Les structures et la place de linformatique et de lorganisation dans lentreprise Gaëtan DEMOTES-MAINARD

Les structures et la place de l’informatique et de

l’organisation dans l’entreprise

Gaëtan DEMOTES-MAINARD

Septembre 2003 2DEMAIN Conseil- Toute reproduction interdite sans autorisation

Sommaire

- L’organisation de l’entreprise - Les structures hiérarchiques

- Les structures fonctionnelles

- Conclusion


L’ ORGANISATION D’UNE ENTREPRISE

- Le système de gestion- Le système d’information

- L’informatique dans l’entreprise

Septembre 2003DEMAIN Conseil- Toute reproduction interdite sans autorisation

Que fait une Entreprise?

j’achète

je paye

je vends

j ‘encaisse

je

produis

V A

L’Entreprise VEND des produits à des CLIENTS



j’achète

je paye

des matières premières

des prestations

des produits

de l’argent …

je vends

j ‘encaissedes produits

des prestations

Des services …

je

produis

V A

Produit fini



j’achète

je paye


des prestations

des produits

de l’argent …

je vends

j ‘encaissedes produits

des prestations

Des services …

« argent »

je

produis

V A

Produit fini

APPORT INTIALCREDIT


je vends

j‘encaisse

j’achète

je paye

je

produis

V A

Le système de gestion


des prestations

des produits

de l’argent

des prestations

des produits


avec une valeur ajoutée

argent

Produit fini

FOURNISSEURS

Résumé

VA

CLIENT

Toute activité – toute structure – doit être

tournée vers la satisfaction du client

-- PRODUIT

-- PRIX

-- SERVICE APRES-VENTE



j’achète

je paye


des prestations

des produits

de l’argent

je vends

j ‘encaisse

des prestations

des produits


avec une valeur ajoutée

argent

je

produis

V A

Produit fini

FOURNISSEURS

CLIENTS

COMPTABILITE

COMMERCIAL

ACHATS

Fonctions de l’entreprise

PRODUCTION

VENTES



C’est la définition, le procédé et le processus d’enchaînement des tâches qui conduisent à

la bonne réalisation des finalités de l’Entreprise

…..gagner de l’argent pour et payer son personnel ses actionnaires et pouvoir se

développer …

….en vendant ses produits ou services à des CLIENTS.



Il est organisé en fonctions Il est découpé en tâches dont la granularité est celle

des interactions principales entre fonctions

Il est analysé : au niveau de l’entreprise, puis pour chaque processus particulier .


STRATEGIE

études

fabrication stockage

commercialisation

vente

achatsCOMPTABILITE

G R H

juridique

fiscal

organes

exterieurs

organes

exterieurs

Orginterne

PROCESSUS OPS et GESTION

12Administr


Les structures

L’entreprise a une organisation …

… Hiérarchique : regroupement de fonctions homogènes => pouvoir de coordonner et décider

… Opérationnelle pour la réalisation

=> Organigramme hiérarchique

=> Processus pour la décision

=> Qui-fait-Quoi


Le système d’information

• Pour pouvoir exécuter une tâche, il faut une certaine quantité d’informations,

• * en amont, • * pendant l'exécution • * en aval de la tâche.

La définition de cette information et la manière de la créer, de la stocker, de la modifier, et la définition de la circulation de cette information dans l’entreprise et de et vers l’extérieur, constitue le système d’information

TACHE

PROCESS

INFO INFO

INFO


Le système d’information

études

fabrication

stockage

commercialisation

vente

achatsCOMPABILITE

G R H

juridique

fiscal

organes

extérieurs

organes

extérieurs

PILOTAGE

METHODESINFORMATIQUEORGANISATION

GESTION

des FLUX


RAPPORT entre SYSTEME DE GESTION, SYSTEME D’INFORMATION et INFORMATIQUE

POLITIQUES ET STRATEGIES

définition des FONCTIONS

de l’entreprise


SYSTEME DE GESTION, SYSTEME D’INFORMATION et INFORMATIQUE

SYSTEME DE

GESTION


SYSTEME D’INFORMATION

SYSTEME INFORMATIQUE

APPLICATIONS

PROCEDURES


de l’entreprise


SYSTEME DE GESTION, SYSTEME D’INFORMATION et INFORMATIQUE

SYSTEME DE

GESTION


STRUCTURES

QUI - FAIT - QUOI


de l’entreprise

SYSTEME D’INFORMATION

SYSTEME INFORMATIQUE

APPLICATIONS

PROCEDURESFICHES DE POSTES

ORGassiste

formalise


1 Entreprise = 1 entité économique• On n’achète pas n’importe quoi en termes de

- matières premières- de services externes…

• On ne recrute pas en nombre inconsidéré• On ne fabrique pas si on ne sait pas vendre

• Donc on ne lance pas n’importe quel projet informatique,

– problème de rentabilité– Problème de capacité d’investissement

Etude économique à faire pour chaque projet


Les TYPES d’ORGANISATION


Structure par fonctions

DirectionGénérale

DirectionFinancière

DirectionInternation

DirectionCommerc

DirectionInformatq

DirectionAdministr

DirectionRess Hum

DirectionProduction


Structure par produits

DirectionGénérale

DirectionProduit A

DirectionProduit C

DirectionProduit B

Finance

Production

RH

Administr

Informatq

Commerc

Internation

Finance

Production

RH

Administr

Informatq

Commerc

Internation

Finance

Production

RH

Administr

Informatq

Commerc

Internation


Structure par marchés

DirectionGénérale

DirectionMarché A

DirectionMarché C

DirectionMarché B

Finance

Production

RH

Administr

Informatq

Commerc

Internation

Finance

Production

RH

Administr

Informatq

Commerc

Internation

Finance

Production

RH

Administr

Informatq

Commerc

Internation


Structure centralisée

Direction Générale

InformatiqueAdministrFinance

Ress Humaines

DirectionProduit A- Recherche- Production- Commercial

DirectionProduit B- Recherche- Production- Commercial

DirectionProduit C- Recherche- Production- Commercial


Structure matricielle

Direction Générale

InformatiqueAdministrFinance

Ress Humaines

Direction des Produits- Stratégie- Recherche- Production

Directiondes Marchés-Marketing ops- Distribution- Services clients

Directionsterritoriales-Marketing local-Vente-Logistique


Quel choix ?

Le choix dépend :

- du type d’activité : fabrication, vente,

- du marché et de la concurrence

- de la politique de développement

- des forces et faiblesses de l’entreprise

- des hommes

C’est une décision stratégique,

C’est un choix conjoncturel, donc non pérenne

Les FONCTIONS de l’INFORMATIQUE


Entreprise avec sa propre informatique

Technique et Système

MOA

REALISATCONCEPT

METHODES et

NORMES

VEILLE

ETUDES

CTL PROD

HELP -DESKHOT-

LINE

SAVSUPPORTEXPLOIT

PRODINTEGRATION

SECURITE


Entreprise qui externalise son informatique

Technique et Système

CTL desREALISAT

CONCEPTCC

MOA

CTL PROD

HELP -DESKCtl

HOT-LINE

CtlSAV

RECEPTION

interfaceEXPLOIT

SECURITE

METHODES et

NORMES

VEILLE

ETUDES PROD


Les STRUCTURES de l’INFORMATIQUE

Le développement L’assistance technique

La production


DIRECTEURGENERAL

Gestion des RessourcesPilotage des projets

Direction duDéveloppement

DirectionTechnique

Directionde la

Production

Les STRUCTURES de l’INFORMATIQUE

Directions opérationnelles

Directions opérationnelles DSIDSI Directions

fonctionnelles

Directions fonctionnelles

Organisation

RSI

Sécurité


Conseil d'Administration

PRESIDENT

DIRECTEURGENERAL

Gestion des Ressources et Pilotage des projets

Direction duDéveloppement

DirectionTechnique

Directionde la

Production

Secrétariat généralPersonnel-administration-

finances

Conseil d'Administration(les clients)

Les STRUCTURES de l’INFORMATIQUE : GIE

RSI


DIRECTION du DEVELOPPEMENT

• FONCTIONS GEREES :– URBANISME et CARTOGRAPHIE– ETUDES et REALISATIONS

* REGROUPEMENT selon l’organisation du Client ou par produits

• PROJETS (Gestion mode projet)• MAINTENANCES ET AMELIORATIONS par domaines

. TECHNOLOGIES PARTICULIERES

– QUALIFICATION des PROJETS– VERSIONNING– ADMINISTRATION des DONNEES


Direction Technique- FONCTIONS GEREES :

- ARCHITECTURES du SI- Architecture technique - Architecture applicative

- ASSISTANCE AU DEVELOPPEMENT- Conception : Méthodes, application des méthodes- Méthodologie de développement (cycle de vie)- Assistance à la réalisation : outils- Outils de tests et d’homologation

- NORMES et REFERENTIELS


• FONCTIONS GEREES (suite)

– SYSTEMES• Ingéniérie Mainframe• Ingéniérie Systèmes distribués

– ADMINISTRATION DES BASES DE DONNEES (contenant)

– RESEAUX• Conception, maintenance

– VEILLE TECHNOLOGIQUE• Information technique • Expérimentation

Direction Technique (suite)


DIRECTION de la PRODUCTION

• FONCTIONS GEREES :– GESTION DES ESSAIS et HOMOLOGATION

• Environnements d’essais et d’homologation• Tests de charge et de performance• Livraison à la production

– GESTION DES TRAITEMENTS• Préparation – contrôles qualité• Serveurs d’entreprise• Serveurs distribués

– GESTION DU RESEAU et de la TELEMATIQUE– EDITIONS – SYSTEME Intervention 1er niveau OPERATIONNEL – GESTION des RESSOURCES bases – supports - – RELATIONS CLIENTS –contrats – gestion incidents - qualité


• Lors de la phase d’organisation du projet :• -On détermine le Plan qualité avec, notamment :

– les ressources nécessaires dans le temps : études – assistance technique – production

• - On désigne un Chef de PROJET• - On affecte le personnel qui est, en temps,

majoritairement sur le projet• => EQUIPE dédiée du projet• Le projet fini, l’équipe est dissoute et va sur

d’autres projets ou types de projet

Gestion en mode projets


Gestion mode projets

SERVICECLIENT

CHEFPROJET

MOA

REPORT

RESPON

Domaine

CLIENT

SS-TRAIT Et

PROD

SS-TRAIT T

CIRCULATION DE L'INFORMATIONCIRCULATION DE L'INFORMATION

EQUIPES DEDIEESEQUIPES DEDIEES

ASSISTANCE

QUI-FAIT-QUOIQUI-FAIT-QUOI

REPORTREPORT


STRUCTURES HIERARCHIQUES

• La DSI est une direction majeure de l’entreprise lorsque l’information est capitale….

– Banques– Assurances– …… En général tout le tertiaire

Le DSI est au Comité de direction de l’entreprise et associé à toutes les décisions qui concernent les

système d’information


LES STRUCTURES FONCTIONNELLES

Organisation MOA/MOE


• spécifie et justifie les projets

pilote le projet• gère le projet côté utilisateur• contribue aux études d’organisation• fait les plans de test et jeux d’essai

pour la Re7• recette les applications• forme les utilisateurs• donne feu vert pour la mise en

exploitation• assiste les utilisateurs au démarrage• fait le bilan du projet

Organisation MOA / MOE

La MOA


. Conseille et assiste la MOA• organise ses moyens y compris la STP• effectue la conception et les études

techniques• réalise le projet• gère opérationnellement le projet• teste les applications• documente le projet• Qualifie les applications dans la plate forme• aide à la mise en œuvre et à la formation• met en production• assure l’assistance technique au démarrage• fait le bilan technique du projet

La MOE



Pratique de la bi céphalité des équipes

MAITRISE D’OEUVRE

MAITRISED’OUVRAGE

TOUTES LES STRUCTURES COMMUNES

Pilotage-projets


DIRECTION------------

STRUCTURES COMMUNES

MOA / MOE

ORGANISATION

Articulation MOA / MOE

DIRECTIONSUTILISATRICES

ETUDES

MOA

MOE

MOAdéléguée

ouSupervision


MOA et STRUCTURES COMMUNES

• Les structures communes MOA/MOE visent à :

– donner une cohérence à l ’ensemble des réflexions et actions sur le système d’information de la MOA

– apporter une collaboration étroite, indispensable, entre les les acteurs du développement du système d’information qui nécessite des compétences pluridisciplinaires.

– permettre un suivi des travaux dans le respect des contraintes fonctionnelles, de délais et budgétaires


équipes pluridisciplinaires

Constitution

UTILISATEUR

Spécialiste métier

organisateur informaticien

SPECIFICATIONS

TECHNIQUE PROCEDURES

et POSTES


DIRECTEUR DE PROJET

CPU CPIGROUPE

UTILISATEURS

PROJET

un projet s’adresse toujours à des utilisateurs !



Les structures communes:Fabrication et pilotage du PLAN

COMITEde

PILOTAGE

COMITE de

PROJET

COMITE de

DIVISION

COMITESECURITE

COMITE d’AUDIT

CONSEIL SURVEILLANCE

ORIENTE Politique


CONCLUSION


CONCLUSION

Pas de « recette » pour les structures • Les fondamentaux :

– La stratégie de l’Entreprise compte tenu de sa situation et de ses objectifs : rentabilité, croissance, stabilisation..

– L’encadrement (les hommes, leurs qualités, leurs manques)

Et Faire vivre le système de gestion de l’Entreprise Faire vivre le système d’information et le Qui-fait-Quoi

Déléguer au maximum aux structures fonctionnellesRespecter le mode projet, centré sur le client

LA VRAI STRUCTURE DE PROJET EST FONCTIONNELLELA REUSSITE EST DANS LA MOTIVATION


POLITIQUES INFORMATIQUES

- La Progiciellisation- L’externalisation


POLITIQUE INFORMATIQUE

• Stratégies possibles du traitement de l’information :

– ETUDES• Développement interne• Externalisation• ERP, Informatique interne propriétaire,

– PRODUCTION• Interne• Infogérance partielle

– Gestion de parcs, plate-formes téléphoniques, gestion de réseaux….

• Infogérance totale


LES ERP

• Qu’est-ce qu'un ERP ?• Enterprise Resources Planning• C’est un progiciel très intégré en termes de données et

de traitements – l’ensemble des fonctions sont traitées à partir d’une information unique très complète

• Il s’adresse à de grosses entreprises. Des systèmes pour PME sont apparus sur le marché.

• C’est un progiciel généralisé qui impose sa propre organisation du système d’information.

• Il implique un paramétrage très lourd pour s’adapter au système de gestion de l’entrepriseil permet de se consacrer, après installation, à l’informatique innovante avec un système de base robuste et des effectifs réduits.


ERP : les acteurs

• SAP• Siebel• Oracle• Peoplesoft• JD Edwards• Microsoft Business Solutions (MBS):

achat de Great Plain software et Navision


L’URBANISME

• Qu’est ce que l’URBANISATION ?C’est l’Art de bâtir un système informatique dont la modularité permet d’intégrer aisément des éléments supplémentaires avec la même architecture technique et les mêmes services, applicatifs ou techniques.

Elle permet de mieux maîtriser en interne son système et d’y introduire à la demande des applications externes normées.

Elle permet des refontes partielles dans la même technologie

Elle est essentiellement utilisée pour les traitements lourds centraux.


Que choisir ?

• Tout dépend où l’Entreprise place : • - Sa valeur ajoutée, et la limite de son métier • - La MAITRISE de son INFORMATIQUE - • - L’ETUDE ECONOMIQUE à MOYEN TERME

– INDUSTRIE : PROGICIELS – ERP– SERVICES : PROGICIELS – ERP, selon le métier

– ASSURANCES : PROGICIELS métiers– Petites BANQUES : PROGICIELS métiers

– Grandes BANQUES : INFORMATIQUE INTERNE– TERTIARE : INFORMATIQUE INTERNE


L’EXTERNALISATION des ETUDES

• L’externalisation en tant que sous-traitance:– ETUDE D’UN BESOIN DEFINI : Conseil– ETUDE FONCTIONNELLE :

• nécessité d’avoir un pilotage important• Nécessité d’une validation organisée• Toujours séparer Etudes et réalisations: nouvel appel

d’offres– REALISATIONS

• Pilotage du projet• Qualification et homologation forte

– GESTION du CHANGEMENT• Scinder les équipes et le pilotage

• La maintenance applicative


L’EXTERNALISATION de la PRODUCTION

• INFOGERANCE :– EXPLOITATION :

• Gestion des ressources externes et internes– PRODUCTION

• Responsabilité sur la qualité de la production• Attention à bien décrire tout le processus de gestion de la

production y compris la relation client et à en définir le qui-fait-quoi :

– Passage des études à la production– Gestion des ressources– Gestion des incidents– Realtion client

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Externalisation et DSI

• Quelles que soient les options choisies, la DSI a un rôle de pilote du système informatique et est l’interface entre l’utilisateur et son informatique de toute nature :- traitements centraux et distribués- réseaux- télématique et .net- micro informatique- plates-formes téléphoniques

C’est à elle d’adapter ses structures à la politique et aux besoins définis par la Direction générale qu’elle conseille sur tous ces points.

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