La lettera formaleUna lettera scritta da un singolo è formale quando è indirizzata a organismi privati o pubblici, a uffici (ai quali ci si rivolge abitualmente con il “Voi”, vedi vocativo) o a destinatari che non conosciamo a fondo e ai quali comunque diamo del “Lei”. Per una maggior semplicità e modernità, si può scegliere di abolire le maiuscole per pronomi personali e aggettivi possessivi (anche se in terza persona) e per titoli professionali. È una tendenza oggi sempre più diffusa.

L’impostazione standard e ottimale per una lettera formale segue queste norme:

1. 1. In alto a sinistra il mittente, completo di indirizzo e numero di telefono.

1. 2. In alto a destra la località e la data: nome della città (senza indicazione della provincia), virgola, giorno, mese e anno.

1. 3. Più in basso di qualche riga dalla data, a destra, il destinatario: nome e cognome, preceduti dall’indicazione “Gentile Signore” o “Gentile Signora” (o eventuali titoli professionali), indirizzo. Se si tratta di società, aziende o uffici il nominativo deve essere preceduto dall’aggettivo “Spettabile”. Meglio in questo caso specificare anche, una riga più in basso, il nome e il titolo della persona all’attenzione della quale la indirizziamo, ad esempio “alla c.a. del Dottor Rossi”.

1. 4. Qualche riga più in basso, con inizio a sinistra, la formula iniziale o d’esordio. Se si scrive a studi professionali o uffici si può anche omettere e iniziare direttamente il testo. Oppure esordire con un generico “Gentili Signori”, sempre al plurale. Non usare forme antiquate come “Illustre”, “Esimio”, “Stimatissimo”. Alcuni esempi di formule utilizzabili:

• Gentile Signor Rossi;• Gentile Signora Rossi (anche se ancora signorina);• Gentile Professoressa Rossi;• Chiarissimo Professore (se ordinario all’università);• Amplissimo Preside (sempre all’università);• Magnifico Rettore;• Gentile Contessa,• Caro Avvocato;• Egregio Ragioniere;• Egregio Colonnello;• Signor Sindaco;• Signor Generale;• Sua Eminenza (a un cardinale);• Sua Eccellenza (a un vescovo);• Reverenda Madre Teresa (a una Superiora);• Reverenda Suor Agnese (a una suora);• Santo Padre (al Papa).

1. 5. Nella riga successiva all’esordio, con la minuscola, inizia il vero e proprio testo della lettera. Nelle lettere formali occorre sempre:

• che sia ben presente e chiaro il motivo principale per cui si scrive;• che i concetti siano espressi in modo logico e ordinato secondo il nesso causa-effetto;• che la forma non sia prolissa ma concisa e diretta.

Nell’ordine: si presenta il problema, riferendosi ad eventuali lettere o telefonate precedenti, si approfondiscono gli argomenti, e, dopo eventuali richieste o dichiarazioni, si conclude con ringraziamenti. “La ringrazio per la gentile attenzione …” o “grazie della collaborazione”.

1. 6. L’ultima frase è la formula di chiusura: contiene i saluti che devono essere adatti al tono e al contenuto della lettera. Se nell’esordio si è usato un freddo “Egregio …” si possono porgere

distinti saluti, se si è usato un “Gentile …” è meglio che i saluti siano cordiali. Di tono medio è la formula “con i migliori saluti”. Da evitare i “deferenti saluti”, gli “Ossequi” e i “Suo Devotissimo”. Alcune formule utilizzabili sono invece:

• Voglia gradire i miei più cordiali / i miei migliori saluti; • Un cordiale saluto;• Cordialmente.

1. 7. In basso a destra, la firma, sempre leggibile e a mano. Non deve essere ridotta a sigla o iniziali. Si firma sempre prima con il nome e poi con il cognome.