Les planigrammes - Librairie Eyrolles · 1 À l’aide des consignes de Valentin et de votre réflexion, répondez aux questions suivantes : Quel va être le titre du planigramme

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151DOSSIER 6 • Gérer le temps

Les planigrammes

Gérer le temps

Les outils de la gestion du temps

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Fiche outil n° 8

16CH

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Classer chronologiquement des tâches

Mettre à jour un planigramme

Construire un planigrammeob

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Vous travaillez pour la société ARLEQUIN, spécialisée dans l’organisation de manifestations commerciales (salon, séminaires, réunions, etc.). La société compte 100 salariés. Le siège social se trouve à Lyon.Vous travaillez sous la responsabilité de Valentin Archambeau, le directeur commercial. Il souhaite vous associer à son travail et plus particulièrement à la planification des activités de son service.

Société ArlequinAdresse : 12, rue Victor Hugo – 69003 LYON ) 04 78 36 98 32 - Fax : 04 78 36 98 33

Mail : [email protected]

Immatriculation : RCS B LYON 69 693 563

Code APE : 593Z

TVA : FR 69 265 825 789

Chiffre d’affaires : 30 M€ - Capital : 250 000 €

Date de création : 13 avril 2002

Exercice comptable : du 01-01 au 31-12

Régime de TVA : réel normal

Effectif : 100 personnes

Activité : Organisation de manifestations commerciales

Forme de l’entreprise : S.A

PDG de l’entreprise : M. Romain LOIC

152 CHAPITRE 16 • Les planigrammes

La planification des activités est essentielle pour gagner en efficacité et en productivité. Valentin vous charge donc d’organiser au mieux les activités de son service.

Nous sommes le 18 octobre 200n. Valentin doit organiser une réunion commerciale avec les 10 chefs des ventes de l’organisation. La mise en place de cette manifestation est complexe puisqu’il faut organiser le déplacement, l’hébergement et l’accueil des collaborateurs venant de toute la France.

Valentin souhaite que vous l’aidiez dans la planification des actions liées à l’organisation de la réunion commerciale. Il a listé les tâches à réaliser et il vous demande de les classer selon l’ordre chronologique.

Les tâches à effectuer avant la réunion sont les suivantes :• Réserver l’hôtel (1 mois ½ avant).• Préparer le diaporama à projeter pendant la réunion (quelques jours avant).• Convoquer les intervenants (6 semaines avant).• Envoyer les billets de transport aux participants (1 semaine avant).• Envoyer une lettre d’appel d’offres au restaurant (1 mois avant).• Dépouiller les appels d’offre (15 jours avant).• Réserver le restaurant (10 jours avant).• Préparer la salle de réunion (la veille).• Rédiger la convocation pour les participants (1 mois avant).• Réserver les billets de transport (3 semaines avant).• Préparer le petit déjeuner d’accueil.

1 Complétez le tableau en listant les tâches à réaliser selon l’ordre chronologique.

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tape 1 • Établir une liste des tâchesÉ

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La réunion aura lieu les 22 et 23 décembre 200n. Valentin souhaite que vous déterminiez exactement la date de réalisation de chacune des tâches. Pour vous aider, il vous remet un calendrier.

Novembre Décembre

1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5

8 9 10 11 12 13 14 6 7 8 9 10 11 12

15 16 17 18 19 20 21 13 14 15 16 17 18 19

22 23 24 25 26 27 28 20 21 22 23 24 25 26

29 30 27 28 29 30 31

Samedi et dimanche (jours non travaillés)Date de la réunion

2 Déterminez la date de réalisation de chacune des tâches.

Nature de la tâche Date de réalisation de la tâche

Réunion 22 et 23 décembre 200n


Plusieurs intervenants seront présents à la réunion des 22 et 23 décembre. Les interventions de chacun doivent être programmées sur les deux journées. Valentin vous remet la liste des intervenants, la durée de leur présentation ainsi que des contraintes. Il vous demande de planifier les différentes interventions.

Voici la liste des intervenants, le thème et la durée de leur intervention : Mme Dufour « Optimiser les ventes » 1 heureM. Delav « Convaincre ses clients » 1 heureMme Archaux « Manager ses équipes » 4 heures M. Lupo « Rédiger un devis » 1 heure

• J’interviendrai au début et à la fin de chaque demie journée de travail pendant ½ heure.• Le deuxième jour, les participants seront libérés à 16 heures.• L’intervention de Mme Archaux doit se faire en deux fois 2 heures sur deux journées

différentes.• L’intervention de M. Delav ne pourra se faire qu’après l’intervention de M. Dufour.• Le premier jour, prévoir un petit déjeuner d’accueil d’une heure.

1 À l’aide des informations données par Valentin, complétez le planigramme ci-dessous.

Titre du planigramme : .........................................................................................

9 à 10 h 10 à 11 h 11 à 12 h

Pauserepas

14 à 15 h 15 à 16 h 16 à 17 h 17 à 18 h

Mercredi22/12/200n

Jeudi23/12/200n

Légende :

2 À l’aide de la Fiche outil n° 8 et de l’analyse du tableau que vous venez de compléter, répondez aux questions suivantes :

Quel type de planigramme est le plus approprié ? Pourquoi ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Ce planigramme est-il statique ou dynamique ? Justifiez votre réponse.

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tape 2 • Compléter un planigrammeÉ

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Au cours de la réunion des 22 et 23 décembre, Valentin a demandé aux chefs des ventes de programmer leurs congés payés pour le 1er trimestre 200n+1. Afin d’avoir une meilleure lisibilité, Valentin vous demande de visualiser sur un planigramme les dates de congés de chacun.

Congés chefs des ventes du 1er semestre 200n+1 • Duval : 2 premières semaines de mars.• Lambert : 2e semaine de janvier ; 2 dernières semaines en mars.• Jacob : 4 semaines en mars.• Lambal : 2 dernières semaines de janvier.• Quidal : 3 dernières semaines de mars.• Rambuteau : 1re semaine de janvier ; 3e semaine de mars.• Armix : 2 dernières semaines de mars.• Danglard: 1re semaine de janvier. • Ribeiro : 2 premières semaines de février.• Forest : dernière semaine de janvier ; 2 premières semaines de février.

Attention :• 4 chefs des ventes doivent toujours être présents.• 3 semaines de congés payés maximum pendant le 1er trimestre.• Forest et Quidal doivent impérativement être présents en mars car ils partici-

pent au Salon de Munich.• Rambuteau et Danglard ne peuvent pas partir en même temps.

3 À l’aide des informations recueillies et des consignes de Valentin, complétez le planigramme prévisionnel des congés payés


Semaines

Personnel

Janvier Février Mars

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Armix

Danglard

Duval

Forest

Jacob

Lambal

Lambert

Quidal

Rambuteau

Ribeiro


4 À l’aide de la Fiche outil n° 8 , de l’analyse du tableau que vous venez de compléter,

et des consignes de Valentin, répondez aux questions suivantes :

Comment sont classés les noms des chefs des ventes ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Quel type de planigramme est utilisé ici ? Pourquoi ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................


.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Allez-vous satisfaire toutes les demandes de congés payés ?

.....................................................................................................................................................

Quelles sont les demandes qui ne pourront pas être satisfaites ? Pourquoi ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

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.....................................................................................................................................................

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tape 3 • Construire un planigrammeÉ

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La société Arlequin est spécialisée dans l’organisation de manifestations. Aussi, elle possède de nombreuses salles en location qu’elle propose à ses clients pour des séminaires et des réunions. Aujourd’hui, il n’existe pas de document visualisant l’occupation des salles mises à disposition. Valentin souhaite construire un planigramme qui permettrait de visualiser par semaine l’occupation des salles. Il vous a remis des consignes et vous demande de réfléchir à la construction d’un planigramme.

Nous proposons 8 salles à la location du lundi au samedi inclus. Les salles peuvent être louées à la journée ou à la demi-journée (matin et après-midi).

Nos salles sont les suivantes :• 2 salles d’une capacité de 30 personnes (Mercure et Uranus)• 2 salles d’une capacité de 50 personnes (Pluton et Neptune)• 2 salles d’une capacité de 100 personnes (Jupiter et Saturne)• 1 salle d’une capacité de 200 personnes (Orion)• 1 salle d’une capacité de 300 personnes (Oméga)

Les salles Orion et Oméga sont contiguës et sont équipées de cloisons mobiles avec la possibilité de ne faire qu’une seule très grande salle.

N’oubliez pas !

Le planigramme est un tableau à double entrée qui comprend :• des données fixes placées en abscisse (axe horizontal) et en ordonnée (axe

vertical) ;• le temps est souvent représenté en abscisse ;• des informations variables aux points de rencontre des abscisses et des or-

données.

Le planigramme a toujours un titre et une légende.

Le matériel choisi doit être adapté au besoin du planigramme.

1 À l’aide des consignes de Valentin et de votre réflexion, répondez aux questions suivantes :

Quel va être le titre du planigramme que vous allez construire ?

.....................................................................................................................................................

Quelles sont les informations que vous mettrez en abscisse ?

.....................................................................................................................................................

Quelles sont les informations que vous mettrez en ordonnée ?

.....................................................................................................................................................

Quelles sont les informations que vous positionnerez aux points de rencontre des abscisses et des ordonnées ?

.....................................................................................................................................................

tape 3 • Construire un planigrammeÉ


Quel type de planigramme est le mieux adapté à cette situation ? Pourquoi ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................


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2 Construisez le planigramme d’occupation des salles.


Valentin a reçu des demandes de réservation pour la période du lundi 15 au samedi 20 janvier. Il vous demande d’en prendre connaissance.

Société ALUMINOS - 180 personnes du 15 au 18.Société INFOREX – 28 personnes du 18 au 20.Société Crédit Mutuel – 480 personnes du 19 au 20.Société ARKEMA – 90 personnes du 17 au 20.Société JOKER – 50 personnes les 18 et 19.Société TEXTILEN - 100 Personnes le 15.Société ENDURENE – 30 personnes du 15 au 20.

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3 Complétez le planigramme d’occupation des salles avec les réservations reçues.

Ce matin, Valentin reçoit de nouvelles réservations ; il n’a pas eu le temps de vérifier la disponibilité des salles et vous demande de le faire.

Société TRANSFERT – 30 personnes le 16.Société MOBALBA – 200 Personnes le 18.Société BATIBAT - 100 personnes le 20.Société LUMINOX – 47 personnes le 17.Société DUNOIT – 30 personnes du 15 au 20.Société NANTY – 300 personnes le 15.

4 Prenez connaissance des nouvelles demandes de réservation ; vérifiez la disponibilité de nos salles puis répondez aux questions suivantes :

Allons-nous pouvoir satisfaire toutes les nouvelles demandes ?

.....................................................................................................................................................

Quelles sont les demandes que nous n’allons pas pouvoir satisfaire ? Pourquoi ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Quelle proposition pourrons-nous faire pour les demandes que nous ne pouvons pas satisfaire ?

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

5 Complétez maintenant le planigramme d’occupation des salles avec seulement les nouvelles réservations que nous pouvons satisfaire.


Synthèse

Les planigrammes

1. DéfinitionLe planigramme est un outil qui permet de ..........................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................

2. Les différents types de planigrammes

Il existe différents types de planigrammes :

................................................. Des fiches cartonnées en forme de T et pouvant contenir des informations sont positionnées sur des rails.

................................................. Des fils sont tendus pour matérialiser le temps.

.................................................Des aimants repositionnables matérialisent les tâches, des informations écrites peuvent être ajoutées.

3. La construction d’un planigramme• Le planigramme statique : ................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................

• Le planigramme dynamique : ...........................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................

Lors de la construction d’un planigramme, il faut respecter les règles suivantes :

• Les données fixes sont placées en ..........................................................................................................................................................................

• Les informations variables sont placées ...............................................................................................................................................................

• Le temps est représenté sur ...................................................................................................................................................................................

• Le planigramme a toujours un titre et une légende.

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T ravail en autonomie

Une nouvelle salle de réunion vient d’être aménagée ; des commandes de matériel ont été effectuées. Valentin vous demande d’assurer le suivi des commandes de matériel.

Nous sommes le 12 décembre 200n, Valentin met à votre disposition le récapitulatif des commandes en cours et vous demande de reporter les informations sur le planigramme correspondant.

Récapitulatif des commandes de matéRiel pouR la nouvelle salle « vénus »

N° de commande

Désignationdu matériel

Date de la commande

LivraisonPrévue

LivraisonRéelle

125 Table ronde diamètre 180 cm 01/12/0n 02/12/02 03/12/0n130 Lot de 6 chaises visiteurs bleues 03/12/0n 09/12/0n158 Tableau blanc 14/12/0n 16/12/0n159 Vidéo projecteur 02/12/0n 15/12/0n 11/12/0n168 Armoire 2 portes modèle Cactus 04/12/0n 07/12/0n 09/12/0n180 1 table informatique modèle Cactus 14/12/02 15/12/02

1. Complétez le planigramme ci-dessous

Titre du planigramme : .............................................................................................................

N° decommande

Mois de décembre 200n

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Légende à utiliser : n Date de la commandel Date prévue pour la livraison8 Date de livraison réelle

2. Répondez maintenant aux questions suivantes :

Quel type de planigramme est utilisé dans ce cas ?

.............................................................................................................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................................................Quelles sont les commandes qui auraient dues être livrées et qui ne l’ont pas été ?

.............................................................................................................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................................................Que devez-vous faire pour ces commandes ?

.............................................................................................................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................................................

Vous avez fait part à Valentin du retard de livraison de certaines commandes. Il vous demande de relancer les fournis-seurs dès le 2e jour de retard de livraison.


3. À l’aide du symbole — complétez le planigramme avec les nouvelles consignes de Valentin

Satisfait du travail que vous produisez, Valentin vous confie la planification d’un module de formation qu’il organise. Il vous remet ses consignes et vous demande de compléter le planigramme.

Bonjour,

Je dois mettre en place un module de formation pour les commerciaux. Pouvez-vous m’établir le planigramme qui me permettra de visualiser les tâches à effectuer ?

• Préparation des supports de cours (2 jours).• Recherche documentaire pour les supports de cours (2 jours).• Reproduction des supports de cours (1 jour).• Relecture des supports de cours (1 jour).• Rencontre avec les intervenants (2 jours).• Écriture des supports de cours (2 jours).

La rencontre avec les intervenants se fait en deux temps, 1 jour avant la recherche do-cumentaire et 1 jour après la préparation des supports.

La préparation des supports de cours intervient après la recherche documentaire et avant l’écriture des supports de cours.

La relecture des supports de cours se fait avant la reproduction des supports de cours.

Quel type de planigramme allez-vous utiliser ?

..............................................................................................................................................................................................................................................................

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4. Complétez le planigramme ci-dessous.


Tâche à effectuer L M M J V S D L M M J V

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Valentin souhaite maintenant que vous complétiez le planigramme d’utilisation des véhicules de société. Il vous remet les consignes utiles à la réalisation de ce travail.

Bonjour,

J’aimerais que vous réalisiez le planigramme d’utilisation des véhicules pour la se-maine prochaine.

Merci de respecter les consignes suivantes :• Lise préfère conduire la Clio et Jean la 307 ; leur attribuer ces véhicules dès que

possible.• Pierre part en déplacement toute la semaine, il prendra la C3.• Alice aura besoin d’un véhicule tous les après-midi.• Carine aura besoin d’un véhicule mercredi toute la journée et jeudi matin.• Lise aura besoin d’un véhicule tous les matins.• Jean aura besoin d’un véhicule mardi et jeudi matin.• Franck prendra la 307 lundi, mardi et mercredi toute la journée.• Luc aura besoin d’un véhicule lundi après-midi, jeudi après-midi et vendredi

toute la journée.• La 307 sera en révision vendredi toute la journée

5. Complétez le planigramme ci-dessous.


Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi

Matin Après-midi Matin Après-

midi Matin Après-midi Matin Après-

midi Matin Après-midi

C3

Clio

307

308

Scénic

Documents

Les planigrammes - Librairie Eyrolles · 1 À l’aide des consignes de Valentin et de votre réflexion, répondez aux questions suivantes : Quel va être le titre du planigramme