION
