lettre n°73 d’information Janvier 2020

Agenda 2020Aiga vient à votre rencontre

«Rencontre institutionnelle & professionnelle de la Petite Enfance»

Grande Halle de la Villette le 04/02 à Paris,

Couvent des Jacobins le 10/03 de Rennes.

Salon Petit1

Édito

L’année 2019 est terminée……elle représente pour AIGA une année de bascule technolo-gique avec de nombreuses installations du

logiciel iNoé et de son espace web dédié aux fa-milles. Cela concerne des utilisateurs de Noé mais aussi des clients d’autres solutions convaincus par un « vrai » logiciel Web.Contrairement aux idées reçues, cet espace fa-milles est une application internet renforçant les liens entre les familles et les professionnels. En effet, vos usagers bénéficient d’informations en temps réel tant sur le fonctionnement de votre structure (description des activités, les places dis-ponibles, les événements….) que sur leur propre situation (inscriptions, réservations, situation fi-nancière et paiement…). Nous avons mis à pro-fit 30 ans d’expérience à votre service pour vous proposer un outil dont l’automatisation des flux est paramétrable, à vous de décider si les familles utilisent exclusivement le portail ou passent à un moment par votre accueil physique.

AIGA renforce actuellement ses équipes pour assu-rer les migrations vers iNoé et proposer un service de qualité sur les outils de paie, c’est aujourd’hui 105 salariés et une gamme complète de logiciels et de services à retrouver sur www.aiga.fr.

Toute l’équipe de AIGA se joint à moi pour vous souhaiter une bonne et heureuse année 2020.Philippe DUCHAMP (Président)

lettre d’information

n°73Janvier 2020

c Mairie Ornex 01

c Communauté de communes Agonne-Meuse 55

c Loire Forez Agglomération 42

c SIVOM l’Antonnière 72

c Vivadom Petite Enfance 30

c M.J.C. de Rives 38

c Mairie le Barcares 66

c M.J.C. Centre Social Couleur des Liens 07

c SOGECRECHE 75

Parmi nos nouveaux clients…

AIGA Lettre d’information n°73 [Janvier 2020] page 1/7

Sommaire

ActualitésP. 2

ServicesP. 4

Trucs & Astuces

P. 5

Formations en cours

P. 7

FERMETURE DE L’ASSISTANCE TECHNIQUE EN 2020En 2020, le standard téléphonique de AIGA et le service d’assistance technique seront fermés le Vendredi 10 Avril, le Vendredi 22 Mai (ascension), le Lundi 1er Juin (journée de la solidarité de Pentecôte) et le Lundi 13 Juillet.

Actualités

MIGRER SON LOGICIEL NOÉ VERS INOÉ, QUELS AVANTAGES ? Le logiciel iNoé s’est étoffé et permet maintenant de gérer la plupart des aspects de votre structure (petite enfance, ALSH, scolaire…). Ce logiciel est full web, aucun fichier n’est installé sur vos ordinateurs, tout est sur nos serveurs.

Pourquoi migrer de Noé vers iNoé ?- Vos mises à jours sont réalisées par AIGA, plus de téléchargement de patchs.- Vos données sont protégées sur des serveurs conformes à la loi sur la protection des données personnelles, aucune donnée sur les familles n’est présente dans votre structure évitant la gestion des sauvegardes et les risques juridiques liés aux vols de données personnelles.- Vous utilisez iNoé sur n’importe quel ordinateur connecté à internet, sans installation ni de gestion d’infrastructure de serveurs et de réseaux locaux….- Vous pouvez lier les inscriptions des familles au paiement effectif sur un portail web, aucune inscription n’est validée par le logiciel si le paiement n’est pas effectué immédiatement (en option).- Une ergonomie permettant aux familles de réaliser de nombreuses opérations sur le portail web (inscriptions, réservations, envoi de documents scannés…), vous évitant de nombreuses saisies et allégeant ainsi votre travail.- Possibilité de communiquer avec les parents sur un fil d’actualité grâce à une application smartphone.- Nouvelles fonctionnalités utilisables sur différents supports (tablettes, ordinateurs, smartphones…) permettant un gain de temps sur la saisie des données.- Statistiques multi établissements paramétrables.- Hébergement plus économique que celui de Noé/Aspaway.- Reprises de vos principales données.

Nous réalisons des démonstrations gratuites, n’hésitez pas à contacter le service commercial au 04 72 53 22 01 ou www.aiga.fr « contactez-nous »


Les logiciels AIGA donnent la possibilité aux utilisateurs de renseigner des données de santé, en particulier des données relatives aux vaccinations, aux régimes alimentaires des enfants, aux allergies ... La nature de ces données doit être limitée à ce qui est strictement nécessaire pour la bonne prise en charge sanitaire des enfants.

Dans la mesure où il s’agit de collecter des données dans un cadre administratif et que cette collecte ne s’inscrit pas dans le cadre d’un suivi personnalisé par un professionnel de santé, vous devez rester vigilants et ne pas collecter de données de santé qui pourraient révéler des informations plus sensibles sur l’état de santé des personnes, comme des pathologies par exemple.

Afin de veiller à ce que des données excessives et non pertinentes ne soient renseignées dans les zones de commentaire du logiciel, notamment celles prévues pour collecter les données précitées, il convient de vous organiser pour :· sensibiliser les utilisateurs de votre structure par une information,· vérifier régulièrement le contenu de ces zones. Il convient de vous assurer que ces champs ne sont pas utilisés pour y inscrire des commentaires subjectifs ou des données sensibles qui nécessiteraient une protection particulière.

Actualités


MISE A JOUR ANNUELLE DES LOGICIELS EN VERSION 2020

La version 2020 des logiciels Noé et Cloé sera disponible courant Mars sur l’Espace Clients du site www.aiga.fr. Vous pourrez télécharger cette mise à jour sur votre Espace Clients grâce à vos identifiants habituels. Cette version comprend, comme les années précédentes, des évolutions fonctionnelles demandées par les utilisateurs, ainsi que des corrections. Il est important de l’installer au plus vite.

Les manuels, la documentation détaillée d’installation, ainsi que la présentation des nouveautés de cette version sont également disponibles sur l’Espace Clients du site www.aiga.fr.

DADS Honoraires (DAS2) 2019Toute entreprise doit déposer une déclaration DADS Honoraires dès lors qu’elle a versé des honoraires au cours de son dernier exercice. Nous vous rappelons que ces derniers sont à déclarer directement par vos soins via une DAS2 avant le 1er Mai :https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31431

Info Paie Janvier 2020Le tableau des bases et des taux de cotisation pour 2020 sera disponible, en téléchargement pour mise à jour automatique dans Cloé Paie, dès les premiers jours de Janvier sur notre site internet www.aiga.fr.

Déclaration du statut de travailleurs handicapés via la DSN à partir de Janvier 2020

A compter de la période d’emploi de Janvier 2020, toutes les entreprises, quels que soient leurs effectifs, devront déclarer mensuellement le statut de travailleur handicapé de leurs salariés via la DSN. Une nouvelle variable DSN ‘Statut BOETH’ sera à renseigner dans le contrat du salarié (BOETH : Bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés).

Nouveau Plan Comptable Associatif au 1er Janvier 2020(Règlement ANC n°2018-06 du 5 décembre 2018, relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif). Les principales évolutions portent notamment sur les prêts à usage (commodats), les donations temporaires d’usufruit, les legs et donations, les subventions d’investissement, les contributions volontaires en nature, les fonds dédiés et les fonds reportés. Ces évolutions impactent le Plan Comptable Général et la présentation des comptes annuels. Votre Plan Comptable sera mis à jour avec la version de Décembre 2019 de Cloé Comptabilité, pour les écritures de 2020. Les nouvelles présentations des comptes annuels seront livrées au 1er semestre 2020, pour présentation en 2021 des comptes 2020.

Prime exceptionnelle pour le pouvoir d’achat 2020Comme l’an dernier, une prime exceptionnelle jusqu’à 1 000€ pourra être versée avant le 30 Juin 2020 par l’employeur en exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. L’exonération n’est possible que si la rémunération, à proratiser en cas de temps partiel, n’excède pas 3 SMIC appréciés sur les 12 derniers mois. Cette année, le bénéfice de cette exonération est soumis notamment à l’ouverture d’un accord d’intéressement. Seules les Associations et Fondations reconnues d’utilité publique, et autorisées à ce titre à recevoir des dons ouvrant droit à réduction d’impôt (loi art. 7, I, F), peuvent bénéficier de ces exonérations sans avoir besoin de négocier un accord d’intéressement. Attention : si vous souhaitez verser cette prime, nous vous invitons à vérifier que vous pouvez effectivement bénéficier de cette exonération. Si vous le faites à tort, il sera délicat de la reprendre aux salariés, et encore plus s’il a quitté l’association entre temps.

Services


Confiez la réalisation de vos paies à un spécialiste de votre CCN.

En moyenne, on estime qu’un bulletin de salaire à éditer coûte à l’employeur entre 18 et 35 €. Faites le calcul, vous verrez que vous êtes exactement dans cette fourchette. Par ailleurs, et vous êtes bien placé pour le savoir, la paie n’est ni un outil de gestion, ni un outil de pilotage de votre association. Il ne s’agit que d’une contrainte dont la complexité ne cesse de croitre, chronophage et à risque. Vous ne pourrez pas vous débarrasser de cette contrainte, ni du coût qu’elle représente. En revanche vous pouvez l’externaliser à moindre frais. Dans certains cas, vous ferez même des économies.

AIGA est à même de réaliser vos paies dans 3 cas :- Vous êtes équipés de Cloé Paie : o Remplacement : la personne en charge des paies doit s’absenter pour quelques semaines ou quelques mois. Nous prenons le relais. A son retour, nous lui restituerons une sauvegarde à jour. Idem en cas de départ définitif et de non remplacement immédiat. Cette prise en charge temporaire est pour vous l’assurance de continuer à remplir vos obligations d’employeur. Cette option représente environ 5% de nos clients en cours. Il s’agit d’un dépannage.o Reprise : vous décidez, en raison d’une réorganisation interne, de ne plus produire vos paies vous-même, nous pouvons prendre la suite à n’importe quel moment de l’année et vous assurer le même service. Cette option représente entre 15 et 20% de nos clients en cours.

- Vous n’êtes pas équipés de Cloé Paie :Vos paies sont réalisées en interne sur un autre logiciel ou, plus souvent, par un prestataire extérieur. Vous estimez le coût de cette prestation trop élevée ou de mauvaise qualité. Parfois les deux (cas des paies traitées par des cabinets comptables qui ne connaissent pas votre Convention Collective). Nous reprenons alors vos paies (de préférence à partir de janvier, ou en cours d’année si vous disposez de vos DSN mensuelles). Avant de commencer, nous réalisons un audit complet de vos paies. Cette option représente entre 75 et 80% de nos clients en cours.

A partir de janvier 2020, nos 9 Gestionnaires de Paie produiront chaque mois 3 200 bulletins de paie pour 180 associations appliquant les CCN ALISFA et ANIMATION (Centres Sociaux, MJC, EAJE, ALSH etc.). Le bulletin est facturé 18.50€HT. Il comprend le traitement complet de la paie (entrée, sortie/solde de tout compte, suivi des IJ SS et Prévoyance, DSN, fichier de virement, écritures etc.). Il n’y a aucun supplément à prévoir. La facturation est mensuelle et varie simplement selon le nombre de bulletins du mois concerné. Vous disposez de la ligne directe et de l’adresse mail de votre Gestionnaire de paie. En 2018, le taux de satisfaction des clients de ce service a été de 97.87%.Pour toute information, contenu du service, estimation, faisabilité, posez-nous librement vos questions sur : [email protected]

Externalisationdes Paies

Afin de répondre aux demandes de nos clients, nous avons développé de nouveaux services basés sur l’expérience et le savoir-faire acquis par nos consultants depuis de nombreuses années :

Audit fonctionnel ou organisationnel avant ou après la mise en place d’un logiciel AIGA : A partir d’une évaluation de votre fonctionnement sur les plans humains, matériels et organisationnels, nous vous proposons un plan d’actions (équipements, formations, procédures, etc.) en mettant en évidence les facteurs de réussite et les éventuels points de vigilance afin d’améliorer l’organisation administrative de votre structure en lien avec l’utilisation d’un logiciel Aiga.Audit de déploiement de l’espace Famille : Analyser le fonctionnement réglementaire, financier et administratif de votre structure et de vos procédures d’accueil du public afin de sécuriser et d’optimiser l’utilisation du Portail Famille. Cet audit permet également de mettre en évidence les facteurs de réussite et les éventuels points de vigilance pour accompagner cette nouvelle relation avec vos usagers et familles.Réunion publique Portail Famille : Afin de réussir la mise en service de votre Portail Famille, une réunion d’information à destination des parents est conseillée. Les premières utilisations du Portail Famille vont être décisives, il s’agit ici de rassurer, d’expliquer et de répondre aux questions des usagers ou de vos adhérents.

Rendez-vous sur notre formulaire de demande de renseignement sur www.aiga.fr

Service Consulting

autour de Noé et iNoé

Trucs & Astuces


iNoé ANIMATION et PETITE ENFANCEComment améliorer ma navigation dans iNoé ?Les boutons de lien dans les écrans de recherche :Dans les écrans de Recherche, après avoir affiché les éléments selon vos critères souhaités, chaque ligne dispose à droite de boutons permettant de faire des liens vers les écrans principauxFamille / Individu / Pointage / Factures / Règlements /Situation financière / Détail-Modification de la fiche sélectionnée.

Lien par simple-clic : Sur les recherche Familles / Individus / Partenaires / Inscriptions, le simple clic (symbole de la main) sur la 1ère colonne de l’enregistrement souhaité permet d’accéder à la visualisation et/ou la modification de cet enregistrement.Le lien vers la famille est également disponible dans l’écran des règlements sur la colonne Nom Famille.

Le menu Outils des fiches Familles – Individus – Partenaires :Quand vous êtes positionné sur une fiche d’une famille, le menu Outils dans la barre de raccourci à droite vous permet d’accéder directement aux factures, règlements, situation financière de cette famille.

N’oubliez pas d’adapter les filtres selon les recherches souhaitées ensuite.

La gestion des onglets :Le 1er onglet Menu est toujours accessible afin d’ouvrir un nouvel onglet.

Barre de raccourci en haut à droite :- Navigation entre les différents onglets ouverts,- Changement d’établissement et accès aux paramètres généraux pour les utilisateurs Superviseur,- Fermeture des onglets : le 1er clic ferme tous les onglets sauf celui en cours. Le 2nd clic ferme l’onglet en cours, - Déconnexion de iNoé.

Les accès du bas de l’écran :Accès à l’Espace Clients et au formulaire de saisie d’une demande d’assistance.Pour les clients disposant du module Espace Famille, accès au Suivi des demandes pour modération et accès au suivi des documents transmis par les familles.

Les raccourcis spécifiques au pointage :- Le point jaune à gauche de chaque nom permet de passer de l’écran de pointage collectif vers l’écran de pointage individuel (et inversement),- Attention : le double clic sur le nom du temps d’accueil pointe l’ensemble des inscrits ou des jours selon si vous êtes positionné dans l’écran individuel ou le collectif,- Dans le pointage individuel, le double clic sur la date pointe l’ensemble des plages de la journée,

- Pointage individuel : un clic sur l’image de l’inscrit vous emmène sur la fiche Individu,

- Pointage individuel : un clic sur l’image emmène sur la fiche d’inscription de l’enfant,- Animation : en haut à gauche en cliquant sur le nom de l’activité, vous accédez directement au paramétrage de cette activité,- Animation : pointage collectif, en cliquant sur le nom d’un individu, vous ouvrez sa fiche d’inscription.

Trucs & Astuces


Noé PETITE ENFANCE & ANIMATIONComment améliorer ma navigation?L’utilisation du Panorama : Pour afficher directement les liens vers les principaux menus, utilisez le Panorama en écran de fond de votre logiciel Noé. L’activation s’effectue grâce aux 3 boutons de votre barre d’outils en haut à gauche Configurer la barre des raccourcis :Pour faciliter la navigation dans Noé, vous pouvez paramétrer une barre de raccourci sur la gauche ou en haut de l’écran principal avec les principaux menus que vous utilisez (Familles - Individus - Inscriptions - Pointages - Règlements ...). Cette barre de raccourci est propre à chaque utilisateur. Pour la paramétrer, utilisez le bouton ‘Outils’ accessible en haut de votre écran de Noé.

Les liens de Noé :Noé est un logiciel multi fenêtrage (plusieurs écrans peuvent être ouvert simultanément). Des liens entre les écrans facilitent la navigation comme :- les mots soulignés pour accéder rapidement à un autre écran,- les liens sous forme de bouton (Par exemple le bouton ‘Consulter Factures’ dans la situation financière),- le double clic sur un enregistrement (Onglet Liste des inscriptions des individus),- le clic droit de la souris (Ecran de pointage collectif animation, ligne de détail des éléments facturés dans la Consultation des factures).

Fermeture de tous les écrans de Noé :Nous vous conseillons de laisser autant que possible les écrans ouverts et d’utiliser les liens entre les principaux écrans afin d’éviter le temps de chargement à l’ouverture des écrans. La fonction ‘Fermer toutes les fenêtres internes’ disponible sous le menu Fichier (Icone avec la croix rouge) permet de fermer tous les écrans en un clic. Si certains écrans ne sont pas validés, une confirmation de validation vous est demandée.

Affichage des éditions : En aperçu écran des éditions de Noé, les touches + et – de votre clavier permettent de grossir ou rétrécir la taille de l’édition.

Recherche dans les éditions : Dans certaines éditions, sur la gauche de l’édition, une zone de recherche vous aide à retrouver plus facilement une information éditée.

Annulation d’une édition en cours :Plusieurs éditions, comme les statistiques, peuvent être arrêtées alors qu’elles sont en cours de préparation grâce à la touche ECHAP de votre clavier.

Accès à l’assistance :Dans la barre d’outils en haut à droite, le lien Assistance vous permet d’accéder au formulaire de saisie d’une demande d’assistance dans votre Espace Clients.

Lien de géolocalisation de la famille :Sur la famille, à droite de l’adresse, vous pouvez géolocaliser la famille afin de vérifier par exemple son quartier d’habitation.

Alerte sauvegarde et Réindexation :Le panneau dans la barre d’outils (à droite du nom de l’équipement en cours) vous alerte si des sauvegardes externes ou des réindexations n’ont pas été effectuées dans le délai imparti.


Paris

Lyon

Poitiers

Toulouse

AGENCE GRAND OUESTImmeuble Antares - Téléport 4

1 Avenue Thomas Edison 86360 CHASSENEUIL DU POITOU

Tél : 05 49 00 48 00 Mail : [email protected]

AGENCE SUD116 Route d’Espagne - Hélios 5 - 31100 TOULOUSE Tél : 05 32 09 32 30 • Mail : [email protected]

AGENCE DE PARIS ET NORD46 bis rue Roger Salengro 94120 FONTENAY-SOUS-BOISTél : 01 53 99 90 50 Mail : [email protected]

AIGA • SIÈGE SOCIAL 110 Av. Barthélémy Buyer 69009 LYON Tél : 04 72 53 22 00 • Mail : [email protected]

Aiga S.A.S. au capital de 700 000 € TVA intracom FR 29398253617 RCS Lyon 398253617 Agrément de formation : N°82690191769

Aujourd’hui, AIGA c’est… 11 000 accès aux logiciels, 3 500 professionnels formés chaque année, Plus de 95% de satisfaction client depuis 10 ans.

AIGA a obtenu la certification Qualitéselon la norme ISO 9001 version 2015par l’AFAQ pour la totalité de ses activités.

Formations

Retrouvez toutes les formations que nous proposons dans votre Espace Clients, rubrique « Nos formations ». Afin de vous assurer une montée en compétence et de vous donner des repères quant à votre maîtrise de toutes les fonctionnalités de nos logiciels, nous avons construit des parcours de formation. Le temps nous manque lors d’une formation initiale (Niveau 1), nous allons donc à l’essentiel, ce dont vous avez besoin tout de suite et que vous pouvez assimiler en 2 ou 3 jours. Comme vous le constatez ensuite, cette formation initiale ne convient pas forcément à l’ensemble des fonctionnalités de chaque logiciel et de vos besoins. Les Niveaux 2 et 3 sont là pour vous permettre de gérer au mieux les cas particuliers, les besoins ponctuels, les demandes exceptionnelles, vous faire découvrir des outils que vous ne soupçonnez pas, afin d’aller plus vite, de faire mieux, plus juste et d’être encore plus précis. Vous souhaitez un devis, des renseignements complémentaires, contactez-nous par mail : [email protected].

Catalogue desformations

2020

Documents

lettre n°73 d’information Janvier 2020